Procédure Meublé Citybreak Site : v2.citybreak.com à ouvrir avec Internet Explorer. Rentrez vos codes d accès : - Username - Password Page d accueil 1
Changer les textes descriptifs Dans le menu «Naviguer», cliquez sur «Produits», puis «description des produits». Le nom de votre établissement apparaît en gras et en dessous de celui-ci apparaissent les produits qui sont rattachés à votre établissement. I. Description des établissements : Pour changer les textes de votre établissement : cliquez sur le nom de votre établissement(nom du propriétaire en gras et souligné), puis cliquez sur l onglet «Nom et description» : - Nom du produit : Nom du meublé. Ex : Appartement T2 + nom du propriétaire + nombre d étoiles - Texte d introduction : Tapez ici une brève description de votre location. Ce texte doit être identique à celui rentré dans la description des produits. Voir procédure ci-dessous. - Description complète : Tapez ici la description complète de votre location. (ne pas répéter le texte d introduction car il apparaît sur la même page que la description complète). - Informations d accès ou de retrait : Vous pouvez indiquer ici quelques indications sur la route à suivre pour se rendre à votre établissement, les horaires d arrivée et de départ - Message du bon d échange : Tapez ici les informations importantes qui doivent figurer sur le voucher. Terminez votre description en cliquant sur 2
II. Description des produits : Les textes saisis dans la description de l établissement doivent être identiques à ceux rentrés dans la description des produits. Pour modifier les textes de vos produits : cliquez sur le nom du produit concerné (Appartement ), puis cliquez sur l onglet «Nom et description» : - Nom du produit : Nom de votre produit. Ex : Appartement T2 + nom du propriétaire + nombre d étoiles - Texte d introduction : Tapez ici la même introduction saisie dans la description de l établissement. - Description complète : Tapez ici la même description complète de votre produit saisie dans la description de l établissement (ne pas répéter le texte d introduction car il apparaît sur la même page que la description complète). - Information d accès ou de retrait : (ce texte ce rentre dans la description de l établissement. Voir procédure ci-dessus). - Remise des clés : Tapez ici les informations pour la remise des clés de la location. Pour mettre des photos de votre établissement : cliquez sur l onglet «Images». Bon à savoir : Rajoutez des photos uniquement si elles sont différentes de celles données par Tourinsoft. Pour ajouter une image, cliquez sur «Image complémentaire» et téléchargez une image. Vous pouvez télécharger autant de photos que vous le désirez, le système ne contient pas de limite quantitative. FORMAT DES PHOTOS : les photos doivent mesurer 800*600 pixels et ne pas dépasser 250Ko max. Bon à savoir : Si vous n avez pas de logiciel pour recadrer vos photos, vous pouvez télécharger gratuitement le logiciel Picmonkey http://www.picmonkey.com/ 3
GESTION DES DISPONIBILITES CITYBREAK Dernière mise à jour le 27/04/2012 Dans le menu «Naviguer» cliquez sur «Disponibilités». PROCEDURE DE GESTION DE VOTRE PLANNING DE DISPONIBILITES : Pour toutes semaines non disponibles à la réservation sur Citybreak (semaines que vous souhaitez garder pour une location en direct ou semaines déjà louées en direct): FERMER le planning de réservation afin que le planning passe de couleur rouge. Les semaines que vous souhaitez commercialiser sur Citybreak, laisser le planning à "1". Le planning se mettra automatiquement à "0" après une réservation faite par Citybreak. En cliquant sur le lien «Vue hebdomadaire», vous arrivez à la vue en calendrier par semaine. Choisissez votre semaine Nombre de disponibilités pour le produit. Nombre total de disponibilités pour l établissement. 4
Pour FERMER le planning, cliquer sur «Modifier le groupe de disponibilité», puis cliquer sur FERMER. Après chaque mise à jour, Enregistrer. Votre planning passe alors de couleur rouge. Choisissez votre semaine Pour fermer la disponibilité d un seul produit. Pour fermer l établissement. Pour remettre votre location disponible à la réservation sur Citybreak, cliquez sur «Modifier le groupe de disponibilité», puis décochez l onglet «Fermer». Après chaque mise à jour, Enregistrer. Choisissez votre semaine Pour augmenter ou diminuer le nombre de disponibilités pour un produit. Rappel : Pour les locations du samedi au samedi, vous devez fermer la disponibilité à partir du samedi de l arrivée des clients jusqu au vendredi suivant. 5
En cliquant sur le lien «Disponibilité mensuelle», vous accédez à la vue mensuelle d une disponibilité. Choisissez votre mois Nombre de disponibilités pour le produit. Nombre de disponibilités pour l établissement. Pour paramétrer des semaines que vous ne souhaitez pas commercialiser sur Citybreak, cliquez sur «Cliquer ici pour modifier» Pour fermer les jours, cocher la case de la journée concernée. Bon à savoir : Pour les locations du samedi au samedi, les restrictions sont déjà rentrées au préalable. Si vous louez du samedi au samedi, vous pouvez fermer la disponibilité uniquement le samedi concerné. Grâce aux restrictions (7 nuits à partir du samedi), la semaine sera bien fermée. 6
Gestion des Tarifs Dans le menu «Naviguer», cliquez sur «Gestion des tarifs» En cliquant sur le lien «Vue hebdomadaire», vous arrivez à une vue qui donne un aperçu global des prix de chaque jour. Choisissez votre groupe tarifaire ainsi que votre semaine. Prix pour une nuit (c'est-à-dire que la nuit du mardi 22/02/2011 est de 50 ). Prix pour 7 nuits (c'est-à-dire que si le client réserve à partir du mercredi 23/02/2011 pour 7 nuits, le tarif de la semaine sera de 250 ). Bon à savoir : Pour les locations du samedi au samedi, les restrictions sont déjà rentrées au préalable. Si vous louez du samedi au samedi, vous avez le prix pour 7 nuits qui s affichent sous le samedi concerné ainsi que sous les jours de la semaine. Grâce aux restrictions, les clients ne pourront pas réserver les autres jours de la semaine. Pour modifier un prix ponctuellement, cliquez sur «Modifier les prix». Le prix sera seulement modifié le jour sélectionné. 7
Rentrez le nouveau prix dans le champ de saisie à la place du prix précédent, puis cliquez sur Enregistrer Le prix modifié apparaîtra avec un fond jaune dans la page de vue hebdomadaire pour notifier son changement. En cliquant sur le lien «Disponibilité mensuelle», vous accédez à l affichage des périodes et de leur prix sur un mois entier. Contrairement à la vue hebdomadaire, les tarifs ne sont pas modifiables depuis ce module. Mais les tarifs changés dans la vue hebdomadaire restent sur fond jaune pour être facilement identifiables. 8
Comment programmer l arrêt de la vente d une prestation x heures avant la prestation ou x jours avant? Cliquer dans Gestion des tarifs cliquer sur le groupe tarifaire Paramètres généraux/ Restrictions : «Réservable au plus tard» : paramétrer le nombre de jours ou d heures avant laquelle la prestation doit être bloquée à la vente. Indiquer obligatoirement, dans «Dernier délai d arrivée», une heure limite d arrivée au sein de l établissement. Enregistrer. Exemple : Pour que les réservations se fassent au plus tard jusqu à 17h le jour même, il faut donc sélectionner les champs suivants : Dernier délai d arrivée : 18h Réservable au plus tard : 1h (soit 1h avant le dernier délai d arrivée, donc 17h). Programmation uniquement pour un groupe tarifaire, donc si vous disposez de plusieurs appartements dans un même groupe tarifaire, le dernier délai d arrivée 18H et réservable au plus tard 1H avant, s appliquera pour tous les produits. Si vous avez un groupe tarifaire pour chaque appartement, reproduire la manipulation pour chacun. 9
Faire une promotion Ce module permet de mettre en place des conditions spéciales sur un tarif, sous la forme de remise. Le client verra clairement cette remise et son effet sur le prix. Dans le menu «Naviguer», cliquez sur «Gestion des tarifs». Pour accéder au module promotion, cliquez sur le lien «Promotions», puis cliquez sur «Créer une nouvelle promotion» : Une promotion est composée de 4 étapes : - Paramètres Généraux - Restrictions - Descriptions - Réseaux Voir le document PDF «Procédure Promotion» 10
Les Modalités et Conditions Vous pouvez indiquer vos Conditions Générales de Vente dans la centrale Citybreak. Pour cela, il vous suffit de vous connecter à votre compte Citybreak (codes d accès déjà donnés). Depuis votre page d accueil, dans le menu naviguer, allez dans «Gestion des tarifs», puis cliquez sur «Modalités et conditions des tarifs. Cliquez sur la catégorie de tarif que vous souhaitez. Dans la rubrique «Description», écrivez ce que contient le tarif ainsi que les éléments qui ne sont pas inclus dans le tarif. Dans la rubrique «Modalités et Conditions», écrivez vos conditions générales de vente et/ou vos modalités. 11
Gérer les réservations Lors de chaque nouvelle réservation, vous recevrez un email d Easy Access. IMPORTANT : Ajouter à vos contacts l adresse d Easy Access : easyaccess.supplier@visit.com Pour gérer les réservations : 12
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Pour toutes questions/doutes sur la gestion de votre accès et sur le fonctionnement de Citybreak Sur le site des socio-profesionnels de Terre et Côte Basques, consultez la Foire aux Questions Citybreak (FAQ) destinée aux socio-professionnels : http://terreetcotebasques-pro.jimdo.com/faq-citybreak/ Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, nous vous invitons à remplir le formulaire en ligne. Merci. Votre contact à Terre et Côte Basques : Anne Germain 05.59.24.33.50 resa@terreetcotebasques.com 15