Mise en place de la gestion de portefeuille de projets à la STM 29 avril 2008 colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 1
Vos présentateurs Céline Desmarteau, CA, MBA Directrice exécutive Planification stratégique David Brazeau, MGP, PMP Directeur de projets Implantation de la gestion de portefeuille colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 2
La STM en bref 7 500 employés 16 e entreprise en importance au Québec (journal Les Affaires) 1 600 autobus 93 minibus de transport adapté 759 voitures de métro 8 centres de transport 68 stations de métro 71 kilomètres de tunnel de métro Un patrimoine évalué à 10 milliards $ 85 % déplacements TeC région métropolitaine de Montréal 75 % déplacements TeC au Québec 365 millions de déplacements par année colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 3
La STM en bref Une centaine de projets actifs pour une valeur de 2,5 milliards $ Potentiel de 6 milliards $ de dépenses dans les 10 prochaines années 85 % en renouvellement d actifs Stratégie d opportunisme Compte tenu des impératifs en renouvellement d actif qui engagent de façon massive nos ressources, la STM doit profiter de ces projets afin d améliorer son service à la clientèle, d améliorer sa performance et d intégrer le développement durable colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 4
Objectifs de la GPP STM La gestion de portefeuille de projets permet de s assurer : Que les projets sont en lien avec les stratégies de l organisation et qu ils le demeurent tout au long du cycle de vie De faire les bons projets Que l organisation a la capacité à réaliser les projets Que les interdépendances entre les projets soient prises en compte Que les investissements sont faits au bon endroit Qu il y a un rendre compte sur la réalisation des projets Qu il y a reddition de compte et que l organisation bénéficie réellement des retombées des projets qu elle réalise colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 5
La GPP à la STM Première implantation Avril 2005 - Création de la Direction exécutive Gestion du portefeuille de projets suite à un exercice d amélioration de la performance 2005 et 2006 - Implantation d un processus de gestion de portefeuille de projets à la STM pour les projets «stratégiques» Processus de portes pour chaque phase des projets Critères d évaluation formels Comité de mise en priorité des projets Processus de recommandation et d approbation colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 6
Processus de portes, mise en priorité et évaluation de la capacité Plan de transport V de M PQTC Plan d'affaires STM Connaissance de nos actifs Phase Identification Étude d'opportunité Étude de pré-faisabilité Phase Définition Étude de faisabilité Processus de gestion de portefeuille de projets Phases Préparation de la mise en œuvre et Mise en oeuvre Nouveau besoin prioritaire Phase Évaluation Reddition de compte 1er filtre Auto-évaluation Identification des opportunités 2e filtre Mise en priorité Grilles d'évaluation et de comparaison 3e filtre Mise en priorité Grilles d'évaluation et de comparaison Évaluation de la capacité à réaliser des projets Déploiement et Bilan de projet Gestion des modifications majeures aux projets Suivi de l'état d'avancement Initiatives potentielles Initiatives potentielles filtrées projets autorisés projets abandonnés Source: Claude Émond et QualiScope 2003,2005 colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 7
Leçons apprises de la première implantation Saisir l opportunité de l exercice d amélioration de performance La gestion du portefeuille doit être positionnée stratégique dans l organisation de l entreprise Seulement les projets «stratégiques» inclus au portefeuille Difficile d arrimer les projets avec les priorités stratégiques de la STM (pas de priorité associée au renouvellement des actifs) Comparer des projets de nature très différentes colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 8
La GPP à la STM Optimisation de l implantation Automne 2006 - Dépôt des résultats de l audit de la gestion du portefeuille de projets Clarifier les objectifs stratégiques en des termes mesurables Positionner le processus de gestion du portefeuille de projets à l intérieur d un cycle corporatif périodique (annuel) Modifier le processus d identification pour permettre l identification des idées de projets par grandes catégories la gestion éventuelle de grands ensembles (ex. programmes), en mode portefeuille Ajouter un processus de prise en compte de la capacité à réaliser les projets et à en exploiter les livrables colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 9
La GPP à la STM Optimisation de l implantation Début 2007 Ajout au plan de match de la STM d une priorité stratégique associée au renouvellement des actifs Mise en place d une équipe de travail multidisciplinaire Structure de découpage de gestion Initiatives à inclure au portefeuille Critères d évaluation et de sélection pour la contribution aux priorités stratégiques Critères d évaluation et de sélection pour la complexité Mise en place d instances de recommandation et d autorisation colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 10
Réalisation des investissements d affaires colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 11
Structure de découpage de gestion Portefeuille découpé en deux niveaux de gestion 1 er niveau : portefeuille STM 2 e niveau : portefeuilles sectoriels Chaque niveau a une instance de recommandation et une instance d autorisation colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 12
1 er niveau : portefeuille STM colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 13
Initiatives à inclure au 1 er niveau portefeuille STM Une initiative doit : Être un projet, un programme ou un portefeuille sectoriel et Être en lien avec les stratégies de l organisation et soit : Avoir un coût global de réalisation de plus de 25 million $ ou Impacter au moins 25 % des clients d un réseau (métro, autobus, transport adapté) ou Impliquer des partenaires externes dans la réalisation (excluant fournisseurs et bailleurs de fonds) colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 14
2 e niveau : portefeuilles sectoriels colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 15
Initiatives à inclure au 2 e niveau portefeuilles sectoriels Une initiative doit : Être un projet, un programme ou un carnet et En lien avec les stratégies du secteur colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 16
Critères d évaluation et de sélection Première partie colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 17
Critères d évaluation et de sélection Deuxième partie colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 18
Critères d évaluation et de sélection colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 19
Critères d évaluation et de sélection colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 20
Étapes à venir Mettre en place un processus de prise en compte de la capacité à réaliser les projets et à en exploiter les livrables Mettre en place les mécanismes de reddition de compte sur la finalité des investissements Mettre en place tableau de bord / indicateurs sur la performance de la gestion du portefeuille de projets colloque en gestion de projet - 29 avril 2008 21
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