Rapport pour la commission permanente du conseil régional JUILLET 2015 Présenté par Jean-Paul Huchon Président du conseil régional d'ile-de-france HABILITATION DU PRESIDENT DU CONSEIL REGIONAL A LANCER UNE CONSULTATION SUR APPEL D OFFRES OUVERT POUR LA REALISATION DE STANDS ET L AMENAGEMENT D ESPACES DE LA REGION ILE-DE-FRANCE ET A SIGNER L ACCORD-CADRE CORRESPONDANT CP15-369
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 3 RAPPORT N CP15-369 Chapitre 930 - Services généraux Chapitre 931 - Formation professionnelle et apprentissage Chapitre 932 - Enseignement Chapitre 933 - Culture, sports et loisirs Chapitre 934 - Santé et action sociale Chapitre 935 - Aménagement des territoires Chapitre 937 - Environnement Chapitre 938 - Transports Chapitre 939 - Action économique Sommaire EXPOSE DES MOTIFS... 4 1. LE CONTEXTE... 4 2. LE DISPOSITIF ENVISAGÉ... 5 3. LA PROCEDURE... 6 PROJET DE DELIBERATION... 8
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 4 RAPPORT N CP15-369 EXPOSE DES MOTIFS L objet du présent rapport est d approuver le lancement d une consultation, sur appel d offres ouvert, sous la forme d un accord-cadre, conformément aux dispositions des articles 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics, pour la réalisation de stands et l aménagement d espaces, et de m autoriser à signer ultérieurement le marché correspondant. 1. LE CONTEXTE Chaque année, la Région, dans le cadre de ses missions d information des Franciliens et de communication institutionnelle, organise ou participe à des manifestations sur lesquelles sa présence peut prendre différentes formes : stands, espaces dédiés, conférences, réceptions En amont, la Région loue des emplacements auprès d organisateurs de salons ou de propriétaires de lieux, si ces surfaces ne lui sont pas mises à disposition en contrepartie d une subvention régionale, puis procède à la conception et réalisation d un stand ou à l aménagement d un lieu de rencontres/débats. L espace régional doit être facilement identifiable et le plus attractif possible, au travers d une signalétique forte et créative et d un aménagement optimal en terme d accessibilité et de fluidité de circulation. Au-delà de la forme, cela nécessite une réflexion le plus en amont possible sur le contenu de l espace, l offre de services proposés au public et une forte mobilisation des intervenants, représentants d unités opérationnelles de la Région et parfois des organismes associés selon la thématique de l opération. Les surfaces à aménager (avec ou sans stand) sont très variables ; la moyenne pouvant se situer vers les 150 m². Ces opérations sont réalisées en Île-de-France, sauf pour quelques opérations ponctuelles en dehors du territoire francilien mais présentant un intérêt régional (ex.festival de Cannes, Festival d Avignon). A titre d illustration, l institution régionale est notamment présente, de manière récurrente, sur les opérations suivantes : Salon de l éducation, Salon des entrepreneurs, Salon du livre, Solidays, Rock en Seine Afin d optimiser la fabrication des stands et l agencement des espaces événementiels de la Région, en alliant adaptation aux besoins, cohérence scénographique et identité visuelle ainsi que souplesse d exécution et réactivité, un dispositif d accord-cadre est envisagé, dans le prolongement de celui conclu depuis 2012 et expirant en février 2016 (marché n 1100525).
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 5 RAPPORT N CP15-369 2. LE DISPOSITIF ENVISAGÉ 2.1 Le lancement d un accord-cadre transversal et pluriannuel Conformément aux dispositions de l article 76 du code des marchés publics, un accord-cadre sera conclu avec un prestataire «standiste» et définira les termes communs aux marchés subséquents relatifs à la réalisation de stands et à l aménagement d espaces événementiels de la Région Îlede-France. Pendant la durée de l accord-cadre, les marchés publics conclus ultérieurement seront attribués après consultation du prestataire, lors de la survenance des besoins. Le titulaire devra respecter systématiquement les exigences de base de l accord-cadre ainsi que les demandes propres à chaque opération, détaillées dans un brief technique de la Région. Il sera demandé à l agence attributaire de travailler pour chaque opération sur au-moins deux pistes créatives. La scénographie, l accessibilité (notamment pour les personnes à mobilité réduite), l aménagement et la signalétique de l espace régional seront les critères techniques prioritaires. Le prestataire devra apporter une solution technique efficiente, au regard du budget alloué, pour répondre aux exigences créatives, qualitatives, techniques et fonctionnelles de la Région. Les missions de base, correspondant aux attentes intangibles de l institution et constituant l architecture commune de tous les projets spécifiques, seront énumérées dans les pièces de l accord-cadre et aborderont les items suivants, qu il s agisse de stands, d espaces événementiels ou de décoration de lieux de réception : Conception (étude du design, création graphique, perspectives et plans) Réalisation (menuiserie, structures, mobilier, électricité, vidéo, son et lumière ) Transport, montage et démontage du stand ou des éléments nécessaires à l agencement et à la décoration des lieux Aménagement des différents pôles et installation des équipements spécifiques Gestion de la visibilité et de la signalétique Enlèvement, livraison et reprise des documents et matériels de la Région Direction technique et suivi logistique avant, pendant et après l évènement Traitement des déchets Stockage des structures, du mobilier et des éléments de décoration (le cas échéant) Ce contrat sera transversal, soit ouvert aux différentes unités de la Région, afin d assurer une cohérence d ensemble pour toute présence régionale sur un salon, un festival ou autre événement. Des économies pourront ainsi être faites au travers de la réutilisation d éléments de stand d une manifestation à l autre, lorsque cela est techniquement possible. Le pilotage sera assuré par l unité communication disposant de l expertise adéquate via son service événementiel. L accord-cadre sera conclu pour une durée d 1 an renouvelable 3 fois, soit pour une durée maximale de 4 ans, avec reconduction expresse par décision de la Région au terme de chaque année d exécution. Ce qui permet des portes de sortie dans cette relation contractuelle. Le souhait de s inscrire dans la durée offre des garanties de souplesse et de gain de temps dans l exécution et permet de progresser chaque année sur des opérations récurrentes, en affinant les besoins et les solutions techniques avec le prestataire.
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 6 RAPPORT N CP15-369 2.2 L intégration de prescriptions environnementales et d une clause sociale d exécution La Région souhaite que le titulaire participe activement à la mise en œuvre de sa démarche environnementale éco-responsable. Ainsi, pour limiter les impacts sur l environnement, tant en phase de montage, d exposition qu en phase de démontage des stands ou lors d aménagement d espaces événementiels, on cherchera à privilégier des solutions techniques plus respectueuses de l environnement, notamment dans le choix des matériaux (recyclés, recyclables et/ou éco-labellisés), avec une réflexion sur l énergie et un recours plus fréquent au stockage en vue d une réutilisation des structures et du mobilier. Des dispositions contractuelles spécifiques vont ainsi être intégrées dans le cahier des charges (matières utilisées dans la fabrication, consommation du stand, transport, gestion des déchets ). Un critère de jugement des offres sur cet aspect de performances environnementales (propositions en matière d éco-conception et de durabilité dans le temps et l usage) sera aussi prévu dans le cadre de l analyse des offres, selon les dispositions de l article 53 du code des marchés publics. Par ailleurs, pour la première fois dans ce type de marché, une clause sociale d exécution sera fixée. En application de l article 14 du code des marchés publics, le prestataire s engagera ainsi à respecter un volume annuel minimum dédié à l insertion de publics-cibles, définis dans le cahier des charges. En effet, plus globalement, la Région souhaite utiliser la commande publique comme levier en faveur de l insertion et de l emploi. L insertion par l activité économique (IAE) ayant pour objet de permettre à des personnes sans emploi, rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières, de bénéficier de contrats de travail en vue de faciliter leur insertion professionnelle. A priori, le déploiement de cette clause pourra être effectif s agissant des postes d aménagement et d agencement (type menuiserie), de montage/démontage des stands ainsi que de manutention, transport et stockage des éléments. Un contrôle de l exécution des actions d insertion sera effectué par la Région ou une entité partenaire facilitatrice sur le territoire francilien. 3. LA PROCEDURE Cet accord-cadre sera passé conformément à l article 76 du code des marchés publics et selon une procédure d appel d offres ouvert dans les conditions des articles 33 et 57 à 59 du code. L attribution du marché se fera donc par la commission d appel d offres de la Région. Ce contrat comporte un minimum et un maximum en valeur. L amplitude financière annuelle prévue est la suivante : Montant minimum annuel : 450 000 HT soit 540 000 TTC Montant maximum annuel : 1 100 000 HT soit 1 320 000 TTC
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 7 RAPPORT N CP15-369 Les prestations de conception, de réalisation, de suivi logistique de stands et d aménagement d espaces événementiels, faisant l objet du présent accord-cadre et d une définition par chaque marché subséquent, seront réglées par application d un prix global et forfaitaire. Les dépenses liées à cet accord-cadre transversal s imputeront sur les autorisations d engagement ouvertes au budget régional puis affectées par la Commission permanente sur les chapitres 930 «Services généraux», 931 «Formation professionnelle et apprentissage», 932 «Enseignement», 933 «Culture, sports et loisirs», 934 «Santé et Action sociale», 935 «Aménagement des territoires», 937 «Environnement», 938 «Transports» et 939 «Action économique», au titre des exercices 2015 et suivants. *** Je vous prie de bien vouloir approuver le lancement d une consultation, sur appel d offres ouvert, conformément aux dispositions des articles 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics, pour la réalisation de stands et l aménagement d espaces, et de m autoriser à signer ultérieurement l accord-cadre correspondant. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le président du conseil régional d Île-de-France JEAN-PAUL HUCHON
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 8 RAPPORT N CP15-369 PROJET DE DELIBERATION DU Habilitation du Président du conseil régional à lancer une consultation sur appel d offres ouvert pour la réalisation de stands et l aménagement d espaces de la Région Île-de-France et à signer l accord-cadre correspondant LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE VU VU Le Code Général des Collectivités Territoriales Le Code des marchés publics VU La délibération n CR 10-10 du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du conseil régional à sa commission permanente VU La délibération n CR 14-10 du 16 avril 2010 portant délégation du conseil régional à son président en matière de marchés publics VU La délibération n CR 33-10 du 17 juin 2010 relative au règlement budgétaire et financier de la Région Île-de-France VU La délibération n CR 90-14 du 17 décembre 2014 relative au vote du budget primitif 2015 de la Région VU La délibération n CP 15-053 du 29 janvier 2015 VU La délibération n CP 15-152 du 9 avril 2015 VU Le budget régional pour l année 2015 VU L avis de la commission des finances, de la contractualisation et de l administration générale VU Le rapport CP15-369 présenté par monsieur le président du conseil régional d Île-de- France APRES EN AVOIR DELIBERE Article 1 : Autorise le Président du conseil régional à lancer une consultation, sur appel d offres ouvert, conformément aux dispositions des articles 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics, pour la réalisation de stands et l aménagement d espaces, et à signer ultérieurement l accord-cadre correspondant. Article 2 : L accord-cadre visé à l article 1 s exécutera par la passation de marchés subséquents au fur et à mesure des besoins et dans le respect de l amplitude financière annuelle suivante : Montant minimum annuel : 450 000 HT soit 540 000 TTC Montant maximum annuel : 1 100 000 HT soit 1 320 000 TTC
CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 9 RAPPORT N CP15-369 Article 3 : Les dépenses correspondantes seront imputées sur les autorisations d engagement ouvertes au budget régional puis affectées par la Commission permanente sur les chapitres 930 «Services généraux», 931 «Formation professionnelle et apprentissage», 932 «Enseignement», 933 «Culture, sports et loisirs», 934 «Santé et Action sociale», 935 «Aménagement des territoires», 937 «Environnement», 938 «Transports» et 939 «Action économique», au titre des exercices 2015 et suivants. Le président du conseil régional d Île-de-France JEAN-PAUL HUCHON