Appel d Offre Solution de veille Internet MAITRE D OUVRAGE CONSULTATION Page 1 sur 12
SOMMAIRE 1. DESCRIPTION DE L INRA... 3 2. CLAUSE DE CONFIDENTIALITE... 3 3. OBJET DE LA CONSULTATION... 3 4. DESCRIPTION DES THEMATIQUES A METTRE SOUS SURVEILLANCE... 4 4.1 Veille scientifique... 4 4.2 Veille économique... 5 4.3 Veille politique... 5 5. DETAIL DE LA PRESTATION... 6 5.1 Description des fonctionnalités et des accès... 6 Les fonctionnalités attendues...6 Gestion des autorisations...8 Nombre d utilisateurs...9 5.2 Description des contraintes / besoins techniques... 9 Localisation et mise à disposition des serveurs...9 Stockage et mise à disposition des données... 10 Propriété des données... 10 5.3 Durée du marché... 10 5.4 Maintenance et SAV... 10 6. OFFRE TARIFAIRE... 11 6.1 Découpage de la mise en place de l outil... 11 6.2 Détail du coût de la mise en place de l outil... 11 6.3 Maintenance et SAV... 11 7. CONTRAT... 11 8. MODALITE DE CONSULTATION... 12 8.1 Procédure de réponse au cahier des charges... 12 8.2 Traitement des réponses au cahier des charges et choix du prestataire... 12 Page 2 sur 12
1. DESCRIPTION DE L INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), est un établissement public à caractère scientifique et technologique, placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, regroupant environ 8500 agents. Premier institut de recherche agronomique en Europe, deuxième dans le monde, l'inra mène des recherches finalisées pour une alimentation saine et de qualité, pour une agriculture compétitive et durable, et pour un environnement préservé et valorisé. Il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations dans ces domaines et de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et technique, et au débat science/société. L Institut comporte 218 unités de recherche (dont 141 associées à d'autres organismes), 52 unités expérimentales et 111 unités d'appui et de service. Avec 200 implantations réparties dans 19 centres de recherche sur l ensemble du territoire français, le dispositif de recherche de l Inra est ancré dans les régions. Pour en savoir plus : www.inra.fr 2. CLAUSE DE CONFIDENTIALITE Le prestataire s engage, pendant et après la période d appel d offre, à respecter la confidentialité de ses échanges avec l INRA à l égard de toute personne étrangère au présent dossier de consultation, à ne divulguer aucune information, ne communiquer aucun document qui lui sera confié par l Institut, qui se réserve le droit d engager des poursuites judiciaires à l encontre de tout soumissionnaire qui dérogerait à la présente clause. 3. OBJET DE LA CONSULTATION Dans un contexte politique et technologique en pleine évolution, l INRA souhaite professionnaliser sa démarche de veille afin : de mieux évaluer, en France et dans le monde, la perception de ses recherches, tant par les autres acteurs de la recherche que par la société dans son ensemble, et notamment les médias ; d identifier les tendances et les demandes de la société dans son ensemble dans les domaines de l alimentation, de l agriculture et de l environnement. Dans cette perspective, 3 champs de veille sont d ores-et-déjà identifiés : - cadres économique, législatif et réglementaire, - scientifique : surveillance de thèmes comme les nanotechnologies, les OGM, les biocarburants, la bio masse - politique : comment les institutions, les syndicats, les Key opinion leaders, le monde politique appréhende les problématiques agronomiques, quels sont les argumentaires les positions de ces acteurs. Page 3 sur 12
L ensemble de ces thématiques doit donc être mis sous surveillance dans le but : o d optimiser la collecte et la recherche d informations en provenance du Web : web gratuit, web 2.0 (blog, forums), web invisible (consultation de base de données en ligne) de sources soumises à abonnement : publications scientifiques : Nature, Science, Journal of agricultural and food chemistry presse quotidienne nationale et régionale + TV Radio par interfaçage avec les services push déjà souscrit auprès de prestataires externes (Kantar Media / ex TNS Media Intelligence). Des informations collectées par les collaborateurs de l INRA : rapports, études, benchmark. Ces informations sont disponibles sous différents formats (PDF, Word, Excel, powerpoint, HTML). o de structurer et d optimiser l archivage des informations collectées au sein d une unique base de connaissance. o d encourager, de permettre et d initier des analyses de l information collectée. o d améliorer le partage et la diffusion des informations collectées. 4. Description des thématiques à mettre sous surveillance Les cartographies et les sources mentionnées dans les thématiques sont des exemples et des illustrations. Il conviendra avec le prestataire de réaliser un travail de finalisation de ces cartographies et de réaliser un sourcing le plus exhaustif possible. 4.1 Veille scientifique Le périmètre géographique à surveiller est le monde avec une attention particulière portée aux pays suivants : Etats-Unis, Canada, Brésil, Inde, Chine, Vietnam, Pays-Bas, UK, Allemagne, Italie, Espagne, pays du Maghreb et Israël. La veille, dans un premier temps, sera réalisée en français et en anglais. Page 4 sur 12
4.2 Veille économique Le périmètre géographique à surveiller est essentiellement la France et l Union européenne. Les langues de travail pour cette thématique sont là aussi le Français et l Anglais. 4.3 Veille politique Le périmètre géographique à surveiller est essentiellement la France. La langue de travail pour cette thématique est essentiellement le français. Il conviendra également de surveiller l ensemble des instances et des entreprises dans lesquelles les dirigeants et/ou scientifiques de l INRA ont des participations/intérêts comme par exemple l Ecole polytechnique. Page 5 sur 12
5. DETAIL DE LA PRESTATION 5.1 Description des fonctionnalités et des accès Les fonctionnalités attendues L outil attendu doit nous permettre de suivre tous les cycles de la veille : - Recherche - Collecter - Capitalisation et partage - Analyse - Diffusion et publication Recherche Le système devra permettre de réaliser des recherches : - Au sein de la base de connaissances qui contient les informations stockées dans la base. - Sur internet. La recherche sur internet sera faite à partir d un méta moteur permettant d interroger des moteurs de recherches regroupés par catégories. Par exemple : o La catégorie «moteurs généralistes» : google, yahoo, bing o La catégorie «moteurs scientifiques» : nature, Food Chemistry o La catégorie «sites syndicats» o La catégorie «web social» : Viadeo, linkedin, facebook o Les informations ainsi recherchées pourront être intégrées dans la base de connaissances de l INRA. Idéalement, à partir des résultats de recherche, le système permettra d extraire des concepts, des personnes et les sociétés citées dans le corpus de réponse. La Collecte La collecte devra permettre de collecter tous les formats internet : - Les sites, les pages, les parties d un site web, - Le web 2.0 : forum, blog. Concernant les forums, et les posts au sein des blogs, le système devra permettre d afficher les posts avec une mise en perspective de l historique des discussions afin de présenter la pertinence des posts. - Les flux RSS - Le web invisible : la capacité de consulter des bases de données accessibles sur internet - Les news groups Page 6 sur 12
- Les formats relatifs au web social : twitter, facebook - Les services push auxquels l institut a souscrit 1. Pour tous les formats, le système devra permettre un accès aux différentes sources en utilisant une authentification par login-password. Les sources devront être «crawlées» chaque jour et il devra être possible d augmenter la fréquence de crawling dans les périodes de crise ou concernant des sources jugées stratégiques. Les futurs utilisateurs doivent pouvoir eux même rajouter ou supprimer des sources en fonction de leurs besoins. La collecte devra également permettre une collecte manuelle. Chaque collaborateur pourra déposer dans la base de connaissances des données dites «internes» : études, prospectives, expertises, compte-rendus de réunions publiques. Ces données arrivent sous des formes diverses comme des documents PDF, powerpoint, Excel, Word, etc.... La saisie manuelle devra être ergonomiquement simple afin d encourager la saisie par les collaborateurs de l INRA. Capitaliser et partager Les informations ainsi collectées pourront être stockées dans la base de connaissances. La base de connaissances pourra être organisée en plan de classement. Les utilisateurs pourront à loisir commenter ou réviser les informations et la qualifier (pertinence et origine des informations). Les utilisateurs doivent pouvoir faire suivre une information par courrier électronique dans le cas notamment d une information nécessitant une prise de connaissance ou une action rapide. Le système doit permettre une gestion fine des droits d accès, c'est-à-dire qu il sera possible d attribuer de droits en lecture et/ou en modification sur certaines parties du plan de classement en fonction du rôle de chacun sur les thématiques. Ex. : Un utilisateur est contributeur sur une thématique, lecteur sur une autre et ne bénéficie d aucun accès sur une autre. L analyse Le système devra permettre aux utilisateurs d associer des analyses aux informations stockées dans la base de connaissance. Il est également attendu que le système puisse présenter l information sous forme graphique : courbes, cartes, histogrammes Ces graphes pourront être appliqués aux résultats de recherche aux informations collectées ou aux informations stockées dans la base de connaissance. Diffusion et publication Le système devra permettre de présenter et d organiser l information selon les attentes des utilisateurs. Chaque utilisateur pourra donc disposer d un portail dans lequel il pourra organiser les informations et les graphiques selon ses besoins. Le portail devra être très ergonomique et intuitif avec la possibilité d afficher 1 L intégration de ces sources devra être faite au sein de la base de connaissance. Le système devra permettre d associer les informations issues de ces sources aux utilisateurs ayant les droits d accès au site afin de respecter les conditions contractuelles entre l INRA et les fournisseurs de données. Page 7 sur 12
dans des fenêtres du texte, des graphiques ou des vidéos. L utilisateur devra pouvoir paramétrer simplement son interface selon ses attentes. L INRA attend que le système offre différents moyens de diffuser l information vers les utilisateurs finaux. Les différents formats seront fonction du type de destinataires, de la fréquence d envoi et de la nature des livrables. Formats attendus : - Rapports : format HTML, Word, PDF, Powerpoint - Newsletters : diffusion d informations via mail ou liste de diffusion - Format électronique :.xml, site web dans le but d éventuelles intégrations avec l intranet de l INRA. La génération de ces livrables pourra être : - Manuelle : l utilisateur élabore et compose le livrable à partir des informations collectées dans la base de connaissances. - Semi-automatique : le système propose un livrable et l utilisateur peut réviser et compléter le livrable avant une diffusion. - Automatique : le système génère automatiquement le livrable et assure sa diffusion auprès des destinataires. Gestion des autorisations Le système devra paramétrer 4 niveaux d utilisateurs dans l outil : o Les administrateurs de l outil pourront : créer, mettre à jour, supprimer les informations dans la base de données ; créer, modifier et supprimer des requêtes automatiques et périodiques qui fourniront des rapports aux utilisateurs intéressés ; gérer les accès à l outil (création de nouveaux utilisateurs, mise à jour des autorisations sur les documents, ) ; avoir accès en mode lecture, modification, création à l ensemble des informations stockées dans la base de connaissances. o Les analystes pourront : configurer la plateforme, ajouter des sources, en réviser le paramétrage ; créer, modifier et supprimer des requêtes automatiques et périodiques qui fourniront des rapports aux utilisateurs intéressés ; Page 8 sur 12
avoir accès en mode lecture, modification, création, à l ensemble des informations non confidentielles ainsi qu aux informations confidentielles de leurs départements, stockées dans la base de connaissance. o Les responsables de thématiques pourront : créer, mettre à jour, supprimer les informations concernant les champs veillés sur lesquels ils ont une compétence (arborescence spécifique) ; créer, modifier et supprimer des requêtes automatiques et périodiques qui fourniront des rapports aux utilisateurs intéressés ; avoir accès en mode lecture, modification, création, à l ensemble des informations non confidentielles ainsi qu aux informations confidentielles de leurs départements, stockées dans la base de connaissances. o Les utilisateurs pourront : ajouter des informations dans la base de connaissances. Accéder en lecture aux rapports et livrables qui leur sont destinés, créés par l administrateur ou les chargés de thématiques. Nombre d utilisateurs o 2 administrateurs (1 titulaire / 1 suppléant Micom) o Environ 5 analystes (agents Micom) o Environ 40 responsables de thématiques (collège de direction INRA + chefs de départements + présidents de centres + chargés de communication régionaux) o Environ 400 utilisateurs (directeurs d unités) 5.2 Description des contraintes / besoins techniques Localisation et mise à disposition des serveurs L Inra recherche une solution en mode Saas 2. Les serveurs applicatifs et de base de données devront être hébergés chez le prestataire. En cas de problème applicatif ou de base de données, l application devra être à nouveau disponible dans un délai d 1 journée, soit 24 heures, week-ends et jours fériés inclus. L application devra être disponible 24/7/365 en dehors des plages de maintenance qui devront être communiquées par le prestataire 72 h minimum avant échéance. 2 Software As A Service. Page 9 sur 12
Le niveau de service devra être proposé par le prestataire en décrivant également les dispositifs matériels et logiciels garantissant le niveau de disponibilité requis. Stockage et mise à disposition des données La base de stockage des données doit pouvoir contenir plusieurs années d historique et être disponible selon les autorisations par tous les utilisateurs. L application doit montrer une réactivité et un temps de réponse optimum lors de la réalisation : o Du chargement des données collectées quelque soit leur provenance. o De la mise à disposition des informations stockées quelque soit la taille de la requête et la quantité d informations demandées. Les informations doivent être mises à disposition dans un délai maximal d une heure. La réalisation de ses tâches en parallèle ne doit pas impacter les temps de réponses de l application pour les autres utilisateurs. Propriété des données Les données stockées dans cette base sont la propriété de l INRA, elles ne peuvent en aucun cas être diffusées à d autres personnes extérieures à l INRA. 5.3 Durée du marché Le contrat devra être établi sur une durée de 1 année renouvelable par reconduction expresse sollicitée par le prestataire 3 mois avant le terme. 5.4 Maintenance et SAV La société d hébergement du serveur aura en charge l ensemble de la maintenance technique des serveurs applicatifs et des bases de données. Pour réaliser toutes les tâches de maintenance, le prestataire s engage à limiter la durée de suspension de service à une journée ou 24 heures. Pour rétablir l accès à l application ou aux bases de données suite à une anomalie ou à un incident, le prestataire s engage à limiter la durée de suspension de service à une journée ou 24 heures. Page 10 sur 12
6. OFFRE TARIFAIRE 6.1 Découpage de la mise en place de l outil La mise en place de l outil de veille se fera en 3 phases : o Analyse des besoins de différents utilisateurs et rédaction du cahier des charges par un consultant mandaté par le prestataire, o Installation et paramétrage de l outil, o Formation des utilisateurs principaux (administrateur et analystes) et rédaction d un manuel utilisateur. La phase de formation sera proposée par le prestataire en deux vagues successives et intégrer une phase de 3 mois d assistance téléphonique. 6.2 Détail du coût de la mise en place de l outil Les réponses des prestataires devront établir le coût du projet de mise en place de l outil par : o Fonctionnalités demandées o Phases de mise en place décrites et des livrables associés o Nombre et type d utilisateurs demandés De plus, le prestataire nous donnera ses tarifications pour l ajout de nouveaux utilisateurs par tranche de 10, selon le type d utilisateur. 6.3 Maintenance et SAV La maintenance et le SAV de l outil déployé sont pris en charge par le prestataire sur la durée du contrat pour tout élément ayant trait aux fonctionnalités figurant au présent marché. Le prestataire est tenu de fournir à l INRA ses tarifs pour toute extension de services ou nouvelle fonctionnalité. 7. CONTRAT Le prestataire devra fournir un modèle de contrat incluant toute les étapes de la mise en place de la solution. De plus il devra comporter au minimum : - une clause de garantie de service - une clause de responsabilité - une clause de confidentialité Page 11 sur 12
8. MODALITE DE CONSULTATION Le cahier des charges est remis aux prestataires du marché disposant d une expérience reconnue et durable sur le marché en matière de problématiques d intelligence économique et d archivage intelligent. 8.1 Procédure de réponse au cahier des charges Présentation des offres Les offres devront comprendre les éléments suivants : - la présentation de la société et ses références - une proposition de calendrier, - le dossier technique détaillant la solution proposée, - des copies d écrans présentant l interface et le fonctionnement de l outil - le chiffrage des différentes étapes de mise en œuvre et de maintenance détaillées dans le paragraphe 7. Remise des offres Les offres devront être déposées par courrier au plus tard le 5 mai 2010, avant 15 h à : INRA Mission Communication Caroline Thomas 147, rue de l Université 75338 Paris cedex 07 ET conjointement adressées par mail à caroline.thomas@paris.inra.fr 8.2 Traitement des réponses au cahier des charges et choix du prestataire Critères d évaluation des offres Les offres proposées seront examinées selon les critères suivants : - pertinence de la solution technique proposée par rapport aux fonctionnalités spécifiées dans le cahier - coût et planning - expérience et références dans des projets similaires Questions relatives à la consultation Les questions relatives à cette consultation doivent être adressées sous forme écrite, par mail (objet : appel d offres outil de veille), à l adresse suivante : lydie.rouanet@paris.inra.fr, au moins 72 h avant la date de remise des offres. Page 12 sur 12