J utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?

J utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote? Serge Tremblay Conseiller stratégique en collaboration 23 mai 2015 stremblay@victrix.ca @SergePoint http://sergepointfr.wordpress.com

Une source d inspiration pour cette session! https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Agenda Introduction Définition de collaboration Présentation des outils de collaboration Exemples de collaboration et guide Liens utiles Questions

Quand utiliser quoi? La question est simple La réponse ne l est pas! Il y a beaucoup de «Ça dépend»

Ça dépend de quoi? Outils disponibles dans votre entreprise Gouvernance Urgence Règles/Conformité Sécurité Habitude des utilisateurs Besoin de mobilité

Quand utiliser quoi pour collaborer? Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil! Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret. Il ne faut pas faire un outil VS l autre mais plus tôt un outil qui complémente l autre. Idéalement le même outils devrait tout faire!

Les utilisateurs travaillent de partout Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102 D ici 2016 40% des gens sur le marché du travail seront mobile - Gartner

C est quoi la collaboration? La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif. Dans son sens commun, la collaboration est un processus par lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.

C est quoi la collaboration? La collaboration peut changer Les personnes Les équipes Les entreprises La collaboration peut ajouter de la valeur à l entreprise Mais c est pas toujours facile! Un changement de culture Un changement dans vos processus Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail! À tous les jours!

Questions qu on devrait se poser! Comment les utilisateurs collaborent présentement? Comment la collaboration peut aider à realiser les buts de l entreprise? Qu est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs? Qu est-ce qui va définir un succès? Comment mesurer le succès?

Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables L adoption = parfois l habitude Outlook est un bel exemple On utilise Outlook à toute les sauces. Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel? Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook? Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l information à propos d un projet? Quels sont les alternatives? Ne pas négliger la résistance aux changements Devrait-on forcer un seul outils? NON.

Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu un autre? Adoption = habitude Adoption = facilité d utilisation Adoption = gain en productivité Adoption = plus d utilisateurs Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité Pas d autres choix dans l entreprise!

Les utilisateurs doivent être guidés! Ce n est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de sélectionner le meilleur outils (sans aide) Les utilisateurs doivent avoir des guides Formation Information Politique d utilisation http://bit.ly/yammerpolicy 16

Comment aider les utilisateurs? Pour être en mesure d aider les utilisateurs à choisir le meilleur outils, il faut savoir: Pourquoi Ils collaborent? Comment ils collaborent? Quand ils collaborent? Avec qui ils collaborent? Sur quoi ils collaborent?

Conduite du changement Assigner un gestionnaire de communautés Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?) Définir les groupes Plan de communication Plan de formation Politique d utilisation http://bit.ly/yammerpolicy

Ne pas commencer trop gros! On est ou? On veut aller ou? Pourquoi? Comment?

Urgency / Time Sensitivity Month 12 34 5 Skype For Business Call IM Skype Presence Target Skype for Business Online Meetings Yammer Company Communications Ad-hoc / Low Urgent / High Outlook E-Mail OneDrive for Business Individual Office 365 Groups Group Yammer Groups SharePoint Team Sites Delve Boards SharePoint Intranet Office Video Organizational Audience (Internal or External) Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins! Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

LA TECHNOLOGIE C EST MIEUX ENSEMBLE Penser un VS l autre, n est pas la bonne approche! Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

LA TECHNOLOGIE C EST MIEUX ENSEMBLE Au lieu de VS il faut penser Avec? C est ça la collaboration Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Pourquoi Outlook? E-mail/communication Gestion de calendriers/réunions Personnel Partagé Connecté à SharePoint Intégration aux Groupes (2016) Intégration à Skype Notes dans OneNote Gestion de tâches Personnelle Assignation et suivi Intégration avec OneNote Gestion de contacts Personnel Partagé Connecté à SharePoint Notes liés aux contacts Information sur la présence (si on a Skype) Antispam Clutter (365) Sondage

Pourquoi Skype? Communication en temps réel Texte, audio, vidéo Partage d écran Tableau blanc Intégration Outlook Groupes (à venir) Alertes (changement de status) Réunion adhoc ou planifiée Partage de notes

Solution de communications unifiées Authentification Administration Stockage Conformité

Pourquoi SharePoint? Site d équipe Site communautaire Partage de: Contact Calendrier Tâches Forum de discussion Documents Annonces Autres listes Pages Wiki Blog OneNote partagé (365)

Pourquoi Yammer? Communication/discussion Interne Externe (nouveau) Messages privés Adressse email Partage de fichiers Intégration dans SharePoint Sondage Alertes courriel YamJam https://support.office.com/fr-ca/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network

Pourquoi OneNote? Notes rapides/partage Choix d indicateurs Gestion des tâches Outlook Classement sous la forme de section, page, sous-page Intégration Outlook SharePoint Groupes Office 365 Meeting skype 30

Pourquoi Groupes? Nouvelle façon de collaborer Conversation Calendrier (intégrer à Outlook, Skype) Fichiers partagés (OneDrive) Bloc-Notes/OneNote Adresse email Intégration OneDrive, SharePoint, Skype Application mobile à venir (multi plateforme) Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne Disponible avec Office 365 seulement (Pas vu d annonce pour OnPrem, mis à part Hybride)

À venir dans les groupes Apps mobiles Drag n drop dans outlook Groupes externes Affichage dans Delve Groupe dynamique Ediscovery et hold Rapports DLP Meet now avec Skype Intégration CRM Expiration de groupe inutilisé Encore plus

Pourquoi OneDrive for Business? Stockage de fichier Facilité de partage de fichier Interne Externe À partir de n importe quelle plateforme Travail hors connexion Facile de publier des documents dans Yammer 33 https://support.office.com/fr-ca/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content

Exemples de collaboration Conversation Partage de documents Réunion 35

Conversation 36

Qu est-ce qui pourrait être important pour une Conversation Suivi/tracking/historique Accusé de réception/lecture Alertes Courriel Immédiat/urgence Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride) Disponible partout (mobile/extérieur du bureau) Intégré aux outils corporatifs Facile à utiliser

Outils pour conversation OnPrem 365 Alertes (courriel) Historique Urgence Disponibilité App mobile Téléphone aucun Urgent Interne/externe X Email X X X X Modéré Interne/externe X Skype X X Possible dans Outlook Modéré X Yammer X X X Modéré Interne/externe X Groupes Office 365 Discussions SharePoint X X X Modéré Interne/externe À venir X X X X Modéré à non urgent

Organisation de réunions 39

Gestion de réunion/calendrier Affichage de disponibilité Réservation de salle/équipement Email Notes Catégorie Affichage différents/filtres Doodle Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date Envoi d avis de convocation/ordre du jour par Outlook

Partage de documents 41

OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MES DOCUMENTS? https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Stockage de documents Onedrive Entreprise SharePoint Yammer Groupes Office 365 Serveur de fichiers Clé USB Disque local Dropbox 43

Important pour le partage de documents Rapidité/facilité de création/sauvegarde Version unique de documents Contrôle des versions Sécurité Mot de passe OneDrive (envoyer un lien) Vérifier que personnes l ont reçu/lu 44

Important pour les documents Facilité de partage Partage interne/externe Suivi des modifications Métadonnées Historique des versions Édition simultanée Calendrier de conservation Flux de travail

Gestion des tâches 46

Important pour la gestion des tâches Suivi % complété Alertes lors d assignation Différents affichages Alerte en retard Intégration OneNote Rapport d état Personnel, équipe, externe

Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Téléchargez le livre blanc When to use what In Office 365 Enterprise User http://bit.ly/whentousewhat Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Téléchargez le livre IMPROVEIT! Spécifique à SharePoint, mais beaucoup de scénarios s appliquent aux autres produits! Chapitre 4 par Richard Harbridge pour améliorer l adoption! http://bit.ly/improveitdoc Vous trouverez de bons trucs pour l adoption Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102 51

Resources pour vous aider Get started today with: FastTrack Content, Labs & Guidance: http://aka.ms/getfasttrack Office 365 Success Center: http://success.office.com Office 365 Training App: http://aka.ms/officetraining Office 365 for Business Learning Center: http://aka.ms/o365learning Join the Driving Adoption Group in: www.yammer.com/itpronetwork Lync 2013 Rollout & Adoption Success Kit http://aka.ms/lyncrask Yammer Success Center: https://about.yammer.com/success/ Purchase & Provide Sweet 365 Gear: http://www.co-store.com/iw Leverage Popular Use Cases: http://www.discoversharepoint.com/ Discover SharePoint App: http://aka.ms/dspapp OnRamp (Automated Deployment Assistance): https://onramp.office365.com/onramp/ Office 365 Roadmap: http://office.com/roadmap These are a few of the resources you should check out. Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Plus de resources pour vous aider Available Programs (Applicability Varies): Customer Immersion Experience: http://aka.ms/tryimmersion The Microsoft Experience Center provides you a facilitated hands-on environment to experience Microsoft s productivity solutions through a series of simulated, every day scenarios. Adoption Offer (New 150+ Seat): https://deploy.office.com/email-migration-offer Software Assurance Deployment Planning Services: https://deploy.office.com/deployment-planning-services Software Assurance Training Vouchers: https://www.microsoft.com/learning/en-us/software-assurancebenefits.aspx Onboarding Center: https://deploy.office.com/onboarding-center 100+ PowerPoint Presentations on SlideShare: http://www.slidesshare.net/rharbridge Richard Harbridge & Kanwal Khipple via LinkedIn or 2toLead.com Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102

Sessions du Ignite Office 365 Groups Microsoft Office 365 Groups Overview and Roadmap (BRK2114) Microsoft Office 365 Groups Deep Dive (BRK3114) Evolving Distribution Lists with Office 365 Groups (BRK3103) Collaborate on Files and Information within Office 365 Groups (BRK2113) Adoption Driving User Adoption from a Technical Standpoint for SharePoint, Exchange and Office 365 (BRK2113) Beyond Deployment: How IT Can Inspire, Motivate, and Drive Sustainable Adoption (BRK2157) Yammer Yammer Roadmap (BRK2103) Office 365 Delve Office Delve & Office Graph Roadmap (BRK1105) A New People Experience In Delve (BRK2176) Source: https://channel9.msdn.com/events/ignite/2015/brk2102 Rerchercher sur Channel9 en utilisant les Codes de sessions https://channel9.msdn.com /Events/Ignite/2015/

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