Fiche conseil n 6 FORMATION, COMPETENCE 1. Ce qu exigent les référentiels Environnement ISO 14001 4.4.2 : Compétence, formation et sensibilisation EMAS Annexe II.-A.4.2. : Compétence, formation et sensibilisation SST OHSAS 18001 4.4. 2 : Compétence, formation et sensibilisation Correspondance avec ILO OSH 2001 3.4. Compétences et formation 2. Introduction et points particuliers La bonne gestion des compétences (et donc de la formation) constitue un des éléments clés de la prévention et de la protection des personnes et de l'environnement. A l instar de la maîtrise opérationnelle [Renvoi Fiche n 10] et de la surveillance [Renvoi Fiche n 13], le chapitre sur l identification des compétences et la formation indique que les efforts de l organisme doivent prioritairement porter sur les activités à l origine d impacts environnementaux significatifs (IES). En matière de santé et de sécurité au travail, il est précisé que les actions de formation doivent être modulées en fonction du niveau de risque identifié. Il apparaît donc que l identification d un nouveau risque ou d un nouvel impact significatif va obliger l organisme à s interroger en matière de compétence requise et donc de besoins en formation. De plus, la réglementation en matière de Santé et Sécurité au Travail (SST) est relativement explicite et exigeante quant aux formations liées aux risques identifiés par chaque organisme. Personnel concerné Le personnel dont il est question dans ce chapitre est celui qui effectue des tâches qui pourraient avoir une incidence sur la SST ou un IES. Le personnel concerné, outre le personnel de l organisme, comprend également les personnes travaillant "pour son compte" [Renvoi Fiche n 11]. C est le cas des intérimaires, stagiaires. Dans le cas des intérimaires et des salariés employés en CDD, le code du travail prévoit d ailleurs la réalisation d une formation renforcée à la sécurité, d un accueil au poste et d une information adaptés pour ceux qui sont affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité. Sont également concernés, les sous-traitants assurant des fonctions que l'organisme a externalisées sur son site (station d'épuration, gestion des déchets). A noter que le code du travail (article L. 4142-3) oblige les établissements soumis à servitude d utilité publique au sens de la nomenclature IC (SEVESO seuil haut) à délivrer aux sous-traitants intervenants sur le site une formation pratique et appropriée aux risques particuliers que leur intervention peut présenter en raison de sa nature ou de la proximité de l'installation. Concernant l'ensemble des sous-traitants, il est parfois nécessaire d'exiger certaines compétences réglementairement nécessaires à la réalisation de la prestation (ex : habilitations obligatoires). Ceci est traité dans le cadre des la gestion des achats [Renvoi Fiche n 11]. FC6_V2 1 / 7
3. Vue synthétique des actions à réaliser Description des tâches IES Risques SST Identifier les tâches associées ❶ Tâches associées aux IES Tâches associées aux risques Exigences réglementaires Responsabilités exigées par les référentiels Identifier la compétence requise ❷ Liens entre tâches associées aux IES ou risques et compétence requise Compétence exigée par la réglementation Procédure exigée en SST P Evaluer la compétence réelle / Identifier les besoins en formation ❸ Besoins en formation identifiés Procédure exigée en SST P Planifier, réaliser ou faire réaliser la formation ❹ Programme de formation Personnes formées FC6_V2 2 / 7
4. Actions à mettre en œuvre DEFINIR LES MODALITES DE GESTION DE LA COMPETENCE ET DES FORMATIONS La norme ISO 14001 n'exige pas de procédure. L'OHSAS 18001 parle de procédures de formation sans spécifier leur objet. Dans tous les cas, il est utile de formaliser les pratiques dans une ou des procédures. Cette procédure peut décrire successivement : l identification des compétences requises et des compétences réelles, l identification des besoins en formation, l établissement et le suivi de la réalisation du plan de formation, l évaluation d une part, des formations, dispensées, d autre part, de la compétence acquise, la gestion de la documentation relative aux formations dispensées et compétences acquises (diplômes ). Si la gestion des formations est en règle générale complètement décrite dans un processus qualité (il n est donc pas nécessaire de créer quoi que ce soit de nouveau!), il convient néanmoins d être attentif à la partie relative à l identification des compétences spécifiques à l environnement et la santé et la sécurité au travail ainsi qu aux besoins en formation. En effet, il peut s avérer nécessaire de compléter les pratiques existantes et de sensibiliser l encadrement afin qu'il soit attentif à cette problématique lors de l identification des besoins en formation de leurs équipes. PROCEDURE FORMATION ➊ IDENTIFIER LES TACHES ASSOCIEES Etablir le lien entre les IES et les tâches associées Il peut être intéressant d'établir un document identifiant pour chaque IES, la ou les opérations associées, si elles existent. Ce document pourra être également utilisé dans le cadre de la maîtrise opérationnelle [Renvoi Fiche n 10]. Ceci peut être fait sur la liste des IES. LISTE DES IES Etablir le lien entre les risques et les tâches associés Les opérations à l'origine des risques ont dû être systématiquement identifiées lors de la phase d évaluation des risques [Renvoi Fiche n 2]. EXEMPLE AES/Risque significatif Emissions de gaz de combustion Production de DIS "Huiles usées" Risques liés à la manutention manuelle Risques liés à l'utilisation des produits chimiques Taches associées Démarrage des installations Entretien des brûleurs Vidanges des équipements Gestion des enlèvements Réception de matières premières Approvisionnement des zones de travail Manipulation en laboratoires Réception stockage FC6_V2 3 / 7
➋ IDENTIFIER LA COMPETENCE REQUISE La compétence des acteurs est un élément parmi d autres (sensibilisation, surveillance, procédures ) pour s assurer que la tâche est réalisée correctement. Il convient donc que l identification des compétences nécessaires se fasse à la lumière des autres dispositions convenues pour maîtriser les activités [Renvoi Fiche n 10 : Exemple de tableau global d identification des éléments de maîtrise]. Définir les compétences requises pour effectuer les opérations associées aux IES ou susceptibles d avoir une incidence sur la SST. Quelle formalisation? Il est recommandé que cette identification soit formalisée dans un document qui précise au regard de chaque tâche les compétences nécessaires. C est l objet notamment des fiches de fonction. C est par ailleurs un outil de dialogue qui permet également au personnel de mettre en évidence des besoins complémentaires en compétences au regard des fonctions dont il a la charge. FICHES DE FONCTION (ACTIVITES X COMPETENCE) Comment? Ces compétences peuvent se décliner en terme de niveau de formation initiale, expérience professionnelle, formations complémentaires, mais aussi en terme de qualité personnelle (ex : autonomie, rigueur, sens de la communication). L exercice régulier ou répété de la fonction peut être une exigence de compétence supplémentaire (pour les auditeurs par exemple, exigence de réalisation d un nombre d audits minimal par an). Il est impératif d identifier également les compétences exigées par la réglementation dont certaines sont obtenues après une formation sanctionnée par l obtention d un diplôme, pré-requis à l exercice de l activité. On parle alors de qualification ou d habilitation. La réglementation SST est beaucoup plus exigeante en la matière que la réglementation environnementale. A titre d exemple, on peut citer les types de formation : conduite des installations de traitement, qualification pour la maintenance des équipements de réfrigération ou de climatisation, manipulation des extincteurs, connaissance des risques liés aux produits chimiques, connaissance des risques liés à l'utilisation d'agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction; conduite d engins (chariots automoteurs, engins de chantier ) avec délivrance de certificat d aptitude à la conduite en sécurité (CACES), habilitation pour l utilisation ou la manipulation d installations électriques, etc. De manière générale, le code du travail précise que la formation à la sécurité doit traiter de la circulation des personnes, de l exécution du travail et de la conduite à tenir en cas d accident. EXEMPLE DE TABLEAU D'IDENTIFICATION DES COMPETENCES REQUISES : AES / Risque significatif Emissions de gaz de combustion Production de DIS «Huiles usées» Risques liés à la manutention manuelle Risques liés à l utilisation des produits chimiques Taches associées Démarrage des installations Entretien brûleurs Vidanges des équipements Gestion des enlèvements des Réception des matières premières Manipulation en laboratoires Réception stockage Fonctions Chef de quart connaissance des seuils réglementaires Prestataire X chauffagiste Technicien de maintenance Responsable déchets Compétences requises vis à vis de l'environnement et/ou de la SST connaissance des règles de gestion des déchets liquides maîtrise des règles de gestion des DD maîtrise de la réglementation déchets (notamment nomenclature déchets et BSD) et transport matières dangereuses Magasinier maîtrise des gestes et postures à adopter Technicien de laboratoire Connaissance des règles de gestion des produits chimiques au laboratoire Magasinier Connaissance des risques chimiques et des précautions associées * Bien évidemment, la connaissance et l expérience «métier» (ex : chef de quart) sont des pré-requis qui n apparaissent pas dans ce tableau FC6_V2 4 / 7
Définir les compétences requises pour les tâches organisationnelles associées au fonctionnement du SM Certains acteurs de l organisme doivent disposer de compétences spécifiques liées à leur fonction au sein du système de management, que ces fonctions soient exigées par les référentiels ou la réglementation : garant du système, responsable de la veille réglementaire, auditeurs, délégués du personnel ou membres du CHSCT, conseiller à la sécurité, etc. ➌ EVALUER LA COMPETENCE REELLE DES PERSONNES PAR RAPPORT A CELLE REQUISE POUR IDENTIFIER LES BESOINS EN FORMATION Une fois la compétence requise définie, il convient d'évaluer la compétence réelle des personnes affectées aux différentes fonctions considérées. Les éventuels écarts identifiés se traduiront : - soit par la réalisation de sensibilisations des personnels concernés [Renvoi Fiche n 7], - soit par la mise en place de procédures ou consignes [Renvoi Fiche n 10], - soit par des besoins en formation auxquels il s agira de répondre lors de l'étape suivante. Quand identifier les carences en compétence? Cette identification se fait systématiquement : à l identification d un nouveau risque ou d un nouvel IES, à l'embauche d'une personne travaillant au nom de l entreprise, PROCEDURE D'ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYES lors de l implantation ou de la modification d une activité ou d une installation (changement de procédé, de produit et matière utilisés, modification d'un poste de travail), PROCEDURE DE GESTION DES MODIFICATIONS [RENVOI FICHE N 10] PROCEDURE ACHAT D'EQUIPEMENT, DE PRODUIT CHIMIQUE OU DE PRESTATION [RENVOI FICHE N 11] Comment? en cas de changement de poste ou d absence prolongée d un employé, suite à un accident, un incident ou une situation d'urgence [Renvoi Fiche n 12] (le médecin du travail peut demander la réalisation de formations pour les salariés reprenant leur activité après un arrêt de travail d'une durée d'au moins 21 jours), périodiquement (annuellement en général) pour s assurer notamment du maintien des compétences. Cette évaluation périodique est souvent réalisée par le responsable hiérarchique lors notamment des entretiens individuels annuels. Dans ce cas, il convient de bien sensibiliser ces responsables à l importance accordée aux compétences en matière d environnement et de SST. Néanmoins, pour ce qui concerne certaines fonctions telles que les auditeurs du SM, le responsable hiérarchique n est pas nécessairement le plus à même de procéder à cette évaluation. ENTRETIENS INDIVIDUELS ANNUELS DOSSIER INDIVIDUEL DE FORMATION (FICHE D'EVALUATION DES COMPETENCES) Cette évaluation peut également être réalisée de manière périodique par la réalisation d audit spécifique au poste de travail. Pour ce faire, des grilles d évaluation sont éventuellement utilisées. AUDITS DE POSTE Il est possible d établir des matrices (ou tableaux) de compétences (appelées aussi grilles de polyvalence), documents qui font le lien entre les compétences requises et celles de la personne en charge de la fonction. Ce type de document permet également de mieux gérer les remplacements (lors des congés ou des arrêts maladies par exemple) et de s assurer de la transmission du capital «savoir et savoir-faire» dans de bonnes conditions (départs en retraite, démissions). MATRICES DE COMPETENCES (NOMS X COMPETENCE) DEFINITION DE POSTE (NOMS X ACTIVITES) FC6_V2 5 / 7
➍ PLANIFIER, REALISER OU FAIRE REALISER LA FORMATION Planifier la formation : établir et valider le plan de formation Une fois les besoins en formation identifiés, y compris pour les domaines autres que l environnement et la SST, il faut sélectionner ceux qui pourront être satisfaits compte tenu du budget formation disponible. A ce niveau, il est impératif de s assurer que les besoins en formation en environnement et/ou SST jugés comme prioritaires (maîtrise d une opération donnant lieu à un IES, formation à caractère réglementaire ) seront satisfaits par des moyens adaptés : stages courts, stages longs, apprentissage, compagnonnage, examen Le plan ou programme de formation concrétise cette sélection et identifie en particulier la nature des formations et éventuellement les organismes qui les dispenseront. Le plan de formation pourra bien évidemment être amendé en cours d exercice pour insérer des besoins urgents identifiés ponctuellement. Il est en général établi sous le responsabilité du service du personnel/ressources humaines, en collaboration avec les différents services. Il est validé par la direction. Le code du travail donne au CHSCT et au comité d entreprise ou aux délégués du personnel un rôle consultatif concernant les programmes de formation, l organisation et les modalités d exécution des actions de formation et leur réalisation effective. Dans les entreprises occupant plus de 300 salariés, le Code du Travail exige que le programme des actions de formation à la sécurité proposées, pour l'année à venir, au bénéfice des nouveaux salariés et intérimaires, soit remis au comité d entreprise (ou délégués du personnel). PLAN DE FORMATION Réaliser ou faire réaliser la formation Les formations peuvent être réalisées en interne comme en externe. Il est important de conserver une preuve attestant que les personnes ont bien assistée aux formations programmées. Les organismes professionnels d hygiène et de sécurité (dans les branches d activité où ils existent) et les services de prévention des caisses régionales d'assurance maladie de la sécurité sociale ont notamment pour mission de concourir à la conduite d actions particulières de formation à la sécurité en fonction des risques constatés. Ils sont donc des relais essentiels à ce niveau. ATTESTATIONS DE FORMATION Dans les entreprises occupant plus de 300 salariés, le Code du Travail exige un rapport écrit détaillé des actions de formation à la sécurité réalisées au cours de l année écoulée. Ce document est remis au comité d entreprise (ou délégués du personnel). RAPPORT DES ACTIONS DE FORMATION A LA SECURITE Evaluer l acquisition de compétence Une personne ayant suivi une formation ne devient pas automatiquement une personne compétente. Ainsi, il est conseillé d'effectuer une évaluation de l'efficacité de la formation qui a été reçue. Le Code du Travail a été modifié en 2009 pour inscrire à l article L. 6353-1 l obligation de délivrance, à l issue de toute formation, d une attestation mentionnant notamment les résultats de l évaluation des acquis. Une première évaluation à chaud peut permettre au stagiaire de s'exprimer quant à la pertinence et au bon déroulement de la formation qu'il vient de recevoir. Ceci prend couramment la forme d'un questionnaire rempli en fin de stage. Cette évaluation va permettre de détecter les véritables erreurs qui auraient pu être commises lors de la planification des formations, et qui auraient conduit à des stages réellement inadaptés. Une seconde évaluation à froid donne la possibilité de cerner si l'acquisition des compétences a effectivement eu lieu lors de la formation, et si ces compétences ont été mises en pratique. Pour cela, il est possible d'interroger la personne qui a reçu la formation, afin de voir comment, quelques mois après, elle en juge l'efficacité. Il est également intéressant de demander au supérieur hiérarchique de faire un bilan avec la personne concernée et de donner son avis sur une amélioration effective des connaissances ou/et des pratiques. Ceci peut se faire par le biais de questionnaires. L'entretien individuel annuel peut aussi être utilisé. QUESTIONNAIRES D'EVALUATION DE L'EFFICACITE DE LA FORMATION ENTRETIENS INDIVIDUELS ANNUELS FC6_V2 6 / 7
5. Compléments Principales formations liées au système de management : - formation à la norme ISO 14001, au règlement EMAS ou au référentiel OHSAS 18001, (personnel concerné : comité de pilotage, responsable environnement ou SST), - formation à l'audit (personnel concerné : auditeurs internes), - formation à la veille réglementaire (responsable veille réglementaire). Principales formations opérationnelles : - formation à la réglementation environnementale : IC, dossiers administratifs, gestion des déchets, contentieux des IC (personnel concerné : responsable environnement, responsable de la veille réglementaire et/ou de la vérification de la conformité à la réglementation, responsable travaux neufs, personnel du service maintenance, personnel du service juridique), - formations réglementaires SST : utilisation de substances ou préparations chimiques, cancérogènes, d'agents biologiques pathogènes, manutentions manuelles, exposition sonore, incendie, utilisation et maintenance des équipements de travail, conditions d'utilisation des équipements de protection individuelle, signalisation - qualifications obligatoires SST : habilitation électrique, conduite de certains véhicules, de transport routier de marchandises, conduite des équipements mobiles automoteurs et des équipements de levage, travaux à proximité de rayonnements ionisants, explosifs, opérations hyperbares, conseillers à la sécurité pour le transport de matière dangereuses, coordonnateur SPS sur les chantiers, agent de sécurité pour les IGH et les ERP, Sauveteur secouriste du travail. Exigences générales du code du travail en matière de formation SST - Voir articles L. 41441-1 à L. 4143-1 et R. 4141-1 à R. 4143-2 - Voir brochure INRS ED832 Formation à la sécurité FC6_V2 7 / 7