DOSSIER DE PARTICIPATION à l APPEL d OFFRES HI/2015-03/AO Copieurs multifonctions Date de publication : 20 mars 2015 Date limite de réception des candidatures pour la commission 1: 27 mars 2015 inclus Date limite de réception des offres pour la commission 2 : 09 avril 2015 inclus 1. Identification de l acheteur Nom : Handicap International Contacts : Personne responsable du marché : François ROLLAND Responsable Achats Tel: +33 (0)4 78 69 79 67 Email : frolland@handicap-international.org Personne gestionnaire du parc copieurs : Caroline LEFEBVRE Responsable Services Généraux Tel: +33 (0)4 78 69 79 57 Email : clefebvre@handicap-international.org Assistante : Emeline MICHON Assistante Services généraux Tel: +33 (0)4 78 69 79 38 Email : emichon@handicap-international.org Personne en charge de la mise en réseau : Hervé PONCET Responsable Production Informatique Tel: +33 (0)4 26 68 76 65 Email : hponcet@handicap-international.org Web site: www.handicap-international.org Fondée le 19 juillet 1982 et reconnue d'utilité publique, Handicap International, association sans but lucratif, organisée en respect de la loi française du 1er juillet 1901, est spécialisée dans le domaine du handicap. Son action s inscrit dans les cadres de l aide humanitaire et de la coopération au développement, dans les différentes phases d urgence, de réhabilitation et de développement. 1/6
2. Description du marché Pour réaliser les programmes qui lui sont confiés ou qu elle a décidés d entreprendre, Handicap International recherche un fournisseur privilégié qui pourra lui livrer dans les conditions définies dans un contrat cadre, pour la fourniture de matériels copieurs multifonctions (Copie, Impression, Scan, Fax) et de sa maintenance full service. L offre sera à établir, en termes de typologie et de quantité suivant les données suivantes : Cahier des charges en annexe 2 Plan d implantation en annexe3 Nature des besoins, fréquence d utilisation et quantités annuelles suivant fichier Excel joint en annexe 4. Conditions économiques du contrat cadre : Matériel : le matériel sera soit acheté, soit loué sur une durée de 2, 3 ou 4ans. Ces différentes options seront à chiffrer et devront intégrer : Le coût détaillé du matériel (copieur, module de finition), comprenant : o Sa livraison, son installation et sa mise en route o Les différentes prestations indiquées dans le Cahier des charges en annexe 2. Pour l option location: La reprise du matériel devra être comprise dans l offre au terme de la location. Le montant du loyer sera ferme et non révisable sur la durée initiale du contrat de location La facturation sera trimestrielle terme à échoir. HI fournissant une attestation d assurance, les loyers ne devront pas comporter de majoration d assurance. Un coût de rachat du matériel au terme de la location devra être proposé. L ensemble des matériels devra impérativement être opérationnel le 1 er juillet 2015 H.I. se réserve le droit de déplacer les matériels dans les bâtiments pour adapter les utilisations ou et les consommations. L ensemble des appareils d impression seront garantis conformes aux normes françaises en vigueur et à la marque CE, particulièrement au regard de l'émission de rayonnement électromagnétique. La documentation, commerciale et technique, sera fournie, en français. Contrat de maintenance : L offre sera à établir en full service complet (voir contenu minimum exprimé dans le Cahier des charges en annexe 2), hors fourniture du papier et de l énergie. La rémunération se fera par la facturation d un coût copie. Les coûts copies seront à proposer sur les bases suivantes : 1 cout copie Noir et Blanc (N/B) 1 coût copie Couleur (C) Règles de facturation: un original N/B sera toujours facturé au coût copie N/B Un document multi pages comportant des pages N/B et des pages couleur sera facturé de la façon suivante : o Les pages N/B au coût copie N/B o Les pages couleur au coût copie couleur Vous aurez à nous proposer la durée et les règles de renouvellement de ce contrat de maintenance. Une résiliation anticipée du contrat pourra intervenir à la demande de HI, sans aucune pénalité. 2/6
La facturation sera trimestrielle, au réel de la consommation et détaillée par copieur. Il devra être possible, à la demande de H.I., de pouvoir indiquer par copieur un centre budgétaire et une ligne budgétaire. Elle devra, pour chaque copieur, indiquer les compteurs d impression début/fin de période de facturation. Les coûts copies seront fermes et non révisable pour la durée du contrat. Adresse de livraison du marché : les équipements seront à livrer à : Handicap International 138, avenue des frères Lumière 69008 Lyon Pour 1 équipement : Handicap International 104/106, rue Oberkampf 75011 Paris L ensemble de la facturation devra se faire par l envoi, en 1 exemplaire original, de vos factures à l adresse suivante : Fédération Handicap International Service Comptabilité Fournisseurs 138, avenue des frères Lumière CS 88379 69371 Lyon Cedex 08 Le paiement de vos factures se fera : Par prélèvement pour les loyers en cas de solution de location par virement bancaire, à 30 jours fin de mois pour le contrat de maintenance. 3. Procédure de participation Le dossier d appel d offres est constitué des documents suivants : - le présent dossier de participation - un formulaire de candidature - un projet de contrat cadre avec ses annexes : annexe 1 : Conditions Générales d Achat annexe 2 : Cahier des charges (spécifications) annexe 3 : Plans identifiant les zones d implantation actuelle avec le nombre de personnes utilisatrices annexe 4 : Formulaire de l offre (prix, délais, données texchniques) annexe 5 : Fichier de réponse sur critères exprimés dan sel Cahier des charge en annexe 2 La procédure de participation comprend deux étapes : - étape 1 : présentation des candidatures pour la commission 1 (paragraphe 3.1) - étape 2 : présentation des offres pour la commission 2 (paragraphe 3.2) 3.1 Présentation des candidatures : commission 1 Comment présenter sa candidature? Les entreprises intéressées pour proposer une offre, doivent dans un premier temps présenter leur candidature en retournant par courrier au responsable de marché (coordonnées ci-dessus) avant la date limite de réception des candidatures : - le présent dossier de participation paraphé et signé, comportant le tampon du Fournisseur. - le formulaire de candidature rempli en anglais ou en français, signé et comportant le tampon du Fournisseur. Les candidats sélectionnés seront ensuite invités par écrit, par Handicap International, à soumettre une offre qui sera étudiée en commission 2. 3/6
Comment seront sélectionnés les candidats? Les candidatures seront examinées selon la capacité administrative, financière et éthique du fournisseur. Critères d'exclusion : Les candidats ou soumissionnaires ne devront répondre à aucun des cas suivants : - être en état ou faire l objet d une procédure de faillite, de liquidation, de redressement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d activité, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature prévue dans les législations ou réglementations nationales. - faire l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle. - avoir commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier. - ne pas avoir rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s exécuter. - avoir fait l'objet d un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux intérêts financiers des Communautés. - suite à la procédure de passation d un autre marché ou de la procédure d octroi d une subvention financée par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave d exécution en raison du nonrespect de leurs obligations contractuelles. Les marchés ne sont pas attribués aux candidats ou aux soumissionnaires qui, pendant la procédure de passation de marchés : - se trouvent en situation de conflit d'intérêt - se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l'organisation humanitaire pour leur participation au marché ou n ont pas fourni ces renseignements. En retournant les présentes instructions de participation paraphées et signées, les soumissionnaires affirment qu ils ne sont pas dans une ou plusieurs des situations mentionnées ci-dessus et consentent à faire parvenir à Handicap International, dans les sept (7) jours calendaires suivant la réception de la requête d'handicap International, tout document additionnel que Handicap International jugera nécessaire pour assurer ses vérifications. Critères de sélection: Cette partie concerne les informations contenues dans le formulaire de candidature et les documents à joindre. Chaque soumissionnaire peut également inclure tous les documents qu'il souhaite. Les critères de sélection seront : Niveau d'expérience, viabilité financière, aptitude à s adapter aux contraintes des activités de Handicap International (langue de travail, structure de l entreprise), niveau et volume d activité. 3.2 Présentation des offres : commission 2 Comment présenter une offre? Les entreprises qui satisferont au mieux les critères d'exclusion et de sélection décrits ci-dessus seront ensuite, après délibération de la commission 1, invitées par écrit par Handicap International à soumettre leur offre. Les entreprises concernées sont invitées à transmettre leur meilleure proposition technique et commerciale en respectant impérativement les obligations et le modèle de présentation tels qu ils sont définis ci-après. Toute offre ne respectant pas les exigences ci-dessous sera rejetée. Langue : tous les documents écrits seront rédigés en français. Unité monétaire : tous les prix devront être exprimés en euro, hors taxe. 4/6
Conditions générales d achat : les conditions générales d achat figurent en annexe 1. Elles devront être retournées paraphées et signées avec l offre. Validité de l offre: les offres des soumissionnaires doivent être valables trois (3) mois calendaires à compter de la date limite de réception des offres. Présentation de l offre L offre sera établie en utilisant et remplissant les tableaux de l annexe 4. Demander sa version Excel au responsable du marché : frolland@handicap-international.org Les soumissionnaires devront répondre à l ensemble des articles et il est exigé de stocker en permanence pendant la durée du contrat un nombre d exemplaires de chacun des lots tels que stipulé dans le projet de contrat cadre. Le tableau de l annexe 4 indique des quantités indicatives. Les champs obligatoires à renseigner, pour chaque article, sont : - le prix, exprimé en euro H.T., Franco de port et d emballage, incoterm DDP, rendu à l adresse de livraison indiquée à l article 2 du présent document - la référence article des soumissionnaires/fournisseur Les prix indiqués dans l'offre (annexe 4) correspondent à un prix maximum fixé sur la durée du contrat. Ces prix devront suivre, à la baisse, les prix du marché. A l initiative d une des 2 parties, un nouveau matériel peut être proposé en remplacement de celui proposé lors de la signature du présent contrat. Le prix de ce nouveau matériel ne devra pas excéder le prix signé pour le matériel initial. Ce changement ne pourra se faire qu après soumission formelle par le Fournisseur du nouveau matériel qui, après une période d analyse suffisante pour HI en fonction de la complexité dudit matériel, donnera un accord écrit préalable de Handicap International. Aucun autre coût de quelque nature que ce soit ne peut être ajouté à ces tarifs entendus. Documentation : une documentation technique du fabriquant ainsi qu une photo est nécessaire pour chaque article. Conformité : l offre devra répondre aux exigences minimums du cahier des charges techniques des produits de l annexe 2. Les critères de sélection seront : Adéquation du matériel par rapport au besoin exprimé La performance du matériel proposé Les conditions économiques globales, matériels et maintenance L ergonomie d utilisation Le niveau sonore Le niveau de consommation énergétique, La facilité du paramétrage à réaliser par les équipes H.I. L engagement sur la date de mise en route de l ensemble du matériel 5/6
4. Planning de l appel d offre 4.1 Demande de précision Toute question ou demande d éclaircissement doit être formulée par écrit et adressée au responsable de marché (coordonnées ci-dessus). La réponse sera transmise à l ensemble des candidats. La date limite de réception chez HI de ces demandes est le :27 Mars 2015 inclus 4.2 Présentation des candidatures (commission 1) Votre dossier de candidature devra comporter les documents suivants : le présent dossier de participation paraphé et signé, comportant le tampon du Fournisseur. le formulaire de candidature rempli en français, signé et comportant le tampon du Fournisseur. Ces documents devront obligatoirement être paraphés, signé par le représentant «légal» et comporter le cachet du fournisseur. Votre dossier de candidature devra être adressé par courrier au Responsable de marché (coordonnées ci-dessus) au plus tard le : 27 Mars 2015 inclus 4.3 Remise des offres (commission 2) L enveloppe devra contenir : l'annexe 1 : les conditions générales d achat paraphées et signées, l annexe 2 : le cahier des charges paraphé et signé l annexe 4 : le formulaire de l offre signé la documentation technique et une photo de chaque article de l offre le certificat d origine du matériel. Votre dossier de candidature devra être adressé par courrier au Responsable de marché (coordonnées ci-dessus) au plus tard le : 09 avril 2015 inclus Les soumissionnaires devront remettre leur dossier sous pli fermé seront exclus de la procédure d'attribution du marché si leur offre est reçue après la date limite de réception des offres mentionnées ci-dessus. 5. Comment sera attribué le marché? L attribution du marché sera faite sur la base de l offre présentant le meilleur compromis qualité/prix/délai en fonction des besoins définis dans l appel d offres. Handicap International privilégiera les offres des fournisseurs s engageant sur un tarif fixe pour toute la durée du contrat (matériel + maintenance). Handicap International se réserve la possibilité de renoncer à attribuer le marché objet du présent appel d offres en fonction des circonstances sans avoir à se justifier ni à dédommager en aucune manière les entreprises consultées. Date : Lieu : Nom : Fonction : Signature précédée de la mention «lu et approuvée» et cachet de l entreprise : 6/6