Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers Opérations de fin k d exercice Pilotage de la date comptable Direction des Finances/Agence Comptable 21/12/2011 1
Introduction Préambule Contrairement à Nabuco, l exercice budgétaire et comptable dans SIFAC n est pas déterminé par la sélection de l exercice. C est la date comptable qui détermine l exercice sur lequel l impact budgétaire sera effectué. Certaines opérations courantes relatives à l exercice en cours ne peuvent être finalisées le 31/12/2011; ces opérations doivent cependant impérativement être rattachées à l exercice 2011 (= être comptabilisées au 31/12/2011). Pour traiter ces opérations 2 périodes sont distinguées : du 03/01/2012 au 13/01/2012 : Les opérations pourront être traitées selon les procédures habituels grâce au pilotage de la date comptable. du 16/01/2012 au 07/02/2012 : Le rattachement des charges et des produits à 2011 pourront être traités selon des procédures spécifiques qui feront l objet d une présentation le 05/01/2012. Ce guide concerne uniquement l exécution courante et en aucun cas les opérations de clôture. 2
Sommaire I) Dépenses 1. Le flux classique La facture est parvenue au plus tard le 11/01/2012 avec commande 2011 et avec service fait 2011 non saisie dans SIFAC Facture parvenue au plus tard le 11/01/2012 sans commande 2011 avec service fait 2011 Annulation des factures MIRO générées par erreur 2. Les liquidations directes II) Missions Cas général : L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2011 Cas particulier : L ordre de mission n a pas été créé III) Recettes 1. Le flux classique La commande de vente a été créée avant le 31/12/2011 La commande de vente n a pas été créée 2. Les liquidations directes 3
I) Les dépenses Rappel Date limite de réception des listes de pièces de dépenses le 11/01/2012 (Délai de rigueur) 1. Le flux classique Cas général : Facture parvenue au plus tard le 11/01/2012 avec commande 2011 avec service fait 2011 non saisi dans SIFAC Saisie du service fait avec date comptable au 31/12/2011 et date de pièce = date du service fait Transaction MIGO Date effective du service fait (<= 31/12/11) Date comptable impérative au 31/12/11 4
Saisie de la facture, transaction MIRO La date comptable doit être saisie au 31/12/2011 b a Date comptable impérative au 31/12/11 Veillez à la cohérence des flux. Date de facture fournisseur (<= 11/01/2012) Saisir la «date base» c'est-à-dire soit la date de réception de la marchandise soit la date de la réception de la facture : Si la date de service fait est antérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de la facture. Si la date de service fait est postérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de marchandise. La date de base correspond à la date du démarrage du délai global de paiement. 5
Cas particulier : Facture parvenue au plus tard le 11/01/2012 sans commande avec service fait 2011 Saisie de la commande en date de document au 31/12/2011 Saisie de la facture et du service fait (voir cas général). 6
Annulation de MIRO Les factures MIRO générées par erreur sur l exercice 2011 peuvent faire l objet d une annulation en MR8M. Dans ce cas la date comptable de contrepassation doit être systématiquement indiquée au 31/12/2011. Date comptable <= 31/12/2011 7
2. Liquidations directes dépenses (FB60/FB65) Pour rappel la date limite de saisie et de réception des liquidations directes a été fixée au 11/01/2012 avec indication de la date comptable au 31/12/2011. Date comptable impérative au 31/12/11 Date de facture fournisseur (<= au 11/01/2012) Saisir la «date base» c'est-à-dire soit la date de réception de la marchandise soit la date de la réception de la facture : Si la date de service fait est antérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de la facture. Si la date de service fait est postérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de marchandise. La date de base correspond à la date du démarrage du délai global de paiement. 8
II) Les missions Préalable Un paramétrage a été mis en place pour ouvrir la possibilité de comptabilisation des frais de missions saisies en 2012 sur l exercice 2011 (au 31/12/2011). Pour rappel la saisie des frais de missions sur l exercice 2011 est autorisée jusqu au 11/01/2012. Cas général : L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2011 L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2011 pour un déplacement en 2011 Vous avez jusqu au 11/01/2012 pour saisir vos frais et comptabiliser en ZPRRW_MIS Cas particulier : L ordre de mission a été créée à partir du 01/01/2012 L ordre de mission n a pas été créé avant le 31/12/2011pour un déplacement effectué en 2011. - Les justificatifs de frais réceptionnés en janvier 2012 peuvent être imputés sur 2011 jusqu au 11/01/2012. Création de l OM avec modification de la date comptable au 31/12/2011. - Les justificatifs de frais sont réceptionnés après la date limite du 11/01/2012, les frais seront imputés sur l exercice 2012. 9
III) Les recettes Au même titre que les dépenses, il est nécessaire de rattacher les recettes au bon exercice. Par conséquent, toutes les recettes 2011 découlant de conventions, contrats, subventions, prestations de services, etc. signés et/ou notifiés en 2011. Celles-ci sont à traiter selon les procédures habituelles jusqu au 13/01/2012. 1. Le flux classique La commande de vente (VA01) a été créée avant le 31/12/2011 La prestation a été réalisée sur l exercice 2011 mais la facture n a pas été émise en 2011. Génération de la facture de vente (VF01) ENTREE Indication de la date de facture Renseigner le n de la commande de vente 10
Cliquer sur la loupe pour afficher les données d entête de facture Activation de l option de comptabilisation sur 2011. Après la date limite de création des factures (13/01/2012) cette option sera désactivée. 11
La commande de vente (VA01) n a pas été créée avant le 31/12/2011 La prestation a été réalisée sur l exercice 2011. Génération de la commande de vente en date du 31/12/2011 (VA01) Lors de la création de la commande de vente, la donnée Date de document permet de piloter la date de prévision budgétaire de recette et donc, post 31/12/2011, de créer une prévision de recette sur l exercice 2011. Pilotage de la date document et donc de la date de prévision de la prévision de recette indépendamment de la date du jour. 12
Génération de la facture de vente en date du 31/12/2011 (VF01) Cliquer sur la loupe pour afficher les données d entête de facture Activation de l option de comptabilisation sur 2011. Après la date limite de création des factures (13/01/2012) cette option sera désactivée. 13
2. Les liquidations directes factures ou avoirs (FV70) Les recettes émises du 01 au 13 janvier 2012 sur l exercice 2011 doivent être saisies en date de facture et date comptable du 31/12/2011 Date comptable impérative au 31/12/11 5345456 Date de facture impérative au 31/12/2011. 14