Évaluation de la conception et de la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés. Guide à l usage des candidats à l agrément d experts ou d organismes qualifiés Référence : A-GUI005-V1 Version : 1 Applicable au : 17/01/2009
Sommaire 1 - Objet... 3 2 - Textes de référence... 3 3 - Principes généraux... 3 3.1 Durée et périmètre de l agrément... 3 3.2 Critères de délivrance et de renouvellement de l agrément... 4 4 Cas où le demandeur est un expert individuel... 4 4.1 Le dossier technique... 5 4.2 Le dossier administratif... 5 5. Cas où le demandeur est un organisme... 6 5.1 Le dossier technique... 6 5.2 Le dossier administratif... 6 6 Suivi effectué par l EPSF... 7 2
1 - Objet Le présent guide d application définit, conformément à l article 9 de l arrêté du 21 décembre 2007 relatif à l agrément des experts ou organismes qualifiés pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés, les méthodes et critères que l EPSF met en œuvre pour instruire les demandes d agrément d expert ou d organisme qualifié et contrôler le respect des conditions de maintien par leur titulaires, ainsi que les imprimés et modèles types de demande à produire. Le présent document sera révisé, autant que de besoin, après la parution de textes réglementaires complémentaires de référence. Les enseignements tirés de son application pourront également être source d évolution. 2 - Textes de référence directives européennes 96/48/CE sur l interopérabilité du système ferroviaire transeuropéen à grande vitesse et 2001/16/CE sur l interopérabilité du système ferroviaire transeuropéen conventionnel modifiées l une et l autre par la directive 2004/50/CE ; loi n 82-1153 du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs, modifiée, notamment ses articles 13-1, 13-2 qui mentionnent l activité d un expert ou d un organisme qualifié, agréé ; décret n 2006-369 du 28 mars 2006 relatif aux missions et au statut de l'etablissement public de sécurité ferroviaire ; décret n 2006-1279 du 19 octobre 2006 relatif à la sécurité des circulations ferroviaires et à l'interopérabilité du système ferroviaire ; arrêté du 21 décembre 2007 relatif à l agrément des experts ou organismes qualifiés pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés dit arrêté «EOQA» ; arrêté du 31 décembre 2007 relatif aux autorisations de réalisation et de mise en exploitation commerciale de systèmes ou sous-systèmes de transport ferroviaire nouveaux ou substantiellement modifiés dit arrêté «mise en exploitation commerciale». 3 - Principes généraux 3.1 Durée et périmètre de l agrément Compte tenu des missions qui lui sont imparties par la loi du 30 décembre 1982 susmentionnée et le décret 2006-1279 également susmentionné, et conformément à l'arrêté EOQA, un expert ou organisme qualifié peut solliciter un agrément pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés lorsqu il estime, de par son expérience professionnelle passée et de par l organisation qu il s engage à mettre en œuvre (notamment par les compétences dont il s entoure), avoir la connaissance de chacun des domaines concernés et de leurs interfaces en particulier en matière d exploitation. L expert ou l organisme qualifié a aussi la possibilité de solliciter un agrément restreint à un ou plusieurs soussystèmes listés ci-dessous dans le cas où celui-ci estime ne disposer que d'une expérience professionnelle et de moyens lui permettant d'évaluer exclusivement ces sous-systèmes et leurs interfaces. Les sous-systèmes pour lesquels un expert ou organisme qualifié peut se faire agréer sont les suivants : infrastructure ; contrôle commande et signalisation ; énergie ; matériel roulant à l exclusion des wagons de marchandises ; wagons de marchandises. 3
Les définitions des sous-systèmes infrastructure, contrôle commande et signalisation, énergie, matériel roulant et wagons de marchandises sont celles des annexes II des directives 96/48/CE et 2001/16/CE. L'agrément de l expert ou organisme qualifié est délivré pour une durée de cinq ans. Lorsqu un expert ou organisme qualifié titulaire d un agrément pour évaluer des projets relevant d un ou plusieurs soussystèmes sollicite l extension de son agrément pour évaluer les projets relevant de nouveaux soussystèmes, l acceptation par l EPSF de cette extension ne modifie pas la durée de l agrément initialement accordé. 3.2 Critères de délivrance et de renouvellement de l agrément L'EPSF délivre, étend ou renouvelle un agrément d expert ou d organisme qualifié, lorsqu'il a pu constater que le demandeur : possède la capacité technique et professionnelle lui permettant d exercer valablement les missions d évaluation qu il sollicite ; fournit des garanties d honorabilité. Ce constat s effectue par l'examen du dossier de demande d agrément fourni par le demandeur. Il est rappelé que le dossier doit être en langue française ce qui implique que les pièces initialement dans une autre langue sont à envoyer accompagnées de leur traduction en français. Par capacité technique, il faut comprendre : la maîtrise suffisante des connaissances techniques propres au sous-système considéré (directives, spécifications techniques d interopérabilité, normes, règles techniques) ; la capacité à vérifier la cohérence globale des systèmes ou sous-systèmes évalués ; l expérience ferroviaire acquise par des implications significatives en conception ou validation de conception, en suivi de réalisation, en tests et essais, en coordination d équipe d ingénierie ou en management de projet. La capacité professionnelle recouvre les aspects suivants : management de la compétence en expertise ferroviaire (recrutement, suivi, formation), contrôle des sous-traitants éventuels ; capacité à conduire l activité d évaluation envisagée en toute objectivité et indépendance ; couverture financière par une assurance en responsabilité civile des risques liés aux missions d évaluation envisagées et à leurs conséquences. Les garanties d honorabilité sont établies par les éléments précisés aux articles 5 et 6 de l arrêté EOQA. En fonction de son statut et de la nature de sa demande, le demandeur utilise l un des quatre modèles type mis à disposition par l EPSF sur son site Internet pour constituer son dossier : Modèle type n 1 «Première demande de l agrément ou demande d extension de l agrément d organisme qualifié» Modèle type n 2 «Demande de renouvellement de l agrément d organisme qualifié» Modèle type n 3 «Première demande de l agrément ou demande d extension de l agrément d expert qualifié» Modèle type n 4 «Demande de renouvellement de l agrément d expert qualifié» 4. Cas où le demandeur est un expert individuel La candidature d un individu qui se présente à titre personnel en qualité de travailleur indépendant et qui exercera les missions d évaluation envisagées au sein d une entreprise individuelle (sans associés) sera enregistrée par l EPSF en tant que demande d agrément d expert qualifié et instruite en conséquence. 4
4.1 Le dossier technique Le dossier technique doit permettre à l EPSF de conclure que le demandeur possède, seul ou en recourant à la sous-traitance, la capacité technique et professionnelle lui permettant de conduire l évaluation de la conception et de la réalisation de systèmes ferroviaires ou d un ou plusieurs soussystèmes : - infrastructure ; - contrôle commande et signalisation ; - énergie ; - matériel roulant à l exclusion des wagons de marchandises ; - wagons de marchandises. Le candidat à l agrément «expert individuel» doit prouver qu il possède, seul ou par recours à la sous-traitance : - les connaissances techniques et fonctionnelles du ou des sous-systèmes envisagés ; - la capacité à vérifier la cohérence globale des systèmes ou sous-systèmes évalués ; - l expérience de la conception et de la réalisation d équipements ou organes ferroviaires ; - l expérience de projets techniques d ampleur comparable à celle du ou des sous-systèmes envisagés. D un point de vue pratique, le dossier technique du demandeur «expert individuel» est constitué de cinq pièces : - un document attestant son identité, son adresse et sa nationalité ; - un document décrivant l organisation, le fonctionnement et les moyens techniques envisagés pour conduire les missions d évaluation ; - un CV détaillant formation, compétences, expériences et qualifications ; - un document décrivant les modalités de contrôle des sous-traitants éventuels ; - un engagement d indépendance (cf 1-d Art.4 de l arrêté EOQA). 4.2 Le dossier administratif Le dossier administratif d un candidat à l agrément d expert comprend les cinq éléments suivants : - casier judiciaire : Un candidat ne possédant pas la nationalité française doit fournir les éléments attestant qu il n est pas sous le coup d une des deux condamnations précisées aux b et c Art.5 de l arrêté EOQA. Pour un demandeur de nationalité française, l EPSF fera la démarche auprès du Casier Judiciaire National afin d obtenir le bulletin n 2 car ce document ne peut pas être délivré à une personne physique mais uniquement aux personnes morales limitativement listées à l article R 79 du code de procédure pénale. Pour ce faire, le demandeur doit impérativement fournir ses nom, prénom, date et lieu de naissance ainsi que les éléments suivants de sa filiation : nom et prénom du père, nom de jeune fille et prénom de la mère. - attestation éventuelle du tribunal de commerce établissant l absence de procédure collective - attestation d assurance en responsabilité civile : Le demandeur doit apporter la preuve qu il a souscrit une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la Responsabilité Civile pouvant lui incomber du fait de l exercice des activités d évaluations envisagées. Le montant des garanties et des franchises doit être fourni. - engagement de communication : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter les deux exigences de communication exposées Art.6 a) de l arrêté EOQA. - engagement de confidentialité : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter l exigence de confidentialité exposée Art.6 b) de l arrêté EOQA. 5
5. Cas où le demandeur est un organisme 5.1 Le dossier technique Afin de faciliter l examen et l instruction de la candidature par l EPSF, il est suggéré que le dossier technique soit organisé en huit chapitres présentés ci-après. Chapitre 1 : une note de présentation de l organisme indiquant, notamment : - son statut juridique ; - l objet de son activité ; - l année de sa création ; - son rattachement éventuel à une autre entité et son positionnement au sein de celle-ci ; - un organigramme à jour ; celui-ci doit mentionner a minima le nom du personnel dirigeant et du personnel permanent. Chapitre 2 : une note de présentation de l activité d évaluation abordant, entre autres, l organisation mise en place pour garantir : - la qualité des missions d évaluation envisagées, notamment en matière de vérification de la cohérence globale des systèmes et sous systèmes évalués ; - son objectivité et son indépendance lors de la réalisation de ces missions. Chapitre 3 : son manuel qualité et la liste des principales procédures dont, en cas d éventuel recours à la sous-traitance pour les missions d évaluation envisagées, celle décrivant les modalités de contrôle des sous-traitants. Chapitre 4 : une note exposant, pour chacun des sous-systèmes concernés, le découpage en domaines et spécialités ferroviaires utilisé par l organisme pour recruter, former, et gérer ses compétences d expertise et d évaluation système. Chapitre 5 : une note montrant que l organisme dispose d experts et de responsables d évaluation en nombre suffisant pour chacun des domaines et spécialités identifiés précédemment. Chapitre 6 : un échantillon de CV nominatifs d experts et de chargés d évaluation dans les domaines et spécialités identifiés précédemment. Chapitre 7 : les attestations d accréditation et de certification reçues par l organisme. En matière d accréditation, il est demandé de fournir une copie intégrale annexe technique incluse d au moins une des deux accréditations exigées : - organisme d inspection de type A (ISO/CEI 17020) - organisme certificateur de produits et services (NF EN 45011) L organisme est invité à faire connaître à l EPSF les autres reconnaissances qu il a obtenues dans les domaines de l évaluation de conception et des systèmes ferroviaires. Chapitre 8 : la liste des moyens techniques mis à disposition des évaluateurs, en particulier l accès aux référentiels techniques et réglementaires. Les pièces demandées aux chapitres 4, 5, 6 sont fournies à titre informatif et afin que l EPSF ait une connaissance plus fine de la compréhension et de la conduite des missions d évaluation par l organisme dans une optique de suivi et d adaptation éventuelle au fil du temps. 5.2 Le dossier administratif Le dossier administratif constitue le chapitre 9 du dossier de demande de l agrément d un organisme. Il comprend les éléments suivants : - Le casier judiciaire : L EPSF fera la démarche auprès du Casier Judiciaire National afin d obtenir le bulletin n 2 du personnel dirigeant car ce document ne peut pas être obtenu directement par une personne physique mais uniquement par des personnes morales limitativement listées à l article R 79 du 6
code de procédure pénale. Pour ce faire, l organisme doit fournir à l EPSF, les informations suivantes pour chaque membre de son personnel dirigeant de nationalité française : nom, prénom, date et lieu de naissance ainsi que les éléments suivants de sa filiation : nom et prénom du père, nom de jeune fille et prénom de la mère. Dans le cas d un dirigeant n ayant pas la nationalité française, il est demandé à l organisme de fournir les éléments attestant que cette personne n est pas sous le coup d une des deux condamnations précisées aux b et c Art.5 de l arrêté EOQA. - L extrait Kbis ou un document équivalent : Si l organisme demandeur est une société inscrite au registre du commerce et des sociétés en France, il lui est demandé de fournir un extrait Kbis récent. Celui-ci ne doit pas mentionner de décision du Tribunal de Commerce en matière de procédure collective (redressement, liquidation judiciaire). Pour les organismes relevant d un autre cas de figure, il est leur demandé de fournir un document officiel et légal attestant de l existence juridique de l organisme ainsi que l absence de décision de redressement ou de liquidation. Le (ou les) document(s) fourni(s) doivent être récents. - L attestation d assurance en responsabilité civile : L organisme doit apporter la preuve qu il a souscrit une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la Responsabilité Civile pouvant lui incomber du fait de l exercice des activités d évaluations envisagées. Le montant des garanties et des franchises doit être fourni. - L engagement de communication : Il est demandé à l organisme de s engager par écrit à respecter les deux exigences de communication exposées Art.6 a) de l arrêté EOQA. - L engagement de confidentialité : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter l exigence de confidentialité exposée Art.6 b) de l arrêté EOQA.. 6 Suivi effectué par l EPSF L EPSF assure le suivi des experts et organismes qualifiés et vérifie qu ils respectent les conditions de maintien de leur agrément par tout moyen à sa disposition, en particulier : examen des rapports d évaluation de la sécurité fournis dans les dossiers d autorisations de mise en service commercial ; examen des rapports annuels d activité communiqués à l EPSF par les experts et organismes qualifiés ; réunions éventuelles avec les promoteurs ; réunions éventuelles avec les experts et organismes qualifiés ; inspections et audits. 7