Document actualisé le 21 mars 2014 Guide pratique AG & Université 2014 du réseau Initiative «Le Projet Stratégique 2014-2018» PRÉ-PROGRAMME INFORMATIONS PRATIQUES QUESTIONS FRÉQUENTES
Guide pratique 2 Une occasion unique Que vous soyez administrateur, parrain, membre d un comité d agrément, directeur, chargé de suivi, assistant administratif, que vous soyez nouveau ou confirmé dans le réseau ou dans les responsabilités qui sont les vôtres dans la plateforme : l Université et les travaux sont conçus pour être ouverts et adaptés à tous. Vous pourrez, en fonction de ce que vous recherchez, y trouver des informations, des explications, des idées, des bonnes pratiques, du débat, qui vous permettront de vivre «l effet réseau»!... Et surtout, vivre et échanger avec des personnes venues de toutes les régions, pendant les travaux et pendant les nombreux moments de convivialité! Les grandes lignes du programme 26 mai AG & ouverture de l Université 15h Accueil des participants 16h-19h Assemblée générale / vote du projet stratégique 19h30 Cocktail à la Chapelle St-Sauveur dans le Vieux Saint-Malo (intra muros) 21h Dîner au Palais du Grand Large 27 mai Université 9h à 16h30 Travaux en plénière et en ateliers/mini-conférences sur la mise en œuvre du projet stratégique : restitution des contributions ; échanges et bonnes pratiques [de la stratégie à l opérationnel] 16h30 Temps libre / visites / anima ons pour profiter de Saint Malo 19h30 Apéri f puis dîner de gala avec anima ons à par r de 20h30 (et «a er» dansant sur place) 28 mai Université 9h à 12h30 Travaux en plénière : points de vue de nos partenaires ; lancement de la démarche «mon projet stratégique de plateforme» 13h 15h Déjeuner et clôture de L Université Et vous, que faites-vous les 26, 27 et 28 mai? Comment s inscrire? Qui contacter?? Initiative France et le Palais du Grand Large mettent à votre disposition un site internet dédié à l inscription Assemblée Générale et Université 2014. Palais du Grand Large pour s inscrire à l Université : h p://www.pepss.com/g /0151/ GTI_151_STMALO/198/ Pour les questions sur l inscription/hébergement : congres@legrandlarge-congres.com / Delphine Bru : 02 99 20 60 20 Initiative France pour le programme et l Assemblée Générale Pour les questions sur l Université et l AG : universite@initiative-france.fr Aymeric Legrand : 01 78 09 66 91 [Université] - Sylvie Bruneau : 01 40 64 10 23 [AG]
Guide pratique 3 Informations pratiques Où et quand? accueille la 5 ème Université et l Assemblée Générale du réseau Initiative les 26, 27 & 28 mai au Palais du Grand Large à St-Malo. Quelles sont les solutions d hébergement? Cette année, chaque participant choisit et réserve son hébergement. Le Palais du Grand Large a pré-réservé des chambres dans plusieurs hôtels, tous situés à proximité du lieu de l événement. Vous trouverez cette liste d hôtels directement sur le site d inscription et réserverez votre chambre en même temps. Attention à bien choisir 1 chambre pour 2 nuits (si vous partagez votre chambre avec une personne que vous connaissez, chacun doit s inscrire mais seul l un des deux réserve une chambre double). Lors de la réservation, il vous est demandé le règlement d une seule nuit correspondant aux arrhes, l hôtel vous confirmera la réservation à réception du chèque. Inscrivez-vous rapidement pour bénéficier du plus large choix d hôtels! (cf. liste d hôtels ci-après) Vous pouvez également réserver votre hébergement par vos propres moyens (autres hôtels, chez des amis ou de la famille, camping, etc.). Frais de participation à l Université (hors hébergement) Les frais à la charge des participants s élèvent à 320 / par personne. Ce forfait comprend la réservation du Palais du Grand large et toutes les prestations nécessaires à la tenue de l Université : la demi-journée avec dîner du 26 mai (Assemblée Générale), la journée du 27 mai en pension complète avec dîner de gala et soirée festive et la demi-journée du 28 mai jusqu au déjeuner compris, les animations, les goodies, etc. Puis-je venir accompagné? Vous pouvez venir accompagné et prolonger votre séjour à Saint-Malo, il vous suffit de l indiquer lors de votre inscription. Deux forfaits sont proposés : participation à tous les repas (195 ) ou uniquement aux soirées (135 ). Si votre conjoint ne participe à aucun des repas, il n a pas besoin de s inscrire (mais pensez à réserver une chambre double!). Jusqu à quelle date puis-je m inscrire? L inscription à l Université est possible jusqu au 28 avril. Toutefois, plusieurs hôtels sont déjà complets, ne tardez pas!
Guide pratique 4 Informations pratiques Accès au Palais du Grand Large Route : au pied de la cité corsaire de Saint-Malo. Pour info : Paris Saint-Malo : 400 km. Parkings à proximité. Train : gare TGV de Saint-Malo : à 15 mn à pied pour rejoindre le site et les hôtels ; les lignes de bus vous permettent de vous rendre très rapidement sur le site et aux hôtels. Avion : l aéroport le plus proche est l aéroport de Rennes (liaisons depuis Paris, Lyon, Nice, Marseille, Toulouse et Bordeaux). Aéroport de Rennes Saint-Malo : 80 km par voie rapide. Conseils : pour bénéficier de tarifs SNCF intéressants, vous pouvez réserver votre billet de train sur le site internet voyages-sncf.fr qui propose des billets PREM'S 3 mois avant la date du voyage.
Guide pratique 5 Questions fréquentes... Concernant les inscriptions : Nous venons à 3 de la plateforme, dois-je procéder à 3 inscriptions? Oui, chaque participant doit être inscrit séparément. En revanche vous pouvez envoyer un seul chèque de règlement pour l ensemble des participants de la plateforme, à condition d y joindre l ensemble des emails récapitulatifs. J ai un problème avec le site d inscription, que faire? Nous avons constaté qu il fonctionnait mieux avec les navigateurs Internet Mozilla Firefox et Google Chrome (évitez Internet Explorer!). Si le problème persiste, c est le Palais du Grand Large qui gère le site d inscription (Initiative France n a aucun accès à la base de données). Je n ai pas vu l inscription formelle à l Assemblée Générale, comment faire? Vous recevrez par courrier prochainement votre convocation, il faudra alors y répondre par email ou courrier, à votre convenance. Je suis allergique aux produits de la mer (ou je n en mange pas), j ai un régime alimentaire spécifique (diabète, végétarisme...), pourrais-je avoir des repas adaptés? Oui, à condition de le faire savoir à Initiative France dès votre inscription, par email. Concernant l hébergement : J ai des questions ou des problèmes avec la réservation de mon hôtel, que faire? C est notre prestataire Le Palais du Grand Large qui a pré-réservé les chambres pour notre Université et qui gère directement toutes les réservations avec les hôtels de la liste fournie (Initiative France n a aucune info sur la disponibilité, le confort ). Pourquoi n y a-t-il qu une seule nuit indiquée sur l email de réservation? C est normal, le montant indiqué correspond à celui à régler avec votre inscription, c est-à-dire le montant des arrhes (= 1 seule nuit). La seconde nuit sera à régler directement sur place. J arrive la veille (le 25 au soir) et/ou je souhaite profiter du week-end de l Ascension en restant à Saint-Malo, que faire? Le site d inscription ne gère pas ces nuitées supplémentaires. Si vous souhaitez arriver avant ou rester après, merci de contacter le Palais du Grand Large, il s occupera de votre demande. Ne passez pas par l hôtel si vous voulez être assuré de conserver la même chambre! J aimerais bien être dans le même hôtel que d autres personnes de ma plateforme/de ma coordination régionale, comment faire? Un seul conseil : vous inscrire tous au plus vite pour avoir de la place! Vous pouvez consulter la liste proposée, faire un 1 er choix puis appeler le Palais du Grand Large pour connaître les disponibilités de chaque hôtel avant de vous mettre ensemble d accord sur celui que vous allez tous réserver. Les contacts : Questions sur l inscription et l hébergement : Palais du Grand Large : Delphine Bru (ou Claudia Nowak) : 02 99 20 60 20 ou dbru@legrandlarge-congres.com / congres@legrandlarge-congres.com Autres questions : Initiative France universite@initiative-france.fr Aymeric Legrand : 01 78 09 66 91 [Université] Sylvie Bruneau : 01 40 64 10 23 [Assemblée Générale]