Votre contrat Prévoyance / Dépendance Entreprise

Prévoyance / Dépendance - PME Votre contrat Prévoyance / Dépendance Entreprise Livret de l entreprise Votre contrat Vos cotisations Les mouvements de personnel Les prestations pour vos salariés Vos contacts

PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE Editorial Vous avez mis en place un régime de prévoyance d entreprise. Nous vous remercions d avoir choisi AXA et souhaitons vous accompagner dans la mise en application de votre contrat. Vous trouverez dans ce livret les informations dont vous aurez besoin tout au long de la vie du contrat : - les précisions sur les appels de cotisation et les démarches administratives, - les modalités d enregistrement des mouvements de personnel et d application des garanties, - nos coordonnées. Votre interlocuteur AXA se tient à votre disposition pour répondre aux questions qui subsisteraient et pour vous orienter vers le service de gestion compétent. 2 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE

Sommaire du dossier 1 Votre contrat... 4 Sa composition... 4 Sa mise en place... 4 Rappel de l environnement social et fi scal des contrats santé collectifs... 5 L évolution du contrat... 5 2 Vos cotisations... 6 Les Appels de Cotisation trimestriels (mars, juin et septembre)... 6 L Appel de Cotisation annuel (décembre)... 6 Les modalités de paiement... 7 3 Les mouvements de personnel... 8 Les entrées... 8 Les modifi cations, ajout ou suppression de bénéfi ciaire... 8 Les sorties... 8 L Accord National Interprofessionnel... 9 4 Les garanties... 10 En cas d Incapacité de Travail... 10 En cas d Invalidité... 10 En cas de Décès... 10 En cas de Dépendance... 10 Votre dossier arrêt de travail... 11 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE 3

1 Votre contrat Sa composition Votre dossier est composé des documents suivants : - Le contrat : - les Conditions Générales, - les Conditions Particulières, précisant la catégorie de personnel concernée, les garanties et les taux de cotisation. - La Notice d Information (1) : - refl et du contrat, elle est destinée aux salariés de la catégorie de personnel concernée. Sa mise en place V ous remettez à vos salariés adhérents le bulletin de Désignation Bénéfi ciaire (ou le Bulletin Individuel d Adhésion pour le contrat Dépendance) à compléter, qu ils doivent adresser ensuite directement à l UGIPS : UGIPS Service Désignation Bénéfi ciaire AXA 5 place du colonel Fabien CS 90 008 75484 PARIS cedex 10. Vous devez remettre à chaque salarié adhérent sa Notice d Information (1). Cette notice est le document contractuel traduisant les engagements pris entre l employeur et les salariés dans le régime d entreprise. Modèle d attestation de remise de la notice. (Selon les cas en dernière page de la notice.) Nous vous recommandons de conserver une trace de la remise de cette notice à vos salariés. Un modèle vous est proposé avec votre Notice d Information (1). NB : Vous devez également remettre cette notice au salarié qui serait en arrêt de travail au moment de la signature du contrat. (1) S il s agit du contrat Adaptalia Prévoyance - Dépendance, la Notice d Information comprend les Conditions Particulières du salarié et les Conditions Générales valant Notice d Information. 4 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE

Rappel de l environnement social et fiscal des contrats prévoyance collectifs Les contrats prévoyance collectifs à adhésion obligatoire permettent à l entreprise et aux salariés de bénéfi cier d avantages fi scaux et sociaux, à condition toutefois de respecter un certain nombre de conditions. Ces conditions sont notamment les suivantes : - la mise en place d un régime d entreprise par accord d entreprise, référendum ou décision unilatérale, - l adhésion obligatoire au contrat : l ensemble des salariés de la catégorie de personnel concernée est tenu d y adhérer, dans les conditions défi nies dans le règlement du régime. Certains salariés peuvent être dispensés d adhérer si le régime le prévoit : - les salariés en contrat à durée déterminée, les travailleurs saisonniers, les salariés à temps très partiel et les apprentis, sous certaines conditions, - les salariés bénéfi ciant d un autre régime complémentaire lors de la mise en place du régime ou d une couverture complémentaire obligatoire dans le cadre d un autre emploi, et dans tous les cas, lorsque le régime a été mis en place par une décision unilatérale, les salariés présents à ce moment là peuvent refuser d adhérer. Les avantages sociaux et fiscaux sont alors les suivants : - exonération des cotisations sociales sur la part patronale destinée au fi nancement de la couverture prévoyance obligatoire, - déductibilité de la part patronale de l assiette de l impôt sur les sociétés, - non imposition pour le salarié de la part patronale et déductibilité de la part salariale dans la limite des plafonds et sous conditions. NB : Concernant le contrat Dépendance : - la part de cotisation couvrant le risque dépendance du salarié bénéficie des déductibilités fiscales et sociales des garanties prévoyance, - il est préférable de s assurer que la part salariale de la cotisation couvrira la part de cotisation relative au risque de dépendance des parents, cette dernière n étant déductible ni socialement, ni fiscalement, - les cotisations d assistance sont déductibles socialement, mais pas fiscalement L évolution du contrat Vous avez la possibilité de modifi er les niveaux de garanties ainsi que la catégorie de personnel concernée. Votre interlocuteur AXA se tient alors à votre disposition pour étudier les modifi cations souhaitées. N omettez pas de vérifi er s il est nécessaire ou non de mettre au préalable le règlement de votre régime en cohérence avec ces modifi cations. VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE 5

2 Vos cotisations Le taux de cotisation annuel est indiqué en pourcentage de tranches de salaire brut. Les cotisations sont payables à la fi n de chaque trimestre civil. Les Appels de Cotisation trimestriels (mars, juin et septembre). Vous complétez notre bordereau d Appel de Cotisation comme indiqué au dos de celui-ci. Vous calculez la cotisation due au titre du trimestre civil écoulé. Vous retournez ce bordereau à l adresse indiquée, accompagné du règlement de votre cotisation selon la modalité choisie à l aide de l enveloppe jointe. L Appel de Cotisation annuel (décembre) Vous recevez en décembre un Appel de Cotisation annuel qui récapitule les cotisations encaissées au titre des trimestres écoulés de l année civile. Vous déterminez le montant de la cotisation annuelle totale en fonction des mouvements de personnel intervenus au cours de l année. Vous pouvez alors calculer le solde restant dû sur le bordereau d Appel de Cotisation par différence avec les cotisations déjà versées dans l année. Lors du paiement de cette cotisation, vous devez aussi nous transmettre la liste nominative des adhérents. Deux solutions vous sont alors proposées : - vous pouvez nous la télétransmettre au format DADSU, Pour la mise en place de ce service, vous devez impérativement contacter l équipe dédiée DADSU AXA afin d obtenir votre fiche de paramétrage contenant les codes nécessaires à l initialisation de votre plan de paie. Cette équipe se tient à votre disposition pour toutes demandes d informations (Voir Informations Utiles) - à défaut, vous devez compléter et nous retourner le formulaire papier de Déclaration Nominative des Adhérents (DNA) qui vous a été transmis avec l Appel de Cotisation. NB : Si votre contrat Adaptalia Prévoyance / Dépendance prévoit des options facultatives, la cotisation supplémentaire des options est réglée directement par votre salarié, seul responsable du paiement des cotisations. Elle est payable mensuellement d avance. 6 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE

La DADSU Assureur, Pourquoi? Comment? Quels avantages pour l entreprise? Allégement de la charge administrative : - constitution automatique du fl ux de données par le progiciel de paie, - diminution des éditions et manipulation de papier. Sécurisation de la transmission de données : - utilisation du même référentiel que pour les données individuelles transmises aux organismes obligatoires, - diminution des risques de pertes ou d erreurs, archivage et recherche facilités. Utilisation d une norme universelle : - qui prend en charge tous les contrats de protection sociale, retraite, santé et prévoyance, et ce, quel que soit l assureur. Un fonctionnement simple Un principe de fonctionnement identique à celui des déclarations obligatoires : l entreprise génère automatiquement sa déclaration DADSU qu elle dépose sur des portails Internet sécurisés et gratuits. Ceux-ci se chargent de l envoi des informations spécifiques vers chaque organisme (assureurs, CNAV, Caisses de retraite complémentaires). Informations Utiles Pour en savoir plus sur la DADSU, contacter : dadsu-axa@ugips.asso.fr 01 42 49 70 85 Les modalités de paiement Chaque trimestre Vous réglez les cotisations selon la modalité choisie : - par TIP, signez et datez, joignez un Relevé d Identité Bancaire lors du 1er règlement ou si les coordonnées bancaires sont absentes ou erronées, - par chèque à l ordre d AXA ; pour un traitement rapide, merci d indiquer au dos de celui-ci le numéro de l appel de cotisation fi gurant en haut à gauche de ce document. Vous utilisez l enveloppe pré-adressée pour votre envoi qui regroupe : - le règlement (chèque ou TIP), - l Appel de Cotisation complété, - avec la cotisation annuelle, si vous n avez pas utilisé la DADSU, la Déclaration Nominative des Adhérents mise à jour. Ces documents doivent être retournés en respectant la date limite indiquée sur l Appel de Cotisation. VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE 7

3 Les mouvements de personnel Les entrées Qui est concerné? L adhésion est obligatoire pour tout nouveau salarié entrant dans la catégorie de personnel concernée par le contrat. L adhésion au contrat est effective selon les conditions précisées dans le régime. Que devez vous faire? 1 - Vous informez le nouvel entrant : - vous lui remettez un exemplaire de la Notice d Information (1), - vous lui faites signer l attestation de remise de la notice que vous conservez. 2 - Vous lui remettez le bulletin de Désignation Bénéficiaire (ou le Bulletin Individuel d Adhésion pour le contrat Dépendance) à compléter. Toutes les informations du bulletin sont importantes et notamment : - les coordonnées exactes de l adhérent, et son n de Sécurité sociale, - la situation maritale, les bénéficiaires (avec noms, prénoms, dates et lieu de naissance, lien de parenté le cas échéant). Les modifications, ajout ou suppression de bénéficiaire (ne concerne pas le contrat Dépendance) - l adhérent doit effectuer directement auprès de l UGIPS les modifications de bénéficiaire. Dans le cas où il y a moins de 6 salariés dans la catégorie de personnel concernée, vous faites remplir au nouvel adhérent le questionnaire de santé. Le nouvel adhérent doit vous remettre ce questionnaire santé sous enveloppe confidentielle à l attention du «Médecin conseil». Vous nous retournez cette enveloppe. A réception de ce questionnaire, nous pouvons être amené à vous proposer de nouvelles conditions d assurance applicables à tous les adhérents de cette catégorie. Les sorties Qui est concerné? Les salariés adhérents qui changent de catégorie de personnel ou quittent l entreprise. Que devez vous faire? Au jour du départ, vous n avez aucune information à nous communiquer. En fi n d année, lors de la Déclaration Nominative des Adhérents, vous nous indiquerez sa date de sortie des effectifs. (1) S il s agit du contrat Adaptalia Prévoyance - Dépendance, la Notice d Information comprend les Conditions Particulières du salarié et les Conditions Générales valant Notice d information. 8 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE

L Accord National Interprofessionnel En quoi consiste ce dispositif ANI? L article 14 de l ANI (Accord National Interprofessionnel) du 11 janvier 2008 a mis en place un mécanisme de maintien des garanties santé et prévoyance d entreprise en faveur des salariés ayant vu leur contrat de travail rompu. Le dispositif est en vigueur depuis le 1er juillet 2009 pour les entreprises adhérentes au MEDEF, à l UPA ou à la CGPME, et depuis le 15 octobre pour les entreprises non adhérentes comprises dans le champ d application. Les personnes concernées (qui peuvent continuer à bénéficier de leur garantie santé et/ou prévoyance à leur départ) : - les salariés affiliés au régime de prévoyance et/ou de santé de leur entreprise au moment de la rupture de leur contrat de travail, - leurs ayants droit garantis par le contrat collectif au moment de la rupture du contrat de travail, ainsi que ceux déclarés pendant la période de maintien. L adhésion à ce dispositif a un caractère facultatif. Le salarié dispose de 10 jours de réflexion, à compter de la cessation de son contrat de travail. Les cas de rupture du contrat de travail concernés : - licenciement (individuel ou pour motif économique), - rupture conventionnelle, - fi n de CDD, - démission pour motif légitime, - rupture du contrat d apprentissage ou de professionnalisation. Les types de garanties Ce dispositif s applique aux garanties santé et prévoyance collective (incapacité, invalidité, décès ), souscrites sous forme de contrats obligatoires ou facultatifs. Les éventuelles évolutions de contrat pendant la période de portabilité des droits s appliquent également aux garanties et à la répartition salarié/employeur des cotisations des anciens salariés. Le point de départ et la durée du maintien des garanties Afi n d éviter toute rupture dans le bénéfi ce des garanties, ce dispositif prend effet le jour de la rupture du contrat de travail, pour une durée égale à la durée du dernier contrat de travail. Cette durée, appréciée en mois entiers, ne peut pas être supérieure à 9 mois. La perte du maintien des garanties Le dispositif peut alors être appliqué, à condition : - que le motif de rupture ne soit pas une faute lourde, et - que le salarié soit indemnisé par l assurance chômage, et - que les droits à couverture complémentaire du salarié soient ouverts. Le salarié perd le droit au bénéfice de portabilité des garanties : - dès qu il retrouve un emploi, que la nouvelle entreprise lui permette de bénéfi cier de garanties santé et prévoyance ou non, ou, - en cas de radiation des listes Assedic. NB : la suspension des allocations chômage (pour cause de maladie par exemple) n a pas d impact sur la durée des droits à maintien des garanties. Pour tout complément d information, nous vous invitons à vous reporter aux Conditions générales de votre contrat ou à contacter votre interlocuteur AXA qui se tient à votre disposition. VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE 9

4 Les garanties Votre contrat peut couvrir les salariés adhérents dans les cas d Incapacité de Travail, d Invalidité, de Décès ou de Dépendance. Pour une indemnisation rapide de ces événements importants, parfois douloureux, les modalités de déclaration ont été simplifi ées. Votre service de gestion est à votre disposition. En cas d Incapacité de Travail Nous vous invitons à utiliser le dossier d arrêt de travail (cf. page suivante), à demander à votre service de gestion. Quand? Selon le délai de déclaration fi xé dans votre contrat. Comment? En complétant le dossier et en y joignant les justifi catifs nécessaires. Toutes les informations et justifi catifs à joindre sont détaillés étape par étape dans votre dossier, pour vous aider à le constituer. Tant que dure l arrêt de travail nous vous remercions de nous adresser les avis de prolongation et les décomptes de Sécurité sociale du salarié. En cas de reprise à temps partiel, merci de joindre une attestation de salaire (ou bulletins de salaire le cas échéant) pour les périodes à indemniser. L aide au retour à l emploi Dans certains cas d incapacité de longue durée, nous pouvons être amené à vous proposer nos services pour aider le salarié à réintégrer votre entreprise. Après étude du dossier par notre médecin conseil, sur la base du volontariat, nous mettons à disposition une équipe afin d accompagner le salarié et l entreprise vers le retour à l emploi. En cas d Invalidité Que faire? Vous nous adressez la copie de la notifi cation d invalidité, les décomptes de Sécurité sociale, pour la mise en place de la rente. En cas de Décès Que faire? Nous vous encourageons à contacter votre interlocuteur AXA ou votre service de gestion pour un suivi personnalisé du dossier. En outre, nous tenons à votre disposition une fi che pratique qui liste les justifi catifs à nous fournir. En cas de Dépendance Que faire? Vous orientez votre salarié vers la cellule dédiée dont les coordonnées sont précisées en dernière page. 10 VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE

Votre dossier arrêt de travail VOTRE CONTRAT PRÉVOYANCE / DÉPENDANCE ENTREPRISE 11

Pour tout renseignement complémentaire, contactez-nous : Désignation des bénéficiaires en cas de décès Désignation lors de l adhésion, modifi cation, ajout ou suppression d un ou plusieurs bénéfi ciaires. UGIPS Service Désignation Bénéfi ciaire AXA 5, place du colonel Fabien CS 90 008 75484 PARIS cedex 10. Votre service de gestion Pour toute question sur la gestion de votre contrat et l application des garanties. Les coordonnées fi gurent sur l appel de cotisation ou les courriers de gestion. Le service d assistance en cas de Dépendance Tout courrier ou correspondance doit être adressé à : AXA Assistance Service Assistance Dépendance Le Carat 6, rue André Gide 92320 Châtillon. Téléphone : 01 55 92 13 22 DDH CONSEIL - RCS B 399 292 887 - Réf. : 961 111-07/2010 - Crédit Photos : Hervé Lefèvre - Document non contractuel - Direction Marketing et Publicité AXA France Vie : S.A. au capital de 487 725 073 e- Siren 310 499 959 R.C.S. Paris AXA Assurances Vie Mutuelle : Société d Assurance Mutuelle sur la vie et de capitalisation à cotisations fi xes - Siren 353 457 245 - Sièges sociaux : 26, rue Drouot, 75009 Paris Entreprises régies par le Code des Assurances Inter Partner Assistance agissant sous la dénomination AXA Assitance : Succursale pour la France, 6 rue André Gide, 92320 Châtillon - R.C.S. Nanterre - B316 139 500 - ayant son siège social en Belgique, avenue Louise 166 Boite Postal 1-1050 Bruxelles UGIPS : 5 place du Colonel Fabien, 75482 Paris Cedex 10.