INITIATION A LA COMPTABILITE ET LA

INITIATION A LA COMPTABILITE ET LA GESTION DES ASSOCIATIONS Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 1

Sommaire Module 1 : Sensibiliser les responsables associatifs à l environnement comptable... 5 Préambule... 5 Pas de trésorerie pas d avenir... 7 Le bon sens avant tout... 8 Les principes comptables... 8 Principe de sincérité... 8 Principe de permanence des méthodes... 8 Principe de non compensation... 9 Principe de prudence... 9 Principe des coûts historiques... 10 Principe d'indépendance des exercices... 10 Les bonnes pratiques... 10 La conservation des documents... 10 La boîte à outils du trésorier... 12 Suivre ses mouvements de compte à la banque... 15 Rythme de travail... 15 La délégation et le contrôle... 16 Trésorier(e) une fonction pérenne occupée par des gens de passage!... 17 Etre trésorier c est aussi se préoccuper de... 18 La gestion des sauvegardes informatiques :... 18 La gestion des salaires dans la comptabilité :... 18 La gestion des subventions :... 19 Le régime fiscal de l association :... 19 Ressources internet... 21 Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 2

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Voici les pictogrammes utilisés dans ce document et leur signification : Informations générales Présentation d un exemple pour illustrer ce qui vient d être expliqué Les exercices permettent une mise en application immédiate d une notion ou d une technique. Ce que je dois retenir Nouveauté 2010 Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 4

Sensibiliser les responsables associatifs à l environnement comptable Préambule La comptabilité est un langage au service de la gestion, et de la communication. Elle doit permettre de fournir à des tiers les informations nécessaires à l exercice de leur fonction : o Administrateurs et adhérents : contrôle de l adéquation de la politique de l association et de l utilisation des moyens financiers o Responsable d une activité de l association : connaissance du résultat d une action (marché de Noël, activité informatique, ) o Collectivités locales : justification des besoins de financement (demande de subvention) o Services fiscaux et organismes collecteurs (URSSAF, ASSEDIC, ) : contrôle des calculs et du versement des sommes qui leur sont dues. o Commissaire aux comptes suivre l évolution des charges et produits en cours d exercice (compte de résultat) connaître ce que possède l association (actif du bilan) et ce qu elle doit (passif du bilan) Elle consiste à enregistrer pour chaque opération d où vient le mouvement et où il va. C est la traduction écrite d un flux réel (ou physique). Si j achète un véhicule. Le véhicule vient du vendeur, il entre dans les immobilisations de l association. Si le paiement est effectué comptant, le chèque sort de la banque (compte de l association) et va chez le vendeur. Pour compléter l information on enregistre aussi la date de chaque opération, sa nature, un numéro de classement, éventuellement à quelle activité de l association elle est liée (analytique). Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 5

Monsieur Martin paie ce jour son adhésion pour un montant de 15 par chèque. Il pratique l activité théâtre. Dans ce cas on enregistrera : Date : 5/3/09 Tiers : Mr Martin Nature : produits des adhésions Activité : théâtre Montant : 15 Mode de règlement : chèque Numéro de la recette : N 1 La comptabilité d une association ne ressemble pas à une autre. Tout dépend des activités qui y sont pratiquées (nature et volume). La moitié des associations françaises ont un budget annuel inférieur à 5 000 et parmi celles ci seulement 7% ont recours à des emplois salariés. Voici une photographie des associations en France portant sur le volume financier et le recours à des salariés : La comptabilité sert à communiquer à de nombreuses personnes au sein de l association mais aussi à l extérieur de celle ci (adhérents, conseil d administration, collectivités, organismes sociaux, ). Chaque mouvement a une origine et une destination. La comptabilité est un langage au service de la gestion (suivi des dépenses et recettes et de ce que possède ou doit l association). Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 6

Pas de trésorerie pas d avenir L état de la trésorerie d une association sera déterminant pour sa survie. Une insuffisance peut survenir au cours d un exercice excédentaire et mettre l association en cessation de paiement. Exemple de situation de trésorerie défavorable : Une association est créée le 1 er septembre 2008. Elle reçoit un courrier l informant qu elle bénéficiera de 28 000 de subventions qui lui seront versées à sa création pour 3 000 puis en deux versements de 12 500 (fin février et fin août 2009). Fin septembre elle recevra les cotisations de ses adhérents (2 000 ). Elle décide d embaucher un salarié le 1 er octobre pour un coût de 27 000 /an. Produits Charges Cotisations 2000 Salaire brut 18000 Subventions 28000 Charges sociales 9000 Total produits 30000 Total charges 27000 Résultat excédentaire 3000 A priori le compte de résultat de cette association nous montre qu elle dégagera donc un excédent de 3000 au cours de sa première année d existence. Si on regarde maintenant la prévision de trésorerie de cette association sur les 12 premiers mois : Date Libellé Encaissements Décaissements Solde * 01/09/08 Subventions (1) 3000 3000 30/09/08 Cotisations 2000 5000 30/09/08 Salaire + charges 09/08 2250 2750 31/10/08 Salaire + charges 10/08 2250 500 30/11/08 Salaire + charges 11/08 2250-1750 31/12/08 Salaire + charges 12/08 2250-4000 31/01/09 Salaire + charges 01/09 2250-6250 28/02/09 Salaire + charges 02/09 2250-8500 28/02/09 Subventions (2) 12500 4000 31/03/09 Salaire + charges 03/09 2250 1750 30/04/09 Salaire + charges 04/09 2250-500 31/05/09 Salaire + charges 05/09 2250-2750 30/06/09 Salaire + charges 06/09 2250-5000 31/07/09 Salaire + charges 07/09 2250-7250 31/08/09 Salaire + charges 08/09 2250-9500 31/08/09 Subventions (3) 12500 + 3000 * correspond au solde du compte bancaire On constate donc qu à partir du mois de novembre l association ne pourra plus faire face à ses engagements et ne pourra plus payer les salaires et charges. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 7

Le bon sens avant tout Même s il existe des règles, on a parfois du mal à les retrouver ou à les interpréter. Dans ce cas un conseil expert (fédération, expert comptable, juriste, ) peut être précieux si les enjeux sont importants. Lorsqu il n y a pas un risque avéré, l appel au bon sens permet de se sortir de nombreuses situations. Il suffit parfois de découper un problème complexe en plusieurs problèmes simples. Les principes comptables Principe de sincérité Selon l'article 120-2, «La comptabilité est conforme aux règles et procédures en vigueur qui sont appliquées avec sincérité afin de traduire la connaissance que les responsables de l'établissement des comptes ont de la réalité et de l'importance relative des événements enregistrés.» Dans le cas exceptionnel où l application d une règle comptable se révèle impropre à donner une image fidèle, il y est dérogé. La justification et les conséquences de la dérogation sont mentionnées dans l annexe. Exemple de la comptabilisation des recettes des adhésions. Une association dont l exercice comptable est du 1er janvier au 31 décembre, perçoit des cotisations de ses adhérents. L année d activité et de validité des adhésions correspond à l année scolaire. Par simplification l association décide de comptabiliser l ensemble des cotisations perçues entre le 1 er septembre 2008 et le 15 janvier 2009 sur l exercice comptable qui se termine le 31 décembre 2009. Dans ce cas une mention à l annexe expliquera ce choix de dérogation aux règles comptables qui nécessiterait de comptabiliser une partie en 2008 et une partie en 2009. Ce choix pourra être validé en raison du faible montant des cotisations perçues au-delà du 1 er janvier et du caractère cyclique et permanent de cette méthode. Principe de permanence des méthodes La cohérence des informations comptables au cours des périodes successives implique la permanence dans l'application des règles et procédures. Toute exception à ce principe de permanence doit être justifiée par un changement exceptionnel dans la situation de l'entité ou par une meilleure information dans le cadre d'une méthode préférentielle. L exemple précédent démontre l intérêt de la permanence des méthodes qui permet ici d avoir chaque année une année complète de cotisations affectée à un exercice comptable. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 8

Principe de non compensation Les éléments d'actif et de passif doivent être évalués séparément. Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d'actif et de passif du bilan ou entre les postes de charges et de produits du compte de résultat. Exemple d un achat financé par des subventions : Une association décide d acheter pour 4 000 des ordinateurs pour sa section d initiation à l informatique. Elle sollicite divers financeurs et obtient des subventions pour un montant total de 2 400. Il lui restera un coût résiduel de 2 600. Dans ce cas on devra enregistrer d une part la dépense de 4 000 et la recette de 2 400 et non la dépense résiduelle de 2 600 qui ne correspond pas à un flux d argent mais qui résulte de la différence entre deux opérations distinctes. Exemple de relation entre un commerçant et une association : Une association achète dans une supérette des boissons revendues lors d une fête de village pour un montant de 100. Le patron de cette même supérette accepte de payer un encart publicitaire sur les billets de tombola pour cette fête pour un montant de 40. On enregistrera dans ce cas une facture d achat de boissons (compte de charges) et une facture de vente d espace publicitaire (compte de produit). On ne pourra considérer que l association a réalisé une dépense de 60 chez ce commerçant. Principe de prudence La comptabilité est établie sur la base d'appréciations prudentes, pour éviter le risque de transfert, sur des périodes à venir, d'incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et le résultat de l'entité. La constatation de la dépréciation de certaines immobilisations (l amortissement) ou la constitution de provision découle de ce principe de prudence. Selon ce principe, tout événement qui risque de diminuer la valeur du patrimoine de l'entreprise ou de l association doit être pris en compte. Toujours selon ce principe, tout évènement pouvant augmenter la valeur du patrimoine de l'entreprise ne peut faire l'objet d'un enregistrement comptable. Ainsi, les plusvalues latentes du portefeuille-titres d'une entreprise ne peuvent pas s'enregistrer, contrairement aux moins-values latentes. Exemple de la comptabilisation de la valeur d un patrimoine immobilier : Une association possède un appartement acheté 300 000 FF (45 734,71 ) en 1990. Cet immeuble est inscrit à l actif pour cette somme. Si l évolution du marché de l immobilier a évolué à la hausse et permet de penser que ce bien aurait une valeur d environ 150 000 en 2009, on conservera la valeur d origine sans prendre en compte la plus value latente. A contrario si le marché de l immobilier a fortement chuté et que ce bien n est plus estimé que 30 000, il faudra inscrire une moins value au bilan de l association. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 9

Principe des coûts historiques A leur date d'entrée dans le patrimoine de l'entreprise, les biens acquis à titre onéreux sont enregistrés à leur coût d'acquisition, les biens acquis à titre gratuit à leur valeur estimée et les biens produits à leur coût de production. L exemple précédent montre qu un bien immobilier est bien enregistré à sa valeur d achat et non à sa valeur réévaluée chaque année. Principe d'indépendance des exercices Les charges et les produits d'un exercice (N) ne peuvent dépendre aux charges (produits) d'exercice (N-1) ou bien (N+1).Les produits et les charges sont comptabilisés au fur et à mesure qu'ils sont acquis ou qu'elles sont engagées. Exemple de la comptabilisation d une subvention reçue en juin 2008 pour financer des actions se déroulant de septembre 2008 à juin 2009. Dans ce cas la subvention devra être comptabilisée sur l exercice comptable 2008-2009 alors qu elle aura été versée en juin 2008. La comptabilité est régie par des règles Les changements de méthode comptable doivent être exceptionnels et justifiés soit par un changement législatif, soit pour une amélioration de la présentation financière de l activité et pour ainsi faciliter la compréhension des tiers. Lorsqu une opération en produits vient atténuer les effets d une opération en charges, on enregistre les deux mouvements. Le principe de prudence est prioritaire sur tous les autres principes et doit permettre de ne pas améliorer artificiellement les résultats. Le coût d acquisition est le seul qui est pris en compte dans la comptabilité. On ne peut avoir dans les comptes courants d un exercice des écritures de l exercice précédent ou suivant. Les bonnes pratiques La conservation des documents Le classement des documents Chaque pièce doit être numérotée de façon chronologique. Cela doit permettre de retrouver facilement une pièce (facture, reçu, ) par enregistrement de ce numéro dans le logiciel. La numérotation Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 10

incrémentielle doit aussi garantir qu aucune pièce n a été supprimée ou perdue, et le respect de la chronologie des enregistrements. Conseil : en plus du classement «au fil de l eau» des pièces comptables, la création d un classeur permanent permet de dissocier les documents qui ne doivent pas être détruits lors d un archivage. On pourra y classer les documents relatifs aux emprunts bancaires, les factures d immobilisation, les conventions des subventions d investissement, les actes de propriété, les garanties, les consignes La durée de conservation Il existe des tableaux qui indiquent en nombre d années ce qu il faut conserver. Internet a permis un accès rapide à des informations de plus en plus nombreuses, mais la fiabilité des sources n est pas toujours garantie. Il est parfois préférable de se poser la question pour trouver la réponse. Etude de cas : Une association fait l acquisition d un chalet en bois pour l installer sur son terrain et il est décidé de l amortir sur une durée de 15 ans. Une recherche sur Google sur «durée de conservation des documents association» nous dirige en première réponse sur le site d un des plus gros éditeurs de logiciels de comptabilité. Cette source semble donc sûre, et pourtant l information trouvée même si elle est juste est incomplète dans notre exemple. Si on se contente d appliquer cette règle on détruira après 10 ans la facture d acquisition du chalet. On possèdera alors un bien qui sera toujours inscrit dans la comptabilité (actif) mais pour lequel on n aura plus aucun justificatif d achat donc des écritures qu il sera impossible d expliquer ou de vérifier de façon formelle. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 11

Il faudrait dans ce cas conserver la facture d achat aussi longtemps que l association utilisera ce bien. Même au-delà de la durée d amortissement on aura toujours à l actif le chalet dont la valeur nette sera nulle, mais la valeur brute restera celle du prix d achat. La question à se poser avant de détruire la facture était «est ce que l association possède et utilise encore ce bien?». Le classement doit permettre un archivage facile des documents en fonction des durées de conservation. Chaque association doit avoir un document permanent comportant les documents à durée de vie illimitée ou inconnue lors de leur acquisition. La boîte à outils du trésorier Choisir un logiciel de comptabilité Même s il est possible d utiliser un enregistrement sur papier de la comptabilité, l outil informatique peut faciliter le travail et accélérer les calculs. Il faut cependant bien choisir le logiciel qui doit répondre à plusieurs critères : Ne pas être surdimensionné par rapport aux besoins réels de l association Être facile à transmettre en cas d arrêt d activité du trésorier Permettre de sauvegarder simplement et de façon fiable les informations On peut choisir parmi 3 types de logiciel : Le logiciel maison est développé par un bénévole de l association qui possède un savoir faire. Il choisit ce qu il connaît (Access, Excel, ) qu il adapte aux besoins d un instant de l association. L évolution d un tel logiciel est très liée aux compétences et à la disponibilité de ce bénévole. Lorsque celui ci ne peut plus s occuper du logiciel il devient très difficile de poursuivre l utilisation. Un «standard» du marché : dans la gamme des logiciels pouvant répondre aux besoins des petites structures dont les associations, on retrouve les 2 principaux éditeurs CIEL (Compta) et EBP (Compta Classic). Tous deux ont développé des produits très performants. On retrouve aussi des éditeurs moins connus comme Atalante (Compt Easy Asso), Acte 6 (Caleb Compta). Les éditeurs professionnels proposent des produits dont le prix varie de 100 à 200. Ces logiciels sont testés, validés et sont corrigés sans délais en cas de problème technique. Un guide d utilisation facilite la prise en main et l utilisation du logiciel. Une assistance téléphonique (ou par mail) est possible moyennant la souscription d un contrat d assistance. Depuis quelques temps on trouve aussi des logiciels «en ligne». Il s agit d application sur internet qui ne nécessitent aucune installation et peuvent focntionner sur tous les postes ayant accès à internet comme cela est déjà le cas pour la gestion des comptes bancaires. Ce système présente entre autre l avantage de pouvoir y accéder à plusieurs et chacun de son domicile (président, trésorier, ). Le coût correspond à une location mensuelle qui comprend l accès au service, les Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 12

mises à jour, l assistance, On peut citer de façon non exhaustive, 4 solutions pour environ 10 /mois : ItoolCompta (de chez EBP), Zefyrn, AdiCompta et Comptanoo. Un logiciel gratuit : il est impossible d en faire une liste qui évolue tous les jours. Une simple recherche sur un moteur de recherche sur internet fournira de nombreuses références. La première difficulté sera de choisir celui qui semble adapté aux besoins. Pour faciliter le choix, on peut se faire une première opinion à travers l avis des internautes. Ensuite il va falloir télécharger le logiciel puis l installer. La réalisation d un jeu d essai permettra de voir si l ergonomie nous convient et de rechercher les fonctions spécifiques dont on a besoin (comptabilité analytique, multi comptes, ). L aide à l utilisation sera souvent très limité et accessible par le menu «aide» du logiciel. L évolution du logiciel n est pas certaine, celui ci pouvant même disparaître complètement d internet. Dans ce cas on peut se trouver en difficultés lorsqu un élément extérieur impose une mise à jour (changement d ordinateur et de système d exploitation, évolution des règles comptables, ). Il faut donc bien réfléchir avant de faire un choix et ne pas faire de fausse économie. Une association qui perd la lisibilité sur ses comptes peut se retrouver en difficultés financière. Logiciel «maison» Standard du marché Logiciel gratuit Coût Durée de vie Ergonomie Fiabilité Assistance Créer ses tableaux de suivi et outils divers : Au-delà de la comptabilité pure, le trésorier a besoin d outil d aide à la gestion. La plupart peuvent être réalisés à partir d un tableur ou échangés avec d autres trésoriers. C est le cas des budgets, des tableaux de bord, des bordereaux de remise de chèque, de la liste des cotisations, de tableaux d analyse, Un tableur est une base très puissante et très ouverte. La contre partie de cette grande souplesse est le risque élevé de faire des erreurs de formules, ou de créer des «usines à gaz». Il faut donc se limiter à des tableaux simples et prendre le temps de les tester avant de les utiliser. Un moyen de sécuriser un outil fait à partir d un tableur consiste à nommer les cellules. On évite ainsi un enchevêtrement de formules difficiles à relire. Voici un exemple fait sans nommer les cellules, puis le même exemple en nommant les cellules : Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 13

On remarque en colonne K que la relecture des formules est facilitée par l utilisation de formules explicites. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 14

Suivre ses mouvements de compte à la banque Le suivi des opérations réellement créditées ou débitées sur le(s) comptes(s) bancaire(s) de l association est indispensable pour : Vérifier la date d encaissement des chèques émis Constater les versements effectués sur le compte de l association Relevés les opérations par prélèvement Vérifier les montants inscrits dans la comptabilité Pour le suivi des comptes bancaires, un accès sécurisé aux comptes de l association est proposé par toutes les banques pour un coût raisonnable (parfois «gratuit»). Cela permet de visualiser les opérations comme sur un relevé imprimé, mais aussi de télécharger des opérations ou de faire des virements internes ou externes. Ces informations sont indispensables pour effectuer le rapprochement bancaire. Le choix des méthodes et des outils a des conséquences sur l efficacité, mais aussi sur la pérennité de la comptabilité. Un choix d outil ou de méthode trop personnalisé rendra la passation plus difficile lors du changement de trésorier. Rythme de travail La régularité permet de ne pas accumuler des tâches qui peuvent devenir fastidieuses si elles sont nombreuses. Le trésorier devra adapter sa façon de travailler au rythme de l activité de l association. Il faudra anticiper l organisation de manifestations ponctuelles qui nécessitent un travail supplémentaire (fonds de caisse, achats plus nombreux, ). Certaines périodes de l année imposent un travail plus approfondi : demande de subventions, préparation d assemblée générale, période d adhésions, budget, Voici un exemple d échéancier annuel Mois Action Janvier Transmettre les factures aux organismes subventionneurs Février Situation intermédiaire Mars Préparation budget «fête de l école» Avril Préparation des tarifs de bar et restauration pour la fête de l école Mai Proposition d une grille de tarifs d adhésions pour le conseil d administration Juin Validation des tarifs par le conseil d administration Préparation des fonds de caisse pour fête de l école Remise en banque des chèques et de la caisse de la fête Juillet Bilan financier de la fête de l école Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 15

Août Septembre Octobre Envoyer fichier adhésions aux responsables d activité Transmettre adhésions à la fédération Préparer clôture N-1 Rencontre contrôleur des comptes Préparation assemblée générale Présentation des comptes à l AG Dépôt dossier demande de subvention à la mairie Novembre Décembre Tous les mois Enregistrement comptable Rapprochement bancaire Paiement fournisseurs en compte Contrôle de la caisse Un échéancier annuel permet de prévoir la charge de travail et facilitera la passation lors d un changement de trésorier. La délégation et le contrôle Organisation en sections «Les associations qui regroupent plusieurs activités organisent souvent chaque activité autour d une section. Ces sections sont plus ou moins indépendantes dans leur fonctionnement, mais restent toujours sous la responsabilité et le contrôle de l association dont elles dépendent.» Cet extrait de statuts prévoit un découpage du fonctionnement d une association en sections. Il précise que la responsabilité juridique et financière reste même dans ce cas au niveau de l association. Cela signifie que toutes les décisions ou engagements pris par un responsable de section seront assumées par les dirigeants de l association. Contrôle financier Dans une association comme dans toute organisation, on se retrouve parfois avec des personnes peu scrupuleuses mais le contrôle permet surtout de donner confiance aux partenaires (banquiers, donateurs, adhérents, ) qui accorderont plus facilement du crédit aux décisions prises si on expose clairement les procédures de contrôles en place. Cela pourra être mis en avant auprès d une banque qui appréciera qu en plus de la présentation des comptes, vous apportez des éléments sur les contrôles mis en place. De la même façon l obtention d une subvention sera facilitée si vous démontrez que l argent qui vous sera confié sera sous contrôle rigoureux. Le plus évident est bien sûr le contrôle des comptes qui s il n est pas obligatoire peut être prévu par les statuts. Les contrôleurs peuvent être des bénévoles non membres du conseil d administration pour garantir l indépendance de leur fonction. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 16

Lorsqu une association reçoit plus de 153 000 de subvention annuellement, elle doit publier ses comptes sur Internet (depuis le 6 juillet 2009) et est obligée de faire appel aux services d un commissaire aux comptes. Cette obligation s applique aussi à toutes structures juridiques qui dépassent au moins deux des trois seuils suivants : 50 salariés 3 049 245 HT de chiffre d affaire ou ressources 1 524 622 de total du bilan En fonction de la taille et de l organisation interne de l association, des délégations seront mises en place. Chaque association peut définir ses propres règles, mais la délégation ne veut pas dire transfert pur et simple. La délégation implique le contrôle. Cette notion est parfois difficile à admettre dans une association car elle représente le manque de confiance et la suspicion. En fonction des enjeux et des risques, on procédera à une séparation des tâches. On considère en effet que le risque est inversement proportionnel au nombre de personnes qui interviennent dans le processus. Dans un schéma «idéal» on aura une personne qui engage la dépense, une seconde qui comptabilise et une troisième qui paie. Afin de ne pas alourdir le fonctionnement, on déterminera un seuil significatif des opérations qui seront soumises à cette procédure. Par exemple toute dépense de plus de 300. On peut adapter ce fonctionnement à deux personnes. Voici un exemple de dépense «sous contrôle» Un responsable d activité commande des boissons pour une fête d école. Il transmet une copie du bon de commande et du bon de livraison au trésorier. Le trésorier comptabilise la facture après l avoir rapprochée des bons de commande et de livraison et prépare le chèque qu il transmet au président. Le président signe le chèque puis le rend au trésorier. Le trésorier expédie le chèque au commerçant et enregistre l opération. Le contrôle augmente la crédibilité de l association et sécurise sa situation. Dans certains cas la désignation d un commissaire aux comptes est obligatoire Trésorier(e) une fonction pérenne occupée par des gens de passage! Lors d un changement de trésorier, on constate souvent qu il n y a pas de passation car cela a été matériellement impossible. Il faut donc prévoir ce cas de figure et imaginer ce qui se passerait si une personne devait reprendre la fonction sans accompagnement. Si une passation a lieu avec une période de «tuilage» entre les deux trésoriers, celle ci n en sera que facilitée. Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 17

On a vu que le choix de l outil est important, mais il en est de même pour le classement, la dénomination des écritures ou les commentaires qui peuvent être ajoutés à la comptabilité. On peut regrouper les informations en fonction de leur durée d exploitation : Longue (+ d un an) o Listes de comptes bancaires (accès internet et mot de passe) o Listes des immobilisations (copie de facture, date de mise en service, durée d amortissement) o Informations sur les logiciels : coordonnées de l éditeur, numéro de série, mot de passe o Subventions d investissement o Actes de propriété o Factures de consignes Courte (1 an) : o Factures o Relevés de banque o Adhésions o Budgets o Compte de résultat o Bilan o Rapport assemblée générale Dans ces deux catégories il conviendra de définir les règles d archivage en fonction des obligations légales et des souhaits de l association. Etre trésorier c est aussi se préoccuper de La gestion des sauvegardes informatiques : Dans toute organisation les informations constituent une des valeurs essentielles du patrimoine. Cette notion est trop souvent négligée y compris dans certaines entreprises qui attachent une grande importance aux valeurs matérielles (locaux, ordinateurs, stocks, ) mais qui oublient la valeur produite par le travail des secrétaires chargé de mission ou comptables. La gestion des salaires dans la comptabilité : Commençons par une mise au point. Un salaire est une somme due à une personne en contre - partie d un travail. Ne pas confondre remboursement de frais et salaires. Que cette confusion soit volontaire ou non, en cas de contrôle de l URSSAF, un redressement sera effectué. Dans ce cas l association sera obligée de reverser l ensemble des charges non versées plus les pénalités Si l association a payé à un salarié 150 par mois depuis 4 années, elle pourra être amenée à reverser près de 5 800! Pour la gestion des salaires, plusieurs solutions existent : Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations FOL 22 (V2 mars 2010) - Philippe Rocher FICEOR 18