Journée des CPA en entreprise et du secteur public AMÉLIORER VOTRE PROCESSUS BUDGÉTAIRE : NOUVELLES TENDANCES!

Journée des CPA en entreprise et du secteur public AMÉLIORER VOTRE PROCESSUS BUDGÉTAIRE : NOUVELLES TENDANCES! Stéphane Mercier, CPA, CMA, M. Sc. Vice-président, Comptes majeurs DECIMAL

Le processus budgétaire EN PRATIQUE Processus long (on vise 2 mois mais cela en prend 8) et fastidieux (nombre d itérations) demandant beaucoup de temps supplémentaire de la part de plusieurs employés (surtout des finances afin de consolider un nombre inimaginable de fichiers Excel), où les règles établies lors du cadre budgétaire sont contournées pour finalement avoir des résultats qui ne sont plus appuyés par les règles initialement proposées et pourtant incontournables Le processus budgétaire. Après Avant Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 2

QUELQUES OBSERVATIONS MEILLEURES PRATIQUES REMARQUÉES LORS DE NOS INTERVENTIONS NOUVELLES TENDANCES Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 3

7 1 4 Ça prend trop de temps et ça coûte trop cher! Ça implique trop de gens! 9 Trop de jeux de coulisse et ça encourage des comportements pervers! Lorsque c est terminé, je ne reconnais plus mes chiffres! 2 Ça ne m aide pas à gérer! 8 Contient des allocations hors de mon contrôle! 3 Plus à jour avant même qu il ne soit terminé! PLAINTES FRÉQUEMMENT ENTENDUES 6 5 Coulé dans le Trop béton, mais le d itérations! marché a changé! 10 Discordance avec les objectifs utilisés pour m évaluer!! Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 4

11 Ça réduit la flexibilité et c est une barrière au changement! 12 C est rarement aligné avec la stratégie et c est souvent contradictoire! 13 Ça ajoute peu de valeur! 17 14 C est mis à jour peu fréquemment, souvent sur une base annuelle! C est centré sur la réduction des coûts plutôt que sur la création de valeur! 15 Je n ai pas assez de ressources pour réaliser mes objectifs! 18 Ça repose sur des présomptions sans fondements ou sur des estimations grossières! C est basé sur 16 une structure organisationnelle simple plutôt que sur les processus! 19 Ça n encourage pas le partage d information et ça favorise les silos! 20 Je me sens dévalorisé! Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 5

LE PROCESSUS BUDGÉTAIRE Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 6

Quatre grands axes du processus budgétaire : Planifier (cadre budgétaire, rigueur et liens) Collaborer (cueillette) Communiquer (rapports) Le Contrôler (suivi du réel et écarts) Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 7

Quelques données il y a un certain temps. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 8

LES FINANCES AJOUTENT-ELLES DE LA VALEUR? Plus de la moitié du temps des finances sert à compiler des données, et seulement 27 % du temps est consacré à l analyse 1. PROCESSUS TYPIQUE PROCESSUS SOUHAITÉ Transactionnel (valeur non ajoutée) Analyse Transformation Analyse (valeur ajoutée) Transactionnel 1. Source : TRAPP, R. «Finance: Budgeting for the future», The Independant, janvier 1999. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 9

80 % des organisations sont insatisfaites du processus budgétaire 1. 1. Source : Economist Intelligence Unit Ltd. (2000). «Beyond Budgets», Business Europe, 40, 9, p. 4. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 10

PROCESSUS DES FINANCES Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 11

SELON VOUS, CES PLAINTES SONT-ELLES FONDÉES? Typiquement, quand votre budget annuel devient désuet? 2% Avant la fin de l'année 8% 1-3 mois 3% 24% 7% 24% 4-6 mois 7-9 mois 10-12 mois 32% Jamais - toujours utile Pas de réponse Source : Business Finance, mai-juin 2009, p. 12. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 12

Quand pensez-vous que vos objectifs seront désuets? 3% Ils le sont déjà 1-3 mois 22% 28% 4-6 mois 2% 6% 19% 20% 7-9 mois 10-12 mois Jamais - toujours utile Pas de réponse Source : Business Finance, mai-juin 2009, p. 17. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 13

Combien de versions budgétaires sont produites avant l'approbation finale 1 12% 7% 2 11% 5% 26% 3 4 39% 5 6 ou plus Source : Business Finance, mai-juin 2009, p. 17. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 14

Source : Analyse comparative 2012-2013 processus budgétaire, Chaire Internationale CPA de recherche en contrôle de gestion, HEC Montréal, mai 2013, p. 6. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 15

Source : Analyse comparative 2012-2013 processus budgétaire, Chaire Internationale CPA de recherche en contrôle de gestion, HEC Montréal, mai 2013, p. 6. Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 16

Source : Analyse comparative 2012-2013 processus budgétaire, Chaire Internationale CPA de recherche en contrôle de gestion, HEC Montréal, mai 2013, p. 34 Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 17

LES CHIFFRIERS, CE QU ON EN DIT "Microsoft's Excel Might Be The Most Dangerous Software On The Planet" "Wonderful (but dangerous): Excel Spreadsheet Reconciliations Regulators Warns on Spreadsheet «Microsoft Excel considéré dangereux!» Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 18

LES CHIFFRIERS EN CHIFFRES! Pourcentage d organisations qui utilisent Excel comme outil principal dans le cadre de leur exercice budgétaire : 65 % au Canada, 61 % aux É-U (étude de 2012) 1 73 % (étude de 2012) 2 Moyenne de 12 sondages (KPMG, PWC, etc.) depuis 2000 : Plus de 88 % des chiffriers vérifiés comportent des erreurs; 78 % des modèles ont été développés sans processus d assurance qualité. 1. Source : Benchmarking the financial function 2012, Financial Executives Research Foundation / Robert Half, p. 16 2. CFO Budgeting Survey, 2012, PWC (PriceWaterhouseCoopers), p. 18 Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 19

LA SURUTILISATION DES CHIFFRIERS ÉLECTRONIQUES Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 20

EXEMPLE DE RISQUES LIÉS À EXCEL Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 21

Un processus que les finances «supportent» Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 22

Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 23

Meilleures pratiques observées lors de nos interventions Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 25

PROCESSUS TYPIQUE Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 26

LIENS COMMUNICATION Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 27

OUTILS OPÉRATIONNEL COORDONNER Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 28

MEILLEURES PRATIQUES ALIGNEMENT COLLABORATION Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 29

ITÉRATIONS TOP-DOWN/ BOTTOM-UP Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 30

AGRÉGER STRUCTURER SIMPLE À COMPRENDRE Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 31

S ADAPTER S AJUSTER Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 32

CFO et haute direction Début Plan stratégique Déterminer les objectifs financiers Changements finaux et approbation du plan Analyser les résultats consolidés Fin Finances Règles d affaires budgétaires; objectifs à communiquer Valider les plans, consolidation et analyse des résultats Gestionnaires Budget détaillé PROCESSUS BUDGÉTAIRE : TOP DOWN ET BOTTOM-UP Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 34

APERÇU DU CAM-I ABPB CLOSED-LOOP MODEL ÉTAPE 1 : OPÉRATIONNEL Plan opérationnel réaliste # 4) Équilibrer les opérations 3) Déterminer les activités 2) Obtenir les besoins 1) Réviser la stratégie ÉTAPE 2 : FINANCIER 5) Déterminer les coûts des ressources 6) Ajouter les coûts non liés aux activités 7) Équilibrer les finances $ Plan financier et opérationnel Début 2000, 2004 CAM-I Budget formel Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 35

APERÇU DU CAM-I ABPB CLOSED-LOOP MODEL ÉTAPE 1 : OPÉRATIONNEL Surcapacité ou manque Capacité des ressources Équilibre des opérations ÉTAPE 2 : FINANCIER Ajuster la capacité # Ressources $ Ajuster le coût des ressources Assignation des coûts Taux de consommation Activités Ajuster les consommations Assignation des coûts Taux de consommation Produits et services Ajuster les prix # $ Ajuster les demandes Obtenir les besoins Résultats financiers Résultats atteints 2000, 2004 CAM-I Équilibrer les finances avec les cibles Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 36

Résumé des meilleures pratiques 1. Relié à la stratégie 2. Collaboration 3. Top-down/bottom-up 4. Opérationnel 5. Outils-automatisation 6. Capacité d adaptation Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 37

Une approche intégrée Réel P1 à P6 Saisie budgétaire Prévisionnel Reddition de comptes Planification Modèle et règles d affaires Prévisionnel 2013 Validation des règles (mai 2013) Budget v1, v2 (juillet 2013) Réel P1 à P3 2014 Budget final 2014 Réel 2013 Réel vs budget (reddition de comptes) Modèle 3-5 ans Prévisionnel 2014 Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 38

Tendances émergentes Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 39

TENDANCES ÉMERGENTES SCÉNARIOS SENSIBILITÉ Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 40

TENDANCES ÉMERGENTES Black swan Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 41

Let it roll 1. CFO Magazine, mai 2011 Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 42

Période de questions Stéphane Mercier, CPA, CMA, M. Sc. Vice-président, Comptes majeurs DECIMAL www.decimal.ca 450-640-1222, poste 1046 Améliorer votre processus budgétaire : nouvelles tendances! 45

Merci! N oubliez pas de remplir le formulaire d évaluation.