SUGARCRM MODULE RAPPORTS Référence document : SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v1.0.docx Version document : 1.0 Date version : 2 octobre 2012 Etat du document : En cours de rédaction Emetteur/Rédacteur : Mathieu RIVIERE Relecteur : Vincent ROLLIN
LISTE DE DIFFUSION ENTREPRISE DESTINATAIRES COPIE SUPPORT SYNOLIA Equipe CRM 1 Electronique SUIVI D EVOLUTION VERSION DATE OBJET DE L EVOLUTION 1.0 10/09/2012 Création du document 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 2 / 43
SOMMAIRE 1 RAPPORTS... 4 1.1 ACCUEIL... 4 1.2 CREATION ET TYPES DE RAPPORTS... 6 1.2.1 Rapport standard... 8 1.2.2 Rapport consolidé... 9 1.2.3 Rapport consolidé détaillé... 10 1.2.4 Rapport matrice... 11 1.3 CREATION DE RAPPORTS STANDARDS... 12 1.3.1 Choix du module... 12 1.3.2 Filtres... 13 1.3.3 Affichage... 16 1.3.4 Execution... 19 1.4 CREATION DE RAPPORTS CONSOLIDES... 20 1.4.1 Champs de regroupement... 21 1.4.2 Options supplémentaires... 22 1.4.3 Exécution du rapport... 23 1.4.4 Aller plus loin avec le rapport consolidé... 26 1.5 CREATION DE RAPPORT CONSOLIDE DETAILLE... 28 1.5.1 Filtres... 28 1.5.2 Champs de regroupements... 29 1.5.3 Options supplémentaires... 29 1.5.4 Exécution du rapport... 31 1.5.5 Aller plus loin avec le rapport consolidé détaillé... 33 1.6 CREATION DE RAPPORTS MATRICE... 35 1.6.1 Filtres... 35 1.6.2 Champs de regroupement... 36 1.6.3 Options supplémentaires... 37 1.6.4 Exécution du rapport... 38 1.6.5 Résultats... 39 1.6.6 Aller plus loin avec les rapports matrice... 41 1.7 CONCLUSION... 43 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 3 / 43
1 Rapports 1.1 Accueil La recherche avancée des rapports permet de trouver les rapports existants avec 6 critères de filtres : Le Titre du rapport Un filtre sur Mes éléments et Mes rapports favoris Le Module lié au rapport (liste à choix multiples) Le Type de rapport (liste à choix multiples) L utilisateur assigné au rapport Un filtre sur les données des équipes Dans l exemple ci-dessous, il s agit des rapports liés aux modules Comptes OU Contacts ET Type de rapport Consolidé sur les données de l Est 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 4 / 43
Le résultat de la recherche affiche les rapports triés par défaut par le nom du rapport. Pour ajouter un rapport à la liste de ses rapports favoris, il suffit de sélectionner le ou les rapports puis de cliquer sur la petite étoile (1). Ces rapports sont alors affichés en utilisant le filtre «Mes rapports favoris». 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 5 / 43
1.2 Création et types de rapports Les rapports sont dynamiques, ce qui signifie que chaque fois que vous exécutez un rapport les données résultantes sont recalculées en fonction de vos conditions. Pour conserver un résultat à un instant t il faut donc l imprimer ou l exporter. La création d un rapport se décompose en 5 étapes principales TYPE Définir le type de rapport MODULE Il est nécessaire de choisir le module principal, puis les liaisons avec les modules secondaires. Ces liaisons peuvent être facultatives si pour un enregistrement du module principal il n existe pas obligatoirement d enregistrement correspondant dans le module secondaire. Chacune de ces liaisons peuvent être répétées autant de fois que nécessaire. FILTRES En cliquant sur le deuxième onglet il est possible de sélectionner les filtres souhaités ainsi que leurs éventuelles dépendances les uns avec les autres. REGROUPEMENTS Dans le cas de rapports consolidés il est nécessaire de sélectionner la ou les clés de regroupement. Le fait d en prendre plusieurs donne accès à du «drill-down» (zoom dans les données) sur certains graphiques INFORMATIONS A AFFICHER Il convient alors de sélectionner les colonnes (champs) à afficher selon les modules sélectionnés en 1. Dans le cas de rapports consolidés, le premier groupe de colonne permet de sélectionner les informations consolidées (principalement numériques), et le second groupe permet de sélectionner les colonnes de détails qui apparaitront sous chacune des informations faisant partie des critères de regroupement. Si les données sont regroupées un détail est alors disponible sur chaque ligne de regroupement par un simple clic de souris. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 6 / 43
Les filtres peuvent être différents en fonction de la donnée qui est manipulée. Ceci permet une intelligence largement accrue dans la réalisation des rapports. Le type de données est également utilisé dans les conditions de regroupement, ce qui est très pertinent pour les listes déroulantes mais aussi et surtout pour les dates pour regrouper par mois, trimestre ou année. Tout ce qui est texte ce recherche ce recherche donc logiquement en saisissant un texte et en définissant comment la recherche doit utiliser ce que vous avez saisi Les listes déroulantes et cases à cocher se baseront elle sur une liste de valeurs et vous pourrez demander de retrouver une valeur particulière ou plusieurs valeurs particulières, voire même aucune valeur saisie, ou encore l inverse de celles sélectionnées Pour les dates, l intelligence permet de définir des bornes dynamiques qui permettront au rapport de glisser dans le temps sans le refaire 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 7 / 43
Un assistant vous aide à créer votre rapport. Celui-ci comporte 4 types de rapports : 1 Rapport standard 2 Rapport Consolidé 3 Rapport Consolidé Détaillé 4 Rapport Matrice 1.2.1 Rapport standard Le rapport standard permet de générer des listings de données, filtrées en choisissant les critères de tris et d affichage. Il est possible d ajouter autant de champs que l on souhaite dans l affichage sur le module de base (comptes, affaires ) ou sur les objets liés. Seuls les liens (sur d autres modules) sont cliquables pour ouvrir le formulaire correspondant. Le formulaire s ouvre dans un nouvel onglet de votre explorateur. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 8 / 43
1.2.2 Rapport consolidé Le rapport consolidé permet de générer un tableau ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées à calculer. Les possibilités de résumés sont de type décompte pour les champs texte ou liens (nombre d occurrences) mais pour les données de type numérique, il est possible de choisir les agrégations de type SOMME, MIN, MAX ou MOYENNE. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 9 / 43
1.2.3 Rapport consolidé détaillé Le rapport consolidé détaillé permet de générer un tableau ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées mais aussi le détail à afficher. Les liens sont cliquables. Les possibilités de résumés sont de type décompte pour les champs texte ou liens (nombre d occurrences) mais pour les données de type numérique, il est possible de choisir les agrégations de type SOMME, MIN, MAX ou MOYENNE. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 10 / 43
1.2.4 Rapport matrice Le rapport matrice permet de générer un tableau croisé ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées (axes d analyses). Le premier critère de regroupement sera l axe des «lignes» (Activité) et les suivants les colonnes (Type). Au delà de 2 champs de regroupements une option supplémentaire apparaît dans la phase Options pour choisir la répartition ligne/colonne (ex : 2X1 ou 1X2) Décompte des comptes regroupés par Activité puis par Type. Il y a 3 banques de type Client et 1 concurrent dans l activité Construction-BTP. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 11 / 43
1.3 Création de rapports standards 1.3.1 Choix du module Pour créer votre rapport standard, choisissez d abord sur quel module celui-ci va s appuyer (1) Par exemple, nous souhaitons avoir la liste des opportunités par Compte de type client ou prospect et les opportunités de type client pour la ville de Paris. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 12 / 43
1.3.2 Filtres Remarque : des bulles d aides sont présentent afin de vous guider au mieux dans votre création de rapport. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 13 / 43
Parcourez l arborescence pour sélectionner le module sur lequel vous souhaitez poser un ou des filtres. Ici Comptes. Lorsque que vous sélectionnez un module, ces champs disponibles s affichent. Cliquez sur les champs pour implémenter les filtres. Ici Type Une fois le module et le champ sélectionnés, il apparaît avec les filtres possibles pour ce champ. Exemple : Liste des opportunités par Compte de type client ou prospect et les opportunités de type client pour la ville de Paris. Si le champ interactif est coché (1), l utilisateur pourra modifier le paramètre au moment de l exécution (2) 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 14 / 43
Pour répondre à l exemple demandé il est nécessaire d ajouter plusieurs critères. 1 Ajouter un nouveau groupe de filtres. Ce système de groupes permet de simuler le fonctionnement des parenthèses. 2 Choisir l opérateur qui lie les groupes, dans cet exemple il s agit bien d un OU puisque l on cherche le résultat des 2 groupes de filtres (1.1 et 1.2). Cet opérateur est l opérateur «maître» et sera appliqué sur tous les groupes de filtres de niveau1. 3 Ajout des nouveaux critères de filtres dans le groupe 1.2 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 15 / 43
1.3.3 Affichage L étape suivante consiste à déterminer les colonnes à afficher dans le rapport. Toujours à l aide des champs disponibles à gauche, double cliquez sur ceux que vous désirez afficher, on prendra pour notre exemple le nom de l affaire, sa date de création et de clôture, ainsi que le nom du compte, son type et la ville avec un tri sur le type (1). Il n est pas possible d avoir plusieurs critères de tri. Notons qu il est possible de changer l ordre des colonnes par simple «drag&drop». Possibilité de modifier les labels qui apparaîtront sur la rapport (2). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 16 / 43
L étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 Nom du rapport 2 Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l exécution du rapport (disponible que pour les administrateurs). 3 - Modules liés facultatifs influence le résultat du rapport. Si la case est cochée, le rapport affichera les opportunités même si il n y pas de contact et/ou pas de compte. Si la case n est pas cochée, seuls les enregistrements avec des comptes et des contacts seront affichés. 4 Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 17 / 43
L exécution du rapport permet de visualiser le résultat (1) mais également le nom (2), les modules impactés (3), les colonnes affichées (4), la possibilité de modifier le filtre interactif (5). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 18 / 43
1.3.4 Execution Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2) Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (3) Export : Exporter les données dans un fichier CSV Excel 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 19 / 43
1.4 Création de rapports consolidés Pour créer votre rapport Consolidé, choisissez d abord sur quel module celui-ci va s appuyer. Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport consolidé qui va permettre de répartir les contacts par activités de compte. Le rapport sera donc basé sur le module Contact (1). Afin de réaliser cet exemple il n est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement passer à l étape suivante 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 20 / 43
1.4.1 Champs de regroupement L étape suivante permet de choisir les champs de regroupement. C est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s appuyer la répartition, dans notre exemple on réparti par «Activité». Choisir le module Compte au sein du module Contact (1). Ensuite, parmi les champs de Compte, sélectionner «Activité» (2). Afin de faciliter la recherche il est possible de filtrer ceux-ci en tapant les premières lettres dans le champ de recherche (3) L étape suivante vous permet de choisir les champs de résumé à afficher. C est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s appuyer le comptage de nos contacts, par défaut un seul champ est proposé ici : Contact «Décompte» (1). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 21 / 43
1.4.2 Options supplémentaires L étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c est le type Camembert qui est choisi (1) L étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 Nom du rapport 2 Montrer la requête (administrateur uniquement) qui affichera la requête SQL générée (disponible que pour les administrateurs). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 22 / 43
3 - Modules liés facultatifs influence le résultat du rapport. Si la case est cochée, le rapport affichera les contacts même si il n y pas de compte. Si la case n est pas cochée, seuls les enregistrements avec des comptes seront affichés. 4 Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder 1.4.3 Exécution du rapport Le rapport est affiché en 3 parties : Une entête (1) qui reprend tous les paramètres du rapport (nom, modules, colonnes, Champ de regroupement, filtres, requête ) Le rapport sous forme de «Camembert» comme choisi auparavant. Le graphique est dynamique et un simple survol avec la souris permet de mettre en évidence les différents segments (2) Un listing des données (page suivante). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 23 / 43
Le listing et un total général sont disponibles sous le graphique. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 24 / 43
Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2) Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (2). Attention, pas de graphique sous forme de PDF, seules les données seront affichées. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 25 / 43
1.4.4 Aller plus loin avec le rapport consolidé Objectif : Nombre et montant moyen des affaires liées aux comptes de type clients dont le montant est supérieur à 15000 (modifiable) regroupées par équipe commerciale de l affaire et l activité du compte. Affichage camembert sur la moyenne Module : Affaires Filtres : Regroupements : Résumés : Options : 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 26 / 43
Résultats 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 27 / 43
1.5 Création de rapport consolidé détaillé Pour créer un rapport Consolidé détaillé, choisissez d abord sur quel module celui-ci va s appuyer. Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport consolidé détaillé qui va permettre de répartir les comptes par activité en affichant les détails : Nom du compte, N de téléphone et type de compte. Ce rapport est basé sur le module Compte (1) 1.5.1 Filtres Afin de réaliser cet exemple il n est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement passer à l étape suivante 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 28 / 43
1.5.2 Champs de regroupements L étape suivante permet de choisir les champs de regroupement. C est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s appuyer la répartition, dans notre exemple on réparti par «Activité». Choisir le module Compte (1). Ensuite, parmi les champs de Compte, sélectionner «Activité» (2). 1.5.3 Options supplémentaires L étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c est le type Entonnoir qui est choisi (1). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 29 / 43
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L étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 Nom du rapport 2 Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l exécution du rapport (disponible que pour les administrateurs). 3 Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder 4 Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer 1.5.4 Exécution du rapport L affichage du rapport consolidé détaillé est identique dans sa partie haute au rapport Consolidé. La spécificité de celui-ci réside dans le tableau de détails de la partie basse. L ensembles des comptes sont affichés, regroupés par Activité avec les données Téléphone et Type. Chaque nom de compte est cliquable (1) pour accéder directement (dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur 2) à la fiche du compte souhaité. Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 31 / 43
Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2) Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (2). Attention, pas de graphique sous forme de PDF, seules les données seront affichées. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 32 / 43
1.5.5 Aller plus loin avec le rapport consolidé détaillé Objectif : A partir du rapport «Aller plus loin avec le rapport consolidé» (dupliquer) afficher le nom, la date de création et la date de clôture de l affaire, le nom du compte, le nom complet de l utilisateur créateur de l affaire ainsi que la date de création des appels liés à l affaire (facultatif). Tri sur la date de création de l affaire. Affichage : Détails : 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 33 / 43
Résultats : 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 34 / 43
1.6 Création de rapports matrice Pour créer un rapport Matrice, choisissez d abord sur quel module celui-ci va s appuyer. Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport matrice nous permettant de répartir les comptes par activité et par type. Ce rapport est basé sur le module Compte (1). 1.6.1 Filtres 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 35 / 43
Afin de réaliser cet exemple il n est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement passer à l étape suivante 1.6.2 Champs de regroupement L étape suivante vous permet de choisir les champs de regroupement. C est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s appuyer la répartition, dans notre cas on réparti nos comptes par «Activité» et par «type». Choisir le module Compte (1). Ensuite, parmi les champs de Compte, sélectionner «Activité» puis «Type» (2). ATTENTION : au moins 2 champs de regroupements sont nécessaires pour un rapport matrice. L étape suivante permet de choisir les champs de résumé à afficher. C est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s appuyer le comptage de nos comptes, par défaut un seul champ est proposé ici : Comptes > Décompte (1). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 36 / 43
1.6.3 Options supplémentaires L étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c est le type Camembert qui est choisi (1). 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 37 / 43
1.6.4 Exécution du rapport L étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 Nom du rapport 2 Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l exécution du rapport (disponible que pour les administrateurs). 3 Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder 4 Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 38 / 43
1.6.5 Résultats L aperçu du rapport Matrice fait apparaître les zones d entêtes (1) et de graphique (2) mais également la matrice de détail avec les détails par activité et type (3). Dans l exemple ci-dessous, on constate qu il y a 2 comptes dans l activité Technologie, un client et un intégrateur. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 39 / 43
Attention à la conception de vos matrices car même avec peu de données, la lecture de ceuxci peut s avérer très peu pratique. Dans l exemple ci-dessous, on retrouve une distinction par type et activité mais également par ville de facturation et le tableau devient très large. Un regroupement par ville puis par Type et activité permet déjà de réduire de manière significative le nombre de colonnes vides 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 40 / 43
1.6.6 Aller plus loin avec les rapports matrice Objectif : Listing des affaires en cours en Californie (code CA) de type «Récurrent» ou «Nouvelles affaire». Afficher le nom des comptes à gauche puis regrouper par créateur de l affaire puis par type d affaire. Au croisement, afficher le montant total des affaires. Module : Affaires Filtres: Regroupements : Affichage : Possibilité de modifier le nom qui apparaîtra à l affichage l exécution du rapport (pas pour les champs d agrégation comme la SOMME : Montant) 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 41 / 43
Options : Détails : Possibilité de modifier l affichage des regroupements : 1 ligne X 2 colonnes (1X2) ou 2 lignes X 1 colonne (2X1) Résultats : 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 42 / 43
1.7 Conclusion Si vous souhaitez plus d informations sur SugarCRM n hésitez pas à nous contacter à l adresse sugar@synolia.com ou à consulter notre site internet www.synolia.com 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 43 / 43