Date de mise à jour : février 2013 Cet article a pour objet de vous apporter un éclairage indispensable sur vos principales obligations en matière de gestion du personnel. En aucun cas elle ne constitue une documentation exhaustive. Règle n 1 : Sécuriser l embauche L embauche d un salarié impose le respect préalable de certaines formalités obligatoires. L omission de l une d elles pourrait faire l objet de sanctions civiles et pénales. Il convient en outre d avoir copie de pièces justificatives : o attestation de la carte vitale ; o pièce d identité ; o RIB ; o le cas échéant, carte de séjour en cours de validité. Effectuer la déclaration préalable à l embauche Elle doit obligatoirement être effectuée préalablement à l embauche (www.due.fr). Assurer la surveillance médicale Vous devez prendre rendez-vous avec le médecin du travail dès l embauche afin de vérifier l aptitude du salarié à son poste de travail. Pour rappel, vous devez cotiser à la médecine du travail et conserver les attestations de visite. Si vous ne recevez pas d appel de cotisations et/ou si la médecine du travail ne peut assurer la visite d embauche, vous devez impérativement nous contacter. Affilier le salarié auprès des différents organismes sociaux Dès lors que l entreprise est couverte par un régime de prévoyance, de mutuelle et/ou de retraite supplémentaire, l employeur doit systématiquement affilier son nouveau salarié s il entre dans la catégorie des bénéficiaires. En pratique, l employeur doit remplir le ou les bulletin(s) d adhésion et les adresser aux organismes concernés. Par ailleurs, il doit remettre au salarié la notice d information sur les garanties applicables propre à chaque régime.
Pour mémoire, les cadres doivent bénéficier d une couverture prévoyance invalidité décès. Enfin, les employeurs ayant mis en place un ou des dispositifs d épargne salariale doivent remettre au nouveau salarié un livret d épargne salariale. Signer un contrat de travail avec le nouvel embauché Il est à établir pour chaque nouvelle embauche, en 2 exemplaires et à faire signer dans les plus brefs délais. Le contrat à durée indéterminée Il doit respecter les dispositions prévues le cas échéant par la convention collective. Il peut comporter une période d essai dont la durée est déterminée par les dispositions conventionnelles et légales. La possibilité de renouvellement obéit à des règles spécifiques à bien analyser. Le contrat doit notamment contenir des dispositions obligatoires s il est conclu à temps partiel. Le contrat à durée déterminée Il doit répondre à un certain formalisme (mentions obligatoires et cas de recours) et avoir été remis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant l embauche. La période d essai se définit comme suit : 1 mois pour les contrats de plus de 6 mois ; 1 jour par semaine sans excéder deux semaines soit, au plus, 14 jours pour les contrats de 6 mois ou moins. Si la période d essai n est pas concluante, vous devez veillez en toute circonstance à ne pas la dépasser. A défaut, vous ne pourrez plus rompre le contrat à durée déterminée à votre initiative, sauf faute grave, rupture d un commun accord ou cas de force majeure. Comment rompre la période d essai? Conformément à l article L. 1221-25 du Code du travail, chaque employeur qui souhaite rompre la période d essai doit le faire par écrit en respectant un délai de prévenance fixé à : 24h en deçà de 8 jours de présence 48h entre 8 jours et un mois de présence 2 semaines après un mois de présence 1 mois après 3 mois de présence Sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables, le salarié doit également respecter un délai de prévenance de :
24h en deçà de 8 jours de présence 48h dès 8 jours de présence N.B. La période d essai, renouvellement inclus, ne peut être prolongée du fait de la durée du délai de prévenance. Le respect de ce délai ne doit pas avoir pour effet de prolonger la période d essai. Règle n 2 : Respecter la réglementation sur la durée du travail Durée maximale du travail La durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine, soit 151,67 heures par mois. Légalement, tout salarié doit bénéficier d un repos quotidien de 11 heures et d un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives. Sauf dispositions conventionnelles particulières, un salarié à temps complet ne doit pas travailler plus de : 10 heures par jour ; 48 heures sur une semaine ; 44 heures par semaine sur 12 semaines consécutives. Les heures supplémentaires doivent être indemnisées le mois où elles sont effectuées en tenant compte des majorations conventionnelles ou légales en vigueur. Le contingent légal ou conventionnel doit être respecté. Selon les dispositions applicables, il peut être possible d attribuer du repos en remplacement du paiement partiel ou total des heures supplémentaires. Le dépassement du contingent impose l attribution d une contrepartie obligatoire en repos pour chaque salarié, dont la durée varie en fonction de votre effectif. N.B. Est à temps partiel le salarié dont la durée contractuelle est inférieure à la durée légale. Il pourra effectuer des heures complémentaires sous réserve du respect de certaines conditions et limites. En pratique, vous devez au préalable : obtenir l accord écrit de votre salarié si vous souhaitez modifier sa durée hebdomadaire de travail ou si vous envisagez la modification de la répartition de ses horaires dès lors qu elle est contractualisée ; informer votre salarié en respectant des délais de prévenance si vous souhaitez modifier la répartition journalière de ses horaires de travail.
Journée de solidarité Tout salarié doit travailler une journée supplémentaire au titre de la journée de solidarité, soit : 7 heures pour un salarié à temps plein ; au prorata de sa durée contractuelle s il est à temps partiel. Vous devez définir la date retenue pour la journée de solidarité, qui peut être fixée comme suit : 1 jour férié hormis le 1er mai ; 1 jour RTT ; des heures effectuées en plus ; 1 jour normalement non travaillé habituellement (ex : samedi mais pas le dimanche). Règle n 3 : Bien gérer les absences Les absences maladie Légalement, si l un de vos salariés est malade, il doit vous fournir un justificatif dans les 48 heures suivant son arrêt. En fonction de son ancienneté, vous pouvez être tenu de lui assurer un complément de salaire. En cas d accident du travail ou de trajet Une déclaration d accident du travail doit être renseignée et adressée dans les 48 heures à la CPAM du salarié. Si vous souhaitez contester le caractère professionnel de l accident, vous devez impérativement émettre des réserves sur cette déclaration. En cas de congé de maternité Le maintien de salaire est assuré par la sécurité sociale à hauteur de 100% du salaire net dans la limite du plafond mensuel de la sécurité sociale. Organiser la visite de reprise du salarié absent Les visites de reprise doivent obligatoirement être organisées après tout arrêt d au moins 30 jours (pour cause de maladie / accident ou consécutif à un accident du travail) ou à l issue d un congé maternité ou d une maladie professionnelle. En outre, le médecin du travail doit être informé de tout arrêt de travail de moins de 30 jours pour cause d accident du travail. En pratique En cas de maladie, l attestation maladie est à établir pour les arrêts supérieurs à 3 jours. Celle-ci sera à envoyer signée à la CPAM du salarié concerné.
En cas d accident du travail, vous devez établir l attestation de salaire. Par ailleurs, vous devez remettre au salarié la feuille d accident du travail ou de maladie professionnelle autorisant le bénéfice du tiers payant (les documents à compléter sont disponibles sur www.ameli.fr). Règle n 4 : Organiser la prise des congés payés Droits des salariés Tout salarié a droit à un congé annuel payé de 30 jours ouvrables ou de 25 jours ouvrés. Certaines absences non assimilées à du temps de travail effectif ne permettent pas aux salariés d acquérir des droits à congés payés (ex. : congé parental, congé sabbatique, etc.). La période de référence prise en compte pour l acquisition des droits à congés est fixée du 01/06/N-1 au 31/05/N (du 01/04/N au 31/03/N+1 dans le BTP). Par exemple : Pour les vacances 2013, la période de référence est fixée du 1er juin 2012 au 31 mai 2013. Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps plein. Un jour de congé est décompté pour chaque journée d absence sans tenir compte des jours non travaillés ou travaillés partiellement. Par exemple : Un salarié qui travaille habituellement le lundi, le jeudi et le vendredi se verra décompter 3 jours de congés s il prend le lundi en congé. Calendrier et obligations des employeurs La période des congés est fixée par des dispositions conventionnelles ou, à défaut, par l employeur. Comprenant obligatoirement la période de 1er mai au 31 octobre, elle doit être portée à la connaissance du personnel avant le 28 février, soit au moins 2 mois avant son début (ou délai plus long fixé conventionnellement). Sauf usage ou dispositions conventionnelles particulières, les dates de départ en congés sont fixées par l employeur après avis des délégués du personnel. L employeur doit informer les salariés de leur date de congé au moins un mois avant leur départ et afficher l ordre des départs en congé dans les locaux de travail (ateliers, bureaux et magasins).
La durée des congés payés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours ouvrables. Si le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu. Si, au 31 octobre, un salarié n a pas disposé de ses 4 semaines de congés, il pourra bénéficier de jours de congés supplémentaires appelés jours de fractionnement. Sauf exception, la 5ième semaine doit être prise séparément entre le 1er novembre N et le 30 avril N+1. Des règles à respecter, des pratiques à proscrire En principe, les congés payés doivent être pris chaque année durant la période prévue à cet effet. Si un salarié n a pas pu prendre l ensemble de ses congés payés, il ne peut pas prétendre à leur paiement ni à leur report. Les jours de congés acquis non pris sont en principe perdus. Par exception, si un salarié n a pas pu prendre tout ou partie de ses congés du fait d une absence (maladie, accident, maternité), les congés qu il a acquis sont reportés après la reprise du travail. Par principe, les congés ne peuvent être payés qu en cas de départ du salarié. A titre exceptionnel, un salarié pourra prétendre à un tel paiement à la condition qu il établisse qu il en a été empêché du fait de son employeur. Règle n 5 : Assurer la formation des salariés Vos obligations en matière de formation professionnelle La formation professionnelle continue vise à favoriser le maintien dans l emploi des salariés ou le développement de leurs compétences. Elle peut être mise en œuvre à l initiative de l employeur ou à celle du salarié. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues de participer au financement de la formation professionnelle continue. En pratique C est l employeur qui décide du type d actions de formation et de l envoi en formation de ses salariés qui, en principe, ne peuvent refuser. L employeur étant tenu d adapter ses salariés à l évolution de leur emploi, il a l obligation d envoyer ses salariés en formation dans certaines hypothèses (modification des conditions d exécution du contrat de travail). Il doit également assurer la formation du salarié dans le cadre de son obligation de reclassement préalable à un licenciement pour motif économique.
Le droit individuel à la formation (le DIF) Le droit individuel à la formation (DIF) permet à chaque salarié d acquérir un capital de temps de formation qu il peut utiliser, à son initiative, avec l accord de l employeur sur le choix de l action de formation. Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, ce droit est de 20 heures par an pour un salarié en CDI à temps complet, dans la limite de 120 heures sur 6 ans. Ce droit est proratisé pour les salariés à temps partiel. Les salariés en CDD en bénéficient selon des règles particulières. En pratique Chaque année, vous devez remettre à vos salariés une note d information sur le nombre d heures acquis et récapitulant l ensemble des heures de formation effectuées et les versements de l allocation y afférents. Règle n 6 : Garantir la santé et la sécurité des salariés Vos obligations Tout employeur, quels que soient son effectif et son secteur d activité, doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés, y compris des intérimaires. L employeur est notamment tenu d évaluer les risques professionnels identifiés au sein de son entreprise et engager des actions de prévention, d information et de formation des salariés sur ces risques et sur les mesures destinées à les éviter. Depuis novembre 2001, cet inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail et les mesures préventives ciblées sont à retranscrire dans un document relatif à l évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. Ce document ne doit pas constituer un simple relevé de données mais un véritable travail d analyse des modalités d exposition des salariés à des dangers ou à des facteurs de risques qui doit être : mis à jour régulièrement : au moins chaque année (ou, plus tôt, en cas de nouvelle obligation légale ou d aménagements importants modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail) ; mis à la disposition du médecin du travail, des représentants du personnel et des salariés. Depuis le 19 décembre 2008, ces derniers doivent être informés par affichage des modalités d accès au document unique d évaluation des risques.
Ce document unique sert enfin à établir un programme annuel de prévention des risques auquel l employeur est tenu en intégrant les conditions de travail, les facteurs ambiants, etc. Cette obligation générale de sécurité est une obligation de résultat. Son non-respect engage la responsabilité pénale de l employeur qui s expose également à diverses sanctions civiles lourdes. Enfin, depuis le 1er juillet 2012, toutes les entreprises, quels que soient leur effectif et leur secteur d activité, doivent désigner un ou plusieurs «référents sécurité». En pratique Il convient d assurer a minima la mise à jour annuelle du document unique d évaluation des risques professionnels et de le mettre à disposition des personnes concernées. Si ce document n a jamais été établi ou n a jamais fait l objet d une actualisation, la mise en conformité incontournable n aura d effet que pour l avenir et non sur la situation antérieure. Pour identifier, évaluer les risques et pour mettre en place des actions préventives, il est conseillé de se faire aider par l Inspection du travail, le médecin du travail, la CARSAT et/ou par un organisme habilité à mener une telle évaluation (ARACT, etc.). Des sites dédiés peuvent être utilement consultés pour des informations générales (www.travailler-mieux.gouv.fr du ministère du Travail et le site www.anact.fr de l ANACT par exemple). Focus sur les fiches d exposition aux facteurs de risques professionnels Depuis le 1er janvier 2012, toute exposition d un salarié à un ou des facteurs de pénibilité doit être consignée dans une fiche individuelle de suivi. Tout employeur, quelle que soit sa taille, doit renseigner une fiche pour chaque salarié exposé à : des contraintes physiques marquées (postures pénibles, manutentions manuelles de charges, vibrations mécaniques) ; un environnement physique agressif (agents chimiques dangereux, températures extrêmes, bruit, milieu hyperbare) ; des rythmes de travail (travail de nuit, posté, répétitif). L employeur doit la remettre à chaque salarié concerné, lors de son départ de l entreprise. Il doit également transmettre ces fiches individuelles au médecin du travail. Cette fiche individuelle de prévention des expositions à certains risques professionnels est communiquée au service de santé au travail qui la transmet au médecin du travail. Elle complète le dossier médical en santé au travail de chaque travailleur. Elle est mise à jour lors de toute modification des conditions d exposition pouvant avoir un impact sur la santé du travailleur. Elle est ensuite communiquée au service de santé au travail.
Le salarié peut accéder à tout moment à la fiche qui le concerne et une copie lui est obligatoirement remise en cas d arrêt de travail d au moins 30 jours consécutif à un accident de travail ou à une maladie professionnelle ou de tout autre arrêt maladie d au moins 3 mois. En outre, la loi précise que cette fiche doit être remise au salarié lors de «son départ». Le non-respect de cette nouvelle obligation expose l employeur à diverses sanctions civiles et pénales lourdes. En pratique Un modèle de fiche est proposé par un arrêté ministériel du 30 janvier 2012 publié au JO du 31 janvier 2012. La loi impose à l employeur de consigner dans cette fiche : les conditions de pénibilité auxquelles le salarié est exposé ; la période de l exposition ; les mesures de prévention mises en place (qui reprennent en grande partie le contenu du document unique d évaluation des risques professionnels). Par prudence, il est fortement conseillé de renseigner cette fiche pour tous les salariés de l entreprise, ce conseil se trouvant renforcé dans le cadre d une TPE. Des salariés non concernés a priori peuvent en effet être exposés aux divers risques en raison par ex. de l évolution de leur activité, leur permutabilité, etc. N.B. L employeur ne peut pas communiquer cette fiche à un autre employeur. Règle n 7 : Respecter les affichages obligatoires et assurer la tenue de différents registres Affichages obligatoires De nombreuses informations doivent être portées à la connaissance de vos salariés, notamment : Les horaires de travail et le ou les jours de repos hebdomadaire(s) Le lieu et les modalités de consultation de la convention collective nationale dont vous relevez Le panneau «Interdiction de fumer» Les dispositions du code pénal relatives à la prévention du harcèlement moral et sexuel Le lieu de consultation du document unique sur la prévention des risques professionnels Etc.
Registres obligatoires La réglementation du travail prévoit la tenue d un certain nombre de registres. L employeur doit être en mesure de présenter ces documents à chaque requête de l inspection du travail ou d autres administrations, sous peine de se voir appliquer des sanctions pénales. Quel que soit votre effectif, vous êtes tenu d établir : un registre unique du personnel, un registre des observations et mises en demeure de l inspection du travail, un document unique de sécurité, un registre dans lequel seront classées les fiches médicales d aptitude des salariés, un document permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié. En fonction de votre effectif (+ de 10 salariés), d autres registres sont obligatoires. Documents à mettre à disposition de l Inspecteur du travail Accusé de réception de chaque DPAE (déclaration préalable à l embauche) Registre du personnel : à tenir constamment à jour dans chaque établissement (entrées et sorties du personnel) Double des bulletins de paie Contrôles en matière d hygiène et de sécurité Fiches médicales d aptitude Document unique sur l évaluation des risques en entreprise Registre des repos hebdomadaires : obligatoire lorsque le repos n est pas donné collectivement. Ce registre peut être remplacé par un affichage Documents permettant de comptabiliser le temps de travail (fiches horaires) si l horaire de travail n est pas collectif. Dans cette hypothèse, l employeur doit être en mesure de produire un document de décompte individuel des heures de travail avec mention des heures supplémentaires. Ces documents sont à remplir et à faire signer chaque semaine par vos salariés, sauf dispositions conventionnelles particulières. Elle doit obligatoirement être présentée en cas de contrôles sociaux pour éviter un redressement. En conclusion Ces «7 règles d or» sont nécessairement abordées de manière très synthétique, sans prise en compte de particularités conventionnelles. Cet article n est donc en aucun cas exhaustif. Pour des raisons évidentes, s agissant de sujets complexes, nous n avons pas abordé les questions relatives à la rupture du contrat de travail et au respect de toutes vos obligations en matière de santé et sécurité au travail. Sur tous ces aspects, nous vous invitons à contacter nos spécialistes.
De même, il convient de consulter un spécialiste dans un certain nombre de situations : lors de la mise en place ou de la modification d un régime de protection sociale complémentaire ou d un dispositif d épargne salariale ; en cas d installation d un dispositif de vidéosurveillance ou d un système de badgeuse qui nécessitent au préalable d avoir consulté et informé représentants du personnel et salariés et d avoir effectué une déclaration auprès de la CNIL ; à l occasion d un changement d activité ; lors de la création d un établissement ; en cas de changement de forme sociétale ; etc. Enfin, la vigilance est de mise s agissant du suivi de vos effectifs qui peuvent vous faire franchir certains seuils engendrant des obligations nouvelles à votre charge. Dans ce cadre, notez que l appréciation de votre effectif nécessite la prise en compte selon des règles particulières des intérimaires ou des salariés mis à disposition * * * * * * * * * * * * * * * *