Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations GUIDE D UTILISATION INTRODUCTION Le module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations (ci-après «le module») a été conçu pour remplacer l ancienne gestion des formulaires d inscription annuelle papier, qui était faite par un responsable des comptes en fidéicommis et/ou du paiement des cotisations (ci-après «le responsable»). Le module permet de mettre à jour l information détenue par le Barreau du Québec concernant les comptes en fidéicommis, c est-à-dire : l ouverture de comptes en fidéicommis, le nom des comptes, la fermeture de comptes et l ajout ou le retrait de signataires. L information mise à jour dans le module sera automatiquement répertoriée dans le formulaire d inscription de l avocat signataire d un compte en fidéicommis. Il est de la responsabilité de l avocat de vérifier l information indiquée dans son formulaire d inscription annuelle et de transmettre son formulaire rempli au Barreau du Québec avant le 1 er avril. Les données transmises par l avocat sont ensuite validées par le Barreau du Québec, puis insérées dans la base de données du Barreau du Québec. Une personne de l organisation (directeur financier, responsable du paiement des cotisations, etc.) est désignée en tant que personne «responsable des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations». Toutefois, dans certains cas, deux personnes peuvent être désignées, soit une première en tant que «responsable des comptes en fidéicommis» et une seconde en tant que «responsable du paiement des cotisations». Un processus en trois volets pour l organisation : 1) Mise à jour de l information concernant les comptes en fidéicommis et validation de la liste des avocats de votre organisation par le responsable désigné. 2) Mise à jour et transmission du formulaire d inscription annuelle par les avocats de votre organisation. 3) Suivi de l obligation de remplir et de transmettre le formulaire d inscription annuelle par l avocat et le paiement des cotisations des avocats de votre organisation par le responsable désigné. Une illustration plus détaillée du processus est disponible en annexe. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 1 de 32
TABLE DES MATIÈRES QUESTIONS TECHNIQUES 3 LES COMPTES EN FIDÉICOMMIS 5 1. Compte général en fidéicommis (F2) 5 2. Comptes particuliers en fidéicommis (F3) 11 2.1 PLACEMENTS particuliers en fidéicommis (F3) 12 2.2 COMPTES BANCAIRES particuliers en fidéicommis (F3) 18 3. Questions concernant les comptes en fidéicommis 24 LES COTISATIONS 26 1. Gestion des cotisations 26 2. Questions concernant les cotisations 31 Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 2 de 32
QUESTIONS TECHNIQUES Si un problème survient avec mon ordinateur, vais-je perdre toutes les données entrées dans le module? Vais-je devoir recommencer? Si un incident technique a lieu, vous perdrez les données non sauvegardées. Il est important de sauvegarder chaque modification apportée avant de passer à l étape suivante. Pourquoi l'application se ferme-t-elle toute seule après un certain laps de temps? Pour des raisons de sécurité, la session se ferme par elle-même si, après 10 minutes, vous n'avez fait aucune action alors que votre session est ouverte. Rassurez-vous, vous n'aurez pas perdu les données entrées si elles ont été sauvegardées. Il est important de sauvegarder chaque modification apportée avant de passer à l étape suivante. Si je rencontre des problèmes techniques, comment puis-je obtenir de l'aide? Pour toute assistance, utilisez la ligne téléphonique dédiée 514 954-3455 ou 1 800 361-8495, poste 3455, ou le courriel infomembre@barreau.qc.ca. L'assistance est disponible de 8 h 15 à 17 h 15, du lundi au vendredi. Veuillez noter que, pour des raisons de maintenance du système, il n'est pas possible d'utiliser le module entre minuit et 6 h, heure normale de l'est. À quoi sert le bouton «Retour»? Le bouton «Retour», tout comme le bouton «Annuler», permet de retourner à la page précédente. Il ne permet pas de sauvegarder vos données. À quoi sert le bouton «Annuler»? Le bouton «Annuler», tout comme le bouton «Retour», permet de retourner à la page précédente. Il ne permet pas de sauvegarder vos données. À quoi servent les boutons «Sauvegarder» ou «OK»? Ils vous permettent de sauvegarder vos données si vous avez fait des modifications ou si vous avez rempli des champs vierges. S'il y a lieu, vous devez sauvegarder les modifications apportées à chaque page avant de pouvoir passer à la page suivante. Veuillez noter qu en cliquant sur les boutons «Sauvegarder» ou «OK», vous sauvegardez vos données mais vous demeurez sur la même page. Vous devrez par la suite cliquer sur le bouton «Retour» ou «Annuler» pour retourner à la page précédente. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 3 de 32
À quoi sert le bouton «Ajouter»? Le bouton «Ajouter», permet d ajouter une nouvelle page pour permettre la saisie de données. Par exemple, le bouton «Ajouter» sert à ajouter un signataire d un compte. À quoi sert le bouton «Supprimer»? Le bouton «Supprimer», permet d enlever l information sur une page. Par exemple, le bouton «Supprimer» sert à enlever un signataire d un compte que le responsable a ajouté par erreur. Veuillez noter que la suppression est uniquement possible pour des données ajoutées par le responsable et qu aucune suppression de données déjà inscrites dans le module n est permise. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer l information : «Il n'est pas permis de supprimer des données que vous n'avez pas créées vous-même.» Après avoir sauvegardé, pourquoi est-ce que je demeure à la page que je viens de sauvegarder? En cliquant sur les boutons «Sauvegarder» ou «OK», vous sauvegardez vos données, mais vous demeurez sur la même page. Vous devrez par la suite cliquer sur le bouton «Retour» ou «Annuler» pour accéder à la page précédente. Comment puis-je mettre à jour la liste des avocats de mon organisation? Dès le 1 er février, le responsable des comptes en fidéicommis et/ou des cotisations doit vérifier la liste des avocats de son organisation. Le responsable doit alors informer les avocats qui ne se retrouvent pas dans la liste de son organisme afin que ces derniers transmettent leur changement d adresse à la responsable du Tableau de l Ordre par courriel à tableau@barreau.qc.ca. Il est important d indiquer à l avocat qu il doit mentionner qu il fait partie d une organisation utilisant le module. La mise à jour apparaîtra dans le module dans un délai de 48 à 72 heures. Après ce délai, si le changement d adresse n apparaît pas dans le module, le responsable doit communiquer avec l équipe de l inscription annuelle par téléphone au (514) 954-3400 poste 3455 ou par courriel à l adresse infomembre@barreau.qc.ca. Si un membre apparaît dans la liste de votre cabinet et qu il ne fait plus partie de votre cabinet, vous pourrez simplement ne pas le sélectionner lors du paiement des cotisations. Dès que le membre en question aura fait son changement d adresse au Tableau de l Ordre, il disparaîtra de votre liste. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 4 de 32
LES COMPTES EN FIDÉICOMMIS Vous êtes tenu de déclarer si un avocat de votre organisation a ou non des comptes en fidéicommis à la date de transmission du formulaire d inscription annuelle et vous devez mettre à jour la liste des comptes en fidéicommis. ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez ajouté un compte général ou un compte particulier en fidéicommis à la liste des comptes préinscrits dans le présent module, vous n êtes pas dispensé de vos obligations prévues aux articles 51 et 64 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats selon lesquelles vous devez transmettre au Barreau du Québec, à l institution financière dépositaire et à votre client le cas échéant, sans délai après l ouverture d un compte en fidéicommis, un exemplaire dûment rempli et signé des formulaires prescrits par le Comité exécutif, le formulaire F2 Ouverture d un compte général en fidéicommis ou le formulaire F3 Ouverture d un compte particulier en fidéicommis. ATTENTION! Vous ne pouvez pas déclarer, sous cette section, des comptes ou des placements dont la date est antérieure au 8 juillet 2010. Si vous êtes dans cette situation, veuillez communiquer avec l'équipe de l'inscription annuelle au 514 954-3455 ou par courriel à infomembre@barreau.qc.ca pour obtenir plus d information. 1. Compte général en fidéicommis (F2) Un compte général en fidéicommis est destiné au dépôt de sommes d argent reçues en fidéicommis par l avocat et dont les revenus sont versés au Fonds d études juridiques du Barreau du Québec en vertu d une entente conclue entre le Barreau du Québec et l institution financière. Depuis le 8 juillet 2010, le formulaire F2 (anciennement B2) doit être rempli lors de l ouverture d un compte général en fidéicommis. (art. 50 et 51 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats). Pour plus d information concernant un compte général en fidéicommis, vous pouvez consulter l Info-lettre destinée aux institutions financières ayant conclu une entente avec le barreau du Québec publiée sur le site Web du Barreau du Québec à l adresse suivante : http://www.barreau.qc.ca/pdf/avis/20100708-infolettre-inst-financieres.pdf Vous pouvez également vous référer au Guide de l utilisateur du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats qui est disponible à l adresse suivante : http://www.barreau.qc.ca/pdf/lois/reglement-comptabilite-guide.pdf Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 5 de 32
1. Pour les comptes généraux en fidéicommis (F2), le responsable peut faire les modifications suivantes : 1.1 Modifier le nom du compte général en fidéicommis (F2) Dans l'écran principal qui donne la liste des comptes et placements, le responsable doit cliquer sur «Modifier le nom du compte» (action 1). Il doit ensuite modifier le nom du compte dans le nouvel écran qui se présente, puis cliquer sur «Ok». 1.2 Gérer les signataires des comptes généraux en fidéicommis (F2) Dans l'écran principal qui donne la liste des comptes et placements, le responsable doit cliquer sur «Gérer les signataires» (action 2). Un nouvel écran apparaît, avec la liste de tous les signataires associés au compte. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 6 de 32
1.2.1 Supprimer un signataire Pour la suppression d un signataire, le responsable doit ajouter une «date de retrait». Il s agit de la date à laquelle l avocat a cessé d être signataire du compte. Toutefois, si le responsable a ajouté un signataire par erreur, il sera possible de le supprimer en cliquant sur le bouton «Supprimer le signataire». Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les signataires déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les signataires ajoutés par le responsable». ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez indiqué une date de retrait d un membre comme signataire d un compte en fidéicommis, vous devez nous transmettre une preuve bancaire. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 7 de 32
1.2.2 Ajouter un signataire Pour ajouter un signataire, le responsable doit cliquer sur le bouton «Ajouter un signataire», puis sélectionner le nom de l avocat signataire et indiquer la «date d adhésion». La date d adhésion est la date à laquelle l avocat est devenu légalement autorisé à signer pour un compte F2. Le responsable ne pourra pas ajouter un signataire qui a déjà transmis son formulaire d inscription annuelle au Barreau du Québec. Le nom de ce signataire n apparaîtra pas dans la liste des signataires disponibles. Le responsable devra alors communiquer avec la responsable des comptes en fidéicommis par écrit à l adresse suivante : greffe.fideicommis@barreau.qc.ca ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez ajouté un ou plusieurs signataire(s) à un compte en fidéicommis déjà existant, vous êtes tenus de remplir le formulaire F2 Ouverture d un compte général en fidéicommis, avec la signature de chacun des signataires ajoutés afin de pouvoir le relier au compte général ajouté. Il n est pas obligatoire de refaire signer les avocats qui sont déjà signataires du compte en question. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 8 de 32
1.3 Ajouter un compte général en fidéicommis (F2) ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez ajouté un compte général en fidéicommis à la liste des comptes préinscrits dans le présent module, vous n êtes pas dispensé de votre obligation prévue à l article 51 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats selon laquelle vous devez transmettre au Barreau du Québec et à l institution financière dépositaire, sans délai après l ouverture d un compte général en fidéicommis, un exemplaire dûment rempli et signé du formulaire prescrit par le Comité exécutif, le formulaire F2 Ouverture d un compte général en fidéicommis. Dans l'écran principal qui donne la liste des comptes et placements, le responsable doit cliquer sur «Ajouter un compte». Il doit ensuite remplir l ensemble des champs obligatoires dans le nouvel écran qui se présente à lui, puis cliquer sur «Ajouter». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 9 de 32
1.4 Supprimer ou fermer un compte général en fidéicommis (F2) Dans l'écran principal qui donne la liste des comptes et placements, le responsable doit cliquer sur «Gérer les signataires» (action 2). Pour la fermeture d un compte, le responsable doit ajouter, dans le nouvel écran qui se présente à lui, une «date de retrait» pour tous les signataires. Il s agit de la date à laquelle le compte a été fermé auprès de l institution financière. Toutefois, si le responsable, au cours de ses modifications, a ajouté un compte par erreur, il sera possible de le supprimer en cliquant sur le bouton «Supprimer le signataire» (action 2) pour chaque signataire du compte, dans l écran qui donne la liste des signataires. Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les comptes déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les comptes ajoutés par le responsable». ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez indiqué une date de fermeture d un compte en fidéicommis, vous devez nous faire parvenir une preuve bancaire de la fermeture du compte. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 10 de 32
2. Comptes particuliers en fidéicommis (F3) Un compte particulier en fidéicommis est destiné au dépôt de sommes d argent reçues en fidéicommis par l avocat dans un dossier, de la part d un client et/ou d un déposant qui demandent que les revenus provenant du dépôt leur soient remis. Depuis le 8 juillet 2010, le formulaire F3 (anciennement B3) doit être rempli lors de l ouverture d un compte particulier en fidéicommis (art. 63 et 64 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats). Un compte particulier en fidéicommis peut se présenter sous deux formes : 2.1. un placement acquis par l avocat auprès d une institution financière ou d un courtier en valeurs mobilières, à la demande de son client, au bénéfice de ce dernier et/ou d un autre déposant (art. 68 du règlement); 2.2. un compte bancaire ouvert dans une succursale québécoise d une institution financière dont les dépôts sont couverts par l assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d assurance-dépôts du Canada ou garantis en application de la Loi sur l assurance-dépôts (art. 63 du règlement); Vous devez indiquer le nom du ou des client(s)/déposant(s) ainsi que le numéro de dossier qui leur a été assigné par votre cabinet. Toute somme d argent additionnelle déposée dans un compte bancaire particulier en fidéicommis par un même client/déposant, dans un même dossier et dans ce même compte bancaire, ne nécessite pas l ajout d un nouveau compte bancaire particulier ni la production d un nouveau formulaire F3. De même, après l acquisition d un placement en fidéicommis à titre particulier, lors du renouvellement ou du remplacement du placement et lors du dépôt de toute somme d argent additionnelle en fidéicommis pour l achat d un placement par le même client/déposant, dans le même dossier et à la même institution financière, vous n avez pas à ajouter un nouveau placement particulier ni à produire un nouveau formulaire F3. Pour plus d information concernant un compte particulier en fidéicommis, vous pouvez consulter l Infolettre destinée aux institutions financières ayant conclu une entente avec le barreau du Québec publiée sur le site Web du Barreau du Québec à l adresse suivante : http://www.barreau.qc.ca/pdf/avis/20100708-infolettre-inst-financieres.pdf Vous pouvez également vous référer au Guide de l utilisateur du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats qui est disponible à l adresse suivante : http://www.barreau.qc.ca/pdf/lois/reglement-comptabilite-guide.pdf Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 11 de 32
2.1 PLACEMENTS particuliers en fidéicommis (F3) Pour l ensemble des actions à poser sur un placement particulier en fidéicommis, le responsable doit d abord cliquer sur «Gérer les placements» (action 3). Un nouvel écran apparaît. C est la liste des placements (F3) reliés à un compte F2. Toutes les actions sur les placements débutent dans cette fenêtre. 2.1.1 Modifier la «Date d acquisition» du placement particulier en fidéicommis (F3) Le responsable doit cliquer sur «Modifier» (action 1 associée au placement F3). Dans le nouvel écran qui s ouvre, il doit modifier la date d acquisition, puis cliquer sur le bouton «Modifier». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 12 de 32
2.1.2 Modifier l information relative à l émetteur Il est possible modifier l information relative à l émetteur (Nom, adresse, date d acquisition initiale) en cliquant sur le bouton «Modifier» (action 1) dans l écran qui donne la liste des placements. 2.1.3 Ajouter un placement particulier en fidéicommis (F3) ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez ajouté un placement particulier en fidéicommis à la liste des comptes préinscrits dans le présent module, vous n êtes pas dispensé de votre obligation prévue à l article 64 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats selon laquelle vous devez transmettre au Barreau du Québec, à l institution financière dépositaire et à votre client, sans délai après l ouverture d un compte particulier en fidéicommis, un exemplaire dûment rempli et signé du formulaire prescrit par le Comité exécutif, le formulaire F3 Ouverture d un compte particulier en fidéicommis. Dans l'écran qui donne la liste des placements, le responsable doit cliquer sur «Ajouter un placement». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 13 de 32
Il doit ensuite remplir l ensemble des champs obligatoires dans le nouvel écran qui se présente à lui, puis cliquer sur «Ajouter». 2.1.4 Supprimer ou fermer un placement particulier en fidéicommis (F3) Pour la suppression ou la fermeture d un placement qui était déjà inscrit dans le module de gestion, le responsable doit d abord cliquer sur «Modifier» (action 1). Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 14 de 32
Dans le nouvel écran qui s affiche, le responsable doit ajouter une «date de fermeture». Il s agit de la date à laquelle le placement est devenu échu ou à été racheté. Il doit ensuite cliquer sur «Modifier». L infomation sera alors envoyée au Barreau, qui procédera ensuite à la supression ou à la fermeture du placement. Toutefois, si le responsable, au cours de ses modifications, a ajouté un placement par erreur, il sera possible de le supprimer en cliquant sur le bouton «Supprimer» (action 2) dans l écran qui donne la liste des placements. Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les placements déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les placements ajoutés par le responsable». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 15 de 32
2.1.5 Supprimer l information relative aux clients/déposants ajoutés par le responsable Si le responsable a ajouté un client/déposant par erreur, il sera possible de le supprimer. Il doit d abord, dans l écran qui énumère des placement F3, cliquer sur «Gestion des clients/déposants» (action 3). Puis, dans la liste des clients/déposants, cliquer sur le bouton «Supprimer» (action 2) à côté du nom qu il veut supprimer. Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les clients/déposants déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les clients/déposants ajoutés par le responsable». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 16 de 32
2.1.6 Supprimer une information erronée préinscrite dans le module relativement à un client/déposant Pour supprimer une information erronée préinscrite dans le module relativement à un client/déposant, le responsable doit d abord, dans l écran qui liste des comptes F3, cliquer sur «Gestion des clients/déposants» (action 3). Puis, dans la liste des clients/déposants, cliquer sur le bouton «Modifier» (action 1) à côté du nom erroné. Finalement, dans l écran qui s ouvre, indiquer une date de suppression («SVP, supprimer en date du»). Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 17 de 32
2.2 COMPTES BANCAIRES particuliers en fidéicommis (F3) Pour l ensemble des actions à poser sur un compte bancaire particulier en fidéicommis, le responsable doit d abord cliquer sur «Gérer les comptes» (action 4). Un nouvel écran apparaît. C est la liste des comptes (F3) reliés à un compte F2. Toutes les actions sur les comptes débutent dans cette fenêtre. 2.2.1 Modifier la «Date d ouverture» du compte bancaire particulier en fidéicommis (F3) Le responsable doit cliquer sur «Modifier» (action 1 associée au placement F3). Dans le nouvel écran qui s ouvre, il doit modifier la date d ouverture, puis cliquer sur le bouton «Modifier». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 18 de 32
2.2.2 Modifier l information relative aux clients/déposants Il est possible modifier l information relative aux clients/déposants (Nom, adresse, date d acquisition initiale). D abord, le responsable doit cliquer sur le bouton «Gestion des clients/déposants» (action 3) dans l écran qui donne la liste des comptes. Le responsable doit ensuite cliquer sur le bouton «Modifier» (action 1), sur la ligne du client/déposant à modifier. Puis remplir les champs pertinents dans le nouvel écran qui s ouvre, et enfin, cliquer sur le bouton «Modifier». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 19 de 32
2.2.3 Ajouter un compte bancaire particulier en fidéicommis (F3) ATTENTION! Veuillez prendre note que si vous avez ajouté un compte particulier en fidéicommis à la liste des comptes préinscrits dans le présent module, vous n êtes pas dispensé de votre obligation prévue à l article 64 du Règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats selon laquelle vous devez transmettre au Barreau du Québec, à l institution financière dépositaire et à votre client, sans délai après l ouverture d un compte particulier en fidéicommis, un exemplaire dûment rempli et signé du formulaire prescrit par le Comité exécutif, le formulaire F3 Ouverture d un compte particulier en fidéicommis. Dans l'écran qui donne la liste des comptes, le responsable doit cliquer sur «Ajouter un compte». Il doit ensuite remplir l ensemble des champs obligatoires dans le nouvel écran qui se présente à lui, puis cliquer sur «Ajouter». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 20 de 32
2.2.4 Supprimer ou fermer les comptes bancaires particuliers en fidéicommis (F3) Pour la suppression ou la fermeture d un compte qui était déjà inscrit dans le module de gestion, le responsable doit d abord cliquer sur «Modifier» (action 1). Dans le nouvel écran qui s affiche, le responsable doit ajouter une «date de fermeture». Il s agit de la date à laquelle le compte a été fermé auprès de l institution financière. Il doit ensuite cliquer sur «Modifier». L infomation sera alors envoyée au Barreau, qui procédera ensuite à la supression ou à la fermeture du compte. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 21 de 32
Toutefois, si le responsable, au cours de ses modifications, a ajouté un compte par erreur, il sera possible de le supprimer en cliquant sur le bouton «Supprimer» (action 2) dans l écran qui donne la liste des comptes. Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les comptes déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les comptes ajoutés par le responsable». 2.2.5 Supprimer l information relative aux clients/déposants ajoutés par le responsable Si le responsable a ajouté un client/déposant par erreur, il sera possible de le supprimer. Il doit d abord, dans l écran qui liste des comptes F3, cliquer sur «Gestion des clients/déposants» (action 3). Puis, dans la liste des clients/déposants, cliquer sur le bouton «Supprimer» (action 2) à côté du nom qu il veut supprimer. Veuillez noter qu aucune suppression n est permise pour les clients/déposants déjà inscrits dans le module. Le message suivant apparaît pour indiquer que vous ne pouvez pas supprimer : «Il est uniquement possible de supprimer les clients/déposants ajoutés par le responsable». Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 22 de 32
2.2.6 Supprimer une information erronée préinscrite dans le module relativement à un client/déposant Pour supprimer une information erronée préinscrite dans le module relativement à un client/déposant, le responsable doit d abord, dans l écran qui liste des comptes F3, cliquer sur «Gestion des clients/déposants» (action 3). Puis, dans la liste des clients/déposants, cliquer sur le bouton «Modifier» (action 1) à côté du nom erroné. Finalement, dans l écran qui s ouvre, indiquer une date de suppression («SVP, supprimer en date du»). Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 23 de 32
3. Questions concernant les comptes en fidéicommis Jusqu à quelle date le responsable peut-il mettre à jour les renseignements relatifs aux comptes en fidéicommis? Le responsable doit remplir le tout avant le 16 février 2015 afin de s'assurer que l information sera transférée dans les sections concernant les comptes en fidéicommis du formulaire d inscription annuelle de chacun des avocats signataires. Sinon, si un signataire remplit son formulaire d inscription annuelle avant que le responsable n ait terminé la mise à jour de l information concernant les comptes en fidéicommis, le responsable ne pourra mettre à jour l information concernant ce signataire et elle ne sera pas transférée dans le formulaire de cet avocat. Qui sont les signataires des comptes en fidéicommis? Les signataires d un compte en fidéicommis sont ceux identifiés auprès de l institution financière dépositaire du compte en fidéicommis. Ces signataires doivent obligatoirement s identifier comme tel sur leur formulaire d inscription annuelle, c est leur responsabilité professionnelle de le faire. L information ne peut apparaître seulement sous le nom de l associé du cabinet ou encore de l avocat responsable du dossier. Comment ajouter un signataire de compte en fidéicommis si l avocat a envoyé son formulaire d inscription annuelle au Barreau du Québec avant la mise à jour par le responsable? Le responsable ne pourra pas ajouter comme signataire un avocat qui a déjà transmis son formulaire d inscription annuelle au Barreau du Québec. Le nom de ce signataire n apparaitra pas dans la liste des signataires préinscrits dans le module. Le responsable devra alors communiquer avec Madame Lucie Corriveau par écrit à l adresse suivante : greffe.fideicommis@barreau.qc.ca À quoi correspond la date d ouverture d un placement particulier en fidéicommis (F3)? La date d ouverture correspond à la date de la première transaction concernant le placement acquis pour un même client/déposant, dans un même dossier et à la même institution financière. Comment fermer un compte bancaire particulier en fidéicommis (F3)? Vous devez indiquer la date de fermeture dans la case «Date de retrait du signataire» pour chaque signataire du compte en question et fournir une preuve bancaire. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 24 de 32
Si un placement particulier en fidéicommis (F3) a été acquis entre le 1 er avril d'une année et le 1 er février de l'année suivante et qu'il dévient échu durant cette période, le responsable doit-il l'inscrire dans le module? Non. Toutefois, lors de l acquisition initiale d un placement particulier en fidéicommis pour un client/déposant en cours d année, l avocat doit transmettre sans délai au Barreau du Québec un formulaire d ouverture de compte particulier en fidéicommis F3. Comment corriger le nom du client/déposant? Pour corriger le nom d'un client/déposant, il faut supprimer le nom du client/déposant en question et le recréer en apportant les modifications requises. S il s agit d une donnée qui a été inscrite par le Barreau, le responsable devra ajouter une date sous le champs «SVP, supprimer en date du». Le responsable a entré plusieurs dates de retrait de signataires ou corrigé des dates d ouverture de compte et la sauvegarde ne s est pas faite. Pourquoi? Le responsable doit sauvegarder l information mise à jour à chaque fois qu il modifie une page de signataire. Si le responsable fait la mise à jour du module, est-ce que les avocats signataires peuvent modifier les renseignements concernant les comptes en fidéicommis sur leur formulaire d inscription annuelle? Oui. Le responsable doit s assurer que les avocats : a) soient informés que les sections concernant les comptes en fidéicommis sont mises à jour par un responsable et b) qu ils ne modifient pas l information relative à ces sections. Toutefois, l avocat doit vérifier si l information inscrite à son dossier est exacte. Il est de la responsabilité de l avocat de s assurer que toute information divulguée au Barreau du Québec concernant son dossier de membre est exacte. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 25 de 32
LES COTISATIONS 1. Gestion des cotisations 1.1 Consulter la liste des avocats de son organisation Dans cette section, le responsable peut consulter la liste des avocats de son organisation. Chaque page contient dix (10) noms. Si une modification est apportée dans une page (c est-à-dire que des cases sont cochées ou décochées), il doit s assurer de sauvegarder à chaque page avant de passer à la suivante. Que faire si la liste des avocats de mon organisation n est pas à jour? Dès le 1 er février, le responsable des comptes en fidéicommis et/ou des cotisations doit vérifier la liste des avocats de son organisation. Le responsable doit alors informer les avocats qui ne se retrouvent pas dans la liste de son organisme afin que ces derniers transmettent leur changement d adresse à la responsable du Tableau de l Ordre par courriel à tableau@barreau.qc.ca. Il est important d indiquer à l avocat qu il doit mentionner qu il fait partie d une organisation utilisant le module. La mise à jour apparaîtra dans le module dans un délai de 48 à 72 heures. Après ce délai, si le changement d adresse n apparaît pas dans le module, le responsable doit communiquer avec l équipe de l inscription annuelle par téléphone au (514) 954-3455 ou par courriel à l adresse infomembre@barreau.qc.ca. Si un membre apparaît dans la liste de votre cabinet et qu il ne fait plus partie de votre cabinet, vous pourrez simplement ne pas le sélectionner lors du paiement des cotisations. Dès que le membre en question aura fait son changement d adresse au Tableau de l Ordre, il disparaîtra de votre liste. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 26 de 32
1.2 Imprimer la liste des avocats de son organisation Dans cette section, le responsable peut consulter la liste des avocats de son organisation. Chaque page contient au maximum dix (10) noms. Des boutons vous permettent de passer d une page à l autre. Si une modification est apportée dans une page (c est-à-dire que des cases sont cochées ou décochées), le responsable doit s assurer de sauvegarder chaque page avant de passer à la suivante. 1.3 Imprimer les avis de cotisations Le responsable peut également imprimer l avis de cotisations de chacun des avocats de son organisation en cliquant sur «Imprimer l avis». Il n y a pas, pour le moment, de fonction qui permettrait d imprimer l ensemble des avis de cotisations d un seul clic. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 27 de 32
1.4 Imprimer la liste des avocats Le responsable peut imprimer la liste des avocats. Cette liste comporte le détail de tous les avis de cotisations des avocats de son organisation. 1.5 Vérifier le statut du formulaire d inscription annuelle des avocats Avant de payer les cotisations, le responsable doit s assurer que l avocat a rempli et transmis son formulaire d inscription annuelle. Il peut suivre en temps réel, avec la colonne «Statut du formulaire», le statut du formulaire de tous les membres de l organisation. Si l avocat n a pas transmis son inscription annuelle, la colonne «Statut du formulaire» indique «En cours de saisie Web». Le responsable ne peut pas payer la cotisation d un membre qui n a pas transmis son formulaire d inscription annuelle. Ainsi, si l avocat a rempli et transmis son inscription annuelle, la colonne «Statut du formulaire» indique «Réponse reçues via Web». Le responsable peut alors procéder au paiement des cotisations pour cet avocat (voir les sections suivantes). Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 28 de 32
1.6 Payer les cotisations Pour payer les cotisations des membres, le responsable doit faire cliquer les cases correspondant aux choix pertinents pour l avocat qui a rempli et transmis son formulaire d inscription annuelle. Il est important de sauvegarder à chaque page. Pour ajouter un montant de 25 $ en guise de cotisation volontaire pour la Fondation du Barreau, le responsable doit cocher la case de la colonne «Volontaire». Pour ajouter le montant de l assurance responsabilité professionnelle, le responsable doit cocher «Assurance». Si le responsable désire payer seulement le premier versement de la cotisation (et payer le second versement ultérieurement), il doit cocher la case «Premier versement». Autrement, il doit cocher «Paiement complet». Pour que les modifications aux montants s affichent dans la colonne «Montant», le responsable doit cliquer sur «Sauvegarder» Par ailleurs, les choix peuvent être faits pour tous les avocats en même temps, en utilisant les options disponibles dans la boîte «Action sur tous les membres». Le montant total à payer pour l organisation est calculé automatiquement après sauvegarde : Le paiement doit être effectué par chèque ou mandat libellé à l'ordre du Barreau du Québec. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 29 de 32
1.7 Transférer les avocats avec cotisations acquittés À cette étape, le responsable a : identifié les avocats qui ont rempli et transmis leur formulaire d inscription annuelle au Barreau ; apporté les changements nécessaires dans les cases à cocher adjacentes à ces avocats et sauvegardé chaque page afin de voir le montant total à payer au Barreau ; préparé un chèque au montant total, à l ordre du Barreau du Québec. Le responsable peut ensuite cliquer sur «Transférer les avocats avec cotisations acquittés». À ce moment-ci, il est important de ne pas cocher les cases (Volontaire, Assurances, Premier versement ou Paiement complet) pour les avocats qui sont toujours en cours de saisie Web, car si le responsable désire payer les cotisations en plusieurs envois et qu il essaie de «transférer au Barreau les avocats avec cotisations acquittés», le message d erreur suivant s affiche en rouge : «Impossible de transmettre les données de Me X car il n a pas encore rempli son formulaire d inscription annuelle». Si ce message d erreur d apparait, il faut décocher toutes les cases des avocats qui sont encore en cours de saisie Web. N oubliez pas de sauvegarder. Une fois que le responsable a cliqué sur le bouton de transfert, les avocats sélectionnés se retirent de la liste des membres pour se retrouver dans une nouvelle liste de transfert, qui pourra être consultée, par date, en cliquant sur le bouton «Consulter les anciens transfert». IMPORTANT : Le responsable doit imprimer la liste des avocats transférés et joindre cette liste à son chèque lors de son envoi au Barreau. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 30 de 32
2. Questions concernant les cotisations Les cotisations couvrent quelle période de l'année? Les cotisations couvrent la période qui s'échelonne du 1 er avril au 31 mars, soit la même période que celle de l'exercice financier du Barreau du Québec. Les cotisations sont-elles indexées? Les cotisations annuelles sont indexées annuellement. Le taux est fixé par l'assemblée générale annuelle des avocats en fonction de l'indexation du coût de la vie de l'année antérieure à ladite assemblée. Cette année, l'indexation est de 0,8 %. Qu'arrive-t-il si je ne paie pas à temps les cotisations et les primes, s'il y a lieu? Il est de la responsabilité de l avocat de s assurer de respecter les conditions de son inscription au Tableau de l'ordre, soit l inscription annuelle, le paiement de ses cotisations et/ou de sa prime d'assurance responsabilité, même si le paiement de ses cotisations est effectué par son employeur. Un frais d administration pour non respect des obligations dans les délais prescrits de 150 $ (taxes en sus) sera exigé. Ceci pourrait également entraîner la radiation de l avocat au Tableau de l'ordre. Des frais de radiation de 250 $ (taxes en sus) liés à la radiation pour non respect des obligations seront facturés. Le paiement complet de ces frais, des cotisations et/ou de la prime est exigible pour permettre l inscription au Tableau de l'ordre. La date d oblitération de l envoi postal fera foi de la date à laquelle vous aurez fait parvenir le paiement. Paiements en souffrance En vertu de l article 46 du Code des professions, le Barreau du Québec peut refuser d inscrire au Tableau de l Ordre un avocat qui doit des sommes d argent au Barreau (mémoires de frais, discipline, arbitrage, cours de formation continue, frais d expertise médicale, etc.). Détails des avis de cotisations Les avis de cotisations présentés dans le Module de gestion des cotisations et des comptes en fidéicommis sont à jour pratiquement en temps réel. À l'ordre de qui dois-je faire le chèque? Tant pour le paiement des cotisations que pour le paiement de la prime d'assurance responsabilité, s'il y a lieu, le chèque ou le mandat doit être fait à l'ordre du Barreau du Québec. Merci de transmettre la liste des noms et des numéros de membre des avocats concernés avec le chèque. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 31 de 32
Comment ajouter le nom d un avocat dans la liste des cotisations à payer par l organisation? Dès le 1 er février, le responsable des comptes en fidéicommis et/ou des cotisations doit vérifier la liste des avocats de son organisation. Le responsable doit alors informer les avocats qui ne se retrouvent pas dans la liste de son organisme afin que ces derniers transmettent leur changement d adresse à la responsable du Tableau de l Ordre en utilisant le lien suivant http://www.barreau.qc.ca/avocats/tableau-ordre/modifications/index.html ou par courriel au tableau@barreau.qc.ca La mise à jour apparaîtra dans le module dans un délai de 48 à 72 heures. Après ce délai, si le changement d adresse n apparaît pas dans le module, le responsable doit communiquer avec l équipe de l inscription annuelle par téléphone au (514) 954-3455 ou par courriel à l adresse infomembre@barreau.qc.ca Si un avocat paie lui-même ses cotisations, est-ce qu'il va disparaître de la liste du responsable dans la gestion des cotisations? Non. Malheureusement, le responsable ne sera pas en mesure de voir que l avocat a déjà payé ses cotisations. Toutefois, si le cabinet paie alors que l avocat a également payé ses cotisations, le Service des finances pourra rembourser le payeur du deuxième chèque. Module de gestion centralisée des comptes en fidéicommis et du paiement des cotisations Page 32 de 32