CAHIER DES CHARGES DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE DE SOLUTIONS EXPERT POUR SYNERSUD : - Outil de caractérisation de l innovation - Outil d évaluation des projets innovants - Outil de suivi des projets innovants Avec le soutien de
PRESENTATION DU PROJET Le réseau Synersud rassemble les structures d'accompagnement à la création d'entreprises innovantes de la région Languedoc Roussillon, pépinières et incubateurs, qui se sont engagées dans une démarche qualité à travers une charte d'accompagnement. Leur mission première est de favoriser le développement du tissu économique et de l emploi dans le cadre d un développement harmonieux et équilibré des territoires. Les projets doivent comporter une dimension innovante, qu il s agisse d innovation technologique, innovation d usage ou innovation sociale. Cette dimension innovante est essentielle pour pouvoir disposer d un avantage concurrentiel durable afin d accéder par la suite au marché sans être contraints par une compétition par les coûts, notamment à l International. L accompagnement des jeunes pousses est une des démarches pour créer et pérenniser l emploi. Sur la région, le taux de survie moyen à trois ans des entreprises est de 61%. Sur la même durée, ce taux passe à 91% lorsque l entreprise fait partie du portefeuille des structures membres de Synersud. Sur cinq ans, le taux de survie d une entreprise du Languedoc-Roussillon est de 48,8 % (génération 2006). Il est de 85% lorsque l entreprise est accompagnée par une des structures membres de l association. Les résultats sont là : Depuis sa création, le Réseau SYNERSUD a contribué, via la naissance de 2 400 jeunes pousses à la création de plus de 9 000 emplois d ingénieurs, développeurs, responsables commerciaux et marketing, techniciens, L Association SYNERSUD, association à but non lucratif, soutenue par la Région, fédère les 21 structures d accompagnement du Réseau réparties sur l ensemble du territoire. Elle assure la professionnalisation des membres et mutualise un certain nombre de moyens et dispositifs. La volonté de SYNERSUD consiste à développer de nouveaux outils pour améliorer la compétitivité des PME innovantes en création ou en accélération de croissance dans les pépinières et incubateurs du Réseau régional d accompagnement à la création d entreprises innovantes SYNERSUD. Les objectifs visés sont de gagner en compétitivité et en compétence, de renforcer l expertise et la performance des accompagnateurs du réseau SYNERSUD en les dotant d outils experts qui faciliteront et optimiseront leur temps de travail mais qui permettront également par l analyse systémique de renforcer encore la pérennité des entreprises innovantes nouvellement créées, faire baisser leur mortalité, développer l emploi. Les besoins spécifiques des projets innovants sont de disposer de structures d accompagnement capables de les accompagner dans la durée pour passer du stade de l idée au concept puis de l invention à l innovation : l objectif sera de mener une bonne idée d activité innovante vers son exploitation industrielle, commerciale et financière de manière pérenne. L accompagnateur pourra ainsi créer un climat de confiance propice à «faire grandir les idées». L élément majeur est représenté par le cycle de création qui est beaucoup plus long dans l entreprise innovante. En général ce cycle comporte une phase d ante-creation qui peut durer jusqu à 2 ans ou plus (par exemple pour les projets de biotechnologies) puis une phase d amorçage et de primo développement comprise entre 2 et 5 ans. Avec l inscription de la très grande majorité des projets de SYNERSUD dans la S3 (Smart Specialisation Strategy) les enjeux d excellence deviennent primordiaux. Cet accompagnement d expert doit donc pouvoir bénéficier d outils de suivi des projets complets et efficaces qui optimise le temps de travail des conseillers et la performance des projets. De même il est indispensable de disposer d outils informatisés qui permettent de caractériser les projets innovants mais également de les évaluer en analyse systémique pour leur donner un maximum de chance de succès et par là même d augmenter leur taux de survie.
Par aiulleurs, depuis quelques années l environnement de l accompagnement des porteurs de projet et des entreprises se transforme profondément et ce phénomène s est récemment accentué. Les nouveaux porteurs de projet, zappeurs, alternatifs, hyper-connectés, qu ils soient issus de la génération Y ou même Z, étudiants entrepreneurs, startupers, serials entrepreneurs plus matures, expriment de nouvelles attentes. Etre accompagné au moment où on le souhaite, plus vite et à son propre rythme, trouver des solutions en amont (faisabilité) mais aussi en aval (clients), être encore mieux accompagnés sur la levée de fonds, font partie de ces nouvelles attentes. De nouvelles offres d accompagnement se diffusent notamment via des structures privées (accélérateurs, incubateurs, ), accélérateurs de projet (starttup weekend, challenges, ), espaces collaboratifs et de coworking, Fab labs, mentorat par des pairs où les accompagnateurs ne sont plus forcément au centre de la relation d accompagnement désormais partagée avec d autres acteurs. L omniprésence du numérique accélère de nouveaux usages (accompagnement à distance, dématérialisation de la relation, ) mais également la nature même des projets qui se «numérisent» de plus en plus. Maîtriser les chaînes de valeur et les business models de ces nouveaux espaces économiques devient essentiel. Enfin les modes d accompagnement traditionnels planifiés de type «causal» (business plans, ) sont challengés par des approches entrepreneuriales basées sur une démarche empirique de type «effectual» (Lean Start Up, Design Thinking, Synopp, ) qu il convient aujourd hui d intégrer dans les modes d accompagnement des membres du réseau SYNERSUD. Résultats attendus de l action : Utilisation des outils par les Membres du réseau SYNERSUD sur l ensemble du territoire régional dans un premier temps (2015) puis par élargissement progressif (horizon 2017), les membres du Réseau Régional d Innovation (LINNK LR) seront les bénéficiaires des outils experts qui seront développés. Bien entendu, les bénéficiaires finaux que sont les porteurs de projet innovants et les entreprises vont grâce à l accompagnement expert de qualité renforcé par ces outils et programmes, augmenter leur taux de succès et diminuer leur risque d échec. SYNERSUD va donc renforcer son professionnalisme et la qualité d accompagnement de ses membres dans l objectif de consolider, voire d améliorer les taux de pérennité à 3 et 5 ans. Par ailleurs, le fait de disposer en Languedoc-Roussillon d outils experts exclusifs constituera un moyen de créer de l emploi en favorisant la réussite des startups mais également de préserver l emploi par l amélioration de la pérennité des entreprises et cela en tous points du territoire régional. Cela constituera également une marque de savoir-faire et d excellence pour la région Languedoc-Roussillon qui jouera sur l attractivité de notre territoire. Moyens prévus, modalités de mise en œuvre de l action Mise en œuvre d outils experts de caractérisation et d évaluation et de conseil pour les projets innovants (Noov LR et Noov Project) SYNERSUD souhaite réaliser un logiciel de caractérisation de l innovation NOOV LR sur la base des travaux développés pour l instant en interne sous Excel qui permette - Pour les accompagnateurs, de mieux caractériser l innovation au sens large, de nature technologique, d usage ou sociale, d en définir les objets et les intensités. Cet outil NOOV LR est déjà diffusé dans l ensemble du réseau régional SYNERSUD et dans le Réseau Régional d Innovation LINNK LR. L outil développé permettra de développer une culture d innovation élargie (aujourd hui promue également par BPI France), de faciliter l évaluation de la valeur compétitive, de renforcer et de faire grandir le projet (innovation protéïforme) et de mieux présenter le projet aux financeurs. - Pour les porteurs de projets et les entreprises, l outil développé permettra de découvrir les champs du possible en matière d innovation élargie, de faire naître des idées, de situer son innovation, de construire et enrichir son projet, de préparer la vente de son innovation (argumentaire commercial) - Pour les financeurs, d appliquer sa politique de fléchage en fonction de la nature de l innovation, de faciliter l analyse du risque, de mieux comprendre la valeur compétitive de l innovation - Pours les collectivités, d orienter ses priorités d action, de mettre en œuvre de nouveaux dispositifs, de faciliter le benchmark statistique, de diffuser une vision large de l innovation sur son territoire afin d encourager les initiatives. SYNERSUD souhaite réaliser un logiciel d évaluation des projets innovants, NOOV PROJECT sur la base des travaux
développés pour l instant en interne qui permette : - Pour les accompagnateurs, de mieux évaluer le projet innovant et ses risques. L outil développé permettra de développer une excellence dans l analyse et le suivi des projets via une approche systémique des risques. Cet outil devrait également permettre de gagner en productivité et en qualité en organisant le suivi du porteur de projet via le repérage des maillons faibles. - Pour les porteurs de projets et les entreprises, l outil développé permettra par la suite de communiquer avec l accompagnant sur chacune des parties de son projet et de partager des co-évaluations. - Pour les financeurs, se voir présenter des projets soumis à une analyse très professionnelle et rigoureuse qui facilite la prise de décision Mise en œuvre d un outil de gestion mutualisé de suivi des projets et des entreprises innovantes SYNERSUD souhaite réaliser un logiciel de suivi des projets qui soit mutualisé à l échelle du réseau régional. Synersud souhaite de préférence que ce logiciel soit interfacé avec l outil NOOV PROJECT en lui rajoutant un module de suivi et ceci afin de ne pas multiplier les outils. Ce module de suivi doit permette - De mieux suivre les projets et entreprises en fonction de chaque phase de création et de développement (Fondations, exploration, exploitation) - Intégrer les fonctions collaboratives et communicantes modernes avec le porteur de projet/ou l entreprise pour faciliter la réactivité (dans une future V2) - Intégrer des éléments de reporting et de fléchage rigoureux des affectations temps/h pour le reporting aux financeurs (Région, Europe, Collectivités, Résultats, ) = durée des entretiens avec le porteur de projet EXPRESSION DES BESOINS Dans le cadre de sa mission d accompagnement à la création d entreprise innovante, Synersud souhaite développer une solution experte de caractérisation de projets innovants (Noov LR) et une seconde solution d évaluation experte de projet innovant (Noov Project Evaluation) qui intègre un outil de gestion mutualisé de suivi des projets innovants (Noov Project Suivi). Composée de 3 outils distincts (Noov LR, Noov Project Evaluation et Noov Project Suivi), cette suite logicielle a vocation à aider la jeune entreprise innovante dans la qualification de son projet et dans l accompagnement au travers du réseau Synersud. Noov LR (Outil de caractérisation de projet innovant) Noov LR se caractérise dans un premier temps comme un site de contenu administrable par un groupe d administrateurs sélectionnés. La page d accueil du site devra présenter les différents types d innovations sous forme d une liste accessible et présentant de manière ergonomique les différents contenus du site. La section de qualification de l innovation devra présenter sous la forme de trois colonnes les différentes innovations. L utilisateur pourra ainsi qualifier son innovation grâce à du contenu pédagogique / ludique et des exemples. Nous avons une attente ergonomique quand à cette outil afin qu il permette de la manière la plus simple de qualifier son innovation sous forme d un «arbre» en n ayant à faire que le minimum d intégrations et cela sans quitter la page en cours. Il est à noter que les contenus et exemples devront être eux aussi administrables sur cette section. Une attention particulière sera portée à l export (fichier informatique) du document réalisé en ligne et à son impression.
Noov Project Evaluation (Outil Expert d évaluation de projets innovants) Cette solution est conçue et imaginée pour accompagner les différents porteurs de projets auprès des organismes membre du réseau Synersud. L ensemble des chargés d affaires et des accompagnateurs devront pouvoir accéder à cette solution avec un système de droits. La solution doit être aussi pensée sous forme d une solution en marque blanche afin de personnaliser l interface avec le logo ou les couleurs de l organisme accompagnateur. Les fonctionnalités attendues sont : - Un système d identification afin de sécuriser l accès à l interface, avec une gestion d utilisateur. - L accompagnateur pour avoir accès à l ensemble de ses dossiers et entreprises qu il suit, il pourra ainsi en créer et en modifier les informations (nom, interlocuteur principal, informations,.). - Une fois la société créée, l utilisateur et l accompagnateur accèderont à un dashboard spécialement conçu pour accompagner les sociétés innovantes. La présentation et les fonctionnalités attendues pour ce tableau de bord sont les suivantes : o L outil sera découpé en cinq grands thèmes comprenant chacun quatre critères, qui appartiendront à trois types différents. o Pour chaque critère sera rendu une évaluation allant de 1 à 5 afin de pouvoir identifier les thèmes nécessitant le plus d attention ou de recherche. o Mettre en place, de la façon la plus visible possible, un bouton permettant d indiquer que la société a effectué un «pivot» sur certains critères. o Il devra être possible de stocker les fichiers et échanges dans le programme. o Lors d un clic sur un critère, il sera affiché un formulaire reprenant différents éléments : référentiel, questions, évaluation (1-5), pondération du critère dans le thème (1-4), Une attention particulière sera portée à l export (fichier informatique) du document réalisé en ligne et à son impression. L utilisation possible de l outil sur des plateformes mobile de type tablette serait un réel plus. Noov Project Suivi (Outil expert de suivi des projets innovants) Cet outil se veut comme une extension de Noov Project Evaluation. Il doit permettre aux accompagnateurs et aux entreprises de pouvoir stocker et archiver l état et les fichiers de l entreprise au cours de son accompagnement. Le but étant de pouvoir visualiser à tout moment les différents indicateurs et les thèmes à des dates données. Cet outil doit pouvoir permettre de mettre en place un historique de chaque entretien et modification qu il y a pu avoir dans l entreprise afin de mieux comprendre et anticiper les problématiques. Une attention particulière sera portée à l export (fichier informatique) du document réalisé en ligne et à son impression. La possibilité de pouvoir interfacer des solutions de suivi plus générales existantes devra être étudiée (AGT, BIC Manager, ) Responsive Design La solution présentée devra impérativement être compatible avec les navigateurs actuels et une attention sera portée à sa comptabilité avec les terminaux mobiles.
FONCTIONNEMENT EN LIGNE (MODE SAAS) 1.1.1 UTILISATION Depuis leurs postes connectés à Internet, les utilisateurs agréés et qualifiés auront tout loisir d exploiter le programme. Ils pourront donc caractériser, créer, modifier, accompagner autant d entreprises innovantes qu ils souhaiteront. 1.1.2 SECURITE Attention, même si la solution est disponible sur Internet, elle doit être une solution Extranet afin de limiter l accès et garantir la confidentialité des données. Un soin particulier sera porté à la problématique du piratage. En effet les données présentes traduisent l ensemble de la stratégie d une entreprise ce qui leur confère un caractère confidentiel fort. Le prestataire devra proposer la solution la plus sécurisée possible en prenant en compte la problématique d accès au serveur. CONTRAINTES RESULTATS ATTENDUS DE LA PRESTATION Le présent document constitue le cahier des charges d une prestation visant à accompagner l Association et le Réseau SYNERSUD dans la réalisation d outils experts d aide à l accompagnement des entreprises innovantes. Ces outils devront être conçus dans une vision «SIMPLEXE», c'est-à-dire une interface utilisateur facile, voire ludique, et une ingénierie «cachée» complète et paramétrable. Ils devront comporter les logos des financeurs de l action, La Région et l Europe ainsi que le logo de SYNERSUD et de la 3S. MOYENS En s appuyant sur les compétences d un prestataire informatique externe, connaissant la problématique des réseaux d accompagnement et des outils experts, SYNERSUD livrera des outils clés en mains au Réseau. Une organisation interne avec la participation de membres du réseau (le groupe de travail) sera mise en œuvre pour suivre les travaux du prestataire et pour participer à la phase de recette. STRUCTURATION DES PRESTATIONS, METHODE ET CALENDRIER DE TRAVAIL Le candidat veillera à indiquer la méthodologie proposée. Celle-ci doit mettre en évidence les différentes actions envisagées avec répartition du rôle et responsabilité des intervenants (prestataires / Association / membres du réseau SYNERSUD ) De même, la démarche proposée devra être structurée sur les bases suivantes LOT 1 : Noov LR LOT 2 : Noov Project Evaluation LOT 3 : Noov Project Suivi Un seul prestataire sera retenu sur les différents modules à réaliser. Le candidat devra nous communiquer le nombre de jours homme développement consacrés à chacun des modules et le prix J/H TTC.
BUDGET ALLOUE AU PROJET LOT 1 : Noov LR LOT 2 : Noov Project Evaluation LOT 3 : Noov Project Suivi 7 000 TTC 10 000 TTC 10 000 TTC Un devis par lot devra être proposé. Ce budget intègre la première année 2016 de «maintenance debugage». Le candidat devra également proposer un devis annuel de maintenance évolutive à compter du 1 er janvier 2017. INDICATEURS DE REALISATION DE L ACTION LIVRABLES PAR LOT. CALENDRIER Le calendrier d intervention proposé par les candidats doit être compris entre le 05 octobre 2015 et le 18 décembre 2015. Le candidat devra présenter une planification de la réalisation du projet (articulation des grandes phases du projet et des principaux jalons) RESPONSABILITES ET PROPRIETE Le candidat devra indiquer les procédures adoptées pour contrôler la qualité du logiciel. Le candidat devra indiquer les responsabilités de la maîtrise d ouvrage et de la maîtrise d œuvre. Le candidat devra indiquer la procédure adaptée par le maître d œuvre (MOE) pour céder à titre définitif les codes et la propriété du développement informatique au maître d ouvrage (MOA) SELECTION DES CANDIDATS DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES La date limite de réception des offres est fixée au 5 octobre 2015. Une réponse sera faite au candidat sélectionné le 6 octobre 2015 CRITERES D APPRECIATION DES OFFRES Les réponses des candidats seront appréciées en tenant compte : Des compétences et références sur des opérations similaires, Du respect des temps indicatifs et du niveau des coûts journaliers de prestation, De la compréhension de la problématique, Du respect des délais. CONTACT Le directeur de SYNERSUD sera l interlocuteur du ou des prestataires retenus pendant la phase de sélection mais également tout au long de la mission. Il s agit de Philippe RAJOSEFA dont les coordonnées sont : Philippe RAJOSEFA, directeur de SYNERSUD, SYNERSUD, 1350 Avenue Albert Einstein, Bat 9 le Phénix, 34000 MONTPELLIER Téléphone : 04 67 17 11 70 Mail : philippe.rajosefa@synersud.com