ANNUAIRE CCLIN SUD EST SOMMAIRE I - Connexion II - Recherche Etablissement Acteur III - Consultation Liste établissements Acteurs affiliés à un établissement Détail de l établissement Liste acteurs III - Saisie Nouvel établissement Nouvel acteur IV - Modifications Etablissement Acteur V - Suppression Etablissement Acteur VI - Listes à télécharger (extraction des données) Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 1/18
I - Connexion Connectez-vous à l adresse : https://cclin-sudest-apps.chu-lyon.fr/annuaire/ Saisissez votre login et mot de passe. Si vous voulez changer votre mot de passe, une fois connecté, vous aurez la possibilité de le faire en cliquant sur «Changer votre mot de passe». Attention 10 caractères maximum. En d oubli de votre mot de passe, contacter Ian Russell Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 2/18
II - Recherche A) Rechercher un établissement (une structure) : On peut rechercher un établissement par : - liste alphabétique : en cliquant sur liste alphabétique, on obtient la liste de tous les établissements. - par nom, - par ville, - par département, - par FINESS de l établissement (numéro unique pour un établissement donné). B) Rechercher un Acteur : On peut rechercher un acteur par : - son nom, - sa fonction, - son département, - son implication dans les établissements (hygiéniste, président CLIN, responsable signalement) Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 3/18
III Consultation A) Après une recherche Etablissement Après une recherche par établissement, vous obtenez l écran suivant : Pour un établissement donné, vous pouvez «Voir les acteurs affiliés» ou bien «Voir les détails de l établissement». a) Consulter la liste des acteurs affiliés Vous avez la possibilité de voir la liste des acteurs affiliés à un établissement en cliquant «voir les acteurs affiliés» : Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 4/18
Pour obtenir le détail d un acteur cliquer sur son nom : b) Consulter les détails d un établissement Vous avez la possibilité de voir les détails de l établissement en cliquant «voir les détails de l établissement» : Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 5/18
B) Après la recherche d un acteur Vous obtenez sa fiche et pouvez ainsi connaître son ou ses lieu(x) de travail, son adresse de correspondance (adresse privilégiée à laquelle lui écrire), ses implications dans son ou ses lieu(x) de travail. Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 6/18
IV - Saisie BIEN RESPECTER LE GUIDE DE SAISIE (page 18) A) Saisie d un nouvel établissement (ou d une nouvelle structure) Attention, vous ne pouvez saisir qu un établissement appartenant à votre région. Il faut impérativement vérifier si l établissement ou la structure n existe pas déjà dans la base ; pour cela faire une recherche obligatoirement par n finess établissement Si la recherche est infructueuse, alors cliquer sur «Ajouter une structure» dans la «Section Administrateur» depuis la page d accueil. Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 7/18
Vous avez plusieurs choix pour le type de la structure : - Etablissement de soin - Laboratoire - Tutelle - EHPAD - Institut de formation Attention : pour le moment ne saisissez que des Etablissements de soins. L annuaire n est pas encore opérationnel pour les autres structures. Une fois les principaux éléments de l établissement renseignés, cliquer sur «enregistrer». Puis cliquer sur «Voir les détails de l établissement» et cliquer sur «Modifier les détails administratifs». Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 8/18
Vous pourrez alors ajouter les détails complémentaires et indispensables : n de finess, spécialités etc. Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 9/18
B) Saisie d un nouvel acteur Il faut impérativement vérifier si l acteur n existe pas déjà dans la base ; pour cela faire une recherche obligatoirement une recherche par son nom (la recherche sera plus fiable si les règles de saisie sont respectées). Cliquer sur «ajouter un acteur» Attention : il faut toujours rattacher un acteur à une structure. Pour ce faire, une fois l acteur enregistré, cliquer sur «ajouter» lieu(x) de travail) Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 10/18
Rattacher un acteur à une structure : Une fois l acteur créé, vous devez l associer à une structure. Pour cela, cliquer sur «Ajouter» Lieu(x) de travail. Sélectionner alors dans le menu déroulant la structure (l établissement) de rattachement. Bien entendu, on ne peut rattacher un individu qu à une structure déjà existante dans l annuaire. Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 11/18
Ajouter l adresse de correspondance Une fois l acteur créé, vous devez lui affecter une adresse de correspondance. Pour cela, retourner à l accueil et cliquer sur «Ajouter l adresse correspondance d un acteur» dans la section Administrateur : Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 12/18
Ajouter une implication dans un établissement Vous avez la possibilité de préciser la fonction de l acteur dans l établissement. Les implications possibles sont : Hygiéniste, président de CLIN, responsable signalement. Si un acteur est dans plusieurs établissements bien penser à ajouter tous les lieux de travail avant d ajouter les implications correspondantes. Pour ajouter une implication, cliquer sur «Ajouter» Implications dans les établissements : Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 13/18
Choisissez la structure (il faut au préalable que le lieu de travail soit rattaché à l acteur), puis sélectionner l implication correspondante. V - Modifications A) Modifier une structure Pour modifier les détails de l établissement, cliquer sur «voir les détails de l établissement». Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 14/18
Cliquer «Modifier les détails administratifs» B ) Modifier d un acteur Vous avez plusieurs possibilités de modification : - lieu de travail : ajouter, supprimer - adresse de correspondance : modifier, supprimer - implication dans les établissements : ajouter, supprimer. Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 15/18
VI - Suppression A) Supprimer une structure Vous ne pouvez pas supprimer un établissement car il a peut-être des implications dans les réseaux de surveillance. Pour supprimer un établissement contacter Valérie Cellupica (secrétariat réseau de surveillance). B) Supprimer un acteur Pour supprimer un acteur il faut impérativement supprimer : - ses implications, - son adresse de correspondance, - ses lieux de travail Puis cliquer «Supprimer cet acteur». VII Listes à télécharger (extraction des données) Il est possible de télécharger des listes pour obtenir des fichiers excel qui vous permettront d effectuer du publipostage. Les listes à télécharger sont disponibles depuis la page d accueil. Cliquer sur «listes à télécharger» dans la section «Administrateur»: Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 16/18
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GUIDE DE SAISIE I STRUCTURE Nom : en minuscules avec la 1 ère lettre des mots en majuscules Ex : Clinique de la Part Dieu Ville : tout en majuscules Ex : LYON Téléphone et fax : chiffre sans tiret Ex : 04 78 86 49 40 II ACTEUR Nom tout en majuscules Ex : CHAPUIS Prénom 1 ère lettre en Majuscule Ex : Catherine Prénom composé : un tiret entre les prénoms et pas d abréviation : par exemple, ne pas saisir : M. Christine mais : Marie-Christine Etre vigilant avec les â, les ï. Téléphone et fax : chiffres sans tiret Ex : 04 78 86 49 40 Adresse mail : tout en minuscule Ex : cclinse@chu-lyon.fr Septembre 2010 Guide de saisie annuaire web 18/18