Table des matières : 16 ASTUCES OUTLOOK Accéder rapidement à votre boîte de réception Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Classez vos emails par couleurs Créez des Post-It Créez des Post-It 2 Déterminez la taille occupée par les dossiers Donner le maximum de place aux dossiers Courrier Exporter la liste des expéditeurs bloqués Introduire une signature dans vos messages Personnaliser le démarrage Planifier l'envoi et la réception automatique Rechercher un message d'un correspondant Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs Regroupez vos e-mails par expéditeur Restreindre l'accès à Outlook Toujours plus vite sous Outlook 2 2 2 3 3 3 4 5 5 5 6 6 7 7 8 8
16 ASTUCES OUTLOOK Accéder rapidement à votre boîte de réception Vous pouvez accéder rapidement à votre boîte d'envoi en appuyant sur Ctrl + Maj + I en même temps. Cette manipulation ne marche que dans Outlook, et ne peut donc pas servir dans Internet Explorer pour ouvrir directement votre boîte de réception. Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Lorsque vous recevez un courrier électronique, vous pouvez ajouter le nom de l'expéditeur à votre carnet d'adresses. Il faut pour cela, ouvrir le message. Ensuite cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur son nom dans la zone De, de son message, puis cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses. Classez vos emails par couleurs Pour être sûr de lire le courrier important en premier, vous pouvez coloriser un message en fonction de la personne qui l'envoi. Dans la boîte de réception, sélectionnez un message de la personne que vous voulez coloriser. Cliquez sur le menu Outils puis sur la commande Organiser. Sélectionnez l'option En utilisant les couleurs puis choisissez une couleur pour cette personne. Validez alors en cliquant sur Appliquer la couleur.
Créez des Post-It Si vous possédez Outlook XP, vous n'avez pas besoin d'un utilitaire externe pour pouvoir déposer des penses bêtes sous forme de petites notes sur votre bureau. Il vous suffit simplement de cliquer sur le menu Fichier, sur Nouveau puis sur Notes. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl + Maj + W. Saisissez alors votre message. Veillez à laisser Outlook ouvert pour que la note reste affichée. Pour changer la couleur d'une note, cliquez sur son icône en haut à gauche, cliquez sur Couleur puis sélectionnez la couleur parmi les 5 proposées. Créez des Post-It Voici comment créer une note n'importe quand sans qu'outlook soit ouvert. Créez un raccourci sur votre bureau puis saisissez la commande suivante dans le champ cible: Donnez le nom que vous souhaitez au raccourci puis validez par Entrée. Désormais, pour créer une nouvelle note, il vous suffit de double cliquer sur ce raccourci. Déterminez la taille occupée par les dossiers Pour connaître la taille des dossiers contenant vos messages, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Outlook Aujourd'hui qui se trouve dans le volet gauche de la messagerie, puis choisissez la commande Propriétés de Outlook Aujourd'hui. «Cliquez» alors sur le bouton Taille du dossier. Une boîte de dialogue s'ouvre alors vous présentant les différents dossiers ainsi leur taille. Cliquez sur les boutons Fermer puis OK pour revenir à l'interface d'outlook.
Donner le maximum de place aux dossiers Courrier Dans Outlook 2003, le menu de gauche affiche la liste de vos dossiers personnels, comprenant entre autres la Boite de réception. Si vous avez créé de nombreux sous-dossiers pour classer vos messages, vous trouvez certainement que les boutons Courrier, Calendrier, Contacts vous permettant de basculer d'une rubrique à une autre, prennent trop de place. La solution : réduire la taille des boutons pour ne les afficher que dans une seule barre. 1. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Configurer des boutons en forme de double flèche puis cliquez sur l'option Afficher moins de boutons. 2. Le dernier bouton est alors réduit à côté de la double flèche. Recommencez l'opération jusqu'à masquer tous les gros boutons. A la fin, tous les boutons sont réduits sous la liste des dossiers personnels qui dispose désormais de plus de place.
Exporter la liste des expéditeurs bloqués Pour ne plus recevoir de messages d'un correspondant indésirable, Outlook vous permet de le mettre sur une liste d'expéditeurs bloqués. Or si vous prévoyez de formater votre ordinateur, de réinstaller Outlook ou bien pour compléter la liste d'un ami, vous pouvez exporter la liste que vous avez déjà réalisée pour ne pas avoir à la refaire depuis le début. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Expéditeurs bloqués. «Cliquez» alors sur le bouton Exporter vers un fichier. Introduire une signature dans vos messages Une signature ce trouve généralement en bas d'un mail. Elle est faite le plus souvent des coordonnées de l'expéditeur ainsi que ses salutations, des formules de politesses. Ainsi, avec une signature, vous personnaliser vos messages que vous composez. Pour composer votre signature, cliquez sur Outils puis sur Papier à lettres et enfin sur le bouton Signature. Vous pouvez maintenant taper votre signature et choisir les différents paramètres selon vos choix. Pour Outlook 2000, vous devrez vous rendre dans le menu Outils/Options, sous l'onglet Format du courrier en cliquant sur le bouton Sélecteur de signature. Personnaliser le démarrage Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du programme. Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Options. Dans l'onglet Autre, «cliquez» sur le bouton Options avancées de la rubrique Général. Déroulez alors la liste Démarrage dans ce dossier puis choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez vous retrouver au démarrage d'outlook. Validez par OK.
Planifier l'envoi et la réception automatique Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si vous avez des nouveaux messages. Dans Outlook, déroulez le menu Outils puis «cliquez» sur Options. Ouvrez ensuite l'onglet Messagerie puis «cliquez» sur le bouton Envoyer/Recevoir. Vérifiez alors que la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les est bien cochée puis saisissez à la suite l'intervalle d'envoi/réception, 5 minutes par exemple. Cliquez enfin sur le bouton Fermer. Rechercher un message d'un correspondant Dans Outlook, si vous souhaitez afficher tous les messages vers ou venant d'un de vos correspondant, il suffit simplement de cliquer sur un message de lui avec le bouton droit de la souris, puis de choisir l'option Rechercher tout, Message de même expéditeur. Outlook recherche alors dans tous les dossiers les messages de cette personne.
Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs Si vous disposez de plusieurs comptes d E-mail, Outlook Express peut les utiliser tous simultanément. Pour définir d'autres comptes d E-mail, cliquez dans le menu Outils sur Comptes. Puis ajoutez vos adresses e-mail et les différents paramètres grâce au bouton Ajouter. Un assistant vous aide alors. Regroupez vos e-mails par expéditeur Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d'e-mails, c'està-dire plusieurs centaines ou milliers d'e-mails, vous pouvez y mettre de l'ordre en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble. Pour cela, ouvrez Outlook, déroulez le menu Affichage, puis Affichage actuel et cliquez sur Par expéditeur pour l'activer. Tous vos messages sont alors regroupés par expéditeur.
Restreindre l'accès à Outlook Le logiciel de messagerie électronique est bien souvent un logiciel personnel, dont on ne souhaite pas donner accès à son entourage, que se soit des proches de la famille ou de ses collègues de travail. En effet, l'internaute souhaite protéger ses messages personnels et les messages qu'il reçoit aux regards indiscrets. Pour protéger vos e-mails des voyeurs, une seule solution vous est offerte, à savoir la restriction de votre logiciel de messagerie électronique via un mot de passe. Si Outlook Express n'intègre pas cette restriction, la version payante et complète de ce logiciel, c'est-à-dire Microsoft Outlook, logiciel proposé dans le pack Microsoft Office permet cette restriction. Pour cela, ouvrez Outlook, puis dans l'arborescence "Listes des dossiers", sélectionnez le dossier de votre profil, celui-ci se trouvant au dessus de la Boîte de réception et commençant par "Outlook Aujourd'hui". A l'aide du clic droit de la souris, sélectionnez la commande Propriétés du menu contextuel. Une nouvelle fenêtre apparaît. Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Options avancées. Une autre fenêtre intitulée "Dossiers Personnels" apparaît alors à l'écran, cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe. Vous devez saisir votre mot de passe ainsi que l'ancien. Comme par défaut il n'y a pas de mot de passe, laissez ce champ de saisie vide. Toujours plus vite sous Outlook Les raccourcis clavier permettent de gagner du temps dans n'importe quelle application. Outlook sous toutes ses versions ne déroge pas à la règle. Pressez simultanément les touches Ctrl et R pour répondre à l'auteur d'un message. Pour transférer un message, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F. Michel GESBERT le vendredi 3 avril 2009