Révision salariale - Manager

Révision salariale - Manager Version : V1.0, mise à jour le 29/07/2014 Légende : 1 Information Points d attention Etapes Astuces De quoi s agit-il? VITALIS a pour vocation de permettre et faciliter la saisie des propositions salariales aux managers, ainsi que de simplifier la validation des tableaux de propositions. Ce document présente les différentes étapes à suivre dans VITALIS afin d effectuer la révision salariale et promotions (augmentation des salaires, attribution des primes et promotions), de la saisie du budget, à la saisie des propositions jusqu à leur approbation finale. VITALIS met également à la disposition des managers l historique de rémunération de leurs collaborateurs. Ci-dessous un résumé des étapes du process de révision salariale (ces étapes sont résumées en détail page 9 de ce manuel) : Manager Page 1 sur 53

Pour accompagner ces étapes, il est possible de renseigner dans VITALIS un budget pour chaque élément de rémunération, qui servira de base lors de propositions salariales (chapitre 1) afin de suivre l avancement du budget. Par soucis de flexibilité, VITALIS permet de déléguer la saisie de la proposition initiale, tout en incluant le manager réviseur initial dans le flux de validation de la proposition (chapitre 2). Dans le cadre de la saisie des propositions, chaque manager peut consulter un historique des éléments de rémunération (salaires, primes, etc.). Il peut également suivre l impact des propositions qu il réalise sur le budget dont il bénéficie pour chaque élément de rémunération (chapitre 2). Enfin, VITALIS suit une logique de circuit d approbation 1 du manager hiérarchique situé au niveau le plus fin de l organisation jusqu au manager approbateur final situé au plus haut de la hiérarchie. Afin de faciliter la validation des propositions tout au long de ce flux d approbation, un ensemble d états de reporting est mis à votre disposition (chapitre 3). A la fin du process de révision salariale, les lettres d augmentations sont éditées dans VITALIS par l administrateur du plan, en reprenant les éléments saisis par les managers. Qui sont les acteurs impliqués dans le plan? L administrateur de plan de révision salariale : le responsable VITALIS désigné par la société. Le manager réviseur : le manager qui réalise les propositions d augmentation salariale, l attribution de primes et les promotions. Si vous n avez pas dans votre équipe de managers pour lesquels vous validez les propositions de salaires, primes et promotions, vous pouvez vous référer uniquement au chapitre 2 de ce manuel qui traite de la réalisation des propositions salariales et promotions. Le réviseur délégué : le réviseur qui a été choisi pour saisir les propositions à la place du manager réviseur initial. Un plan peut faire intervenir un réviseur et un ou plusieurs approbateurs. Chaque réviseur peut choisir de déléguer la saisie d une ou plusieurs propositions à un autre manager (y compris son périmètre hiérarchique), si ce manager est présent dans VITALIS. Le ou les approbateur(s) : le ou les manager(s) en charge de valider et/ou de modifier ces propositions. Le collaborateur : le collaborateur pour lequel le manager réviseur doit saisir une proposition. 1 Cf. glossaire page 3 Manager Page 2 sur 53

Quels sont les mots-clefs VITALIS? Pour faciliter votre navigation dans VITALIS, certains mots-clefs sont à connaître. Ci-dessous un glossaire qui a pour objectif de donner une compréhension globale du champ lexical VITALIS et de décrire les termes spécifiques aux process métiers appliqués dans VITALIS. Les éléments sont présentés par ordre alphabétique. Circuit d approbation : il s agit du circuit de validation de la proposition, du manager réviseur qui saisit la proposition initiale à l approbateur final qui la valide. Les approbateurs peuvent selon leurs droits : approuver, modifier, commenter ou rejeter une proposition. Une fois qu une étape du circuit de validation est complétée, l approbateur suivant reçoit une notification dans VITALIS et par e-mail. Délégation : il s agit de l acte de déléguer une révision salariale à un autre manager. Le manager qui reçoit la révision peut saisir des propositions, mais ne peut pas accéder au dossier du collaborateur, ni déléguer à son tour la révision à une tierce personne. Le flux d approbation respecte la ligne hiérarchique du manager initial. Réaffectation : il s agit d assignation d une révision salariale à un autre manager. Le manager qui reçoit la révision peut saisir des propositions, mais ne peut pas accéder au dossier du collaborateur. Il pourra en revanche assigner la révision salariale à une tierce personne. Le flux d approbation respecte la ligne hiérarchique du manager qui reçoit la réaffectation. Feuille de travail : correspond au tableau de saisie des propositions dans lequel le manager pourra réaliser les augmentations salariales, primes et promotions pour les collaborateurs au sein de son équipe. Intervenant /collaborateur : désigne un rôle dans VITALIS qui correspond à celui du collaborateur qui n effectue ni ne valide des propositions d augmentations salariales, primes et promotions. Le collaborateur ne se connecte pas sur VITALIS, mais uniquement le manager en charge de sa révision salariale. Plan de rémunération correspond à une campagne de révision salariale. Ce terme définit le process durant lequel les managers réalisent les augmentations salariales, primes et promotions pour les collaborateurs au sein de leur équipe. Pool budgétaire: correspond à un budget. La saisie d un budget est optionnelle dans VITALIS, elle permet cependant de suivre la consommation d un budget programmé, et de réaliser des simulations sur sa consommation. Le budget s exprime en pourcentage de la masse salariale pour les éléments de salaires, et en montant pour les primes. Manager Page 3 sur 53

Responsable : désigne un rôle dans VITALIS qui correspond à celui du manager en charge de réaliser les révisions et validation des révisions. Soumettre : correspond à l action d envoyer les propositions pour validation au manager approbateur (N+1). Comment se connecter à VITALIS? Lien de connexion : http://www.vinci-vitalis.com Qui contacter en cas de besoin? Pour toute question relative aux données affichées et à la révision salariale, contactez directement l administrateur VITALIS de votre société ; Pour toute question sur l utilisation de VITALIS, pour retrouver les documents remis en formation ou les formations en ligne, un service spécifique, le Support Utilisateurs VIP, est à votre disposition : Portail VIP : http://vip.vinci.net Adresse e-mail : vitalis.vip@vinci.com Manager Page 4 sur 53

SOMMAIRE 1. La page d accueil VITALIS... 6 2. Le Navigateur... 7 3. Générer un nouveau mot de passe en cas d oubli/perte... 8 4. Se repérer dans VITALIS pour la révision salariale... 10 5. Présentation du process... 11 CHAPITRE 1 : ATTRIBUER LES BUDGETS... 12 1. Option 1 : cascade des budgets par les managers... 12 2. Option 2 : le budget est attribué à toute la ligne hiérarchique par l administrateur du plan... 21 CHAPITRE 2 : REALISER LES PROPOSITIONS SALARIALES ET PROMOTIONS... 29 1. Accéder au tableau des propositions salariales... 29 1. Réaliser une délégation... 30 2. Réaliser les propositions d augmentations salariales et de promotion... 34 3. Astuces du tableau de saisie des propositions... 36 4. Effectuer des simulations de propositions et suivre la consommation du budget... 37 5. Soumettre les propositions pour approbation... 38 CHAPITRE 3 : VALIDER LES PROPOSITIONS SALARIALES, PRIMES ET PROMOTIONS... 41 1. Consulter les propositions de la ligne hiérarchique... 41 2. Consulter les états de reporting liés aux approbations... 43 3. Valider les propositions de la ligne hiérarchique... 45 CHAPITRE 4 : SUIVRE L AVANCEMENT DE LA VALIDATION DES PROPOSITIONS... 47 Manager Page 5 sur 53

Se repérer dans VITALIS 1. La page d accueil VITALIS La page d accueil VITALIS contient plusieurs icônes : a f b c d e Mon équipe / Rémunération de l équipe (a) : retrouvez la liste des collaborateurs de votre équipe directe ainsi que des collaborateurs de toute votre ligne hiérarchique. Retrouvez également les données de rémunération actuelle ; Répertoire (b) : visualisez l organigramme de votre ligne hiérarchique ; Données personnelles (c) : consultez vos propres données. Vous y trouverez notamment vos informations de contact comme votre adresse email et votre numéro de téléphone professionnelle. Si une erreur est relevée, merci de vous rapprocher de l administrateur RH de votre société ; Notifications (d) : vous serez informé de toutes les tâches managériales qui vous seront attribuées dans VITALIS de deux façons : par notification et par mail directement dans votre messagerie professionnelle. Les notifications VITALIS seront consultables sous cette icône ; Navigateur (e) : accédez aux process VITALIS ; Talent de l équipe / Performances et carrière (f) : ces deux icônes sont spécifiques aux process d entretien annuel et de People Review (se reporter aux manuels spécifiques). Manager Page 6 sur 53

g Déconnexion (g) : par soucis de confidentialité, pensez à vous déconnecter de VITALIS en fin d utilisation. Cliquez une fois sur votre nom affiché, puis sur Déconnexion. 2. Le Navigateur Le Navigateur permet d accéder à l ensemble des menus présents dans VITALIS. a b d c Ressources du responsable (a) : ce sous-menu vous permet d accéder au plan de révision salariale. Cliquez sur «Rémunération du personnel pour y accéder ; Mes informations (b) : retrouvez vos données personnelles complètes ; Manager Page 7 sur 53

Galerie de la personne (c) : accédez aux dossiers collaborateurs (contenant l historique) de vos collaborateurs directs via ce menu ; Outils (d) : accédez aux reporting sur les données des dossiers collaborateurs. Accédez aux options de personnalisation de votre navigation VITALIS en cliquant, dans le menu «Navigateur», sur le lien suivant (e) : e Dans la partie supérieure de la page : Accessibilité (g) : permet de modifier les options d accessibilité (permet d adapter le lecteur d écran, modification du contraste des couleurs et de la taille de police) ; Personnalisation (h) : en cliquant sur la flèche à côté du prénom et nom du collaborateur, permet d accéder la personnalisation de la navigation (personnalisation u mot de passe, langue de navigation, le format de date) et à la déconnexion. g h 3. Générer un nouveau mot de passe en cas d oubli/perte En cas d oubli ou de perte de votre mot de passe personnalisé lors de votre première connexion VITALIS, vous avez la possibilité d en générer un nouveau de façon simple et immédiate. Sur la page de connexion VITALIS, cliquer sur le lien «Vous avez oublié votre mot de passe?» (1). Manager Page 8 sur 53

1 Saisir l identifiant VITALIS (2) puis cliquer sur «Suivant» (3). 3 2 Sur l écran suivant, répondre aux trois questions définies lors de votre première connexion à VITALIS. Les réponses doivent être retranscrites de façon identique à la première saisie (espace et trait d union respectés). Cliquer ensuite sur «Suivant», en haut à droite de la page. 2 1 Saisir un nouveau mot de passe personnalisé puis cliquer sur «Enregistrer». Manager Page 9 sur 53

4 3 4. Se repérer dans VITALIS pour la révision salariale Les actions liées à la campagne de révision salariale dans VITALIS sont accessibles à partir de la page d accueil et du menu «Navigateur» : 2 1 a) Consulter l historique des données dans le dossier complet dans le menu «Galerie de la personne» (1) ; b) L accès au tableau de saisie des propositions salariales s effectue par le menu «Rémunération du personnel» (2). Manager Page 10 sur 53

5. Présentation du process Le schéma ci-dessous présente le process de Révision Salariale VITALIS : De manière un peu plus précise : Etape 1 : définition et attribution du budget Il existe deux méthodes d attribution du budget dans VITALIS : 1. L administrateur de plan alloue les budgets, par élément de rémunération (salaire mensuel de base et primes), au manager réviseur le plus haut de la hiérarchie, c est-àdire le manager de votre société. Puis ce dernier alloue ensuite les budgets à ses collaborateurs directs. Cette action est répétée jusqu au niveau le plus fin de l organisation. 2. L administrateur de plan alloue le budget à l ensemble des managers réviseurs. Ce budget sera identique à chaque manager réviseur. Etape 2 : saisie des propositions Chaque manager réviseur saisit et a la possibilité d effectuer des simulations salariales via le tableau des propositions et le tableau de synthèse du budget alloué. Etape 3 : Ajustements (A/R) & approbations Les managers réviseurs soumettent leurs propositions pour approbation. Il s agit ensuite de la période d ajustements entre les managers reviseurs et leurs managers approbateurs à qui sont Manager Page 11 sur 53

soumises les propositions. Une fois que les propositions ont été validées définitivement, des lettres d augmentation seront éditées. CHAPITRE 1 : ATTRIBUER LES BUDGETS Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets VITALIS autorise deux procédés d attribution des budgets : Option 1 : le budget est attribué en cascade par les managers aux managers qui leur reportent directement ; Option 2 : le budget est attribué simultanément par l administrateur du plan à l ensemble des managers réviseurs Si vous ne connaissez pas le mode d attribution du budget VITALIS, contactez l administrateur du plan de votre société. 1. Option 1 : cascade des budgets par les managers Au moment du lancement du plan, l administrateur attribue un budget au manager hiérarchique le plus haut dans la hiérarchie. Celui-ci peut alors le consulter et réaliser des simulations d attributions. Il attribuera ensuite à son tour un budget aux managers réviseurs qui lui sont rattachés directement. Manager Page 12 sur 53

a) Consulter le montant du budget alloué Au moment du lancement du nouveau plan de révision salariale, les managers réviseurs sont informés par une notification affichée dans VITALIS et par une notification envoyée par e-mail ; Par notification dans VITALIS, toutes les notifications sont situées sous l icône ; Le budget qui est alloué au manager réviseur figure à l intérieur de la notification ; Manager Page 13 sur 53

Par notification par e-mail ; Le manager peut également consulter le montant du budget qui lui est alloué en accédant au menu «Rémunération du personnel» (3). Manager Page 14 sur 53

3 Pour accéder au détail du budget, cliquer sur «Gérer les budgets» (5), situé dans la barre des tâches située à gauche de la page «Plans de rémunération» (4). 4 5 Dans la page «Pools de financement 2 budgété» (6), s affichent les différents budgets alloués (7) au manager réviseur, toutes campagnes VITALIS confondues. 6 7 8 9 10 11 12 13 2 Cf. glossaire page 3 Manager Page 15 sur 53

Pool de financement budgété (7) : correspond au nom du budget. Il est nommé par l administrateur du plan. Il y a une ligne par élément de rémunération budgété ; Plan 3 (8) : indique le plan dans lequel le budget est inclus ; Niveau d accès (9) : indique au manager réviseur s il a accès au budget en modification (mise à jour autorisée) ou à titre de consultation seulement (vous ne pouvez pas le modifier) ; Intervenants 4 admissibles (10) : indique le nombre de collaborateurs pris en compte dans le périmètre du budget (ce chiffre inclut toute la ligne hiérarchique du manager réviseur) ; Unités (11) : devise monétaire ; Budget global (12) : indique le pourcentage de la masse salariale alloué au budget. Le montant budgétaire indique le montant en euros correspondant au pourcentage alloué ; Main d œuvre Allocation (13) : le total affecté indique le montant en euros déjà proposé par le manager réviseur. Le budget disponible est le montant, en euros, restant à distribuer. b) Cascader le budget au sein des équipes : Une fois les propositions effectuées (pour le salaire et la prime) il est primordiale de Si le modèle d attribution de votre société ne fonctionne pas sur une logique en cascade mais sur une attribution automatique d un budget pour tous les managers, veuillez vous référer à la page 19 de ce manuel. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets Cliquer sur «Gérer les budgets» (1), puis sur le budget concerné par la cascade (2) (exemples : budget pour les augmentations des salaires, budget pour les primes de fin d année, budget pour les primes exceptionnelles). 1 2 3 Cf. glossaire page 3 4 Cf. glossaire page 3 Manager Page 16 sur 53

Une nouvelle fenêtre s ouvre, offrant le choix du degré de la cascade du budget. Cocher la case «Je transmettrai les budgets uniquement aux responsables qui sont mes subordonnés directs» (3) afin de cascader les budgets aux collaborateurs de votre équipe directe uniquement puis cliquer sur «OK» (4). 3 4 c) Effectuer des simulations d attributions du budget Une fois les propositions effectuées (pour le salaire et la prime) il est primordiale de Si vous attribuez des budgets pour les managers qui vous sont rattachés, cette partie explique comment effectuer des simulations d attributions des budgets. La page «Alloué les budgets : Nom du budget sélectionné» est composé de : La synthèse du budget (1) : synthétise les budgets alloués ; Les budgets responsables (2) : affiche la liste des collaborateurs directs pour lesquels le manager réviseur peut allouer un budget. 1 2 La «synthèse du budget» (1) permet de consulter un résumé des informations liées au budget. Elle permet de connaître le nombre de collaborateurs et la masse salariale impliqués dans le calcul du budget. Elle permet également de connaître le pourcentage de la masse salariale alloué au budget ainsi que le montant en euros correspondant. Manager Page 17 sur 53

Montant budget : nom du budget ; Il est possible de visualiser une ligne de budget alors que celui-ci n est pas prévu dans l enveloppe budgétaire (celui-ci n est pas mentionné dans la lettre de cadrage). Cette ligne permet néanmoins de connaître l avancement global des attributions de cet élément de rémunération sur l ensemble des collaborateurs. Collaborateurs éligibles : nombre de collaborateurs impliqués dans le budget du manager (il s agit des collaborateurs rattachés directement et indirectement) ; Salaire éligible : masse salariale globale prise en compte ; Budget global : exprimé en montant et en pourcentage ; Ventilation du budget : o Montant / Pourcentage du budget ventilé : montant / pourcentage de la masse salariale du budget distribué ; o Budget disponible / Montant non publié : budget restant non encore communiqué aux managers réviseurs (en pourcentage et en montant) par rapport au budget reçu initialement ; Allocation du salarié : o Montant rémunération : montant du budget déjà distribué aux collaborateurs ; o Budget disponible : montant encore disponible dédié aux propositions. La partie inférieure de la page permet de connaître la liste exhaustive des bénéficiaires du budget du manager réviseur principal. Chaque ligne correspond à un manager réviseur différent. Il décide alors du pourcentage de la masse salariale ou du montant en euros du budget à attribuer à chacun. 3 Renseigner un budget dans chacune des lignes des colonnes «Nouveau budget» (3) correspondantes à un manager réviseur. En fonction de l attribution des budgets aux managers réviseurs, le tableau de synthèse du budget se modifie de façon dynamique. Puis «Enregistrer» (4). 4 Consulter la liste des collaborateurs qui reportent à un manager en cliquant sur le bouton «Liste des collaborateurs» ( ) en bout de ligne. Manager Page 18 sur 53

Vous avez également la possibilité de consulter la liste des collaborateurs indirects, eux-mêmes managers réviseurs, en cliquant sur la flèche en début de ligne. d) Soumettre les budgets Une fois les simulations du budget effectuées, il convient de les publier auprès des managers réviseurs, c est-à-dire de leur communiquer. Cette action déclenche l envoi aux réviseurs d une notification dans VITALIS et par e-mail, de la même façon que le manager ayant reçu le budget initialement, avant de le distribuer. Le budget est cascadé aux collaborateurs directs qui sont eux-mêmes managers. Si ces collaborateurs directs possèdent eux-mêmes une équipe, l action identique de cascade des budgets sera reproduite. a) Afin de publier un budget, sélectionner les lignes correspondantes aux managers réviseurs (1) 1 2 Afin de publier un budget, il est nécessaire de sélectionner la ligne correspondante au budget à publier. Il est possible de publier le budget pour la totalité ou une partie seulement des réviseurs. Sélectionner le réviseur pour lequel il est nécessaire de publier / cascader le budget en cliquant sur son nom. Il est également possible de sélectionner plusieurs lignes simultanément en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée. Manager Page 19 sur 53

b) Cliquer sur «Publier» (2) et choisissez l option correspondante Publier les budgets sélectionnés (dans le tableau) ; Publier tous les budgets (l ensemble des budgets présents dans le tableau). c) Au moment de la confirmation, il est possible de saisir un commentaire. Celui-ci est commun pour tous les managers réviseurs que vous avez sélectionné ; d) Les managers réviseurs pour lesquels le budget est publié reçoivent une notification dans VITALIS et par e-mail ; e) Ils pourront, à leur tour, publier le budget reçu pour les managers qui leur sont rattachés en suivant la même procédure. f) Suivre l allocation des budgets au sein de la ligne hiérarchique entière Le manager peut suivre les attributions des budgets de ses collaborateurs rattachés. L avancement de la cascade du budget peut être consulté dans le tableau dédié à la distribution du budget. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets a) Cliquer sur le nom du budget à suivre (1) 1 b) Le montant total du budget qui n a pas encore été publié / distribué est renseigné dans le tableau de synthèse, dans la colonne «Montant non publié» (2) ; Manager Page 20 sur 53

c) Consulter le nom des managers pour lesquels le budget a été publié ou non dans le tableau «budgets responsables» (3). Si un montant apparaît dans cette colonne, cela équivaut à un budget non publié pour le manager réviseur correspondant. 2 3 Retirer les budgets : Dans le cas où vous souhaitez modifier les budgets après publication, plusieurs actions sont alors nécessaires : 1. Retirer un budget de la publication. Sélectionner «Retirer un budget» dans la liste sous le bouton «Publier». Le retrait peut s effectuer pour tous les managers ou juste une partie (un ou plusieurs en utilisant la multi sélection). En cas de retrait du budget, les managers réviseurs sont informés grâce à l envoi d une notification dans VITALIS et par e-mail. 2. Modifier le montant du budget dans le tableau d attribution, dans la ligne du manager correspondant ; 3. Publier de nouveau le budget en utilisant la liste «Publier». La nouvelle publication génère une nouvelle notification d information dans VITALIS et par e-mail. 2. Option 2 : le budget est attribué à toute la ligne hiérarchique par l administrateur du plan Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets Manager Page 21 sur 53

Au moment du lancement du plan, l administrateur attribue un budget à tous les manageurs réviseurs impliqués dans les révisions salariales. Ceux-ci en sont informés par notification VITALIS et par mail. a) Consulter le montant du budget alloué Au moment du lancement du nouveau plan de révision salariale, les managers réviseurs sont informés du budget qui leur est attribué. Par notification dans VITALIS, toutes les notificaitons sont situées sous l icône ; Le budget qui est alloué au manager réviseur figure à l intérieur de la notification ; Par notification par e-mail ; Manager Page 22 sur 53

Le manager peut également consulter le montant du budget qui lui est alloué en accédant au menu «Rémunération du personnel» (3). 3 Pour accéder au détail du budget, cliquer sur «Gérer les budgets» (5), situé dans la barre des tâches située à gauche de la page «Plans de rémunération» (4). Manager Page 23 sur 53

4 5 Dans la page «Pools de financement 5 budgété» (6), s affichent les différents budgets alloués (7) au manager réviseur, toutes campagnes VITALIS confondues. 6 7 8 9 10 11 12 13 Pool de financement budgété (7) : correspond au nom du budget. Il est nommé par l administrateur du plan. Il y a une ligne par élément de rémunération budgété ; Plan 6 (8) : indique le plan dans lequel le budget est inclus ; Niveau d accès (9) : indique au manager réviseur s il a accès au budget en modification (mise à jour autorisée) ou à titre de consultation seulement (vous ne pouvez pas le modifier) ; Intervenants 7 admissibles (10) : indique le nombre de collaborateurs pris en compte dans le périmètre du budget (ce chiffre inclut toute la ligne hiérarchique du manager réviseur) ; Unités (11) : devise monétaire ; Budget global (12) : indique le pourcentage de la masse salariale alloué au budget. Le montant budgétaire indique le montant en euros correspondant au pourcentage alloué ; Main d œuvre Allocation (13) : le total affecté indique le montant en euros déjà proposé par le manager réviseur. Le budget disponible est le montant, en euros, restant à distribuer. b) Consulter le détail du budget attribué Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets 5 Cf. glossaire page 3 6 Cf. glossaire page 3 7 Cf. glossaire page 3 Manager Page 24 sur 53

Cliquer sur «Gérer les budgets» (1), puis sur le budget concerné par la cascade (2) (exemples : budget pour les augmentations des salaires, budget pour les primes de fin d année, budget pour les primes exceptionnelles) ; 1 2 La page «Pool de financement budgété : Nom du budget sélectionné» est composée de : La synthèse du budget (1) : synthétise les informations du budget alloué ; Les budgets responsable (2) : affiche la liste des collaborateurs directs pour lesquels le manager réviseur peut allouer un budget. 1 2 La «synthèse du budget» (1) permet de consulter un résumé des informations liées au budget. Elle permet de connaître le nombre de collaborateurs et la masse salariale impliqués dans le calcul du budget. Elle permet également de connaître le pourcentage de la masse salariale alloué au budget ainsi que le montant en euros correspondant. 1 Montant budget : nom du budget ; Manager Page 25 sur 53

Il peut arriver de visualiser une ligne de budget alors que celui-ci n est pas prévu dans l enveloppe budgétaire (celui-ci n est pas mentionné dans la lettre de cadrage). Cette ligne permet néanmoins de connaître l avancement global des attributions de cet élément de rémunération sur l ensemble des collaborateurs. Devise : devise du budget ; Collaborateurs éligibles : nombre de collaborateurs impliqués dans le budget du manager (il s agit des collaborateurs rattachés directement et indirectement) ; Budget global : exprimé en montant et en pourcentage ; Ventilation du budget : o Montant / Pourcentage du budget ventilé : montant / pourcentage de la masse salariale du budget distribué ; o Budget disponible / Montant non publié : budget restant à distribuer (en pourcentage et en montant) ; Allocation de l intervenant : o Montant rémunération : montant du budget déjà distribué aux collaborateurs ; o Budget disponible : montant encore disponible dédié aux propositions. La partie inférieure de la page (2) permet de connaître la liste exhaustive des bénéficiaires du budget du manager réviseur principal. Chaque ligne correspond à un manager réviseur différent. Une fois les propositions effectuées (pour le salaire et la prime) il est primordiale de Pensez à vérifier la liste de ces collaborateurs et s il y a erreur, informez-en votre admistrateur du plan. 3 2 Les lignes des colonnes «Nouveau budget» (3) indiquent le montant du budget alloué aux managers réviseurs. Consulter la liste des collaborateurs qui reportent à un manager en cliquant sur le bouton «Liste des collaborateurs» ( ) en bout de ligne. Vous avez également la possibilité de consulter la liste des collaborateurs indirects, eux-mêmes managers réviseurs, en cliquant sur la flèche en début de ligne. Manager Page 26 sur 53

c) Connaître l allocation des budgets au sein de la ligne hiérarchique entière Le manager peut suivre les attributions des budgets de ses collaborateurs rattachés dans le tableau dédié à la distribution du budget. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Gérer les budgets a) Cliquer sur le nom du budget à suivre (1) ; 1 b) Le montant total du budget publié est renseigné dans le tableau de synthèse, dans la colonne «Budget global» (2) ; c) Consulter le détail du montant alloué aux managers dans le tableau «budgets responsables» (cf. les colonnes «Montant budget ventilé» et «Pourcentage budget ventilé» (3)). Manager Page 27 sur 53

2 3 Manager Page 28 sur 53

CHAPITRE 2 : REALISER LES PROPOSITIONS SALARIALES ET PROMOTIONS 1. Accéder au tableau des propositions salariales Accès : Navigateur > Rémunération du personnel A partir de la page «Plans de rémunération», accédez aux informations des plans dans lesquels vous êtes impliqué. C est ici que vous allez réaliser vos propositions salariales, de primes et de promotions. 1 2 3 4 5 6 7 Plan (1) : nom du plan ; Accès au plan (2) : mise à jour autorisée ou aucune mise à jour autorisée (en cas de dépassement des dates prévues pour la saisie) ; Manager Page 29 sur 53

Statut du responsable (3) : niveau d avancement du responsable dans le plan (statut du manager réviseur) ; Non lancé : les propositions n ont pas été démarrées ; Budget disponible : les propositions pourront être réalisées avec un budget de référence ; En cours : au moins une proposition a été réalisée et enregistrée pour un collaborateur ; Soumis : les propositions ont été soumises à validation au manager hiérarchique ; En cours d approbation : le circuit d approbation est en cours ; Approbation intégrale : le circuit d approbation est terminé ; Traité : l administrateur du plan clôt le plan de révision salariale. La révision est donc considérée comme terminée. Equipe (4) : permet de suivre l avancement des managers réviseurs de l équipe dans le plan ; Dernière action d approbation (5) : assure le suivi du circuit d approbation en cours. Le nom du collaborateur inscrit dans cette case indique que la prochaine validation est en attente d une action de sa part ; Historique des actions (6) : retrouver l historique des approbations réalisées ; Entreprendre une action (7) : accéder rapidement aux actions et états de suivi du plan. Pour accéder à un plan, cliquez sur le nom de celui-ci. 1. Réaliser une délégation VITALIS permet de réaliser des délégations 8 des propositions salariales si nécessaire. Cette action est à l initiative du manager réviseur initial. Elle peut être envoyée vers n importe quel manager du Groupe (hors société également). La délégation doit se réaliser en début de plan uniquement (avant le début des saisies des propositions). a) Réaliser une délégation La délégation se réalise dans la feuille de travail. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Cliquer sur le plan concerné Dans votre feuille de travail, sélectionner la ligne correspondante au collaborateur dont la révision est à déléguer. 8 Cf. glossaire page 3 Manager Page 30 sur 53

Dans le menu Actions, choisissez «Gérer les délégations» puis «Déléguer des salariés». Recherchez ensuite le manager devant recevoir la délégation de la saisie des propositions. Puis cliquez sur «Soumettre» pour valider votre choix. Manager Page 31 sur 53

Suivez le nom du manager auquel vous avez envoyé la délégation, ainsi que le statut. Il n existe pas de notifications VITALIS concernant la délégation. Après avoir réalisé une délégation, il est important de contacter le manager recevant la délégation directement par mail. b) Recevoir la délégation : Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Plans de rémunération Dans la partie supérieure de la page, le plan de révision salariale initial. Le manager recevant la délégation visualise cette dernière dans une feuille de travail spécifique aux délégations. Accédez à la saisie de la proposition en cliquant sur le nom du plan situé dans la partie inférieure de la page. Notez que le nom du plan peut différer du nom du plan initial visible dans la partie supérieure de la page. Manager Page 32 sur 53

Réalisez les propositions d augmentation salariales, de primes et de promotion, modifiez le statut de la délégation puis enregistrez la feuille de travail déléguée. Notez que seule la proposition salariale est déléguée. Le manager hiérarchique n est en aucun cas modifié dans le dossier du collaborateur Une fois les propositions effectuées (pour le salaire et la prime) il est primordial de modifier le statut de la délégation afin d informer le manager initial du statut de la délégation. Le budget lié à la proposition salariale déléguée est conservé dans la partie du manager initial, à l origine de la délégation. c) Annuler une délégation Le manager initial ayant réalisé la délégation peut annuler cette dernière en cas d erreur. Sélectionner la ligne correspondante à la proposition déléguée devant être annulée. Puis dans le menu «Actions», «Gérer les délégation», choisissez l action «Retirer des délégations». Manager Page 33 sur 53

2. Réaliser les propositions d augmentations salariales et de promotion Accès : Navigateur > Rémunération du personnel a) Accéder au plan de rémunération concerné (1) : 1 b) Le tableau situé dans la partie supérieure (2) de la page résume les informations liées au budget. Le tableau est paramétré par l administrateur RH du plan de votre société. Manager Page 34 sur 53

c) Le tableau de saisie des propositions (3) est présent dans la partie inférieure de la page. Ci-dessous des exemples de colonnes paramétrées : Les propositions d augmentation du salaire mensuel s effectuent en pourcentage ou en montant ; Les attributions de primes s effectuent en montant ou en pourcentage du salaire mensuel Alertes : il s agit d information donnée de façon automatique concernant l activité du dossier collaborateur (exemple : ancienneté inférieure à six mois, dernière augmentation inférieure à six mois, etc.) ; Historique des rémunérations : cliquer sur l icône afin de consulter l historique complet de la rémunération des collaborateurs ; Notes : cliquer sur l icône afin de lire / consulter les commentaires. L icône est différent en cas de présence d une note. (a) : icône lorsqu aucune note n a été ajoutée (b) : icône lorsqu une note a été ajoutée a b La note reste visible uniquement par le manager qui a créé la note s il coche la case «Privée». Manager Page 35 sur 53

3. Astuces du tableau de saisie des propositions a) Figer les colonnes : pour figer les colonnes et aider la navigation dans le tableau, sélectionner l entête de la colonne à conserver à l affichage (1), et cliquer sur le bouton «Figer» (2) ; 2 1 3 b) Les actions proposées sont (3): Gérer les délégations : se référer à la partie vue plus haut ; Consulter la piste d audit : consulter le nom du collaborateur ayant effectué la dernière action sur la révision d un collaborateur ; Gérer l affichage de la feuille par défaut : permet de personnaliser l affichage de tableau de saisie des propositions. c) Le menu «Visualiser» (4) propose de personnaliser l affichage du tableau des propositions. Il est également possible de réduire la largeur des colonnes de votre tableau (ce paramétrage se conserve lors de vos prochaines connexions à la feuille de travail). Sélectionner le menu «Colonnes» (5) afin de personnaliser l affichage et l ordre des colonnes du tableau ; Manager Page 36 sur 53

4 5 La fonctionnalité «Détacher» (6) : permet d afficher le tableau des propositions en plein écran 6 4. Effectuer des simulations de propositions et suivre la consommation du budget Dans le tableau des propositions (1), renseigner des propositions d augmentation de salaires et d attribution de prime et suivre l avancement de la consommation du budget dans le tableau situé dans la partie supérieure (2). Les chiffres affichés sont mis à jour automatiquement en fonction des propositions déjà réalisées et permettent de suivre l avancement du budget. Manager Page 37 sur 53

2 1 Il est possible d «Enregistrer» (3) les propositions afin de les sauvegarder sans les soumettre 9 pour approbation. 3 5. Soumettre les propositions pour approbation Une fois les simulations des propositions effectuées, elles peuvent être soumises pour approbation à la ligne hiérarchique. a) Cliquer sur le bouton «Soumettre» (1). Une fois soumises, les propositions ne peuvent plus être modifiées de la part du manager réviseur initial. 9 Cf. glossaire Manager Page 38 sur 53

1 b) L ajout d un commentaire à destination des approbateurs est possible. Ce commentaire sera visible de tous les acteurs du circuit d approbation. Pensez à inscrire la date de votre commentaire et votre trigramme lorsque vous ajouter un commentaire. Exemple : 2013-01-15_LAU Attention, si une proposition a été oubliée dans les lignes du tableau, le manager réviseur n en sera pas informé. Le tableau de synthèse, situé dans la partie supérieure de la feuille de travail vous permet de suivre simplement l avancement des saisies des propostions. Manager Page 39 sur 53

Avant d envoyer les propositions pour soumission, il est important de s assurer que les propositions déléguées ont bien été retournées au manager initial (la colonne «Statut de la délégation» simplifie cette vérification. c) Le prochain approbateur dans le circuit d approbation reçoit une notification VITALIS et une notification par e-mail lui indiquant qu une feuille de travail 10 (tableau des propositions) lui a été envoyée pour approbation. En cas de besoin, il est possible de retirer une soumission. Le manager approbateur reçoit alors une notification et un e-mail de confirmation de retrait de soumission. Les propositions salariales sont de nouveau modifiables par le manager initial. 10 Cf. glossaire page 3 Manager Page 40 sur 53

CHAPITRE 3 : VALIDER LES PROPOSITIONS SALARIALES, PRIMES ET PROMOTIONS 1. Consulter les propositions de la ligne hiérarchique a) Le manager approbateur reçoit une notification dans VITALIS et par e-mail, pour chaque tableau de saisie (appelée «feuille de travail») reçu pour approbation ; b) Il peut également suivre l avancement des propositions pour lesquelles il a été désigné approbateur ; Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Onglet : Approbations (1) 1 2 3 4 5 La liste de vos collaborateurs directs, impliqués dans le plan, est affichée dans la colonne «Responsable» (2) ; Consulter le statut des tableaux des propositions (appelés «feuilles de travail» dans VITALIS) : o Non lancé : les propositions n ont pas été démarrées ; o Budget disponible : les propositions pourront être réalisées avec un budget de référence ; o En cours : au moins une proposition a été réalisée et enregistrée pour un collaborateur ; o Soumis : les propositions ont été soumises à validation au manager hiérarchique ; o En cours d approbation : le circuit d approbation est en cours ; o Approbation intégrale : le circuit d approbation est terminé ; Le détail du circuit d approbation est indiqué dans les colonnes «Approbations» (4) ; La date d échéance des approbations est indiquée en bout de ligne (5). Cette date est renseignée par le manager approbateur. Manager Page 41 sur 53

Il est préconisé d effectuer les approbations une fois que toutes les feuilles de travail de vos collaborateurs rattachés sont au statut «Soumis». Le détail des propositions effectuées par les managers réviseurs figurent dans le tableau des propositions du manager approbateur. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Plan concerné c) Cliquer sur «Consulter sous forme d arborescence» (4) ou dans la liste «Subordonnés indirects» (5) afin de visualiser le détail des propositions des collaborateurs indirects ; d) Le manager approbateur peut alors consulter les propositions ou les modifier (6) ; 4 5 6 A ce niveau, il est possible de : 1. Approuver les propositions ; 2. Demander un complément d information au manager réviseur initial ; 3. Effectuer un retour pour correction. Demander des informations : En cas de modifications des propositions utiliser le bouton «Retour pour correction». Cette action permet de renvoyer la feuille de travail au manager initial afin que ce dernier modifie sa saisie. Ce message est reçu par notification VITALIS et par e-mail. Manager Page 42 sur 53

2. Consulter les états de reporting liés aux approbations Dans l onglet Approbations, plusieurs états de reporting sont mis à votre disposition pour vous permettre de suivre les propositions réalisées sur l ensemble des collaborateurs de votre équipe (ligne hiérarchique incluse). Ces états permettent de consulter divers indicateurs et ainsi peuvent vous aider à valider ou invalider les propositions réalisées par vos managers directs. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Onglet : Approbations Trois états sont disponibles (1) : Aperçu de la rémunération : Permet d avoir une vue globale par manager réviseur : - Des budgets consommés par rapport aux budgets initiaux (en montant et pourcentage) (a) ; - Des propositions réalisées en montant et en pourcentage (par rapport à la masse salariale) (b) ; - Du nombre de collaborateurs qui ont fait l objet d une révision salariale par rapport au nombre total de collaborateurs éligibles (c). Manager Page 43 sur 53

1 c b a Dans VITALIS, les états de reporting s affichent toujours par élément de rémunération (exemple : augmentation de salaire, prime de fin d année, etc.). Il n existe pas d états qui offrent une vue consolidée entre plusieurs éléments de rémunération. Pensez à sélectionner l élément de rémunération pour lequel vous souhaitez obtenir des statistiques via la liste déroulante au dessus de chaque tableau (d). Statistiques d allocation : permet des statistiques par rapport aux propositions réalisées (montants, moyennes, médiane, etc.) par élément de rémunération et par manager. Alertes : permet d avoir une vue globale sur l ensemble des alertes qui ont été paramétrées pour le plan de révision salariale (exemple : changement de salaire récent) par manager. Manager Page 44 sur 53

1 Pour obtenir un descriptif de l alerte, faîtes glisser votre souris sur le symbole qui la représente. 3. Valider les propositions de la ligne hiérarchique Accès : Navigation > Rémunération du personnel > Approbations a) Afin d approuver les propositions, sélectionner les lignes correspondantes (1) au manager ; b) Puis choisir dans la liste, «Approuver» (2). 2 1 c) Les propositions du réviseur sont alors approuvées par son approbateur. Il s agit d une action à réaliser une fois toutes les propositions passées en revue. En effet, les feuilles de travail de tous les managers réviseurs directs et indirects seront figées et ne seront modifiables que par l approbateur devant effectuer une action. Il est préconisé d effectuer les approbations une fois que toutes les feuilles de travail des collaborateurs directs sont au statut «Soumis». Manager Page 45 sur 53

a) Il pourra lui-même réaliser ses propres propositions salariales et «Soumettre» sa feuille de travail à son tour. Manager Page 46 sur 53

CHAPITRE 4 : SUIVRE L AVANCEMENT DE LA VALIDATION DES PROPOSITIONS a) Exporter votre feuille de travail : Il vous est possible d exporter votre feuille de travail, une fois les propositions salariales, de primes et de promotions saisies. Accès : Navigateur > Rémunération du personnel Accédez ensuite au plan correspondant à votre souhait d export. Réaliser l export de votre tableau de révision salariale en cliquant sur l icône Excel, située dans le menu au dessous de votre tableau. Manager Page 47 sur 53

1 2 La deuxième icône (2) correspond à la fonctionnalité d un export / import. Si votre filiale utilise cette fonctionnalité, merci de contacter le service support VIP, VITALIS Improve Performance. b) Les états de suivi d avancement du plan La colonne «Equipe» (1) permet de connaître l avancement du plan de révision salariale au sein de votre équipe. Cliquer sur l icône ; 1 Un diagramme s affiche avec les différents statuts (2) : 2 Manager Page 48 sur 53

Lorsque vous cliquez sur le lien Consulter l état de statut détaillé», vous êtes renvoyés à l état de reporting «Statut du responsable». Accès : Navigateur > Rémunération du personnel > Etats 1 En complément des états de reporting vus précédemment (page 42 de ce manuel), d autres états de reporting vous sont accessibles : 1. Statistiques de l allocation : Suivi des propositions / augmentations réalisées par élément de rémunération selon plusieurs critères (ancienneté, âge, grade, etc.) ; - Le premier onglet, appelé «Généralités» permet d avoir une vue synthétique de votre ligne hiérarchique. Les données sont consultables en pourcentage ou en montant (a). - Le second onglet, appelé «Comparer les groupes» offre quant à lui un niveau de détail supplémentaire car il permet d effectuer des comparaisons selon différents critères (exemples : âge, manager, famille d emploi, etc.) (b) Manager Page 49 sur 53

a b Il est possible d effectuer des statistiques en regroupant jusqu à 2 critères appelés Groupe principal et Sous-Groupe (exemples : tranches d âges et catégories socioprofessionnelles). Vous pouvez sélectionner ces critères avec les deux listes déroulantes «Groupe principal» et «Sous-groupe». Un système de filtres permet de réduire le périmètre de la population. Manager Page 50 sur 53

Vous pouvez également cliquer sur «Afficher graphique» pour obtenir les statistiques sous forme de diagramme et non de liste. 2. Salariés rémunérés : Suivi du nombre de collaborateurs qui ont reçu des augmentations selon plusieurs critères (Ancienneté, Age, Grade, etc.) ; Manager Page 51 sur 53

3. Nombre de salariés par allocation : suivi du nombre de collaborateurs augmentés par palier de pourcentages d augmentation ; 4. Statut du responsable : Suivi des révisions salariales (non lancé, en cours d approbation, soumis, etc.) par manager ; Manager Page 52 sur 53

5. Allocation par responsable : comparatif des propositions réalisées entre plusieurs managers. Manager Page 53 sur 53