CANADA PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU FER SÉANCE ORDINAIRE COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL d une séance ordinaire du Comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, tenue le 26 septembre 2014 à 18 heures, au 30, rue Comeau, Sept-Îles. SONT PRÉSENTS : Madame Danielle Bérubé, vice-présidente, Messieurs Michel Baron, Robert Bergeron, Claude Boulianne, Mario Guérin, Danny Tremblay, représentant des parents (primaire) et Rodrigue Vigneault. SONT ABSENTS : Madame Guylaine Lejeune et monsieur Denis Tanguay, représentant des parents (secondaire). SONT PRÉSENTS : Monsieur Lucien Maltais, directeur général, madame Anna Blais, directrice des services des ressources financières et matérielles et monsieur Richard Poirier, directeur du service des ressources humaines et secrétaire général. En l absence de madame Guylaine Lejeune, madame Danielle Bérubé, préside la séance. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION CE 2014-2015/007 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Mario Guérin et adopté à l'unanimité que l'ordre du jour de la présente séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, soit accepté tel que présenté. PÉRIODE D'INSCRIPTION AUX QUESTIONS DIVERSES RÉSOLUTION CE 2014-2015/008 Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 1
IL EST PROPOSÉ par le commissaire Mario Guérin et adopté à l'unanimité que la période d inscription aux questions diverses demeure ouverte. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 MINUTES) Aucun public. DISPENSE DE LA LECTURE DU PROCÈS-VERBAL RÉSOLUTION CE 2014-2015/009 CONSIDÉRANT l'article 170, 2 e paragraphe de la "Loi sur l'instruction publique" : " Le Conseil des commissaires peut, par résolution, dispenser le secrétaire général de lire le procès-verbal pourvu qu'une copie en ait été remise à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la séance où il est approuvé "; CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 22 août 2014 a été remis à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la présente séance; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité de dispenser le secrétaire général de lire le procès-verbal. ADOPTION ET SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 22 AOÛT 2014 RÉSOLUTION CE 2014-2015/010 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel baron et adopté à l'unanimité d'accepter le procès-verbal suivant : «Procès-verbal de la séance ordinaire du 22 août 2014 du Comité exécutif» tel que présenté. RÉFECTION DES TOILETTES / VESTIAIRES DU GYMNASE ÉCOLE JEAN-DU-NORD / CHOIX DE LA FIRME D INGÉNIERIE RÉSOLUTION CE 2014-2015/011 CONSIDÉRANT que notre demande, déposée au MELS en juin dernier, concernant la réfection des salles de toilettes Vestiaires du gymnase de l école Jean-du-Nord, dans le cadre de projets additionnels en maintien de bâtiments, a été retenue; Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 2
CONSIDÉRANT que les projets présentés devaient être d un montant supérieur à 100 000 $ et les travaux, réalisés et complétés au plus tard le 31 mars 2015; CONSIDÉRANT nos besoins en services professionnels pour produire les plans et devis ainsi que pour effectuer la surveillance des travaux; CONSIDÉRANT l échéancier pour la préparation des plans et devis, de l appel d offres et de la réalisation des travaux; CONSIDÉRANT l expertise acquise par la firme ROCHE dans des travaux similaires à l école Jean-du-Nord; CONSIDÉRANT l article 12.3.2 de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui nous autorise à procéder par octroi de gré à gré pour tous nos contrats d architecture ou de génie autre que forestier lorsque le montant de la dépense est inférieur à 100 000 $; CONSIDÉRANT la politique de gestion du Conseil du trésor intitulée «Tarif d honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des ingénieurs» applicable aux commissions scolaires; CONSIDÉRANT que les honoraires seront facturés selon la méthode horaire; CONSIDÉRANT que, selon l évaluation des travaux, les honoraires sont estimés à 44 220 $ (taxes en sus); CONSIDÉRANT la recommandation de notre service des ressources matérielles ; IL EST PROPOSÉ PAR le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité d engager la firme ROCHE, pour les services professionnels en ingénierie relatifs aux travaux de réfection des salles de toilettes et des vestiaires du gymnase de l école Jeandu-Nord. DÉNEIGEMENT / ÉCOLE JACQUES-CARTIER CONTRAT 2014-2015, 2015-2016 ET 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2014-2015/012 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d offres sur invitation auprès de quatre (4) entrepreneurs pour le déneigement de l école Jacques- Cartier ; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres : Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 3
9188-3363 Québec inc. Location Tempête 9130-6225 Québec inc. Tibo & Fils Aménagements Quatre-Saisons inc. Déneigement Carol Gagnon 2014-2015 2015-2016 2016-2017 TOTAL 18 500 $ 19 100 $ 19 876 $ 57 476 $ 19 800 $ 19 900 $ 20 000 $ 59 700 $ IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité d accorder le contrat de déneigement 2014-2015, 2015-2016 et 2016-2017 de l école Jacques-Cartier, à 9188-3363 Québec inc. Location Tempête, pour la somme de 57 476 $ (avant taxes). DÉNEIGEMENT / ÉCOLE BOIS-JOLI CONTRAT 2014-2015, 2015-2016 ET 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2014-2015/013 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d offres sur invitation auprès de quatre (4) entrepreneurs pour le déneigement de l école Bois-Joli; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres : 9188-3363 Québec inc. Location Tempête 9130-6225 Québec inc. Tibo & Fils Aménagements Quatre-Saisons inc. Déneigement Carol Gagnon 2014-2015 2015-2016 2016-2017 TOTAL 13 500 $ 14 900 $ 15 500 $ 43 900 $ IL EST PROPOSÉ par le commissaire Rodrigue Vigneault et résolu à l unanimité d accorder le contrat de déneigement 2014-2015, 2015-2016 et 2016-2017 de l école Bois-Joli, à 9188-3363 Québec inc. Location Tempête, pour la somme de 43 900 $ (avant taxes). Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 4
DÉNEIGEMENT / ÉCOLE CAMILLE-MARCOUX CONTRAT 2014-2015, 2015-2016 ET 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2014-2015/014 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d offres sur invitation auprès de quatre (4) entrepreneurs pour le déneigement de l école Camille- Marcoux ; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres : 9188-3363 Québec inc. Location Tempête 9130-6225 Québec inc. Tibo & Fils Aménagements Quatre-Saisons inc. Déneigement Carol Gagnon 2014-2015 2015-2016 2016-2017 TOTAL 13 800 $ 14 750 $ 15 340 $ 43 890 $ 19 800 $ 19 900 $ 20 000 $ 59 700 $ IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel Baron et résolu à l unanimité d accorder le contrat de déneigement 2014-2015, 2015-2016 et 2016-2017 de l école Camille-Marcoux, à 9188-3363 Québec inc. Location Tempête, pour la somme de 43 890 $ (avant taxes). DÉNEIGEMENT / SECTEUR DES POLYVALENTES, RÉSIDENCES ET CENTRE ADMINISTRATIF CONTRAT 2014-2015 RÉSOLUTION CE 2014-2015/015 CONSIDÉRANT l'offre soumise par l entreprise 9052-8290 Québec inc. (Déneigement P.G.), lors de l'appel d'offres 2012-2013, pour le déneigement du secteur des polyvalentes (y incluant le centre A.-W.- Gagné), des résidences et du centre administratif, et ce, pour les années 2012-2013 à 2014-2015; 2012-2013 2013-2014 2014-2015 58 000 $ avant taxes 64 000 $ avant taxes 68 000 $ avant taxes CONSIDÉRANT les bris effectués lors du contrat 2013-2014 et le délai avant d apporter les correctifs; CONSIDÉRANT que nous ne sommes pas entièrement satisfaits des services rendus; Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 5
IL EST PROPOSÉ par le commissaire Robert Bergeron et résolu à l unanimité : - D accorder le contrat de déneigement 2014-2015 pour le secteur des polyvalentes (y incluant le centre A.-W.- Gagné), des résidences et du centre administratif à 9052-8290 Québec inc. (Déneigement P.G.), pour la somme de 68 000$ (avant taxes); - De mandater le directeur général monsieur Lucien Maltais pour rencontrer l entrepreneur ; - De demander à notre service des ressources matérielles d effectuer un suivi serré auprès de l entrepreneur. ACHATS D UN TRACTEUR SUR CHENILLES USAGÉ / MÉCANIQUE D ENGINS DE CHANTIER FORMATION PROFESSIONNELLE / DÉLÉGATION DE POUVOIR D AUTORISATION RÉSOLUTION CE 2014-2015/016 CONSIDÉRANT l engagement du centre de formation professionnelle de la Commission scolaire du Fer d offrir de la formation de qualité; CONSIDÉRANT que le département de mécanique d engins de chantier répond toujours à un besoin réel dans la région et que ce besoin est en croissance; CONSIDÉRANT que le matériel actuel est désuet et manquant pour répondre aux besoins du nouveau programme; CONSIDÉRANT que le département de mécanique d engins de chantier a le budget disponible pour l achat de nouveaux équipements par l utilisation de la mesure budgétaire du MELS pour l implantation du nouveau programme et le MAO; CONSIDÉRANT l article 11.3.2 de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui spécifie que «la Commission scolaire procède par octroi de gré à gré pour des contrats d approvisionnement pour du matériel usagé ou réusiné, du matériel et des manuels didactiques lorsque le montant de la dépense est inférieur à 100 000 $; CONSIDÉRANT que le département de mécanique d engins de chantier est proactif dans la recherche d équipements usagés; CONSIDÉRANT les délais serrés dans le marché des équipements usagés entre le moment où un équipement est disponible et sa vente, ce qui exige une décision rapide; Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 6
IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité DE DÉLÉGUER au directeur général, monsieur Lucien Maltais, le pouvoir d autoriser l achat de gré à gré d un tracteur sur chenilles usagé pour le département de mécanique d engins de chantier, et ce, pour une valeur n excédant pas 100 000$. Le prix payé pour cet équipement devra être raisonnable par rapport à la valeur du marché. Une reddition de comptes au Comité exécutif sera effectuée après l achat. GESTION DE L AGENDA C est reporté au Conseil des commissaires. PÉRIODE DE QUESTIONS DES COMMISSAIRES Danielle Bérubé : Madame s informe à savoir si nous avons besoin de lits d hôpitaux pour la formation professionnelle. Le CSSS de Sept-Îles en aurait à disposer. Monsieur Lucien Maltais en fera part au directeur de centre. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucun public. LEVÉE DE LA SÉANCE RÉSOLUTION CE 2014-2015/017 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité que la séance soit levée à 18 h 45. Danielle Bérubé Vice-présidente Richard Poirier secrétaire général RP/mg Séance ordinaire du 26 septembre 2014 Page 7