GUIDE UTILISATEUR FSE
SOMMAIRE Télétransmission... 3 1- Envoi des FSE... 3 2- Liste des règlement et bordereaux d'envoi... 5 3- Gestion des FSE et des Lots... 5 4- Gestion des dossiers en manuel ou FSE incorrectes... 8 Traitement manuel des FSE... 9 Traitement des RSP non rapprochés... 14 Page 2 sur 16
Télétransmission 1 Envoi des FSE Pour effectuer les télétransmissions : cliquez sur le menu «Sesam-Vitale» puis sur télétransmission a- FSE faites avec une carte CPS Vous accédez à la fenêtre suivante Sélectionner votre radiologue (les télétransmissions se font radiologue par radiologue) : la liste des dossiers en FSE s affiche. Case à cocher ou à décocher pour sélectionner les FSE à envoyer Case à cocher pour l intégration des règlements Page 3 sur 16
Sélectionner votre site, si vous en avez qu un seul il s affichera pas défaut Les dossiers sont automatiquement cochés pour les envois ; si vous ne voulez pas qu un dossier soit envoyé ( ex : patient qui n a pas réglé) décochez-le en cliquant sur la coche. Envoi : - mettre la CPS correspondant au radiologue dans le lecteur - cliquez sur le bouton «envoi» une fenêtre faisant apparaître la carte CPS du médecin s affiche : saisissez son code porteur. - sélectionnez le profil du radiologue puis une fenêtre apparaît permettant de suivre le déroulement de la réception des ARL et de l envoi des FSE. b- FSE faites avec une CPE (carte employé établissement) Lorsque vous utilisez une carte employé établissement, il faut, avant de télétransmettre, synchroniser vos FSE avec le radiologue concerné. Sélectionnez : dossiers désynchro Le radiologue concerné Mettre la carte CPS du radiologue dans le lecteur de carte Puis cliquez sur le bouton «synchro» Ensuite vous pouvez faire vos envois 2 Liste des règlements et bordereaux d envoi Page 4 sur 16
Pour obtenir la liste des règlements et des bordereaux d envoi : cliquez sur le bouton «gestion» Cochez l une des éditions sélectionnez les dates ainsi que le radiologue et le site puis cliquez sur le bouton «lancer l impression». Vous obtenez une liste de retours noemies sécurisés et une liste de retours noemies papier Les retours noemies papier sont à pointer manuellement par la gestion des encaissements (F8) ou par la gestion des règlements 3 Gestion des FSE et des lots a gestion des FSE L étape historique facture permet de suivre étape par étape l état de vos FSE Pour obtenir la légende des codes de couleur : cliquez sur «Légende» dans la barre de menu L étape journal des FSE permet aussi de suivre vos FSE avec une sélection plus importante : Page 5 sur 16
Vous pouvez : - trier par radiologue - sélectionner de date à date - rechercher par nom ou FSE - afficher par statuts tel que acquittée manuel envoyée.. - imprimer la sélection que vous avez faite en cliquant sur le bouton «imprimer la liste» Si vous voulez des renseignements supplémentaires sur un dossier : double cliquez dessus et vous obtiendrez une fenêtre avec les renseignements de la FSE et du patient b Historique des lots Page 6 sur 16
L étape historique des lots permet de visualiser l état de vos lots ainsi que leur contenu Pour obtenir le détail des lots cliquez, dans la barre de menu, sur «affichage» puis «détail» et vous aurez le détail de la FSE que vous aurez pointé. 4 Gestion des dossiers en manuel ou FSE incorrectes Page 7 sur 16
Lors des retours noemies, si vous constatez, dans le journal des FSE, que certains dossiers sont à traiter manuellement ou si vous avez des FSE incorrectes, pour retraiter votre dossier il faudra d abord supprimer vos FSE. a suppression des FSE Dans le menu «Sésam Vitale» - «Télétransmission», Sélectionnez : le radiologue les dossiers manuels ou FSE incorrectes Imprimez la liste des FSE à traiter, avant de les supprimer, en cliquant sur le bouton de l imprimante. Cliquez sur le bouton «Détruire» Puis à la question «confirmez-vous la suppression de ces FSE» répondez oui si vous êtes sûr de vouloir les supprimer. Toutes les FSE sélectionnées seront supprimées en même temps Vous pouvez ensuite retourner dans les dossiers pour les modifier et éditer une feuille de soins ou refaire une FSE. Page 8 sur 16
TRAITEMENT MANUEL DES FSE Lorsqu une CPAM rejette une FSE, le dossier passe en traitement manuel. Il faut alors supprimer la FSE du dossier afin d apporter les corrections nécessaires et retraiter la visite soit en feuille papier classique soit en FSE dégradé (FSE sans la carte vitale du patient). Comment faire dans Radio 3000 v4.40? 1ere étape : Comment savoir quels sont les dossiers rejetés? Pour cela, plusieurs façons sont possibles 1er choix : Aller dans le menu SESAM VITALE puis TELETRANSMISSION puis cliquer sur le bouton GESTION Puis éditer la liste des rejets par rapport aux dates de réception des RSP (=Rejet signalement Paiement). Page 9 sur 16
NB : Vous avez avec cette édition les motifs des rejets. De plus les rejets sont regroupés par CPAM. ATTENTION, les explications des motifs de rejet sont à demander à votre caisse. Nous ne faisons qu écrire ce que la caisse nous a envoyé. 2ème choix : Aller dans SESAM VITALE puis JOURNAL DES FSE Rappel : A envoyer = FSE non télétransmise Transmis = FSE envoyé mais pas de réponse de la caisse ARL Positif = FSE reçu par la caisse et confirmé par accusé de réception Acquitté = Règlement NOEMIE reçu et intégré dans le dossier Page 10 sur 16
Utiliser la case STATUT en bas pour filtrer les types de statut que vous voulez afficher, dans notre cas, on souhaite afficher les FSE en traitement manuel Vous pouvez alors imprimer avec le bouton «imprimer la liste». NB : Sur cette édition, vous n aurez pas le motif du rejet. 3eme choix : Aller dans SESAM VITALE puis TELETRANSMISSION Sélectionner en haut à droite «Dossiers manuels», vous pouvez imprimer la liste. NB : Vous avez également le motif du rejet sur cette édition mais ce n est pas regroupé par caisse Page 11 sur 16
2eme étape : Comment supprimer les FSEs afin de pouvoir corriger les dossiers? 1er choix : Aller dans SESAM VITALE puis TELETRANSMISSION, sélectionner en haut à droite «Dossiers manuels», puis laisser cocher les FSE que vous voulez détruire et cliquer sur Détruire.(Attention, toutes les fses «manuelles» sont sélectionner par défaut) ATTENTION : N oublier pas de faire une édition avant, afin de pouvoir retrouver les dossiers dont vous venez de détruire la FSE Il ne reste plus qu à ouvrir les dossiers ainsi traités, les corriger et ressortir une FSE dégradée ou papier. Page 12 sur 16
2eme choix : Ouvrir directement les dossiers rejetés, faire un clic droit sur le numéro de la FSE, confirmer la destruction. Vous pouvez alors corriger le dossier et le retraiter manuellement ou en dégradé. NB : Vous ne pouvez détruire une FSE que s il y a eu un rejet de la caisse (ou avant que la FSE ne soit mise en lot). Page 13 sur 16
TRAITEMENT DES RSP NON RAPPROCHES Pour certain retour noémie, le logiciel Radio 3000 ne retrouve pas le dossier correspondant aux données du fichier transmis par la caisse, il est alors non rapproché. Nous vous donnons le plus d informations possibles pour que vous puissiez rentrer les règlements manuellement. Très régulièrement, il vous faut imprimer la liste des NOEMIES qui n ont pas été intégrés automatiquement. Pour cela, aller dans le menu SESAM VITALE puis Télétransmission puis cliquer sur le bouton GESTION en bas à droite de la fenêtre. Cocher Retours Noémies Papier, indiquer votre date de calcul et lancer l impression. Attention, ce sont les dates de réception des retours noémies et non les dates d envoi des FSE ou des dossiers. Vous pouvez alors essayer de retrouver les dossiers par rapport au nom des patients. Pour vous aider à retrouver les dossiers et à imputer les règlements, nous avons mis à votre disposition un outil que vous trouverez dans le menu SESAM VITALE puis RSP Manuels. En haut, Nous retrouvons tous les RSP non rapprochés pour les dates indiqués en haut (ce sont les dates comptables) En bas, ce sont les dossiers de radio 3000 qui se rapprochent des informations contenues dans le RSP. La colonne Type indique si c est un règlement venant d un Caisse (C) ou d une mutuelle (M). Page 14 sur 16
Dans notre exemple, le logiciel retrouve 4 dossiers avec le même nom de patient et il nous indique la fiabilité du rapprochement entre le RSP et le dossier sélectionné (ici le nom et le prénom correspondent). Si je compare le montant remboursé en haut qui est de 76,14, je me dit que c est plutôt le dossier 05237081 qui correspond à mon règlement puisqu il y a un impayé AMO de 76,14. Je vais donc cliquer sur la deuxième ligne pour sélectionner le dossier du 25/08/2005. Et cliquer sur «Rapprocher» pour que le logiciel intègre le règlement de ce retour noémie dans le dossier. Le RSP disparaîtra alors de la liste du haut car il a été traité. Page 15 sur 16
Il faut continuer ainsi pour tous les RSP. Si vous tombez sur des RSP qui ne vous concerne pas ou dont vous avez déjà traité le dossier, vous pouvez le retirer de la liste en cochant la case qui au bout de la ligne de ces règlements puis cliquer sur «Effacer RSP». Le ou les noémies seront considéré comme traités. Dans cet exemple, on a reçu un règlement pour ce patient mais aucun dossier de radio 3000 ne correspond à ce nom, ni au numéro de sécurité social. Nous allons donc l effacer de la liste car il ne nous concerne pas (vous pouvez imprimer la liste avant si vous voulez garder une trace papier au cas où ce soit le règlement pour un autre site). NB : Vous pouvez filtrer les RSP selon le critère que vous souhaiter pour cela, faites un clic droit sur une donnée (par exemple clic droit sur le numéro d un lot puis clic gauche sur «filtrer par sélection») et seulement les RSP de ce lot apparaîtront. Cela marche pour toutes les colonnes. Page 16 sur 16