MODE OPERATOIRE BTS PME 2 CIEL PAYE Documentation acceptée le jour de l épreuve d examen (A.B.I.) Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 1
SOMMAIRE EN CONFORMITE AVEC LE REFERENTIEL BTS PME PMI Généralités sur Ciel Paye 3 I Paramétrer le dossier 4 1 Créer une société 4 2 Ouvrir une société 6 3 Modifier les paramètres fixes 7 4 Sauvegarder un dossier 8 5 Restaurer un dossier 9 II Gérer les bases de données 10 1 Gestion des bases 10 2 Paramétrer les taux de cotisations 10 3 Paramétrer les variables 11 4 Créer un salarié 12 5 Variables de paye d un salarié 13 III Gérer les bulletins de salaire 14 1 Créer un bulletin 14 2 Modifier un bulletin 15 3 Imprimer un bulletin 15 4 Supprimer un salaire 15 5 Valider un salaire 15 6 Dé valider un salaire 15 IV Etats d impression 16 1 Journal de paye 16 2 Livre de paye 16 3 Etat des paiements 16 4 DADS 16 V Journal comptable 17 1 Création 17 2 Transfert 17 Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 2
GENERALITES SUR CIEL PAYE Un bulletin de salaire est construit autour d un profil type qui est constitué de rubriques et de cotisations : Un profil correspond à l'ensemble des rubriques et cotisations constitutifs d'un bulletin de salaire (Ciel propose des profils prédéfinis pour les cadres, les commerciaux, les apprentis, les contrats de qualifications etc.) Une rubrique est une ligne du salaire hors cotisation (Base, heures normales, heures sup., prime, indemnité, acompte, avantages en nature etc.) Une cotisation est une ligne de retenue sur salaire (Maladie, maternité, chômage etc.) Chronologie des tâches à réaliser pour établir un bulletin de salaire : 1 Saisir les paramètres de base communs à tous les bulletins de salaire 2 Paramétrer les profils de salariés (un profil est un bulletin de salaire type, valable pour l'ensemble d'une catégorie de salariés cadres, non cadre, VRP, contrat CES, etc.) 3 Saisir les caractéristiques de chaque salarié 4 Paramétrer les bulletins de salaire Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 3
I PARAMETRER LE DOSSIER 1 Créer une société Cliquer sur Dossier Nouveau : Confirmer la fermeture de la société en cliquant sur OUI : Puis saisir le mot de passe (VALID) : Et saisir le nom de la société à créer : ATTENTION : NE PAS CLIQUER TOUT DE SUITE SUR OK Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 4
CLIQUER SUR «CHEMIN» Dans cette boîte de dialogue : Indiquer le répertoire de sauvegarde (votre serveur ou votre clé USB) PUIS cliquez sur OK Et à nouveau sur OK lorsque la fenêtre précédente réapparaît. Choisir la monnaie EURO et le PARAMETRAGE STANDARD : La suite est décrite dans le point n 3, «Modifier les paramètres fixes d une société» Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 5
2 Ouvrir une société Cliquer sur «Dossier» puis «Ouvrir» Confirmer la fermeture de la Société et saisir le mot de passe (VALID). La fenêtre suivante apparaît : Deux cas de figure sont alors possibles : a) La société apparaît dans la liste (vous avez déjà travaillé sur ce poste), dans ce cas sélectionner la société et cliquer sur OK b) La société ne figure pas dans la liste (vous n avez pas travaillé sur ce poste), dans ce cas cliquer sur l icône de navigation et allez chercher la société dans votre répertoire de sauvegarde. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 6
3 Modifier les paramètres fixes Les manipulations décrites ci après sont à réaliser lors de la création de la société, ou alors à tout moment en cliquant sur DOSSIER puis PARAMETRES. La fenêtre suivante apparaît, elle comporte différents onglets : Onglet «Identification» : saisir les coordonnées de l entreprise. Les sociétés commerciales ne sont pas assujetties à la taxe sur les salaires, seules certaines associations ou de rares entreprises sont concernées. Onglet «Paramètres 1» : indiquer le premier mois de paye en conformité avec votre dossier (voir votre sujet d activités). Cochez les cases pour que toutes les variables de cet onglet soient «propres au dossier» (pour pouvoir les modifier en conformité avec les dispositions légales en vigueur). Onglets «Paramètres 2» et «Paramètres 3» : ne rien modifier Onglet «Paramètres édition» : rendez le conforme au modèle ci dessous Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 7
4 Sauvegarder un dossier Cliquer sur DOSSIER puis SAUVEGARDE : Confirmer la fermeture de la société. Puis la fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez votre répertoire de sauvegarde (votre serveur ou votre clé USB) puis cliquez OK. Votre dossier est sauvegardé. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 8
5 Restaurer un dossier Cliquer sur DOSSIER puis RESTAURATION : Confirmer la fermeture de la société. Saisir le mot de passe (VALID). Puis la fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez votre répertoire de sauvegarde (votre serveur ou votre clé USB) puis cliquez OK. Votre dossier est restauré. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 9
II GERER LES BASES DE DONNEES 1 Gestion des bases Cliquer sur BASES puis sélectionner la base à modifier : Pour chaque ligne à modifier, DOUBLE CLIC sur la ligne. Le menu contextuel disponible avec un CLIC DROIT permet également la modification. 2 Paramétrer les taux de cotisations Cliquer sur BASES puis COTISATIONS : Un DOUBLE CLIC sur le numéro de ligne permet d afficher la fenêtre suivante : Dans laquelle on peut modifier la cotisation. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 10
3 Paramétrer les variables Base Variables Double clic sur la variable à paramétrer Réaliser la modification désirée Activer ou désactiver la case : Propre au salarié OK Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 11
4 Créer un salarié Il faut saisir les salariés de votre dossier d activités. Cliquez sur BASES puis SALARIES, puis CLIC DROIT et CREER : Onglet «Etat civil» : remplir tous les renseignements d identification du salarié. Onglet «Affectation» : Remplir tous les renseignements sur l emploi du salarié. Onglet «Salaires» : Indiquer le mode de rémunération du salarié (mensuel, ou horaire, ou par points etc. ) Onglet «Congés» : Toutes les valeurs se calculent automatiquement, au fur et à mesure de l édition des différents bulletins. Il ne faut donc pas modifier ces données. Toutefois, un salarié déjà présent avant la mise en place du logiciel de paye aura un droit à congés payés déjà incrémenté : c est dans ce cas qu il faut modifier les données en conséquence, selon les données de votre dossier d activités. Onglet «Banques» : La zone «coordonnées bancaires» concerne le salarié, il faut y indiquer son RIB. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 12
La zone «Paiement» concerne l entreprise, il faut y indiquer le mode de paiement (virement, chèque), le jour de paiement (par défaut le 1 er ) et la banque débitée. Il faut donc avoir créé au préalable au moins une banque pour l entreprise, voir «paramétrer une société». Onglet «divers» : Concerne essentiellement la comptabilité. En principe, rien n est à modifier dans cet onglet. 5 Variables de paye d un salarié Les variables d un salarié se modifient dans l onglet «salaire» de sa fiche (voir précédemment). Pour modifier une variable qui n est pas spécifique à un salarié, voir «3 paramétrer les variables». Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 13
III GERER LES BULLETINS DE SALAIRE 1 Créer un bulletin Cliquer sur GESTION DES BULLETINS puis BULLETINS DE PAYE La fenêtre des bulletins est affichée. CLIC DROIT et CREER. La fenêtre de création s affiche, avec la liste des salariés: Sélectionnez le salarié à traiter puis cliquez sur OK. Effectuez les éventuelles modifications sur le bulletin. Vérifiez après avoir cliqué sur CALCULER (sinon toutes les lignes seront nulles!!!). Cliquez sur OK. Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 14
2 Modifier un bulletin Cliquer sur GESTION DES BULLETINS puis BULLETINS DE PAYE La fenêtre des bulletins est affichée. Sélectionnez le bulletin à modifier puis cliquez sur OK O Ajouter une rubrique (Heure sup ou prime) Cliquer dans le bulletin la ligne au dessus de laquelle insérer une ligne Cliquer le bouton : Insérer dans la zone de droite Cliquer le bouton déroulant de la colonne Code de la ligne insérée Cliquer la rubrique à insérer OK [Tab] pour valider le libellé Saisir dans la colonne appropriée la valeur désirée Cliquer éventuellement le bouton : Calculer O Supprimer une rubrique (Heure sup ou prime) Cliquer dans le bulletin la ligne à supprimer Cliquer le bouton : Supprimer dans la zone de droite Oui 3 Imprimer un bulletin Gestion des bulletins Bulletin de paye Cliquer droit le salaire à imprimer Cliquer l outil : Imprimer => La fenêtre de sélection des modèles d impression est affiché Ouvrir le dossier : Document Ouvrir le dossier : Bulletin standard Sélectionner le modèle à utiliser (Feuille à feuille avec Eur OK OK 4 Supprimer un salaire Gestion des bulletins Bulletin de paye Cliquer droit le salaire à supprimer Supprimer Confirmer par Oui 5 Valider un salaire Gestion des bulletins Bulletin de paye Cliquer droit le salaire à valider Valider Confirmer par Oui 6 Dé valider un salaire Gestion des bulletins Bulletin de paye Cliquer droit le salaire à valider Dévalider Confirmer par Oui Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 15
IV ETATS D IMPRESSION 1 Journal de paye 2 Livre de paye 3 Etat des paiements 4 DADS Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 16
V JOURNAL COMPTABLE Attention : toutes ces opérations ne doivent être effectuées que lorsque tous les bulletins sont vérifiés et validés. 1 Création 2 Transfert en comptabilité Traitements Journal comptable => La fenêtre de création apparaît Cliquer droit la fenêtre Générer les écritures comptables Paramétrer la période pour laquelle transférer les écritures OK OK Paramétrer les comptes de comptabilité générale dans Ciel Paye pour Windows Traitements Journal comptable => La fenêtre de création apparaît Cliquer droit la fenêtre Transfert vers Ciel compta Sélectionner la société pour laquelle exporter les données Sélectionner le chemin d accès OK => Le fichier généré se nomme : XIMPORT.TXT Mode opératoire Ciel Paye BTS PME J. LEMAIRE 2008 Page 17