Documentation produit PUBLIC Gestion des flux de trésorerie
Table des matières 1 Gestion des flux de trésorerie.... 8 2 Contexte de gestion... 10 2.1 Traitement des transactions au point de vente... 10 2.2 Avis de remise fournisseur... 12 2.3 Avis de remise client... 15 2.4 Transmission électronique des avis de remise émis... 18 2.5 Détermination du mode de paiement/réservation de paiements... 20 2.6 Créer des formats de fichiers de paiement personnalisés... 22 2.7 Encaissements par prélèvement SEPA... 24 2.8 Réévaluation en devise étrangère... 28 2.9 Reclassement... 30 2.10 Annuler une facture fournisseur... 32 2.11 Annuler une facture client... 33 3 Comptabilité fournisseurs... 35 3.1 Contexte de gestion... 35 Postes fournisseurs non soldés... 35 Gestion de compte fournisseur... 36 Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la gestion financière... 40 Acomptes versés dans la gestion financière... 42 Responsabilité en chaîne Pays-Bas... 44 3.2 Vues... 44 Guide de consultation rapide Fournisseurs (Comptabilité fournisseurs)... 44 Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité fournisseurs)... 45 Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité fournisseurs)...... 46 Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité fournisseurs)... 47 Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité fournisseurs) 48 Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité fournisseurs)... 48 Guide de consultation rapide Reclassement des comptes fournisseurs... 51 3.3 Rapports... 54 Liste chronologique de la comptabilité fournisseurs... 54 Liste des prévisions pour la comptabilité fournisseurs... 55 Détails des postes fournisseurs... 57 Liste des postes non soldés Fournisseurs... 58 Statistiques des paiements - Fournisseurs... 60 Statistiques des paiements Escompte... 61 Liste des fournisseurs... 62 Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 3
4 Comptabilité clients... 64 4.1 Contexte de gestion... 64 Postes clients non soldés... 64 Gestion de compte client... 65 Relance automatique... 69 Escomptes pour la comptabilité clients dans la gestion financière... 71 Acomptes reçus dans la comptabilité financière... 73 Remboursement de paiements reçus... 75 Accords de cession Autriche... 77 4.2 Vues... 77 Guide de consultation rapide Clients (Comptabilité clients)... 77 Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité clients)... 78 Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité clients)... 79 Guide de consultation rapide Relance... 80 Guide de consultation rapide Cycles de relance... 80 Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité clients)... 82 Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité clients).... 82 Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité clients). 83 Guide de consultation rapide Reclassement des comptes clients... 86 Guide de consultation rapide Reporting auprès de la banque centrale... 89 4.3 Rapports... 92 Liste chronologique de la comptabilité clients... 92 Liste des prévisions pour la comptabilité clients... 93 Historique de relance - Clients... 95 Historique de relance - Documents... 96 Statistiques de relance... 97 Détails des postes clients... 98 Détails des postes clients non soldés... 99 Liste des clients... 101 Données financières du compte... 101 Liste des mandats SEPA... 103 Comptabilité clients Cession des postes non soldés... 104 5 Gestion des paiements... 106 5.1 Contexte de gestion... 106 Affectation et compensation des paiements... 106 Demandes de remboursement de paiements par carte de crédit... 108 Activité de fin de période pour paiements externes... 112 Paiements clients par paiements externes... 113 Paiements clients par carte de crédit... 116 Écritures relatives aux effets à recevoir... 124 Bulletins de paiement (Suisse)... 127 Modalité de paiement étranger... 127 5.2 Vues... 128 4 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières
Guide de consultation rapide Moniteur des paiements... 128 Guide de consultation rapide Affectation du paiement... 133 5.2.2 Affectation et compensation des paiements... 134 Guide de consultation rapide Fonds de caisse (Gestion des paiements)... 137 Guide de consultation rapide Remises de chèques... 138 Guide de consultation rapide Lots lockbox... 140 Guide de consultation rapide Remises d'effets... 142 5.2.6 Affectation et compensation des paiements... 143 Guide de consultation rapide Paiements d'effets... 149 5.2.7 Affectation et compensation des paiements... 149 Guide de consultation rapide Avis de remise... 155 Guide de consultation rapide Extraits de chambre de compensation... 156 Guide de consultation rapide Cycles de support de paiement... 157 Guide de consultation rapide Cycles de remises de paiement... 158 Guide de consultation rapide Cycles de règlement de carte de crédit... 160 Guide de consultation rapide Réévaluation en devise étrangère pour liquidités... 162 Guide de consultation rapide Exécutions de rejet pour prélèvement automatique... 166 5.3 Rapports... 167 Statistiques des paiements - Clients... 167 Registre des chèques... 168 6 Gestion des liquidités... 170 6.1 Contexte de gestion... 170 Situation de trésorerie... 170 Répertoire des banques et mises à jour associées... 171 Extraits de compte... 174 Virements bancaires... 176 Avis de paiement bancaire... 176 Séquences de chèques et numéros de chèques pour chèques émis... 177 Banques et comptes bancaires... 179 Suivre le traitement des affectations de paiements... 183 Chambres de compensation et comptes chambre de compensation... 184 Formats de fichier d'extrait de compte électronique... 186 Modalités de paiement électronique... 186 Contrôle des liquidités... 188 Prévisions de liquidités... 189 Téléchargement du répertoire des banques pour SIX Interbank Clearing (Suisse)... 192 Poste de prévision en planification... 193 Paiements BVR (Suisse)... 194 Traitement des paiements à l'aide de BVR (Suisse)... 194 6.2 Vues... 194 Guide de consultation rapide Données principales (Gestion des liquidités)... 194 Guide de consultation rapide Situation de trésorerie... 200 Guide de consultation rapide Gestion de fichiers... 201 6.2.3 Avis de paiement bancaire... 202 Guide de consultation rapide Extraits de compte... 205 Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 5
Guide de consultation rapide Moniteur des paiements... 207 Guide de consultation rapide Avis de paiement bancaire... 213 Guide de consultation rapide Notifications de statuts d'opérations bancaires... 214 Guide de consultation rapide Prévisions de liquidités... 216 6.3 Rapports... 216 Détails des postes d'extrait de compte... 216 Situation de trésorerie par mode de paiement... 217 Situation de trésorerie par origine de la transaction... 220 Prévisions des liquidités par niveau de liquidités... 222 Prévisions de liquidités par mode de paiement... 225 Prévisions de liquidités par devise de la transaction... 228 Prévisions de liquidités par origine de la transaction... 230 7 Gestion des taxes... 234 7.1 Contexte de gestion... 234 Poste de travail Gestion des taxes... 234 Déclarations de taxes... 234 Paiements de taxes... 243 Transactions fiscales et comptabilisation de taxes... 243 Détermination de la taxe... 258 Détermination de la taxe... 258 Accès des administrations fiscales aux données fiscales (GDPdU)... 282 7.2 Vues... 284 Guide de consultation rapide Administrations fiscales... 284 Guide de consultation rapide Saisies de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation... 285 Guide de consultation rapide Saisies TVA... 286 Guide de consultation rapide Saisies des montants de base de la déclaration d'honoraires..... 287 Guide de consultation rapide Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation... 288 Guide de consultation rapide Déclarations de TVA... 291 Guide de consultation rapide Déclarations d'échange de biens... 292 Guide de consultation rapide Déclarations des honoraires (États-Unis)... 294 Guide de consultation rapide Paiements de taxes... 294 Guide de consultation rapide Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation 299 Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations de TVA... 301 Guide de consultation rapide Exécutions de la déclaration d'échange de biens... 303 Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations d'honoraires... 304... 306 Guide de consultation rapide Déclarations de taxes sur les services/de droits d'accise (Inde)... 306 Guide de consultation rapide Ajustements de taxes (Inde)... 306 Guide de consultation rapide Autres déclarations de taxes (Inde)... 307 Guide de consultation rapide Autres cycles de déclaration de taxe (Inde)... 307 Guide de consultation rapide Déclarations A-29 (Mexique)... 307... 307 Guide de consultation rapide Cycles de déclarations de taxes sur les services/déclaration de droits d'accise (Inde)... 308... 308 6 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières
7.3 Rapports... 308 Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés... 308 Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés... 309 Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes... 310 Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes avec détails d'écritures au journal... 311 Synthèse du calcul de la TVA / taxe sur les ventes... 312 Postes de déclaration d'honoraires... 313 8 Gestion des déplacements professionnels... 315 8.1 Contexte de gestion... 315 Avances... 315 Revue et approbation des décomptes des frais... 317 Règle des 183 jours (Autriche)... 319 Règle des 5/5/15 jours (Autriche)... 319 Avantages en nature (Allemagne)... 319 8.2 Vues... 321 Guide de consultation rapide Accords sur les frais... 321 Guide de consultation rapide Décomptes des frais... 322 Guide de consultation rapide Nouveau décompte des frais... 324 Guide de consultation rapide Cumul kilométrique... 325 Guide de consultation rapide Cumul journalier (Autriche)... 326 8.3 Rapports... 327 Décomptes des frais par support de coûts... 327 Décomptes des frais : synthèse... 329 Décomptes des frais : justificatifs et remboursements... 330 Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour la paie... 331 Décomptes des frais : remboursement de TVA déductible... 333 Décomptes des frais : itinéraires... 334 Décomptes des frais - Synthèse des déplacements dans des communes en Autriche... 335 Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour l'autriche... 336 Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 7
1 Gestion des flux de trésorerie Synthèse Dans la solution SAP Business ByDesign, la gestion des flux de trésorerie aide votre entreprise à effectuer le suivi des flux de trésorerie, à les optimiser et à assurer un contrôle étroit des créances, dettes, paiements et liquidités. L'automatisation accélère la collecte des créances et les fonctions d'analyse évaluent votre situation de trésorerie en temps réel. SAP Business ByDesign vous aide à optimiser vos liquidités afin que vous disposiez à tout moment de suffisamment de ressources financières. Pertinence Le domaine de gestion Gestion des flux de trésorerie est pertinent si vous avez besoin d'une assistance pour les aspects suivants : Dettes/créances Gestion des paiements et des liquidités Gestion des taxes Gestion des déplacements professionnels Avantages Vos opérations principales deviennent entièrement intégrées. Presque tous les processus de gestion pris en charge par la solution SAP Business ByDesign sont connectés au domaine de la comptabilité financière. Les données sont automatiquement transférées aux activités financières telles que le traitement des dettes et créances, ainsi qu'aux activités comptables telles que la comptabilité des stocks. Cette forte intégration permet d'utiliser des fonctions innovantes pour automatiser la réalisation des produits ou pour prévoir et analyser la rentabilité. Vous améliorez le contrôle des créances, dettes, paiements et liquidités. Dans SAP Business ByDesign, les fonctions de gestion des liquidités vous permettent d'optimiser votre actif circulant. Vous pouvez évaluer la situation de trésorerie en temps réel, identifier les problèmes critiques et générer des tâches destinées au personnel financier responsable du traitement de ces problèmes. Ceci a pour effet de raccourcir les cycles d'exploitation financiers. Le logiciel peut également vous aider à optimiser vos processus de paiement en tirant parti des remises pour paiement anticipé qui, si elles sont susceptibles de réduire les flux de trésorerie à court terme, représentent en fin de compte des économies et contribuent directement aux résultats financiers de la société. Vous pouvez collaborer plus étroitement avec vos partenaires tout au long de la chaîne de valeur. Grâce au logiciel de gestion des flux de trésorerie dans SAP Business ByDesign, vous pouvez diminuer les coûts et réagir plus vite face aux changements économiques. La fonctionnalité complète et intégrée (incluant les rappels de paiement, les avis de paiement, les virements bancaires et les extraits de compte électroniques) vous permet de rationaliser et d'accélérer le traitement de vos opérations financières. SAP Business ByDesign fournit des fonctions de collaboration globales et flexibles afin de communiquer avec votre écosystème, qui comprend par exemple les banques, les chambres de compensation, les administrations fiscales et les fournisseurs lockbox. Note : Si la gestion des flux de trésorerie n'est pas activée, les données principales des administrations fiscales, banques ou chambres de compensation par exemple, peuvent également être saisies dans le poste de travail Données des partenaires. 8 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des flux de trésorerie
Les tâches gagnent en automatisation et les performances de vos salariés augmentent. SAP Business ByDesign vous permet d'automatiser les tâches de routine autant que possible. Par exemple, les processus de rapprochement, de relance et de paiement sont automatiques. En présence d'exceptions, SAP Business ByDesign alerte le responsable de façon proactive et, le cas échéant, propose des fonctions additionnelles. Par exemple, lors du rapprochement, le logiciel fournit d'emblée des correspondances potentielles entre postes non soldés et encaissements. Gestion des flux de trésorerie P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 9
2 Contexte de gestion 2.1 Traitement des transactions au point de vente Synthèse La vue Transactions au point de vente vous permet de traiter les transactions de vente et les opérations de caisse, telles que les opérations de transfert de fonds ou de solde de caisse, à partir d'un système externe. Une transaction au point de vente est une transaction commerciale effectuée au niveau du point de vente, puis saisie dans un système externe (distant) avant d'être transférée au système SAP Business ByDesign. Lorsqu'une transaction de vente ou une opération de caisse est complète et cohérente, elle est automatiquement traitée par le système et transférée à la gestion financière et à la gestion des stocks. Cependant, si elle est incomplète ou incohérente, les sous-vues Transactions de vente et Opérations de caisse vous permettent de recevoir, d'analyser et de traiter les données des transactions de vente ou d'opérations de caisse. Vous pouvez alors afficher et corriger les données avant leur validation pour la gestion financière et la gestion des stocks. Vous pouvez, si nécessaire, contrôler les transactions de vente manquantes en affichant, dans la vue Synthèses des ventes, les synthèses des ventes envoyées régulièrement par le système externe. Vous pouvez accéder à la sousvue Synthèses des ventes à partir du poste de travail Facturation client, sous Synthèses des ventes. Notez que le client peut payer pour une transaction de vente (achat) à l'aide d'espèces, par carte de crédit ou suite à une facture (le client reçoit une facture créée dans le système externe). Si un client retourne un article acheté au point de vente, une nouvelle transaction de vente est envoyée. Elle comporte un poste de vente avec un code de motif de retour associé et des quantités et montants négatifs. La procédure permettant de traiter la transaction de vente est identique à celle d'une transaction de vente comportant des quantités et montants positifs. Le traitement des transactions au point de vente prend en charge la vente et le rachat de chèques-cadeaux. Conditions préalables Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez disposer d'un accord écrit conclu avec SAP ou conclu entre le client et un fournisseur de solutions externes approuvé par SAP pour cette fonctionnalité donnée, car elle n'est pas comprise dans la licence SAP Business ByDesign. Les transactions au point de vente doivent être activées dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous que l'option Point de vente est sélectionnée sous Facturation client. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Ventes et sélectionnez Facturation client. Sélectionnez Point de vente et répondez aux questions portant sur l'intégration du point de vente. 10 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
Vérifiez que toutes les données de base requises ont été créées, par exemple : Données de compte Les données de compte doivent être régulièrement synchronisées entre le système (distant) externe et le système SAP Business ByDesign. Données d'article (pour les ventes d'articles gérés en stock) Les données d'article doivent être régulièrement synchronisées entre le système externe (distant) et le système SAP Business ByDesign. Fonds de caisse Chambre de compensation Compte chambre de compensation Comptes généraux de recettes Projets et tâches correspondantes pour les événements mappés par le système externe Site (pour les ventes d'articles gérés en stock) Zone logistique (pour les ventes d'articles gérés en stock) Conditions de paiement Données de carte de crédit pour les clients (si nécessaires) Données de compte bancaire pour la représentation de comptes pour les services de paiement en ligne (si nécessaires) Flux de processus Scénario 1 : Transactions de vente 1. Le client effectue un achat via un canal de distribution externe. Les variantes d'achat standard suivantes sont disponibles : achat payé comptant ; achat réglé par carte de crédit ; achat avec édition d'une facture ; achat par carte de crédit sans données client et autres cartes de paiement ; achat via un service de paiement en ligne ; achat avec paiement mixte combinant, par exemple, un paiement par carte de crédit et un paiement comptant. 2. Le système externe lance un téléchargement en arrière-plan et envoie les données au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de la transaction de vente sont incohérentes, la transaction de vente n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière et la gestion des stocks. Si les données de la transaction de vente sont cohérentes, la transaction est automatiquement validée pour la gestion financière et la gestion des stocks. Scénario 2 : Opérations de caisse Transfert de fonds 1. La caissière transfère des espèces d'un fonds de caisse à un autre, de la caisse enregistreuse au coffre principal par exemple, puis saisit le montant du transfert dans le terminal point de vente. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 11
2. Le système externe lance un téléchargement en arrière-plan et envoie les données au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de l'opération de caisse sont incohérentes, l'opération n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière. Pour plus d'informations sur la correction manuelle, voir Corriger et valider une opération de caisse. Si les données de transfert de l'opération de caisse sont cohérentes, l'opération est automatiquement validée pour la gestion financière. Scénario 3 : Opérations de caisse Solde de caisse 1. L'agent de caisse compte le montant du fonds de caisse, puis le saisit dans le terminal point de vente. Cette opération s'effectue généralement à la fin d'une période définie, par exemple en fin de journée. 2. Le système externe calcule l'écart entre le montant compté et le montant escompté et transfère ces données au traitement des transactions au point de vente. Les montants absolus (comptés et escomptés) ne sont pas transférés au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de l'opération de solde caisse sont incohérentes, l'opération n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière. Pour plus d'informations sur la correction manuelle, voir Corriger et valider une opération de caisse. Si les données de l'opération de solde caisse sont cohérentes, l'opération est automatiquement validée pour la gestion financière. Voir aussi Guide de consultation rapide Transactions au point de vente Traitement des transactions au point de vente dans la gestion financière 2.2 Avis de remise fournisseur Synthèse L'avis de remise est un message échangé entre le payeur et le bénéficiaire, qui automatise la compensation des postes non soldés en indiquant la date à laquelle les factures seront réglées et le montant des règlements respectifs. Le message peut être émis par l'acheteur et le vendeur. Les postes de l'avis de remise émis contiennent les éléments suivants : montants (montant du paiement et montant brut) et devise ; numéro de facture pour le poste non soldé. Les postes de l'avis de remise reçu contiennent les éléments suivants : montants (montant du paiement et montant brut) et devise ; entrées liées au poste non soldé (telles que le numéro de facture). Selon la politique de l'entreprise, les fournisseurs reçoivent un avis pour tous les paiements ou bien uniquement pour ceux qui concernent plusieurs factures. La création d'un avis de remise vise à informer le bénéficiaire des postes 12 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
non soldés compensés par un paiement. L'affectation du paiement au poste non soldé s'en trouve facilitée pour le bénéficiaire. Si vous avez permis le prélèvement automatique avec autorisation pour vos fournisseurs, ils peuvent émettre un avis de remise pour annoncer le prélèvement automatique sur le compte et pour indiquer les factures en cours qui sont compensées par ce paiement. Vous traitez les avis de remise dans le poste de travail Gestion des paiements. Le principe suivant s'applique au processus de gestion d'avis de remise : Un avis de remise peut faire référence à une ou plusieurs transactions commerciales mais à un seul paiement. Un avis de remise peut contenir une note pour un mode de paiement, comme un virement bancaire ou un chèque, par exemple. Un avis de remise individuel peut faire référence au traitement de paiements nationaux et internationaux. Chaque avis de remise fait référence à une seule date de paiement. Selon les accords passés, un avis de remise peut être créé par et pour chaque client ou partenaire. Les avis de remise sont imprimés par le biais du cycle de paiement si la zone pertinente a été sélectionnée dans le cycle de support de paiement et si certaines conditions sont remplies (voir la section Créer des avis de remise fournisseur ci-dessous). Les avis de remise reçus sont affectés aux paiements par défaut. Ceux qui présentent une échéance postérieure à la date du jour sont automatiquement intégrés dans les prévisions de liquidités. Pour afficher les prévisions de liquidités, dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez la vue Situation de trésorerie. Conditions préalables Vous avez défini les options suivantes dans le poste de travail Configuration de gestion : Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus de paiement. Configuration personnalisée Dans la phase Configuration personnalisée, vous avez défini les options suivantes pour la gestion des flux de trésorerie : Pour les avis de remise émis : Vous avez configuré le motif de l'opération au cas où l'avis de remise doit être imprimé. Pour les avis de remise reçus : Stratégies de compensation Les options que vous définissez ici s'appliquent également aux avis de remise. Vous définissez les options relatives aux limites de tolérance et à la date à laquelle la compensation manuelle ou l'affectation manuelle doit avoir lieu. Fonctionnalités Saisir les avis de remise reçus des fournisseurs Copiez manuellement ou électroniquement dans le système tous les avis de remise reçus. Vous saisissez les avis de remise reçus dans la vue Avis de remise du poste de travail Gestion des paiements. Créer des avis de remise fournisseur Si plusieurs factures d'un fournisseur sont payées par un décaissement, le système crée automatiquement un avis de remise lorsque vous utilisez le cycle de support de paiement. Ces avis sont créés quand cela a été indiqué dans Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 13
les données principales ou que l'espace prédéfini pour le motif de l'opération du mode de paiement concerné ne suffit pas pour contenir les explications relatives à chacune des factures. Les avis de remise envoyés aux fournisseurs ne sont pas sauvegardés. Toutefois, vous pouvez imprimer les avis aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des avis de remise pour chacun des paiements ou uniquement pour des paiements sélectionnés : Pour chaque paiement Vous définissez si des avis de remise doivent être créés pour les paiements dans les données principales du fournisseur. Pour activer la création d'un avis pour chaque paiement, procédez de la manière suivante : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, ouvrez la vue Fournisseurs, puis la sous-vue Fournisseurs. 2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous voulez effectuer ce paramétrage. 3. Cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. 4. Sous Pilotage des avis de paiement, cochez la case Avis requis. Vous devez effectuer ce paramétrage individuellement pour chacun des fournisseurs. Au cas où l'espace prédéfini pour le motif de l'opération n'est pas suffisant : l'avis de remise est créé avec le support de paiement. Pour des paiements sélectionnés Si vous ne voulez créer d'avis de remise que pour les paiement de factures individuelles ou de plusieurs factures sans l'avoir défini dans les données principales, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Moniteur des paiements. 2. Sélectionnez les paiements requis. 3. Cliquez sur Créer avis de remise. Le système accède aux données de la facture pendant la création. Le nouveau statut de l'avis pour le paiement, Émis, est affiché dans la zone de détails de cet écran, sous Données de l'avis de remise. Transmettre un avis de remise fournisseur Vous pouvez envoyer les avis de remise émis par voie électronique si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et pour les données principales. Pour plus d'informations, voir Transmission électronique des avis de remise émis [Page 18]. Envoyer un avis de remise fournisseur par e-mail Vous pouvez envoyer les avis de remise émis par e-mail si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et saisi les données principales voulues, notamment l'adresse e-mail du fournisseur concerné. Si vous voulez envoyer un e-mail chiffré, vous devez également vérifier qu'un certificat valide a été affecté à l'adresse e-mail du fournisseur. Vous pouvez aussi signer les e-mails. Si vous voulez utiliser le chiffrement et les signatures, vous devez activer le scénario Gestion des paiements - Avis de remise dans la configuration. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Configuration : Chiffrement des e- mails et contrôle des signatures. Pour des informations plus générales, voir Sécurité des e-mails. Générer un avis de remise fournisseur Pour imprimer les avis de remise fournisseur ou les envoyer par voie électronique ou par e-mail, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, ouvrez la vue Tâches périodiques, puis la sous-vue Cycles de support de paiement. 2. Cliquez sur Créer Cycle de support de paiement. 14 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
L'écran Nouveau cycle de support de paiement s'affiche. 3. Renseignez les zones concernées dans l'écran Nouveau cycle de support de paiement et cochez la case Avec avis. Sauvegardez vos entrées. 4. Cliquez sur Activer. Les avis de remise sont générés automatiquement au cours du cycle de support de paiement suivant. Vous pouvez générer plusieurs fois un avis de remise fournisseur. 5. Pour planifier l'impression régulière ou l'envoi périodique par voie électronique d'avis de remise à des dates/ heures spécifiques, cliquez sur Planifier. L'écran Planifier job s'affiche. Saisissez les données requises pour la planification et sauvegardez vos entrées. Afficher le statut d'un avis de remise fournisseur Vous pouvez afficher le statut de l'avis pour chaque décaissement dans le poste de travail Gestion des paiements, dans la vue Moniteur des paiements. Le statut est affiché dans la zone de détails sous Données d'avis. Dans la zone Avis requis, le système indique également si un avis de remise est requis si cela a été indiqué dans les données principales du fournisseur ou si l'espace prédéfini est insuffisant pour indiquer le motif de l'opération. 2.3 Avis de remise client Synthèse L'avis de remise est un message échangé entre le payeur et le bénéficiaire, qui automatise la compensation des postes non soldés en indiquant la date à laquelle les factures seront réglées et le montant des règlements respectifs. Le message peut être émis par l'acheteur et le vendeur. Les postes de l'avis de remise émis contiennent les éléments suivants : Montants (montant du paiement et montant brut) et devise Numéro de facture pour le poste non soldé Les postes de l'avis de remise reçu contiennent les éléments suivants : Montants (montant du paiement et montant brut) Entrées liées au poste non soldé (telles que le numéro de facture) Selon la politique de l'entreprise, les clients reçoivent un avis de remise pour chaque paiement ou uniquement pour les paiements qui concernent plusieurs factures. Dans la mesure où vous savez quels postes non soldés le client règle avec le paiement, il est plus simple pour vous, en tant que bénéficiaire du paiement, d'affecter le paiement au poste non soldé. Si vous avez permis le prélèvement automatique avec autorisation pour vos clients, ils peuvent émettre un avis de remise pour annoncer le prélèvement automatique sur le compte et pour indiquer les postes non soldés compensés par le paiement. Vous traitez les avis de remise dans le poste de travail Gestion des paiements. Le principe suivant s'applique au processus de gestion d'avis de remise : Un avis de remise peut faire référence à une ou plusieurs transactions commerciales mais à un seul paiement. Un avis de remise peut contenir une note pour un mode de paiement, comme un virement bancaire ou un chèque, par exemple. Un avis de remise individuel peut faire référence au traitement de paiements nationaux et internationaux. Chaque avis de remise fait référence à une seule date de paiement. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 15
Selon les accords passés avec le partenaire, un avis de remise peut être créé par et pour chaque partenaire. Les avis de remise émis sont imprimés par le biais du cycle de support de paiement si la zone pertinente a été sélectionnée dans le cycle de support de paiement et si certaines conditions sont remplies (voir la section Créer des avis de remise client). Les avis de remise reçus sont affectés aux paiements par défaut. Ceux qui présentent une échéance postérieure à la date du jour sont automatiquement intégrés dans les prévisions de liquidités. Pour afficher les prévisions de liquidités, dans le poste de travail Gestion des flux de trésorerie et des liquidités, sélectionnez la vue Prévisions de liquidités. Conditions préalables Vous avez défini les options suivantes dans le poste de travail Configuration de gestion : Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus de paiement. Configuration personnalisée Dans la phase Configuration personnalisée, vous avez défini les options suivantes pour la gestion des flux de trésorerie : Pour les avis de remise émis : Vous avez configuré le motif de l'opération au cas où l'avis de remise doit être imprimé. Pour les avis de remise reçus : Période de suppression d'avis de remise (facultatif) Indiquez la durée pendant laquelle les données d'avis doivent être conservées. Stratégies de compensation (obligatoire) Les options que vous définissez ici s'appliquent également aux avis de remise. Vous définissez les options relatives aux limites de tolérance et à la date à laquelle la compensation manuelle ou l'affectation manuelle doit avoir lieu. Fonctionnalités Saisir les avis de remise reçus des clients Copiez les avis de remise reçus de façon manuelle ou électronique dans le système. Vous saisissez les avis de remise reçus dans la vue Avis de remise du poste de travail Gestion des paiements. Affectation automatique des avis de remise reçus aux encaissements L'affectation automatique des avis de remise reçus aux factures en cours et encaissements associés est prise en charge. Une fois que vous avez transféré les avis de remise dans le système, une affectation automatique aux encaissements associés est exécutée à l'aide du numéro d'avis. En conséquence, vous n'avez plus à rechercher les postes non soldés ni à les affecter manuellement aux encaissements. Ce processus ne génère aucune écriture. Une proposition de compensation des postes est créée automatiquement sur la base du paiement conseillé. Une fois reçu, le paiement est affecté à l'avis, puis la compensation proposée est effectuée. Si des différences ayant une incidence sur le montant ou la date de la facture sont détectées lors de l'affectation de l'avis à des encaissements, ces différences sont affichées avec les avis de remise qui ne peuvent être affectés à aucune facture. Une liste des avis de remise est affichée dans le poste de travail Gestion des paiements. 16 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
Créer des avis de remise client Si plusieurs factures d'un client sont débitées par prélèvement automatique, un avis de remise est créé automatiquement via le cycle de support de paiement. Ces avis sont créés quand cela a été indiqué dans les données principales ou quand l'espace prédéfini pour le motif de l'opération du mode de paiement ne suffit pas pour contenir les explications relatives à chacune des factures. Les avis de remise envoyés aux clients ne sont pas sauvegardés. Toutefois, vous pouvez imprimer les avis aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des avis de remise pour chacun des paiements ou pour certains paiements : Pour chaque paiement Vous définissez si des avis de remise doivent être créés pour les paiements dans les données principales du client. Pour activer la création d'un avis de remise pour chaque paiement pour lequel vous êtes autorisé à débiter les montants de facture par prélèvement automatique sur le compte du client, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, ouvrez la vue Clients, puis la sous-vue Clients. 2. Sélectionnez le client, cliquez sur Traiter Données financières. 3. Sous Pilotage des avis de paiement, sélectionnez Avis de remise requis. Vous devez effectuer ce paramétrage pour chaque client. Pour les paiements dans lesquels l'espace prédéfini pour la ligne de note est insuffisant, l'avis de remise est créé avec le support de paiement. Pour des paiements sélectionnés : Si vous ne voulez créer d'avis de remise que pour les paiement de factures individuelles ou de plusieurs factures sans l'avoir défini dans les données principales, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Moniteur des paiements. 2. Sélectionnez les paiements requis et cliquez sur Créer avis de remise. 3. Le système accède aux données de la facture pendant la création. Le nouveau statut de l'avis pour le paiement, Émis, est affiché dans la zone de détails de cet écran, sous Données de l'avis de remise. Transmettre un avis de remise client Vous pouvez transmettre les avis de remise sortants par voie électronique si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et pour les données principales. Pour plus d'informations, voir Transmission électronique des avis de remise émis [Page 18]. Générer un avis de remise client Pour imprimer des avis de remise client ou les envoyer par voie électronique si le client a autorisé le prélèvement automatique, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, ouvrez la vue Tâches périodiques, puis la sous-vue Cycles de support de paiement. 2. Cliquez sur Créer Cycle de support de paiement. 3. Renseignez les zones concernées dans l'écran Nouveau cycle de support de paiement et cochez la case Avec avis de paiement. Sauvegardez vos entrées. 4. Cliquez sur Activer. Les avis de remise sont générés automatiquement au cours du cycle de support de paiement suivant. Vous pouvez générer plusieurs fois un avis de remise client. 5. Pour planifier l'impression régulière ou l'envoi périodique par voie électronique d'avis de remise à des dates/ heures spécifiques, cliquez sur Planifier. Saisissez les données requises pour la planification et sauvegardez vos entrées. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 17
Afficher le statut d'un avis de remise client Vous pouvez afficher le statut de l'avis pour chaque décaissement dans le poste de travail Gestion des paiements, dans la vue Moniteur des paiements. Le statut est affiché dans la zone de détails sous Données d'avis. Dans la zone Avis requis, le système indique également si un avis de remise est requis, dans le cas où cela est spécifié dans les données principales du client ou si l'espace prédéfini est insuffisant pour indiquer le motif de l'opération. Afficher l'historique des avis de remise 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Avis de remise. 2. Pour afficher le paiement d'un client spécifique, sélectionnez la fonction de filtre et entrez le client dans la zone ID payeur/bénéficiaire. Tous les avis du client sélectionné s'affichent. Vous pouvez trier les avis en fonction de leur statut (par exemple, Validé, Annulé, Confirmé). 2.4 Transmission électronique des avis de remise émis Vous pouvez envoyer des avis de remise émis à vos clients ou fournisseurs via une interface électronique si les options requises ont été définies du côté de l'expéditeur et du destinataire. Conditions préalables Configuration de gestion L'utilisation des virements bancaires et des chèques émis est activée dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que Gestion des paiements et liquidités est sélectionné dans Gestion des flux de trésorerie. À l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie, sélectionnez Gestion des paiements et liquidités et répondez aux questions liées aux virements bancaires et chèques émis. Données principales La société émettrice et la société destinataire de l'avis de remise doivent avoir leur propre forme d'identification standard, telle qu'un numéro DUNS (Data Universal Numbering System) affecté aux sociétés par Dun & Bradstreet. Cet ID est saisi par les deux parties dans les données principales et requis dans chaque cas par le système pour l'affectation univoque de l'échange électronique de données entre les deux sociétés. Les ID suivants peuvent être utilisés comme forme standard d'identification : numéro de douane allemande ; numéro DUNS ; code lieu-fonction ; Standard Carrier Alpha Code (pour les sociétés de transport). Pour saisir un ID standard, accédez au poste de travail Gestion de l'organisation et sélectionnez Tâches courantes Traiter structures organisationnelles. Dans l'onglet Général, vous pouvez saisir votre ID standard à l'aide du lien Identifiants de gestion externes. L'expéditeur et le destinataire doivent convenir d'utiliser un ID standard et se le communiquer entre eux. 18 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
Les procédures suivantes utilisent le numéro DUNS comme ID standard. 1. Récupération des données et saisie du numéro DUNS pour l'expéditeur de l'avis de remise : Du côté de l'expéditeur : Passez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et sélectionnez Tâches courantes Afficher structures organisationnelles. Dans l'écran Structure organisationnelle : <Nom de la société>, l'onglet Général affiche le numéro DUNS. Indiquez ce numéro au destinataire. Du côté du destinataire : Accédez au poste de travail Comptabilité clients et sélectionnez Clients. Sélectionnez le client approprié, puis choisissez Traiter Général. Dans l'écran Compte entreprise : <Nom de la société>, dans la zone Numéro DUNS, saisissez le numéro DUNS que vous avez reçu de l'expéditeur. 2. Récupération des données et saisie du numéro DUNS pour le destinataire de l'avis de remise : Du côté du destinataire : Accédez au poste de travail Comptabilité clients et sélectionnez Tâches courantes Afficher structures organisationnelles. Dans l'écran Structure organisationnelle : <Nom de la société>, l'onglet Général affiche le numéro DUNS. Indiquez ce numéro à l'expéditeur. Du côté de l'expéditeur : Accédez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et sélectionnez Fournisseurs. Sélectionnez le fournisseur approprié, puis choisissez Traiter Général. Dans l'écran Fournisseur : <Nom de la société>, dans la zone Numéro DUNS, saisissez le numéro DUNS que vous avez reçu de l'expéditeur. Flux de processus Pour que votre société puisse envoyer des avis de remise par voie électronique, vous devez vérifier que le canal de sortie XML est défini et que l'interface est configurée, également du côté fournisseur, comme décrit ci-dessous. Configurer la transmission électronique des avis de remise La fonction permettant de transmettre les avis de remise par voie électronique doit être activée des deux côtés : expéditeur et destinataire. Définir l'accord de communication du côté du destinataire 1. Accédez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez Gestion des entrées et sorties Accords de communication. Cliquez sur Créer. 2. Dans l'écran Nouvel accord de communication, saisissez les données requises, y compris votre client, dans la zone ID partenaire. Saisissez Numéro Dun & Bradstreet sous Type d'identification. Sous Service sélectionné, choisissez les valeurs suivantes : Document commercial : Entrée d'avis de remise Modèle de collaboration : Avis de remise (réception via SAP ESD) Type de modèle de collaboration : entrée XI Sous la section Sécurité, dans la zone Authentification, sélectionnez la valeur Certificat client SSL. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Nom d'utilisateur/mot de passe et modifier la zone Nom d'utilisateur en conséquence. 3. Un URL est généré et affiché sous Options techniques. Indiquez cet URL à l'expéditeur. 4. Sauvegardez. L'interface configurée vous permet désormais de recevoir des avis de remise par voie électronique pour être tenu informé des demandes de paiement. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 19
Définir l'accord de communication du côté de l'expéditeur 1. Accédez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez Gestion des entrées et sorties Accords de communication. Cliquez sur Créer. 2. Dans l'écran Nouvel accord de communication, saisissez les données requises, y compris votre fournisseur, dans la zone ID partenaire. Dans la zone Type d'identification, saisissez Numéro Dun & Bradstreet. Sous Service sélectionné, choisissez les valeurs suivantes : Document commercial : Sortie d'avis de remise Modèle de collaboration : Avis de remise (sortie via SAP ESD) Type de modèle de collaboration : Sortie XI Sous Options techniques, dans la zone URL, saisissez l'url que le destinataire de l'avis de remise vous a fourni. Sous la section Sécurité, dans la zone Authentification, sélectionnez la valeur Certificat client SSL. Dans la zone Nom d'utilisateur, sélectionnez Clé système, qui vous permet ensuite d'utiliser la fonction Télédécharger certificat qui est affichée. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Nom d'utilisateur/mot de passe et modifier la zone Nom d'utilisateur en conséquence. Sauvegardez. 3. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs. Sélectionnez votre fournisseur, puis cliquez sur Traiter Adresses. Sur l'onglet Communication, sélectionnez Collaboration. 4. Dans la zone Sortie d'avis de remise, sélectionnez XML puis Sauvegarder. Vous pouvez maintenant initier des transactions de paiement à l'aide des factures fournisseurs correspondantes et envoyer des avis de remise à vos fournisseurs par voie électronique avec notification de vos demandes de paiement. Si le destinataire de l'avis de remise n'utilise pas cette solution mais un service Web, il peut indiquer à l'expéditeur l'url fourni par ce service Web. L'avis de remise peut alors être transmis à l'aide de cet URL. 2.5 Détermination du mode de paiement/réservation de paiements Synthèse Le mode de paiement spécifie les modalités de l'exécution des paiements, par exemple, au moyen d'un chèque ou d'un virement bancaire. Vous créez les options de mode de paiement pour les paiements générés en interne et les informations de compte de votre société. Vous spécifiez le mode de paiement aux emplacements suivants : dans les données principales client ou fournisseur ; dans les postes non soldés. Vous pouvez aussi définir les informations détaillées (par exemple, le numéro de compte et le code d'identification bancaire pour un virement). Le système accède à ces données lorsqu'il crée la liste des propositions de paiement : Si aucun mode de paiement n'est spécifié dans les données principales, vous pouvez en saisir un dans les postes non soldés au moment de traiter la liste des propositions de paiement. Le mode de paiement indiqué de cette façon remplace celui indiqué dans la fiche. Il est également possible de définir dans les postes non soldés un mode de paiement absent de la fiche. 20 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
Si plusieurs modes de paiement sont spécifiés dans les données principales mais aucun dans les postes non soldés, le système vérifie, dans l'ordre de saisie des modes de paiement, si les modes en question peuvent être utilisés pour le cycle de paiement. Il tente de déterminer le mode de paiement le plus rapide et favorable. Concernant les décaissements en devises étrangères, le système vérifie si les modes de paiement autorisent les règlements pour les fournisseurs, clients ou banques situés à l'étranger. Pour les encaissements en devises étrangères, le mode de paiement correspondant doit être autorisé. Conditions préalables Options de configuration Configuration personnalisée La détermination du mode de paiement/réservation de paiements est activée dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez les activités suivantes dans la liste des activités. Modes de paiement du pays sous Paramétrage de base pour les paiements : il s'agit des définitions spécifiques du pays pour un mode de paiement. Cet aspect est indispensable pour l'ensemble des modes de paiement utilisés par votre société dans un pays. Par exemple, si vous avez des sociétés en Allemagne, en France et aux États-Unis, vous définissez le contrôle des modes de paiement séparément pour chaque pays. Modes de paiement de la société sous Détermination et priorisation de comptes bancaires et de modes de paiement pour paiements automatiques Prioriser comptes bancaires et modes de paiement en fonction du montant : Définissez les modes de paiement utilisés pour chaque société avec les montants maximum et maximum. Données principales fournisseur Si vous avez convenu d'un mode de paiement avec un partenaire, vous pouvez l'indiquer directement dans la fiche. Vous pouvez aussi indiquer plusieurs modes de paiement dans la fiche. Le système en sélectionne un lors du cycle de paiement en fonction du mode de paiement indiqué dans le document ou sélectionne l'un des modes de paiement indiqués dans la configuration lors de la hiérarchisation des banques. Pour spécifier des modes de paiement dans les données principales, sélectionnez Comptabilité fournisseurs Fournisseurs, sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Traiter. Puis sélectionnez Données financières Données de paiement. Sous Modes de paiement, vous pouvez sélectionner tous les modes de paiement définis pour votre société. Données principales client Vous définissez un mode de paiement dans la fiche client si vous souhaitez exécuter des paiements générés en interne. Il peut, par exemple, s'agir d'un accord visant à débiter les factures client directement sur le compte d'un client donné par prélèvement automatique. Si vous définissez des modes de paiement dans les données principales client, ils figurent également dans la liste des propositions de paiement. Sélectionnez Comptabilité clients Clients, puis cliquez sur Lancer. Sélectionnez un client, puis cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières Données de paiement. Sous Modes de paiement, vous pouvez sélectionner le mode de paiement souhaité parmi ceux définis pour votre société. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 21