Accompagnement d'une migration LibreOffice Présentation : Eric FICHEUX 09/07/2015
Préambule Préparation Dispositif d'accompagnement Retour d'expérience Questions / réponses 2
Préambule Préparation Dispositif d'accompagnement Retour d'expérience Questions / réponses 3
Quelques éléments de contexte IT 5000 postes de travail 320 applications Écosystème numérique varié (libre et propriétaire) Organisation Fonctions support très organisées - Formation, communication, support technique - Relais IT dans les directions 4
Genèse du projet 2013 2012 Obsolescence Office 2003 Choix du meilleur scénario Étude de scénarios Validation par la DG Étude détaillée / faisabilité 5
Conduite du changement 6
Conduite du changement 7
Conduite du changement Acceptation Déni Tristesse Colère Négociation 8
Conduite du changement 9
Conduite du changement Moyens d'action Technique Formation Pilotage Support et assistance Communication 10
Préambule Préparation Dispositif d'accompagnement Retour d'expérience Questions / réponses 11
Préparation Acteurs de la migration : Utilisateurs et usages risques et opportunités associés Dispositif de migration Expérimentation 12
Brainstorm 2*1h Lister les acteurs Acteurs de la migration : risques et opportunités associées Lister les risques ou opportunités associées 13
Utilisateurs et usages QUESTIONNAIRE Valider les opportunités La conduite du changement a démarré avec ce questionnaire, qui a annoncé le changement. Mesurer impact et fréquence des difficultés pressenties Détecter des éléments non anticipés 14
Expérimentation Migration sans accompagnement Avec des relais Avec une phase de bilan 15
Bilan de la phase de préparation Questionnaire et expérimentation : 5 problèmes principaux pour les utilisateurs 1) Prise en main de l'outil 2) Compatibilité avec les documents office (existants ou échangés) 3) Les macros 4) Les performances 5) La compatibilité des progiciels Le brainstorm a identifié de nombreux points 1) L'existence de levier internes ou externes sur lesquels s'appuyer 2) Des risques à considérer 3) Des axes de communication 16
Préambule Préparation Dispositif d'accompagnement Retour d'expérience Questions / réponses 19
Conduite du changement Moyens d'action Prise en main de l'outil Macros... Formation Technique Automatisation Gestion des progiciels Dispositifs de dépannage... Pilotage Support et assistance Dépanner Prise en main de l'outil... Expliquer Rassurer Informer... Communication 20
Conduite du changement Moyens d'action Formation Technique Pilotage Support et assistance Communication 21
Communications Globale Communications générales Fréquence peu élevée Quelques communications exceptionnelles De migration Fréquence plus adaptée au déroulement des migrations Intégrée au processus de migration 22
Conduite du changement Moyens d'action Formation Technique Pilotage Support et assistance Communication 23
Technique Enjeux Ne pas bloquer les utilisateurs, assurer une migration fluide Prendre en charge des situations individuelles - Utilisation de macros - Utilisation de logiciels adhérents à Office 2003 Réponses Pré-installation généralisée de LibreOffice Automatisation de la gestion des migrations Dispositifs de dépannage 24
Conduite du changement Moyens d'action Formation Technique Pilotage Support et assistance Communication 25
Pilotages Du projet Classique : comité de pilotage et comité opérationnel Des migrations Chaque migration est gérée comme un projet à part entière 26
Pilotages Phases de migration des directions Migration par vagues de 300 agents en moyenne 1 mois environ Information préalable Inscription Information personnalisée 2 mois environ Inscriptions formations Migration Accompagnement Le déroulement des migrations est automatisé à l'aide d'un outil développé spécifiquement à cet intention : LibreOffice Now! Bilan 27
Organisation de migration Pilotages Support niveau 1 et 2 29
Conduite du changement Moyens d'action Formation Technique Pilotage Support et assistance Communication 30
Support et assistance Système d'aide interactif Assistant(e) de migration STP Aide directe Aide directe Orientation Formations Support avancé Intranet (niveau 3) Intranet Vidéos Documentation FAQ Forum Accompagnement sur site 31
Conduite du changement Moyens d'action Formation Technique Pilotage Support et assistance Communication 32
Prévue pour Formation 50 % des agents «Standard» Writer, Calc et Impress 2 niveaux : basique et avancé «En ligne» Formations de base Writer et Calc «Sur mesure» Sur demande des relais 33
Préambule Préparation Dispositif d'accompagnement Retour d'expérience Questions / réponses 34
Retour d'expérience n li a B Indispensables Relais Globalement plus facile que ce à quoi l'on s'attendait Le support a été moins sollicité que prévu Sur les premiers déploiements, 2/3 des agents n'ont pas rencontré de difficultés importantes 35
Retour d'expérience 3 points complexes à gérer : Macros Échanges de documents avec l'extérieur Programmes de formation adaptés 36
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