Objet : Nouvelles fonctionnalités GapTServices de la version 7.5i -> 7.7a Chers clients, Vous trouverez ci-dessous, les explications concernant les nouveautés programmées et disponibles dans le programme GapTServices. En effet, grâce à vos suggestions, le programme ne cesse de s améliorer. LISTING ONEM 2014 : impressions listing d occupation titres-services Quelques précisions pour bien remplir le formulaire de recensement des données 2014: Remarques préliminaires: * Les sociétés ayant plusieurs sièges d'exploitation sont obligées, lors de la transmission des données à l'onem pour le recensement annuel, de les regrouper en un seul fichier commun. L'ONEM, pour des raisons techniques et de délai, ne prendra en compte, pour chaque société, qu'un seul fichier. (Dans Utilitaires Superviseur Listes Onem). Autrement dit, les autres fichiers envoyés séparément seront considérés comme doublons et éliminés d'office. * Les personnes faisant partie du personnel d'encadrement doivent également être reprises dans le formulaire avec la mention 'B'. La codification de cette catégorie sera expliquée plus loin (cf. rubrique 'statut de la personne recensée'). Descriptions des zones : - N d'agrément de l'entreprise : le numéro d'agrément de l'entreprise accordé par l'onem compte au maximum 5 positions. Dans Configuration Dossier Titres-Services - N de la BCE (Banque Carrefour des Entreprises) : le N de la BCE compte 10 positions. Dans Configuration Dossier Général - N de registre national : le numéro de registre national doit compter 11 positions, sans tiret, ni barre, ni point entre les chiffres. Tous les travailleurs, sous contrat de travail TS en 2014, doivent être repris dans ce formulaire y compris le personnel d'encadrement. Tout travailleur prestant dans le système des TS doit avoir soit un numéro de registre national soit un numéro de registre national bis (notamment pour les travailleurs frontaliers domiciliés à l'étranger). Dans signalétique personnel - Statut de la personne recensée : taper le code exact ou sélectionner dans le menu déroulant une des 2 options : A: travailleur sous contrat titres-services; B: personnel d'encadrement. Les personnes qui ont, dans leur contrat, la zone personnel administratif TS cochée (à droite de la Qualité dans le 1 er onglet) Quelques précisions concernant le personnel d'encadrement : - est considérée comme personnel d'encadrement, toute personne s occupant de la gestion administrative de l entreprise et ne pouvant pas être rémunérée par des titres-services ; - peuvent faire partie du personnel d encadrement, les gérants (disposant d'un contrat de travail) qui s'occupent effectivement de la gestion de leur entreprise; - les personnes de l entreprise qui prestent partiellement comme travailleur titres-services et partiellement en 1
tant que personnel d encadrement doivent être indiquées deux fois sur le formulaire: la première fois comme travailleurs titres-services et la deuxième fois comme personnel d'encadrement avec chaque fois toutes les autres variables remplies; - ne fait pas partie du personnel d encadrement de l'entreprise, le personnel des sociétés externes qui accomplit, contre rémunération, des tâches telles que la comptabilité, le paiement des salaires, l informatique, les déclarations fiscales, etc. - ne font pas partie du personnel d'encadrement, les administrateurs des sociétés (puisqu'ils ne disposent pas de contrat de travail avec leur propre société). - Par trimestre, engagement effectué en 2014 : 2 choix possibles : 0 : non 1 : oui Tant qu il n y a pas de rupture dans les occupations, il n y a pas de nouvel engagement. On considère qu il y a un nouvel engagement quand la personne est sortie et que, lorsqu il est réengagé, le nouveau contrat ne démarre pas le lendemain de la fin du dernier contrat. Premier contrat dans signalétique personnel mis dans le trimestre adéquat selon la date de début de contrat - Par trimestre, qualité du travailleur engagé en 2014 : 4 choix possibles : A: chômeur complet indemnisé B: bénéficiaire du revenu d'intégration C: ancien travailleur en titres-services qui, le mois précédant son engagement, était occupé dans une entreprise agréée avec un contrat de travail titres-services D: autre (par ex. étudiant, bénéficiaire d'allocation de garantie de revenu,...) Signalétique personnel, onglet Contrats, onglet secrétariat, zone qualité Titre service - Code postal du domicile de la personne recensée : il est important d encoder le code postal du domicile des personnes recensées en TS (travailleur et personnel d encadrement). En ce qui concerne les TRAVAILLEURS FRONTALIERS DOMICILIES A L ETRANGER les codes postaux suivants ont été prévus : «0001» : travailleur frontalier domicilié en Allemagne ; «0002» : travailleur frontalier domicilié en France ; «0003» : travailleur frontalier domicilié au Grand duché du Luxembourg ; «0004» : travailleur frontalier domicilié au Pays-bas. Dans signalétique du travailleur vous mettez le bon pays et on convertit automatiquement - Code postal du siège d'exploitation de l'entreprise : en cas de travail dans plusieurs sièges d'exploitation, indiquer le code postal du siège d'exploitation qui fournit le plus d'heures de prestation. Par exemple: siège social de la firme se trouve à Bruxelles, et qu'il existe plusieurs sièges d'exploitation en provinces (Anvers, Liège,...). Dans signalétique du travailleur - Contrats de travail CDD et CDI : toutes les personnes occupées dans l'entreprise en 2014 (càd sous contrat TS en 2014) doivent être reprises dans le formulaire de recensement mais seuls les contrats de travail signés en 2014 sont indiqués dans cette rubrique. En d'autres termes, pour les personnes engagées dans les années précédentes, veuillez remplir toutes les autres variables sauf celles concernant les contrats CDD, CDI et nombre de contrats signés en 2014. Un avenant modifiant un régime de travail ne constitue pas un nouveau contrat de travail. Dans Gap, seuls les contrats encodés via le + (ajout de contrat) seront pris en considération et pas ceux encodés en avenant via les 2 petites feuilles Contrats dans signalétique personnel - Nombre de contrats signés au cours de l'année 2014 : indiquer le nombre de contrats de travail qui ont été signés au cours de l'année 2014. Un contrat qui a été signé entre 2004 et 2013 et qui est toujours en cours en 2
2014 NE DOIT PAS être comptabilisé. Contrats dans signalétique personnel gérés selon date de début de contrat et pas date de signature car pas toujours remplie - Régime de travail en 2014 (sur base du dernier contrat de travail ou du dernier avenant) : taper le code exact ou sélectionner dans le menu déroulant une des 3 options : A: temps plein ; B: mi-temps (moitié du régime horaire temps-plein); C: temps partiel (moins qu'un mi-temps ). Contrats dans signalétique personnel - Niveau d'études : taper le code exact ou sélectionner dans le menu déroulant une des 3 options : A: a fait au maximum les études secondaires inférieures; B: a terminé avec fruit les études secondaires supérieures; C: a terminé avec fruit l'enseignement supérieur (universitaire et non universitaire). Signalétique personnel, onglet secrétariat, onglet situation avec conversion automatique vers la bonne lettre - Prestation au cours de l'année 2014 : taper le code exact ou sélectionner dans le menu déroulant une des 3 options : 0: pas de prestation en 2014; 1: maximum un mois de prestation en 2014; 2: de plus d un mois à moins de 6 mois de prestation en 2014; 3: 6 mois et plus de prestation en 2014. Calcul sur base des prestations figurant dans l agenda ATTENTION: - toutes les personnes occupées dans l'entreprise en 2014 (càd sous contrat TS en 2014) doivent être reprises dans le formulaire de recensement ; - pour chaque personne, ii faut indiquer les MOIS EFFECTIFS de PRESTATION en 2014 peu importe le régime de travail; on considère comme mois de prestation tout mois comportant au moins un jour de travail peu importe s'il s'agit d'une occupation à temps plein, à mi-temps ou à temps partiel; les jours de maladie qui n'ont pas été rémunérés par l'employeur, d'interruption de carrière totale, de crédit temps total, de chômage temporaire avec suspension totale ne sont pas assimilés à des prestations. Vous trouverez, ci-après, quelques exemples non-exhaustifs de prestation: - le travailleur était malade toute l'année 2014 (pas de salaire garanti donc 0 mois de prestation) mais restait toujours lié avec l'entreprise par contrat TS: indiquer '0'; - le travailleur était malade de janvier à mars 2014 (pas de salaire garanti donc 0 mois de prestation) et en chômage temporaire de début avril à fin décembre 2014 (0 mois de prestation) : indiquer '0'; - le travailleur était malade de janvier à avril 2014 (pas de salaire garanti donc 0 mois) et a presté à mi-temps (l'autre mi-temps médical) de mai à décembre 2014 (8 mois de prestation): indiquer '3'; - le travailleur est engagé début décembre 2014 (1 mois de prestation): indiquer '1'; - le travailleur a presté de mi janvier au 14 avril 2014 (4 mois) puis en chômage temporaire avec suspension totale de mai 2013 à fin 2013 (0 mois): indiquer '2'; - le travailleur a presté du début février à fin avril 2014 (3 mois), en maladie de mai à juillet (pas de salaire garanti donc 0 mois) et de nouveau au travail de début août à fin décembre 2014 (5 mois): indiquez '3'; - le travailleur a presté toute l'année 2014 à temps partiel (12 mois de prestation): indiquer '3'; - le travailleur a commencé en TS mi-avril 2014 jusqu'à 15 juin (3 mois), en interruption de carrière du 16 juin au 15 septembre (0 mois), a presté à mi-temps du 16 septembre jusqu'à fin novembre (3 mois), a quitté l'entreprise début décembre (0 mois de prestation): indiquer '3'; 3
- le travailleur a presté de janvier à mai (5 mois) et en chômage temporaire avec suspension partielle (2 jrs de travail et 3 jrs de chômage temporaire) de juin à décembre 2014 (7 mois de prestation): indiquer '3'. - Prestations fin de l année 2014 : taper le code exact ou sélectionner dans le menu déroulant une des 3 options : 0 : le travailleur n'a ni presté en décembre 2014 ni en janvier 2015; 0 : si le travailleur a presté en décembre 2014 et pas en janvier 2015 et vice-versa; 1 : le travailleur a presté, au moins 1 jour, en décembre 2014 et, au moins 1 jour, en janvier 2015. Calcul sur base des prestations figurant dans l agenda 4
NOUVELLE METHODE DE CALCUL POUR GOOGLE Comme précisé dernièrement, Google a changé sa politique de contrôle d accès à leurs données. Vous êtes limités à un nombre de transactions par jour (2500 transactions par jour et par adresse IP attention, le calcul d une journée comporte plusieurs requêtes). Ces changements sont indépendants de notre volonté. Nous avons adapté la programmation des kms dans GapTServices afin de réduire au minimum les inconvénients de ces changements de Google. Utilisation de la 4 ième mappemonde : (jour par jour) Au fur et à mesure que vous allez calculer les kms jour par jour par la 4 ième mappemonde, une table sera complétée. Menu : [Fichier Distance] Dans cette table, vous trouverez les adresses ALLER et RETOUR de chaque itinéraire. Vous pouvez les modifier en cliquant sur la ligne à modifier. Et vous pouvez soit calculer l itinéraire ou encoder manuellement les kms (pratique pour les adresses non reconnues par Google!). Si l adresse n existe pas, cette même fenêtre apparait pour vous inviter à y rentrer manuellement les kms. Conclusion : quand une adresse existe dans la table, Google n est plus sollicité. Vous évitez ainsi d être bloqué et vous gagnez en rapidité! Cependant, le temps que la table se construise progressivement, le risque d être bloqué persiste. 5
Utilisation de la 5 ième mappemonde : (par période) Dans un premier temps, nous vous déconseillons vivement d utiliser cette mappemonde. En effet, cette mappemonde recalcule toute la période ouverte du travailleur. Tant que votre nouvelle table des distances n est pas complétée, un trop grand nombre d appels à Google vont être effectués dans une courte période et vous risquez d être rapidement bloqués pour le reste de la journée. Nous vous conseillons donc d utiliser la 4 ème mappemonde uniquement sur les journées qui ont été modifiées. Une fois que la table des adresses sera complétée, vous pourrez à nouveau utiliser cette mappemonde sans crainte car uniquement les nouvelles adresses seront recalculées et donc la limite fixée par Google ne sera pas atteinte. Calcul des kms sur une période tout en créant la table des distances Afin de vous aider à compléter la table des distances, nous avons créé un nouvel utilitaire qui va parcourir l ensemble des plannings de tous les travailleurs pour une période et qui va recalculer les distances. Cet utilitaire permet de laisser passer un certain nombre de secondes entre deux appels à Google et ainsi limiter les risques de blocages. Malheureusement, cela implique qu il faut un certain temps pour recalculer une période suivant le nombre de vos travailleurs et le nombre de clients différents par travailleur. 6
Que se passe-t-il? - Les agendas vont être recalculés tout en alimentant au fur et à mesure la table des distances. - Si la distance entre deux points est déjà connue, elle sera directement réutilisée pour mettre à jour l agenda. - Si la distance n est pas connue, elle sera demandée à Google. - Si Google n arrive pas à localiser les adresses et que l option «Demander un encodage manuel» est cochée, une fenêtre vous proposera d encoder manuellement les Km. - Les kms des agendas sont mis à jour dans chaque agenda pour la période sélectionnée. - Si l option «Continuer le traitement après un itinéraire non trouvé» est cochée. L utilitaire ne s arrêtera pas dès la première journée qu il n aura pas pu calculer. Conseil : Nous vous conseillons de laisser tourner l utilitaire si possible jour et nuit en laissant une latence supérieur ou égale à 35 sec (ce qui permet de ne pas dépasser 2500 requêtes par jour), en décochant l option «Demander un encodage manuelle» et en cochant l option «Continuer le traitement après un itinéraire non trouvé». Cela permettra à l application de remplir doucement les itinéraires que Google connait sans s arrêter lorsqu il n en trouve pas un. Ensuite, il suffira d aller dans la table des distances compléter ceux qu il n a pas pu calculer automatiquement. Remarque : Pour limiter le risque de blocage, il est nécessaire de limiter au maximum les autres demandes Google via l application. 7
!!! NOTION D UNITE LOCALE D ETABLISSEMENT : pour ceux qui n ont pas encore installé la version 7.5i Suite à la 6 ème réforme de l état concernant la régionalisation, vous avez l OBLIGATION, à partir du 1 er juillet 2014, de mentionner, pour chacun de vos travailleurs, l unité d établissement dont il dépend, dans vos déclarations à l Onss. Cela se trouve dans la DMFA au niveau de chaque ligne d occupation travailleur. En effet, à partir du 1 er juillet 2014, les réductions de cotisation onss (activa, sine, ) sont de la compétence des régions. Pour savoir de quelle réduction patronale vous pouvez bénéficier, il faut donc impérativement connaître la région de laquelle le travailleur dépend. Cette notion est obligatoire pour TOUS les travailleurs, même pour ceux pour lesquels vous ne bénéficiez d aucune réduction. L unité locale d établissement est «tout lieu d activité, géographiquement identifiable par une adresse, où s exerce au moins une activité de l entreprise ou à partir duquel cette activité est exercée». Chaque employeur doit avoir au minimum une unité d établissement connue à la BCE (banque carrefour des entreprises). C est donc auprès de la BCE que les démarches sont faites. Attention que ce numéro est toujours différent du numéro d entreprise. Rem : vous pouvez aller consulter votre numéro sur le site de la banque carrefour : http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html Dans le MENU : [Fichier unité locale] - Vous devez commencer par créer les différentes unités locales d établissement dans le nouveau fichier créé à cet effet. Le Code est le numéro d unité qui est composé de 10 chiffres (voir BCE). 8
Dans le MENU : [Configuration - dossier] - [onglet Général] o Vous mentionnez ici l unité locale qui sera proposée par défaut à la création de tout nouveau contrat personnel qui sera créé dans le dossier. o Vous devez SANS FAUTE cliquer sur le bouton «initialiser» pour remplir l unité locale de tous les contrats existants dans votre dossier. Cela vous évitera de devoir les remplir tous à la main. Il vous restera juste à aller modifier ceux des travailleurs du dossier qui dépendent d une autre unité. Dans le MENU : [Fichier - Personnel] - [onglet Contrats Secrétariat] o Ajout de la zone unité locale d établissement qui est remplie par défaut par l unité mentionnée dans la configuration du dossier (voir ci-avant) : 9
AUTRE NOUVEAUTES Dans le MENU : [Fichier Code de prestation] - Pour les codes de prestation de type réunion/perfectionnement/centre : possibilité de mettre une adresse de localisation autre que l adresse configurée dans le dossier. C est l adresse du code de prestation qui sera prise en considération pour le calcul des kms. Dans le MENU : [Titres-Services Encodage] - Nous avons remarqué que pour les clients utilisant le module repassage, le scan des Titres-services devenait de plus en plus lent. Lors de l encodage, le programme analysait toutes les prestations qui se trouvaient dans l agenda pour ensuite, afficher uniquement les prestations impayées. Dorénavant, vous avez la possibilité de d insérer une période d analyse. Le programme ira uniquement analyser les prestations dans cette période. Par défaut, il va rechercher 100 jours en arrière. 10
Dans le MENU : [Agenda du personnel] - Lorsque vous faites un clic droit sur une prestation, une bulle avec les informations du client apparaissent. Les champs email et numéro Sodexo ont été rajoutés. Dans le MENU : [Impression Contrat personnel] - Via ce menu, vous avez la possibilité d imprimer tous les contrats du personnel sur une période prédéfinie. Attention, par défaut, le document qui sera imprimé est le document qui est mentionné dans le contrat de la personne. Si cette zone est vide, il prendra le document que vous avez choisi lors de l impression 11
Dans le MENU : [Fichier - Personnel Contrat Secrétariat] - La fenêtre ci-dessous a été réorganisée pour vous faciliter son encodage. Cependant, toutes les informations s y retrouvant ne changent pas. 12