BILAN DES CHAMPIONNATS DU MONDE 2013 Le Comité organisateur Une expérience formidable. Deux ans et demi de plaisir et de travail acharné. Une équipe exceptionnelle. Un grand merci à mes complices du COCM : Colette Levesque (RIM), vice-présidente et responsable de l accueil Suzie Perreault (OUT), trésorière Luc Perron (LCE), responsable de la logistique Denis Desjardins (OUT), responsable de l arbitrage Parallèlement au comité : plusieurs groupes de travail (présentés plus loin) pour les grands dossiers. Avantages de cette structure à deux niveaux, que nous recommandons : Un Comité organisateur (responsable des décisions d orientation) restreint, ce qui facilitait les consultations et les rencontres. Des responsables de groupes de travail qui pouvaient se concentrer sur leurs dossiers sans devoir se préoccuper du travail des autres comités. Efficacité de rencontres organisées entre des membres du COCM et un groupe de travail à la fois. Le choix de Rimouski «Un peu plus loin, mais tellement plus beau.» (Jacques Desrosiers, directeur de Tourisme Rimouski) Il y avait un risque à s éloigner des grands centres, nous en étions conscients. C était un rêve depuis des années, nous y avons cru et ne l avons pas regretté. Nous avons pu profiter de tous les avantages d une ville de taille moyenne, et pas n importe laquelle : Rimouski nous a adoptés. Collaboration exceptionnelle de Tourisme Rimouski, du début à la fin : préparation du cahier de candidature, suivi régulier de tous nos dossiers, contacts avec les fournisseurs et
les autorités gouvernementales, invitation à présenter notre projet à la Bourse touristique (présence de 300 personnes liées à l industrie touristique), deux visites de Marina en Europe (payées par la ville) pour la promotion, organisation d un concours permettant de gagner le séjour à Rimouski (une gagnante française) et d une activité de géocachette- Scrabble à l île St-Barnabé pendant tout l été (gagnante de Rimouski), présence quotidienne pendant la semaine des championnats. Un merci bien spécial à Marina Pellerin, Nathalie Roberge, Jo-Ann Thériault et Jacques Desrosiers, qui nous ont accompagnés pendant plus de deux ans avec toute leur expertise. Partenariat privilégié avec l Hôtel Rimouski : Réductions substantielles sur la location des salles, déjà beaucoup moins chères que dans les grandes villes (-65 % malgré qu on n avait pas atteint le nombre de chambres précisé au contrat), gratuités et tarifs préférentiels lors de nos visites et pendant le championnat. Sincère merci à Martine Côté, Julie Fortin et à tous les employés de l hôtel, toujours à notre service avec le sourire. Soutien de la part de la ville : subvention substantielle, incluant l utilisation de la prestigieuse salle Desjardins-Telus pour les Défis, défraiement des voyages de promotion de Marina, présence du maire Éric Forest à la cérémonie de clôture. Appui inconditionnel de la part d Irvin Pelletier, député provincial : subvention de sa part et prime au bénévolat, contacts avec les ministres pour d autres subventions, présence à la cérémonie de clôture. Contribution du député fédéral Guy Caron et précieuse aide pour faire avancer certains dossiers de demande de visas de la part des Africains. Quelques visites pendant le tournoi. Facilité de trouver des artistes locaux pour les trophées (Cécile Fortin) et le cadeau souvenir (11 artistes de La Verrière aux images). Tarifs beaucoup moins élevés que dans les grandes villes pour plusieurs services techniques. Accueil très favorable des commerçants et restaurateurs (commandites, prix de présence, tarifs réduits). La ville au grand complet ou presque, savait que nous étions là et accueillait les visiteurs. La participation et les inscriptions Presque 600 joueurs de 12 pays, dont environ 400 Québécois. Près de 700 personnes en incluant les bénévoles. Participation des Européens en dessous de nos prévisions initiales, particulièrement à cause de la chute de l euro en 2013 (taux de change très défavorable pour eux). Problèmes de visas pour les Africains. Inscriptions et paiement en ligne pour les étrangers : merci à la Fédération française qui nous a permis d utiliser son site de paiement, ce qui a évité bien des soucis à l accueil.
La logistique Luc Perron était partout! C est quoi la logistique? C est tout, tout le temps, pendant plus de deux ans. L homme à tout faire avant, pendant et après. Tous les contacts et les négociations avec l hôtel, les fournisseurs, incluant le suivi des dossiers. Conduite d un camion de déménagement. Déménagement de tables d un hôtel à l autre. Course (au sens propre) d un bout à l autre de l hôtel pour régler tous les problèmes. Et tout le reste. La liste est très, très, très longue. Un travail difficile à décrire, mais tellement essentiel! Un ÉNORME merci à Luc, mon complice depuis presque 30 ans! Les compétitions en Duplicate et l arbitrage C est l élément essentiel d un championnat du monde, celui qui fait que le championnat est réussi ou non. Sous la main de maître de Denis Desjardins, les compétitions se sont déroulées sans anicroches, dans le respect intégral des exigences du Cahier des charges de la FISF. Une tâche colossale : plans de salles, horaires d arbitrage, contacts avec les fournisseurs pour l achat, la location, l installation du matériel technique, formation et supervision des équipes d arbitres et de ramasseurs, planification de la retransmission en direct, supervision de la compilation et de l affichage des résultats, annonces dans les salles, présence continuelle. Équipe d arbitres permanents, avec indemnisation de dépenses : à refaire absolument. Assure la stabilité, permet de choisir des arbitres expérimentés dont on connaît les capacités, évite le cauchemar de la sollicitation de joueurs pour l arbitrage. Sur 422 présences requises, 421 personnes au poste à l heure. Ramasseurs de l École St-Jean (programme d éducation internationale) : un travail impeccable des 34 élèves (et de quelques autres jeunes), avec la collaboration d une enseignante. Subvention versée à l école pour les activités de ces jeunes. Achat d ordinateurs : une excellente décision pour l uniformité du réseau, malgré quelques petits problèmes techniques vite réglés. Ils ont tous été revendus aux clubs ou aux joueurs. Installations techniques (écrans et sono) : collaboration exceptionnelle de Mégascène, avec un technicien sur place en permanence.
Retransmission simultanée sur Scrabble en direct, même pour les Défis : travail remarquable de Germain Boulianne et Gilles Couture. Suivi des résultats de plus de 200 joueurs, coup par coup. Très apprécié des internautes : 1050 messages dans le livre d or. Projection de la partie dans les salles : travail sans faute de Lyne Boisvert. Défi mondial et Défi des jeunes : un lieu prestigieux (Salle Desjardins-Telus), environ 300 spectateurs, dont plusieurs visiteurs non scrabbleurs. Horaire : possibilité d avoir les soirées libres, début des parties à l heure prévue (ce qui n est pas toujours le cas), malgré le temps parfois très court entre deux compétitions. Open en 7 parties (une première) : très apprécié, particulièrement des joueurs québécois. Sortie et affichage rapide des résultats : sincère merci à André Deguire, qui a été au poste toute la semaine malgré ses problèmes de santé. Un petit plus : la tablette de feuille de routes. Merci à Gilles St-Charles. Denis remercie toutes les personnes qui ont apporté leur aide de façon régulière ou ponctuelle. Les compétitions en Classique Merci à Ginette Masse et à Jean-François Lachance qui ont coordonné toutes les activités du Classique. Salle confortable, bonnes installations techniques. Finale devant public très appréciée, avec commentaires et retransmission des parties. Félicitations de la part de la Commission internationale du Scrabble classique pour la qualité de l organisation et de la présentation. Un seul bémol : moins de spectateurs pendant les parties du fait que la compétition était dans un autre hôtel. L accueil Colette Levesque et son équipe du club de Rimouski ont accompli un travail remarquable, toujours avec le sourire. Un grand merci! Sollicitation de commanditaires Achat des prix de présence Préparation des sacs à remettre aux joueurs Accueil des joueurs Présence permanente pendant les championnats : inscriptions, information, dépannage en tous genres, boutique, distribution des cadeaux, etc.
Le séjour des jeunes Jean-Simon Tremblay, Dolorès Fortin et leur équipe d animateurs, avec le support de Lucie Dion de la Commission des jeunes, ont fait un travail remarquable. Merci! Commentaires élogieux de la part des jeunes, des accompagnateurs européens et de la directrice de la Commission internationale des jeunes et du Scrabble scolaire. Une équipe d animation dynamique. Des conditions de logement exceptionnelles dans les appartements des résidences de l UQAR (excellente collaboration de la part des responsables des résidences). Des activités intéressantes pour les jeunes : Parc du Bic, Canyon des Portes de l Enfer, Site maritime de Pointe-au-Père, et autres activités planifiées ou improvisées. Des repas variés au goût des jeunes. Une soirée des championnats réservée aux jeunes : pizzas au barbecue. Le souper «pâté chinois» : un franc succès qui a ravi les officiels invités. Excellent service de la part des Autobus Gagné, qui ont transporté les jeunes toute la semaine. Merci à National-Rimouski qui nous a offert gratuitement un véhicule 7 passagers, ce qui nous a évité la location de 2 autobus, compte tenu du nombre de participants au séjour. Et merci à Michel Tremblay qui a conduit le véhicule et fait toutes les commissions. Les communications et la médiatisation Le nom et le logo Surprenant au début, le mot IMOKURSI est rapidement entré dans le vocabulaire, même chez les Rimouskois! Un logo original, épuré et déstabilisant parfois, sans la traditionnelle lettre de Scrabble : c est l anagramme qui permettait de combiner Scrabble et Rimouski. Merci à Guy Gingras (designer graphique) pour la conception gratuite du logo et de l affiche, en plus des contacts avec les imprimeurs pour la préparation des fichiers selon leurs normes.
Le site web Un grand merci à Michel Kemp pour son efficacité et sa grande disponibilité avant et pendant les championnats, même pour des tâches non liées au site. Site en ligne un an avant les championnats (lancement pendant la cérémonie de clôture des championnats de Montauban). Un look agréable. Navigation facile. Beaucoup d information. Petites annonces appréciées des Européens pour le transport et l hébergement. Création d une adresse de courriel imokursi@fqcsf.qc.ca : très utile. Mise à jour quotidienne pendant les championnats avec infos, journal et photos. Le journal Le vent dans les voiles Un travail remarquable pour une publication de grande qualité. De longues soirées consacrées par David Germont et Claudine Moranville pour la conception et la mise en page du journal. Intéressant et plein d informations utiles en plus des comptes-rendus des compétitions. 8 publications papier et version électronique sur le site web. Service impeccable de Tendance Impression, incluant l impression de nuit et la livraison au petit matin. Merci à tous les collaborateurs, et particulièrement à Sylvain Coulombe qui a rédigé les textes sur Rimouski et à Louis Larivière qui a préparé des jeux. La plaquette-programme Toujours difficile de la produire à temps, les informations arrivant à la dernière minute, mais on a réussi, avec la collaboration de l imprimeur. La webdiffusion Une première dans l histoire, avec une émission quotidienne sur le web, diffusée en direct du studio Antidote installé dans la salle de compétitions. Possible grâce à la participation financière de Tadam.tv, Tourisme Rimouski et Antidote (qui nous a aussi offert une importante dotation en logiciels et livres). Contribution de la FQJR. 300 spectateurs en direct chaque jour. Total juillet-août : 4034 visionnements dans 387 villes différentes dans le monde. Les émissions peuvent encore être visionnées jusqu à la mi-juillet.
La visibilité dans les médias Un grand merci à Lyne Boisvert, responsable des communications et des relations avec les médias pendant la période des championnats. Nombreux articles dans les journaux (avant et pendant). Beaucoup d entrevues. Plusieurs reportages à la radio et à la télévision. Le problème des visas a peut-être attiré certains médias qui nous auraient négligés. Les autres activités Soirée officielle aux Jardins de Métis : un franc succès, coucher de soleil en prime! Des revenus de dernière minute nous ont permis de bonifier la soirée (un verre de plus offert à tous, animation musicale, par exemple). Cocktail de clôture : très apprécié, une belle façon de terminer la semaine. Là encore, les revenus de dernière minute ont permis d améliorer le menu. Dictée : merci à Jean-François Lachance qui l a concoctée. Salle du public : fréquentée en grande partie par des scrabbleurs, mais un certain nombre de visiteurs de l extérieur, dont certains sont venus à plusieurs reprises. Excursions touristiques : moins fréquentées que ce qu espérait Tourisme-Rimouski, mais ils ont réussi à accommoder tout le monde par des arrangements particuliers. Le bilan financier Travail colossal de Suzie Perreault pendant plus de deux ans : prévisions, suivi quasi quotidien des comptes avec un logiciel comptable, paiement des factures, réception et suivi des inscriptions, tenue de la caisse et comptabilité pendant les championnats, bilan final. Un budget de 275 000 $ à gérer. Notre engagement au départ : Pas de déficit Utilisation optimale des revenus pour la qualité de l organisation et le bénéfice des participants, avec ajustements au fur et à mesure des entrées d argent.
Mission accomplie. Les compte sont clos. Le compte de banque est fermé et le solde a été remis à la FQCSF. Nous avons remis à la fédération un chèque d environ 3 000 $, en plus de 77 cadeauxsouvenir qui pourront être utilisés comme prix de présence lors des tournois de la fédération. Beaucoup de travail pour trouver des revenus, mais les efforts ont porté fruit. Merci à tous les membres de la fédération qui nous ont encouragés. Les activités de financement (tournois, contributions volontaires, vente de T-shirts, etc.) nous ont rapporté près de 30 000 $. Merci à tous nos partenaires : on ne peut pas les nommer tous ici, mais nous les remercions sincèrement. Note importante pour ceux qui consulteront le budget détaillé : il s agit d un budget comptable où les charges représentent la valeur réelle, mais pas nécessairement les dépenses réelles, puisqu on ajoute dans les revenus les commandites en biens et services. Il faut donc lire en parallèles le détail des charges et des revenus. Le coût indiqué est souvent compensé par des réductions ou même des gratuités. Par exemple : le coût des salles est indiqué à 32 000 $, mais est effectivement de 15 000 $ quand on soustrait la réduction de 17 000 $ accordée par l Hôtel Rimouski, le coût du graphisme est en fait de 0 $ compte tenu de la commandite, etc. De plus, une partie importante des dépenses était assumée par la FISF. Nous tenons à remercier le CA de l époque et particulièrement Pierre Bédard pour la confiance qu ils nous ont manifestée en nous confiant l organisation des championnats et pour leur aide. Merci aussi à toutes les personnes que nous n avons pas nommées et qui nous ont encouragés, supportés et aidés. Pour les organisateurs des futurs championnats, nous produirons un bilan détaillé avec des recommandations, des suggestions et des conseils pour la prochaine édition québécoise : bonnes décisions à reconduire et erreurs à éviter. Michèle Gingras Juin 2014