1 ORGANISER LES ENTRETIENS ANNUELS ET PROFESSIONNELS La réforme de la formation professionnelle a introduit la possibilité pour les salariés de bénéficier d un entretien professionnel tous les deux ans. Dans le secteur social et médico-social (branche UNIFED et Aide à domicile), l introduction de cette disposition a induit des confusions, en particulier avec l entretien d appréciation à dimension évaluative qui est un outil de management. Sous la contrainte règlementaire, ces entretiens ont parfois été mis en place sans suffisamment anticiper l avant et l après-entretien. Cette fiche technique a pour objectif de donner des éclairages sur les différents types d entretien et, à l appui de cas concrets, d apporter des options méthodologiques pour leur mise en place et leur exploitation par les associations. 0 L ENTRETIEN ANNUEL ET PROFESSIONNEL : QUELLES DIFFERENCES? CADRE REGLEMENTAIRE ENTRETIEN D APPRECIATION L entretien d appréciation est un outil de management. Son organisation, son animation et son exploitation relève du pouvoir de gestion de l employeur. Il n est soumis à aucun cadre règlementaire particulier. Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010 ENTRETIEN PROFESSIONNEL L entretien professionnel est un dispositif émanant de la réforme de la formation professionnelle de 2004. Ses objectifs et ses modalités de mise en œuvre sont précisés dans les accords de branche dont relève l association (UNIFED ou Aide à domicile). PUBLIC Tous les salariés de la structure. Tous les salariés ayant au minimum deux ans d ancienneté dans la structure. FREQUENCE 1 fois par an ou tous les 2 ans. Au moins tous les deux ans. FINALITES OBJECTIFS Comprendre les résultats obtenus par le collaborateur et mettre en œuvre des actions correctives. La formation peut être abordée mais comme solution aux difficultés rencontrées. POUR L ASSOCIATION : - Développer les compétences de chaque collaborateur au sein de la structure, - Clarifier les rôles et les Responsabilités, - Motiver les collaborateurs, - Contribuer à préparer les décisions en matière de formation, d évolution salariale, de recrutement POUR LES SALARIES : - Avoir une idée précise de ce que la structure attend de lui et mieux connaître ses missions, domaines de responsabilités et objectifs, - Connaître les critères de Se projeter dans l avenir, en établissant un projet professionnel à partir des souhaits d évolution du collaborateur dans l entreprise, de ses aptitudes et en fonction de la situation de la structure. - Formuler des propositions en matière d'actions de formation - Permettre au salarié de participer activement à son évolution professionnelle - Élaborer le projet professionnel du salarié.
2 ENTRETIEN D APPRECIATION l'évaluation et l avis de son responsable sur le travail effectué. - Définir les moyens nécessaires à l'amélioration de la qualité de son travail - Exprimer ses attentes professionnelles. Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010 ENTRETIEN PROFESSIONNEL Ce tableau permet de préciser des objectifs bien distincts pour les entretiens annuels et les entretiens professionnels. Toutefois, il est difficile, en particulier pour les cadres, d aménager deux temps distincts pour chacun des entretiens. La plupart des associations choisissent d associer l entretien d appréciation et l entretien professionnel, en marquant deux temps distincts pour chacun des dispositifs dans l échange et dans le compte-rendu. 0 LES OUTILS DES ENTRETIENS La tentation d utiliser une grille «prête à l emploi» extraite d une formation ou d un site Internet est grande. S il est intéressant de compiler des exemples d outils, il est nécessaire de se poser les questions suivantes avant de mettre en place des entretiens : Pourquoi choisissons-nous de mettre en place des entretiens? Quels sont les objectifs visés? L énonciation de ces objectifs permet de valider le contenu des entretiens et de se mettre d accord sur «la philosophie des entretiens», en vue de diffuser une information cohérente aux équipes. La «trame» ou «grille» d entretien est construite au regard de ces objectifs, en intégrant les éléments suivants : Entretien d appréciation Le bilan de la période écoulée en termes d activités et de compétences : les points à valoriser, les points de progrès. La préparation de la période à venir : les objectifs de réalisation / les objectifs de développement des compétences / Les moyens à prévoir Entretien professionnel La formation et l évolution dans la structure, L identification des objectifs de professionnalisation pour lui permettre d améliorer ses compétences ou renforcer sa qualification, L identification du ou des dispositifs de formation auxquels il pourrait être fait appel, Les moyens d accès à l information sur les dispositifs relatifs à l orientation et à la formation des salariés, Les souhaits du salarié pour l utilisation de son DIF, etc. ; les conditions de réalisation de la formation et les engagements réciproques.
3 Ainsi, si l association souhaite uniquement répondre aux dispositions de la réforme de la formation professionnelle, l entretien pourra se focaliser sur l aspect «souhaits d évolution du salarié» et «formation». Les points d attention pour la construction des grilles d entretien sont les suivants : Prévoir une introduction écrite sur les objectifs des entretiens d appréciation et/ou professionnels et les règles associées ; cette introduction doit rassurer le salarié sur le cadre et les enjeux de l entretien, Prévoir un support simple et accessible pour tous. L idée n est pas de récolter le maximum de données, mais de cadrer les échanges. La grille doit par ailleurs faciliter la préparation de l entretien et la prise notes par le cadre en charge de son animation, Faire attention au vocabulaire employé, rester simple pour intituler les rubriques, Eviter les questions fermées, elles n ont aucune utilité dans l échange, Tester la grille en observant une passation des entretiens «en cascade» : Directeur > cadres intermédiaires > salariés. Cette organisation permet d effectuer certains ajustements avant que les entretiens ne soient menés avec l ensemble des salariés, Faire référence dans la grille d entretien aux documents sur lesquels le salarié peut s appuyer dans l échange ; notamment les référentiels emploi-compétences. 0 QUESTIONS / REPONSES SUR LES ENTRETIENS D APPRECIATION ET LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS Le compte-rendu d entretien doit-il être signé? Un document signé par les parties sous-entend un principe de contractualisation. - Le salarié s engage sur des objectifs. - L employeur s engage sur des moyens. Dans la mesure où les moyens ne peuvent être fixés lors de l entretien (en ce qui concerne les actions de formation par exemple), la notion de contractualisation n est pas a priori pertinente. L entretien peut-il être un lieu de sanction? Cette question génère du stress chez les salariés qui appréhendent une évaluation négative de leur hiérarchie sur leur travail. L association a intérêt d aborder ce point dans l introduction de la «grille d entretien», afin d expliciter les points suivants : Si l association doit faire des réserves sur l aptitude du salarié à exercer ses missions, elle n attendra pas le moment de l entretien pour le faire. Les recadrages et les sanctions sont organisés en d autres lieux, La parole durant l entretien est largement laissée au salarié, invité à faire le point sur son travail. L échange avec le cadre est attendu, en particulier en cas de désaccord mais le salarié pourra à tout moment argumenter son point de vue. La question de la rémunération est-elle abordée lors de l entretien? Les conventions collectives dans le secteur médico-social offrent peu de marge de manœuvre en ce qui concerne la rémunération. Aussi, même dans les entreprises, la question de la rémunération appelle un bilan préalable sur la période écoulée, avec une mise en perspective des points positifs et des points à améliorer dans les activités et les compétences du salarié. C est sur ce dernier point que doit se concentrer l entretien d appréciation. Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010
4 0 LES ETAPES DES ENTRETIENS ANNUELS ET PROFESSIONNELS Des étapes incontournables doivent être prévues et organisées pour que les entretiens annuels et professionnels constituent un réel moment d échange et de construction. L erreur serait de considérer que le travail est clôt une fois que le salarié quitte le bureau du cadre. La dynamique des entretiens s articule en 5 étapes récurrentes. Les étapes : La communication aux salariés sur les entretiens annuels et/ou professionnels Cette étape amorce et clôt le dispositif. La communication préalable aux entretiens permet de présenter à tous et au même moment les enjeux et l organisation des entretiens. Un temps nécessaire de questions/réponses doit être aménagé en amont. Une fois les entretiens réalisés et exploités, une communication aux salariés est par ailleurs intéressante pour faire un retour synthétique et général, notamment sur : Les points forts de l association identifiés et partagés par les salariés, Les dysfonctionnements et points d amélioration les plus cités, Les actions éventuelles et/ou propositions retenues pour améliorer l existant. Ainsi, dans le cadre de l action collective GPEC 200-2010, une association a fait le choix d intégrer le retour des entretiens comme point récurrent de l assemblée générale. Une autre a retenue l option d aborder cette synthèse dans le cadre d une réunion avec le comité d entreprise, en lien avec la validation du plan de formation. L organisation logistique de l entretien Cette question n est pas anodine car la qualité de l organisation logistique impacte sur la qualité des échanges au moment de l entretien. Ainsi, il est nécessaire d anticiper : Le lieu dans lequel les entretiens vont avoir lieu (salle de réunion, bureau du chef de service, etc.), Les relais nécessaires pour ne pas être dérangé pendant l entretien notamment par le téléphone, Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010
5 Le calendrier des entretiens, avec pour principe de ne pas dépasser deux entretiens par jour. L organisation des entretiens est flexible selon la taille de l établissement/du service. La préparation de l entretien Une bonne préparation de l entretien est nécessaire pour prendre de la hauteur sur le quotidien de travail et reposer les éléments à transmettre à son interlocuteur. L entretien se prépare pour les deux parties (salarié et animateur), de préférence à l appui de support retenu par l association. Les associations du groupe GPEC ont été attentives à cette dimension, en intégrant la préparation de l entretien dans le temps de travail. L une d entre elles a fait le choix d une étape préalable à l entretien, lors de laquelle le salarié dispose de 15 minutes dans une petite salle pour renseigner le support. L animation de l entretien La désignation des animateurs des entretiens est importante. Généralement, il s agit du cadre hiérarchique direct du salarié. Toutefois, l animateur doit être formé pour exercer cette fonction. L action collective a mis en lumière des expériences d entretiens sans formation préalable des acteurs lors desquels salariés et animateurs ont été mis en difficulté. Ainsi, des associations du groupe GPEC ont fait le choix de former une partie des cadres intermédiaires préalablement aux entretiens. Dans le cadre d une co-animation des entretiens avec le responsable hiérarchique direct du salarié, les cadres formés se sont ainsi inscrits en personnes ressources, en attendant que l ensemble des cadres soient formés. L exploitation des entretiens Les axes de travail à l issue des entretiens sont à la fois individuels et collectifs. La dimension collective est souvent oubliée. Ainsi, le contenu des entretiens peut alimenter les propositions et réflexions en vue : de la construction du plan de formation, de l amélioration de l organisation interne de l association. A cette fin, une association du groupe GPEC a organisé une réunion annuelle de «débriefing» des entretiens avec l équipe d encadrement. Cette réunion s appuie sur une synthèse des cadres «animateur» réalisée en amont. Les conclusions générales des entretiens peuvent être communiquées aux salariés dans une étape que nous avons décrite ci-dessus, en veillant toutefois à respecter l anonymat des salariés. Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010
0 UN OUTIL PRATIQUE : LA GRILLE D ENTRETIEN Nom du salarié : Prénom : Fonction : Lieu de travail : Date d embauche : Type de contrat : ENTRETIEN INDIVIDUEL - GRILLE D ENTRETIEN Animateur de l entretien : Date de l entretien : 1. EXPRESSION DU SALARIE ET BILAN PARTAGE 1.1. HISTORIQUE DU PARCOURS PROFESSIONNEL Quelles ont été les étapes marquantes de votre parcours professionnel avant votre arrivée dans l association? Quelles ont été les raisons initiales de votre candidature à un poste dans cet établissement / ce service? Quelles ont été les différentes étapes de votre parcours professionnel au sein de l institution? Quel regard portez-vous sur ce parcours? 1.2. FAITS MARQUANTS SUR LA PERIODE ECOULEE Quels ont été les faits qui vous ont marqué dans la vie de l association / de l établissement ou du service depuis le dernier entretien? 1.3. EVALUATION DES OBJECTIFS FIXES POUR LA PERIODE ECOULEE Rappel des objectifs Ont-ils été atteints Si oui, quels effets positifs? Si non, pour quelles raisons? 1.4. EVALUATION DU POSTE (MISSIONS, ACTIVITES, COMPETENCES, MOYENS ET CONDITIONS DE TRAVAIL, ETC.) Point sur le poste actuel en s appuyant sur la fiche de poste (points positifs difficultés rencontrées points de progrès) Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010
7 Parmi toutes les missions mentionnées dans votre fiche de poste, quelles sont les missions avec lesquelles vous êtes le plus à l aise? le moins à l aise? Pourquoi? Effectuez-vous des tâches qui ne sont pas inscrites dans votre fiche de poste? Si oui, lesquelles? Point sur les compétences Parmi les compétences inscrites dans votre fiche de fonction, quelles sont celles que vous maîtrisez aujourd hui? Parmi les compétences inscrites dans votre fiche de fonction, quelles sont celles que vous ne maîtrisez pas suffisamment aujourd hui? Existe-t-il des compétences que vous mobilisez aujourd hui et qui ne sont pas inscrites dans votre fiche de fonction? Souhaiteriez-vous mobiliser des compétences (professionnelles personnelles) que vous n avez pas l occasion, aujourd hui, de mettre en œuvre? Point sur des missions spécifiques (ex : tuteur référent) Exercez-vous une mission spécifique? Si oui, laquelle? Si vous exercez une mission spécifique : Quelles sont les satisfactions apportées par cette mission? Rencontrez-vous des difficultés? Lesquelles? Quelles solutions face aux difficultés rencontrées? Si vous n exercez pas de mission spécifique, souhaiteriez-vous en exercer? Si oui, laquelle? Point sur l environnement de travail et l organisation du travail : les moyens matériels les conditions de travail propositions d amélioration du salarié sur l organisation du travail Pensez-vous disposer des moyens matériels nécessaires à l exercice de vos missions? Sont-ils adaptés? Sont-ils en nombre suffisant? L organisation du travail actuelle vous convient-elle? Quelles sont vos propositions d amélioration éventuelles? 2. OBJECTIFS POUR LA PERIODE A VENIR (objectifs, moyens, délai) 3. SOUHAITS D EVOLUTION PROFESSIONNELLE Comment votre poste a-t-il évolué ces derniers temps (en lien avec l évolution des besoins des usagers)? Cette évolution nécessite-t-elle une adaptation ou une acquisition de nouvelles compétences? Si oui, lesquelles et ce développement doit-il s accompagner d une formation spécifique? Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010
8 Quelle évolution future voyez-vous pour votre poste (en lien avec les projets de l association)? Les activités que vous aimeriez effectuer? celles que vous aimeriez ne plus effectuer ou différemment? Les domaines pour lesquels vous aspirez à plus de responsabilité, d autonomie? Avez-vous des propositions de projet ou d activités nouvelles? Comment imaginez-vous la suite de votre parcours professionnel? Quels sont vos projets d évolution professionnelle : formations qualifiantes, VAE, reconversion professionnelle et quels moyens vous faut-il pour les atteindre? Capitalisation de l Action GPEC Secteur social et médico-social 200-2010 -Juin 2010