14/02/2014 Du 26 au 28 septembre 2014 Votre inscription 1. Coordonnées A. Données générales Souscripteur : Adresse : Tél : Tél2 (votre portable) : Fax : N TVA : Web site : E-mail : B. Personnes de contact Responsable du stand : N de portable : Nom du dirigeant : C. Adresses spécifiques Adresse de facturation (si différente de l adresse «souscripteur») : Adresse de correspondance (si différente de l adresse «souscripteur») : ATTENTION : la candidature n est enregistrée et étudiée par le comité organisateur qu après paiement de la facture de garantie, établie conformément à l article 7 des Conditions Générales du salon et qui sera adressée au candidat dans les 10 jours de la réception de la candidature. Cette facture porte en compte 50 % du coût de la location ainsi que les frais fixes obligatoires repris au point 10 (Coût global des prestations). ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Conditions Générales de l exposition - La signature des documents de demande d inscription implique l acceptation des Conditions Générales du salon annexées au dossier d inscription. Le candidat exposant déclare en avoir pris connaissance et les accepter dans leur intégralité. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Possibilité de sinscrire en ligne sur www.outdoor-belgium.com via la rubrique EXPOSER à partir du.. ATTENTION : Toutes les pages et bons de commande du dossier d inscription doivent être datés et signés en haut de page. 1
2. Demande de stand 2.A Secteur d activité Veuillez cocher votre secteur d activité : Catégorie Type de matériel / produit/ activité Veuillez cocher Localisation Tarif (surface nue) 1 Accessoires Intérieur 25 / m² 3 Animations incentive- team building Extérieur 15 / m² ou Voir 2.D 1 Animaux (accessoires, bagages, équipements) Intérieur 25 / m² 1 Bagages Intérieur 25 / m² 1 Banques - assurances Intérieur 25 / m² 1 Camping (intérieur) Intérieur 25 / m² 2 Camping (extérieur) Extérieur 15 / m² 1 Chaussures et vêtements Intérieur 25 / m² 1 Cyclisme Intérieur 25 / m² 1 Equipements et accessoires pour enfants Intérieur 25 / m² 1 Equipements pour PMR Intérieur 25 / m² 1 Electronique - équipement Intérieur 25 / m² 1 Equitation (dans les halls) Intérieur 25 / m² 2 Equitation (extérieur) extérieur 15 / m² 1 Média Intérieur 25 / m² 1 Montagne Intérieur 25 / m² 1 Nautique (intérieur) Intérieur 25 / m² 2 Nautique (extérieur) extérieur 15 / m² 1 Nutrition Intérieur 25 / m² 1 Soin et secours Intérieur 25 / m² 1 Sports aériens (intérieur) Intérieur 25 / m² 2 Sports aériens (extérieur) extérieur 15 / m² 1 Sports de glisse Intérieur 25 / m² 1 Sports de ville Intérieur 25 / m² 2 Sports moteur (stand + accès zone de démo) extérieur 15 / m² 1 Tir Intérieur 25 / m² 1 Voyage Intérieur 25 / m² 1 Associations / clubs Intérieur 25 / m² 1 Ministères / régions / ambassades Intérieur 25 / m² Catégories : 1 = stand à l intérieur : halls 1, 2 et 3 2 = stand à l extérieur (sectorisation par produit / matériel / activité) 3 = zones d animation / activités dynamiques Coin : supplément de 150 HTVA. 2.B Zone d exposition Merci de spécifier votre souhait ci-dessous (veuillez cocher la case et compléter le tableau adéquat ci-dessous) Dimensions souhaitées A. Veuillez indiquer les dimensions souhaitées pour votre zone d exposition..m de façade x. m de profondeur, surface totale m², avec coins Souhaits particuliers quant au voisinage, environnement, / veuillez compléter le point ci-dessous A. Localisation souhaitée (voisinage, environnement, ) 2
2.C Zone de démonstration véhicules motorisés Je souhaite faire fonctionner mon matériel en démonstration OUI NON ATTENTION : Réservée exclusivement aux secteurs 4x4 (piste trial). Sous réserve d acceptation du comité organisateur, et uniquement en complément d une zone d exposition que vous aurez réservée. 2.D Zone d Incentives et activités Outdoor Je suis une société de team building / incentive ou d activités de loisirs actifs et souhaite montrer en démonstration une activité phare au prix de 450 htva / 3 jours? Un espace sur le site vous sera attribué en fonction de l activité que vous désirez faire découvrir aux visiteurs. Sur cet espace, vous pourrez y placer votre stand, votre publicité, vos accessoires et tout ce dont vous aurez besoin pour cette activité. Pour éviter plusieurs activités similaires sur le site, merci de choisir une de vos activités phares à promouvoir, celle-ci sur acceptation par le comité organisateur. Veuillez indiquer ici l activité phare que vous souhaiteriez mettre en évidence (par l organisation d une démonstration, initiation, ) Description : 3. Partenariat Associez-vous en tant que partenaire de cet évènement unique! Pour tout complément d informations et l élaboration d un partenariat à la hauteur de vos ambitions, veuillez contacter M. David Lambert par mail à david@outdoor-belgium.be ou par téléphone au +32(0)61/23 04 04. Quelques indications de budget : - partenariat de base à partir de 1.000 htva. - partenariat majeur à partir de 10.000 htva. 3
4. Activités, produits et marques Ci-dessous vous disposez de 240 caractères pour présenter votre société. NOUVEAU : la publication de votre logo dans notre e-annuaire, avec lien vers votre site internet, est comprise dans les frais de participation de base. Merci de faire parvenir votre logo en JPEG (max. 100K) par mail à christelle@libramont-exhibition.com. Présentation de votre société (240 caractères, espaces compris, maximum) Les exposants indirects et les co-exposants bénéficieront de tous les services liés à l inscription et seront redevables des frais de dossier de 25, des frais de parution dans l e-annuaire des exposants de 50 (y compris votre logo avec lien vers votre site), des frais d entretien du site de 25 et des frais d assurance de 54. Ils devront compléter le point 4 du dossier d inscription Activités, produits et marques afin d être mentionnés dans l e-annuaire. Liste de vos co-exposants (nom, adresse, tél, mail, personne de contact) En plus de la mention de base ci-dessus, vous pouvez commander de la visibilité supplémentaire au moyen du tableau ci-dessous Veuillez cocher Visibilité supplémentaire Nous contacter par téléphone au 061/23 04 04 ou par mail à christelle@libramont-exhibition.com Je souhaite recevoir le logo du salon afin de l utiliser sur ma communication Prix HTVA gratuit Vous présentez différentes marques. Celles-ci doivent obligatoirement avoir un lien juridique ou commercial avec votre entreprise (filiale, distributeur, maison mère). Priorité sera donnée à l entreprise qui représente cette (ces) marque(s) sur l ensemble du territoire belge. Liste de vos matériels / produits / marques 4
14/02/2014 5. Commande de cartes ATTENTION : plus aucune carte à tarif réduit ne sera délivrée après le 10 septembre 2014. Aucune commande ne sera délivrée sans bon de commande signé. Aucune commande délivrée ne sera ni reprise ni créditée. ATTENTION : commande de cartes possible par mail Veuillez spécifier Nom de l exposant : Nom du responsable : Si l adresse de livraison des cartes est différente de l adresse principale, veuillez la préciser ici : Nombre Types de cartes Prix unitaire pour les commandes avant le 10/08 Prix unitaire pour les commandes après le 10/08 Prix unitaire pour les commandes après le 10/09 total Cartes gratuites destinées à vos clients carte 1 jour 6 htva (6%) 7 htva (6%) 8 htva (6%) Cartes permanentes (3 jours) 12 htva (6%) 14 htva (6%) 16 htva (6%) Cartes de parking exposants par véhicule pour 3 jours 6 htva (21%) 7 htva (21%) 8 htva (21%) TOTAL htva 5
6. Raccordement électrique Pour les demandes de raccordement ou de modification qui nous parviennent après le 1 septembre 2014, les prix seront majorés de 50%. Toute commande annulée après le 1 septembre sera facturée intégralement. Adaptez vos puissances en fonction de vos besoins! Faites la somme des puissances nécessaires (appareils électriques, éclairage, ) et cochez la case correspondante. Nombre Raccordement électrique stand intérieur et extérieur comprenant un différentiel (30 m.a) et la location d un coffret ou d une triplette pour le monophasé raccordement de 0 à 3500 watts (monophasé) raccordement triphasé de 3600 à 10500 watts (triphasé) Prix commande avant le 1 sept. Prix commande après le 1 sept. 150 htva 21% 225 htva 21% 175 htva 21% 262,50 htva 21% Pour ce type de raccordement, le branchement s effectue au matériel électrique mis à disposition par l organisation. Ces prix comprennent le contrôle AIB Vinçotte et la consommation électrique. Tous nos prix sentendent HTVA (21%). Ce service peut également être commandé par mail aux organisateurs 7. Raccordement eau ATTENTION : Pour les demandes de raccordement ou de modification qui nous parviennent après le 1/09/2014, les prix seront majorés de 50% (voir le tableau cidessous).toute commande annulée après le 01/09/2014 sera facturée intégralement Je désire obtenir un raccordement à l eau sur mon stand pour lequel je vous précise mon type d emplacement et le nombre de raccordements souhaités ci-dessous : Nombre de raccordements Type d emplacement Prix pour une commande avant le 1/09/2014 Prix pour une commande après le 1/09/2014 Emplacement Hall 1, 2, 3 et extérieur 75 HTVA (21%) 112,50 HTVA (21%) TOTAL htva :. TOTAL htva : La commande de l eau est également possible par mail. Pour tout complément d information, contactez le secrétariat général au +32(0)61 23 04 04. Nom de l exposant : ATTENTION : Si votre consommation est supérieure à 1m³, notamment pour le remplissage de bassins, le prix du raccordement sera majoré. Prix sur demande par téléphone au +32(0)61/23 04 04. 6
Souscripteur : Adresse : 8. Boissons et gobelets réutilisables Document à retourner au comité organisateur / service fourni et facturé par notre fournisseur EXCLUSIF Ardenne Boissons, qui prendra contact avec vous Responsable du stand / chantier : Tél : TEL2 : Fax : N TVA : Web site : E-mail : Ardenne Boissons sera le fournisseur exclusif des boissons et du matériel de débit. Boissons : Ardenne boissons vous propose une gamme complète en bières, bières spéciales, eaux, softs, vins, mousseux et champagne. Matériel : Ardenne Boissons vous propose le matériel de débit adapté à vos besoins (pompes ou perfect drafts, bars, éviers, frigos), tables et bancs, petit matériel. Pour la verrerie, vous pouvez choisir : o o des verres traditionnels (bières, bières spéciales, softs) des gobelets réutilisables (non monnayables par les visiteurs) Il s agira de gobelets 20 cl ou 30cl (à confirmer) livrés dans des bacs plastiques, commande pour les 3 jours de l évènement (pas de lavage en cours d évènement), coût de la location/lavage (incluant la livraison et la reprise) : 0,10 pièce (Coût du gobelet non rentré : 0,60 pièce, 25 pour le bac, 6 son couvercle) Service : Livraison sur votre stand. Reprise des boissons et du matériel sur votre stand. Location du matériel aux conditions habituelles selon quantités de boissons consommées. Vous avez besoin de boissons? Cochez la case ci-dessous, nous vous contactons pour votre commande. O Je souhaite être contacté pour ma commande boissons, gobelets et matériel de débit O Jai pris connaissance de ce mode de fonctionnement, mais NE souhaite PAS être contacté Pour contacter Ardenne Boissons : Monsieur Luc Weiler par mail à drinks@foiredelibramont.be ou par téléphone au +32(0)498/916 802 7
14/02/2014 9. Assurance obligatoire Proposition d assurance souscrite par le comité organisateur à nous retourner Souscripteur : Adresse : Responsable du stand / chantier : Tél : TEL2 : Fax : N TVA : Web site : E-mail : (Art. 18 du règlement) - ASSURANCE DE DOMMAGES - RESPONSABILITE CIVILE EXPOSANT (à caractère supplétif). La présente proposition vaut contrat et sortira effectivement ses effets après : 1. Réception par le secrétariat d un exemplaire complété et signé de la présente proposition ; 2. Paiement préalable de la prime ; 3. Un inventaire détaillé et valorisé doit être déposé au bureau de l organisateur au plus tard le 10/09/ 2014 à 18H00. Toute modification de cet inventaire doit nous être communiquée avant l ouverture du salon. Désignation des objets à assurer valeur en Seuls les objets repris dans cet inventaire sont susceptibles d être indemnisé en cas de sinistre. Les vêtements, effets personnels et animaux vivants ne sont pas assurables. Art. 1 : Marchandises consistant en :... Art. 2 : Matériel, agencement et mobilier des stands consistant en :... Les objets à assurer vous appartiennent-ils? OUI / NON VALEUR TOTALE (y compris droits de douane et fret) :. Rappel des plafonds d indemnisation (cf. conditions générales de la police d assurances) : Assurance dommages : 12.395 en premier risque Objets extérieurs : limitation à 2.500 par stand pour les sinistres tempête et grêle. Dommages corporels et matériels confondus RC exposants : 2.500.000 Franchise générale : 125 Le soussigné déclare vouloir s assurer aux conditions énoncées dans la présente proposition et aux conditions générales de la police cadre exposant dont les conditions générales ont été remises conjointement à la présente proposition et au dossier d inscription du salon. Dans le cas d un sinistre, l exposant pourra obtenir, auprès du secrétariat général, une déclaration de sinistre type qu il s engage à compléter et à transmettre au courtier Ofac+ Assurances SPRL immédiatement après sinistre et au plus tard dans les 24h00 pour que les premiers constats utiles puissent être réalisés aux fins de protéger ses intérêts et ceux du comité organisateur.. (contact : +32 (0)61 23 04 04 M. Kevin Nicolas). PRIME : 54 (inclus dans le forfait d inscription obligatoire) Nom et portable de la personne responsable du stand : 8
10. Coût global des prestations Frais fixes et obligatoires - Frais de dossier (art.7) : - Parution dans l e-annuaire des exposants comprenant votre logo avec lien vers votre site - Assurance : assurance de dommages 44 et responsabilité civile 10 (art.18) - Entretien du site : Forfait (art. 17) 25 50 54 25 Co-exposition (154 htva x le nombre de co-exposants) (art. 9) Surface de stand (prix de la surface totale souhaitée x le prix au m² + coin(s)) Démonstration (forfait pour les sociétés de team building ou d activités de loisirs actifs) Commande de cartes Raccordement eau Raccordement électrique TOTAL HTVA Conditions de paiement : la candidature n est enregistrée et étudiée par le comité organisateur qu après paiement de la facture de garantie, établie conformément à l article 7 des Conditions Générales du salon et qui sera adressée au candidat dans les 10 jours de la réception de la candidature. Cette facture porte en compte 50 % du coût de la location ainsi que les frais fixes obligatoires repris dans le tableau ci-dessus. Banque: CRELAN: 103-0270961-11 / IBAN: BE 30 1030 2709 6111 / BIC: NICABEBB Je soussigné(e), M. Mme., fonction.. dûment mandaté(e) et agissant(e) pour le compte de la société désignée, après avoir pris connaissance des conditions du règlement intérieur, de la présente demande d admission et des conditions d assurance auxquelles j accepte de me conformer, déclare donner par la présente mon adhésion ferme et définitive. Dossier complet à retourner: soit par courrier à LEC Libramont Exhibition & Congress - Rue des Aubépines, 50 à B 6800 LIBRAMONT tél. + 32 (0) 61 23 04 04 - fax + 32 (0) 61 23 04 09 soit par mail à roblain@libramontexhibition.com Date et signature (précédée de la mention manuscrite «lu et approuvé, bon pour commande») : 9
11. Info fournisseurs Il s agit de la liste de nos fournisseurs agréés. 11.a Location de tentes, chapiteaux et mobilier Neptunus www.neptunus.eu D. Scholart +32 (0) 11 812 151 Noirot www.noirot.be R. Noirot +32 (0) 496 254 916 Schreiber www.schreiber.be S. Fabry +32(0) 475 244 847 Remarque : nous demandons aux monteurs de chapiteaux de respecter les consignes de montage en vigueur sur le site de l événement. Ces consignes sont reprises dans un cahier des charges spécifique qui est disponible au secrétariat général de LEC SA. Une caution de 5.000 sera par ailleurs demandée à chaque monteur de chapiteaux, avant de pouvoir accéder au site. (Art. 12 des conditions générales). 11.b Aménagement de stand et visuels Espace Event www.espaceevents.be A. Dubois +32 (0) 473 245 190 11.c Boissons et gobelets réutilisables (fournisseur exclusif) Ardenne Boissons (voir point 8) drinks@foiredelibramont.com +32 (0)498/916 802 (Luc WEILER) 11.d Fournitures Horéca Moka d Or www.mokador.be J-M. Robert +32 (0) 61 224 813 11.e Communication Delperdange.com thierry@delperdange.com Hemicycle M. Benoit Petit benoit.petit@skynet.be 11.f Gardiennage Fact Group +32 (0) 10 229 919 11.g Nettoyage Stasse (stands en extérieur) www.stassenettoyage.be +32 (0) 477 697 083 Belcco (halls permanents) www.belcco.be +32(0) 499 550 137 11.h Location de plantes Van de Velde Planten www.plantenverhuurvandevelde.be +32 (0) 9 537 33 96 11.i Location mobilier Van Os & Sonnevelt www.vanos.eu info@vanos.be +32(0) 52 303 636 11.j Autres Nous consulter +32(0) 61 230 404 10