Cahier des charges de formation 1 Intitulé de l action de formation «Espaces collaboratifs Silverpeas» 2 Contexte et enjeux L Inra est un établissement public de recherche qui compte 18 centres de recherche en métropole et un en outre mer. Dans le cadre de l'offre de service autour du travail collaboratif assisté par ordinateur, le CDSI (le Comité Directeur des Systèmes d'informations) de l'inra (Institut National de la Recherche Agronomique) propose à tous ces agents et à leurs partenaires la possibilité d'utiliser l'outil open-source Silverpeas (www.silverpeas.org) pour gérer des espaces de travail collaboratif partagés, sécurisés et accessibles en ligne. Silverpeas offre un système de classification et de recherche transverse ainsi qu'une trentaine d applications collaboratives. Les principales sont : Gestion de documents (gestion des versions, des métadonnées, workflow de publication, etc.) Blog, Forum Gestion de projet Annuaire Enquêtes, Quizz, Vote L'Inra utilise Silverpeas depuis la fin de l'année 2007. À ce jour, il y a environ 7 000 utilisateurs, 1 000 espaces et sous-espaces, 10 000 composants instanciés. Jusqu'en 2010, les formations étaient réalisées en interne : 2008 : 72 gestionnaires d'espaces formés 2009 : 81 gestionnaires d'espaces formés 2010 : 45 gestionnaires d'espaces formés 2011 : 23 gestionnaires d'espaces formés 2012 : 8 gestionnaires d'espaces formés Une récente enquête dénombre plus de 80 nouvelles demandes de formation à l outil. Page 1 sur 5
3 Objectifs et attendus L objectif est de former des personnes qui utilisent des espaces collaboratifs pour faciliter la mise en œuvre au sein d'une unité, d'un projet ou d'un groupe de travail quel qu'il soit.. Le contenu de la formation est le suivant : 1 ère partie : Utilisation Présentation des principes généraux de l outil, Présentation de l'interface et de la logique de navigation, Principes de publication et fonctionnement des principales applications 2 ème partie : Gestion Gestion et structure de l'espace, Attribution et gestion des droits, Gestion des utilisateurs et des groupes. Conseils d'animation et de gestion. À l issue de la formation, les stagiaires seront capables de créer du contenu, de gérer un espace collaboratif, de déployer de nouvelles applications, d'en configurer les droits d'accès et d'indiquer à leurs utilisateurs la manière de s'en servir. 4 Public concerné Cette formation Espaces collaboratifs Silverpeas sera ouverte aux agents Inra désirant améliorer leur connaissance et la prise en main de l outil. Le public est très varié avec des compétences diverses et un niveau de connaissance de l'outil hétérogène. 5 Modalités pédagogiques La formation devra inclure de nombreuses phases de travaux pratiques pour que les utilisateurs puissent se familiariser à la manipulation de l'outil. Une grande réactivité du formateur est nécessaire. Ce dernier doit rester à l écoute des agents de l Inra pour, éventuellement, faire les ajustements nécessaires (contenu, planning) avec le concours du groupe projet INRA. Page 2 sur 5
6 Conditions de réussite Il est indispensable que le prestataire accepte de construire une formation spécifique au contexte d'utilisation de l'outil à l'inra, éventuellement à partir de différents éléments présents à son catalogue. Les documents remis aux stagiaires seront libres d utilisation par l INRA. 7 Forme du marché Le marché conclu pour une période de 1 an à compter de sa date de signature est un marché à bons de commande, soumis aux articles 30, 40II et 77 du code des marchés et passé pour deux sessions minimum sur sa durée. Le marché est reconduit tacitement annuellement sans que sa durée n excède trois ans. L Inra devra informer les titulaires de la non reconduction du marché par lettre recommandée avec accusé de réception 3 mois au moins avant la fin de l annuité en cours. Le titulaire ne peut refuser la reconduction du marché. 8 Date et lieu, nombre de personnes, durée de la formation Lieu : la formation aura lieu dans les locaux de l INRA et probablement sur les centres de Paris ou région Parisienne, Angers-Nantes ou Rennes, Clermont-Ferrand et Toulouse. Durée de la formation : 1,5 à 2 jours (1 journée de formation = 7 heures). Dates : la première session doit pouvoir se dérouler en octobre 2012. Nombre de participants : maximum de 9 personnes par session. Matériels : l'inra aura la charge d'assurer et de préparer l'accueil des sessions de formations dans ses propres locaux ou assimilés en fournissant un poste de travail opérationnel par stagiaire. Si des éléments ou configurations spécifiques sont à prévoir, le prestataire devra les lister de manière exhaustive dans sa réponse. Chaque session fera l objet de la transmission par l Inra d un bon de commande au prestataire précisant les dates et lieux de la formation. Page 3 sur 5
9 Canevas détaillé du programme À finaliser d'un commun accord Inra-prestataire de la formation. 10 Moyens pédagogiques Avant le lancement du cycle de formation, un temps initial de préparation et de concertation entre le prestataire et le groupe projet Inra devra être inclus dans la proposition pour ajuster le contenu et le déroulement de la formation. Les stagiaires doivent disposer d un support de cours (sous forme d un document papier) qui sera imprimé et distribué par le prestataire en début de session et qui devra être mis à jour en fonction des mises à jour de versions en production de l'applicatif (actuellement v5.10). Pour d éventuelles corrections, le support de cours devra être envoyé sous forme de fichier électronique, par email, au groupe projet, une semaine avant le début de la première session. Sur l'application en production à l'inra, un espace dédié aux sessions de formations sera livré au prestataire sur lequel il aura l'ensemble des droits de gestion. Le prestataire aura la charge de configurer cet espace au titre de la préparation de chaque session (instanciation des services, déclaration des droits utilisateurs participants aux sessions, etc.). 11 Evaluation de la formation Un questionnaire d'évaluation, validé et/ou co-construit par l INRA et le prestataire, sera proposé au stagiaire à la fin de la formation. Ce questionnaire pourra se présenter sous forme électronique. Les résultats seront communiqués à l'inra au plus tard huit jours après la fin de la formation. 12 Forme attendue de la réponse : Une proposition chiffrée comprenant : 1. Une proposition de programme élaborée à partir des éléments décrits dans ce document (Contexte et Enjeux, Objectifs et attendus) qui sera ensuite discuté entre le prestataire et l équipe projet de la formation. Page 4 sur 5
2. Les modalités pédagogiques et les moyens mis à disposition des stagiaires (support de cours, questionnaires d'évaluation ). 3. Le planning prévisionnel : formation, réunion(s) de préparation. 4. Le CV des intervenants pressentis. 5. La proposition financière couvrant, pour une session, l'ensemble des postes liés à la réalisation d'une session (préparation, animation, évaluation et frais de déplacement du formateur). 6. Quelques références du prestataire sur des formations analogues. 13 Critères de choix du prestataire : Outre le respect de la procédure d envoi des offres, les critères de choix du prestataire sont les suivants : - Compétences et expériences des intervenants. - Compréhension du besoin et présentation de l'offre (compréhension du besoin, adéquation de l'offre au besoin, présentation et rédaction de l'offre...). - Prix. 14 Procédure d envoi des offres : La réponse devra être adressée à l'inra au plus tard le : cf. offre saisie sur le portail Inra et par e-mail à Francois.Cedelle@avignon.inra.fr et Frederique.Malipier@nantes.inra.fr Les offres adressées par courriel à la date indiquée ci-dessus devront obligatoirement être confirmées par un envoi postal à l adresse suivante : Inra FPN A l attention de Frédérique MALIPIER Rue de la Géraudière BP 71627 44316 Nantes cedex 03 Les offres n ayant pas fait l objet d un envoi postal ne pourront pas être étudiées. --------------------------------- Page 5 sur 5