Projet «Transparence financière» PROMOTION ET RENFORCEMENT DE LA TRANSPARENCE FINANCIERE AU SEIN DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE EMERGENTES EN AFRIQUE DE L OUEST Plan de Formation Burkina Faso Version 2 20/10/2010 Un projet cofinancé par PlaNet Finance Burkina Faso 1.200 Logements, Villa 66 06 BP : 10.288 Ouaga. 06 Burkina Faso Tél. +226 50 36 99 12 ; Email : odiallo@planetfinance.org
Contacts Léonard Madou Expert Microfinance Burkina Faso Tel : +226 72 40 23 41 Email : lmadou@planetfinance.org Oumarou Diallo Coordinateur National Burkina Faso Tel : +226 50 36 99 12 / 70 11 20 16 Email : odiallo@planetfinance.org Clémence Doumenc Aidara Directrice Régionale - Afrique de l'ouest Tel : +221 33.867.33.28 Email : cdoumenc@planetfinance.org 3
I. Contexte Le projet «Promotion et renforcement de la transparence financière au sein des systèmes financiers décentralisés émergents» financé par l Union Européenne a pour objectif de soutenir l émergence du secteur financier inclusif dans les pays cibles d Afrique de l Ouest. Ce projet, coordonner par PlaNet Finance se déroule au Mali, Sénégal, Bénin et Burkina Faso, avec 11 SFD partenaires. Au Burkina Faso, des missions d état des lieux ont été conduites auprès de CVECA BM, l URC BAM et la MUFEDE. Celles-ci ont permis de définir un certain nombre de thématiques liées à la transparence financière sur lesquelles les institutions ont des besoins en formation et accompagnement. Ces thématiques ont été identifiées et validées comme étant prioritaires pour les institutions au moment de la restitution des rapports d état des lieux. Afin de détailler le présent plan et de s assurer que les formations proposées correspondent aux attentes des partenaires, des séances de travail ont été organisées au sein de chaque institution pour déterminer la méthodologie et le contenu de la formation, le lieu de formation, le profil des participants, et la forme de suivi à apporter à chacune des formations. II. Objectifs Conformément aux objectifs définis dans le document de projet, le plan de formation a pour objectifs de : définir les thématiques choisies. Au niveau du Burkina Faso, des séances de formation adaptées à chacun des partenaires seront organisées. Cela permettra de mettre en œuvre des formations adaptées aux réalités de chaque partenaire et de faire des cas pratiques intégrant directement les données provenant de, définir la méthodologie de formation qui sera utilisée pour chacune des thématiques, indiquer les participants amenés à participer aux ateliers, définir les activités d accompagnement/assistance technique à mettre en œuvre suite aux formations et en parallèle à ces formations, définir le programme de formation pour fin 2010, début 2011, définir le budget nécessaire à la réalisation de ces formations. L approche de formation choisie se veut axée sur le résultat, avec une approche qui permettra aux participants d avoir en main des outils concrets leur permettant de renforcer leurs institutions sur les thématiques du contrôle interne, de la gestion de l information, de l analyse financière et du processus de prise de décision. 4
III. Plan de formation/accompagnement proposé III.1 Formations MUFEDE Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans 1 La Gestion du crédit (Calcul du coût du crédit, du PAR consolidé et suivi du crédit) 2 Le processus budgétaire dans une IMF Obtenir des informations fiables sur le portefeuille afin de permettre au personnel de mieux contrôler celui-ci Former les participants aux différentes phases d élaboration, d adoption, d exécution et de suivi du budget. Que les gérants disposent des aptitudes pour mieux catégoriser et classifier leur portefeuille, Que les statistiques sur le portefeuille soient désormais produites avec fiabilité, Que les agents opérationnels gestionnaires du crédit soient en mesure de calculer le PAR et le suivre régulièrement, Que toutes les agences et la direction savent calculer le coût de leur crédit Que les acteurs soient outillés pour conduire efficacement le processus budgétaire de chaque guichet, L équipe formée élabore avec professionnalisme, le budget 2011 de Contenu : Calcul du coût du crédit, du PAR consolidé et suivi des crédits Atelier de recyclage et cas pratique en deux jours Plan de mise en œuvre dans les guichets Planning de suivi conseil pour application Contenu : Processus d élaboration, d adoption, d exécution et de suivi budgétaire. Outils de gestion Atelier de recyclage de deux jours avec rappel des concepts et des approches, plus cas pratiques. Effectif retenu : 10 à animer en une session de 02 jours Gérants (08), Chef Service Portefeuille (1) Chef Service Contrôle interne (1) Effectif retenu : 13 à animer en une session de 02 jours Gérants (8), Chef Service (4), Directrice (01) 5
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans Elaboration du budget 2011 de la caisse de Kongoussi Elaboration d un plan d action pour la réalisation du budget 2011 Accompagnement mission de suivi accompagnement pour l élaboration du budget 2011 appui à l élaboration du manuel de procédures budgétaires. 3 Le rôle et les responsabilités des organes Assurer une bonne gestion de Familiariser les élus avec les bonnes pratiques de gouvernance et les lois réglementant le fonctionnement des SFD Les organes de gestion fonctionnent bien et jouent pleinement leur rôle Les décisions sont pertinentes Les PV de réunion et les rapports annuels de gestion sont bien établis Contenu : Les innovations de la nouvelle loi réglementant les activités des SFD dans l espace UEMOA Rôle de chaque organe Responsabilité, pouvoir et limites de chaque organe, ainsi que des dirigeants techniques Fournitures d outils de gestion aux élus Atelier : Introduction théorique, simulation et jeux de rôle sur des cas pratiques ; plan d actions et appui conseil. Effectif retenu : 13 à animer en une session de jours CA (07), Comité de Crédit (03) Comité de Surveillance (02) Directrice (01) 4 La tenue des documents de gestion de base au niveau des guichets Outiller les caissiers et guichetiers des guichets de MUFEDE pour la gestion opérationnelle des caisses que les caissiers, guichetiers et animatrices de MUFEDE tiennent désormais les livres et documents de gestion avec professionnalisme, que les risques opérationnels soient le plus possible maîtrisés et évités Contenu : L organisation pour la bonne tenue des documents de gestion : brouillard de caisses, cahiers de billetage, fiches de position des clients, la sécurisation des opérations avec la clientèle et de trésorerie : les reçus de versement et de retrait, les avis de débit et de crédit, le traitement des factures et reçus, l utilisation et la conservation des Accompagnement à faire au niveau de chaque guichet et non une formation Caissiers Guichetiers Animatrices/Collectrices 6
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans divers cachets internes, la disposition et l usage du détecteur de faux billets, etc Approche: Mission d accompagnement à faire au niveau de chaque guichet 5 La gestion des risques Familiariser les participants avec la détection des risques que court et comment les gérer Les risques de sont bien identifiés par les gestionnaires et maîtrisés Contenu : Identification des risques, Catégorisation des risques Mise en place de dispositif pour les prévenir et les gérer En amont de la formation, un agent interne de MUFEDE produit au plus tard à fin novembre un document qui synthétise tous les risques au niveau de pour servir de support de base pour la tenue d un panel qui regroupera les acteurs internes et PlaNet Finance. Ledit document comportera : l identification des risques, l énonciation des solutions déjà disponibles, puis les propositions des solutions envisageables, Atelier de validation courant décembre 2010 en une journée, puis mise en place d un plan d action pour la diffusion à compter de Février 2011, accompagné des outils de suivi des risques Réunions semestrielles de suivi évaluation à compter de Mars 2011 Effectif retenu : 22 à animer en un atelier d une journée Personnel Direction (5), Gérants (7), Agents de crédit (2), Caissier/guichetier (2), Animatrices (2) Elus CA, CC CS (04), 6 Analyse Financière IMF des Fournir à l équipe de direction les outils nécessaires à une Que les dirigeants de disposent désormais de bonnes bases Contenu : Identification des ratios de gestion pertinents à surveiller Effectif retenu : 5 à animer en une session de 2 jours 7
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans bonne analyse et d informations périodiques Production et élaboration du rapport Directrice, compréhension de sa régulières devant contribuer à d analyse financière avec instauration Responsable situation financière. améliorer ses prises de obligatoire des retraitements exigés, Portefeuille, décision idoines Responsable Diffusion des rapports d analyse auprès administratif des dirigeants Comptable, Contrôleur interne 1) Atelier de recyclage de deux jours : rappel des concepts et des approches, plus cas pratique : Lecture des états financiers, Sélection des ratios de gestion pertinents, Calculs desdits ratios, comparaison par rapport aux normes généralement admises dans le secteur, suivi interprétation. 2) Elaboration d un rapport d analyse financière, 3) Procéder à une diffusion aux acteurs internes par la Direction de MUFEDE ; 8
CVECA BM Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans 1 La tenue des documents de gestion de base au niveau des caisses (formation initiale) Outiller les futurs caissiers et guichetiers des différentes structures du réseau CVECA BM pour la gestion opérationnelle des caisses Le réseau dispose d au moins une trentaine (30) d agents opérationnels Une approche participative basée sur des exemples concrets et pratiques 1) Atelier de 3 jours avec les gérants des caisses qui resteront suite à la restructuration du réseau Présentation des différents documents de caisse utilisés proposition d amélioration sur ceux-ci Cas pratiques avec documents amenés par les gérants : analyse des erreurs commises Recommandations pour la bonne tenue des documents 2) suivi de la mise en œuvre des recommandations de la formation par l équipe de conseillers microfinance Effectif retenu : 30 Personnes concernées : les ex gérants et contrôleurs interne des caisses 2 La gouvernance dans les SFD Permettre aux principaux acteurs du réseau de connaître et de maîtriser leurs rôles, responsabilités et tâches dans le dispositif institutionnel A la fin de la session, les principaux acteurs du réseau maîtrisent leurs rôles et remplissent efficacement leurs fonctions Participative et sous forme d atelier d échange de en 3 jours Contenu : Les innovations de la nouvelle loi réglementant les activités des SFD dans l espace UEMOA, Rôle de chaque organe, Responsabilité, pouvoir et limites de chaque organe, ainsi que des dirigeants techniques, Fournitures d outils de gestion aux élus, Effectif retenu : 15 à animer en une session de 3 jours Responsable Financier 01) Directeur des Opérations (1) Directeur SAT (01), Elus CA et CS de la Faîtière(12) Atelier : Introduction théorique, simulation et jeux de rôle sur des cas pratiques ; plan d actions et appui conseil. 9
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans 3 Analyse Outiller les techniciens du A la fin de la session, Contenu : Session unique de 3 financière des réseau à l analyse tous les conseillers micro Identification des ratios de gestion pertinents à jours pour 12 agents SFD financière finance sont capables de surveiller, Conseillers faire l analyse financière Production et élaboration du rapport d analyse Microfinance (09) des caisses qu ils suivent financière y compris les retraitements exigés, Responsable Diffusion des rapports d analyse auprès des dirigeants Financier (1) Participative et sous forme d atelier 1) Collecte des informations financières des années 2008-2009 avant la formation 2) Atelier de recyclage de trois jours Comptable (1) Animatrice (1) Rappel des concepts et des approches, Lecture des états financiers, Sélection des ratios de gestion pertinents, Calculs desdits ratios, suivi d interprétation et comparaison par rapport aux normes généralement admis dans le secteur, 3) Elaboration d un rapport d analyse financière 4) Procéder à une diffusion aux acteurs internes par la Direction de CVECA ; 4 La Gestion du crédit Faire respecter les procédures en vigueur en matière de crédit, Amener les gestionnaires des guichets à maîtriser le calcul de l enveloppe disponible, le calcul du taux d impayé et du taux Que les agents opérationnels gestionnaires du crédit disposent des aptitudes pour gérer avec professionnalisme le portefeuille de crédit, Contenu : Calcul de l enveloppe disponible, Calcul du taux d impayé et du PAR, Le calcul et le suivi de certains ratios : ratio de couverture des emplois à long et moyen terme par les ressources stables, ratio de l encours des prêts aux dirigeants, ratio du risque pris sur un seul membre, la norme de liquidité. Effectif retenu : 30 Personnes concernées : les ex gérants et contrôleurs internes des caisses, atelier à animer en une session de 3 jours 10
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans de PAR, la tenue des Que la production La tenue des documents de gestion du crédit documents de gestion des statistiques et requis, requis, la production des indicateurs sur le La production des statistiques et tableaux de tableaux de bord et crédit soit améliorée. bord de gestion sur le crédit indicateurs de gestion sur le crédit Atelier de recyclage et cas pratiques en trois jours Plan de mise en œuvre dans les caisses Planning de suivi conseil pour application 5 La Gestion des risques Identifier et lister les risques inhérents aux activités du réseau des CVECA, les cartographier et définir les moyens humains à mettre en œuvre pour les contrôler. A la fin du processus, que les risques de soient mieux circonscrits et suivis Contenu : Identification des risques, Catégorisation des risques Mise en place de dispositif pour les prévenir et les gérer 1) En amont de la formation, un agent interne de CVECA produit un document qui synthétise tous les risques au niveau de pour servir de support de base pour la tenue d un panel qui regroupera les acteurs internes et PlaNet Finance. Ledit document comportera : l identification des risques, énonciation des solutions déjà disponibles, puis proposition des solutions envisageables Effectif retenu : 14 à animer en un atelier de 2 journées Conseillers Microfinance, (4) Responsable Financier (1) Directeur SAT (1) Responsable des Opérations (1) Elus faîtière CA, CS (03), Représentant des Gérants des CVECA (4) 2) Atelier de validation en deux jours, plus un plan d action pour la diffusion, accompagné des outils 6 Le processus Former les participants L équipe formée soit Contenu : Effectif retenu : 15 11
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans budgétaire dans une IMF à animer en un atelier de 2 journées aux différentes phases d élaboration, d adoption, d exécution et de suivi du budget. outillée pour élaborer avec professionnalisme le budget 2011 de ainsi que ceux des années à venir Les différentes phases du processus d élaboration, d adoption, d exécution et du suivi du budget, élaboration du plan de trésorerie 1) Formation de deux jours : rappel des concepts et des approches cas pratique : élaboration budget 2011 d une CVECA ; 2) Mission de suivi accompagnement avec des réunions de suivi budgétaires Conseillers Microfinance, (9) Responsable Financier (1) Responsable des opérations (1) Directeur SAT, (1) Elus CA et CS de la Faîtière (03) URC BAM Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée 1 La gestion du crédit (respect des procédures en vigueur, Tenue des documents de gestion requis, production des tableaux de bord et indicateurs de gestion, déclassement et l apurement des crédits en souffrance, le contrôle des impayés, le calcul des taux d impayé et PAR, etc) 2 La gouvernance au sein des SFD y compris rôles et responsabilités des organes Garantir une meilleure application des règles et procédures de gestion des crédits Familiariser les participants avec les bonnes pratiques de gestion de crédit Assurer une bonne gestion de Familiariser les élus Les procédures d octroi de suivi, de remboursement sont maîtrisées Les participants sont capables de produire des rapports de gestion sur le crédit : P.A.R déclassement, calcul des ratios taux impayés, rendement, efficacité Les organes de gestion fonctionnent bien Les décisions sont pertinentes Les PV de réunion et les Une méthodologie qui permet aux participants de faire appel à leurs propres expériences à animer en 2 jours : Exposés, démonstration sur les meilleures pratiques Etude de cas en petits groupes, exposé en plénière et débat Vade-mecum pour les participants Exposé travaux de groupe sur des cas liés à la gouvernance Personnes à former dans Effectif retenu : 11 (2) = Agents de crédit (3) = Directeurs caisses (4) = Chefs de service (1) = Contrôleur interne (1) = Comptable à animer en 2 jours Effectif retenu : 30 (24) = Elus (3) = Directeurs caisses (3) = Chefs de service 12
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée avec les bonnes rapports annuels de gestion Les principales innovations pratiques de sont bien établis de la nouvelle loi gouvernance d une réglementant les activités COOPCEC et les des SFD dans l espace lois UEMOA Exposé en plénière, débat Aide mémoire pour les participants 3 La gestion efficiente de la trésorerie Maîtriser les tensions de trésorerie Assurer une utilisation judicieuse de l épargne Les tensions de trésorerie sont résorbées ou fortement atténuées L institution maîtrise la gestion de sa trésorerie Les gestionnaires disposent d une feuille de route spécifique au cas de à suivre Simulations et jeux de rôles Atelier d étude de cas sur (problématiques) Conception outils de gestion de la trésorerie Feuille de route de la gestion de la trésorerie Personnes à former dans à animer en 3 jours Effectif retenu : 08 (03) = Directeurs caisses (2) = Comptables (3) = Union à animer en 3 jours 4 Analyse Financière des SFD Développer chez les gestionnaires de une culture de gestion basée sur l analyse des indicateurs de performance 5 Gestion des risques Familiariser les participants avec les risques opérationnels et comment les gérer Les participants sont capables de définir et de calculer les principaux ratios de mesures de performances d un SFD Les rapports de gestion sont régulièrement produits et servent de base à la prise des décisions Les risques de sont bien identifiés par les gestionnaires et maîtrisés Identification et définition des ratios spécifiques à l URC BAM Etude de cas Travaux de groupe Questions, réponses Aide mémoire pour les participants à l issue de la formation Partir du rapport de PF BF sur la cartographie des risques Travaux de groupe Plénière : questionsréponses Effectif retenu : 09 Directeurs de Caisse (3), Comptables (3) Chefs de service (3) à animer en 2 jours Effectif retenu : 13 Directeur UR (1) Directeurs de Caisse (3) Chefs Service (3), Quelques élus (6) à animer en une session 13
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie et contenu proposée Personnes à former dans Aide-mémoire de 3 jours 6 Le processus budgétaire dans une IMF Assurer une maîtrise des dépenses et la bonne gestion Les budgets des dépenses et revenus existent dans les caisses et à l union Les charges son maîtrisées Chaque acteur, élus et techniciens (ordonnateurs, exécutants, contrôleur) connaît ses responsabilités et les respecte Atelier sur le processus d élaboration du budget Cas pratique pour l élaboration du budget 2011 de Kongoussi Exposé, questions-réponses Aide-mémoire Elaboration d un outil de suivi budgétaire pour les élus Effectif retenu : 27 Directeurs de Caisse (4), Chefs Service (5), Elus : C.A = (12) Contrôle = (6) à animer en une session de 2 jours III.2 Accompagnement MUFEDE Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans La mise à jour du manuel de procédures administratives, financières et comptables Actualiser les faiblesses et manquements relevés, Intégrer le traitement de tous les produits et services distribués actuellement, Faire figurer les schémas de comptabilisation ainsi que le contenu et le fonctionnement des comptes, Intégrer les spécificités du L institution dispose d un nouveau manuel de procédures administratives, financières et comptables adaptés et actualisés Proposition de plan de travail, Travaux en commission et après validation en atelier de deux jours Mise à jour du manuel en novembre décembre 2010 Effectif : 20 Directrice, (1) Chefs Service, (4) Chargé de l Administration (1), Gérants, (8) Secrétaire, (1) Quelques élus (5) 14
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans Nouveau Référentiel Comptable Elaboration procédures budgétaires des Conduite des travaux d inventaire de fin d exercice ainsi que de production de rapport d audit comptable et financier Conduite efficace des travaux de passage des comptes du plan PARMEC dans les comptes du NRC Mettre à la disposition de la structure, des procédures écrites sur la préparation, l élaboration, le suivi et l évaluation du budget. Améliorer la qualité des états financiers produits Assurer un bon passage entre les deux plans comptables en vue de garantir la réalité et la sincérité des comptes L institution dispose de procédures budgétaires opérationnelles Que les acteurs impliqués dans les contrôles de fin d exercice ainsi que d élaboration des états financiers soient outillés pour l accomplissement de leurs tâches, Que dispose des imprimés adéquats de contrôle de fin d exercice ainsi qu un canevas d élaboration de rapport d audit comptable et financier Que le passage entre les deux plans de compte soit fiable et reflète la réalité Que dispose d un guide de conduite desdits travaux Suite à la formation, organisation d atelier de travail sur : la préparation du budget l élaboration du budget l étude et l adoption du budget le suivi du budget l évaluation du budget la compilation des différentes composantes du manuel de procédures budgétaires Organisation d un atelier de travail Echange sur le processus des travaux d inventaire, Proposition de canevas d élaboration des rapports d états financiers Organisation d un atelier de travail, Echange sur le processus de transfert des données de l ancien plan comptable au nouveau Proposition d un tableau de passage entre les deux plans Effectif : 20 Directrice, (1) Chefs Service, (4) Chargé de l Administration (1), Gérants (8), Secrétaire (1), Quelques élus (5) Effectif : 16 Chefs Service (4), Chargé de l Administration (1), Assistant comptable (1) Gérants (8), Elus, membre du Comité de Contrôle (2) Effectif : 7 Chef Comptable (1) Assistant comptable (1) Contrôleur interne (1) Gérants, (4) 15
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans Accroître la fiabilité Que la collecte des Organisation d un atelier de travail, Effectif : 16 Production des des statistiques statistiques corresponde Recensement des infos obligatoires pour la Chefs Service, (4) statistiques et périodiques et aux besoins de production des statistiques et rapports Chargé de indicateurs de gestion périodiques informations financières produites, ainsi que de ses partenaires, périodiques à produire, Conception de canevas de collecte des infos l Administration (1), Assistant comptable (1) Favoriser la prise de décisions idoines adapté Gérants (8), Agents de crédit (2), Mieux renseigner les partenaires Qu un nouveau canevas de collecte des informations soit définit pour Accompagnement pour la mise en conformité du logiciel d exploitation et transactionnel de comptabilité ADBanking avec les spécificités du NRC ainsi que pour la correction des autres faiblesses relevées lors du diagnostic SIG Renforcer les performances du SIG Que dispose d un logiciel de gestion intégré performant, capable de fournir tous les statistiques et rapports de gestion obligatoires, de produire les états financiers consolidés Séances de travail avec le concepteur pour élaboration de cahier de charges, Suivi et validation des ajouts et corrections, Test global des fonctionnalités Effectif : 14 Directrice (1), Chef Comptable (1) Comptable (1), Chargé du Portefeuille (1), Chargé de l Administration (1) Contrôleur interne (1) Gérants (8), CVECA BM Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans la mise à jour du manuel de procédures administratives, financières et comptables Intégrer tous les aspects touchant les volets administratif, budgétaire et financier actuellement non abordés, Actualiser les Le réseau dispose de nouveaux manuels adaptés et actualisés Approche : 1) Création d un comité technique interne chargé de la relecture des anciens manuels afin de l adapter à la nouvelle forme de, prise en compte des exigences de la nouvelle loi réglementant les SFD, intégration des nouveaux produits avec l accompagnement de PF Effectif : 20 La Direction du SAT, les Conseillers microfinance, quelques gérants et, les représentants des organes 16
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans faiblesses et manquements relevés sur le volet 2) Restitution et amendements avec accompagnement de PF comptabilité (politique 3) Adoption par la CA fin février 2011 d amortissement, méthodes Rédaction des manuels de politiques d épargne et de crédit d inventaire et d évaluation des stocks, principes et méthodes comptables utilisés, traitement des opérations de hors bilan, la confection des annexes, etc), Intégrer le traitement de tous les produits et services distribués actuellement, Intégrer les spécificités du Nouveau Référentiel Comptable spécifique aux SFD de la zone UEMOA Favoriser l harmonisation des pratiques et méthodes Le réseau dispose de manuels de politiques et de procédures d épargne et de crédit harmonisés et adaptés 4) Duplication, distribution dans toutes les entités, suivi de séances d appropriation par tous les acteurs Approche : 1 ) Création d un comité technique interne chargé de la relecture de l ancienne politique, identification des disparités en vu d une harmonisation, rédaction de la politique d épargne, avec l accompagnement de PF Effectif : 20 La Direction du SAT, les Conseillers microfinance, quelques gérants et, les membres des organes 17
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans 2 ) Restitution et amendements avec accompagnement de PF 3 ) Adoption par la CA. Amélioration du manuel du contrôleur/inspecteur Mettre en place des procédures et outils de contrôle efficaces et adaptés à la future structure du réseau des CVECA Le réseau dispose de manuels de contrôle et d inspection adaptés 4 ) Duplication, distribution dans toutes les entit és, suivi de séances d appropriation par tous les acteurs Approche : 1 ) Création d un comité technique interne chargé de la relecture de l ancien manuel, rédaction du nouveau manuel de contrôle 2 ) Restitution et amendements avec accompagnement de PF Effectif : 20 La Direction du SAT, les Conseillers microfinance, quelques gérants et, les membres des organes 3 ) Adoption par la CA. Amélioration des outils de production des statistiques et indicateurs de gestion périodiques Identification et déploiement d un logiciel transactionnel performant de gestion comptable intégré pour le Accroître la fiabilité des statistiques périodiques et informations financières produites, Favoriser la prise de décisions idoines Renforcer la célérité et la fiabilité des informations produites Les statistiques du réseau sont produites de façons périodiques et fiables pour un meilleur suivi 4 ) Duplication, distribution, suivi de séances d appropriation par tous les acteurs du contrôle Approche : 1) Tenue d un atelier en une journée qui se basera sur le nouveau canevas de la BCEAO avec pour objectif d améliorer le canevas existant Approche : Activités et planning à finaliser de concert avec l expert SIG sous régional (Jean Daniel BALOUCOUNE) 12 personnes à impliquer - La Direction (03) - les Conseillers microfinance (09) 18
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans traitement par zone des opérations Appui pour la mise en place du dossier d agrément Permettre au réseau des CVECA d obtenir un agrément pour sa nouvelle forme juridique Le réseau obtient un agrément fin 2011 Approche : Séances de travail ponctuelles avec l équipe de direction en fonction des besoins tout au long de l année afin d apprêter les documents constitutifs du dossier d agrément. 19
URC BAM Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans La mise à jour du Intégrer tous les aspects Le réseau dispose de nouveaux 1) Travaux pré-atelier manuel de touchant les volets manuels adaptés et actualisés Effectif : 15 procédures administratif, budgétaire Recenser les anciennes procédures et mettre à administratives, et financier actuellement la disposition des participants au moins sept Directeur Union financières et non abordés, (7) jours avant Chefs de service union comptables Actualiser les faiblesses et manquements relevés sur le volet comptabilité et notamment, intégrer les spécificités du Nouveau Référentiel Comptable spécifique aux SFD de la zone UEMOA Ecrire les propositions des procédures manquantes ou d amélioration des anciennes procédures mettre à la disposition des participants dans les mêmes délais 2) Atelier de relecture avec accompagnement de PF Examen des procédures identification des insuffisances, correction Examen de propositions de nouvelles procédures (complémentaires) par le consultant, amendement, adoption par l atelier 3) Adoption par la CA Directeurs des COOPCEC Quelques élus des organes La conduite efficace du passage des données du plan PARMEC dans les comptes du NRC Favoriser la sincérité des comptes NRC est appliquée dans l ensemble du réseau et est à la base des états financiers produits 4) Duplication, distribution dans toutes les entités, suivi de séances d appropriation par tous les acteurs Appui sur les sites de Kongoussi de l union de 4 agents Les agents se chargent d implanter l outil dans le reste de Suivi Contrôleur Responsable SIG Comptable union C.O.D.C La conduite des travaux d inventaire de fin d exercice Améliorer le respect des principes comptables Améliorer la Les normes et les principes comptables sont respectés dans l ensemble du réseau Exposé, travaux de groupe, étude de cas Aide-mémoire (guide de travaux d inventaire de fin d année) Comptable Directeurs COOPCEC Contrôleur 20
Thématique Objectifs Résultats attendus Méthodologie proposée Personnes cibles dans documentation et la et maîtrisés par les Revue des imprimés de fiche d analyse de Responsable SIG compréhension des états gestionnaires et les compte financiers contrôleurs ainsi que de production de rapport d audit comptable et financier Les canevas de rapport de contrôle et de constitution de dossier permanent d une SFD Elaboration du manuel du contrôleur/inspecteur Renforcer les aptitudes du corps de contrôle et améliorer la surveillance des entités Doter les contrôleurs d outils adéquats de travail Que les états financiers soient mieux documentés et lisibles Les rapports de contrôle sont biens écrits et documentés Le manuel de contrôle est disponible Exposé, questions réponses Canevas Approche : 1 ) Création d un comité technique interne chargé de la rédaction de l avant projet du manuel de contrôle 2 ) Restitution et amendements avec accompagnement de PF 3 ) Adoption par la CA. C.O.D.C Contrôleur Responsable SIG Effectif : 15 Directeur Union C.O.D.C Comptable Contrôleur Responsable SIG, Directeurs de caisse Représentants des organes Revue des paramétrages des fichiers actuels de consolidation des informations financières (états financiers et annexes) Garantir la fiabilité des informations financières produites Les états financiers et le consolidé sont disponibles et fiables L outil est disponible et maîtrisé par les agents 4 ) Duplication, distribution, suivi de séances d appropriation par tous les acteurs du contrôle Séance de travail (reprise des données, explication, test) Effectif : 4 Comptable Contrôleur Responsable SIG C.O.D.C 21
IV. Planning détaillé des formations et accompagnements IV.1 Formations Année Mois Thématique Lieu de déroulement proposé Institution Effectif à former 2011 2010 Oct. Gestion du crédit Koudougou MUFEDE 10 Tenue des documents de Nov. caisse et de guichet MUFEDE Déc. Janv. Fév. Sous forme d assistance technique dans chaque Guichet A définir par la suite Processus d élaboration du Kongoussi MUFEDE budget 12 Gestion du crédit Kongoussi URC BAM 11 Kongoussi URC BAM 27 Processus d élaboration du budget Dédougou CVECA BM 15 Analyse financière Kongoussi URC BAM 9 Gouvernance dans les SFD Kongoussi URC BAM 30 Gestion des risques Kongoussi URC BAM 13 Tenue des documents de Dédougou CVECA BM 30 caisse et de guichet Gestion de la trésorerie Kongoussi URC BAM 8 Analyse financière Ouagadougou MUFEDE 5 Gouvernance dans les SFD Dédougou CVECA BM 15 Mars Gestion des risques Ouagadougou MUFEDE 22 Gouvernance dans les SFD Ouagadougou MUFEDE 13 Avr. Analyse financière Dédougou CVECA BM 12 Mai Gestion du crédit Dédougou CVECA BM 30 Juin Gestion des risques Dédougou CVECA BM 14 TOTAL 277 IV.2 Accompagnements Année Mois Thématique Institution Observation Novembre / Décembre La mise à jour du manuel de procédures administratives, financières et comptables MUFEDE-B URC BAM Elaboration des procédures budgétaires MUFEDE-B 2010 Décembre Conduite efficace du passage des données du plan PARMEC dans les comptes du NRC URC BAM Conduite efficace du passage des données du plan PARMEC dans les comptes du NRC Conduite des travaux d inventaire de fin d exercice ainsi que de production de MUFEDE-B URC BAM 22
rapport d audit comptable et financier Janvier/Février Amélioration des outils de production des statistiques et indicateurs de gestion périodiques Appui à la mise en place du dossier d agrément La mise à jour du manuel de procédures administratives, financières et comptables CVECA BM CVECA BM CVECA BM 2011 Février Mars Avril Mai Calendrier à définir Activités et calendrier à planifier avec l Expert SIG AFO Jean Daniel Baloucoune Rédaction des manuels de politique d épargne et de crédit Revue du manuel de contrôleur/inspecteur Revue des paramétrages des fichiers actuels de consolidation des états financiers et annexes Canevas de production des statistiques et indicateurs de gestion périodiques Les canevas de rapport de contrôle et d inspection et constitution de dossier permanent d une caisse Conduite des travaux d inventaire de fin d exercice ainsi que de production de rapport d audit comptable et financier Elaboration du manuel du contrôleur/inspecteur Accompagnement pour la mise en conformité du logiciel d exploitation et transactionnel de comptabilité ADBanking avec les spécificités du NRC ainsi que pour la correction des faiblesses relevées lors du diagnostic SIG Identification et déploiement d un logiciel transactionnel performant de gestion comptable intégré au niveau des caisses de l URC BAM et par zone au niveau des CVECA CVECA BM CVECA BM URC BAM MUFEDE-B URC BAM MUFEDE-B URC BAM MUDED-B URC BAM Et CVECA BM 23
V. Budget formation/assistance technique V.1.Budget formation MUFEDE Thème La Gestion du crédit (Calcul du coût du crédit, du PAR consolidé et suivi du crédit) Le processus budgétaire Hébergement et restauration y compris pause café 20.000/jr X 2 X 10 = 400.00 20.000/jr X 2 X 12 = 480.000 Transport Support de formation (Bloc notes + Stylo + Documentation) 10.000 X 10 = 100.000 10.000 X 12 = 120.000 10.000 + 5.000 + 25.000 Fournitures à utiliser (feuilles Padex + Marqueurs) Location salle de formation Total En F CFA = 40.000 15.000 0 555.000 12.000 + 5.000 + 30.000 = 47.000 15.000 10.000 X 2 = 20.000 682.000 Gouvernance (Rôle et responsabilité des élus) 20.000/jr X 2 X 13 = 520.000 10.000 X 13 = 130.000 13.000 + 5.000 + 32.500 = 50.500 15.000 20.000 X 2 = 40.000 755.500 La Gestion des risques Analyse Financière 15.000/jr X 15 + 5.000 X 22 = 335.00 5.000/ X 2 X 5 10.000 X 15 = 150.000 5.000 X 5 22.000 + 7.500 + 55.00 = 84.500 20.000 20.000 5.000 + 2.500 + 20.000 X 2 12.500 609.500 = 50.000 = 25.000 = 20.000 20.000 = 40.000 155.000 Total 1.785.000 525.000 242.000 85.000 120.000 2.757.000 24
V.2.Budget formation CVECA BM Thèmes La tenue des documents de gestion de base au niveau des guichets La gouvernance dans les SFD, y compris les spécificités de la nouvelle loi et le processus de mise en réseau Analyse financière SFD des La Gestion du crédit La Gestion des risques Le processus budgétaire dans une IMF Hébergement et restauration 6.000/jr X 3 X 30 = 540.000 6.000/jr X 3 X 15 = 270.000 6.000/ X 3 X 12 = 216.000 6.000/jr X 3 X 30 = 540.000 6.000/jr X 2 X 14 = 168.000 2.000/jr X 2 X 15 = 180.000 Transport 8.000 X 30 = 240.000 8.000 X 15 = 120.000 8.000 X 12 = 96.000 8.000 X 30 = 240.000 8.000 X 11 = 88.000 8.000 X 11 = 88.000 Support de formation (Bloc notes + Stylo + Document ation) 30.000 + 10.000 + 75.000 Fournitures à utiliser (feuilles Padex + Marqueurs) = 115.000 20.000 15.000 + 5.000+ 32.500 = 57.500 15.000 12.000 + 5.000 + 30.000 = 47.000 20.000 30.000 + 10.000 + 75.000 = 115.000 20.000 14.000+ 5.000 + 35.000 = 54.000 20.000 15.000 + 5.000 + 37.500 = 57.500 15.000 Location salle de formation 11.000 X 3 = 33.000 11.000 X 3 = 33.000 11.000 X 3 = 33.000 11.000 X 3 = 33.000 11.000 X 2 = 22.000 11.000 X 2 Total En F CFA 948.000 495.500 412.000 948.000 352.000 = 22.000 362.500 Sous total 1.914.000 872.000 446.000 110.000 176.000 3.518.000 25
V.3.Budget formation URC BAM Thèmes La gestion du crédit (respect des procédures) La gouvernance au sein des SFD, rôle et responsabilités des organes Gestion efficacité trésorerie Analyse financière Gestion risques de des Hébergement et restauration 11.500 X 11 X 2 = 253 000 11.500 X 30 X 3 = 1 035 000 11.500 X 3 X 8 = 276.000 11.500 X 2 X 9 = 207.000 11.500 X 3 X 13 Transport 6.000 X 11 = 66 000 6.000 X 30 = 180 000 6.000 X 8 = 48.000 6.000 X 9 = 54.000 6.000 X 13 Support de formation (Bloc notes + Stylo + Document ation) 11.000 + 2.500 + 27.500 = 41 000 30.000 + 7.500 +75.000 = 112 500 8.000 + 2.500 + 20.000 = 30.500 9.000 + 2.500 + 22.500 = 34.000 13.000 + 2.500 + 32.500 Fourniture s à utiliser (feuilles Padex + Marqueurs ) 10.000 + 5.000 = 15 000 10.000 + 10.000 = 20 000 10.000 + 5.000 = 15.000 10.000 + 5.000 = 15.000 15.000 + 5.000 Location salle de formation 15.000 X 2 = 30 000 15.000 X 3 = 45 000 15.000 X 3 = 45.000 15.000 X 2 = 30.000 15.000 X 3 Total 405 000 1 392 500 414.500 340.000 639.500 Processus budgétaire dans une I.M.F = 448.500 11.500 X 2 X 27 =621.000 = 78.000 6.000 X 27 =162.000 = 48.000 27.000 + 7.500 + 67.500 = 102.000 = 20.000 10.000 + 10.000 =20.000 = 45.000 15.000 X 2 =30.000 935.000 Sous total 2.840.500 588.000 368.000 105.000 225.000 4.126.500 26
V.4.Synthèse des budgets formation Thèmes MUFEDE CVECA BM URC BAM Montant Total en F CFA La gestion du crédit (respect des 555.000 948.000 405.000 1.908.000 procédures) La gouvernance au sein des SFD, rôle et 755.500 495.500 1.392.500 2.643.500 responsabilités des organes Gestion efficacité de la trésorerie 0 0 414.500 414.500 Analyse financière 155.000 412.000 340.000 907.000 Gestion des risques 1.601.000 609.500 352.000 639.500 Processus budgétaire dans une I.M.F 682.000 362.500 935.000 1.979.500 La tenue des documents de gestion de base 0 948.000 0 948.000 Sous total en F CFA 10.401.500 Sous total en Euros 15.857 27
V.5.Récapitulatif des budgets assistance technique Thématique MUFEDE CVECA BM URC BAM Montant Total en F CFA Forfait pour pause café, location salle, photocopie et diverses fournitures Atelier de restitution et d amendement «mise à jour du manuel de 200.000 200.000 200.000 600.000 procédures administratives, financières et comptables» Elaboration des procédures budgétaires 200.000 0 0 200.000 La conduite efficace des travaux de passage des comptes du plan PARMEC dans les comptes du NRC La conduite des travaux d inventaire de fin d exercice ainsi que de production des rapports d audit comptable et financier La production des statistiques et indicateurs de gestion périodiques La rédaction des manuels de politiques d épargne et de crédit Rédaction / Amélioration du manuel du contrôleur/inspecteur Les canevas de rapport de contrôle/inspection et constitution de dossier permanent de caisse Revue du paramétrage des fichiers actuels de consolidation des états financiers 50.000 0 50.000 100.000 100.000 0 50.000 150.000 100.000 50.000 0 150.000 0 200.000 0 200.000 0 150.000 150.000 300.000 0 0 100.000 100.000 0 0 100.000 100.000 Sous total en F CFA 1.900.000 Sous total en Euros 2.897 V.6.Synthèse des budgets formation et assistance technique Libellé Montant en F Montant en CFA Euros Récapitulatif des budgets de 10.401.500 15.857 formation Récapitulatif des budgets en 1.900.00 2.897 assistance technique Total Général 12.301.500 18.754 28