GUIDE UTILISATEURS DU PORTAIL

GUIDE UTILISATEURS DU PORTAIL 1

Sommaire Sommaire...3 1 PRESENTATION DU GUIDE UTILISATEURS... 4 1.1 INTRODUCTION... 4 1.2 CONFIGURATION DES POSTES ET PREREQUIS TECHNIQUES... 4 1.3 PAGE D ACCUEIL... 4 1.4 MENU FONCTIONNEL LATERAL... 5 1.5 PIED DE PAGE... 9 2 FONCTIONNALITES ACCESSIBLES AUX FOURNISSEURS DE L ETAT...13 2.1 AUTHENTIFICATION DU FOURNISSEUR... 13 2.2 INSCRIPTION D UN FOURNISSEUR... 14 2.2.1 Création du compte principal du fournisseur... 14 2.2.1.1 Cas d un fournisseur avec SIRET...15 2.2.1.2 Cas d un fournisseur avec RIDET...16 2.2.1.3 Confirmation de création de compte...18 2.2.2 Création d un compte secondaire... 19 2.3 GESTION DU COMPTE DE SON ENTREPRISE... 22 2.4 ACCES AUX FONCTIONNALITES LIEES A LA DEMATERIALISATION DES FACTURES... 26 2.4.1 Fonctionnalités de saisie et de téléchargement de factures... 26 2.4.1.1 Pré - requis : la signature électronique du contrat de mandat...26 2.4.1.2 Modification des nom et prénom présents dans le Mandat...30 2.4.1.3 Description de la fonctionnalité de saisie de factures dématérialisées fiscalement...31 2.4.1.4 Le dépôt de factures au format XML...37 2.4.1.5 Le dépôt de factures au format PDF...37 2.4.2 Consultation des factures... 43 2.4.2.1 Accès à la consultation de factures par un fournisseur...43 3

1 PRESENTATION DU GUIDE UTILISATEURS 1.1 Introduction Ce guide s'adresse aux fournisseurs de l Etat qui souhaitent : transmettre des factures dématérialisées à valeur fiscale à l Etat ; consulter des factures : transmises par le portail ou transmises par échange de données informatisées (EDI). Cette application est accessible pour les fournisseurs identifiés et dont les comptes auront été préalablement validés et activés. 1.2 Configuration des postes et prérequis techniques Les postes de travail doivent être capables de lire des fichiers PDF, accéder à internet et disposer des navigateurs IE7 et suivant, Firefox, ou Chrome. Les prérequis techniques sont mentionnés spécifiquement sur les pages Internet de la plate-forme de l'entité Publique (rubrique Prérequis techniques). L application est disponible à l adresse suivante : http://chorus-factures.budget.gouv.fr/ 1.3 Page d accueil La page d'accueil de la plate-forme permet de : - S inscrire - S authentifier - Récupérer son mot de passe Elle présente également le portail, ainsi que le principe de la dématérialisation fiscale de factures. 4

1.4 Menu fonctionnel latéral L application Chorus Factures dispose d un menu latéral de navigation. Ce menu permet d accéder aux fonctionnalités de l application. L accès à l aide se fait par le menu Cette page renseigne l utilisateur sur le fonctionnement du Portail au moyen de questions/réponses organisées par rubriques. Une vidéo de démonstration de dépôt d un PDF non signé est également disponible sur cette page. Cette page est organisée en 3 sections : Texte avec vidéo de démonstration d un dépôt de PDF non signé ; 9 Rubriques d aide sélectionnables ; Une liste de questions/réponses. L utilisateur clique sur l icône pour afficher une pop-up permettant de visionner la vidéo. Selon le navigateur, la vidéo est consultable en mode natif directement dans cette pop-up ou à défaut, un lien de téléchargement de la vidéo est également disponible. 5

L accès aux téléchargements de documents se fait par le menu Il s agit des documents liés au fonctionnement du Portail et à la mise en place de la dématérialisation de factures sont organisés en 4 rubriques : Quel mode de dématérialisation choisir? Comment dématérialiser? Quels sont les textes de référence applicables? Quelle est ma documentation technique disponible? L utilisateur clique sur les icones ou ou sur les blocs pour afficher/cacher les différentes sections. L utilisateur clique ensuite sur le lien d un document pour le télécharger. Une brève description est associée à chaque document. 6

L accès à la gestion des comptes se fait par le menu La fonctionnalité de saisie de factures est accessible via le menu du menu latéral. La fonctionalité de dépôt de factures est accessible via le menu : 7

La fonctionnalité de dépôt de factures pdf est accessible via le menu : La fonctionnalité de dépôt de factures pdf est accessible via le menu : 8

La consultation de factures est accessible via le menu : Le souscription du contrat de mandat, préalable à la saisie ou au dépôt de factures au format XML, est accessible par le menu : 1.5 Pied de page L application Chorus Factures dispose d un pied de page. Il contient des liens qui permettent d accéder à des rubriques informatives et d information légale. Le lien «Contact» permet à l utilisateur d accéder à la page «Contact» : 9

Depuis cette page l utilisateur peut notamment envoyer un courriel à l AIFE en cliquant sur le lien «Envoyer un courriel à l Agence pour l informatique financière de l Etat (AIFE)». Il acccède à un formulaire d envoi de mail automatique. L utilisateur doit remplir les champs obligatoires pour pouvoir envoyer un courriel à l attention de l AIFE : 10

Adresse électronique : l adresse electronique que l AIFE pourra utiliser pour répondre à l utilisateur Objet : l objet du courriel de l utilisateur Texte : le contenu du courriel de l utilisateur Un code de sécurité : dans le cas où l utilisateur n est pas connecté, celui-ci devra remplir un code de vérification. L utilisateur a aussi la possibilité d ajouter une pièce-jointe à son courriel. Il peut ensuite envoyer son courriel à l AIFE en cliquant sur «Envoyer» ou bien décider d annuler l envoi en cliquant sur «Annuler». Le lien «Support» permet à l utilisateur d accéder à la page «Support Chorus-Factures» : Depuis cette page l utilisateur peut envoyer un courriel au Support technique en cliquant sur le lien «Envoyer un courriel au support technique». Il acccède à un formulaire d envoi de mail automatique. 11

L utilisateur doit remplir les champs obligatoires pour pouvoir envoyer un courriel au Support technique : Adresse électronique : l adresse electronique que le Support technique pourra utiliser pour répondre à l utilisateur Objet : l objet du courriel de l utilisateur Texte : le contenu du courriel de l utilisateur Un code de sécurité : dans le cas où l utilisateur n est pas connecté, celui-ci devra remplir un code de vérification. L utilisateur a aussi la possibilité d ajouter une pièce-jointe à son courriel. Il peut ensuite envoyer son courriel au Support technique en cliquant sur «Envoyer» ou bien décider d annuler l envoi en cliquant sur «Annuler». 12

2 FONCTIONNALITES ACCESSIBLES AUX FOURNISSEURS DE L ETAT 2.1 Authentification du fournisseur L utilisateur doit renseigner son login et son mot de passe pour se connecter au Portail Chorus Factures. En cas de saisie erronée du mot de passe : le message «Désolé, votre identifiant et/ou votre mot de passe n'ont pas été trouvés» s affiche. Au bout de 3 saisies erronées le message complémentaire : «Attention: il ne vous reste que deux tentatives pour vous identifier avant le blocage du compte.» s affiche : Au bout de 5 saisies erronées, le compte se bloque et le lien «Mot de passe ou identifiant oublié» est remplacé par un autre lien «Débloquer mon compte» qui déclenche l envoi d un mail de déblocage de compte. Le fournisseur reçoit alors un mail pourvu d un lien qui ouvre un écran de saisie pour forcer la création d un nouveau mot de passe. 13

Une fois ce mot de passe modifié, le compte est débloqué 2.2 Inscription d un fournisseur L inscription et la création d un compte sont les prérequis à l utilisation des fonctionnalités du portail. Chaque entreprise a la possibilité de créer un compte dit principal pour utiliser les fonctionnalités liées à la dématérialisation des factures. Au besoin, il est possible de créer des utilisateurs secondaires liés au compte principal de l entreprise. C est le titulaire du compte principal qui administre lui-même ces comptes secondaires. 2.2.1 Création du compte principal du fournisseur Le fournisseur crée dans un premier temps son compte personnel, qui devient le compte principal de l'entreprise et génère la fiche entreprise. Module d accès à la création de comptes : Le fournisseur renseigne les caractéristiques essentielles de la société qu'il représente. Le fournisseur par le biais du compte principal peut modifier les données de la fiche entreprise dans un second temps via l administration de comptes. 14

2.2.1.1 Cas d un fournisseur avec SIRET Renseignement des informations personnelles et de l entreprise : L utilisateur renseigne le SIRET de son entreprise, et remplit le code fourni par le programme de sécurité. Au clic sur le bouton «Valider» l écran suivant s affiche, les informations liées à l entreprise s affichent. Le numéro de SIRET fait l objet de vérification. Si le SIRET n est pas connu de la base des fournisseurs de l Etat alors le message suivant s affiche : 15

Les identifiants doivent suivre les règles suivantes : Longueur minimale du 8 caractères. Seuls les lettres majuscules, minuscules non accentuées, les chiffres et le caractère '_' sont acceptés. Ne doit pas déjà exister sur le portail. Les mots de passe doivent suivre les règles suivantes : Longueur minimale du mot de passe : - 6 caractères pour l accès à des comptes standards, Complexité des mots de passe. Un mot de passe est construit à partir des caractères appartenant à au moins 3 des 4 catégories suivantes : - caractères majuscules (A Z) ; - caractères minuscules (a z) ; - chiffres de 0 à 9 ; - caractères non alphanumériques (par exemple!, $, # ou %). Durée de vie du mot de passe : 90 jours. Impossibilité de réutiliser les 5 derniers mots de passe. 2.2.1.2 Cas d un fournisseur avec RIDET Renseignement des informations personnelles et de l entreprise : 16

L utilisateur renseigne le RIDET (9 ou 10 chiffres) de son entreprise et remplit le code fourni par le programme de sécurité. Au clic sur le bouton «Valider» l écran suivant s affiche. Le numéro de RIDET fait l objet de vérification. Si le RIDET n est pas connu de la base des fournisseurs de l Etat alors le message suivant s affiche : 17

Les identifiants doivent suivre les règles suivantes : Longueur minimale du 8 caractères. Seuls les lettres majuscules, minuscules non accentuées, les chiffres et le caractère '_' sont acceptés. Ne doit pas déjà exister sur le portail. Les mots de passe doivent suivre les règles suivantes. Longueur minimale du mot de passe : - 6 caractères pour l accès à des comptes standards, Complexité des mots de passe. Un mot de passe est construit à partir des caractères appartenant à au moins 3 des 4 catégories suivantes : - caractères majuscules (A Z) ; - caractères minuscules (a z) ; - chiffres de 0 à 9 ; - caractères non alphanumériques (par exemple!, $, # ou %). Durée de vie du mot de passe : 90 jours. Impossibilité de réutiliser les 5 derniers mots de passe. 2.2.1.3 Confirmation de création de compte Une fois la création de compte réalisée, un message d informations prévient l utilisateur que son compte est créé. 18

Le titulaire du compte principal reçoit un mail de confirmation de création de son compte. En cliquant sur «activer mon compte», l utilisateur peut constater l activation de son compte au travers de ce message qui s affiche automatiquement sur le Portail : Un mail de confirmation est envoyé avec les informations pour se connecter à l application Chorus Factures : Une fois le compte activé, le titulaire peut se connecter sur le site. 2.2.2 Création d un compte secondaire Si le fournisseur, titulaire du compte principal, veut permettre à plusieurs personnes d utiliser les fonctionnalités du portail Chorus Factures, la création de comptes secondaires est possible. Le titulaire du compte principal peut créer jusqu à dix comptes secondaires «utilisateurs». 19

Le titulaire du compte principal a le pouvoir d administrer les comptes de sa propre entreprise : en création, modification, suppression. La liste des utilisateurs de l entreprise est disponible via le lien «Accéder à la liste des utilisateurs». Le titulaire d un compte secondaire dispose des mêmes droits que l utilisateur principal sur les fonctionnalités de saisie, de téléchargement ou de consultation des factures. Au clic sur le lien «Accéder à la liste des utilisateurs», la page suivante s affiche donnant accès au module de création des utilisateurs : Un mail est envoyé à l utilisateur nouvellement créé lors de la validation : 20

Modification d un compte utilisateur secondaire : 21

Suppression d un utilisateur secondaire : 2.3 Gestion du compte de son entreprise Une fois le compte créé, le titulaire du compte principal, via la page «mon compte», peut administrer son propre compte, le compte de son entreprise, ainsi que les comptes secondaires associés à l entreprise. L application permet au titulaire du compte principal de l entreprise d effectuer des opérations de gestion des comptes, principaux ou secondaires et de modifier les informations de l entreprise. 22

La console d administration de la page «Mon Compte», permet de gérer les informations suivantes : Modifier les données du compte personnel par le lien «Mes coordonnées» : Les données sont modifiables par l utilisateur au clic sur «Modifier mes coordonnées». Sur cette page, il est possible de modifier également son mot de passe. Supprimer le compte personnel : ATTENTION : La suppression du compte signifie que le compte est invalidé. Il n est donc plus possible de créer un nouveau compte sur le Portail avec le même N de SIRET/RIDET En cas de suppression involontaire de votre compte, nous vous prions de bien vouloir contacter le Support Technique Chorus-Facture : Par téléphone au : 04.93.61.75.75 Par courriel : support.technique@chorus-factures.budget.gouv.fr Le support technique Chorus-Factures est disponible de 9h à 12h et de 14h à 18h 23

Gérer la fiche entreprise Utiliser le module Le titulaire du compte principal gère la fiche entreprise, il peut modifier la plupart des informations liées à l entreprise sauf le numéro de SIRET/RIDET et le numéro de TVA intracommunautaire. La piste d audit fiable permet aux fournisseurs de déposer des factures au format PDF texte, sans qu il soit nécessaire de les signer electroniquement. L autorisation de recyclage concerne la faculté de pouvoir réémettre vers Chorus les factures rejetées ou supprimées comptable sans en changer le numéro de facture. Cette autorisation ne peut être retirée que par un agent administrateur. 24

Gérer la liste des utilisateurs : Le titulaire du compte principal peut modifier ou supprimer les comptes secondaires : La fonction de suppression d un compte utilisateur secondaire est disponible via le bouton. La fonction de modification d un compte utilisateur secondaire est disponible via le bouton. 25

2.4 Accès aux fonctionnalités liées à la dématérialisation des factures Le menu latéral permet d accéder aux fonctionnalités disponibles : Une fois inscrit, le fournisseur peut accéder aux fonctionnalités liées à la dématérialisation de factures. Les fonctionnalités disponibles sont : La saisie ou le téléchargement de factures pour un fournisseur n ayant pas de solution de dématérialisation fiscale de factures Le dépôt de factures au format PDF signé Le dépôt de factures au format PDF sans signature électronique La consultation de factures quel que soit le mode de transmission des factures 2.4.1 Fonctionnalités de saisie et de téléchargement de factures 2.4.1.1 Pré - requis : la signature électronique du contrat de mandat Préalablement à la saisie ou au téléchargement de factures fiscalement dématérialisées, le fournisseur doit signer un contrat de mandat. Le contrat de mandat est un prérequis à la saisie de facture ou de téléchargement sur le portail Chorus Factures. Le mandat est un contrat par lequel une personne, le mandant, donne à une autre personne, le mandataire, le pouvoir de faire un ou des actes juridiques en son nom et pour son compte. Dans le cadre du 26

portail Chorus Facture, le mandat permet à l Etat d émettre des factures fiscalement dématérialisées pour le compte du fournisseur. Pour simplifier la procédure, il vous est proposé de signer en ligne ce contrat de mandat. La signature électronique a été introduite en droit français par la loi n 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux nouvelles technologies de l'information et relative à la signature électronique modifiant en ce sens le Code civil. Processus de signature du contrat de mandat : La signature du contrat de mandat est accessible via le menu latéral par : ETAPE 1 : Création du contrat de mandat Cette page permet de générer le contrat de mandat. Au clic sur générer le contrat de mandat la page suivante s affiche. 27

Voici une illustration de l écran qui affiche un message d erreur dans le cas où l utilisateur a précédemment saisi des informations incomplètes dans le bloc «Coordonnées du Représentant Légal» lors de la création du compte fournisseur : Le message est affiché si le nom ou le prénom du représentant légal n ont pas été renseignés dans la fiche fournisseur et que l utilisateur clique sur «Générer le mandat». L utilisateur est alors bloqué dans le processus de création du mandat. L absence du téléphone du représentant légal ne provoquera pas l affichage du message et le blocage dans la création de mandat. ETAPE 2 : le titulaire du compte principal renseigne son numéro de téléphone pour débuter le processus de signature 28

Le titulaire du compte principal renseigne le numéro de téléphone sur lequel il veut recevoir le code pin qui sert à son authentification (ce numéro n est pas sauvegardé, il n est que temporairement utilisé pour l envoi d un SMS unique contenant le code de validation) Une aide supplémentaire existe pour apporter des précisions sur les indicatifs nécessaires à la bonne réception du code sur téléphone mobile dans les DOM/COM En cliquant sur recevoir mon code par SMS, le signataire du mandat accède à la page de saisie du code pin. 29

Au clic sur valider, le signataire accède à la version signée électroniquement de son contrat de mandat. 2.4.1.2 Modification des nom et prénom présents dans le Mandat Le mandat de facturation doit être signé électroniquement par la personne habilitée. Pour modifier les coordonnées présentes dans le mandat, vous devez retourner dans le menu «Mon Compte / Ma Fiche Entreprise» puis cliquer sur le bouton «Modifier ma fiche entreprise» 30

Il vous suffit alors de modifier les nom et prénom qui se situent dans le cadre «Contact de l entreprise» et enregistrer vos modifications. Vous pouvez ensuite réouvrir votre mandat pour le signer. 2.4.1.3 Description de la fonctionnalité de saisie de factures dématérialisées fiscalement Le fournisseur a la possibilité de saisir des factures dématérialisées fiscalement via un formulaire intuitif se présentant sous forme d onglets thématiques : Informations fournisseur : cet écran reprend les informations du fournisseur saisies lors de la création du compte. Information Client : cet onglet reprend les informations du client, c est-à-dire du service exécutant pour lequel la facture est émise. Entête (de la facture) : cet onglet permet de saisir les informations qui apparaitront sur l entête de la facture Lignes de factures. Montant total : cette page permet de saisir les informations globales sur la facture en cours de saisie. 31

Présentation des écrans : Onglet «Fournisseur» Cet écran reprend les données de la fiche entreprise liées au compte du fournisseur qui saisit ses factures. Les informations sont pré-renseignées. Onglet «Client» : Cet écran, permet de renseigner les informations liées au service de l Etat concerné par la facture. 32

Un fonctionnalité d aide à la saisie permet de s assurer que le code du Service Executant est connu des services de l Etat. Une liste exhaustive des Services Executant s affiche au fil de la saisie. Les éléments de cette liste sont selectionnables et évite d avoir à saisir tout le code. Lorsque le fournisseur passe la souris sur un code inactif non sélectionnable, le curseur se transforme en le code ne peut être complété dans le champ de saisie (ni le libellé du service). et Les codes sont triés par ordre alphabétique. Si le code est sélectionnable et que le fournisseur le choisit, l auto-complétion s effectue et le libellé du service exécutant est automatiquement pré-rempli. Onglet «Entête» : Cet écran permet de détailler les informations liées à l entête de la facture : - le numéro de la facture - la date d émission - le type (facture, avoir, ou acompte) - la devise - la référence de la facture d origine - le numéro court de l EJ (EJ ou engagement juridique) - le type de TVA. 33

Le numéro de l EJ est disponible sur le bon de commande à l endroit indiqué par l aide contextuelle de l information dans l écran représenté par un. Onglet «Lignes de factures» : Cet écran permet la saisie des lignes de factures. Les informations attendues sont : - la dénomination, cette information est saisie par l utilisateur - la quantité, cette information est saisie par l utilisateur - l unité : cette information permet de renseigner le type de bien correspondant à la ligne de facturation : Pièces, Kilogramme, Kilowatt, Litre, Autre. L utilisateur doit choisir parmi les valeurs proposées. - le montant unitaire HT : ce montant correspond au montant unitaire des élements de la ligne de facturation, ce montant est saisi par l utilisateur 34

- le montant réduction global : cette information permet de renseigner le montant de réduction applicable à une ligne de facturation, cette information est saisie par l utilisateur - le taux TVA : cette information permet de renseigner le taux de TVA applicable à la ligne de facturation, l utilisateur choisi une valeur parmi la liste déroulante ou a la possibilité de saisir une valeur libre en cliquant sur la case à cocher «Saisie libre». - le montant HT après remise : ce montant est calculé par l application. Onglet «Montant total» : La page montant total reprend les montants totaux, et permet également de saisir les remises de pied de factures : Montant HT Global : il s agit de la somme des montants hors taxe des lignes de factures. L utilisateur a la possibilité de saisir un montant différent du montant total calculé. L encart remise pied de factures permet à l utilisateur de renseigner des remises de pied de factures. Les données «Désignation» et «Montant» sont saisies par l utilisateur. Il doit ensuite cliquer sur le bouton «+» pour ajouter la remise «Pied de facture». Le bloc TVA calcule le taux de TVA par type de taux, ces informations sont calculées automatiquement par l application. L utilisateur a la possibilité de modifier le montant TVA de la facture. 35

Le montant HT après remise correspond au montant HT Global déduit des remises. Cette information peut etre modifiée par l utilisateur, le Montant TTC à payer est la somme totale, déduction faite des remises et TVA comprise. L utilisateur a la possibilité de transmettre des pièces additionnelles à la facture saisie via la fonctionnalité : En cliquant sur le bouton, l utilisateur accès à la fonctionnalité compléte : Il peut via le bouton «Choississez un fichier» sélectionner le ou les fichiers à transmettre (10 Mo maximum par fichier) dans la limite de 10 pièces jointes pour un poids total maximum de 60 Mo. A l issue de la saisie des informations, l utilisateur a la possibilité d annuler la saisie en cours, la sauvegarder, la confirmer et l envoyer, la visualiser au format HTML ou bien la télécharger au format PDF. L utilisateur ne peut visualiser ou télécharger sa facture que si elle a été préalablement sauvegardée. 36

2.4.1.4 Le dépôt de factures au format XML Cet onglet permet au fournisseur de télécharger une facture au format attendu par «Chorus Factures». Pour pouvoir déposer en ligne vos factures, il est nécessaire préalablement de produire les factures dans l'un des 2 formats internationaux standards requis par l'administration (formats XML ubl invoice ou cii-uncefact). De plus pour qu une facture puisse être recevable sur le portail, le numéro de SIRET doit correspondre au numéro de SIRET de l émetteur, le service exécutant doit correspondre à un service exécutant connu de la liste des services exécutants des services comptables de l Etat. Si la facture n est pas recevable, l utilisateur en sera informé par un message d information : 2.4.1.5 Le dépôt de factures au format PDF 2.4.1.5.1 Factures déposées au format PDF sans signature électronique L utilisateur a la possible de transmettre des factures au format PDF non signé. Dans le cadre de ce format, il n y a pas de signature électronique pour conférer au document un caractère d originalité, ni garantir son authenticité ou son intégrité. Les exigences d authenticité, d intégrité et de lisibilité sont couvertes par un engagement du fournisseur qui s engage à mettre en place des contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable entre les factures émises et la livraison de biens ou prestation de services qui en sont le fondement. 37

Le fournisseur doit tout d abord attester de la mise en place des contrôles permettant d établir une piste d audit fiable avant chaque dépôt de facture au format PDF «non signé» Pour une attestation définitive et ne plus avoir à cocher cette case à chaque dépôt, il vous suffit d aller dans le menu «Mon Compte / Ma fiche Entreprise» et cocher la case «Piste d audit fiable» comme illustré ci-dessous. 38

La case à cocher disparaîtra de votre écran lors de votre prochain dépôt de PDF «non signé» : Après un clic sur le bouton suivant, vous pourrez déposer votre PDF : 39

2.4.1.5.2 Factures déposées au format pdf signé L utilisateur a la possibilité de transmettre des factures au format PDF signé. La signature valide est soit une signature de type «Pades» soit une signature de type «Xades» conformément à l article 289 V du code général des impôts. 2.4.1.5.2.1 Dépôt de factures au format pdf signé au format Pades : Les utilisateurs du portail peuvent déposer des factures au format PDF signé au format Pades. Dans ce format, la signature est intégrée directement au PDF. 40

2.4.1.5.2.2 Dépôt de factures au format pdf signé au format Xades : Les utilisateurs du portail peuvent déposer des factures au format PDF signé au format Xades. Dans ce format, la signature est détachée du document facture. La fonctionnalité est disponible en cliquant sur le lien : Les boutons «Parcourir» permettent de récupérer le PDF et son fichier XML de signature XADES en sur le disque de l utilisateur. La procédure est ensuite la même que pour une facture signée en Pades. 2.4.1.5.3 Reconnaissance automatique des valeurs obligatoires pour Chorus La reconnaissance des données de la facture se fait en deux phases : - Un écran qui présente l évolution du module de reconnaissance. - Un écran qui permet à l utilisateur de contrôler l exactitude des valeurs reconnues et de les modifier si besoin. 2.4.1.5.3.1 Page de reconnaissance Le portail procède à la reconnaissance des données nécessaires au traitement de la facture par les services comptables. Pendant la reconnaissance, un écran permet de suivre l avancée des traitements. Une fois les traitements finalisés, l écran de validation des données reconnues s affiche. 41

2.4.1.5.3.2 Contrôle des données reconnues : Cet écran permet à l utilisateur de valider les données reconnues par l application. 2.4.1.5.3.3 Dépôt de type AVOIR : Dans le cas d un dépôt de PDF de type «Avoir», le type de la facture doit être «AVOIR» Un nouveau champ s affiche dynamiquement pour donner la possibilité au fournisseur de renseigner la référence de la facture d origine. Le portail contrôle l existence de cette référence dans le système d information de Chorus au moment de la confirmation d envoi de la facture. 2.4.1.5.3.4 Ajouts de pièces jointes : L utilisateur a la possibilité d ajouter des pièces additionnelles : Les formats autorisés sont : doc, pdf, pss, xml, xls, zip, odt, ods. 42

Il sera toujours possible avant envoi de la facture de supprimer ou ajouter des piéces jointes additionnelles (10 Mo par fichier maximum) dans la limite de 10 fichiers. L ensemble des documents uploadés ne doit pas faire plus de 60 Mo. Une fois les champs contrôlés, le fournisseur peut «Confirmer et envoyer» sa facture ou simplement «Sauvegarder et quitter» pour revenir modifier et/ou envoyer sa facture plus tard. En cas d envoi, l écran suivant propose un lien vers le dépôt éventuel d une autre facture. 2.4.2 Consultation des factures 2.4.2.1 Accès à la consultation de factures par un fournisseur La consultation de factures est accessible à tous les fournisseurs. Pour les fournisseurs ayant saisi ou ayant transmis des factures via le portail, la fonctionnalité leur permet de consulter leur facture ainsi que le statut des factures transmises aux services comptables de l Etat. Pour consulter le statut d une facture, le fournisseur a accès à une liste de critères de recherche : - Numéro de SIRET/RIDET - Code Service exécutant - Numéro de facture - Période de facturation - Raison sociale - Statut - Montant Total HT - Montant Total TTC - Numéro EJ (numéro d engagement juridique ou numéro de bon de commande) - Nature : permet de déterminer si c est une facture fiscalement dématérialisée ou numérisée La recherche peut comprendre plusieurs critères, elle est disponible en cliquant sur le bouton «Rechercher». 43

La recherche affiche les résultats dans un tableau composé de plusieurs informations liées à la facture. Détail d une ligne : : cette icone permet de visualiser la facture : au clic sur cette icône il est possible de télécharger la facture : cette icone s affiche si la facture a été sauvegardée et permet à l utilisateur de modifier sa facture avant de l envoyer définifivement : cette icone n apparaît que pour les factures sauvegardées avant envoi à Chorus et permet leur suppression. Cette fonctionnalité n est pas disponible pour les factures sauvegardées en cours de recyclage. : Cette icone s affiche pour les factures issues du portail rejetées par Chorus ou supprimées par le comptable. Elle permet d editer et retransmettre à Chorus une facture sans en changer le numéro, ni la date d emission. A partir de l écran de consultation, selon le mode de transmission portail initial (saisie, depot XML, Depot PDF signé ou non), le recyclage redirige le fournisseur vers l ecran adéquat ou tous les champs sont préremplis. Après confirmation et envoi, l historique de la facture recyclée est enrichi des différents statuts de ce nouveau cycle de transmission à Chorus. Les différents états ou «codes» de la facture sont disponibles : Créée : la facture est créée sur le portail Sauvegardée : la facture est sauvegardée sur le portail En cours de transmission : la facture est en cours de transmission à Chorus Vérification signature invalide : la signature de la facture est invalide 44

Rejetée Chorus : la facture est rejetée par Chorus Intégrée Chorus : la facture est intégrée dans Chorus Validée comptable : la facture est validée par le comptable Supprimée comptable : la facture est supprimée par le comptable Mise en paiement : la facture est mise en paiement Zoom sur la fonctionnalité «loupe» de la facture : Le fournisseur a la possibilité de consulter le détail lié au traitement de la facture dans le système d information Chorus. Les évenements liés au traitement de la facture sont retracés dans cette fenêtre. 45