DISTRICT 5 (COCHRANE-TEMISKAMING) RTO/ERO MINUTES / PROCÈS-VERBAL Executive meeting / Réunion d exécutif 10h00 Feb. 5, 2014 / 5 fév. 2014 CSCDGR (896, promenade Riverside) 1. Call to order / Appel à l ordre (Léonard) 10:15 a.m. / 10h15 2. Attendance / Présences (Nicole) Quorum 6 President /Président (J. Léonard Benoît) Secretary / Secrétaire (Nicole Gauthier-Dion) Treasurer / Trésorier (Roger Toffolo) Membership & Recruitement / Adhésion et Recrutement (Joan MacDonald) Newsletter / Journal (Thérèse Chartier) Health Services / Santé (Suzanne Sorochan) Webmaster / Webmestre (Don Polesky) Constitution / Statuts et Règlements (Evelyne Laforest) 3. Regrets / Absences Vice-president / Vice-présidente & Goodwill / Bienfaisance (Thérèse Caron) Pension and Retirement & Political Advisory / Politique & Rentes et Enjeux à la Retraite (Sharon Jones) 4. Approval of agenda / Adoption l Ordre du jour MOVED BY / PROPOSÉE PAR: Joan MacDonald SECONDED BY / APPUYÉE PAR: Suzanne Sorochan MOTION to approve agenda of February 5th, 2014 as modified QUE l ordre du jour soit adopté tel que modifié
5. Minutes of last meeting / Procès verbal de la dernière réunion (Nicole) MOVED BY / PROPOSÉE PAR: Roger Toffolo SECONDED BY / APPUYÉE PAR: Evelyne Laforest MOTION to approve minutes of last meeting as presented QUE le procès verbal de la dernière réunion soit adopté telle que présenté 6. Business from minutes / Affaires découlant du procès-verbal (Léonard) i) UPS account is open / le compte à UPS est ouvert ii) Suspension files for the District filing cabinet have been purchased / les filières suspendues pour le cabinet du District sont achetées 7. Treasurer s report / Rapport du trésorier (Roger) MOVED BY / PROPOSÉE PAR: Don Polesky SECONDED BY / APPUYÉE PAR: Thérèse Chartier - as of January 31 st, 2014... bank account balance of $2 574.51 / solde au 31 janvier 2014... 2 574, 51$ - still waiting for four deposits from provincial / en attente de quatre dépôts du provincial - recommend to stay with BNS for now / recommandé de demeurer avec la Banque Scotia pour le moment 8. Correspondence / Correspondance (Léonard) i) Simon Leibovitz, Dir. of Adminstrative and Member Ser. / Dir. des services administratifs et aux membres ii) Ewa Romanski, CGA, Dir. of Financial... RTO / Dir. des Finances... ERO iii) Gail Knox, Administrative Assistant / Assistante Administrative iv) June Szeman, 1st Vice-President RTO / 1 ère Vice-Presidente ERO v) Pauline Duquette-Newman, Coordinator - Member Services / Coordonnatrice - Services aux membres vi) Tony Andreacchi, Prov. Communications Committee Member / Membre du Comité Prov. Communications
vii) Dianne Vezeau, Membership Database Administrator / Adminis. Banque de Données des Membres 9. Updates / Mise à jour i) Membership & Recruitment / Adhésion et Recrutement (Joan MacDonald) -received updates from Terry Turner for January. Will give a copy to Thérèse Caron / a reçu les mises à jour de Terry Turner. Elle va remettre une copie à Thérèse Caron. ii) Health Services / Santé (Suzanne Sorochan) iii) Goodwill / Bienfaisance (Thérèse Caron) iv) Pension and Retirement & Polotical Advisory / Politique & Rentes et Enjeux à la Retraite (Sherri Jones) v) Newsletter / Journal (Thérèse Chartier) vi) Constitution / Statuts et Règlements (Evelyne Laforest) -do not have it in French. The Provincial will send us a template and we can receive a $3 000.00 grant to have it translated for our District / Elle n existe pas en Français. Le Provincial va nous envoyer un modèle et on peut recevoir un octroi de 3 000$ afin de les faire traduire pour notre District. vii) Webmaster / Webmestre ( Don Polesky) - still working on the DRUPAL site / travaille encore sur le site DRUPAL. 10. District Meeting / Réunion de District (group discussion / discussion de groupe) Our annual District5 spring meeting will be held on May 7th, 2014 / Notre réunion printannière annuelle du District5 aura lieu le 7 mai 2014. 11. Other matters / Autres i)nomination for RTO/ERO S Charitable Donation 2014 / Présentation de Candidature... ii) e-mailing proposed minutes of District executive meetings to executive members / envoyer minutes proposées des réunions de district aux membres de l exécutif MOVED BY / PROPOSÉE PAR : Thérèse Chartier SECONDED BY / APPUYÉE PAR : Evelyne Laforest
MOTION to e-mail proposed minutes to executive members of District5 before the meeting QUE les minutes proposées soient envoyées par courriel aux membres de l exécutif de District avant la réunion iii) MOVED BY / PROPOSÉE PAR : Roger Toffolo SECONDED BY / APPUYÉE PAR: Don Polesky MOTION that we purchase another 1 000 copies from UPS QUE 1000 copies soient achetées de UPS iv) MOVED BY / PROPOSÉE PAR : Thérèse Chartier SECONDED BY / APPUYÉE PAR : Roger Toffolo MOTION to buy paper for photocopies and any other office supplies. QUE l on achète du papier et autres articles de bureau nécessaires. 12. Adjournment / Levée de la séance MOVED BY / PROPOSÉE PAR : Joan MacDonald SECONDED BY / APPUYÉE PAR : Suzanne Sorochan 11 :24 a.m. / 11h24 President / Président Léonard Benoît Secretary / Secrétaire Nicole Gauthier-Dion