APPROUVÉ LE 26 OCTOBRE 2011 CONSEIL D ADMINISTRATION CENTRE JEUNESSE CHAUDIÈRE-APPALACHES PROCÈS-VERBAL de la cent cinquante-troisième séance ordinaire du conseil d administration du Centre Jeunesse Chaudière-Appalaches, tenue le mercredi 21 septembre 2011, de 19 h 20 à 20 h 40, au siège social, 100 M gr Bourget à Lévis. MEMBRES DU CONSEIL PRÉSENTS : M MES MM. MAJORIE ASSELIN, présidente LOUISE GAREAU ISABELLE OUELLET LINE ROY ALINE VISSER PIERRE CLOUTIER, directeur général et secrétaire CHRISTIAN FRADET ALAIN GELLY MARTIN LEMIEUX MEMBRES DU CONSEIL ABSENTS : M MES MM. JOAN CARBONNEAU KARINE DORVAL (poste vacant) NATHALIE GIGUÈRE PIERRE BÉGIN ANDRÉ CHAMARD JÉRÔME L HEUREUX, vice-président PHILIPPE RUEL RESSOURCES PRÉSENTES : M MES MM. GENEVIÈVE DION, Service des communications MADELEINE DUMAIS, Commissaire locale aux plaintes BRUNO COURCHESNE, DRFMI ROCK CRÊTE, DSC RICHARD PENNEY, DSRI PATRICK SIMARD, DSPRH M me Johanne Cantin, agente d information à la direction générale, agit à titre de secrétaire pour la rédaction du procès-verbal. 153-01 OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE ET CONSTATATION DU QUORUM L avis de convocation à cette réunion a été adressé à tous les membres du conseil. Ceux qui sont présents formant quorum, l assemblée est déclarée régulièrement et validement constituée par la présidente, M me Majorie Asselin, qui souhaite la bienvenue aux administrateurs et aux personnes présentes. 153-02 LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR MODIFIÉ RÉSOLUTION (D) Sur proposition dûment formulée par M me Isabelle Ouellet et appuyée par M me Aline Visser, il est unanimement résolu d adopter l ordre du jour modifié ayant apporté une correction à la numérotation.
VIII-930 153-01 Ouverture de l'assemblée et constatation du quorum 153-02 Lecture et adoption de l ordre du jour Résolution (D) 153-03 Approbation du procès-verbal de la 152 e séance ordinaire tenue le 8 juin 2011 Résolution (D) 153-04 Affaires découlant du procès-verbal de la 152 e séance ordinaire tenue le 8 juin 2011 153-05 Période de questions du public 153-06 AFFAIRES DE LA GOUVERNE.01 Agrément Rapport abrégé de l établissement (D).02 Désignation, élections, nominations, cooptations des membres des conseils d administration des établissements publics selon la Loi sur les services de santé et les services sociaux Projet de loi 127 Information (D) 153-07 AFFAIRES ADMINISTRATIVES.01 Priorités de l établissement 2011-2012 Résolution (D).02 Agrément Plan d action pour la mise en place des plans de mesures d urgence pour le CJCA Résolution (D).03 Agrément Éléments à risque dans les unités nécessitant une intervention en priorité Résolution (D).04 Politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du CJCA Ajout de l article 10.4 relatif à la promotion du français Résolution (D) 153-08 AFFAIRES FINANCIÈRES.01 Aucune 153-09 PÉRIODE D INFORMATION.01 Nomination de cadres (D).02 Révision des classes salariales des cadres (V) 153-10 AFFAIRES COURANTES.01 Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches Rapport du président (V).02 Comité des usagers Rapport de la présidente (V).03 Accessibilité des services Statistiques (D).04 Revue de presse (D) 153-11 AFFAIRES DIVERSES.01 Aucune 153-12 Correspondance (V) 153-13 Période de questions du public 153-14 Levée de la séance.01 Prochaine séance ordinaire du conseil d administration.02 Clôture de la séance 153-03 APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA 152 E SÉANCE ORDINAIRE TENUE LE 8 JUIN 2011 RÉSOLUTION (D) Sur proposition dûment formulée par M. Christian Fradet et appuyée par M me Louise Gareau «d approuver le procès-verbal de la séance ordinaire tenue le 8 juin 2011, comme libellé.». 153-04 AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA 152 E SÉANCE ORDINAIRE TE- NUE LE 8 JUIN 2011 11-06-08 152-06.03 Délégation de trois membres du conseil d administration à l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec Le 16 septembre dernier, M mes Majorie Asselin, Louise Gareau et M. Martin Lemieux on assisté comme prévu à l assemblée générale annuelle de l ACJQ qui avait lieu au Centre jeunesse de la Montérégie. La présidente, M me Asselin, rapporte quelques éléments de la rencontre qui, somme toute, s est avérée très intéressante. Ce rendez-vous annuel permet aux administrateurs d obtenir, entre autres, une vision globale de ce qui se fait dans les centres jeunesse. M me Asselin considère qu un des moments forts de la rencontre a été la présentation du directeur général, M. Pierre Cloutier. En effet, les participants ont pu apprécier l expérience novatrice de notre établissement au regard du projet Entreprise en santé Élite. En terminant, M me Asselin invite, au prochain rendez-vous annuel, les membres du conseil qui n ont pas eu l occasion d y participer.
VIII-931 11-06-08 152-06.06 Renouvellement du contrat du directeur général pour 2011-2015 Le 10 juin dernier, la présidente-directrice générale de l Agence était informée du renouvellement du contrat du directeur général. Celle-ci a retourné une lettre informant de la conformité du contrat. Depuis, un nouveau modèle de contrat a été produit en fonction du nouveau plan de classification du ministère de la Santé et des Services sociaux. Le contrat révisé nécessitera une nouvelle signature. 11-06-08 152-06.07 Comité d évaluation du directeur général Évaluation du directeur général Avant la présente séance ordinaire s est tenu une séance de travail du comité d évaluation du directeur général. Cette séance a permis au directeur général d apporter des précisions quant à la détermination du salaire des hors-cadres, balisé par la circulaire du MSSS, dans le respect du décret du Conseil du trésor à ce sujet. De plus, le directeur général a pu expliquer de quelle façon étaient déterminées les priorités qui sont présentées au point 153-07.01. 153-05 Période de questions du public Aucune. 153-06 AFFAIRES DE LA GOUVERNE.01 Agrément Rapport abrégé de l établissement (D) C est avec fierté que, le 8 juin dernier, le Centre jeunesse Chaudière-Appalaches (CJCA) s est vu octroyer à nouveau la certification d agrément pour les trois prochaines années. Le 22 juillet 2011, M me Majorie Asselin, présidente du conseil d administration du CJCA, recevait une confirmation de notre attestation officielle de M. Pierre Corriveau, président du conseil d administration du Conseil québécois d agrément (CQA). M. Cloutier souligne que le CJCA est le troisième établissement centre jeunesse agréé une troisième fois. Le rapport d agrément abrégé contient, entre autres, la décision du CQA, la synthèse des principales forces et des principaux défis de l établissement ainsi que les recommandations assurant la poursuite de l amélioration de la qualité des services au sein de l établissement. Lorsque des recommandations comportent une échéance, un rapport de réalisation en provenance de la direction de l établissement sera déposé et une résolution sera adoptée par les membres du conseil d administration dans les délais fixés. À cet effet, deux de ces recommandations, ayant pour échéance le 30 septembre et pour lesquelles des travaux ont été effectués, sont présentées à cette séance aux points 153-07.02 et.03. Quant à l actualisation des autres recommandations, dont l adoption de quatre nouveaux règlements, un bilan des réalisations de l établissement sera déposé annuellement aux membres du conseil d administration pour validation. M. Alain Gelly mentionne que les efforts consentis et que les travaux accomplis par tous ayant mené à l obtention de ce troisième agrément méritent d être soulignés par une motion de félicitations. SUR PROPOSITION dûment formulée par M. Alain Gelly et adoptée à l unanimité, il est résolu «que des remerciements et félicitations, au nom du conseil d administration, soit transmis à toutes les personnes impliquées dans le processus d agrément.»..02 Désignation, élections, nominations, cooptations des membres des conseils d administration des établissements publics selon la Loi sur les services de santé et les services sociaux Projet de loi 127 Information (D) M. Pierre Cloutier informe les administrateurs du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches (CJCA) des différentes étapes du processus de renouvellement qui est commencé depuis le début septembre pour se terminer en février 2012. Le processus de renouvellement des conseils d administration des établissements de santé et de services sociaux ainsi que la durée des mandats des administrateurs sont édictés dans la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS). Celle-ci a été révisée au printemps 2011 et les modifications adoptées en juin 2011 par l Assemblée nationale.
VIII-932 D entrée de jeu, M me Geneviève Dion, présidente d élections et de désignations, explique les grands principes et présente le processus de renouvellement du conseil d administration qui se décline en douze étapes. Les membres du conseil échangent sur de nouvelles notions insérées dans le processus, soient celles de «personnes indépendantes», de «parité hommes-femmes» et de la cooptation d un membre âgé de moins de 35 ans. D autre part, les membres du conseil actuel demeurent en fonction jusqu à la fin des étapes afférentes au collège les concernant. Ainsi, à la séance de décembre, plus de la moitié des nouveaux membres seront en fonction. 153-07 AFFAIRES ADMINISTRATIVES.01 Priorités de l établissement 2011-2012 Résolution (D) M. Cloutier dépose aux membres du conseil d administration les priorités de l établissement pour la prochaine année. Celles-ci sont issues de la démarche d évaluation du directeur général comme indiqué au point découlant du 11-06-08 152-06.07, du bilan annuel des directions, des démarches de consultation auprès du personnel, du contexte interne et de l environnement externe. Celles-ci ont été présentées au comité de direction du 6 septembre 2011. Cet outil donne les orientations à la planification annuelle intégrée de l établissement. Le document met le cap sur les défis principaux reliés au plan d amélioration continue des services issu de la démarche d agrément et tient compte des travaux du comité de vigilance. Le document se veut intégrateur et s appuie sur le plan d action en regard des pratiques de gestion en ressources humaines et celui issu de notre plan d organisation des services. De plus, il fait le lien avec l entente annuelle de gestion signée avec l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches, l offre de service 2007-2012 du ministère de la Santé et des Services sociaux pour le programme-services Jeunes en difficulté, la planification stratégique du ministère de la Santé et des Services sociaux 2010-2015 et la planification stratégique de l Association des centres jeunesse du Québec 2008-2013. Résolution 153,01, 2011. CONSIDÉRANT qu en vertu de l article 171 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, le conseil d administration établit les priorités et les orientations de tout établissement qu il administre et voit à leur respect ; CONSIDÉRANT l article 194, 2 e alinéa, de la Loi sur les services de santé et les services sociaux qui stipule que le directeur général veille à l exécution des décisions du conseil d administration et s assure que soit transmise à ce dernier toute l information qu il requiert ou qui lui est nécessaire pour assumer ses responsabilités ; CONSIDÉRANT qu en vertu de l article 181 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux le conseil d administration peut, par règlement, créer les conseils et comités nécessaires à la poursuite de ses fins et déterminer leur composition, leurs fonctions, devoirs et pouvoirs, les modalités d administration de leurs affaires et les règles de leur régie interne ; CONSIDÉRANT que les modalités d évaluation annuelle du rendement du directeur général sont prévues à son contrat d engagement, et ce, en vertu de l article 19 du Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux hors-cadres des agences et des établissements de santé et de services sociaux (R.Q. c. S-4.2, r.0.0002) ; Sur proposition dûment formulée par M. Alain Gelly et appuyée par M. Christian Fradet, il est unanimement résolu, «d approuver les priorités de la direction générale pour 2011-2012.».
VIII-933.02 Agrément Plan d action pour la mise en place des plans de mesures d urgence pour le CJCA Résolution (D) À la suite de l information précédente donnée aux membres du conseil d administration quant aux recommandations du CQA, M. Cloutier explique les démarches réalisées par la permanence du CJCA afin de donner suite à une recommandation dite contraignante où il y est formulé que l établissement doit élaborer les plans de mesures d urgence. Ceci s insère à un des objectifs du plan d amélioration, soit la consolidation des stratégies visant à assurer de façon intégrée la sécurité de la clientèle, du personnel et des lieux ou installations. Afin de réaliser cet objectif, un des moyens qui a été privilégié par le comité de direction a été de procéder à la réalisation d un plan d action détaillé pour l élaboration d un plan de mesures d urgence afin de répondre à la recommandation dont l échéance est fixée au 30 septembre. Ainsi, un mandat a été confié à la firme Prudent Groupe Conseil inc. après avoir obtenu une proposition de services. Cette firme est reconnue pour son expertise de pointe dans ce domaine dans les réseaux de la santé et des services sociaux et de l éducation. Résolution 153,02, 2011. CONSIDÉRANT le Règlement sur la sécurité dans les édifices publics stipulant, à l article 2, que les édifices publics doivent être pourvus de tous les moyens nécessaires permettant aux occupants et au public d en sortir promptement en cas de feu, de panique ou de tout autre danger et d y circuler en toute sécurité ; CONSIDÉRANT le répertoire des descriptions de fonction type accompagné de la circulaire datée du 9 juin 1996 du ministère de la Santé et des Services sociaux et portant le numéro 02-01-12-03 qui décrit à la rubrique 17 que le directeur général doit s assurer de l application de tous les programmes de l établissements tels que l appréciation de la qualité, la gestion des risques, la santé et la sécurité au travail, la qualité de vie au travail, le plan d urgence ; CONSIDÉRANT que le conseil d administration est conscient de l importance de ses responsabilités face à ses employés et à la population qu il dessert et qu il doit assurer la sécurité de ses occupants et de ses installations ; CONSIDÉRANT que, dans le cadre de sa mission, l établissement doit s assurer de mettre en place un processus de planification des mesures d urgence et que ce plan doit respecter les règlements, lois et normes en vigueur et qu il doit correspondre aux attentes de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches et s arrimer avec le plan régional des mesures d urgence ; CONSIDÉRANT que l établissement lors de sa certification d agrément a formulé l objectif dans son plan d amélioration, soit de consolider les stratégies visant à assurer de façon intégrée la sécurité de la clientèle, du personnel et des lieux et installations et qu un des moyens privilégiés à l an 2 est l élaboration d un plan de mesures d urgence ; CONSIDÉRANT que le Conseil québécois d agrément (CQA), lors de sa décision d octroyer l Agrément à l établissement pour une durée de trois ans recommande d élaborer les plans de mesures d urgence, de les diffuser et de les actualiser auprès du personnel et, faire rapport au CQA sur le plan d action élaboré et mis en place pour répondre à cette recommandation, et ce, d ici le 30 septembre 2011 ; CONSIDÉRANT que le Conseil québécois d agrément désire recevoir une résolution de notre conseil d administration lui signifiant que la recommandation a été actualisée selon l échéance prescrite ; Sur proposition dûment formulée par M me Aline Visser et appuyée par M me Line Roy, il est unanimement résolu «que le plan d action élaboré pour la mise en place des plans de mesures d urgence a été réalisé à l échéancier prévu, soit le 30 septembre 2011.».
VIII-934.03 Agrément Éléments à risque dans les unités nécessitant une intervention en priorité Résolution (D) Dans la suite des informations précédentes relatives aux recommandations du CQA, le 10 février 2011, le comité de direction délivrait un mandat interne afin d effectuer un inventaire des aménagements à risque dans toutes les unités d hébergement en internat et dans la communauté. Ce mandat, sous la responsabilité du directeur des ressources financières, matérielles et informationnelles, a été confié au service de sécurité du campus pour sa réalisation, accompagné par les chefs des services concernés. L identification des priorités nécessitant une intervention rapide a été effectuée en mai et les travaux ont débuté au cours de l été, ce qui fut reconnu par le Conseil québécois d agrément (CQA). Néanmoins, ce dernier a recommandé au Centre jeunesse de prendre les mesures nécessaires pour enrayer le risque potentiel des pommes de douche, des crochets et des rampes tubulaires à l escalier et à la mezzanine, entre autres, au Foyer jeunesse de Lévis. Ces trois éléments ciblés par le CQA ont été corrigés en date du 20 septembre. Quant aux autres éléments retenus, ils seront corrigés selon un ordre de priorité établi par le directeur des services de réadaptation en internat, en collaboration avec les services techniques de l établissement. Résolution 153,03, 2011. CONSIDÉRANT le Règlement sur la sécurité dans les édifices publics stipulant, à l article 2, que les édifices publics doivent être pourvus de tous les moyens nécessaires permettant aux occupants et au public d en sortir promptement en cas de feu, de panique ou tout autre danger, et d y circuler en toute sécurité; CONSIDÉRANT que l établissement, lors de sa certification d Agrément, a formulé l objectif dans son plan d amélioration, soit de consolider les stratégies visant à assurer de façon intégrée la sécurité de la clientèle, du personnel, des lieux et installations; CONSIDÉRANT que l établissement a développé, au cours de la dernière année, une pratique préventive en répertoriant les situations à risque dans ses différentes installations à l aide d un outil qu il a développé et intitulé Recensement des risques et accidents; CONSIDÉRANT que le conseil d administration est conscient de l importance de ses responsabilités par rapport à ses employés et à la population qu il dessert et qu il doit assurer la sécurité de ses occupants et de ses installations; CONSIDÉRANT que le Conseil québécois d agrément (CQA), lors de sa décision d octroyer l Agrément à l établissement pour une durée de trois ans, recommande de prendre les mesures nécessaires pour enrayer le risque potentiel des pommes de douche, des crochets et des rampes tubulaires à l escalier et à la mezzanine, notamment au Foyer jeunesse de Lévis, et d en faire rapport au CQA d ici le 30 septembre 2011; CONSIDÉRANT que le CQA désire recevoir une résolution de notre conseil d administration lui signifiant que la recommandation a été actualisée selon l échéancier prescrit; Sur proposition dûment formulée par M. Alain Gelly et appuyée par M me Aline Visser, il est unanimement résolu «que les mesures nécessaires pour enrayer le risque potentiel des pommes de douche, des crochets et des rampes tubulaires ont été réalisées avant l échéancier prévu, soit le 30 septembre 2011.»..04 Politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du CJCA Ajout de l article 10.4 relatif à la promotion du français Résolution (D) M. Bruno Courchesne informe le conseil d administration d une demande de l Office de la langue française (OLF). Celle-ci, à la suite d une visite de deux représentantes au printemps 2011, a recommandé d ajouter à la politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches (CJCA), adoptée le 26 mars 2009, un article visant la promotion du français. Cet article existe dans la politique de gestion contractuelle du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) à laquelle le CJCA est lié, mais n avait pas été repris dans la politique du CJCA. L OLF sera informée du suivi effectué à cette recommandation.
VIII-935 Résolution 153,04, 2011. CONSIDÉRANT la politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du Centre Jeunesse Chaudière-Appalaches adoptée le 26 mars 2009 ; CONSIDÉRANT la recommandation de l Office de la langue française (OLF) d ajouter un article de promotion du français à la politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du Centre Jeunesse Chaudière-Appalaches (CJCA) ; CONSIDÉRANT que ledit article est présent à la politique de gestion contractuelle établie par le ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics ; Sur proposition dûment formulée par M me Aline Visser et appuyée par M me Line Roy, il est unanimement résolu, «d ajouter l article 10.4 à la politique d approvisionnement et de gestion contractuelle du Centre Jeunesse Chaudière-Appalaches : toutes les étapes du processus d acquisition doivent se dérouler en français. Les documents d acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, sont en français. De plus, lorsque l emploi d un produit ou d un appareil nécessite l usage d une langue, celle-ci doit être le français.». 153-08 AFFAIRES FINANCIÈRES.01 Aucune. 153-09 PÉRIODE D INFORMATION.01 Nomination de cadres (D) Le directeur général informe régulièrement les membres du conseil d administration des nominations effectuées à différents postes de cadres dans l établissement. Ainsi, en juin, M me Danielle Beaulieu a été nommée au poste de chef des services centralisés à la DPJ, son entrée en fonction n est pas encore déterminée, car elle occupe actuellement le poste d adjointe au DPJ au Centre de santé Tulattavik de l Ungava. En juin également, M me Nathalie Châtigny a été nommée au poste de chef de service à l évaluation/orientation et à l application des mesures à Montmagny, celle-ci est entrée en fonction au début du mois de septembre..02 Révision des classes salariales des cadres (V) En décembre 2010, à la demande d un certain nombre de cadres, une consultation a été effectuée auprès du ministère de la Santé et des Services sociaux afin de réviser l ensemble des postes de cadres intermédiaires, la dernière révision avait eu lieu en 2005. De cette consultation, l établissement a effectué le rehaussement de huit classes salariales. 153-10 AFFAIRES COURANTES.01 Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches Rapport du président (V) En l absence du président de la Fondation, M. Philippe Ruel, le directeur général fait un court bilan des activités de financement. En août dernier, le Tournoi de golf annuel a permis d amasser 43 000 $, son président d honneur, M. Jacques Tanguay, ayant contribué personnellement pour un montant de 5 000 $. En octobre, une nouvelle activité de financement aura lieu à Saint-Georges de Beauce, soit un cocktail dînatoire sous la présidence d honneur de M me Brigitte Busque, directrice de la succursale de la Banque Royale et présidente de la Chambre de commerce de Saint-Georges.
VIII-936.02 Comité des usagers Rapport de la présidente (V) La présidente, M me Louise Gareau, informe le conseil que l envoi d information a été fait à 81 nouveaux usagers. Elle ajoute que le comité des résidents se réunira en novembre et termine en annonçant l embauche d un nouvel agent de liaison, soit M. Michel Boissonneault qui prendra la relève de M. Daniel Cloutier. M. Boissonneault entrera en fonction en octobre..03 Accessibilité des services Statistiques (D) Les statistiques habituelles sont déposées et commentées par les directeurs des services clientèles..04 Revue de presse (D) La revue de presse déposée complète celle qui a été remise en vue du conseil d avril. M me Geneviève Dion invite les membres du conseil à en prendre connaissance. 153-11 AFFAIRES DIVERSES Aucune. 153-12 CORRESPONDANCE (V) 1 er juin 2011 : Lettre de l Université de Montréal Quatrième parution de la revue Au Sommet. 6 juillet 2011 : Lettre du Protecteur du citoyen Conclusions transmises à l usagère au terme de l examen d une plainte. 22 juillet 2011 : Lettre de M. Pierre Corriveau, président du CQA Rapport d agrément et confirmation de l octroi d agrément pour une durée de trois ans. 153-13 PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Aucune. 152-14 LEVÉE DE LA SÉANCE.01 Prochaine séance ordinaire du conseil d administration et séance publique d information La prochaine séance ordinaire du conseil d administration aura lieu le mercredi 26 octobre à 19 h, au siège social du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches, 100 M gr Bourget à Lévis..02 Clôture de la séance L ordre du jour de la présente séance étant épuisé, sur proposition dûment formulée par M me Aline Visser et appuyée par M me Line Roy, il est unanimement résolu de clore la séance à 20 h 40. La présidente déclare la séance levée. (signature autorisée) La présidente, Majorie Asselin (signature autorisée) Le secrétaire, Pierre Cloutier Lévis, le 1 er octobre 2011. (V) Verbal. (D) Copie de ce document est versée aux archives de la présente séance.