Conférence «Contrôles de l ACPl ACP, comment bien s y s y préparer parer»
Programme -Introduction par le Président de RégionR -Présentation de CFDP -Conférence animée e par Isabelle MONIN-LAFIN, Avocate Cabinet Astrée
LE CONTRAT DE PROTECTION JURIDIQUE UN PARTENARIAT HISTORIQUE Une gestion des sinistres organisée et efficace Des garanties adaptées à votre Métier LES NOUVEAUTÉS 2011 Des montants contractuels revalorisés Une nouvelle garantie... SLIDE 1
LE CONTRAT DE PROTECTION JURIDIQUE L ASSISTANCE AU CONTROLE ACP AGEA & CFDP accompagnent le contrôle ACP -Aide à la constitution du dossier -Assistance d un spécialiste -Prise en charge de ses honoraires... SLIDE 2
LE CONTRAT DE PROTECTION JURIDIQUE Pour CFDP «LA HAUTE PROXIMITE JURIDIQUE» C est : - ECOUTER - ANTICIPER - PREVENIR - RASSURER - RECEVOIR - INDEMNISER... SLIDE 3
CONTRÔLE ACP COMMENT BIEN S Y PREPARER Réunir ses pièces dans son classeur ACP Autorité de Contrôle Prudentiel 2011 72, rue du Faubourg Saint - Honoré 75008 PARIS Tél : 01.46.10.43.80 Fax : 01.47.61.14.85 www.astreeavocats.com EN COLLABORATION AVEC AGEA
PRESENTATION DE L OUTIL L outil de contrôle que nous vous proposons peut vous permettre de mieux appréhender un contrôle ACP et de mieux le vivre : il vous alerte sur le périmètre du contrôle que vous allez subir il vous permet de rassembler en amont toutes les pièces que vous serez amenés à soumettre au contrôleur. Vous n aurez pas à les chercher ou à vous rendre compte que vous ne les avez pas. Le contrôleur les consultera dans le cadre d une présentation claire et structurée qui facilitera au demeurant le contrôle et raccourcira peut-être sa durée. L outil est un classeur virtuel que vous allez pouvoir créer réellement ou numériquement dans votre entreprise pour y rassembler sous la responsabilité d une personne que vous désignerez, ou sous la vôtre, les pièces qui ont été prévues par la loi. Le contrôle vous sera signalé par l envoi d une lettre RAR dite «d assujettissement au contrôle». Vous pourrez télécharger sur le site de l ACP la charte du contrôle ACP qui vous expliquera vos droits en cas de contrôle. Vous pourrez vous faire assister par un avocat à toutes les phases du contrôle qui est totalement contradictoire. 7
PRESENTATION DE L OUTIL 1 2 3 4 5 Vous devez faire l acquisition d un classeur d épaisseur variable en fonction de la taille de votre structure d exercice. Il est conseillé d avoir autant de classeurs que de structures (agent général, courtier accessoire, ). Vous insérerez 7 intercalaires à nommer comme il est indiqué. Chaque intercalaire devra être alimenté par les pièces qui sont décrites et commentées et qui devront parfois être classées sous des onglets de séparation notamment pour distinguer chaque salarié ou prestataire, ou chaque produit vendu. Ce classeur doit être mis à jour et alimenté régulièrement et en tout cas à chaque changement de situation : départ d un salarié; arrivée d un nouveau; mise sur le marché d un nouveau produit Ce classeur est confié à la personne désignée comme interlocuteur ACP dans la structure d exercice et relève de sa responsabilité. 8
Alerte Ce document est le propriété de la société d avocats ASTREE AVOCATS, avocats au barreau de PARIS. Il a vocation à apporter une aide aux intermédiaires pour préparer un contrôle. En aucun cas, il ne se substitue à l analyse et à l autorité de l ACP et il ne prétend pas garantir l intermédiaire contre un contrôle sans faille. L ACP garde la souveraine appréciation de la régularité et de la conformité de l exercice professionnel d un intermédiaire soumis à son contrôle. C est également sous toutes les réserves de l évolution des textes et des pratiques ou des préconisations de l ACP que cet outil est livré et devra donc nécessairement évoluer dans l avenir. En espérant que cet outil vous servira à y voir plus clair dans votre statut réglementé d intermédiaire d assurances, tout l équipe d ASTREE vous souhaite bon travail dans la réalisation de votre classeur ACP. 9
RAPPEL DE LA PROCEDURE ACP Une procédure de contrôle résulte d une décision administrative qui est notifiée La procédure contient plusieurs phases Phase d enquête Phase d échanges entre l ACP et l IA Phase de conclusions Phase éventuelle de procédure de poursuite La procédure est contradictoire L Intermédiaire peut être assisté à toutes les phases de la procédure Les pouvoirs de l ACP sont larges : pouvoir d investigation importants pouvoir de perquisition relation avec le parquet 10
Déroulement d un contrôle L ACP a annoncé l augmentation des contrôles sur place pour les intermédiaires a Adopter une méthodologie rigoureuse, complète et exhaustive permettra de mieux appréhender le contrôle b Le tableau ci-joint fait état des points de contrôles auxquels vous devez vous préparer 11
IMMATRICULATION ORIAS DE LA STRUCTURE Vous êtes Agent Général et vous a été immatriculé par votre mandant à l ORIAS depuis la création du registre. Si vous proposez à vos clients des produits qui ne sont pas ceux de votre mandant, vous devez également vous immatriculer en tant que : Courtier Mandataire d assureur (MA) ou d intermédiaire (MIA) Mandataire d assureur lié (MAL) Le site de l ORIAS: www.orias.fr vous fournit toutes les instructions et formulaires requis pour réaliser rapidement votre immatriculation. 1 2
1 Attestation ORIAS Immatriculation ORIAS a Insérez la dernière attestation que vous avez reçue lors de votre dernier renouvellement ou lors de votre dernière modification Réseau Salarie Réseau Externe b Veillez à ce que les informations contenues dans cette attestation soit toujours à jour et effectuez les modifications qui s imposent auprès de l ORIAS par lettre RAR Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 1 3
2 Extrait K-Bis Immatriculation ORIAS Insérez un extrait k-bis de votre société si vous êtes : Réseau Salarie Société d agence générale Réseau Externe Courtier personne physique Référencement Cie d Assurances Société de courtage Personne morale MIA MA - MAL Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 1 4
3 Attestation d assurance de responsabilité civile Immatriculation ORIAS a Insérez la dernière attestation RC que votre assureur vous a délivrée en début d année pour chaque renouvellement Réseau Salarie Réseau Externe b Alimentez chaque année par une nouvelle attestation Référencement Cie d Assurances c Joignez toutes les attestations reçues en cas de couvertures complémentaires (seconde ligne ) Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 1 5
4 Attestation de garantie financière Immatriculation ORIAS Insérez la dernière attestation qui vous a été adressée par votre garant, en général votre assureur RC, en début d année pour chaque renouvellement. Réseau Salarie Réseau Externe L obligation de garantie financière ne s applique pas aux agents généraux d assurance qui ont un mandat écrit d encaissement des primes et de règlement des sinistres. Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 1 6
RESEAU SALARIE 1 2 3 Vous devez créer dans cet intercalaire autant d onglets que de salariés en mentionnant leurs noms comme ils figurent sur l organigramme que vous devez réaliser. Les salariés concernés ne sont que ceux qui vendent les contrats, pas les autres. Vous insérerez dans chaque onglet les pièces nécessaires qui figurent aux pages 13 à 17. Il est rappelé que les justificatifs de capacité sont alternatifs : soit un diplôme, soit un stage, soit une expérience opérationnelle. 17
1 Organigramme de la structure Immatriculation ORIAS a Livrez un organigramme des personnes salariées en charge des activités liées à la vente de produits d assurances Réseau Salarie Réseau Externe b Ce document est validé par le représentant légal de la structure Référencement Cie d Assurances c Indiquez les responsabilités et les capacités Processus Commercial d Créez un onglet par salarié dans lequel vous insérerez les pièces qui suivent en fonction de la situation de chacun Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 18
2 Attestation d honorabilité Immatriculation ORIAS a b Elle est téléchargeable sur le site de l ORIAS www.orias.fr. Une attestation d honorabilité doit être complétée et signée par : Chaque personne ayant le pouvoir de gérer ou d administrer une personne morale (elle a dû le faire au moment de l immatriculation) Chaque salarié, au moment de son recrutement, ayant un pouvoir de signature pour le compte ou étant directement responsable de l activité d intermédiation. Informez vos salariés sur la portée de cette attestation et ses conséquences Réseau Salarie Réseau Externe Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 19
3 Capacité professionnelle : attestation de fonctions Immatriculation ORIAS Réseau Salarie a Ce document concerne les salariés qui ont acquis leur niveau de compétence par l expérience opérationnelle. Réseau Externe b Cette attestation de fonctions est téléchargeable sur le site de l ORIAS www.orias.fr et doit figurer sous l onglet relatif au salarié concerné. Elle est établie et signée par l employeur concerné par l expérience opérationnelle Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 20
4 Capacité professionnelle: Livret de stage de niveau I ou II Immatriculation ORIAS Réseau Salarie a Ce document concerne les salariés dont la capacité professionnelle est établie par l accomplissement des stages de formation professionnelle de niveau I ou II. Réseau Externe Référencement Cie d Assurances b Il est classé dans l onglet pour chaque salarié concerné avec les autres documents le concernant Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 21
5 Capacité professionnelle: Attestation de formation de niveau III Immatriculation ORIAS Réseau Salarie a Ce document concerne les salariés de niveau III dont la capacité est établie par une formation interne à l entreprise ou externe par le biais des organismes d assurances ou d organismes spécialisés, d une durée laissée à l appréciation de l employeur. Réseau Externe Référencement Cie d Assurances b Il est classé dans l onglet pour chaque salarié concerné avec les autres documents le concernant. On veillera à former régulièrement son personnel. Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 22
Immatriculation ORIAS 6 Capacité professionnelle: copie des diplômes a Ce document concerne les salariés dont la capacité professionnelle est établie par des diplômes, titres ou certificats de qualification Réseau Salarie Réseau Externe b Ils sont photocopiés et classés par salarié concerné avec les autres documents concernant le salarié On veillera à faire effectuer régulièrement des stages de formation et on conservera les justificatifs Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 23
RESEAU EXTERNE 1 2 3 4 Vous travaillez avec des «sous agents» ou vous faites appel à des travailleurs indépendants non-salariés. Vous devez créer dans cet intercalaire autant d onglets que de prestataires avec lesquels vous travaillez en mentionnant leurs noms et coordonnées. Les prestataires concernés ne sont que ceux qui vendent des produits d assurances pour votre compte. Ils doivent être courtier ou Mandataire d intermédiaire d assurance et immatriculés à l ORIAS. Ne sont pas concernés les éventuels indicateurs. Nous vous conseillons toutefois d en dresser la liste. Vous insérerez dans chaque onglet les pièces nécessaires qui figurent aux pages 19 à 21. 24
1 Attestation de mandat pour les mandataires d intermédiaires d assurances personne physique ou morale Immatriculation ORIAS Réseau Salarie a Cette pièce a été remplie par vos soins au moment de l immatriculation à l ORIAS de la personne physique ou morale. Réseau Externe Référencement Cie d Assurances b Classez la dans l onglet relatif au prestataire concerné Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 25
2 Contrat / protocole de collaboration MODELE DE MANDAT POUR UN SOUS-AGENT Immatriculation ORIAS a Vous devez disposer d un contrat écrit avec vos sous agents (contrat de mandat) ou prestataires courtiers, lorsque vous agissez en qualité de courtier (protocole de collaboration) Établissez-le en le faisant contrôler par un professionnel ou utilisez les modèles préconisés par votre syndicat professionnel. ENTRE LES SOUSSIGNES, M..., demeurant à..., dénommé ciaprès l'agent général ou le mandant d'une part ; (ou bien, dans l hypothèse de l exercice de l activité en société de capitaux : La société.., au capital de.immatriculée au RCS de..sous le N dont le siège est..représentée par.en sa qualité de -), dénommé ci-après l'agent général ou le mandant d'une part ; MPLE ET M..., demeurant à..., dénommé ci-après agent commercial ou sous-agent, d'autre part ; Réseau Salarie Réseau Externe Référencement Cie d Assurances b c Faites le signer à votre prestataire et signez le. Classez le sous l onglet relatif au prestataire concerné. ETANT EXPOSE QUE : Par contrat en date du..., M... (ou bien la SARL ) a reçu de l'entreprise d'assurances... un mandat d'agent général d'assurances en vue de la représenter sur la circonscription de... (inscrire la circonscription exacte). IL A ETE DECIDE CE QUI SUIT : Processus Commercial d Veillez à revoir et mettre à jour régulièrement vos accords. Article 1 - Nature et objet de la sous-agence M... confie au sous-agent, qui l'accepte, le mandat de rechercher les risques assurables en vue de la souscription de contrats d'assurances, d'établir tout nouveau contrat, voire de remplacer au besoin ceux existants. Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 26
3 Attestation ORIAS des prestataires Immatriculation ORIAS Réseau Salarie a A classer pour chaque prestataire dans l onglet qui lui est consacré Réseau Externe b La vérification de l immatriculation doit être faite aussi souvent que possible par la consultation du site de l ORIAS www.orias.fr et du ficher EXCEL mis à jour régulièrement sur le site qui mentionne les radiations ou mouvements les plus récents On est en infraction quand on rémunère une personne non immatriculée et non inscrite à l ORIAS. Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 27
Traité de nomination ou référencement compagnies d assurances Il n est pas inutile de compléter le classeur des traités de nomination et de tous les accords que l intermédiaire a signé surtout s il dispose de mandats d encaissement de primes. Cela permet de pouvoir se référer à ces conventions, de penser à les revoir, de les renégocier régulièrement et de former son personnel aux prescriptions qui ont été prévues par les parties en termes de gestion de production ou de sinistres. Les volets confidentiels de ces accords seront retirés. Cet onglet devra être complété des conventions producteur / distributeur (nouvelle obligation à compter de février 2010 pour l assurance vie). 28
1 Conventions conclues avec les assureurs Immatriculation ORIAS a Classez dans cet intercalaire toutes les conventions que la structure d exercice a signé avec ses fournisseurs - Traité de nomination et avenants, convention producteur distributeur - Courtage : accord de référencement, mandat d encaissement, délégation de gestion, convention producteur distributeur. Réseau Salarie Réseau Externe b Si l entreprise est certifiée, joignez l extrait du manuel qualité portant sur les procédures de souscription et de gestion des contrats d assurances. Référencement Cie d Assurances Joignez également les accords type de mandats écrits que vous êtes amenés à signer avec vos clients entreprises ou particuliers. Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 29
Processus commercial Dans cet intercalaire, l intermédiaire va décrire son organisation interne et ses procédures de vente de produits d assurances. Cela peut prendre la forme d une note interne qui décrit les procédures dont le déroulé est laissé à la libre appréciation de l entreprise. Cette note montrera comment l entreprise a procédé à la conception et à la mise en œuvre des documents normalisés ou non que l entreprise a dû créer pour remplir ses obligations en matière d information et de conseil. Il faut faire simple et ne pas chercher à dire ou décrire des procédures qui n existent pas dans l entreprise et que le contrôleur ne pourra pas vérifier dans le cadre d un contrôle par sondage de dossiers de souscription. On peut se contenter d insérer dans cet intercalaire ses documents de conseil sans autre commentaire. 30
1 Papier à en-tête Martin Durand Agent général d assurance 1 rue du Paradis 00000 Maville N ORIAS : 99999 Immatriculation ORIAS a Veillez à mettre en conformité: -Signatures électroniques, -Supports publicitaires de type plaquettes, -Site internet. Réussite Assurance Société Agent général d assurance 1 rue du Paradis 00000 Maville N ORIAS : 99999 N SIREN RCS Ville SARL + dénomination social + capital social Julie Dupont N ORIAS : 666666 Julien Dupond N ORIAS : 11111 1 rue du Paradis 00000 Maville Agents généraux associés en SEP Réseau Salarie Réseau Externe b Tous ces supports doivent comporter votre numéro d immatriculation ORIAS Mentions obligatoires Mentions obligatoires sur le document sur lequel vous précisez les exigences et les besoins du souscripteur éventuel ainsi que les raisons qui motivent le conseil fourni Référencement Cie d Assurances Processus Commercial c Intégrez dans le classeur des modèles vierges de chaque support et faites les évoluer à chaque évolution de votre structure Pour toutes questions, réclamations ou suggestions, adressez-vous à notre agence : [coordonnées de l interlocuteur]. Vous pouvez également contacter l ACP - 61, rue Taitbout - 75436 Paris cedex 09. Le registre des intermédiaires d assurances est tenu à jour par l ORIAS. 1 rue Jules Lefebvre, 75311 Paris cedex 09), et peut être consulté sur le site de l orias www.orias.fr Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 31
2 a Fiches d information et de conseil remises aux assurés Répertoriez et présentez par service (par nature de risques et de clients) et par produit la méthodologie que vous avez adoptée pour formaliser par écrit au client l information et le conseil que vous devez fournir: Vos documents normalisés Vos procédures internes si vous n avez pas de documents normalisés Les documents normalisés que la compagnie met à votre disposition si vous les utilisez Vos diligences de vérification et de contrôle du personnel sur ces obligations car des sondages auront lieu pour vérifier Immatriculation ORIAS Réseau Salarie Réseau Externe Référencement Cie d Assurances Processus Commercial b Si vous avez des manuels qualité, joignez ces extraits de documents Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 32
LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME La mise en œuvre dans son entreprise de l ensemble des mesures de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme est OBLIGATOIRE uniquement pour les COURTIERS, y compris lorsqu ils exercent cette activité à titre accessoire. Cette mise en œuvre doit faire l objet d une information et d une formation claire des mesures à destination du personnel qui est en contact avec la clientèle et qui encaisse les fonds. Il faut faire simple et concret surtout quand on est une petite structure. (Dans les pages suivantes, ne sont reprises que les obligations applicables aux courtiers dont le CA est inférieur à 500.000 sur 5 ans). Rappel : l agent général doit mettre en œuvre les procédures définies par la compagnie mandante. 33
1 Désignation du correspondant / déclarant DOCUMENTS A ETABLIR Immatriculation ORIAS a Correspondant : interlocuteur entre l entreprise et les autorités Réseau Salarie b c Déclarant : personne qui adresse à TRACFIN la notification de soupçon Ces deux fonctions peuvent être réunies sur une seule et même personne en particulier. Communiquer le nom du déclarant à l ACP et à TRACFIN, prévoir un remplaçant en cas d indisponibilité du déclarant officiel Lettre de mission de l entreprise Compte rendu de formation de l interlocuteur Justificatifs des moyens donnés pour la mise en œuvre de la mission Si l entreprise est qualifiée, un extrait du manuel qualité peut être joint Réseau Externe Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 34
2 Devoir de vigilance formation de l agent et de ses salariés FORMATION/INFORMATION : MESURES À ÉTABLIR Immatriculation ORIAS a Former et informer les salariés à l identification des éléments relatifs aux clients, aux produits d'assurance et aux opérations économiques susceptibles de participer à une situation de blanchiment de capitaux, de fraudes fiscales ou de financement du terrorisme. Exemple Mettre en place un plan de formation LBC-FT. Assurer un suivi interne de son exécution. Proposer des formations en ligne, sous forme de module e-learning. Réseau Salarie Réseau Externe b Classer et conserver : 1.toutes les attestations de formation (interne ou externe à l entreprise) 2.les notes internes portant sur le blanchiment de capitaux et/ou ses moyens de prévention mis en place au sein de l entreprise Instituer une veille réglementaire, actualiser l information en fonction des évolutions de la réglementation Tester les connaissances des salariés exposés aux risques de blanchiment. Assurer un reporting à la direction de l efficience des formations effectuées par les salariés concernés. Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 35
3 Procédure interne Immatriculation ORIAS a b c d e Rédiger une procédure interne à respecter, écrite sous forme de charte/note interne/manuel, en vous inspirant du modèle ci joint Vérifier la compatibilité de votre procédure aux exigences posées par la loi et aux recommandations formulées par l ACP Contractualiser la procédure avec les partenaires et salariés Assurer la mise en œuvre de la procédure interne et sa mise à jour régulière et un contrôle périodique en désignant un responsable de se mise en œuvre Faire valider cette procédure par la direction Réseau Salarie Réseau Externe Référencement Cie d Assurances Processus Commercial Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Reporting Financier 36
REPORTING FINANCIER Cet intercalaire sera laissé en attente. Il est très probable que la transposition en droit français de la directive Solvabilité II ait des impacts en termes d organisation et de contrôle interne sur les flux financiers, notamment pour les structures qui gèrent de gros flux de primes. Dès à présent, veillez à gérer sur un compte bancaire dédié une seule délégation de gestion et ayez autant de comptes bancaires que de mandats. Évaluez les coûts et les risques bancaires de cette gestion et négociez ces aspects dans vos accords avec vos fournisseurs. Veillez à mettre en œuvre des procédures de contrôle des mouvements sur ces comptes, l argent ne vous appartient pas. Respectez vos délais de règlement compagnie et émettez des bordereaux traçables et lisibles. 37