Épargne et placements Guide administratif Pour les partenaires d affaires (Courtage n utilisant pas FundSERV) Version décembre 2015
Table des matières 1 INTRODUCTION... 6 2 LES RÉGIMES... 6 2.1 Contrat de rente non enregistré... 6 2.1.1 La vérification de l identité du preneur... 6 2.1.2 La détermination quant au tiers... 6 2.1.3 La vérification de la classification fiscale (FATCA)...7 2.1.4 La détermination des étrangers politiquement vulnérables...7 2.1.4.1 Pour les entreprises...7 2.2 Régimes enregistrés...7 2.3 Rente immédiate... 8 2.3.1 Rente certaine enregistrée ou non enregistrée... 9 2.3.2 Rente viagère enregistrée ou non enregistrée... 9 2.3.3 Rente viagère réversible enregistrée ou non enregistrée... 9 3 LES COMPTES DE PLACEMENT... 9 3.1 Votre rémunération... 9 4 PRÊT REER-RAP...10 5 LES TRANSACTIONS...10 5.1 Achat...10 5.1.1 Prélèvement unique... 11 5.1.2 Accord de débits préautorisés prélèvements périodiques (DPA)... 11 5.1.3 Par chèque... 11 5.2 Retrait... 11 5.2.1 Montant fixe... 11 5.2.2 Montant total... 11 5.2.3 En pourcentage... 11 5.2.4 10 % sans frais... 11 5.3 Virement intercompte d investissement...12 5.3.1 10 % sans frais...12 5.3.2 Dans la même série de frais...12 5.4 Le transfert...12 5.4.1 Transfert entrant...12 5.4.1.1 Démarche par le conseiller...12 5.4.1.2 Suivi par l Assureur...12 5.4.1.3 Remboursement des frais de transfert...12 5.4.2 Transfert sortant...13 5.4.3 Transfert interne entre produits de l Assureur...13 5.4.3.1 REER vs FERR ou CRI vs FRV...13 6 LE BUREAU MOBILE...13 3
6.1 Obtenir un code d accès...14 6.2 Transmission des documents...14 7 RÈGLES ADMINISTRATIVES...15 7.1 Le traitement Service Privilège...15 7.2 Mode de transmission...15 7.3 Heure de tombée...15 7.4 Politique de taux...15 7.5 Délai de traitement...16 7.6 Renseignements manquants...16 7.7 Accord de débits préautorisés prélèvements périodiques (DPA)... 16 7.7.1 Modification ou cessation d un DPA...16 7.8 Décaissement d un FERR ou d un FRV...16 7.8.1 Retenues d impôt...17 7.8.2 Versement...17 7.8.3 Modification du décaissement dans un FERR ou dans un FRV...17 7.9 Frais...17 7.10 Changements...17 7.10.1 De date de naissance...17 7.10.2 De numéro d assurance sociale...17 7.10.3 De bénéficiaire...17 7.10.4 D adresse postale ou électronique (courriel)...17 7.10.5 De coordonnées bancaires...18 7.11 Décès d un preneur...18 7.11.1 Preuve de décès...18 7.11.2 Règlement au décès............................................. 18 7.12 Règlement lors d un divorce ou d une rupture...18 8 PRODUCTION DE DOCUMENTS...19 8.1 Contrat...19 8.2 Avenant...19 8.2.1 Des régimes immobilisés...19 8.2.2 De rente immédiate...19 8.3 Certificat de placement...19 8.3.1 À l émission...19 8.3.2 Au renouvellement...19 8.3.3 Virement intercompte d investissement...19 8.4 Confirmation de transaction... 20 4
8.4.1 Dépôt... 20 8.4.2 Retrait... 20 8.4.3 Transfert interne... 20 8.5 Relevé d épargne... 20 8.6 Relevé FRV...21 8.7 Lettre de confirmation du versement minimal FERR...21 8.8 Lettre de confirmation du versement pour les rentes certaines... 21 8.9 Reçus d impôt et feuillets fiscaux...21 9 FORMULAIRES... 22 9.1 Formulaires spécifiques.............................................. 23 9.1.1 Formulaire d autorisation limitée (FAL)... 23 9.1.2 Demande d instruction simplifiée (FAL)... 24 9.1.3 Demande de retrait comptant... 24 9.1.4 Virement intercompte... 24 9.1.5 Demande d instruction simplifiée Accord de débits préautorisés (DPA).. 24 9.1.6 Demande de remboursement de frais de transfert... 24 9.1.7 Demande de remise de frais au rachat... 24 10 LA RÉMUNÉRATION... 24 10.1 Le relevé... 24 10.2 La fréquence des versements... 24 11 LES SITES OFFICIELS... 24 11.1 Site web La Capitale... 24 11.2 Espace conseiller... 25 11.3 Espace client... 25 12 POUR NOUS JOINDRE... 25 12.1 Siège social... 25 12.2 Service à la clientèle épargne... 25 12.3 Support au courtage... 26 12.4 Équipe de support aux ventes... 26 5
1 INTRODUCTION C est avec plaisir que nous vous présentons le présent guide administratif qui englobe les principales règles administratives entourant les transactions effectuées à (l Assureur) par le service de l épargne et placements. Il s applique à l ensemble des produits de placements offerts par l Assureur. Afin d en simplifier la consultation, le guide a été divisé en plusieurs sections. Nous vous invitons à consulter la table des matières afin de repérer facilement la section recherchée. Ce guide contribuera également à uniformiser les opérations de l Assureur en vous offrant un service de qualité dans le respect des saines pratiques commerciales 2 LES RÉGIMES Les contrats de rente permettent d accumuler des sommes et de les faire fructifier en vue de la retraite. Les régimes suivants sont offerts : contrat de rente non enregistré ; régime enregistré d épargne-retraite (REER) ; compte de retraite immobilisé (CRI) ; régime d épargne-retraite immobilisé (RERI) ; fonds enregistré de revenu de retraite (FERR) ; fonds de revenu viager (FRV) ; compte d épargne libre d impôt (CELI) ; rente immédiate. 2.1 Contrat de rente non enregistré Le contrat de rente non enregistré, aussi appelé «Régime d imposition à l anniversaire» permet d accumuler des sommes d argent dont les intérêts sont calculés à l anniversaire du régime et sont imposables au 31 décembre de chaque année. En vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (blanchiment d argent) et de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), le conseiller est tenu de respecter de nombreuses obligations lorsque des sommes sont déposées dans un contrat de rente non enregistré quant à : la vérification de l identité du preneur ; la détermination quant au tiers ; la vérification de la classification fiscale (FATCA) la détermination des étrangers politiquement vulnérables. 2.1.1 La vérification de l identité du preneur Lors de l ouverture du régime, le conseiller est tenu de vérifier l identité du preneur à l aide notamment, d un certificat de naissance, d un permis de conduire ou d un passeport. 2.1.2 La détermination quant au tiers Lorsque le preneur agit selon les directives d une autre personne (d un tiers), le conseiller doit obtenir les renseignements sur le tiers. 6
2.1.3 La vérification de la classification fiscale (FATCA) En mars 2010, le gouvernement américain a adopté la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), une loi visant à contrer l évasion fiscale des contribuables américains qui détiennent des comptes à l extérieur des États-Unis. Le gouvernement américain a conclu un accord avec le Canada en début de l année 2014, afin de recevoir de la part des institutions financières canadiennes des renseignements sur les personnes qui sont citoyens américains ou résidents américains, et ce, afin de contrer l évasion fiscale. Nous devons, en tant que compagnie d assurance, nous conformer à cette réglementation. Les changements apportés à la législation canadienne, entrés en vigueur le 1 er juillet 2014, obligent les institutions financières canadiennes à identifier les comptes financiers détenus par des citoyens américains ou résidents américains et à déclarer annuellement à l Agence du revenu du Canada (l ARC) les renseignements sur ces comptes. 2.1.4 La détermination des étrangers politiquement vulnérables Pour tout dépôt de 100 000 $ ou plus, le conseiller doit vérifier si le preneur ou un membre de sa famille immédiate occupe ou a déjà occupé une charge au sein d un État étranger ou pour son compte. Le conseiller doit s assurer de remplir la section «Étrangers politiquement vulnérables». Tous les renseignements requis se retrouvent sous la section «Renseignements requis en vertu de la loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes» dans le formulaire T096 Demande d adhésioninstruction Non enregistré, RER, FRR, CRI (QC), FRV, Rente, Rente viagère différée et Rente viagère différée-cri (QC). 2.1.4.1 Pour les entreprises Depuis le 1 er novembre 2013, contrats non enregistrés sont offerts aux entreprises suivantes : organisme sans but lucratif (régime de retraite, associations, municipalités) ; personnes morales ; société de personnes (société en nom collectif). L Assureur n offre pas de contrat non enregistré pour les fiducies. 2.2 Régimes enregistrés Un seul régime est traité par demande. Il est important de bien l identifier sur les demandes d adhésion-instruction. Pour les régimes enregistrés (REER et FERR), il importe de distinguer s il s agit d un : preneur cotisant ; conjoint cotisant (communément appelé REER au conjoint). Pour les régimes enregistrés immobilisés (CRI/RERI et FRV), il importe de distinguer la juridiction d où proviennent les sommes et s il s agit d un régime: participant ou ancien participant (c est-à-dire que les sommes proviennent d un régime de retraite) ; constituant (c est-à-dire que les sommes proviennent d une rupture, d un divorce ou d un décès). Démarche pour déterminer la juridiction Pour savoir si c est la loi fédérale ou provinciale qui s applique, il faut établir si les activités de l employeur sont de compétence fédérale ou provinciale. 7
Il ne faut pas se fier à : la charte de l entreprise (fédérale ou provinciale) ; l endroit où se situe le siège social de l entreprise ; au domicile du participant ; au lieu d enregistrement du régime de retraite. pour déterminer si c est la loi fédérale ou provinciale qui s applique au CRI/RERI ou FRV. Employeur dont les activités sont de compétence fédérale Par exemple : les banques ; les entreprises de transport interprovincial ; les entreprises de télécommunications. Employeur dont les activités sont de compétence provinciale Une fois qu il a été établi que les activités ne sont pas de compétence fédérale, elles sont par conséquent de compétence provinciale. Ce constat étant établi, il faut déterminer de quelle province il s agit. Par exemple : les caisses populaires ; les sociétés de fiducie ; les entreprises en construction ; les commerces de gros et de détail ; les services d hébergement ou de restauration ; les municipalités ; les universités ; les centres de la petite enfance ; les ministères ou organismes publics provinciaux. La loi applicable est celle de la province du lieu de travail du participant au moment où il a cessé sa participation active au régime de retraite. 2.3 Rente immédiate Trois types de rentes immédiates sont offerts, soit la rente certaine, la rente viagère et la rente viagère réversible. Elles peuvent être enregistrées ou non enregistrées. En voici les principales caractéristiques : un montant minimum de 15 000 $ ; une période de garantie minimum : 2 ans pour une rente certaine et 5 ans pour une rente viagère ; la période de garantie se choisit lors de la souscription de la rente et ne peut être modifiée par la suite ; elle peut aussi être déterminée selon l âge du conjoint ; non rachetable ; 8
lorsque la rente est enregistrée, le rentier peut choisir d être imposé ou non. S il préfère que le montant soit imposé, la retenue fiscale sera établie selon le pourcentage minimal prescrit par la loi. il n y a pas de relevé annuel. Lorsqu il s agit d un nouveau preneur, une demande d adhésion doit être remplie pour ouvrir le contrat de rente-épargne (enregistrée ou non enregistrée). Par la suite, la rente sera établie et un avenant sera produit. Lorsqu il s agit d un preneur existant, le bénéficiaire est le dernier bénéficiaire désigné. Pour obtenir une cotation spéciale pour un placement dont le montant est supérieur à celui prévu dans le communiqué de taux, vous devez vous référer à votre agent général. 2.3.1 Rente certaine enregistrée ou non enregistrée La rente certaine est une rentre payable durant une période déterminée qui est fixée au moment de la souscription de la rente par le rentier. Elle prend fin même si le rentier est toujours vivant. 2.3.2 Rente viagère enregistrée ou non enregistrée La rente viagère est une rente payable au rentier durant toute sa vie. La période garantie s exprime uniquement en années complètes. 2.3.3 Rente viagère réversible enregistrée ou non enregistrée La rente viagère réversible est payable au rentier durant toute sa vie. Advenant son décès pendant la période garantie, si la rente en est pourvue, le versement continue d être versé et ce, jusqu à la fin de la période garantie, que le rentier subsidiaire soit vivant ou non. À la fin de la période garantie, si le rentier subsidiaire est toujours vivant, la rente se poursuit à celui-ci, aussi longtemps qu il est vivant, mais en tenant compte du pourcentage de réversibilité établi au moment de l émission de la rente. 3 LES COMPTES DE PLACEMENT De nombreux comptes de placement sont offerts par l Assureur. Pour chaque régime en vigueur, le preneur détient automatiquement un compte Encaisse ; Pour un même régime, un preneur peut détenir plusieurs comptes de placement ; Les comptes d investissement La Capitale sont disponibles uniquement dans les régimes enregistrés. 3.1 Votre rémunération La rémunération est décrite dans le Guide des commissions et dans l annexe des commissions du courtier. Aux clauses 3 et 4 de l annexe des commissions du courtier, l information sur le paiement et la reprise des commissions pour les nouvelles affaires et les affaires en vigueur s y retrouve pour les produits suivants : rente viagère différée ; CPG ; comptes d investissement ; rente immédiate. 9
Pour de plus amples renseignements relatifs : à l annexe des commissions du courtier, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/ Contrat et annexe ; au Guide des commissions, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Commissions/Guide de commission ; À l intérieur du Guide des commissions, vous trouverez les taux de commissions pour les nouvelles affaires et les affaires en vigueur sur tous les produits d épargne. Pour de plus amples renseignements relatifs au contrat, au guide ou à l annexe, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/contrat et annexe. 4 PRÊT REER-RAP Ce produit est offert uniquement dans la province de Québec. Pour obtenir un prêt REER-RAP, le preneur n est pas tenu d obtenir un prêt hypothécaire auprès de l Assureur. Aucune vérification du bureau de crédit n est effectuée. À des fins administratives, le montant maximal a été fixé à 24 500 $. Vous devez soumettre votre demande en remplissant les documents suivants et les acheminer à l Assureur : le contrat de prêt REER-RAP ; la demande d adhésion-instruction RER (pour RAP) ; le formulaire de Régime d accession à la propriété (RAP) demande de retirer des fonds d un REER (T1036) ; un chèque de 285 $ à l ordre de pour frais administratifs ; l avis de cotisation confirmant la disponibilité du montant emprunté. À la réception des documents complets et conformes, le service de l épargne et placements effectue le placement pour une période de 90 jours et le prêt associé. Il n y a pas de confirmation écrite expédiée par courrier au preneur. Toutefois, le conseiller peut visualiser ce placement dans le portefeuille du client dans Espace conseiller. Le feuillet d impôt est délivré dans les 60 premiers jours de l année. Puisqu il s agit d un retrait effectué dans le cadre du RAP, il n y a pas de retenue d impôt à la source. Le preneur reçoit un feuillet d impôt dont le montant inclut le capital plus les intérêts versés. Les frais administratifs ne sont pas remboursés si la demande de prêt REER-RAP est annulée. Si le client désire annuler un prêt REER-RAP dont le remboursement a déjà été effectué à l Assureur, il doit contacter le gouvernement pour connaître les mesures fiscales applicables. 5 LES TRANSACTIONS 5.1 Achat Cette transaction peut être effectuée selon 3 modes de paiement : prélèvement unique accord de débits préautorisés prélèvements périodiques (DPA) par chèque 10
5.1.1 Prélèvement unique Transmettre un spécimen de chèque ou remplir et faire signer la section Accord de débits préautorisés (DPA) incluse dans les formulaires ; Le preneur ou le payeur, s il est différent du preneur, doit signer à la section Accord de débits préautorisés (DPA) ; Le délai du retrait dans le compte bancaire est de 3 jours ouvrables lorsque la demande est traitée ; Le retrait ne peut être effectué dans le compte bancaire d une compagnie. 5.1.2 Accord de débits préautorisés prélèvements périodiques (DPA) Transmettre un spécimen de chèque ou remplir et faire signer la section Accord de débits préautorisés incluse dans les formulaires ; Le preneur ou le payeur, s il est différent du preneur, doit signer à la section Accord de débits préautorisés (DPA) ; Si la date du premier prélèvement est à l intérieur de 30 jours de la date de signature de la demande de transaction, un chèque au montant du premier prélèvement doit être joint à la demande. 5.1.3 Par chèque Les chèques postdatés ne sont pas acceptés. 5.2 Retrait La signature du preneur est requise pour un retrait dans un CPG Indice-action (qui n est pas à échéance) ou un compte d investissement ; Lors d une demande de retrait, des frais et des pénalités peuvent s appliquer selon le type de placement ; Pour un retrait effectué dans un régime enregistré, le preneur peut choisir d être imposé à un pourcentage supérieur au minimum requis par la loi. Pour ce faire, vous devez spécifier le pourcentage désiré sur le formulaire Demande de retrait comptant. En plus des types de retraits énumérés ci-bas, il est également possible d effectuer un retrait en indiquant qu il s agit des unités matures ou des unités gratuites. 5.2.1 Montant fixe Vous devez mentionner si le montant demandé est brut ou net. 5.2.2 Montant total Le retrait du montant total est calculé en fonction du montant net. 5.2.3 En pourcentage Le pourcentage doit être spécifié. 5.2.4 10 % sans frais Au cours de chaque année civile, il est possible, sans être tenu de payer des frais de rachat, de racheter : 10 % de la valeur marchande du compte d investissement au 31 décembre de l année précédente ; plus 10 % des nouveaux dépôts effectués au cours de l année civile ; Ce droit n est pas cumulatif et ne peut être reporté à des années ultérieures. 11
5.3 Virement intercompte d investissement 5.3.1 10 % sans frais Le virement des 10 % sans frais s effectue de la série frais au rachat ou frais au rachat modéré vers la série frais à l achat. Au cours de chaque année civile, il est possible, sans être tenu de payer des frais de rachat, de racheter : 10 % de la valeur marchande du compte d investissement au 31 décembre de l année précédente ; plus 10 % des nouveaux dépôts effectués au cours de l année civile. Ce droit n est pas cumulatif et ne peut être reporté à des années ultérieures. 5.3.2 Dans la même série de frais Il est possible de procéder à des virements intercompte d investissement à la condition de demeurer dans la même série de frais. Les unités conservent la date d acquisition initiale. 5.4 Le transfert Toute transaction de transfert s effectue en argent seulement. 5.4.1 Transfert entrant 5.4.1.1 Démarche par le conseiller Vous devez remplir, expédier et effectuer vos suivis pour tous les formulaires de transfert entre institutions. Les conseillers ayant un Service Privilège sont priés de se référer à la section Traitement Service privilège. Les conseillers utilisant l application mobile sont priés de se référer à la section Bureau mobile. 5.4.1.2 Suivi par l Assureur Les demandes rejetées par l autre institution financière sont acheminées aux conseillers par télécopieur afin qu ils effectuent le suivi nécessaire. Aucun suivi n est effectué par l Assureur. De plus, les demandes en suspens depuis 4 mois dont les sommes n ont pas été reçues sont automatiquement annulées, et ce, sans avis. 5.4.1.3 Remboursement des frais de transfert L Assureur accepte de rembourser des frais de transfert selon la politique en vigueur. La demande doit être présentée au plus tard 6 mois après la date de signature de la demande de transfert entre institutions. Pour de plus amples renseignements concernant la politique, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/administration/procédures. 12
5.4.2 Transfert sortant Un délai de conservation de 7 jours est alloué avant d effectuer le transfert à sa date d échéance ou après la date de traitement ; Lorsque la demande de transfert est reçue plus de 30 jours avant l échéance du placement, la demande est refusée et un avis est expédié à l institution financière pour l aviser ; Lorsque le formulaire de transfert est signé depuis plus de 6 mois par le preneur, la demande de transfert est refusée et l institution financière est avisée par écrit ; Lorsque la demande de transfert est reçue au maximum 21 jours après la date d échéance du placement, la demande est traitée à la date d échéance ; Pour une demande de transfert pour un compte d investissement, la date de traitement est la date de réception des documents. Les conseillers sont avisés par courriel, avec copie conforme à l agent général, lorsque nous recevons une demande de transfert pour un montant supérieur à 10 000 $. Si des directives précises ne sont pas reçues à l intérieur du délai de conservation prévu, le transfert sera effectué comme demandé. 5.4.3 Transfert interne entre produits de l Assureur 5.4.3.1 REER vs FERR ou CRI vs FRV Selon les lois fiscales en vigueur au Canada et au Québec, le régime d épargne-retraite enregistré de chaque preneur vient automatiquement à échéance le 31 décembre de l année au cours de laquelle il atteint l âge de 71 ans. Par conséquent, le REER ou CRI/RERI doit être converti en FERR, en FRV ou en rente. Une lettre est expédiée directement à tous les clients les avisant de contacter leur conseiller ou le service à la clientèle, s il y a lieu, pour procéder à la conversion. Afin de procéder, les documents suivants sont requis : demande d adhésion-instruction ; preuve d âge ; spécimen de chèque. 6 LE BUREAU MOBILE Le Bureau mobile est l application ipad du secteur de l épargne et placements de l Assureur. C est un questionnaire interactif qui regroupe les formulaires d adhésion-instruction. Il offre un environnement sans papier et convivial, simple et rapide à utiliser, incluant la signature électronique. Il facilite le travail en ne présentant que les sections des formulaires qui sont pertinentes. Le Bureau mobile permet de soumettre une demande d adhésion ou d instruction dans les régimes suivants : contrat de rente non enregistré ; régime enregistré d épargne-retraite (REER) ; compte de retraite immobilisé (CRI) ; régime d épargne-retraite immobilisé (RERI) ; fonds enregistré de revenu de retraite (FERR) ; 13
fonds de revenu viager (FRV) ; compte d épargne libre d impôt (CELI) ; rente immédiate. Une fois les demandes transmises, elles s ajoutent sans délai dans la file de traitement. * Les demandes pour les rentes viagères différées ou rentes viagères différées-cri ne peuvent être soumises par l intermédiaire du Bureau mobile. Le formulaire T2033 Demande de transfert entre institutions est maintenant intégré à l application. L application permet de saisir le numéro de télécopieur de l institution cédante. Si ce numéro est fourni, l Assureur acheminera par télécopieur le formulaire à l institution cédante. S il n est pas fourni, le conseiller a la responsabilité de le transmettre à l institution cédante et d effectuer le suivi. * Prendre note que le suivi du formulaire T2033 soumis dans le Bureau mobile est effectué par le conseiller. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/ Administration/Procédures. 6.1 Obtenir un code d accès Pour télécharger l application à partir de l App Store d Apple, un code est requis. Les codes sont distribués par l équipe de support de l Assureur par courriel. Ces codes sont distribués aux agents ou aux conseillers qui sont sous contrat avec l Assureur. Si vous n avez pas reçu votre code de téléchargement, contactez l équipe de support pour en obtenir un. Ou Soutien courtage 1 888 392-2583 : support.courtage@lacapitale.com Josée Plante conseillère interne aux ventes au 1 866 867-9296. Si vous obtenez votre code par un hyperlien, cliquez sur l hyperlien à partir d un navigateur de votre ipad. 6.2 Transmission des documents Vous devez remplir tous les champs obligatoires du formulaire qui sont à l écran. L ajout de pièces jointes s effectue avec la caméra du ipad. La signature du formulaire est obligatoire, à l exception d une instruction de placement avec le formulaire d autorisation limitée (FAL) au dossier. Dès que le formulaire a été soumis par le Bureau mobile, il est impossible de le consulter ou de le modifier. Il sera conservé dans le ipad jusqu à l envoi. La transmission se fait aussitôt que l application est ouverte et qu elle est en présence d un réseau Internet. Dès que le formulaire est reçu par l Assureur, une copie est transmise au client par courriel ou par courrier, selon la demande. 14
7 RÈGLES ADMINISTRATIVES 7.1 Le traitement Service Privilège Le Service Privilège La Capitale offre un traitement privilégié par le biais de communications personnalisées, une émission de contrat rapide et un accès direct au personnel dédié. Les avantages du traitement Service Privilège sont : service personnalisé avec une personne-ressource dédiée ; traitement prioritaire de demandes ; délai de 24 heures ouvrables pour répondre à des interrogations, des suivis ; service d enveloppe-réponse pour l envoi des documents ; suivi des demandes de transfert autres institutions (T2033) ; confirmation de la réception des sommes à la suite d un transfert ; adresse courriel personnalisée. 7.2 Mode de transmission En tout temps, le conseiller doit utiliser et acheminer les formulaires originaux de l Assureur pour toutes les transactions. * Si vous détenez un FAL pour votre client et qu il s agit d une transaction pour un contrat existant, il est possible d expédier le formulaire requis par télécopie ou par courriel sécurisé. 7.3 Heure de tombée Sauf dans certaines circonstances, la date d une transaction d achat ou de retrait, pour un compte d investissement, sera rétablie le jour ouvrable où la demande est reçue au siège social sous réserve qu elle soit reçue avant 16 h, heure de l Est, et qu elle soit complète, dûment signée et accompagnée, le cas échéant, des sommes requises. Toute demande reçue après 16 h, heure de l Est, sera considérée comme étant reçue le jour ouvrable suivant. L Assureur se réserve le droit de modifier, sans préavis, la date d établissement des transactions. Il est à noter que les montants investis dans les comptes d investissement suivants : Indiciel d obligations canadiennes, Indiciel d actions canadiennes, Indiciel d actions américaines et Indiciel d actions internationales seront traités en tout temps le jour ouvrable suivant leur réception. 7.4 Politique de taux Advenant que le taux utilisé pour la cotation ne correspond pas à celui prescrit par l Assureur ou qu une donnée ayant servi à établir la rente s avère fausse, l Assureur se réserve le droit d ajuster la rente au taux prescrit ou selon la donnée véritable. La politique d attribution de taux consiste à garantir au client le taux à la signature pourvu que l écart entre cette date et la réception des sommes n excède pas les limites établies. Pour les rentes de retraite, il s agit d une table de taux plutôt qu un taux. La limite établie correspond à l écart entre la date de signature et la réception des sommes : l écart ne doit pas excéder 12 jours. S il s agit de sommes en provenance d une autre institution, l écart ne doit pas excéder 60 jours. Si cette condition n est pas respectée, c est le taux en vigueur à la réception des sommes qui sera attribué ; La garantie de taux ne s applique pas à un CPG Indice-Action. Le taux et les conditions seront ceux en vigueur à la réception des documents. 15
Pour de plus amples renseignements sur la politique de taux, vous pouvez consulter Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/administration/politiques. 7.5 Délai de traitement Pour de plus amples renseignements, svp vous référer à vos directeurs de vente qui ont accès à cette information au siège social. 7.6 Renseignements manquants Lorsque des renseignements sont manquants à la réception d une demande, un courriel est acheminé au conseiller avec copie conforme à son agent général pour les informer que la demande ne peut être traitée. La demande est traitée lorsque tous les renseignements, tous les documents, ou les deux, s sont obtenus. La date de transaction correspond à la date de réception de la demande complète et conforme. Trois rappels sont effectués auprès du conseiller. Toutefois, si la demande demeure incomplète ou non conforme 4 mois après la date de réception de la demande initiale, elle est annulée, et ce, sans préavis. 7.7 Accord de débits préautorisés prélèvements périodiques (DPA) Le montant minimum d investissement est de 500 $ par année et par compte. La fréquence du prélèvement périodique peut se faire aux deux semaines (14 jours) ou au mois. 7.7.1 Modification ou cessation d un DPA Pour modifier la date de prélèvement, le montant ou la fréquence, un délai de 14 jours ouvrables de la date du DPA est requis ; Pour cesser un DPA existant, un délai de 3 jours ouvrables de la date du DPA est requis. 7.8 Décaissement d un FERR ou d un FRV Chaque année, le preneur doit retirer un montant minimum, sauf dans l année où le FERR ou le FRV est établi. Ce montant minimum est calculé chaque 1 er janvier selon l âge du preneur ou de son conjoint, la valeur accumulée du régime et selon une formule déterminée par le gouvernement. Pour le FRV, il y a un montant maximum viager à retirer que le preneur ne peut excéder. Il est possible de décaisser son FERR ou son FRV selon 4 fréquences, soit : mensuelle ; trimestrielle ; semestrielle ; annuelle. Le décaissement se fait directement au compte bancaire du client. 16
7.8.1 Retenues d impôt Retrait minimum obligatoire : Les retenues ne sont pas obligatoires sur le montant minimum. Excédent ou retrait forfaitaire : Des retenues d impôt à la source sont prélevées sur toutes les sommes excédant les minimums obligatoires. Ces pourcentages sont déterminés par le gouvernement et sont les mêmes que pour le REER. 7.8.2 Versement À moins qu un placement spécifique ne soit demandé, le système informatique établit le compte le moins pénalisant sur lequel le décaissement sera effectué. Il détermine le compte sur lequel la pénalité de valeur marchande pour les CPG traditionnels et CPG Indice-Action ou les frais de rachat pour le compte d investissement est ou sont le moins élevé. 7.8.3 Modification du décaissement dans un FERR ou dans un FRV Toute modification est acceptée par téléphone, par courriel ou télécopie. Le délai requis est de 7 jours avant la date prévue du décaissement pour effectuer une modification. 7.9 Frais Pour de plus amples renseignements sur les frais de service et de transaction de l Assureur, vous pouvez consulter le site de La Capitale (lacapitale.com) sous l onglet Particuliers/Épargne, retraite et placement/consulter les frais de service et de transaction. 7.10 Changements 7.10.1 De date de naissance Afin d effectuer un changement de date de naissance, le conseiller doit acheminer un des documents suivants prouvant la date de naissance : certificat de naissance ; permis de conduire ; passeport ; carte d assurance-maladie. 7.10.2 De numéro d assurance sociale Afin d effectuer un changement de numéro d assurance sociale, le conseiller doit acheminer une preuve du numéro d assurance sociale. 7.10.3 De bénéficiaire Un formulaire doit être utilisé pour les demandes de changement de bénéficiaire et de bénéficiaire subsidiaire. La signature du preneur est obligatoire de même que celle du bénéficiaire irrévocable. 7.10.4 D adresse postale ou électronique (courriel) UN formulaire doit être utilisé pour tout changement d adresse postale ou électronique. 17
7.10.5 De coordonnées bancaires Afin d effectuer un changement de coordonnées, le conseiller doit acheminer un nouveau spécimen de chèque avec les nouvelles coordonnées bancaires. 7.11 Décès d un preneur 7.11.1 Preuve de décès Lorsque L Assureur est informé par le liquidateur ou le bénéficiaire du décès d un preneur, une lettre est expédiée par le service de prestation de décès pour l informer des documents à acheminer. Les documents suivants sont requis en tout temps: déclaration du réclamant pour le service de l épargne et placements. Le document original est exigé ; preuve de décès (confirmation de la maison funéraire ou du Directeur de l état civil). Le document original est exigé ; copie du résultat des recherches testamentaires auprès de la Chambre des notaires et du Barreau du Québec ; copie du testament ou du contrat de mariage/union de fait, le plus récent des documents. 7.11.2 Règlement au décès Si le preneur décédé était titulaire d un FERR ou d un FRV, le montant minimum de décaissement n est pas retiré. Les feuillets fiscaux sont produits en tenant compte de ce montant minimum. 7.12 Règlement lors d un divorce ou d une rupture En plus de la demande d adhésion ou d instruction, l un des documents suivants est requis pour procéder au partage du patrimoine: jugement irrévocable de divorce avec mesures accessoires ; séparation légale décrivant l entente survenue entre les conjoints ; séparation de fait avec entente de partage rédigée sous forme notariée ; Entente sous seing privé dans laquelle les conjoints spécifient le transfert du REER. * Ce document doit être complet et il est obligatoire que la signature des 2 conjoints soit présente. En tout temps, le formulaire T2220 Transfert provenant d un REER, d un FERR après rupture de mariage ou de l union de fait est obligatoire. 18
8 PRODUCTION DE DOCUMENTS Tous les documents sont acheminés aux clients dans le format privilégié par l Assureur. 8.1 Contrat Un contrat est délivré lors de l émission de tout nouveau régime. Pour les régimes pancanadiens, un contrat-cadre de juridiction fédérale est délivré. 8.2 Avenant 8.2.1 Des régimes immobilisés Pour les régimes de juridiction autre que le Québec, un avenant est inclus au contrat pancanadien. Il stipule les particularités fiscales et légales propres à chaque juridiction. 8.2.2 De rente immédiate Lors de l émission d une rente immédiate, un avenant est délivré et stipule les modalités de décaissement de la rente. 8.3 Certificat de placement Un certificat est délivré pour tous les CPG, le CPG Indice-action et les comptes d investissement. 8.3.1 À l émission Un certificat est délivré pour tout nouveau placement, incluant le compte d investissement. 8.3.2 Au renouvellement À moins d avis contraire, le client a 21 jours à compter de la date d échéance du placement pour apporter des modifications sans frais. Après ce délai, aucun changement ne peut être apporté. Toutefois, si le placement est rachetable, il peut être modifié, mais des frais et pénalités peuvent s appliquer. Pour les CPG à intérêts composés, le placement est renouvelé capital plus les intérêts. Pour les CPG à intérêts simples, le placement est renouvelé capital seulement, à l exception des termes inférieurs à 1 an. Pour de plus amples renseignements concernant le renouvellement à l échéance, les détails se retrouvent à l endos des certificats. 8.3.3 Virement intercompte d investissement Deux documents sont émis : une confirmation de transaction pour le retrait (d où proviennent les sommes) un certificat de placement pour le dépôt. 19
8.4 Confirmation de transaction La confirmation de transaction est délivrée pour confirmer les transactions dans le compte d Encaisse pour des montants de 10 $ ou plus et pour indiquer les frais et les pénalités lors de retraits. Trois transactions s appliquent à la confirmation de transaction : dépôt ; retrait ; transfert interne. 8.4.1 Dépôt Tous les dépôts comptants ; Lors du 1 er dépôt périodique. 8.4.2 Retrait Tous les retraits comptants ; Lors d un décaissement FERR et FRV. 8.4.3 Transfert interne Pour le transfert en provenance du compte d Encaisse ou à destination du compte d Encaisse, il n y a aucune confirmation de transaction. Pour les autres comptes, il y a confirmation de transaction pour les comptes d où proviennent les sommes. Exemple 1 : Un transfert de l Encaisse vers un placement tel qu un CPG, un CPG Indice-Action ou un compte d investissement. aucune confirmation de transaction pour le transfert à l Encaisse ; un certificat de placement sera émis pour le nouveau CPG, CPG Indice-Action ou compte d investissement. 8.5 Relevé d épargne Un relevé d épargne annuel est délivré au 31 décembre. Il n y a qu un seul relevé qui présente séparément le portefeuille pour les compagnies La Capitale assureur de l administration publique inc. (CAAP) et La Capitale assurances et gestion du patrimoine inc. (CAGP). Le tableau complet du portefeuille du client et de son évolution est présenté. Les sections suivantes s y retrouvent : résumé du portefeuille ; sommaire du portefeuille ; détails des placements ; détails des transactions. Les clients preneurs de FRV, de rente viagère différée RentÀvie et de compte suisse La Capitale reçoivent un relevé spécifique pour chacun de ces produits. Pour les clients inscrits à Espace client, il est possible également d y consulter le relevé électronique délivré au 30 juin alors que son conseiller peut le consulter à Espace conseiller. 20
8.6 Relevé FRV Un relevé FRV annuel est délivré au 31 décembre. Il brosse le tableau complet de l évolution du portefeuille du client. Il peut y avoir une divergence entre le solde du FRV mentionné dans le relevé FRV et celui mentionné dans le relevé annuel d épargne. Cette différence s explique par le fait que la valeur marchande du portefeuille a été calculée à des dates différentes pour chacun de ces relevés. En effet, la valeur du relevé d épargne a été calculée avec l indice ou la valeur unitaire du 31 décembre alors que la valeur du relevé FRV a été calculée avec la valeur de l indice ou la valeur unitaire disponible le jour précédent le dernier jour ouvrable au cours duquel les bureaux de l Assureur étaient ouverts à la fin de l année. Cependant, cette divergence n a aucune incidence réelle. Les renseignements généraux suivants s y retrouvent : solde du début et de fin d année ; revenus de placements ; sommes transférées à d autres instruments d épargne-retraite ; retraits effectués ; frais et pénalités. Les renseignements spécifiques suivants s y retrouvent : le revenu minimum le revenu maximum le revenu temporaire, s il y a lieu. 8.7 Lettre de confirmation du versement minimal FERR Une lettre de confirmation du versement minimal FERR est expédiée directement au client au courant du mois de janvier. Pour apporter des modifications au versement, le client doit contacter le service à la clientèle de l épargne et placements. 8.8 Lettre de confirmation du versement pour les rentes certaines Une lettre est expédiée aux clients lui confirmant la date à laquelle le dernier versement de sa rente sera versé. 8.9 Reçus d impôt et feuillets fiscaux Le reçu est délivré pour les cotisations REER seulement et par régime. Un client qui a un REER preneur cotisant, un REER conjoint cotisant et un REER contributif recevra 3 reçus s il a contribué à chaque régime pour une année donnée. Les feuillets sont délivrés lors de retraits dans les régimes enregistrés et pour les revenus d intérêts dans le régime non enregistré. Un feuillet est déliré par régime. Il n y a aucun feuillet délivré pour le compte d épargne libre d impôt (CELI). Cependant, un fichier électronique est transmis à l ARC pour confirmer les transactions de dépôts et de retraits dans le CELI. 21
Reçus d impôt Période couvrant les 60 premiers jours de l année Période suivant les 60 premiers jours de l année et jusqu au 31 décembre de l année courante Expédiés au début de mars Expédiés au début de janvier De plus, d autres reçus d impôt sont également expédiés aux preneurs ayant effectué des cotisations par prélèvement bancaire ou par retenue sur le salaire. Détail des différents feuillets fiscaux émis Régimes Non enregistré Rente de retraite (non enregistrée) REER (preneur cotisant et conjoint cotisant) REER contributif et CRI/RERI Rente de retraite (enregistrée) Explications Type de feuillet Provincial Fédéral Résidents du Canada Somme des intérêts Relevé 3 T5 versés pour des montants supérieurs à 50 $ La portion des intérêts Relevé 3 T5 versés sur les retraits périodiques Retraits Relevé 2 T4RSP Retraits Relevé 2 T4RSP FERR et FRV Retraits Relevé 2 T4RIF Non-résidents du Canada Non enregistré Somme des intérêts s. o. NR4 versés pour des montants supérieurs à 50 $ Non enregistré Retraits s. o. NR4 REER (preneur cotisant et conjoint cotisant), REER contributif, CRI/RERI, FERR et FRV Retraits s. o. NR4 Les feuillets fiscaux sont expédiés à la fin du mois de février et couvrent la période du 1 er janvier au 31 décembre de l année courante. Les fichiers électroniques sont transmis à l ARC au plus tard le 28 février. 22
9 FORMULAIRES Vous trouverez les formulaires en format PDF sur le site de La Capitale (lacapitale.com), sous l onglet Vous êtes courtier. Vous pouvez également faire une commande de formulaire en remplissant la demande de Réquisition de matériel que vous pouvez obtenir dans Espace conseiller sous l onglet Centre de documents/marketing. Les formulaires sont : Nom du formulaire Demande d adhésion-instruction Régime enregistré pancanadien (CRI-FRV) CELI Non-enregistré, RER, FRR, CRI (QC), FRV, Rente, Rente viagère différée, Rente viagère différée-cri (QC) Prêt REER-RAP Rente non enregistrée (Entreprises) Autres formulaires T2033 Demande de transfert direct entre institutions FundSERV Instruction simplifiée DPA Changement d adresse Changement de bénéficiaire- Épargne Demande de virement intercompte d investissement FundSERV Demande de retrait comptant FundSERV Demande d instruction simplifiée (FAL) Virement intercompte Demande de remboursement de frais de transfert Demande de remise de frais de rachat Codes des comptes d investissement Demande de retrait comptant T2033 Demande de transfert direct entre institutions N o du formulaire T052 T086 T096 T130 K115 IND035F IND036F IND047F IND048F IND052F IND053F IND055F K043 K088 K090 T001 T147 T164 9.1 Formulaires spécifiques Vous trouverez également une gamme de formulaires qui répondent à des besoins spécifiques. 9.1.1 Formulaire d autorisation limitée (FAL) Un formulaire autorise le conseiller à donner à l Assureur, les instructions nécessaires pour procéder aux transactions financières suivantes au nom du client : virements intercomptes d investissement à l intérieur du contrat rente-épargne couvert et répartition ; nouveaux dépôts ; retraits comptants ; modification d un DPA ; renouvellements de comptes de placements. 23
Le conseiller doit obtenir une demande écrite du client pour de telles transactions et la conserver aux fins de présentation sur demande. Le conseiller qui est attitré au client est le seul qui soit autorisé par le client à agir en vertu du formulaire d autorisation limitée (FAL). 9.1.2 Demande d instruction simplifiée (FAL) Ce formulaire permet au conseiller de procéder aux transactions décrites dans le FAL au nom du client. 9.1.3 Demande de retrait comptant La signature du preneur est exigée pour les retraits comptants dans les CPG Indice-Action et les comptes d investissement. 9.1.4 Virement intercompte La signature du preneur est exigée pour les virements intercompte d investissement. 9.1.5 Demande d instruction simplifiée Accord de débits préautorisés (DPA) Un formulaire permet de démarrer un débit préautorisé périodique dans un régime existant. 9.1.6 Demande de remboursement de frais de transfert Un formulaire doit être utilisé pour les demandes de remboursement de frais de transfert. La signature du preneur est obligatoire ainsi que les preuves de frais. 9.1.7 Demande de remise de frais au rachat Un formulaire doit être utilisé pour les demandes de remise de frais au rachat. La signature du preneur est obligatoire ainsi que les preuves de frais. 10 LA RÉMUNÉRATION 10.1 Le relevé Le relevé de commissions est disponible dans Espace conseiller à la condition qu il y ait eu des transactions durant cette période ou s il y a un solde négatif. Il est déposé au plus tard le mardi suivant une période de paie. La période de paie est hebdomadaire. Elle débute le lundi et se termine le dimanche. 10.2 La fréquence des versements Le versement des commissions s effectue par dépôt bancaire et est déposé au plus tard le jeudi suivant la période de paie. 24
11 LES SITES OFFICIELS 11.1 Site web La Capitale Les conseillers peuvent consulter le site à l adresse www.lacapitale.com. Ils y retrouvent les renseignements relatifs à l épargne, les taux d intérêt ainsi que les formulaires. 11.2 Espace conseiller https://espaceconseiller.lacapitale.com Un extranet est mis à la disposition du conseiller lui permettant d accéder aux suivis de ses dossiers, à ses relevés de commissions et au centre de documents. Un courriel d activation leur est acheminé aux nouveaux conseillers. Par la suite, le conseiller doit saisir et confirmer un mot de passe qui respecte les critères mentionnés à l écran «Activation de votre compte». Le conseiller a accès aux renseignements suivants au sujet de son client : solde des comptes ; relevés au 30 juin ainsi que celui au 31 décembre ; confirmation de transactions ; demandes en attente. 11.3 Espace client www.lacapitale.com En s inscrivant à Espace client, le client aura accès en tout temps : au solde de ses comptes ; aux relevés d épargne au 30 juin ainsi que celui au 31 décembre ; à la confirmation de transactions ; 12 POUR NOUS JOINDRE 12.1 Siège social Téléphone : 1 800 463-5549 ou 418 747-7600 Adresse : 625, rue Saint-Amable Québec (Québec) G1R 2G5 25
12.2 Service à la clientèle épargne Demande téléphonique reçue directement du client Téléphone : 1 888 703-4480, option 3 ou 418 644-4106 Télécopieur 418 780-9480 ou 1 855 896-9480 Courriel : epargne@lacapitale.com Heures d ouverture : 8 h 30 à 17 h 12.3 Support au courtage Soutien administratif pour les partenaires d affaires Téléphone : 1 888 392-2583 ou 418 643-5420 Télécopieur : 1 866 573-6604 Courriel : support.courtage@lacapitale.com Heure d ouverture : 8 h 30 à 17 h 12.4 Équipe de support aux ventes Soutien pour les cas de natures complexes Josée Plante, conseillère interne aux ventes Bureau : 1 866 867-9296 ou 418 781-9136 Cellulaire : 418 655-0930 Télécopieur : 1 855 747-7839 Courriel : josee.plante@lacapitale.com Développement et démarchage Jacques Beaulieu, directeur régional des ventes (Québec et les provinces de l Atlantique) Bureau : 1 855 352-7222 ou 514 789-7222 Cellulaire : 514 894-1491 Télécopieur : 1 855 747-7839 Courriel : jacques.beaulieu@lacapitale.com Patrick Couture, directeur régional des ventes (Québec et les provinces de l Atlantique) Bureau : 1 877 547-7268 ou 418 951-9263 Cellulaire : 418 951-2563 Télécopieur : 1 855 747-7839 Courriel : patrick.couture@lacapitale.com Jennifer Santos, directrice régionale des ventes (Ontario et l Ouest canadien) Bureau : 1 800 605-5536 Cellulaire : 416 819-4451 Courriel : jennifer.santos@lacapitale.com 26