CAHIER DES CHARGES Festival des Métiers A l'hippodrome de Chantilly les 20, 21 et 22 mars 2009 Contexte Objectifs Stratégie de communication Descriptif
I Contexte La Chambre de Métiers et de l Artisanat de l Oise souhaite organiser, en partenariat avec l'ensemble des organisations professionnelles et des CFA, un Festival des Métiers, à l'instar de la première édition qui s'était déroulée en avril 1997. Cette manifestation, dont l entrée sera payante le week-end (à hauteur de 5 euros), se tiendra sur 3 jours les vendredi 20 (pour les écoles et les collèges), samedi 21 et dimanche 22 mars 2009, sur l'hippodrome de Chantilly (sur la totalité de l'espace : salles sous les tribunes, salle des balances, espaces extérieurs pour implanter des tentes, restaurant panoramique...). De nombreux espaces seront matérialisés offrant la plupart du temps aux visiteurs des démonstrations par métier (et une réponse formation). Ces démonstrations seront réalisées par l ensemble des acteurs du paysage artisanal de l Oise (organisations professionnelles, artisans, apprentis, formateurs du CFA de la chambre de métiers et de l Artisanat, éventuellement apprentis et formateurs d autres CFA du département ou bien de départements limitrophes). D autres stands, tels les Meilleurs Ouvriers de France, les artisans d art, et les «petits métiers» non fédérés au sein d un syndicat professionnel seront également présents. Pour avoir une image cohérente, stands de démonstration et stands de vente seront regroupés par pôles Métiers et/ou par thèmes. Le Festival des Métiers 2009 montrera comment l artisanat est un secteur d avenir en mettant l accent sur la capacité des artisans à s adapter aux nouvelles technologies, au marché, à leur environnement. Pour cela, cette édition aura une orientation citoyenne puisque la thématique abordée, qui servira de «fil rouge» pour l'ensemble du projet, est le développement durable. L'angle d'attaque de cette thématique devra être abordé du point de vue du consommateur, de manière ludique et conviviale. Les enjeux liés à l'écologie et au développement durable sont plus que jamais au cœur de l'actualité et dans la tête de chacun. L'urgence écologique n'est plus à démontrer. En décembre plus de 190 pays se sont réunis à Bali pour donner une suite aux engagements de Kyoto dans la lutte contre le réchauffement climatique. En France, le Grenelle de l'environnement, malgré ses limites, montre qu'il est temps que chacun s'empare de ces enjeux. L'urgence environnementale appelle une prise de conscience des citoyens et les modes de vie ne changeront pas sans un large engagement citoyen. En Picardie, le SRADDT et, dans l'oise, l'agenda 21 mis en place par le Conseil Général, sensibilisent et proposent des préconisations sur le développement durable. II Objectifs
Les objectifs de cette manifestation sont les suivants : Accroître la notoriété artisanale : cette manifestation a pour but de faire connaître à un large public les métiers de l'artisanat. En effet, malgré une grande diversité (250 métiers différents) et une représentativité économique sans pareil, les métiers de l'artisanat sont encore mal connus. L'objectif de cette nouvelle édition du Festival des métiers est donc de présenter un maximum de métiers et de les montrer sous un jour résolument moderne. Mettre en valeur l offre artisanale auprès des consommateurs. Montrer les atouts de l artisanat : Qualité, Accueil, Sur-mesure, proximité, personnalisation, services après vente Sensibiliser les décideurs locaux au rôle essentiel que joue l artisanat sur les plans économique (capacité à contribuer au développement économique de la zone d'implantation de l'entreprise, dynamisation des centres-bourgs, du milieu rural...), social (son rôle d'ascenseur social et les conséquences de l'activité de l'entreprise au niveau de tous ses échelons) et environnemental (compatibilité entre l'activité de l'entreprise et le maintien de la biodiversité et des écosystèmes). Faire (re)découvrir aux jeunes et à leurs parents les métiers de l artisanat et les opportunités que le secteur artisanal leur offre en termes de formation, d emploi, d installation pour devenir «son propre patron». Actuellement près de 80 % des apprentis trouvent un emploi à la sortie de leur formation. De plus, de nombreuses d'offres d'emploi proposées par des entreprises artisanales ne sont pas pourvues.
III Stratégie de communication Le succès de ce type de manifestation repose sur : 1.La création d une synergie entre les différents acteurs de l artisanat et partenaires de la Chambre de Métiers et de l'artisanat de l'oise, en amont de la manifestation ; 2.Des démonstrations de métiers en direct sur le salon suscitant l intérêt du public et favorisant les échanges public / professionnels, informations sur les voies d'accès à ses métiers (réponse formation) ; 3.Une communication efficace pour annoncer la manifestation par voie de presse écrite, de presse radio et d affichage. Une importante couverture presse avant, pendant et après la manifestation permettra, d une part, de sensibiliser le plus grand nombre de visiteurs potentiels, d autre part, de tirer le meilleur profit possible de l événement pendant et après l opération. Pour cela, un travail méthodique sera utile : élaboration dossier presse muni d une fiche par métier (ou bien par stand), organisation conférences de presse, réalisation revues de presse etc ; 4.Une connotation à la fois festive, conviviale, et voire familiale, sur le salon pour attirer un public «familles» qui sera obtenue notamment par des animations ludiques, musicales etc. 5.La conception d un univers visuel original et attractif qui sera décliné sur différents supports ;
IV Organisation du Festival Le Festival des Métiers se déroule sur l'hippodrome de Chantilly du 20 au 22 mars 2009. L'espace disponible : la totalité de l'espace du site (salles, salle des balances, espaces extérieurs pour implanter des tentes, restaurant panoramique...). 20 000 visiteurs sont attendus. La Chambre de Métiers et de l'artisanat de l'oise recherche donc un prestataire de service qui aura en charge l'ensemble des aspects de la mise en œuvre de la manifestation ainsi que de sa communication : Pour ce faire, nous lançons un appel d'offre sur un lot global comprenant : 1.La logistique du Festival des métiers et sa régie générale ; 2.La communication autour de l'événement ; 3.L'animation. Vous trouverez également des informations ou précisions sur : 4.les critères de choix 5.les contraintes à prendre en compte 6.la prestation ne comprend pas. 7.le contenu de l offre 1 La logistique du Festival des Métiers et sa régie générale : Le prestataire devra donner des conseils ou faire des préconisations sur l organisation et le déroulement de la manifestation, l agencement des salles et chapiteaux, les circuits, la gestion du stationnement, le fléchage Le régisseur assurera la logistique (étude du site, implantation des exposants et organisation des stands, montage et démontage de stands, fourniture de toilettes mobiles si nécessaire, installation de la signalétique, fourniture de bennes à déchets...) et la régie générale de l'événement. La fourniture et le montage des chapiteaux et des stands à l intérieur de ceux ci feront l objet d un autre appel à concurrence Régie artistique : proposition d'un concept événementiel autour du développement durable, scénographie globale du salon, organisation et répartition des exposants par pôles Métiers et définition du contenu de chacun des pôles. Par pôle : analyse des contraintes techniques imposées, recherches de visuels et d'éléments d'ambiance, définition des matériaux et techniques d'implantation.
Régie technique : coordination et animation des réunions de suivi du projet avec la CMA, les syndicats professionnels et partenaires. Mise en place d'un rétro planning général de production. Suivi et coordination de l installation des éléments fabriqués par des artisans spécifiquement pour la manifestation puis le montage et le démontage sur le site. Organisation et coordination du montage. Régie lors du montage et du démontage de l'ensemble. Régie des fournisseurs : définition d'un cahier des charges des besoins pour chaque type de fournisseurs en fonction de la scénographie retenue, suivi et coordination des éléments à produire jusqu'à livraison puis le montage et le démontage sur le site. Les stands et les espaces de démonstration : Un régisseur général assurera les relations avec le site d accueil (Hippodrome de Chantilly). Après un repérage des espaces mis à votre disposition : il étudiera un plan d implantation des stands et des différents espaces de démonstration permettant une gestion aisée des flux et une bonne visibilité pour chaque exposant, tout en respectant les normes de sécurité des ERP (Établissement Recevant du Public). Ce plan tiendra compte des regroupements d exposants par pôles Métiers ou par thèmes. il étudiera les besoins et les emplacements pour la signalétique (intérieure et extérieure) permettant à la fois une bonne identification des différents espaces et une circulation aisée. L ambiance générale devra rappeler le thème «développement durable». L objectif restant d assurer pendant 3 jours une circulation optimum à la fois pour le confort et la sécurité des visiteurs dans chacun des espaces et de valoriser la participation de la CMA Oise, des organisations professionnelles et des exposants commerciaux en générant des flux proportionnés vers chacun des stands. Les éléments de signalétique et le décor des espaces reprendront la charte graphique de l événement, parfois le visuel en les déclinant sur chaque support. Afin d accueillir au mieux les exposants et de faciliter la visite du Festival par le grand public, nous souhaitons deux types de stands différents : pour les organisations professionnelles et les artisans non fédérés désireux de présenter les métiers par le biais de démonstrations pour les stands commerciaux. Chaque «quartier» sera composé de stands de démonstration et de stands commerciaux. Les éléments d agencement doivent présenter toutes les garanties de sécurité. Un entretien et un S.A.V. sont à prévoir durant les 3 jours d exposition ;
Une présentation du projet sera faite par le prestataire à la Commission de sécurité avant agencement. Le prestataire assurera tout le câblage électrique, éléments de sols (moquette ou autres), éclairages, sonorisation, réseau informatique, cloisonnement, et tous autres aménagements selon le projet qu il présentera ; Le prestataire assurera l organisation humaine (gestion du personnel mis à disposition, affectation aux différents postes ) et fera des préconisations sur les nécessités et implantations de la restauration. Vendredi 20 mars, l'inauguration officielle interviendra en fin d'après-midi. Le samedi, un dîner de gala destiné à faire briller et récompenser des artisans ou futurs artisans particulièrement méritants sera organisé. Pour égayer le festival, de micros manifestations pourront se tenir sur ces trois jours (ex : un bœuf à la broche, la fête du pain...). «L évènement» devra être livré «clé en main» à la Chambre de Métiers et de l Artisanat de l'oise ; Il devra être monté et démonté par le prestataire dans le calendrier imposé ; 2 - La communication autour de l'événement : Vous serez chargé de la conception des différents supports. Création d'un concept graphique déclinable : recherche d'une accroche à partir du positionnement défini, création d'un visuel et d'un logo. Communication en amont : Conception des supports. Affiches 40*60 et 120*176 Flyers 10*21 cm comprenant 2 séries dont l un avec coupon «réduction» artisan. Invitations inauguration, diffusion par nos soins. Achats d'espaces publicitaires : propositions et conseils sur les achats d'espaces nécessaires à la promotion de la manifestation. conception des supports. Affichage 4*3 affichage 120*176 affichage réseau quai de gare Arrières de bus encarts presse
radio (écriture du scénario et enregistrement du message de 30 s) Les impressions des supports, leur diffusion ainsi que les réservations d'espaces seront effectuées par nos soins. Les factures relatives à ces postes seront réglées directement par la CMA. Communication sur Salon : conception des supports. Brochures d'accueil 15*21 cm (environ 12 pages) Billets d'entrée avec talons avec 3 options (tarif plein, tarif réduit, gratuit) Sacs Biodégradables ou autre support de communication badges pour les exposants L'impression de ces documents sera effectuée par la CMA 3 Les animations : Des animations musicales, artistiques ou autres viendront rythmer les journées du Festival des Métiers. Nous attendons que vous nous présentiez un panel d'animations possibles parmi lesquelles nous choisirons celles qui nous semblent les plus adaptées ; Tout en sachant que les animations liées à la thématique du développement durable peuvent prendre plusieurs formes. Les propositions d animations devront tenir compte du public visé selon les jours (vendredi collèges, samedi et dimanche familles et artisans) 4 Critères de choix Créativité graphique et originalité pour le visuel et la signalétique (La déclinaison visuelle doit intégrer des éléments de la charte graphique du réseau des CMA) Conception de la présentation des métiers sur le site Adéquation entre la thématique retenue et la présentation des métiers Les candidatures seront également sélectionnées sur la base des références professionnelles présentées. Elles devront donc justifier de références professionnelles sérieuses dans le domaine de l organisation événementielle dans un contexte partenarial notamment, en lien avec l objet de la prestation demandée. En cas d impossibilité ou, pour les entreprises ne pouvant se prévaloir de réalisations similaires, les qualifications techniques du candidat pour exécuter la ou les prestations devront être justifiées. En outre, les candidats devront justifier de la capacité technique requise et des moyens financiers et humains pour la réalisation de la ou des prestations dans le délai imparti. Tarifs des prestations Critères d'attribution Le jugement des offres sera effectué en fonction du prix (50%), de la Créativité (20%) et de la qualité technique de l'offre (20%), de son adéquation avec la demande du secteur des métiers (10%)
notamment appréciée à travers la méthodologie de la préparation de la manifestation et la fiabilité de l'ordonnancement des tâches 5 - Les contraintes à prendre en compte ol organisation de réunions préalables avec l ensemble des partenaires de la manifestation afin d adapter celle ci à leur besoin, et de les fédérer autour du projet. oles possibilités d implantation, notamment de chapiteaux, sur le site de l hippodrome. oles visuels devront faire le lien avec le slogan «l Artisanat, première entreprise de France» et de la Semaine Nationale de l Artisanat. Ils doivent permettre une identification du réseau des CMA et se démarquer des autres réseaux de type CCI ou concurrents. 6- La prestation ne comprend pas La location de l espace Hippodrome La recherche de sponsors la recherche d'exposants, la création du dossier exposant et sa diffusion La location de chapiteaux Le personnel pour orienter sur les parkings, tenir les caisses, accueillir les invités Les réservations d espaces publicitaires L impression de supports de communication Les relations presse Les prestations de restauration et de collation 7 - Contenu de l offre Outre l offre et les visuels, - - Une lettre d engagement à exécuter la prestation si l offre est retenue, accompagnée d une attestation de la capacité du signataire à engager l entreprise - Les justificatifs de la régularité de la situation de l entreprise au regard des règles fiscales, sociales, et de l emploi. - Les références de l entreprise et de l équipe proposée pour la prestation sur des commandes de nature comparable - L organigramme de l entreprise et de l équipe proposée - Les sous-traitances prévues - Un devis estimatif détaillé par poste. Renseignements relatifs aux lots : marché unique Date prévisionnelle de début des prestations : 08 septembre 2008
Procédure de passation : marché à procédure adaptée Date limite de réception des offres : le 25 août 2008 à 12 Heures Renseignements : Béatrice DESESSART, Chargée de Mission à la CMA Oise, tél. : 03.44.10.14.18 ou mail : bdesessart@cma-oise.fr