FRAC BASSE-NORMANDIE CAHIER DES CHARGES 1
Sommaire du cahier des charges A. Contexte de la demande p. 3 1. Présentation du Frac Basse-Normandie p. 3 a) Historique p. 3 b) Organisation p. 3 2. Le fonctionnement du Frac Basse-Normandie p. 4 a) Etat des lieux de la communication actuelle p. 4 b) Les cibles pour la réalisation du logo, de la charte graphique, des maquettes de documents et du site internet p. 4 3. Présentation du projet du nouveau Frac Basse-Normandie p. 4 B. Objet de la consultation p. 5 1. Réalisation d un logo p. 5 a) Esprit de réalisation du logo p. 5 p. 5 2. Réalisation d une charte graphique p. 5 a) Esprit de réalisation de la charte graphique p. 5 p. 5 3. Réalisation de maquettes de documents p. 5 - Les supports de communication p. 5 a) Esprit de réalisation des supports de communication p. 5 p. 6 - Les documents pour la presse p. 7 a) Esprit de réalisation des documents pour la presse p. 7 p. 8 - Les documents d exposition p. 8 a) Esprit de réalisation des documents d exposition p. 8 p. 8 - Les supports administratifs p. 9 a) Esprit de réalisation des documents administratifs p. 9 p. 9 4. Réalisation d un site internet p. 9 a) Esprit de réalisation du site internet p. 9 p. 9 5. Dépôt à l INPI (Institut national de la propriété industrielle) p. 9 C. Sélection du projet retenu p. 10 1. Pièces et éléments à produire p. 10 2. Critères de sélection p. 10 3. Modalités de réponse p. 10 4. Rétroplanning p. 10 Annexes (logo et documents de communication actuels du Frac Basse-Normandie) cf. PJ 2
A. Contexte de la demande 1. Présentation du Frac Basse-Normandie a) Historique Le Frac Basse-Normandie a été créé en 1983 dans le cadre de la politique de décentralisation conduite par le Ministère de la Culture et de la Communication et par chaque Région. Le Frac Basse-Normandie a pour mission de bâtir en région une collection patrimoniale qui reflète la création contemporaine, de diffuser cette collection auprès des publics les plus divers, d'en faciliter l'accès par un programme de sensibilisation à l'art contemporain, et de développer le soutien à la création contemporaine. La collection du Frac Basse- Normandie est constituée aujourd hui de 1136 œuvres de près de 500 artistes. En évolution permanente, la collection trouve sa cohérence dans des lignes de force qui vont de la peinture abstraite à un ensemble photographique qui s approprie le paysage, le portrait, le corps et l architecture. Plus récemment, c est la société contemporaine (systèmes urbains, sociaux et informatifs) qui est questionnée dans des œuvres aux médiums diversifiés (photographie, sculpture, vidéo, installation). Enfin une section est consacrée aux œuvres en rapport à l Histoire contemporaine. Depuis la création du Frac Basse-Normandie, sa collection est diffusée sur tout le territoire régional pour des expositions organisées dans des lieux variés (musées, centres d art, centres culturels, sites historiques, établissements scolaires, etc.). L activité des expositions se décline selon deux pratiques qui se complètent : la diffusion de la collection en région et les expositions temporaires au Frac Basse-Normandie. Au total, le Frac met en place une vingtaine d expositions par an. Outre cette rencontre permanente par l exposition, c est à une éducation du regard et à la sensibilisation des publics que le Frac Basse-Normandie consacre une large part de son activité. Pour cela, le service culturel et le service des publics du Frac mettent en place des échanges, des résidences d'artistes ou encore des collaborations avec de nombreux partenaires (Éducation Nationale, Universités, secteur associatif, entreprises, collectivités, etc.). Il est également proposé au public des rencontres avec des artistes, des conférences, des soirées vidéo et, pour chaque exposition, des visites individuelles libres et des visites de groupes sur rendezvous. Un projet de nouvelle localisation dans un ancien cloître rénové et agrandi par l'architecte Rudy Ricciotti verra le jour en 2017. Une surface de 1600 m2 permettra de présenter des œuvres de la collection ainsi que des expositions/projets d'artistes et de développer tous les aspects de la médiation (ateliers, visites pour publics handicapés, etc.). b) Organisation Équipe du Frac Basse-Normandie Sylvie Froux : Directrice Anne Cartel : Adjointe de direction Responsable des expositions et du service culturel/mécénat Magali Kerdreux : Secrétaire générale Anne-Sophie Coulet : Secrétaire-comptable François Desloges : Régisseur général Caroline Caillet : Chargée de collection Mathilde Johan : Responsable du service des publics Pierre Ligier : Chargé des publics Raphaële Gruet : Chargée de la communication Sarah Lubineau : Documentaliste Nathalie Pelan : Professeure relais les lundis Benoît Razafindramonta et Jordan Derrien : Accueil du week-end 3
2. Le fonctionnement du Frac Basse-Normandie a) Etat des lieux de la communication actuelle À l heure actuelle, la communication du Frac Basse-Normandie est conçue autour d une charte graphique créée en 2007. Au fur et à mesure des années, cette charte a été déclinée en interne pour différents documents numériques et papiers, rendant l ensemble de la communication assez disparate. Avec l ouverture du nouveau Frac en 2017 correspond un besoin de créer une charte graphique innovante, cohérente et homogène. L ensemble de cette stratégie de communication doit conduire, à terme, à la construction pour le Frac Basse-Normandie d une identité forte aussi bien au niveau régional que national. Il est important de noter que compte tenu de la réforme territoriale unifiant la Basse et la Haute-Normandie, l actuel «Frac Basse-Normandie» n aura sans doute plus cette appellation dans quelques mois. Une souplesse est donc attendue sur ce point pour l ensemble du travail demandé. b) Les cibles pour la réalisation du logo, de la charte graphique, des maquettes de documents et du site internet Ø Le grand public : - Les habitués du Frac Basse-Normandie - Les visiteurs occasionnels Les amateurs d art contemporain Les non-initiés/novices (personnes ayant vu des affiches et/ou des flyers dans la Ville de Caen et l agglomération, lu un article dans la presse, entendu une émission à la radio, bouche à oreille, etc.) Ø Les partenaires, collaborateurs et contacts privilégiés : - Visites de groupes / création d expositions dans leurs locaux / formations / conférences Les établissements scolaires (de l école maternelle à l Université) Le réseau des assistantes maternelles du RAM (les Relais d Assistantes Maternelles) L ESPE (École Supérieure du Professorat et de l Éducation) Les IME (Instituts Médico-Educatifs) Les centres de loisirs Des clubs et comités d entreprises Les mécènes Des associations d amateurs d art contemporain Les lieux culturels 3. Présentation du projet du nouveau Frac Basse-Normandie (cf. annexe I.) En 2017, le Frac Basse-Normandie s installera dans l ancien couvent de la Visitation situé dans le quartier Lorge de Caen. Ce projet architectural est confié à l architecte français Rudy Ricciotti. L ouverture de cet établissement de 1600 m 2 favorisera le développement des missions du Frac Basse- Normandie inscrites à son actif depuis 30 ans grâce notamment à un espace d exposition de 500 m 2 et à l aménagement d espaces dédiés (espace de conférences, espace de médiation jeune public, espace d expérimentation, espace de documentation). 4
Objet de la consultation 1. Réalisation d un logo a) Esprit de réalisation du logo Afin de laisser une grande liberté de création, le Frac Basse-Normandie ne souhaite pas donner d indications trop précises pour la réalisation graphique du logo. Cependant, le Frac souhaite que soient mises en avant plusieurs caractéristiques relatives à son identité et à ses missions : Image contemporaine Idée d expérimentation et d innovation Notions de dynamisme (lieu de rencontres, d échanges et de création) Reflet de la diversité des œuvres de la collection du Frac Il est demandé de mettre au point plusieurs versions du même logo en qualité optimum, la déclinaison étant primordiale pour assurer une adéquation graphique avec tous les types de supports quels que soient leurs dimensions (documents de communication internes et documents de communication externes ; documents numériques et documents papiers ; documents en noir et blanc et documents en couleurs ; documents imprimés en interne et documents imprimés en externe par des entreprises spécialisés sur différents supports, etc.). 2. Réalisation d une charte graphique a) Esprit de réalisation de la charte graphique Tout comme pour le logo, le choix des couleurs, de la structure ou encore de(s) la police(s) d écriture de la charte graphique doit correspondre aux caractéristiques relatives à l identité du Frac Basse-Normandie et à ses missions (cf. B. 1. a)). La charte graphique doit contenir toutes les règles fondamentales d'utilisation de l'identité graphique du Frac Basse-Normandie. À titre d exemple, le prestataire doit prévoir les règles d'utilisation du logo (la position du logo et ses déclinaisons sur tous les supports de communication internes et externes), la(les) police(s) d écriture utilisée(s) ainsi que leurs tailles et leurs aspects (gras, italique, couleurs ) pour tous les supports de communication internes et externes, etc. 3. Réalisation des documents de communication - Les supports de communication a) Esprit de réalisation des supports de communication Ø Le dépliant (cf. annexe II.) Il y a quelques années, le Frac Basse-Normandie avait un dépliant général sur ses missions et ses activités. Aujourd hui, ce document est obsolète et n est plus imprimé. Le but est maintenant de développer un nouveau dépliant clair et précis sur le Frac à destination du public, des différents partenaires, collaborateurs et contacts privilégiés. Dans l objectif du nouveau Frac, le projet serait de scinder ce dépliant en deux parties : 1) L architecture du nouveau bâtiment / 2) Le projet culturel et artistique du nouveau Frac. 5
Ø Le document de programmation Le Frac Basse-Normandie ne possède aucun document de programmation. L idée est désormais de concevoir ce type de support pour le public, les différents partenaires, les collaborateurs et les contacts privilégiés. Ce document de programmation devra être semestriel/annuel et contenir tous les événements du Frac Basse- Normandie : les expositions (Frac, hors Frac, établissements scolaires) ainsi que leurs dates de vernissage, les résidences d artistes, les journées d études/conférences, les publications, les prêts, etc. Ø L affiche (cf. annexe III.) Le Frac Basse-Normandie produit des affiches pour chaque exposition présentée dans ses murs. Ces affiches sont conçues en interne et n ont jamais fait l objet d une collaboration avec un graphiste professionnel. Les affiches se trouvant pour une grande partie dans l espace public (vitrines de magasins, panneaux dans la Ville de Caen, bâches aux entrées du Parc d Ornano, etc.), le Frac Basse-Normandie souhaite dorénavant privilégier des affiches au graphisme plus impactant qui facilite ainsi la reconnaissance du public pour les activités du Frac. Ø Le carton-flyer (cf. annexe IV et V.) Jusqu à cette année, le Frac Basse-Normandie éditait des cartons d invitation (format : 14,8 x 18,5 cm) envoyés par voie postale à une liste de 4000 contacts et des flyers (format : A6) distribués dans la Ville Caen et son agglomération. Pour des raisons économiques et écologiques, le Frac a décidé de privilégier l envoi du carton d invitation par voie numérique. Le Frac fabrique donc désormais un seul et même document : un carton-flyer distribué dans la Ville de Caen et son agglomération et également envoyé à une liste très réduite de contacts. Ø La newsletter (cf. annexe VI.) Chaque mois, le Frac Basse-Normandie envoie très largement à ses contacts une newsletter concernant ses activités : les expositions (Frac, hors Frac, établissements scolaires) ainsi que leurs dates de vernissage, les résidences d artistes, les journées d études/conférences, les publications, les prêts, etc. Ø Les emailings ciblés (cf. annexe VII.) Le Frac Basse-Normandie envoie régulièrement à différentes listes de contacts des emailings ciblés : invitation au vernissage, envoi du communiqué et du dossier de presse, invitation à un événement (conférences, journées d études, soirées thématiques, etc.), envoi du dossier pédagogique aux enseignants, etc. Ø Le dépliant et le document de programmation Le dépliant et le document de programmation doivent respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Ces deux supports doivent être clairs, originaux et facilement maniables. Tout en étant complètement indépendants, il semble intéressant que ces deux supports puissent s imbriquer l un dans l autre, formant ainsi un ensemble graphique original et cohérent. Pour ces deux supports, en particulier le document de programmation, l idée est de collaborer à long terme sur le renouvellement du contenu. Pour exemple, le document de programmation sera à mettre à jour tous les 6 mois/1an. 6
Ø L affiche Les affiches doivent respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie et devront être conçues sous plusieurs formats : A4, A3 et 120 x 176 cm. La conception de ces affiches doit prendre en compte l impression aussi bien sur du papier classique (environ 130 grammes) que sur du support bâche (environ 440 grammes). Il est demandé de fournir les fichiers-sources des maquettes des affiches du Frac Basse-Normandie. Ces maquettes seront ensuite déclinées en interne pour les différentes expositions du Frac. Ø Le carton-flyer Le carton-flyer doit respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Afin de laisser une grande liberté de création, la Frac ne souhaite pas donner d indications trop précises pour la réalisation graphique du cartonflyer. Toutefois, une attention particulière est attendue sur la conception du carton-flyer qui doit pouvoir être imprimé à plusieurs milliers d exemplaires tout en respectant le budget du Frac dédié à ce support. Il est demandé de fournir le fichier-source de la maquette du carton-flyer du Frac Basse-Normandie. Cette maquette sera ensuite déclinée en interne pour les différentes expositions du Frac. Ø La newsletter et les emailings ciblés La newsletter et les emailings ciblés doivent respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Il est demandé de respecter l obligation légale nécessaire à l envoi de newsletters et d emailings : un lien en bas de page doit permettre au destinataire de se désabonner de la newsletter et de l emailing. Il est demandé de fournir les fichiers-sources des maquettes de la newsletter et des emailings ciblés du Frac Basse-Normandie. Ces maquettes seront ensuite déclinées en interne pour annoncer les différents événements et activités du Frac. - Les documents pour la presse a) Esprit de réalisation des documents pour la presse Ø Le communiqué de presse (cf. annexe VIII.) Pour chaque exposition au Frac Basse-Normandie, un communiqué de presse est envoyé à la presse nationale et à la presse régionale. Ce document de deux pages est envoyé par voie numérique à l ensemble de la presse et un communiqué de presse papier est donné à chaque journaliste venant au Frac visiter l exposition. Le Frac produit également régulièrement des communiqués de presse pour des événements ponctuels : présentation de résidences d artistes, publications, journées d études, etc. Ø Le dossier de presse (cf. annexe IX.) Pour chaque exposition au Frac Basse-Normandie, un dossier de presse est envoyé à la presse nationale et à la presse régionale. Ce document de plusieurs pages (entre 5 et 10 pages) est envoyé par voie numérique à l ensemble de la presse et un dossier de presse papier est donné à chaque journaliste venant au Frac visiter l exposition. 7
Ø Les encarts publicitaires (cf. annexe X.) De manière irrégulière, le Frac Basse-Normandie achète des espaces publicitaires dans la presse. Pour l instant, ces encarts sont conçus en interne et n ont jamais fait l objet d une collaboration avec un graphiste professionnel. L objectif sera désormais d élaborer une publicité efficace impactante quel que soit son format (A4, A5, A6, etc.). Ø Le communiqué et le dossier de presse Le communiqué et le dossier de presse doivent respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Il est demandé de fournir les fichiers-sources des maquettes du communiqué et du dossier de presse du Frac Basse-Normandie. Ces maquettes seront ensuite déclinées en interne pour annoncer les différentes expositions du Frac ainsi que certains événements ponctuels. Ø Les encarts publicitaires Pour ces supports, l idée est de collaborer au cas par cas en fonction des insertions que prendra le Frac Basse- Normandie dans la presse. - Les documents d exposition a) Esprit de réalisation des documents d exposition Ø Le journal d exposition (cf. annexe XI.) Le journal d exposition a aujourd hui la forme d une feuille A3 pliée en deux. Ce document conçu en interne par le Service culturel est destiné au public afin de l aider à approfondir l exposition et le travail du(des) artiste(s). Ø Le feuillet pédagogique (cf. annexe XII.) Le feuillet pédagogique a aujourd hui la forme d une feuille A4 pliée en deux. Ce document conçu en interne par le Service des publics est destiné principalement aux enseignants. Le feuillet pédagogique permet de leur présenter en amont la future exposition du Frac Basse-Normandie et de mettre en avant les différentes offres que le Service des publics peut mettre à leur disposition. Ø Le dossier pédagogique (cf. annexe XIII.) Le dossier pédagogique a aujourd hui la forme de deux feuilles A3 pliées en deux. Ce document conçu en interne par le Service des publics est destiné principalement aux enseignants mais aussi à toute personne susceptible d encadrer un groupe (éducateur(trice) en IME, animateur(trice) de centres de loisirs, etc.). Ø Le journal d exposition, le feuillet pédagogique et le dossier pédagogique Aujourd hui ces 3 documents sont distincts les uns des autres. Le projet est de réfléchir à ces documents, notamment leurs formes, leurs appellations et leurs contenus. Ces documents devront respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Afin de laisser une grande liberté de création, le Frac ne souhaite pas donner d indications trop précises pour la réalisation de ces supports. Toutefois, une attention particulière est attendue sur la conception de ces documents qui doivent pouvoir être imprimés en interne. 8
Il est demandé de fournir le fichier-source de la maquette de ce support du Frac Basse-Normandie. Cette maquette sera ensuite déclinée en interne pour les différentes expositions du Frac. - Les supports administratifs a) Esprit de réalisation de la charte graphique (cf. annexe XIV.) Pour la partie administrative, il est demandé d adapter le logo et la charte graphique du Frac Basse-Normandie, pour plusieurs documents et supports aussi bien papiers que numériques tels que : du papier à en-tête, des cartes de visite, des enveloppes, des signatures d email, des tampons encreurs, des éléments de signalétique aussi bien pour l extérieur que pour l intérieur, etc. Pour les éventuels «goodies», l idée est de collaborer au cas par cas en fonction des besoins du Frac Basse- Normandie. Tous les supports administratifs doivent respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Il est demandé de fournir les fichiers-sources des maquettes des supports administratifs du Frac Basse- Normandie. Ces maquettes seront ensuite déclinées en interne pour, par exemple, l arrivée d un nouveau salarié. 4. Réalisation d un site internet a) Esprit de réalisation du site internet À l heure actuelle, le site internet du Frac Basse-Normandie (www.frac-bn.org) est obsolète et son fonctionnement est contraignant : l interface de gestion est en HTLM, l arborescence est complexe, il est impossible de stocker des vidéos, les photos ne peuvent pas apparaître en grand format, les statistiques de fréquentation ne sont pas disponibles, etc. Le site internet du Frac ne correspond donc plus aujourd hui à l aspect contemporain, dynamique, novateur et interactif du lieu. Le site internet doit respecter la charte graphique du Frac Basse-Normandie. Afin d effectuer les mises à jour régulières du site internet en interne, il semble intéressant que le site puisse être géré avec WordPress. Une attention particulière doit être portée sur différents éléments : la réalisation d une arborescence claire, efficace, interactive et intuitive ainsi que la mise en avant de photos (œuvres du Frac, vues d exposition, visites, résidences d artiste, etc.). Il est également important qu un internaute puisse en «deux clics» s inscrire à la newsletter du Frac via le site internet. Une collaboration est prévue selon les besoins du Frac Basse-Normandie pour les changements importants (onglet en plus, etc.) afin de respecter l unité du site internet. 5. Dépôt à l INPI (Institut national de la propriété industrielle) Le prestataire s engage à déposer la création du logotype auprès de l INPI. Il s assurera donc que son dessin est original : celui-ci doit posséder un caractère propre, c est-à-dire qu il ne doit pas susciter une impression de déjà-vu, par rapport à un dessin ou un modèle divulgué avant la date de protection accordée au dépôt. Le prestataire devra faire les démarches de dépôt et en attester ensuite au Frac Basse-Normandie. 9
C. Sélection du projet retenu 1. Pièces et éléments à produire Les candidats devront fournir les éléments suivants : Présentation de la société et/ou de l équipe (directeurs artistiques/graphistes/développeurs) Références sur une(des) prestation(s) comparable(s) à celle de l objet de l appel à candidature Tarif de la prestation dans son ensemble (les montants doivent être exprimés en euros TTC) Lettre de motivation indiquant les pistes créatives envisagées pour le projet 2. Critères de sélection La sélection se fera en fonction des critères pondérés et énoncés ci-dessous : Références et portfolio(s) Motivation et pertinence des pistes créatives Coût proposé pour la prestation Délais d exécution Nb. Le prestataire s engage à autoriser la cession de ses droits patrimoniaux (droits de reproduction et d exploitation) pour toutes exploitations et tous territoires, et ce, pour toute la durée légale de protection des droits d auteurs 3. Modalités de réponse Les offres datées et signées doivent parvenir par courrier ainsi que par courriel avant la date limite de réception des offres indiquée ci-après. Frac Basse-Normandie A l attention de Sylvie Froux 9 rue Vaubenard 14000 Caen sylvie.froux@frac-bn.org / raphaele.gruet@frac-bn.org 02 31 93 92 38 4. Rétroplanning 1 ère étape : Remise des offres pour cette prestation > 29 février 2016 Sélection de trois candidats retenus invités à composer un nouveau dossier > 31 mars 2016 2 ème étape : Remise du dossier par les trois candidats retenus > 29 avril 2016 v Ce dossier devra comporter le logo ainsi qu un ensemble d éléments visuels (typographies, codes couleur, dispositifs de mise en page, formats des supports de communication, un modèle d affiche pour une exposition et une page intérieure de plaquette). Les candidats non retenus seront dédommagés pour leur participation à ce dossier à hauteur de 1 500. Choix final du prestataire > 31 mai 2016 10