MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES Marché n 2009-007 CAHIER DES CHARGES Midi-Pyrénées Innovation Agence régionale de l innovation 9-11 rue Matabiau BP 78534 31685 Toulouse Cedex Objet de la consultation : Marché de prestations intellectuelles pour la conduite d une action collective «Product Data Management» pour les PME-PMI de Midi-Pyrénées Date d envoi de la demande : 23 juin 2009 Date limite de remise des offres : 2 juillet 2009 à 12 heures Choix des candidats : semaine 28 Date d exécution souhaitée : lancement le 1 er octobre 2009 ORGANISME QUI PASSE LA COMMANDE Identité Midi-Pyrénées Innovation 9-11 rue Matabiau BP 78534 31685 Toulouse Cedex Représentant Le Directeur Général de Midi -Pyrénées Innovation Christophe Nicot Midi-Pyrénées Innovation Page 1/8
1 - Rappel du Contexte et des objectifs de l action collective 1.1 Le contexte régional L action collective «Product Data Management» (PDM) pour les PME-PMI de la région Midi-Pyrénées est née de la volonté de promouvoir la diffusion de pratiques collaboratives au sein du tissu industriel régional. Elle s inscrit dans la continuité d initiatives réalisées ou en cours qui ont été soutenues par l Etat et le Conseil Régional Midi-Pyrénées ces dernières années : Référentiel ISEE (2000) e-collaboration autour d ASTRIUM (2006) Entreprise étendue MECAHERS ayant pour but d introduire de l interopérabilité au sein du groupe en cours de constitution sur les aspects logistiques (2006) Programme SEINE soutenu par le Ministère de l Industrie visant à développer des standards entre donneurs d ordres (2007) Lancement d une étude sur les pratiques de collaboration PLM entre rangs 1 et leurs fournisseurs (2007) Etude sur les pratiques d échanges en logistique collaborative (2008) Entreprise étendue LATECOERE ayant pour but l introduction de pratiques collaboratives chez une dizaine de fournisseurs (2009) Les principales conclusions de l étude réalisée en 2007 auprès de sous-traitants de niveaux 1 à 3 en Midi-Pyrénées sont synthétisées ci-dessous : Il existe une rupture brutale dans le niveau de collaboration entre les fournisseurs de rang 1 qui ont accès à l environnement de leur donneur d ordre, et ceux qui ne l ont pas, quelque soit leur rang, Dans le premier cas, l accès aux données est direct et complet (maquettes et structure produit), et les fournisseurs participent aux processus de modification et validation, Dans le second cas, les échanges de données se font principalement par email et accès FTP, et sont limités en général à la maquette. Il n y a pas de support des processus, Le recours au courrier est encore fréquent et souvent indispensable pour officialiser une transaction (modification, livraison), Le défaut d accès à une plateforme de collaboration est ressenti comme un obstacle au développement du business, Le coût d accès et de possession du PLM est jugé hors de portée par les PME, Les méthodes et outils sont pourtant imposés par le donneur d ordre et répercutés en général à tous les niveaux de fournisseurs, L évolution du business model des donneurs d ordres est ressenti à la fois comme une opportunité pour développer sa propre activité en tant que Midi-Pyrénées Innovation Page 2/8
fournisseur, et comme une menace si les moyens ne sont pas disponibles pour y arriver. Les principaux obstacles à la diffusion de ces outils relevés par les PME interrogées sont relatifs : Au coût très élevé des logiciels du marché qui, de facto, les réservent aux grandes entreprises, Aux coûts associés de mise en place de ces outils (formation, accompagnement, gestion), A l absence d un environnement propice au sein de certaines filières, A des incertitudes sur la fiabilité et la sécurisation de plates-formes permettant d assurer des échanges au delà des rangs 1 1.2 - Les objectifs de l action collective L action collective «Product Data Management» (PDM) pour les PME-PMI de la région Midi-Pyrénées est une opération pilote qui vise à accompagner un groupe de 10 entreprises (ou 2 groupes de 5) dans l appropriation d outils PDM et le développement de pratiques d ingénierie collaborative. Les entreprises sélectionnées appartiendront aux secteurs de l aéronautique et du spatial mais également à d autres filières industrielles de Midi-Pyrénées. Ce programme pilote vise à Valider les fonctionnalités PDM adaptées à des PME dans des contextes industriels variés Assurer le diagnostic individuel (cahier des charges, conditions du déploiement) Assurer un support opérationnel auprès de 10 entreprises Evaluer les impacts et capitaliser sur les retours d expériences Cette action collective est portée par Midi-Pyrénées Innovation, agence régionale de l innovation, qui en assure l administration générale et le portage financier. Le financement de l action sera assuré par le Conseil Régional de Midi-Pyrénées, la DRIRE de Midi-Pyrénées et des fonds communautaires. Une participation des entreprises à hauteur de 20 % des coûts de conseil est prévue. Le lancement et le suivi de l action sera assuré par un comité de pilotage composé de représentants de : La DRIRE Midi-Pyrénées La Direction de l Action Economique et de la Recherche du Conseil Régional de Midi-Pyrénées Midi-Pyrénées Innovation Midi-Pyrénées Innovation Page 3/8
2 Objet du marché : Contenu du marché et planning de réalisation 2.1 Contenu du marché Le présent marché de prestations intellectuelles vise, dans le cadre d une action collective pilote, à l accompagnement de 10 entreprises de la région Midi-Pyrénées dans le développement de pratiques collaboratives. Il est décomposé en 2 lots : Lot n 1 : Prestations de pré-diagnostics, de conseil et de coordination Lot n 2 : Mise à disposition d une plate-forme PDM, déploiement, formation et accompagnement L identification des PME-PMI candidates, la sélection des PME-PMI «pilotes» et la finalisation du partenariat avec la signature d une lettre d engagement entre les PME-PMI et le Conseil Régional Midi-Pyrénées et la DRIRE Midi-Pyrénées sont en cours de réalisation. Le comité de pilotage de l action collective pourra être amené à solliciter les prestataires retenus dans l approche de PME-PMI candidates dans l hypothèse où un nombre insuffisant d entreprises auraient été sélectionnées lors du démarrage de l action. L action collective et, par voie de conséquence les prestations de services décrites ci-après, sont programmées pour un groupe de 10 entreprises. Le comité de pilotage se réserve le droit de débuter l action avec 2 groupes successifs de 5 entreprises sans que cela n entraîne de surcoûts par rapport à la réponse au présent marché. Lot n 1 : Prestations de pré-diagnostics, de conseil et de coordination Les prestations attendues sont les suivantes : - Analyse des moyens mis en œuvre par le prestataire en charge du lot n 2 - Prédiagnostics au sein de chacune des entreprises participant à l action collective : o Définition des fonctionnalités clés de l outil PDM à inclure dans le pilote o Analyse et validation des éléments collectés avec les PME participantes o Formalisation d un document de spécification pour les projets pilotes - Définition des critères d évaluation des pilotes o Identification des critères de mesure des gains de performance pour les PME o Identification des critères de mesure des difficultés relatives de mise en place et de facilité d appropriation des outils PDM - Participation aux réunions de coordination intermédiaires, préparation et réalisation du bilan final de l action collective Midi-Pyrénées Innovation Page 4/8
Lot n 2 : Mise à disposition d une plate-forme PDM, déploiement, formation et accompagnement Les prestations attendues sont les suivantes : - Mise à disposition des entreprises participantes, durant la durée de l action collective, d une plate-forme d ingénierie collaborative en mode ASP (Application Service Provider) ou SAAS (Software as a service) présentant notamment les principales fonctionnalités suivantes : o Coffre-fort de données numériques avec l ensemble du service associé (archivages, sauvegardes, ) o Gestion sécurisée des données avec contrôle d accès selon les profils et rôles de l utilisateur : connexions http sécurisées : échanges sécurisés par cryptage entre les sites utilisateurs et les supports physiques de données «Data Center» présentant un niveau de sécurité et de résilience 3++ certification Sarbonnes-Oxley (SOX) o Outils de planification et de gestion des ressources et données techniques PDM o Outils de communication optimisant la collaboration entre équipes (de type webconférence par exemple) o Intégration avec les principales applications logicielles de CAO mécanique et électronique (Catia, Proengineer, Solidworks, Autodesk Inventor, Cadds, Autocad, Unigraphics) o Intégration avec les principaux logiciels de planification et de bureautique o Multilingue (français, anglais, allemand, espagnol, italien, chinois, japonais, ) pour accompagner la dynamique à l export des PME-PMI régionales - Déploiement au sein de chaque entreprise participant à l action collective o Définition d un planning de déploiement o Identification de l équipe projet pilote au sein de chaque entreprise (chef de projet et 3 utilisateurs) o Mise en place des pilotes (préparation des ressources systèmes et utilisateurs, définition du périmètre des données PLM à intégrer, démarrer la démarche PLM/PDM en mode ASP) Accompagnement sur site de chaque PME participante Formation (formation des utilisateurs, échanges inter-entreprises) Configuration de la plate-forme, définition des processus et modèles de données, migration de données o Mise en place d un support opérationnel aux opérateurs o Capture et modélisation des processus opérationnels métiers Le prestataire sélectionné devra s engager à proposer aux entreprises participantes, après l action collective, des formules d abonnement souples à la plate-forme d ingénierie collaborative en mode ASP. Il devra présenter dans son offre la grille tarifaire qui sera proposée aux PME-PMI participantes à l issue de l action collective. Midi-Pyrénées Innovation Page 5/8
Il est prévu une réunion de lancement, une réunion intermédiaire et une réunion finale de bilan entre les prestataires sélectionnés pour les lots 1 et 2 et le comité de pilotage de l action collective. 2.2 Planning de réalisation L action collective débutera dès le bouclage de son financement et la notification à Midi-Pyrénées Innovation des subventions de l Etat, de la Région Midi-Pyrénées et de l Union Européenne. La date du 1 er octobre 2009 peut être raisonnablement fixée pour le démarrage de cette action collective. L action collective sera menée sur une période de 6 mois, étendue à 8 mois dans le cas où le groupe de 10 entreprises était finalement scindé en deux groupes successifs de 5 entreprises. 3 Conditions de participation des candidats L offre, qu elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Les entreprises sous-traitantes devront être obligatoirement agréées par Midi- Pyrénées Innovation. En cas de groupement, la forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement conjoint avec mandataire solidaire. 4 Transmission de l offre Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté ou par messagerie électronique portant les mentions du titre du présent marché. Cet envoi doit contenir les pièces définies dans le présent cahier des charges et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste, parvenir avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Midi-Pyrénées Innovation 9-11 rue Matabiau BP 78534 31685 Toulouse cedex 6 ou par mail à l adresse suivante : contact@mp-i.fr en indiquant dans l objet du mail l objet de la consultation (page de garde du présent cahier des charges) Midi-Pyrénées Innovation Page 6/8
5 Prix et conditions de règlement Le marché est un marché à prix global, ferme et forfaitaire. Le candidat unique ou le groupement présentera une décomposition détaillée du prix pour chacun des lots. Ce prix s entend tous frais inclus et comprend tous les frais afférents à la réalisation de la prestation (déplacements, nuitées, repas, ). Les modalités de règlement des prestations seront définies contractuellement entre Midi-Pyrénées Innovation et le (ou les) prestataire(s) en fonction : Du planning détaillé de l action collective qui sera fixé lors d une première réunion de coordination entre le (ou les) prestataires et le comité de pilotage Des conditions de versement de la participation directe des entreprises et des subventions publiques à Midi-Pyrénées Innovation, l agence ne pouvant assurer un portage financier important sur une longue durée. Néanmoins, le principe d un acompte au démarrage de l action collective ( 20 %) et de règlements intermédiaires associés aux réunions de coordination du comité de pilotage est tout à fait envisageable. 6 Choix des candidats Les offres des candidats, exprimées en Euro, seront entièrement rédigées en langue française. Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Le présent cahier des charges dument paraphé Une offre technique et financière détaillant la méthodologie d accompagnement et les prestations relatives aux lots 1 et 2 avec le prix des prestations et une présentation détaillée de l équipe projet Une présentation synthétique de l entreprise ou du groupement avec notamment des références en matière de déploiement de plates-formes d ingénierie collaborative en mode ASP ou Saas et d accompagnement de PME-PMI dans le cadre d actions collectives La grille tarifaire d abonnement à la plate-forme d ingénierie collaborative qui sera proposée aux entreprises participantes à l issue de l action collective Les coordonnées complètes de l entreprise ou du groupement Une déclaration sur l honneur du ou des candidats (respect des obligations fiscales et sociales) Le n Siret et le n de TVA intracommunautaire Un extrait Kbis de moins de 3 mois Midi-Pyrénées Innovation Page 7/8
Le marché sera attribué au candidat (ou au groupement) présentant l offre économique la plus avantageuse en fonction des critères suivants : Prix des prestations 30 % Le chiffrage devra intégrer tous les frais afférents à la mission ainsi que les temps de rencontre et de coordination préalable, en cours et en fin d action collective avec le comité de pilotage. Qualité technique et méthodologique de l offre globale 70 % Une attention particulière sera portée sur les points suivants : - Méthodologie d accompagnement proposée - Composition de l équipe (qualité et expérience des intervenants) - Respect des fonctionnalités de la plate-forme d ingénierie collaborative décrites dans l article 2.1 du présent cahier des charges - Expériences et exemples plurisectoriels de déploiement d outils d ingénierie collaborative au sein de PME-PMI - Expériences et exemples d accompagnement de projets dans le cadre d actions collectives Midi-Pyrénées Innovation Page 8/8