REGISTRES OBLIGATOIRES CONFORMEMENT AU DROIT DU TRAVAIL 16/12/2014 Tout employeur doit tenir un certain nombre de registres destinés à l'information des administrations. Leur nombre varie en fonction de l activité de l entreprise. Il s'agit principalement des registres suivants : I. REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL Depuis 1986, les articles L.1221-13 à L.1221-15 du code du travail obligent tout l employeur à tenir un registre du personnel dans tous les établissements où sont occupés des salariés (et non seulement au siège social de l entreprise). Ces dispositions s appliquent notamment aux établissements industriels et commerciaux et aux établissements agricoles. Mais elles sont également applicables aux établissements où ne sont employés que les membres de la famille sous l autorité du père, de la mère ou d un tuteur, y compris lorsque l activité est exercée sur la voie publique. La tenue de ce registre n est obligatoire que pour les embauches ou les mises à disposition postérieures à l'entrée en vigueur du décret du 13 mars 1986 instituant le registre unique du personnel. Par conséquent, pour les salariés embauchés avant à cette date, l employeur doit, soit conserver les registres d entrée et de sortie du personnel et / ou le registre des travailleurs étrangers, soit intégrer ces personnes sur le nouveau registre. 1/10
L'article R.1221-26 du Code du travail prévoit que les mentions inscrites sur le registre sont conservées durant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Mais il est conseillé de les conserver sans limitation de durée. Le registre doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et des agents de l Inspection du Travail. Un certain nombre de mentions obligatoires doivent être inscrites sur le registre de façon indélébile. Il s agit dans l ordre d embauchage et pour chaque salarié, de : ses nom et prénoms sa nationalité sa date de naissance son sexe l emploi occupé sa qualification ses dates d'entrée et de sortie de l'établissement. A noter : lorsqu une autorisation est requise pour l embauche ou le licenciement du salarié, la date d autorisation ou à défaut la date de la demande d autorisation doit figurer sur le registre. Pour certaines catégories de travailleurs, des mentions particulières doivent figurer sur le registre. Il s agit de préciser la nature et le type de contrat liant le salarié à l entreprise : apprentis, contrat de qualification, d adaptation, de professionnalisation, etc., travailleur étranger (numéro et type d autorisation de travail), contrat à durée déterminée, temps partiel, travailleur temporaire, travailleur mis à disposition par un groupement d'employeurs. Les travailleurs à domicile doivent également figurer sur ce registre depuis la suppression du registre 2/10
spécifique des travailleurs à domicile en 1993. Le registre peut être remplacé par un support informatique. Depuis une délibération de la CNIL en date du 9 décembre 2004, le registre du personnel sous forme de fichier n'a plus à être déclaré auprès de cet organisme dès lors qu il répond à un certain nombre de conditions qui font de lui un traitement extrêmement courant (voir à ce sujet le site de la CNIL www.cnil.fr). En tout état de cause, les infractions aux articles L.1221-13 et suivants sont sanctionnées pénalement. II. REGISTRE DES DELEGUES DU PERSONNEL L article L 2315-12 du Code du travail impose que dans tous les établissements distincts où existent des délégués du personnel (entreprises de 11 salariés et plus), l employeur tienne un registre où sont transcrites ou annexées toutes les demandes écrites des délégués et les réponses à ces demandes faites par l employeur. Le registre des délégués du personnel regroupe les demandes écrites des délégués du personnel et les réponses de l'employeur. Il doit être tenu à la disposition des délégués et de l inspecteur du travail. Il peut également être consulté par les salariés en dehors des heures de travail durant un jour ouvrable par quinzaine. Il doit contenir les demandes et réponses des 3 dernières années. Le défaut de tenue de ce registre est constitutif du délit d entrave sanctionné pénalement. III. REGISTRE DU C.H.S.C.T. Dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés, le registre du comite d'hygiène, de sécurité et des 3/10
conditions de travail (C.H.S.C.T.), tenu sous la responsabilité de l employeur, regroupe les avis des membres du C.H.S.C.T sur les dangers graves et imminents. Il comporte les indications du ou des postes de travail présentant un danger, la nature de celui-ci et sa cause ainsi que le nom des salariés exposés. Par ailleurs, dès lors qu un danger est signalé, l'employeur ou son représentant doit procéder immédiatement à une enquête avec un membre du C.H.S.C.T. prendre les précautions ou les dispositions nécessaires. Tout ceci doit être consigné dans le registre. Ce registre spécial doit être conservé 3 ans mais mieux vaut le conserver sur une plus longue période. Il doit également être tenu à la disposition des délégués du personnel assumant une mission au sein du C.H.S.C.T., des agents de l inspection du travail et des caisses régionales d assurance maladie. IV. REGISTRE DES MISES EN DEMEURE Les articles L 620-4 et 632-1 du Code du travail imposaient la tenue d un registre des mises en demeure sur lequel étaient consignées les observations et mises en demeure formulées par l inspecteur du travail relatives aux questions, d hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Cette obligation a été supprimée par l ordonnance du 24 juin 2004 relative à la simplification du droit du travail. Néanmoins, les observations et mises en demeure de l inspection du travail doivent être conservées sans forme particulière mais toujours pendant 5 ans, au même titre que les attestations de vérifications techniques périodiques. Elles doivent être communiquées aux membres du C.H.S.C.T., aux délégués du personnel, au médecin du travail et, s il y a lieu, aux représentants de l OPPBTP, alors qu auparavant elles devaient juste être mises à leur disposition. Les infractions à ces dispositions sont sanctionnées pénalement. 4/10
V. REGISTRE DES CAUTIONNEMENTS Ce registre est utilisé dès lors que des sommes d argent ou des remises de titres sont versées par des salariés à l employeur au titre d un cautionnement. La mention précise de la somme ou des titres doit être portée sur le registre qui est également émargé par l employé. Ce registre doit pouvoir être présenté à l inspection du travail et doit être conservé 3 ans. V. REGISTRE DES REPOS HEBDOMADAIRES PARTICULIERS Selon les articles R.3172-2 à R.3172-5 du Code du travail, ce registre comporte le nom des salariés soumis à un régime particulier de repos hebdomadaire lorsque celui-ci n est pas donné collectivement dans l entreprise. Il contient également les caractéristiques du repos. Le registre peut toutefois être remplacé par des tableaux affichés auprès des horaires de travail. Il doit être conservé pendant 5 ans et être mis à la disposition de l Inspection du travail et des salariés qui en font la demande. Les infractions à la tenue de ce registre sont sanctionnées pénalement. VI. REGISTRE DES ACCIDENTS DU TRAVAIL BENINS L employeur doit normalement déclarer tout accident du travail, dans les 48 heures, à la caisse primaire d assurance maladie dont relève la victime. Pour les accidents bénins n entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux, la déclaration des accidents du travail il peut être remplacée par une simple inscription sur un registre spécial, dit registres des accidents du travail. Pour être autorisé par 5/10
la caisse d'assurance retraite et de santé au travail (CARSAT dénommée CRAM en Alsace jusqu'au 31/12/2011) du lieu d implantation de l établissement à tenir ce registre, trois conditions doivent être réunies : la présence permanente d une personne qualifiée : médecin du travail, secouriste, infirmier l existence d un poste de secours d urgence le respect par l employeur de ses obligations en matière de constitution d un comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail (C.H.S.C.T.) dans les entreprises de plus de 50 salariés. Si un tel registre existe, l employeur doit y consigner dans les 48 heures tout accident qui n a pas donné lieu à déclaration. Le registre doit être signé par le donneur de soins et la victime. Il doit être tenu à la disposition des agents des organismes de la sécurité sociale, de l inspecteur du travail, du C.H.S.C.T. ou à défaut des délégués du personnel. A la fin de chaque année civile, l employeur doit envoyer le registre à la caisse régionale d assurance maladie par lettre recommandée avec AR. En cas de tenue incorrecte du registre, refus de présentation ou disparition d une des conditions d octroi, l autorisation donnée par la caisse peut être retirée, l employeur étant en outre passible d une sanction pénale. VIII. REGISTRE DES CHANTIERS TEMPORAIRES En vertu des dispositions de l article R.8113-1 du Code du travail, tout employeur autre qu agricole doit tenir, à la disposition de l inspecteur du travail, au siège de son établissement, une liste de ses chantiers et autres lieux de travail à caractère temporaire. Il doit en outre aviser par écrit l inspecteur du travail de l ouverture de tout chantier ou autre lieu de travail occupant dix personnes au moins pendant plus d une semaine 6/10
Toute infraction à cette obligation est sanctionnée pénalement. IX. REGISTRE DE CONTROLES TECHNIQUES DE SECURITE L employeur doit conserver, éventuellement sous la forme d un registre, les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de l'hygiène et de la sécurité du travail. Il s agit notamment des exercices périodes contre l incendie, la vérification des installations électriques, les visites des presses ou matériels spécifiques Ces documents sont datés et mentionnent l'identité de la personne ou de l'organisme chargé du contrôle ou de la vérification et celle de la personne qui a effectué le contrôle ou la vérification. Ce registre doit être communiqué aux membres du C.H.S.C.T., au médecin du travail, et le cas échéant, aux représentants des organismes professionnels d hygiène, de sécurité et des conditions de travail dans les activités à hauts risques. Ils doivent, être présentés sur demande à l inspecteur du travail et aux organismes de prévention de sécurité sociale. Il convient de conserver les documents des 5 dernières années. Toute infraction à cette obligation est sanctionnée pénalement. X. FICHES MEDICALES L employeur doit conserver les fiches médicales établies par le médecin du travail à la suite des visites obligatoires des salariés. Ces fiches d aptitude peuvent être présentées à tout moment à l inspecteur du travail. Dans les entreprises de plus de 10 salariés, le médecin du travail établit et met à jour une fiche d entreprise sur laquelle sont consignés notamment les risques professionnels et les effectifs de 7/10
salariés exposés à ces risques. Cette fiche est transmise à l employeur et doit être tenue à la disposition de l inspecteur du travail. L'employeur peut substituer à ces fiches un autre support notamment informatique mais après consultation des délégués du personnel. Il doit définir les conditions d'accès des délégués du personnel au système de substitution. En aucun cas, l'employeur ne peut substituer à la consultation des délégués du personnel celle d'une autre instance notamment du comité d'entreprise. L'avis des délégués est transmis à l'inspection du travail. Les employeurs doivent permettre aux agents de contrôle d accéder aux informations stockées en leur fournissant le matériel nécessaire. Enfin, la mise en place d'un système informatisé suppose la déclaration préalable auprès de la CNIL. XI. DOCUMENT UNIQUE D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS Le Code du travail oblige les employeurs à évaluer dans l entreprise les risques pour la sécurité et la santé des travailleurs. Cette recherche des risques éventuels (et leur évaluation) se traduit notamment par l analyse des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, de l aménagement des lieux de travail ou des installations, etc. Les articles R.4121-1 et suivants du Code du travail obligent ainsi tout employeur à consigner le résultat de l évaluation des risques sur un document unique à tenir à jour. Outre l obligation d établir un tel document, le texte prévoit que ce récapitulatif devra être mis à jour : chaque année, à la suite de tout évènement ayant une incidence sur l hygiène, la sécurité et les conditions de travail des salariés (par exemple lors d un changement de produit, d outillage, de cadence et de normes de productivité ), lorsqu une information supplémentaire concernant l évaluation d un risque dans une unité de travail sera recueillie. 8/10
En tout état de cause et dans toutes les entreprises, ce document devra être mis à la disposition des membres du CHSCT ou des instances qui en tiennent lieu, des délégués du personnel et du médecin du travail. Il pourra être remis à l inspecteur du travail ou aux agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, si ceux ci en font la demande. Le défaut de transcription ou de mise à jour de l évaluation des risques sera sanctionné pénalement. Pour plus d information sur ce document unique, consultez notre note d information juridique en ligne www.strasbourg.cci.fr/juridique (social vie du contrat, vie de l entreprise). XII. LIVRE DE PAIE L obligation de tenue du livre de paie a été supprimée en 1998. L employeur doit dorénavant conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans. Il peut les conserver sur un support informatique mais doit se soumettre alors aux conditions posées par la CNIL et devait jusque fin 2004 faire une déclaration dudit fichier auprès de cet organisme. En pratique, il convient de les conserver beaucoup plus longtemps (6 ans en matière fiscale et 10 ans en matière commerciale). Certaines caisses de retraite complémentaire imposent une conservation illimitée. Par décision en date du 9 décembre 2004, la CNIL a décidé de la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public dès lors que le traitement remplit un certain nombre d obligations et peut être considéré comme un traitement usuel, simple et sans risque. Attention, la suppression de cette formalité déclarative ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salariés : l ensemble des droits de ces employés (droit d opposition, d accès et de rectification) et des autres obligations des responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, information des employés, confidentialité des données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables. 9/10
Pour plus d information, consulter le site de la CNIL www.cnil.fr. CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg 67 081 Strasbourg cedex 03 88 75 25 24 juridique@strasbourg.cci.fr http://www.strasbourg.cci.fr/ CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP 40007 68 001 Colmar cedex 03 89 20 20 36 juridique@colmar.cci.fr http://www.colmar.cci.fr/ CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP 1088 68 051 Mulhouse cedex 03 89 66 71 08 juridique@mulhouse.cci.fr http://www.mulhouse.cci.fr/ 10/10