Cette notice s adresse aux entreprises qui disposent d un système informatique de gestion de personnel ou de paye et souhaitent transmettre via Internet ou à l aide d un support numérique les déclarations nominatives correspondant aux certificats d emploi délivrés aux artistes ou techniciens du spectacle qu elles emploient. Information des Entreprises et notre centre de traitement informatique sont à votre disposition pour tout complément d information que vous souhaiteriez : : 01.44.83.44.40 Nous vous remercions de l attention que vous voudrez bien porter à ces informations. NOTEZ BIEN : Ces déclarations engagent votre responsabilité d employeur et déterminent le montant des indemnités versées à vos salariés ainsi que les cotisations dues à notre Caisse. Toute déclaration incomplète, erronée ou mal rédigée entraîne un échange de correspondance qui aurait pu être évité et provoque, dans la plupart des cas, un retard dans le versement des indemnités. Mars 2007
- S O M M A I R E - PAGES I - INFORMATIONS GENERALES 1 / 3 II - TRANSMISSION DES DONNEES 4 2.1. - DONNEES 4 / 6 2.2. - TRANSMISSION 6 / 7 2.3. - REMARQUES IMPORTANTES 7 / 8 2.4. - DESSIN DE L ENREGISTREMENT 9 2.5. - CREATION - ANNULATION 10 2.6. - PROCEDURE DE TEST 11 III - DISQUETTE 3 POUCES ½ OU CD-ROM 12
- 1 - I - INFORMATIONS GENERALES Vous trouverez ci-après tous renseignements sur les informations à fournir et les modalités pratiques de leur transmission. RAPPELS PERIODE DE REFERENCE La période de référence des congés payés va du 1 er avril d une année au 31 mars de l année suivante (article R.223-1 alinéa 2 du Code du travail). SALARIE BENEFICIAIRE Est réputé «bénéficiaire» au regard de notre Institution tout salarié artiste ou technicien qui n a pas été occupé d une manière continue chez un même employeur pendant les douze mois précédant la demande de congé et ce quelle qu ait été la nature de son contrat de travail (CDD de droit commun, d usage, CDI, ). CERTIFICATS D EMPLOI En application de l article D.762-6 du Code du travail, vous devez obligatoirement remettre un certificat d emploi à chaque salarié lorsqu il quitte son emploi ou lorsqu il doit prendre son congé annuel afin qu il puisse faire valoir ses droits à congé. Le certificat d emploi que vous délivrez détermine le montant de l indemnité de congé qui sera versé à votre salarié. Pour les activités en cours au 31 mars, vous devez établir deux certificats d emploi : - le premier pour la période de travail se terminant le 31 mars doit être remis au salarié avant qu il ne prenne son congé, - le second pour la période de travail débutant le 1 er avril doit être remis au salarié lorsqu il quitte son emploi. SALAIRE SOUMIS A COTISATION Le salaire qui sert de base au calcul de l indemnité de congé payé et de la cotisation est la rémunération brute acquise par le salarié au titre du travail effectif exercé durant la période de référence, avant toute déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et toute retenue. Elle comprend les heures supplémentaires ainsi que les avantages en nature et certaines primes et indemnités, mais non les remboursements pour frais professionnels. Ce salaire peut, dans certaines branches d activité, être éventuellement limité à un plafond d indemnité journalière. Le salaire à porter sur le certificat d emploi est le salaire acquis au cours de la période de travail, qu il ait été versé ou non.
- 2 - MODALITES DE TRANSMISSION 1 Déclarations via Internet * Si vous disposez d un progiciel agréé, vous n avez pas de test à effectuer. Le fichier correspondant aux certificats d emploi que vous avez établis au cours de la période doit nous être adressé selon la périodicité d appel des cotisations à laquelle vous êtes soumis, en même temps que le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondant. Vous avez la possibilité de procéder en ligne à la correction des déclarations présentant des anomalies. Les certificats d emploi sont établis sur papier blanc et numérotés par le progiciel. * Si vous utilisez un logiciel spécifique : Vous devrez préalablement nous soumettre un fichier test par transfert sur le site et obtenir un agrément. Le fichier correspondant aux certificats d emploi que vous avez établis au cours de la période doit nous être adressé selon la périodicité d appel des cotisations à laquelle vous êtes soumis, en même temps que le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondant. Vous avez la possibilité de procéder en ligne à la correction des déclarations présentant des anomalies. Vous pourrez établir le certificat d emploi à remettre au salarié sur l imprimé que vous nous adresserez ou vous pourrez l imprimer sur papier blanc, numéroté par votre logiciel. Dans ce cas, il convient que vous nous demandiez un agrément. Un modèle de ce certificat d emploi accompagné d une notice explicative vous seront alors adressés. 2 Déclarations sur support numérique (disquette, CD ROM) * Si vous disposez d un progiciel agréé, vous n avez pas de test à effectuer. La disquette ou le CD ROM doit nous être adressé avec le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondants, selon la périodicité d appel des cotisations à laquelle vous êtes soumis. Les certificats d emploi à remettre aux salariés sont établis sur papier blanc et numérotés par le progiciel. * Si vous utilisez un logiciel spécifique : Vous devrez préalablement nous adresser un fichier test ; nous vous communiquerons alors le résultat de son exploitation. La disquette ou le CD ROM doit nous être adressé avec le bordereau de déclaration des activités et conjointement au bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondants, selon la périodicité d appel des cotisations à laquelle vous êtes soumis. Vous pourrez établir le certificat d emploi à remettre au salarié sur l imprimé que vous nous adresserez ou vous pourrez l imprimer sur papier blanc, numéroté par votre logiciel. Dans ce cas, il convient que vous nous demandiez un agrément. Un modèle de ce certificat d emploi accompagné d une notice explicative vous seront alors adressés sur demande.
- 3 - INFORMATIQUE ET LIBERTES En respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, les traitements des informations définies ci-après ont fait l objet d une déclaration à la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés. Le droit d accès s exerce auprès des Congés Spectacles, 7 rue du Helder, 75009 Paris. * * *
- 4 - II - TRANSMISSION DES DONNEES 2.1. - DONNEES NUMERO DE SECURITE SOCIALE (NIR) de l artiste ou du technicien (1) Ce numéro est indispensable pour nous permettre d identifier le salarié. Il doit être inscrit en totalité (13 chiffres). Si ce numéro vous est inconnu ou si votre salarié domicilié fiscalement à l étranger n en possède pas, veuillez impérativement nous indiquer, dans l ordre suivant : - le sexe : 1 pour les hommes 2 pour les femmes - l année de naissance (2 derniers chiffres) ; exemple : 43 pour 1943 - le numéro du mois de naissance ; exemple : 02 pour février - le code du département de naissance (pour les salariés nés à l étranger, mettre 99) ; exemple : 75 pour Paris - dans la zone «observations», le lieu, le département ou le pays de naissance et éventuellement, salarié domicilié fiscalement à l étranger. CLE DU NUMERO DE SECURITE SOCIALE (2) La clé du numéro de Sécurité sociale doit être identique à celle figurant sur le certificat d emploi. NOM DE NAISSANCE (5) Pas de ponctuation (tirets, points, virgules, apostrophes, etc). Le nom doit être identique à celui figurant sur le certificat d emploi. PRENOM (6) Les prénoms composés doivent être écrits en entier, sans ponctuation (tirets, points, virgules, apostrophes, etc) ; exemple : JEAN PIERRE et non J. PIERRE NOM D USAGE OU NOM D EPOUX (7) Pas de ponctuation (tirets, points, virgules, apostrophes, etc). PSEUDONYME OU GROUPE (8) Pas de ponctuation (tirets, points, virgules, apostrophes, etc).
- 5 - EMPLOI (9) Indiquer l emploi exercé par le salarié pendant la période considérée tel que mentionné dans le contrat de travail. CADRE / NON CADRE (10) Mettre «O» si le salarié a occupé un emploi de cadre. Mettre «N» dans le cas contraire. DATES DE TRAVAIL (11) Mettre les dates de début et de fin de travail sous forme JJMMAAAA. La date de fin doit être postérieure ou identique à la date de début. NOMBRE DE JOURS OU CACHETS (12) Inscrire le nombre de jours de travail ou le nombre de cachets correspondant à la période de travail déclarée et au salaire indiqué. Le nombre doit être inférieur à 360 et ne doit pas contenir de décimal. Ne pas mentionner un nombre d heures. Si le nombre de jours est égal à zéro, mentionner «droits secondaires» en zone «observations ; s il est supérieur à la période correspondant à la date de début et la date de fin, mentionner «n représentations» en zone «observations». BASE CONGES (13) Arrondir à l euro le plus proche. Le salaire qui sert de base au calcul de l indemnité de congé payé et de la cotisation est la rémunération brute acquise par le salarié au titre du travail effectif exercé durant la période de référence, avant toute déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et toute retenue. Elle comprend les heures supplémentaires ainsi que les avantages en nature et certaines primes et indemnités, mais non les remboursements pour frais professionnels. Attention : dans certaines branches d activité, le montant du salaire soumis à cotisation peut éventuellement être limité à un plafond journalier négocié par les partenaires sociaux. Les montants de ces plafonds diffèrent selon les emplois et les branches d activité. Ils sont soumis à révision chaque année et sont communiqués aux entreprises au début de chaque exercice congés, c est-à-dire au 1 er avril de chaque année. Il appartient à chaque entreprise de vérifier si elle est autorisée à les appliquer. SALAIRE BRUT (14) Arrondir à l euro le plus proche. Inscrire le salaire brut avant tout abattement et toute retenue, sans les frais professionnels.
- 6 - DATE DE PAIEMENT DU SALAIRE (15) Date de versement du salaire. NUMERO DU CERTIFICAT D EMPLOI (19) Porter dans cette zone le numéro préimprimé du certificat d emploi que vous avez délivré au salarié intermittent. Ce numéro, à 8 chiffres, est situé en bas au milieu du certificat d emploi à la rubrique : N DU CERTIFICAT : XX XXX XX X. Si vous imprimez le certificat sur papier blanc, votre logiciel le numérote automatiquement. NUMERO DE COMPTE D ENTREPRISE (20) Numéro du compte de votre entreprise aux Congés Spectacles. Le numéro de compte doit être identique à celui figurant sur le certificat d emploi que vous utilisez. Si les certificats concernent un sous-compte, il convient donc de veiller à reporter le numéro de ce souscompte. LETTRE CLE DU NUMERO DE COMPTE D ENTREPRISE (21) Lettre clé du numéro d immatriculation compte d entreprise. La lettre clé doit être identique à celle figurant sur le certificat d emploi. ZONE OBSERVATIONS (22) Pour les numéros de Sécurité sociale incomplets ou inconnus, indiquer le lieu et le département ou pays de naissance et, le cas échéant, que le salarié est domicilié fiscalement à l étranger. - Si le nombre de jours ou cachets a été porté à zéro (cas des rémunérations secondaires), indiquer : «rémunérations secondaires». - Si le nombre de jours ou cachets est supérieur au nombre de jours compris entre les dates de début et de fin de travail (plusieurs cachets dans une même journée), indiquer le nombre de représentations : «JOURS > A ECART DE DATE». *
- 7-2.2. - TRANSMISSION PERIODICITE Le fichier correspondant aux certificats d emploi que vous avez délivrés au cours de la période doit nous être adressé selon la périodicité d appel des cotisations à laquelle vous êtes soumis, en même temps que le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondant. * Pour les activités en cours au 31 mars, vous devez établir deux déclarations : - la première, pour la période de travail se terminant le 31 mars, doit être adressée en même temps que le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondant qui doivent nous parvenir au plus tard le 15 avril ; - la seconde, pour la période de travail débutant le 1 er avril, doit être adressée en même temps que le bordereau de déclaration et de versement des cotisations et le règlement correspondant de la période concernée. Si vous éprouvez des difficultés à nous adresser avant le 15 avril toutes les déclarations établies au titre de la période de référence, il vous appartient d adresser un fichier complémentaire et, le cas échéant, un bordereau de déclaration et de versement des cotisations complémentaires et le règlement correspondant, et ce distinctement de vos déclarations pour l exercice suivant. COMPOSITION 1 Internet Chaque transfert doit être composé : - du fichier des déclarations nominatives, - du formulaire de transfert du fichier, Par ailleurs, vous devez, le cas échéant, nous adresser sur support papier une déclaration complémentaire de modification ou d annulation (cf. chapitre 2.5.). 2 Support numérique Chaque envoi doit être composé : - du bordereau de transmission ci-joint, dûment complété et signé, - du support numérique, - le cas échéant, d une déclaration complémentaire de modification ou d annulation (cf. chapitre 2.5.). ADRESSE DE L ENVOI L ensemble du dossier doit être transmis dans les formes et les délais précisés ci-dessus à : LES CONGES SPECTACLES - Information des Entreprises 7 rue du Helder - 75440 PARIS CEDEX 09 Pour toute information complémentaire, nous sommes à votre disposition au 01.44.83.44.40
- 8-2.3. - REMARQUES IMPORTANTES Toute zone non renseignée doit être remplie : - si elle est définie en numérique : par des zéros, - si elle est définie en alphanumérique : par des blancs. Lorsqu une zone n est pas totalement remplie : - si elle est définie en numérique (sauf Nir): l information doit être cadrée à droite et complétée à gauche par des zéros, - si elle est définie en alphanumérique : l information doit être cadrée à gauche et complétée à droite par des espaces. - s il s agit du NIR (numéro de Sécurité sociale), en cas d absence totale d information la zone doit être remplie de zéros, mais en cas de numéro partiel, l information doit être cadrée à gauche et complétée à droite par des zéros.. Utiliser les caractères majuscules - Ne pas utiliser de caractères spéciaux. Toutes les zones «montant» sont exprimées en euros, en valeur absolue (non signées). Les zones «dates» sont exprimées sous la forme : JJMMAAAA. Si vos déclarations concernent plusieurs sous-comptes d une même entreprise ou plusieurs comptes d entreprises différentes, celles-ci peuvent figurer sur un même support mais dans des fichiers différents avec, pour chacun d eux, le bordereau de déclaration des activités correspondant. * * *
- 9-2.4. - DESSIN DE L ENREGISTREMENT NOM DE LA RUBRIQUE 1/ N DE SECURITE SOCIALE NIR 1-13 13 N OUI 2/ CLE DU NUMERO DE SECURITE SOCIALE (NIR) 3/ CLE DU NUMERO CONGES SPECTACLES DU SALARIE 4/ NUMERO CONGES SPECTACLES DU SALARIE POSITION LONGUEUR DESCRIPTION OBLIGATOIRE 14-15 2 N NON 16-16 1 A NON 17-23 7 N NON 5/ NOM DE NAISSANCE 24-43 20 A OUI OBSERVATIONS Consultez 2.3 - Remarques Importantes Obligatoire si le numéro Congés Spectacles est renseigné 6/ PRENOM 44-55 12 A OUI 7/ NOM D USAGE OU D EPOUX 56-75 20 A OUI 8/ PSEUDONYME OU GROUPE 76-95 20 A OUI 9/ EMPLOI 96-110 15 A OUI 10/ CADRE - NON CADRE 111-111 1 A OUI 11/ DATES DE TRAVAIL 112-127 16 N OUI 12/ NBRE DE JOURS OU CACHETS 128-130 3 N OUI 13/ BASE CONGES 131-139 9 N OUI 14/ SALAIRE BRUT 140-148 9 N OUI 15/ DATE DE PAIEMENT DU SALAIRE 149-156 8 N OUI 16/ LIEU DE REDACTION DU CERTIFICAT D EMPLOI 17/ DATE DE DELIVRANCE DU CERTIFICAT D EMPLOI 18/ NOM DU SIGNATAIRE DU CERTIFICAT D EMPLOI 19/ NUMERO DU CERTIFICAT D EMPLOI 20/ NUMERO DU COMPTE D ENTREPRISE 21/ LETTRE CLE DU COMPTE D ENTREPRISE 157-176 20 A OUI 177-184 8 N OUI 185-204 20 A OUI 205-212 8 N OUI 213-220 8 N OUI 221-221 1 A OUI 22/ ZONE OBSERVATIONS 222-281 60 A NON 23/ FILLER 282-300 19* A * 17 pour les fichiers transmis sur disquettes. Les positions 299 et 300 contiennent le «CRLF».
- 10-2.5. - CREATION - ANNULATION Lorsque le fichier est transmis, s il y a nécessité de modifier la déclaration, il convient de télécharger ou de commander et de remplir manuellement les imprimés d annulation et de création (voir dans rubrique «Opérations - commande»). Pour annuler un certificat d emploi, vous devez le porter sur l état d annulation. Pour modifier un certificat d emploi, vous devez, sur l état d annulation, annuler le certificat d emploi délivré et le recréer sur l état de création en reprenant bien le même numéro. En outre, vous avez toujours la possibilité d adresser un fichier complémentaire. Figure 1 - Transmission sur support magnétique. Etat d'annulation Figure 2 - Transmission sur support magnétique. Etat de création
- 11-2.6. - PROCEDURE DE TEST Remarques importantes : Toutes les entreprises ne disposant pas d un progiciel agréé devront appliquer cette procédure de TEST avant toute exploitation réelle de leurs fichiers. 1 - LA PROCEDURE DE TEST Les entreprises devront constituer un fichier de «TEST» qui respecte le présent cahier des charges. Ce fichier sera réalisé à partir de données de «TEST» ; il sera adressé à notre Centre de Traitement Informatique accompagné des certificats bleus correspondant aux dix premiers enregistrements. Nous vous communiquerons les résultats de l exploitation de votre support magnétique. 2 - ARCHIVAGE DU SUPPORT NUMERIQUE PAR L ENTREPRISE Il est conseillé à l entreprise émettrice de conserver à titre de sécurité une sauvegarde du fichier transmis tant que nous ne vous aurons pas communiqué le résultat de l exploitation de ce fichier. 3 - EXPLOITATION DU SUPPORT NUMERIQUE a) Le fichier est conforme aux normes définies dans le cahier des charges : Nous vous avertissons par courrier de l acception de votre déclaration sur support magnétique et vous signalons, le cas échéant, les améliorations à apporter à votre fichier. b) Le fichier n est pas conforme aux normes définies dans le cahier des charges : Votre fichier vous est retourné, accompagné des motifs de refus. * * *
- 12 - III - DISQUETTE 3 POUCES ½ OU CD-ROM CARACTERISTIQUES TECHNIQUES - Fichier texte compatible avec un système d exploitation DOS - Caractères ASCII - Enregistrements contigus avec séparateur CRLF standard - Longueur de l enregistrement : 300 y compris CRLF * * *
LES CONGES SPECTACLES - DECLARATION DES ACTIVITES SUR SUPPORT NUMERIQUE - Période d emploi concernée : du... au... Date d envoi :... Votre numéro de compte :... Raison sociale :... Adresse :......... Nom du responsable à contacter :... Téléphone :... Poste :... Nombre de certificats d emploi enregistrés :... Montant total des bases congés déclaré :... EUROS Les informations enregistrées sur le support numérique ci-joint sont certifiées exactes et conformes à nos livres comptables. A:. Le Signature : Nom du signataire :.. Cachet de l entreprise Support utilisé : DISQUETTE DOS CD-ROM