QUIZ Le Droit individuel à la formation

QUIZ Le Droit individuel à la formation 1. Le DIF peut-il correspondre à une action de formation sans lien avec l entreprise du salarié? Oui, dès lors que l employeur accepte la demande. 2. L employeur est-il tenu de justifier de son refus à une demande de DIF? Non, sauf accord collectif en disposant autrement. Cependant, pour des raisons de clarté des relations sociales voire de potentielles discriminations, il est conseillé de motiver les refus de DIF. 3. Un salarié quittant son entreprise conserve-t-il son compteur DIF? Non, sauf accord collectif en disposant autrement. 4. Le DIF est-il imputable au titre du plan de formation? Oui, à défaut d accord collectif, il s agit des actions répertoriées aux articles L900-2 et L900-3 du code du travail. 5. Le DIF est-il inclus dans les 3 catégories d actions du plan de formation? Non, il fait partie d une «catégorie» supplémentaire. 6. Peut-on provisionner le DIF des salariés licenciés? Oui, selon le conseil national de la comptabilité, le DIF n est provisionnable qu en cas de départ de l entreprise ou d acceptation du Fongecif après 2 ans de refus de l employeur. 7. Lorsqu un DIF est financé par une entreprise à un salarié pendant son contrat de travail normal, les frais de déplacement et d hébergement sont-ils à la charge du salarié? Non, l entreprise prend à sa charge tous les frais de formation au sens large. 8. Lorsqu un employeur n a pas répondu à une demande de DIF dans le délai de 1 mois, est-il tenu de financer l intégralité des frais engendré par la formation demandée? Oui, d où la nécessité d un suivi administratif précis des demandes de DIF. 9. Lorsque la prise en charge du DIF est acceptée par le FONGECIF après un refus de l employeur pendant 2 exercices civils consécutifs, l employeur doit-il payer la formation au réel? Non, il verse à l OPACIF une somme, correspondant au taux du contrat de professionnalisation (9,15 ), par heures de formation effectuées. 1

10. Lorsque la prise en charge du DIF est acceptée par le FONGECIF après un refus de l employeur pendant 2 exercices consécutifs, l employeur doit-il payer l allocation formation uniquement pour les heures de formation effectuée? Non, l allocation formation correspond à la totalité des droits acquis par le salarié. 11. Un salarié en CDD peut-il demander à bénéficier de son DIF pendant la période de son contrat? Oui, il a les mêmes droits qu un salarié sous CDI, sauf que c est le FONGECIF qui prend en charge sa formation et son allocation formation. 12. Lorsque le salarié est licencié, l employeur peut-il lui refuser une demande de DIF effectuée pendant le délai-congé? Non, selon la note de la DGEFP sur l application du DIF, les règles particulières à l'article L933-6 du code du travail s'appliquent. La mise en œuvre ne nécessite pas un accord formalisé entre l'employeur et le salarié sur la nature de l'action de formation et les montants prévus sont dus dès lors que le salarié a déposé sa demande de formation avant la fin du délai-congé. 13. Une action de formation DIF peut elle être financée par l OPCA dans le cadre de la période de professionnalisation? Oui, pour les sommes prises en charge au titre de la période de professionnalisation. 14. Un gérant salarié peut-il bénéficier du DIF? Oui sans aucun problème; seuls les gérants majoritaires (ayant le statut de commerçant) ne peuvent bénéficier du DIF. Ils peuvent bénéficier d'une aide de la part de l'agefice ou du FIFPL (tout dépend du code NAF). 15. Lorsqu un salarié sort de l entreprise, comment calcule-t-on le nombre d heures de DIF acquis? par exemple, un salarié entré le 1 er janvier 2003 dans l entreprise et qui sort le 15 septembre 2006 aura-t-il acquis 40 heures et 80/12 ème d heures de DIF? Non, le DIF est un droit qui s acquiert annuellement et qui ne peut donc pas souffrir d'un décompte en cours d'année. Ainsi, comme votre accord de branche prévoit 20H de DIF au 1er juin 2005, un salarié entré dans l'entreprise le 1er janvier 2003 aura acquis 20H de DIF au 1er juin 2005, 40H au 1er juin 2006. Il sera toujours à 40H au 15 septembre 2006, même s'il quitte l'entreprise. Avec le DIF, il y a un système d'acquisition à terme échu. Au niveau de l'annualisation, même si la DGEFP prévoit dans une note la possibilité de commencer le DIF au 1er janvier de l'année, sans accord de branche ni accord d'entreprise, il ne s'agit que d'une note. Ce qui n'a rien de légal. Je vous conseille donc plutôt, si vous souhaitez le mettre en place, de le faire par accord d'entreprise, d'autant plus que votre branche professionnelle ne s'est pas positionnée en ce sens. 16. Si l on admet que les salariés peuvent commencer à prendre du DIF au 7 mai 2005 dans la mesure où ils avaient au moins un an d ancienneté au 7 mai 2003, comment articuler cette date du 7 mai et la date d ancienneté (qui fait référence pour la suite) la première année? 2

La note du ministère du travail souligne que pour tout salarié présent dans l entreprise le 7 mai 2004, le compteur DIF sera de 20h le 7 mai 2005, peu importe l ancienneté avant le 7 mai 2004. 17. Pour les salariés sous CDD, n'a-t-on pas intérêt à les informer sur le nombre d'heures acquises tous les mois avec leur bulletin de salaire. D'ailleurs plus généralement y a-t-il un mode de calcul des heures de DIF pour les salariés en CDD? Les salariés sous CDD répondent aux mêmes règles d'information sur le DIF que les salariés sous CDI. Cependant, il n'est pas possible pour l'entreprise de déterminer le nombre de droits acquis au titre du DIF pour les salariés sous CDD, puisque l'acquisition se fait d'une entreprise à l'autre. Ces salariés acquièrent des droits à DIF dès lors qu'ils ont 4 mois d'ancienneté en tant que salarié consécutifs ou non sur les 12 derniers mois (L931-15 b du code du travail). Le salarié peut donc avoir acquis des mois avant d'arriver dans l entreprise. Dès lors, il est difficile de l'informer du nombre d'heures de DIF acquis. L'information à faire relève du mode de calcul de ses droits à DIF. Il faut qu'il ait acquis 4 mois sur les 12 derniers mois et le DIF se calcule ensuite au prorata de son temps de présence. S'il a cumulé uniquement 4 mois sur les 12 derniers mois et qu'il n'a pas travaillé auparavant, il acquiert 4/12 X 20 heures. Cette information, de même que pour les salariés sous CDI, doit être annuelle. L'idéal est d'informer le salarié au moment de son entrée dans l'entreprise (le BIAF), puis, si son contrat dure plus d'un an, à date anniversaire. 18. Y a-t-il un inconvénient à effectuer cette information sur le bulletin de salaire? Qu'il s'agisse du cas des salariés sous CDD ou de celui des salariés sous CDI? Il n'y a pas d'inconvénient, si l'information est non équivoque. Par contre, pour optimiser l'utilisation de ce nouveau dispositif, il convient de prévoir une information générale sur le fonctionnement du DIF à la date de la première application et ensuite pour tous salariés nouvel entrant dans l'entreprise. 19. Un CDD a le droit au DIF à partir de 4 mois d'ancienneté consécutif ou non dans la même entreprise sur les 12 derniers mois. Mais à partir de quel moment peut il utiliser les heures acquises au titre du DIF? Comment cela se passe t'il pour le financement? Sur le DIF/CDD, la loi de mai 2004 ne donne que très peu de précisions. Cependant, à l'occasion de l'extension de l'accord de branche "salariés des cabinets d'avocats", le ministère du travail a exclu de cette extension une disposition tendant à organiser l'utilisation du DIF/CDD seulement au terme du contrat au motif que la loi "n'a pas entendu limiter la période à laquelle les salariés en CDD devaient obligatoirement utiliser leur droits acquis au titre du DIF". Concernant le financement, l'article L.931-20-2 du code du travail indique que"l'organisme paritaire agrée mentionné à l'article L.931-16 (c'est-à-dire l'opca gérant le congé individuel de formation) assure la prise en charge des frais de formation, de transport, d'hébergement ainsi que de l'allocation de formation due à ces salariés (en CDD)". 3

20. Faut-il comptabiliser les temps de déplacements dans les nombres d'heures prises par le salarié dans le cadre d'un DIF? Les actions suivies au titre du DIF se déroulent normalement hors du temps de travail (sauf accord de branche ou entreprise). L'allocation de formation correspondante n'est due que pour les heures de formation effectuées. Les temps de déplacements d'un salarié pour une action suivie dans ce cadre ne doivent donc pas s'imputer sur son contingent d'heures disponibles au titre du DIF. Réf : art L933-4 du code du travail, art 2-12 de l'ani modifié du 5 décembre 2003. 21. Le salarié qui se rend en formation dans le cadre du DIF (hors temps de travail) est il couvert s'il a un accident de trajet ou de travail? Oui, en effet, l'article L933-4 nouveau du code du travail introduit par l'article 8 de la loi du 4 mai 2004, relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, le prévoit expressément pour toute action suivie au titre du DIF, notamment lorsqu'elle se déroule hors du temps de travail : "Pendant la durée de cette formation, le salarié bénéficie de la législation de la sécurité sociale relative à la protection en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles." Cette règle est conforme au principe général posé par l'article L962-1 du même code du travail : "Toutes les personnes qui suivent un stage de formation professionnelle continue en vertu du présent livre sont obligatoirement affiliées à un régime de sécurité sociale. Les stagiaires qui, avant leur stage, relevaient, à quelque titre que ce soit, d'un régime de sécurité sociale, restent affiliés à ce régime pendant la durée de leur stage." 22. Si on omet d informer le CE suite à un refus de DIF, est-ce que cela constitue un délit d entrave? Potentiellement oui, cela dit la gravité de l oubli n est pas à ce point dramatique, il sera toujours possible de se rattraper ensuite. 23. Faut-il informer le Comité d'entreprise à chaque activation de DIF? La réponse est non. L'ANI et le code du travail prévoient simplement qu'une note de portée générale soit remise au CE (ou à défaut au DP) et aux délégués syndicaux à l'occasion de la consultation relative au plan de formation pour l'année à venir. Elle doit comporter des informations sur les demandes enregistrées pour l'année suivante au titre du DIF, des périodes de professionnalisation, du CIF, des congés bilan de compétences et de congés VAE, notamment leur nombre, la nature des formations, leur durée, leur coût et les organismes formateurs. Par ailleurs un bilan des actions d'un type identique réalisées l'année antérieure et l'année en cours de la consultation doit être adressé aux mêmes instances. Réf : art 2-9 de l'ani modifié du 5/12/2004, art D931-1 et 2 du code du travail modifiés par le décret 2004-870 du 25 août 2004 (JO du 27/08/2004 p 15404) 4

24. Est-ce bien la date de réception par l employeur de la lettre recommandée par accusé de réception qui fait courir le délai de 30 jours pour répondre? S agit-il bien de jours calendaires? L article L 933-3 du Code du travail dispose que «ce dernier (l employeur) dispose d un délai d un moi pour notifier sa réponse lorsque le salarié prend l initiative de faire valoir ses droits à la formation.»il s agit donc d un délai d un mois et non 30 jours. A partir du jour de réception de la LRAR, le délai d un mois commence, il s agit d un mois de date à date. Par exemple, si vous recevez la lettre le 31 janvier 2006, le délai se termine le 28 février 2006. Exemple 2, si vous recevez la lettre le 28 février 2006, le délai se termine le 27 mars 2006. 25. Quelles sont les modalités d imputation du DIF sur le 0,5%? En fait, c est un accord de branche qui doit déterminer quelles sont ou seront les actions de formation prioritairement éligibles au DIF. En d autres termes, la branche définit une liste d actions de formation déclarée prioritaire et si l entreprise fait l objet d une demande de formation de la part d un salarié dans le cadre du DIF et que cette action de formation appartient à la liste prioritaire, l entreprise pourrait demandé à son OPCA la prise en charge (en tout ou partie) de la formation. Toutefois, l OPCA ne serait pas tenu pour autant d accepter systématiquement ces demandes. 26. Puis je attendre que l'accord d'entreprise soit mis en place ou est-il obligatoire de prévenir les salariés dès aujourd hui? La loi prévoit une information obligatoire annuelle des droits acquis par les salariés au titre du DIF. Cette information concerne l acquisition d un droit et doit se faire au moment où le salarié acquiert ces droits. Il n est donc pas légalement justifié d attendre l accord d entreprise. Cependant, il est conseillé toutefois de prévoir une stratégie formation et une organisation interne clairement arrêtée avant de se lancer dans l information des salariés, au risque sinon de voir les demandes affluer sans y être préparés. 27. Comment le salarié doit-il être informé tous les ans des droits qu'il a acquis au titre du DIF? est-ce laissé à l appréciation de l entreprise? L'art L933-2 nouveau du code du travail précise que "Chaque salarié est informé par écrit annuellement du total des droits acquis au titre du dispositif du droit individuel à la formation". Sous réserve de dispositions particulières d'un accord de branche ou d'entreprise, et d'une information écrite individualisée, la forme est laissée à l'appréciation de l'entreprise. A titre d'exemple, l'accord national du 20 juillet 2004 relatif à la formation professionnelle dans la métallurgie prévoit que : "Au 1er janvier de chaque année, l employeur ou son représentant informe chaque salarié, par écrit, sur support papier ou informatique, du nombre d heures auquel s élève son droit individuel à la formation." 28. Comment un salarié peut il bénéficier du DIF lorsqu'il travaille chez plusieurs employeurs? Les droits sont acquis au prorata du temps de travail avec chaque employeur. La mise en oeuvre se fait soit de manière autonome avec chaque employeur si le volume d'heures est suffisant par rapport à la formation choisie, ou en coordonnant les accords des employeurs pour une même formation. Les modalités sont les mêmes donc que pour les congés payés. 5

29. Si une entreprise est restée aux 39 heures et qu'elle a des employés à 39 heures, à 35 heures et à temps partiel. Sur quelle base faut il calculer les heures acquises par les temps partiels : 39 ou 35? Le temps partiel se calcule par rapport à la durée légale et non la durée réelle, donc par rapport à 35 H. 30. La loi dit qu'un accord de branche ou d'entreprise peut prévoir que le DIF se déroule en partie sur le temps de travail. Ceci exclut-il qu'il se passe en totalité sur le temps de travail? Certains accords de branche ont prévu que le DIF pouvait se dérouler intégralement sur le temps de travail. Ces accords ont été étendus sans réserve. Il a été considéré que cette disposition est plus favorable que la loi et ne présente pas de difficulté. Vous pouvez donc parfaitement négocier dans un accord d'entreprise un DIF 100 % sur le temps de travail, mais une entreprise pourrait également se mettre d'accord avec un salarié pour une telle pratique, indépendamment de tout accord. 31. Peut-on considérer les journées de RTT comme du hors temps de travail même si ce temps est rémunéré par l entreprise et que par conséquent toute formation DIF pendant les RTT générerait automatiquement le paiement de l allocation -formation? Concernant les RTT, il est en effet possible de faire de la formation en hors temps de travail pendant ce temps tout en sachant que même si c est du temps par nature rémunéré, il donne lieu au versement de l allocation formation. 32. En cas de licenciement pour inaptitude, puisque le préavis n'est pas effectué, QUID de la demande d'utiliser le droit à DIF qui doit être faite pendant le préavis,...? Pour les salariés licenciés pour inaptitude, ils sont simplement dispensés d'exécuter leur préavis. Cela ne doit pas les priver d'exercer leurs droits au DIF. En conséquence, l'entreprise doit indiquer au salarié concerné qu'il a la faculté de demander à exercer ses droits avant la fin du préavis tel qu'il est défini par la convention collective, même si ce préavis n'est ni effectué ni rémunéré. 33. Si un salarié licencié (hors faute grave ou lourde) exprime une demande de DIF, le montant de son compteur DIF (Allocation Formation) doit il lui être versé avec son solde de tout compte ou être versé à l'organisme qui va dispenser la formation? Nous pensons qu'il serait imprudent de payer une allocation formation sans justificatif de formation (ou de bilan de compétences ou VAE), de plus cette allocation n'a rien à voir avec un solde de tout compte. 34. Dans le cas d'un groupe (plusieurs filiales sur sites différents), un salarié muté sur un autre site garde-t-il le bénéfice de son DIF : le DIF peut il être transférable? Pour ce qui concerne la transférabilité du DIF à l'intérieur d'un groupe, elle ne peut avoir un caractère obligatoire que si elle est prévue par un accord de branche, comme dans la métallurgie ou BTP, ou par un accord collectif conclu au niveau du groupe, et dans les limites fixées par ces accords. Bien entendu, en l'absence d'accord collectif, un employeur qui le souhaiterait pourrait toutefois reprendre à son compte les droits acquis par un nouveau salarié dans une autre entreprise du groupe, mais rien ne l'y obligerait. 6

35. Que doit on prendre en charge lorsqu'un salarié licencié effectue sa formation au titre du DIF pendant le préavis, et comment et à qui doit on verser le montant de la prise en charge? Principe : Un salarié licencié hors faute grave ou lourde peut effectuer tout ou partie de sa formation dans le cadre du DIF pendant son préavis. Dans cette hypothèse, l employeur verse au salarié le montant de l allocation formation correspondant à ces droits acquis au titre du DIF, somme qui lui permettra de financer tout ou partie de l action de formation. Les frais de formation restent à la charge du salarié qui s en acquittera auprès de l organisme de formation. Calcul : L entreprise doit donc verser au salarié 50% de son salaire net de référence X le nombre d heures acquises au titre du DIF. Le salaire horaire net de référence = le total des rémunérations nettes versées au salarié par son entreprise au cours des douze derniers mois précédant le début de la formation / le nombre total d'heures rémunérées au cours de ces mêmes douze derniers mois. [Si le salarié ne dispose pas de l'ancienneté suffisante, sont pris en compte le total des rémunérations et le total des heures rémunérées depuis son arrivée.] Pour les salariés au forfait jours = rémunération nette annuelle versée / [151,67 x (nombre de jours de la convention individuelle de forfait / 218) x 12] Notre conseil : le droit de la formation n est pas clair quant au nombre d heures acquises au titre du DIF. Il convient par prudence de prendre en compte le dernier compteur donné au salarié + le prorata de l année en cours jusqu à la fin du préavis. Ex. : Si le salarié à 34H au 1 er janvier 2006 et qu il quitte l entreprise au 1 er octobre 2006, il faudra lui calculer son allocation en fonction de 34H + le prorata de janvier à octobre 2006. La référence juridique : articles L 933-6 et D 933-1 du code du travail 13. Mini cas : 1) Hélène, salariée de la société G. : formation DIF après contrat de professionnalisation Je suis salariée depuis 36 mois au sein de la société C. J ai bénéficié durant les 24 premiers mois au sein de cette entreprise d une formation en alternance dans le cadre d un contrat de professionnalisation. Ayant entendu parlé du DIF, j ai pensé que cela pouvait être une bonne occasion de bénéficier d une formation complémentaire, afin d effectuer un stage de golf. Lorsque j ai évoqué le sujet à mon employeur, celui-ci m a informé que je n avais droit à rien car je n ai pas, selon lui, acquis l ancienneté suffisante. Réponse : Le bénéficiaire d un contrat de professionnalisation, tout comme d un contrat d apprentissage, ne cumule pas de DIF pendant la durée de ce contrat. Cependant, Hélène est salariée de la société C. depuis 36 mois. Elle a donc effectuée 12 mois au-delà de son contrat de professionnalisation dans l entreprise. S il s agit d un contrat de travail à durée indéterminée, ayant un an d ancienneté, elle peut bénéficier de 20 heures de DIF, sauf si son accord de branche prévoit un fonctionnement du compteur DIF par année civile. Il convient donc de vérifier l accord de branche. Si Hélène est en contrat à durée déterminée, elle a un compteur DIF et peut donc faire une demande de formation, dès lors qu elle compte 4 mois de CDD consécutifs ou non sur les 12 derniers mois. Elle a donc droit à 20 heures de DIF. 7

Par contre, concernant le choix de formation demandé, le stage de golf n est pas imputable au titre de la participation au financement de la formation. Si en plus de cela, ce stage n a rien à voir avec l activité de l entreprise, il y a de forte chance que l employeur lui refuse son DIF. Par compte, elle peut toujours effectuer une demande. 2) Anne-Françoise, salariée en congé sans solde de la société D. : congé sans solde et DIF Anne-Françoise fait l objet d une procédure de licenciement pour motif économique. Elle a pris cette année un congé sans solde. Doit-on lui déduire les heures DIF de la période du congé sans solde ou aura-t-elle droit à la totalité de ses heures? Réponse : Le principe juridique repris par la loi souligne que les suspensions de contrat de travail permettent quand même au salarié (toujours considéré comme tel et faisant partie des effectifs de l entreprise) de conserver ses droits à DIF et le cumul des heures correspondantes. De ce fait, un congé sans solde étant attaché à une suspension de contrat de travail Anne- Françoise bénéficie de ses heures DIF dans leur totalité au moment de son licenciement. Dernière remarque, le calcul de l allocation formation - qui lui permettra de financer tout ou partie d une action de formation, BC ou VAE - se fait normalement sur la base des 12 derniers mois précédant le départ de l entreprise. En l absence d indication précise du droit en cas de licenciement et si l entreprise calcule le DIF par année civile, il est plus prudent de proratiser les heures non prises en compte dans le compteur délivré en début d année. Le DIF comprendra donc le compteur réactualisé en janvier et le prorata entre janvier et la date officielle de son départ. Si son préavis n est pas effectué, il faut calculer le prorata au regard de la fin du préavis même non effectué. 8