SOFE SCCCUS Pas à pas Inventaire et affichages des charges de cours Service des ressources humaines et financières Automne 2008 mis à jour le 27 janvier 2009
TABLE DES MATIÈRES 1. But... 3 2. Définitions...3 3. Préalables à l inventaire et aux affichages... 3 Préalables système clientèle (SIIG)... 3 URC Unité responsable des charges de cours... 5 4. Préalables SOFE-SCCCUS... 9 Paramètres par unité administrative RH... 9 Calendrier des périodes d affichage... 13 5. Production de l inventaire ou de l affichage... 16 Fonction «tri»... 18 Paramètres par unité administrative RH / période d affichage... 19 Effectuer une ou des recherches... 20 Annexe 1 - Boutons de navigation... 22 Annexe 2 - Imputation... 24 Annexe 3 - Exportation des données dans Excel... 26 Annexe 4 - Impression du rapport «inventaire de cours»... 28 Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 2 sur 29
Inventaire et affichages des charges de cours 1. BUT La convention collective entre l Université de Sherbrooke et le Syndicat des chargées et chargés de cours de l Université de Sherbrooke prévoit qu à chaque année académique il faut publier, sur le site Internet du Service des ressources humaines, l inventaire et les affichages des cours offerts aux chargées et chargés de cours. Ce document traite donc de l inventaire et des affichages des cours faisant partie du projet de planification annuelle des départements ainsi que de certains préalables. 2. DÉFINITIONS Inventaire : entre le 25 mai et le 5 juin de chaque année, ensemble des cours que les départements entendent offrir pour l année académique, en précisant ceux «habituellement attribués à une professeure ou un professeur» et ceux «qui risquent d être annulés» en raison d un trop petit nombre d inscriptions. Affichages : deux affichages se font pour les cours qui n ont pas déjà été attribués en fonction de l inventaire. Ces affichages ont lieu entre le 2 et le 9 novembre et entre le 2 et le 9 mars. Année académique: l année académique comprend les trimestres d automne, d hiver et d été. Ex.: année 2009 (2008-2009) : automne 2008-3, hiver 2009-1, été 2009-2. Activité pédagogique : le sigle du cours et sa description générique peu importe à quel moment elle se donne. Cours et groupe-cours : l activité pédagogique à laquelle est rattaché un groupe à un trimestre donné. Un guide expliquant chacune des icônes et facilitant la navigation dans SOFE est disponible à l adresse suivante, sous la rubrique Charge de cours: (voir aussi annexe 1) http://www.usherbrooke.ca/finances/sys_fin/en_ligne_sofe/etape_sofe.html 3. PRÉALABLES À L INVENTAIRE ET AUX AFFICHAGES Préalables système clientèle (SIIG) Afin d être en mesure de produire l inventaire et les affichages, les activités pédagogiques doivent être créées par la personne responsable au Bureau de la registraire, et ce, à partir de l écran «activités pédagogiques» du système clientèle (SIIG). Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 3 sur 29
Ensuite, les activités-groupes offertes aux étudiants sont créées par les personnes responsables au sein de chaque faculté ou département, et ce, à partir de l écran «activités-groupes offertes» du système clientèle (SIIG). Menus de navigation des activités dans le système clientèle (SIIG) S.I.I.G. - CLIENTÈLE MENU PRINCIPAL 05/12/14 CLX000S1 OPÉRATIONS POSSIBLES: 1. Admission 2. Inscription 3. Notation 4. Diplômes et Index archives 5. Programmes et activités pédagogiques 6. Établissement des frais 7. Consultation du dossier étudiant 8. Soumission de travaux en différé X. Quitter le menu principal Z. S.I.I.G. OPÉRATION DÉSIRÉE: 5 <F1> Aide <F2> Quitter S.I.I.G. - CLIENTÈLE PROGRAMMES ET ACTIVITÉS PÉDAGOGIQUES 04/11/28 CLM000S1 OPÉRATIONS POSSIBLES: 1. Programmes (PRL) 2. Programmes-cheminements (CHL) et blocs sessions 3. Blocs d'exigences (BEL) 4. Dictionnaire des activités pédagogiques (APL) 5. Offre des activités pédagogiques (OAP) 6. Offre des activités-groupes (OGL) et horaire 8. Assignation de la tâche professorale (ATP) 9. Gestion des charges de cours OPÉRATION DÉSIRÉE: S.I.I.G. - CLIENTÈLE ACTIVITÉS PÉDAGOGIQUES CONSULTATION 05/02/11 CLM140S1 Activité UAA (Unité resp. activité) Niveau Statut Point de départ => IFT702 1 ACTIF Choix d'ope: Niveau Op Sigle Titre de l'activité Cr UAA T-déb T-fin IFT614 Contrôle et vérification des systèmes info 3 2 1708 19853 IFT615 Intelligence artificielle 3 2 1708 19853 IFT619 Fiabilité et sûreté des systèmes 3 2 1708 19972 IFT628 Systèmes d'exploitation II 3 2 1708 19813 IFT631 Calculabilité et décidabilité 3 2 1708 19873 SUITE... Opérations (Op): Rens. généraux: 1. Consulter 2. Modifier 3. Détruire Exigences et équivalences: 4. Consulter 5. Modifier Blocs d'exigences: 6. Consulter <F1> Aide <F2> Fermer <F8> Défiler Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 4 sur 29
S.I.I.G. - CLIENTÈLE ACTIVITÉS-GROUPES OFFERTS CONSULTATION 05/12/14 CLM170S1 Trim-activité-ngr UAG (Unité resp. groupe) UAA URC LHC Point de départ => 20053 IFT730 118 Choix d'ope: Nb. étudiants Code Op Trim. Activité n.-gr. insc. maxi. Moyenne UAG UAA URC LHC descr. 20053 IFT615 1 01 26 70 1708 1708 1708 20053 IFT628 1 01 29 70 1708 1708 1708 20053 IFT658 1 01 12 70 1708 1708 1708 20061 ADM111 1 51 13 50 1708 1206 1206 20061 CRM229 1 10 16 25 1708 1111 1111 20061 GEI301 1 51 21 50 1708 1808 1808 20061 GRH221 1 51 21 50 1708 1206 1206 SUITE... Opérations (Op): Enseignants, horaire, liste de distribution... 1. Consulter 2. Ajouter/Modifier act-gro. 3. Modifier URC ETU. Étudiants OAL. Activités offertes APL. Liste act-péd. UAC. Unités adm. <F1> Aide <F2> Fermer <F8> Défiler Ces étapes sont essentielles afin de pouvoir procéder à l inventaire et aux affichages dans SOFE et ne sollicitent pas nécessairement l intervention des mêmes personnes. Il importe donc de savoir que la modification d une activité pédagogique, l ajout d une activité-groupe, la destruction d une activité-groupe par les personnes responsables peuvent avoir un impact sur l inventaire ou sur les affichages dans SOFE. Les informations et les données du système clientèle (SIIG) seront importées quotidiennement dans SOFE par passerelle, afin d assurer une concordance des diverses informations (ex. les activités pédagogiques, les groupes, les ajouts et/ou annulations, etc.). Il vous sera d ailleurs possible de recevoir un avis à cet effet. URC Unité responsable des charges de cours Dans le système clientèle (SIIG), chaque activité pédagogique est «classée» dans l unité administrative responsable des charges de cours (URC) d une façon automatique et cette information est reflétée au niveau de l écran «activités-groupes offertes». Cependant, il reste toujours des cas d exceptions qui causent des difficultés et qui vont demander une opération de précision de la part de l usagère ou l usager au sein de «l unité administrative responsable de l activité (UAA)». Il s agit alors de modifier, s il y a lieu, l unité administrative responsable des charges de cours (URC) qui a été établie par défaut. Ainsi, lors de l ajout d un groupe-cours dans l écran «Groupe-cours et horaire» du système clientèle, voici les informations qui sont considérées par défaut au niveau de l unité administrative responsable des charges de cours (URC) : 1. Pour les usagères ou les usagers de la Faculté d administration, de la Faculté des sciences, de la Faculté de génie, de la Faculté des lettres et sciences humaines, de la Faculté d éducation physique et sportive, de la Faculté de théologie, d éthique et de philosophie et de la Faculté de médecine et des sciences de la santé, l URC correspond à l unité administrative qui est responsable de l activité pédagogique (UAA). Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 5 sur 29
L exemple qui suit a pour but de vous aider à comprendre la répartition pour ces facultés. Par la suite, il s agit d évaluer si des modifications à l URC sont nécessaires. Exemple 1 : Ajout d un groupe-cours (Administration) S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/11/01 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création ADM111 1 51 20061 1708 SCI Mathématiques Principes d'administration Activité offerte du 2006/01/05 au 2006/04/30 Maximum étud.: 50 Nombre d'étudiants inscrits : 0 S-unité UAG : 1708 SCI Informatique Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe MA 0830 1120 O _ Remarque à l'horaire sur Internet : Nat1: 01 10 11 <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits Résultat 1 : S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/10/11 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création ADM111 1 51 20061 1708 SCI Informatique Principes d'administration Activité offerte du 2006/01/05 au 2006/04/30 Maximum étud.: 50 Nombre d'étudiants inscrits : 0 S-unité UAG : 1708 SCI Informatique URC : 1206 ADM Management Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe MA 0830 1120 O _ Remarque à l'horaire sur Internet : Nat1: 01 10 11 51 MISE À JOUR EFFECTUÉE <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits Comme vous pouvez le constater, l URC correspond à l unité administrative responsable de l activité (UAA). L écran des activités-groupes offert présenté précédemment (point 3.1.1) précise l ensemble des unités à considérer pour le cours ADM111, groupe 51 au trimestre 20061. Vous pouvez donc connaître les différentes unités auxquelles est rattaché chacun des cours et comprendre alors pourquoi des activités n apparaissent pas dans vos écrans d inventaires ou autres. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 6 sur 29
2. Pour les usagères ou les usagers de la Faculté de droit et de la Faculté d éducation, l URC correspond à l unité administrative qui est responsable du groupe (UAG). L exemple qui suit a pour but de vous aider à comprendre la répartition pour ces deux facultés. Par la suite, il s agit d évaluer si des modifications à l URC sont nécessaires. Exemple 2 : Ajout d un groupe-cours (Éducation) S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/11/01 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création AIP223 1 05 20061 2423 SCI Informatique Projet d'intervention auprès de jeunes él Activité offerte du 2006/01/05 au 2006/04/30 Maximum étud.: 40 Nombre d'étudiants inscrits : 0 S-unité UAG : 2423 ÉDU E.P.P. Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe Remarque à l'horaire sur Internet : Nat1: 01 02 03 04 <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits Résultat 2 : S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/11/01 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création AIP223 1 05 20061 2423 SCI Informatique Projet d'intervention auprès de jeunes él Activité offerte du 2006/01/05 au 2006/04/30 Maximum étud.: 40 Nombre d'étudiants inscrits : 0 S-unité UAG : 2423 ÉDU E.P.P. URC : 2423 ÉDU E.P.P. Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe Remarque à l'horaire sur Internet : Nat1: 01 02 03 04 05 MISE À JOUR EFFECTUÉE <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 7 sur 29
Dans ce cas, l URC correspond à l unité administrative responsable de l activité-groupe (UAG). En consultant à partir de l écran des activités-groupes l activité AIP223, groupe 05 au trimestre 20061, vous pouvez connaître les différentes unités auxquelles est rattaché chacun des cours et comprendre alors pourquoi des activités n apparaissent pas dans vos écrans d affichages ou autres. Lorsque dans les étapes précédentes on constate que l URC doit être différente de celle qui a été établie par défaut, il s agit de cas qui doivent être modifiés par l usagère ou l usager en fonction de ses besoins. L exemple qui suit a pour but de vous aider à effectuer une telle modification. Exemple 3 : Modification de l URC d un groupe-cours S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/11/01 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création COP618 1 02 20061 1221 ADM IRECUS Essai Activité offerte du 2005/08/30 au 2005/12/23 Maximum étud.: 0 Nombre d'étudiants inscrits : 6 S-unité UAG : 1221 ADM IRECUS URC : 1200 ADMINISTRATION Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe Remarque à l'horaire sur Internet : Nat1: 01 <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits Vous avez obtenu ce premier écran et l URC 1200 lors de la création du groupe-cours, après avoir appuyé sur la clé de validation. L usager modifie l URC pour 1221 et appuie sur la clé de validation. Résultat 3 : S.I.I.G. - CLIENTÈLE GROUPE-COURS ET HORAIRE MISE À JOUR 05/11/01 CLM173S1 Activité Nature Groupe Trimestre S-unité UAG par défaut à la création COP618 1 01 20061 1221 ADM IRECUS Essai Activité offerte du 2005/08/30 au 2005/12/23 Maximum étud.: 0 Nombre d'étudiants inscrits : 6 S-unité UAG : 1221 ADM IRECUS URC : 1221 ADM IRECUS Hors campus : Code descriptif : Horaire : Jour HHMM-HHMM Local Fixe Jour HHMM-HHMM Local Fixe Remarque à l'horaire sur Internet : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 8 sur 29
Nat1: 01 02 MISE À JOUR EFFECTUÉE <F8> Identifier les ENSEIGNANTS et compléter la LISTE DE DISTRIBUTION <F1> Aide <F2> Fermer <F4> Enregistrer <F6> Annuler <F9> Détruire Choix d'ope: OAU. Offre activités ETU. Étudiants inscrits 4. PRÉALABLES SOFE-SCCCUS A ce niveau, nous vous rappelons que les données de base proviennent de l application du système clientèle (SIIG) et servent de point de départ au processus de gestion de la charge de cours dans SOFE. Pour débuter, certains paramètres demandent à être configurés au niveau des écrans accessibles par le sous-répertoire Base et configuration du répertoire Charge de cours. Paramètres par unité administrative RH Cet écran permet de saisir les paramètres spécifiques aux unités administratives, qui seront utilisés par défaut et assureront le fonctionnement de l ensemble de l application de la gestion de la charge de cours. Certaines informations dans cet écran sont définies en mode centralisé (Service des ressources humaines et financières), alors que d autres sont établies par les usagères et les usagers. Ouvrez le classeur «Base et configuration» en double cliquant sur son nom ou en cliquant sur le «+» à sa gauche. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 9 sur 29
L écran suivant apparaîtra : Si aucun paramètre n a encore été défini pour une unité administrative, cliquez sur le bouton «NOUVEAU» dans le coin gauche de l écran. L écran suivant apparaîtra : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 10 sur 29
À l aide de la liste de valeurs, sélectionnez l unité administrative désirée et sauvegardez. Si les paramètres ont déjà été définis, recherchez l unité administrative désirée et cliquez sur le bouton pour faire apparaître les paramètres spécifiques. Toutes les informations relatives aux paramètres par unité administrative sont présentées ici. Si vous avez plusieurs unités administratives, elles y seront également toutes présentées. L écran suivant apparaîtra : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 11 sur 29
«Bouton imputation» : permet d indiquer l imputation à utiliser par défaut lors de la création des demandes de rémunération des chargées et chargés de cours à partir de la confirmation des paramètres d embauche et qui s effectuera à une étape ultérieure. Dans le cas où aucune imputation n est spécifiée pour une activité pédagogique dans l écran «imputation» de l activité pédagogique ou du cours offert, l imputation inscrite dans ce panneau-ci apparaîtra par défaut (voir Annexe 2 pour plus de détails). Voici l explication de chacun des champs à compléter selon vos besoins : Préparation de l affichage (valeurs par défaut) Habit. donnée par un prof. et risque d annulation Afficher (les activités pédagogiques) Avis cours inséré ou détruit Ces champs sont modifiables en mode centralisé (SRH). Lorsque ces cases sont cochées ou une de ces cases est cochée, cela signifie que toutes les activités pédagogiques présentées dans l écran de «préparation de l affichage» seront par défaut cochées «risque d annulation» en raison d un trop petit nombre d inscription et/ou «habituellement donné par un professeur» (ex. AIPSA). Cette case est cochée par défaut. Ainsi, lors du transfert dans SOFE d une nouvelle activité pédagogique créée à partir du système clientèle SIIG, celle-ci sera mise à l affichage automatiquement lorsque cette case sera cochée. Lorsque cette case n est pas cochée, le cours sera inséré automatiquement, mais sera exclu de l affichage. Dans ce cas, nous vous suggérons d utiliser l avis, afin d être informé des ajouts ou retraits et plus facilement suivre vos affichages. Cette case n est pas cochée par défaut. Lorsque vous cochez cette case, vous recevrez un avis dans votre courriel pour chaque nouvelle activité pédagogique créée ou détruite à partir du système clientèle (SIIG). Nous vous conseillons d utiliser cet avis à partir du moment où vous avez complété votre inventaire ou votre affichage afin de vous assurer qu aucune activité pédagogique ne s y insère sans que vous ne l ayez traitée. De plus, vous pouvez décocher la case (afficher) tel qu expliqué précédemment. Affichage Personne en référence dans l affichage Niveau de responsabilité différent (situation exceptionnelle) Par défaut les coordonnées de la directrice ou du directeur du département seront inscrites ici, et ce, selon la convention collective. Ce sont toutes les coordonnées en référence dans l écran qui apparaîtront au bas du rapport d affichage. Il n y a aucune valeur à saisir dans ce champ, SAUF s il est nécessaire qu une autre personne que celle prévue par défaut soit mentionnée en référence dans l affichage (exemple : congé de maternité ou congé de maladie). Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 12 sur 29
Employé différent (optionnel) Courriel différent (optionnel) Attribution Unité de regroupement et type d attribution Note confirm. (optionnel) Il n y a aucune valeur à saisir dans ce champ, SAUF si l on désire que les candidatures soient transmises à une autre personne que la directrice ou le directeur du département lors d un affichage. Dans ce cas, il s agit d inscrire le matricule de la personne pour que son courriel et son numéro de poste apparaissent automatiquement. Au bas du rapport d inventaire ou d affichage, seuls le courriel et le numéro de poste apparaîtront en plus du nom et prénom de la personne en référence dans l affichage. Vous pouvez indiquer un courriel qui serait par exemple général au département. Au bas du rapport d inventaire ou d affichage, ce nouveau courriel, le numéro de poste de la personne indiqué précédemment ainsi que le nom et le prénom de la personne en référence dans l affichage apparaîtront. Valeurs par défaut modifiables en mode centralisé Trois possibilités : 85 (SCCCUS), 65 (Chargés de cours non syndiqués pour la faculté de médecine), 60 (AIPSA) Note générale qui s inscrira dans le haut des formulaires de confirmation de l attribution à l attention du personnel chargé de cours pour votre unité administrative (exemple : Veuillez référer à notre site Internet à l adresse ). Calendrier des périodes d affichage Cet écran permet de consulter l information en lien avec les différentes périodes d affichage pour la gestion de la charge de cours. Ouvrez le classeur «Base et configuration» en double cliquant sur son nom ou en cliquant sur le «+» à sa gauche. Double-cliquez sur l item «Période d affichage». Pour faire apparaître les périodes d affichage, cliquez sur l icône pour exécuter la recherche OU faire Ctrl-F11. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 13 sur 29
L écran ci-dessous apparaîtra : Ensuite, pour faire apparaître la période d affichage désirée, positionnez le curseur sur la période d affichage et double-cliquez pour l ouvrir OU cliquez sur le bouton. Par exemple, l écran suivant apparaîtra si vous avez sélectionné la période «INV 2009» : Pour chacune des périodes d affichage, le champ «texte d information» ainsi que l onglet «trimestres à afficher» indiquent les trimestres inclus pour la période concernée. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 14 sur 29
Définition de chacune des sections : Préparation de l affichage Exclus de l attribution Affichage Attribution Ancienneté indique le moment à partir duquel vous pourrez débuter la préparation de votre affichage ainsi que la date limite après laquelle aucune saisie ne sera permise dans le cadre de cette période d affichage. modifiable en centralisé et pour les deux (2) affichages seulement. si la case est cochée, cela signifie que les cours attribués seront exclus lors du prochain affichage. indique la période prévue à la convention collective pour l affichage concerné indique le moment à partir duquel vous pourrez débuter votre attribution en lien avec l affichage concerné ainsi que le moment prévu pour la publication de la liste des candidatures retenues sur le site Internet du SRH. De plus, la date limite de refus permet de déterminer à partir de quel moment il faut considérer que la chargée ou le chargé de cours a une journée ouvrable pour refuser l offre une fois que la confirmation de l attribution lui a été transmise indique la liste d ancienneté à considérer en lien avec l affichage concerné L onglet «unité administrative» permet de consulter les valeurs qui ont été modifiées dans l écran préparation de l affichage durant la période sélectionnée, et ce, pour chaque unité administrative. Les deux cases «tous» sont modifiables en mode centralisé (SRH). «Avis ins./dest.» : Case à cocher modifiable dans l écran Préparation d affichage. Si cette case est cochée, vous recevrez un avis dans votre courriel pour chaque nouvelle activité pédagogique créée ou détruite à partir du système clientèle (SIIG). Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 15 sur 29
«Afficher nouv.» : Case à cocher modifiable dans l écran Préparation d affichage. Ainsi, lors du transfert dans SOFE d une nouvelle activité pédagogique créée à partir du système clientèle SIIG, celle-ci sera mise à l affichage automatiquement si cette case est cochée. Si la case n est pas cochée, le cours sera inséré automatiquement, mais sera exclu de l affichage. Dans ce cas, nous vous suggérons d utiliser l avis, afin d être informé des ajouts ou des retraits et de mieux suivre vos affichages. Il est à noter que les usagères et les usagers ne peuvent modifier les valeurs à partir de l onglet «Unité admin.». Ils peuvent le faire à partir de l écran «préparation de l affichage» ou dans l écran «paramètres par unité administrative RH». 5. PRODUCTION DE L INVENTAIRE OU DE L AFFICHAGE Une fois les «préalables système clientèle (SIIG)» et les «préalables SOFE» établis, il est possible de débuter la préparation de votre inventaire des cours en procédant de la façon suivante : Double-cliquez sur l item «préparation de l affichage». L écran suivant apparaîtra : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 16 sur 29
Champ «Période» : positionnez le curseur dans le champ et cliquez sur pour obtenir une liste de valeurs. Choisissez la période d inventaire désirée et double-cliquez OU inscrivez directement dans le champ le code correspondant à la période d inventaire désirée (ex. INV 2008) et appuyer sur «Enter». Champ «Unité adm. RH» : positionnez le curseur dans le champ et cliquez sur pour obtenir une liste de valeurs. Choisissez l unité administrative désirée et double-cliquez OU inscrivez directement dans le champ le numéro de l unité administrative et appuyez sur «Enter». Les dates établies en centralisé (SRHF) pour permettre de préparer l inventaire sont indiquées à droite des champs «Période» et «Unité adm. RH». Pour faire apparaître les activités pédagogiques, cliquez sur pour exécuter la recherche OU faites Ctrl-F11. L écran suivant apparaîtra : L écran présente toutes les activités pédagogiques offertes actuellement pour les trimestres inclus dans l inventaire ou l affichage concerné. Une passerelle du SIIG assure une mise à jour quotidienne des activités pédagogiques offertes. Voici l explication de chacun des champs (notez que seuls les champs en blanc dans l écran sont à compléter) : Trimestre Activité pédagogique Code de trimestre Sigle et description de l activité pédagogique Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 17 sur 29
Groupe Bouton loupe Habituellement donné par un professeur Risque d annulation Exclure Affiché précédemment (aff. préc.) Cocher tous Nombre d heures Commentaire à l affichage Attribué Numéro du groupe-cours Permet d accéder à l ensemble des informations en lien avec cette activité pédagogique. Case à cocher permettant à l usagère ou l usager d indiquer que cette activité pédagogique est habituellement attribuée à un professeur. Case à cocher permettant à l usagère ou l usager d indiquer que cette activité pédagogique risque d être annulée en raison d un trop petit nombre d inscriptions. Case à cocher permettant d exclure cette activité pédagogique de l inventaire ou de l affichage (lorsque la convention collective le permet). Cependant, il ne faut pas exclure une activité pédagogique offerte à un professeur, lors de l inventaire. Case qui sera cochée automatiquement si le cours offert a déjà été affiché dans une période d affichage précédente (possible pour les deux (2) affichages seulement et non pour l inventaire) À partir d une recherche, il est possible de cocher un ensemble d activités pédagogiques en même temps pour les options «habituellement donnée à un professeur», «risque d annulation» ou «exclure». Nombre d heures correspondant à l activité pédagogique et qui peut être modifié en fonction des besoins. Endroit prévu pour inscrire un commentaire qui apparaîtra dans la colonne «titre activité» sur le rapport Inventaire ou affichage des cours. Pour visualiser tout le commentaire à l écran, cliquer sur le bouton. Case qui sera cochée automatiquement si cette activité pédagogique a été attribuée à 100% à un professeur ou à un chargé de cours lors d un affichage précédent. La loupe nous mène à l écran «attribution cours offert» et affiche les attributions en lien avec cette activité pédagogique. Si celle-ci a été indiquée comme attribuée à un professeur, la boîte de dialogue présentant les informations relatives à ce «type» d attribution sera affichée. Fonction «tri» Une fonction de tri est accessible afin de permettre à l utilisateur de trier par activité pédagogique, par trimestre et par groupe. Cliquez sur l icône et l écran ci-dessous apparaîtra : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 18 sur 29
Positionnez le curseur dans le champ de ce nouvel écran et cliquez sur les pour obtenir une liste de valeurs. Choisissez le mode de tri désiré (ex. activité pédagogique), puis appuyez sur le bouton «Sélectionner». Rafraîchissez l écran en appuyant sur le bouton. Note : si vous désirez conserver ce tri, cocher la case «Conserver le tri». Pour revenir au tri par défaut, cliquez sur «Réinitialiser» et rafraîchissez l écran. Paramètres par unité administrative RH / période d affichage Cliquez sur l icône à droite de l unité administrative RH pour faire apparaître certains des paramètres généraux en lien avec les affichages pour votre unité administrative. L écran suivant apparaîtra : Selon vos besoins, il est possible de modifier dans cet écran les valeurs par défaut établies à la section «paramètres par unité administrative RH» : «Afficher nouv.» : Case qui est cochée par défaut. Ainsi, lors du transfert dans SOFE d une nouvelle activité pédagogique créée à partir du système clientèle SIIG, celle-ci sera mise à l affichage automatiquement si cette case est cochée. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 19 sur 29
Si la case n est pas cochée, le cours sera inséré automatiquement, mais sera exclu de l affichage. Dans ce cas, nous vous suggérons d utiliser l avis, afin d être informé des ajouts ou retraits et plus facilement suivre vos affichages. «Avis ins./dest.» : Si cette case est cochée, vous recevrez un avis dans votre courriel pour chaque nouvelle activité pédagogique créée ou détruite à partir du système clientèle (SIIG). Les modifications qui seront apportées dans cet écran auront un impact uniquement sur la période d affichage sélectionnée. Note : à la fin de la préparation de votre inventaire ou votre affichage, il est suggéré de cocher «avis insertion/destruction» afin de recevoir un avis dans votre courriel pour tout cours ajouté ou détruit. Cliquez sur l icône de ce nouvel écran pour avoir davantage d information sur l ensemble des paramètres spécifiques de votre unité administrative. L explication de cet écran est précisée à la section «paramètres par unité administrative RH» du présent document. Effectuer une ou des recherches Il est possible d effectuer différentes recherches pour l ensemble des champs de cet écran de la façon suivante : Cliquez sur l icône pour vider l écran ou faire F11. Recherche à partir du champ «Activité pédagogique» : Positionnez le curseur dans le champ «Activité pédagogique» et inscrivez le code de l activité pédagogique pour lequel la recherche s effectue (ex. : ADM111) OU une partie du code en fonction de la recherche désirée (ex. : ADM%). Cliquez sur l icône pour lancer la recherche ou Ctrl F11. Cliquez sur l icône pour vider l écran. Une fois l écran vide, il est possible de ramener à l écran le critère de recherche utilisé précédemment dans le champ «Activité pédagogique» en appuyant de nouveau sur l icône. Cliquez sur l icône pour lancer la recherche. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 20 sur 29
Recherche à partir du champ «Nbre heures» : Positionnez le curseur dans le champ «Nbre heures» et inscrire le code selon la recherche désirée (ex. : >45, <45, etc.) Cliquez sur l icône pour lancer la recherche. Recherche à partir du champ «Commentaire à l affichage» : Positionnez le curseur dans le champ «Commentaire à l affichage» et inscrivez le code «%» pour obtenir tous les cours pour lesquels on retrouve des commentaires à l affichage OU inscrivez le code «#is nul» pour obtenir tous les cours pour lesquels on ne retrouve aucun commentaire à l affichage. Cliquez sur l icône pour lancer la recherche. Recherche à partir du champ «Hab. prf.» Pour obtenir l ensemble des cours que vous avez indiqués comme étant habituellement offerts à un professeur: Cliquez sur l icône pour vider l écran. Positionnez le curseur dans la case de la première ligne du champ «Hab. prf.» et cochez la case. Cliquez sur l icône pour lancer la recherche. Recherche des cases «non cochées» Si vous désirez obtenir la liste des activités pédagogiques «non cochées» comme étant «habituellement donnée par un professeur» (les autres cases fonctionnent de la même façon et vous pouvez également faire la recherche pour deux cases en même temps). Cliquez sur l icône pour vider l écran. Positionnez le curseur dans la case de la première ligne du champ «Hab. prf.» : cochez la case et ensuite décochez-la. Cliquez sur l icône pour lancer la recherche. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 21 sur 29
ANNEXE 1 - BOUTONS DE NAVIGATION Permets de retourner au menu principal sans fermer la ou les fenêtres actives Ferme la fenêtre active dans laquelle on navigue (raccourci = F4) Affiche une liste de valeurs disponibles, s il y a lieu, pour un champ donné (raccourci = CTRL + L) Permet d indiquer des critères de recherche (raccourci = F11) Permet de lancer (ou exécuter) la recherche d après les critères indiqués (raccourci = CTRL = F11) Permet d annuler la recherche en cours Permet d accéder à l enregistrement précédent Permet d accéder à l enregistrement suivant Permet de créer un nouvel enregistrement ou F6 (raccourci = CTRL + BAS) Permet de détruire un enregistrement (raccourci = CTRL + HAUT) Permet d effacer le contenu d un enregistrement Permet de sélectionner un type de tri Permet d exporter les enregistrements de la fenêtre active dans Excel Affiche de l aide par rapport à la fenêtre active Permet d annexer nos documents personnels ou liens Internet pour documenter nos façons de travailler. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 22 sur 29
Touches de raccourci principales Enregistrer Fermer la fenêtre en cours Imprimer la fenêtre en cours Demander des critères de recherche CTRL + S F4 CTRL + P F11 Répéter les critères de la recherche précédente F11 + F11 (appuyer deux fois sur F11) Exécuter une recherche Faire afficher une liste de valeurs (LOV) Insérer un enregistrement Supprimer un enregistrement Effacer le contenu d un champ Dupliquer le champ de la ligne précédente CTRL + F11 CTRL + L CTRL + BAS CTRL + HAUT F5 MAJ + F5 Dupliquer tous les champs de la ligne précédente MAJ + F6 Afficher l aide CTRL + H Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 23 sur 29
ANNEXE 2 - IMPUTATION Trois possibilités s offrent à vous concernant l imputation : 1-1 er niveau : paramètres par unité administrative RH : L imputation indiquée dans cet écran sera celle utilisée pour tous les groupes-cours sauf si modifié par le 2 e ou 3 e niveau (voir plus bas). 2-2e niveau : activité pédagogique : Il est possible de préciser l imputation pour une activité pédagogique en particulier. A ce moment, ce sera celle précisée ici qui s appliquera et non celle précisée dans l écran «paramètres par unité administrative RH». Ouvrez le classeur «Base et configuration» en double cliquant sur son nom ou en cliquant sur le «+» à sa gauche. Double-cliquez sur l item «Activité pédagogique». Cliquez sur l icône pour exécuter la recherche OU faire Ctrl-F11. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 24 sur 29
Double-cliquez sur l activité pédagogique de votre choix pour l ouvrir OU cliquez sur le bouton. L écran suivant apparaîtra : Cliquez sur le bouton pour y préciser l imputation applicable. 3-3e niveau : cours ou groupe-cours : Si l imputation spécifiée aux deux (2) premiers niveaux n est pas celle que vous désirez, il est alors possible de préciser une imputation pour le «cours ou groupe-cours offert». Suivez la même procédure que celle pour «activité pédagogique» mais en choisissant l écran «cours offerts» : Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 25 sur 29
ANNEXE 3 - EXPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL Afin de visualiser en format papier l ensemble des cours offerts d une unité administrative pour une période d affichage précise, il est possible d exporter des données de SOFE vers Excel. À partir de l écran «préparation de l affichage», cliquez sur le bouton Exporter vers Excel Une boîte de dialogue s ouvrira : Sélectionnez les champs que vous désirez inclure (par défaut : tous). Cliquez sur OK Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 26 sur 29
Une autre boite s ouvre; cliquez sur Activer les macros. Les données seront exportées dans un chiffrier Excel. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 27 sur 29
ANNEXE 4 - IMPRESSION DU RAPPORT «INVENTAIRE DE COURS» À partir du menu principal, choisissez le rapport à imprimer : Une boîte de dialogue s ouvrira : Pour l inventaire de cours : Indiquez une période d affichage Indiquez le numéro d unité administrative Cliquez sur le bouton Infos traitement (en bas, à gauche de l écran). Dans Type de fichier, choisissez PDF Dans Résultat, choisissez Garder sur disque. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 28 sur 29
Cliquez sur OK (dans la boîte informations sur le traitement). Cliquez sur OK (dans l écran Lancer le traitement) À partir du menu principal, sélectionnez menu Édition / état des requêtes pour voir quand le rapport est prêt (cliquez sur le bouton rafraîchir pour actualiser l information). Quand l état du rapport est terminé, cliquez sur bouton Sortie pour faire apparaître le rapport. Pas à pas Inventaire et affichage des charges de cours Page 29 sur 29