MARCHE PUBLIC DE SERVICES RENCONTRES ANIMATION FORMATION D ANGOULEME CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES - Document commun aux lots n 1 et n 2- SMPI Magelis V1 8/3/2013 1/8
SOMMAIRE 1. Objets de la consultation 3 2. Présentation du Pôle Image Magelis 3 3. Contexte : Etude prospective sur l emploi et la formation dans le secteur du film d animation 4 4. Les Rencontres Animation Formation 4 5. Les partenaires des Rencontres Animation Formation 5 6. Description des missions 5 7. Les compétences requises 6 8. Méthode de travail et organisation 7 SMPI Magelis V1 8/3/2013 2/8
1. Objets de la consultation Le Pôle Image Magelis, maître d ouvrage des Rencontres Animation Formation, souhaite s adjoindre le conseil et l assistance d un expert spécialisé pour une mission de conception éditoriale et d animation des trois prochaines éditions de la manifestation (2013, et 2014 et 2015 si respectivement affermies). Par ailleurs, afin d en asseoir encore plus la visibilité, le Pôle Image veut externaliser la communication, les relations presse et la promotion de l évènement également pour les trois prochaines éditions de la manifestation (2013, et 2014 et 2015 si respectivement affermies). 2. Présentation du Pôle Image Magelis Fondé en 1997 à Angoulême, Magelis est le premier pôle image créé en France. Pionnier dans le développement des métiers de l image, son rôle est de promouvoir la filière sur le département de la Charente par : - l implantation et l accompagnement des entreprises - la mise en place de structures de formation adaptées et la constitution d un véritable campus de l image - l organisation d évènements nationaux et internationaux - la réalisation d aménagements urbains liés à l image. Magelis est une structure publique composée du Conseil Général de la Charente, de la Région Poitou-Charentes, de la ville d Angoulême et de la Communauté d Agglomération du Grand Angoulême. Le Pôle Image en chiffres : o 1 er pôle image créé en France o 2nd pôle de production d images animées en France o 90 entreprises de l image dont 20 studios d animation et 4 studios son o 1er fonds d aide régional à la production d animation o Un bassin d emploi de plus de 1000 personnes o Environ 40 semaines de tournages pour la télévision ou le cinéma chaque année o 7 écoles de l image, 800 étudiants, une quinzaine de diplômes du BTS au Doctorat Depuis son origine, le Pôle Image Magelis a placé la formation au centre de sa stratégie en initiant ou favorisant l implantation d écoles sur son territoire. La présence de professionnels qualifiés constitue en effet un atout majeur, comparativement à d autres régions, pour le développement et l implantation d entreprises localement. Aujourd hui sept structures de formation, publiques ou consulaires, toutes de renommée nationale voire internationale, sont présentes à Angoulême. Ces écoles oeuvrent dans le domaine de l animation, des jeux vidéo, de la bande dessinée, du documentaire et des médias numériques. Elles forment chaque année 800 étudiants de haut niveau (diplômes délivrés allant du BTS au doctorat). Dans ce cadre, l objectif du Pôle Image est de conserver son avantage concurrentiel, de poursuivre et renforcer la constitution d un véritable campus de l image sur son territoire et de devenir une tête de réseau des écoles européennes de l image ainsi qu un lieu de rencontre des écoles. SMPI Magelis V1 8/3/2013 3/8
3. Contexte : Etude prospective sur l emploi et la formation dans le secteur du film d animation L Observatoire Prospectif des Métiers et des Qualifications de l Audiovisuel a souhaité réaliser en 2008, dans le cadre de ses missions, une étude prospective sur la formation et l emploi dans le secteur du film d animation. En effet, la qualité de la formation, initiale et continue, est un enjeu crucial pour l industrie française de l animation comme pour tout secteur économique. Pourtant aucune réflexion d ensemble sur les contenus et les méthodes, les objectifs à court et moyen terme, la cohérence et la lisibilité de l offre n avait été menée jusque là. Cette étude a été confiée à René BROCA. Elle a été réalisée sur l année 2008-2009 et validée en juillet 2009 par les différentes instances participantes : - Commission Paritaire Nationale Emploi Formation de l AudioVisuel CPNEF-AV, - Syndicat des Producteurs de Films d Animation - SPFA, - Centre National de la Cinématographie - CNC. L étude se décline en trois axes : 1- Panorama de l offre de formation initiale et continue et regard des entreprises sur ces offres de formation 2- Relations Formations / Entreprises 3- Conclusions et préconisations Afin de prolonger cette étude, valider et mettre en oeuvre les différentes préconisations envisagées, les commanditaires de l étude ont souhaité organiser une rencontre entre les différentes parties prenantes : écoles, entreprises, institutionnels. Le Pôle Image Magelis a proposé de co-organiser et d accueillir sur son territoire les premières Rencontres Animation Formation. Celles-ci se sont déroulées en 2009. 4. Les Rencontres Animation Formation Les Rencontres Animation Formation d Angoulême ont connu quatre éditions. Elles sont organisées chaque année pendant deux jours au mois de novembre. L objectif de cette manifestation annuelle est de faire vivre un lieu de rencontres, d échanges et d information mutuelle pour les écoles d animation, les entreprises du secteur et les institutions concernées. La qualité de la formation, initiale et continue, est un enjeu crucial pour l industrie française de l animation comme pour tout secteur économique. L ambition des Rencontres Animation Formation d Angoulême est donc de susciter et favoriser la réflexion collective en mettant en présence toutes les parties prenantes : les organismes de formation et les entreprises d animation, bien sûr, mais également les organismes institutionnels qui ont vocation, à leurs différents niveaux de compétence, à les accompagner. Il s agit de créer un espace-temps pour le dialogue, la transmission d informations et d expériences, sans tabou mais dans un esprit constructif. Ces journées permettent de confronter la richesse de l offre pédagogique et la diversité des pratiques professionnelles, de faire le point sur la situation de l emploi, ainsi que sur les évolutions techniques et organisationnelles. Les Rencontres Animation Formation sont ouvertes aux directeurs d écoles, directeurs pédagogiques, directeurs de studio, directeurs de production, auteurs, storyboarders, diffuseurs, organisations professionnelles du secteur, institutionnels... Elles sont accessibles gratuitement mais ne sont pas ouvertes aux étudiants. SMPI Magelis V1 8/3/2013 4/8
Un site internet dédié présentant les programmes des précédentes éditions, la liste des participants ainsi que les synthèses a été développé. L adresse est la suivante : www.rencontresanimation-formation.org 5. Les partenaires des Rencontres Animation Formation Outre le Pôle Image Magelis, coordinateur général de la manifestation, participent à l opération : le Centre National de la Cinématographie et de l Image Animée (CNC), la Commission Nationale Paritaire Emploi Formation de l Audiovisuel (CPNEF-AV), l Observatoire Prospectif des Métiers et des Qualifications de l Audiovisuel (OPMQ-AV), l AFDAS, le Syndicat des Producteurs de Films d Animation (SPFA), Audiens et la FICAM. D autres structures pourront rejoindre le partenariat. 6. Description des missions Les missions décrites ci-dessous s appliquent à l édition 2013 des Rencontres Animation Formation (tranche ferme), ainsi qu aux deux éditions suivantes si leurs tranches respectives sont affermies (édition 2014 : tranche conditionnelle n 1 et édition 2015 : tranche conditionnelle n 2). La cinquième édition se tiendra notamment à Angoulême les 21 et 22 novembre 2013. Elle se déroulera en salle Nemo - Cité Internationale de la Bande Dessinée et de l Image. La manifestation se déroulera sur 2 jours en séances plénières. Les journées commenceront à 9h et se termineront autour de 18 h 00. Le nombre de participants attendu est d environ 170 personnes. La présente consultation comporte deux lots, qui pourront être attribués à un seul candidat ou à des prestataires distincts. Lot n 1 Conception éditoriale et animation des Re ncontres Le prestataire devra effectuer le groupe de tâches suivantes : Définition d une ligne éditoriale, conception d un pré programme, puis d un programme finalisé Recherche d intervenants, préparation et mise en place des interventions Promotion et communication auprès des écoles, des organismes de formation et des professionnels, en lien avec le prestataire retenu pour le lot 2 Mise à jour et développement du fichier contacts pour la diffusion du pré programme et du programme final Recherche de partenariats institutionnels et professionnels Préparation, conduite et animation de la manifestation Accueil des intervenants Appui au bon déroulement de la manifestation et au contrôle de la cohérence entre programmation et logistique Bilan de l opération, synthèse des échanges et évaluation L intervention du prestataire doit donc s exercer depuis les choix stratégiques initiaux jusqu au déroulement même de la manifestation pour en garantir la cohérence et l adéquation. A ce titre, la concertation régulière et effective avec les partenaires de la manifestation pour la partie éditoriale, et avec l équipe du Pôle Image Magelis pour l ensemble des décisions, est l un des enjeux essentiels à la réussite de l évènement. Le prestataire sera en outre tenu de fournir une synthèse des échanges. Cette synthèse donnera lieu à un document rédigé qui sera transmis aux participants à la manifestation. Enfin, le prestataire devra veiller à l évaluation de sa mission. Il devra établir un bilan permettant de capitaliser l expérience acquise. Cette évaluation donnera lieu à un rapport de mission écrit à usage interne. SMPI Magelis V1 8/3/2013 5/8
Il est à noter que le Pôle Image Magelis assure la coordination générale de la manifestation, le suivi des opérations avec les prestataires et les fournisseurs, une partie du financement de la manifestation et la logistique. Le Pôle Image participe en outre à l ensemble des autres tâches en collaboration avec le prestataire de la conception éditoriale. La ligne éditoriale générale de la manifestation, la définition des thèmes de conférences, et la désignation d intervenants, qui relèvent de la responsabilité du titulaire chargé de la conception éditoriale, seront soumises à l approbation du Pôle Image Magelis et des partenaires de l opération. Tout autre sujet, tel que le choix des différents prestataires, la logistique ou la mise en place du plan de communication, relève de la responsabilité directe du Pôle Image Magelis. Lot n 2 Communication/ Relations presse et promot ion de l évènement Le titulaire devra assurer, dans le cadre de sa mission, la communication, les relations presse et publiques, ainsi que la promotion des Rencontres Animation Formation. Le prestataire devra effectuer le groupe de tâches suivantes : Rédaction d un dossier de presse-synthèse des différentes éditions Rédaction d un communiqué de presse en amont de la manifestation Rédaction d un communiqué de presse bilan de la manifestation Contacts presse, campagne de relations presse Participation aux Rencontres et organisation d éventuels points presse pendant la manifestation Bilan des retombées presse Le titulaire devra élaborer un plan de communication cohérent avec les propositions éditoriales et le positionnement des Rencontres Animation Formation. Pour ce faire, il prendra appui auprès du prestataire du lot 1. Pour ce qui concerne le dossier de presse, il s agira de produire un document faisant état du bilan des 4 précédentes éditions : problématiques phares, enjeux, réponses apportées, avancées, points de blocage, Pour les 2 lots, l offre de prix des candidats devra intégrer l ensemble des prestations définies ci-dessus. 7. Les compétences requises Pour chacun des lots, le prestataire retenu doit posséder une forte expertise dans le domaine de l image notamment en cinéma d animation et dans le domaine de la formation initiale et continue. Il doit en maîtriser tous les enjeux. Il doit enfin être reconnu dans ce secteur et être capable de solliciter des intervenants et des partenariats nationaux ou internationaux. Pour le lot 1, le prestataire doit rassembler, le cas échéant, une équipe qualifiée pour l exécution de cette mission de conception et d animation et s adjoindre des compétences extérieures. Il doit assurer un portage solide du projet en termes techniques, logistiques et administratifs. La maîtrise de cette prestation se fonde sur un savoir-faire en ingénierie, en conduite et en organisation de projets similaires à celui des Rencontres Animation Formation : conférences, rencontres et ateliers professionnels, festivals, forums, etc. SMPI Magelis V1 8/3/2013 6/8
Pour le lot 2, le prestataire devra avoir une bonne connaissance du secteur de l animation en général, et de la manifestation en particulier, et en comprendre les enjeux. Il devra posséder de très bonnes capacités rédactionnelles, un excellent relationnel et avoir une parfaite connaissance des médias presse. Il devra en outre disposer d un bon réseau auprès de la presse générale et spécialisée nationale. 8. Méthode de travail et organisation Une concertation permanente devra s établir entre le(s) prestataire(s), l équipe du Pôle Image Magelis et les partenaires de l opération (CNC, CPNEF-AV, OPMQ-AV, SPFA, AFDAS, AUDIENS, FICAM ). Cette démarche est garante, dans le respect des délais impartis, de la meilleure adéquation possible entre l ambition de la manifestation et son organisation. A cet effet, la mise en place d une méthode de travail partagée entre les équipes du Pôle Image Magelis, les partenaires de l opération et le(s) prestataire(s) sera un préalable indispensable, qui devra survenir au plus vite après la désignation du prestataire. Cette méthode de travail partagée fixera notamment le calendrier de travail et les réunions de coordination. En l occurrence, des réunions de coordination seront organisées régulièrement. Elles permettront de faire un point d étape sur la mise en œuvre du projet, de contrôler le respect de l échéancier et d échanger sur les questions stratégiques intermédiaires sur lesquelles le Pôle Image Magelis et les partenaires de l opération auront à exercer leurs choix. Ces réunions de coordination sont essentielles à la mission d aide à la décision que doit exercer le(s) prestataire(s) aux étapes successives de la mise en œuvre du projet. Elles sont notamment indispensables pour ce qui relève de la communication et de la gestion logistique de la manifestation. D autre part, un compte-rendu mensuel sur l état d avancement de la mission sera communiqué par le(s) prestataire(s) au Pôle Image Magelis. Phasage du projet Pour le lot 1 Phase 1 Calendrier de travail - Définition de la ligne éditoriale - Préparation d un pré programme Phase 2 Développement du programme et approbation par les partenaires - Développement du fichier contacts - Recherche de partenariats - Validation du plan de communication, de ses outils et de son budget Phase 3 Choix des intervenants Relations presse et publiques - Conclusion des partenariats - Accompagnement de la gestion logistique Phase 4 Accueil des participants Animation de la manifestation Phase 5 Débriefing - Etablissement du bilan de la manifestation - Rédaction d une synthèse Proposition pour l édition suivante SMPI Magelis V1 8/3/2013 7/8
Pour le lot 2 Phases 1 et 2 Calendrier de travail Rédaction d un dossier de presse et diffusion Phase 3 Rédaction d un communiqué de presse Promotion de l évènement, relations presse Phase 4 Organisation d éventuels point presse pendant la manifestation relations presse Phase 5 Débriefing- Rédaction d un communiqué de presse bilan de la manifestation Bilan des retombées presse SMPI Magelis V1 8/3/2013 8/8