LotusLie LotusLie - Guide d'administration
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Important Aant d'utiliser le présent document et le produit associé, prenez connaissance des informations générales figurant à la section «Remarques», à la page 91. LE PRESENT DOCUMENT EST LIVRE EN L'ETAT SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE. IBM DECLINE NOTAMMENT TOUTE RESPONSABILITE RELATIVE A CES INFORMATIONS EN CAS DE CONTREFACON AINSI QU'EN CAS DE DEFAUT D'APTITUDE A L'EXECUTION D'UN TRAVAIL DONNE. Ce document est mis à jour périodiquement. Chaque nouelle édition inclut les mises à jour. Les informations qui y sont fournies sont susceptibles d'être modifiées aant que les produits décrits ne deiennent eux-mêmes disponibles. En outre, il peut contenir des informations ou des références concernant certains produits, logiciels ou serices non annoncés dans ce pays. Cela ne signifie cependant pas qu'ils y seront annoncés. Pour plus de détails, pour toute demande d'ordre technique, ou pour obtenir des exemplaires de documents IBM, référez-ous aux documents d'annonce disponibles dans otre pays, ou adressez-ous à otre partenaire commercial. Vous pouez également consulter les sereurs Internet suiants : http://www.fr.ibm.com (sereur IBM en France) http://www.can.ibm.com (sereur IBM au Canada) http://www.ibm.com (sereur IBM aux Etats-Unis) Compagnie IBM France Direction Qualité 17, aenue de l'europe 92275 Bois-Colombes Cedex Copyright IBM Corporation 2010, 2012.
Administration de LotusLie LotusLie intègre un réseau social et un serice de collaboration en ligne dans une suite d'outils disponibles sur le Web. Les représentants du serice clientèle IBM peuent ous aider à sélectionner les serices de messagerie et de collaboration les mieux adaptés à otre société. Les serices de messagerie incluent LotusLie Notes et LotusLie inotes. Les serices de collaboration incluent LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings et LotusLie Eents. Lorsque ous choisissez le nombre d'abonnements requis pour chaque serice, tenez compte du nombre de os utilisateurs. Lorsque ous choisissez le nombre de serices requis, tenez compte des serices de messagerie existants, des contraintes de réseau ou de sécurité, des sources de données utilisées et de os besoins en matière d'intégration d'applications. Pour plus d'informations sur les différents serices offerts accédez à LotusLie et cliquez sur Serices. Information associée : Prise en main de LotusLie Engage et LotusLie Connections Configuration système requise pour LotusLie Examen de la configuration système requise pour utiliser LotusLie. Configuration système requise pour LotusLie Engage et LotusLie Connections Configuration système requise pour LotusLie Meetings, LotusLie Eents Configuration système requise pour LotusLie inotes Configuration système requise pour LotusLie Notes Personnalisation de LotusLie pour otre organisation Les administrateurs peuent personnaliser l'apparence de LotusLie : conceoir une page de l'organisation, définir un schéma de couleurs par défaut, ajouter des zones aux profils utilisateur et mettre à jour os paramètres personnels. Conception de la page de otre organisation Créez une page publique qui représente otre organisation. Ajoutez-y des informations de contact, des fichiers et une brèe description. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette fonction est disponible pour LotusLie Engage et LotusLie Connections. Pour pouoir modifier ces paramètres, ous deez être connecté aec un compte d'administrateur. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 1
Procédure 1. Cliquez sur le nom de otre organisation dans la barre de naigation pour accéder à la page de l'organisation. 2. Cliquez sur Editer les informations. a. Ajoutez ou modifiez des informations générales sur otre organisation. Vous pouez, par exemple, insérer un titre qui s'affiche sous le nom de otre organisation, une brèe description de l'organisation, les informations de contact et le site Web de l'organisation. b. Cliquez sur Modifier pour remplacer l'image par défaut par une image personnalisée téléchargée. 3. Cliquez sur Personnaliser le thème de l'organisation pour modifier l'apparence de LotusLie pour otre organisation. Sélectionnez Modifier pour les éléments à changer. Changez le schéma de couleurs en sélectionnant un schéma par défaut. Vous pouez également sélectionner l'option de spectre afin de spécifier des couleurs pour des éléments particuliers. Enfin, ous pouez ajouter un logo pour la barre de naigation ou choisir de masquer une image. Ces modifications affectent l'apparence de LotusLie pour tous les utilisateurs. Tâches associées : «Ajout de otre logo à la barre de naigation» Vous pouez personnaliser le site en ajoutant le logo de otre organisation à la barre de naigation. La personnalisation du logo de la barre de naigation ne modifie pas l'image qui s'affiche sur la page de connexion. «Personnalisation de otre identité de marque», à la page 6 En tant que fournisseur, ous pouez personnaliser les informations qui s'affichent lorsque os clients utilisent LotusLie. Le fait de modifier l'identité de marque des écrans isualisés par os clients permet d'identifier le site par rapport à otre organisation plutôt que par rapport LotusLie. Ajout de otre logo à la barre de naigation Vous pouez personnaliser le site en ajoutant le logo de otre organisation à la barre de naigation. La personnalisation du logo de la barre de naigation ne modifie pas l'image qui s'affiche sur la page de connexion. Pourquoi et quand exécuter cette tâche L'ajout d'un logo personnalisé à la barre de naigation permet d'associer l'organisation à l'identité de otre marque. La personnalisation du logo s'effectue par la mise à jour du thème de l'organisation. Vous pouez modifier le logo ia l'option Paramètres de l'organisation ou en modifiant la page de l'organisation. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Thème. 3. Cliquez sur Modifier dans la section Logo et téléchargez le noueau logo. 4. Vérifiez que le logo n'est pas masqué en paramétrant Afficher le logo sur Afficher. 2 LotusLie - Guide d'administration
Tâches associées : «Conception de la page de otre organisation», à la page 1 Créez une page publique qui représente otre organisation. Ajoutez-y des informations de contact, des fichiers et une brèe description. Mise à jour des profils utilisateur Vous pouez ajouter des zones personnalisées au profil utilisateur en ue de capturer les informations pertinentes pour otre organisation. Par défaut, un profil utilisateur inclut les zones correspondant au nom et à d'autres informations de contact. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Personnalisation des profils. 3. Cliquez sur Ajouter. Entrez un nom de zone et sélectionnez le paramètre de confidentialité. Le paramètre de confidentialité détermine quels utilisateurs peuent isualiser cette zone dans les profils utilisateur. Visible pour le public : toute personne pouant oir le profil de l'utilisateur peut oir cette zone personnalisée. Utilisateurs LotusLie : seuls les utilisateurs LotusLie enregistrés peuent oir cette zone personnalisée. Utilisateurs de la même organisation : seuls les autres membres de l'organisation de l'utilisateur peuent oir cette zone personnalisée. Contacts du réseau : seuls les membres de l'organisation de l'utilisateur et les contacts réseau de l'utilisateur peuent oir cette zone personnalisée. Résultats Les zones personnalisées sont ajoutées à os profils d'utilisateurs en tant que zones facultaties. Définition des informations personnelles Vous pouez afficher et mettre à jour os paramètres personnels, à saoir, le nom, le nieau d'accès, le mot de passe et l'enironnement local. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Seules les options pour lesquelles l'option Modifier est affichée peuent être éditées. Procédure 1. Cliquez sur otre nom dans la barre de naigation. 2. Cliquez sur Paramètres de mon compte. 3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour os nom, mot de passe, préférence de langue ou fuseau horaire. Création d'annonces d'organisation Vous pouez enoyer des messages de diffusion à os utilisateurs contenant des informations sur lesquelles ous oulez attirer leur attention. Les annonces sont affichées dans Mon tableau de bord pour tous les utilisateurs de otre Administration de LotusLie 3
organisation. Ces annonces sont différentes des annonces système, qui sont enoyées par le support pour diffuser des messages relatifs à LotusLie, comme la notification d'une maintenance future. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Vous pouez à tout moment afficher jusqu'à trois annonces par utilisateur. Vous pouez créer et sauegarder jusqu'à huit annonces. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Déeloppez la section portant le nom de otre organisation et cliquez sur Annonces. 3. Cliquez sur Ajouter une annonce et entrez les informations relaties à l'annonce. Titre : Entrez le titre de otre annonce. Vous pouez entrer jusqu'à 128 caractères mono-octet. Texte du message : Entrez le contenu de l'annonce. Vous pouez entrer jusqu'à 1000 caractères mono-octet. Adresse URL : Facultatie. Entrez une adresse Web à afficher dans l'annonce. Description URL : Facultatie. Entrez une description de l'adresse Web dans l'annonce. Expiration: Facultatif. Par défaut, il n'existe pas de délai d'expiration pour les annonces. Pour définir une date d'expiration, sélectionnez Ce message expirera à une date donnée et entrez une date et une heure. La date et l'heure sont définies suiant otre fuseau horaire. 4. Pour sauegarder une annonce sans la diffuser, cliquez sur Enregistrer. Pour sauegarder une annonce et la diffuser à tous les utilisateurs, cliquez sur Enregistrer et actier. Résultats Pour actier une annonce qui a été sauegardée, cliquez sur la touche ers le bas correspondant à l'annonce concernée et sélectionnez Actier. Il est également possible de modifier, de désactier ou de supprimer une annonce à partir de ce menu. Tâches associées : «Abonnement des utilisateurs aux annonces système» Les annonces système sont créées par le support pour diffuser des messages relatifs à LotusLie, comme la notification d'une maintenance future. Elles sont différentes des annonces que les administrateurs peuent créer et diffuser aux utilisateurs. Par défaut, les annonces système s'affichent après la connexion de l'utilisateur. Par ailleurs, les administrateurs peuent choisir de faire suire les annonces système ers les comptes de messagerie d'utilisateurs indiiduels. Abonnement des utilisateurs aux annonces système Les annonces système sont créées par le support pour diffuser des messages relatifs à LotusLie, comme la notification d'une maintenance future. Elles sont différentes des annonces que les administrateurs peuent créer et diffuser aux utilisateurs. Par défaut, les annonces système s'affichent après la connexion de l'utilisateur. Par ailleurs, les administrateurs peuent choisir de faire suire les annonces système ers les comptes de messagerie d'utilisateurs indiiduels. 4 LotusLie - Guide d'administration
Pourquoi et quand exécuter cette tâche En abonnant les utilisateurs pour qu'ils reçoient les annonces système relaties à LotusLie sous forme de messages électroniques, les administrateurs peuent s'assurer que ces annonces sont bien lues sans aoir à compter sur la connexion éentuelle des utilisateurs à LotusLie. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Cliquez sur la flèche en regard de l'utilisateur que ous oulez abonner aux annonces système. 4. Sélectionnez S'abonner aux annonces. Que faire ensuite Pour interrompre l'enoi de messages électroniques à un utilisateur qui est abonné aux annonces système, cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Comptes utilisateur, cliquez sur la flèche en regard de l'utilisateur concerné, puis sélectionnez Annuler l'abonnement aux annonces. Tâches associées : «Création d'annonces d'organisation», à la page 3 Vous pouez enoyer des messages de diffusion à os utilisateurs contenant des informations sur lesquelles ous oulez attirer leur attention. Les annonces sont affichées dans Mon tableau de bord pour tous les utilisateurs de otre organisation. Ces annonces sont différentes des annonces système, qui sont enoyées par le support pour diffuser des messages relatifs à LotusLie, comme la notification d'une maintenance future. Utilisation des applications internes Vous pouez donner à os applications internes des droits d'accès à LotusLie. Une application interne est une application utilisée par otre organisation et qui n'est pas disponible par défaut sur LotusLie. Une fois enregistrées auprès de LotusLie, les applications internes deiennent accessibles aux utilisateurs de otre organisation. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Pour que ous puissiez utiliser LotusLie aec une application interne, cette dernière doit au préalable être enregistrée auprès de LotusLie. Les utilisateurs accèdent normalement à l'application enregistrée mais ils peuent maintenant interagir aec LotusLie. Par exemple, un utilisateur peut publier un fichier sur l'application, lequel est ensuite accessible à partir de LotusLie. L'enregistrement de l'application est implémenté à l'aide du protocole OAuth aec des paires clé/aleur confidentielle. Les protocoles OAuth 1.0 et OAuth 2.0 sont tous deux pris en charge. OAuth 2.0 comporte de nouelles fonctions, telles que la possibilité de personnaliser la durée d'accès d'une application à LotusLie. Lorsque l'autorisation d'accès de l'application arrie à expiration, les utilisateurs sont inités à accorder à l'application un droit d'accès à leur compte LotusLie. Aec OAuth 1.0, le droit d'accès d'une application dure quelques heures. Aec OAuth 2.0, ous pouez choisir d'accorder à os applications internes un droit d'accès pouant aller jusqu'à 90 jours. Vous pouez également choisir d'actier la prise en charge de otre application interne par OAuth 2.0 lors de son enregistrement. Administration de LotusLie 5
Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Applications internes. 3. Cliquez sur Enregistrer l'application. OAuth 1.0a est actié par défaut. Entrez un nom et une description pour l'application lorsque ous y êtes inité. Le nom et la description de otre application peuent être modifiés à tout moment en cliquant sur le menu en regard de l'application et en sélectionnant Editer les propriétés. Le nom de l'application ne peut pas contenir plus de 50 caractères, et sa description plus de 1000 caractères. Sélectionnez Type OAuth pour actier OAuth 2.0. L'actiation de OAuth 2.0 ous permet de sélectionner la durée d'accès et de spécifier une URL de rappel. Durée d'accès accordée définit l'interalle de temps au bout duquel le droit d'accès de l'application interne à LotusLie expire. L'URL de rappel est utilisé par LotusLie pour enoyer des informations sensibles à otre sereur. L'enoi de ces informations ia HTTPS est préférable, afin d'éiter tout risque d'interception, bien que HTTP et HTTPS soient tous deux pris en charge. L'utilisateur utilise cette URL une fois l'accès approué ou refusé pour l'application. Pendant l'enregistrement, une clé et une aleur confidentielle sont affectées à otre application. Les applications enregistrées sont affichées dans Applications internes. Que faire ensuite Une fois otre application enregistrée, il peut être nécessaire de réinitialiser la paire clé/aleur confidentielle. Par exemple, ous pouez réinitialiser ces aleurs si ous suspectez qu'elles ne sont plus sûres. Pour cela, cliquez sur le menu correspondant à l'application concernée et sélectionnez Réinitialiser les données d'identification. Veillez à mettre à jour otre application aec les nouelles données d'identification. Pour afficher la paire clé/aleur confidentielle OAuth affectée à une application, cliquez sur le menu correspondant et sélectionnez Afficher les données d'identification. Pour réoquer l'accès de os applications à LotusLie, cliquez sur le menu correspondant à ces dernières et sélectionnez Supprimer. Personnalisation de otre identité de marque En tant que fournisseur, ous pouez personnaliser les informations qui s'affichent lorsque os clients utilisent LotusLie. Le fait de modifier l'identité de marque des écrans isualisés par os clients permet d'identifier le site par rapport à otre organisation plutôt que par rapport LotusLie. Vous pouez personnaliser les informations isualisées par os clients lorsqu'ils se connectent à leur organisation, réinitialisent leur mot de passe ou affichent la page Mon tableau de bord. Ces modifications permettent de rendre otre marque isible par les clients et concernent également otre organisation. Vous pouez personnaliser les informations d'identité de marque suiantes : Logo de connexion Téléchargez l'image à utiliser comme logo dans les pages de connexion et de réinitialisation de mot de passe. Le logo de connexion est l'image qu'un utilisateur oit lorsqu'il se connecte à une organisation appartenant à otre 6 LotusLie - Guide d'administration
client. Les utilisateurs qui se connectent à otre organisation oient également cette image. Ce logo ne s'affiche pas dans la barre de naigation. Le téléchargement d'une nouelle image remplace l'image en cours. Si ous souhaitez conserer une copie de l'image en cours, téléchargez-la aant d'en télécharger une nouelle. Allez à Administration > Gérer l'organisation > Paramètres système > Thème pour mettre à jour le logo de connexion. Informations liées à l'organisation Personnalisez les informations relaties à otre organisation isualisées par os clients. Le nom d'organisation défini ici s'affiche dans la page utilisée par les clients pour se connecter à leur organisation. Les informations détaillées relaties à l'organisation mentionnées ici s'affichent également lorsque des courriers électroniques sont enoyés à os clients. Par exemple, le courrier électronique qui est enoyé lorsqu'un utilisateur est ajouté à otre organisation contient les informations relaties à otre organisation que ous aez définies et non les informations relaties à LotusLie. Allez à Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous le nom de otre organisation pour mettre à jour les informations la concernant. Les informations spécifiées dans Identité de marque > Modifier les informations sur l'organisation n'affectent pas le nom d'organisation affiché dans la barre de naigation. Pour modifier le nom d'organisation qui s'affiche dans la barre de naigation et dans toute l'organisation, cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Paramètres du compte organisation. Liens Modifiez les liens qui s'affichent dans une organisation appartenant à otre client. Utilisez ces liens pour orienter les utilisateurs connectés sur une organisation qui appartient à otre client ers les informations relaties au propriétaire. Ces liens s'affiche dans le bas de page de Mon tableau de bord. Allez à Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous otre nom d'organisation pour mettre à jour les liens de otre organisation. Informations de support Modifiez les liens qui s'affichent dans otre organisation et dans une organisation appartenant à otre client. Utilisez ces liens pour orienter les utilisateurs connectés sur une organisation qui appartient à otre client ers les informations de support. L'URL de support s'affiche dans le menu Aide. L'URL de l'adresse électronique du support s'affiche dans le bas de page de Mon tableau de bord. Allez à Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous le nom de otre organisation pour mettre à jour os informations de support. Si un client indique une adresse électronique de support pour son organisation dans sa section Administration > Gérer l'organisation > Paramètres système > Sécurité, cette adresse URL remplace celle que ous aez indiquée ici. Administration de LotusLie 7
Tâches associées : «Conception de la page de otre organisation», à la page 1 Créez une page publique qui représente otre organisation. Ajoutez-y des informations de contact, des fichiers et une brèe description. Configuration de comptes utilisateur Il est nécessaire de créer un compte pour un utilisateur pour que celui-ci puisse accéder à LotusLie. Seuls les administrateurs peuent ajouter des comptes utilisateur. A chaque compte utilisateur est affecté un ou plusieurs rôles déterminant ce qu'un utilisateur peut oir et faire. Un utilisateur peut se oir attribuer plusieurs rôles. Un utilisateur peut afficher une page de l'organisation, ajouter des fichiers et accéder aux paramètres personnels. L'utilisateur ne peut pas accéder aux paramètres de l'organisation, modifier des paramètres système tels que les options de sécurité, les options de profil, ni modifier les thèmes ou les logos de l'organisation. Un déeloppeur d'applications possède des droits d'accès suffisants pour intégrer les applications internes de son organisation aec LotusLie, mais ne dispose pas de droit d'accès aux autres zones Administrateur. L'utilisateur ne peut pas accéder aux paramètres de l'organisation, modifier des paramètres système tels que les options de sécurité, les options de profil, ni modifier les thèmes ou les logos de l'organisation. Vous deez attribuer ce rôle à un utilisateur lorsque ous souhaitez qu'il accède aux Applications internes afin d'enregistrer des applications personnalisées ia. Un déeloppeur d'applications ne peut pas s'abonner à un serice s'il ne dispose pas également du rôle d'utilisateur. Un assistant de compte administrateur dispose des droits pour réinitialiser les mots de passe pour les utilisateurs ayant des abonnements de messagerie ou de collaboration. Il peut également renoyer des initations aux utilisateurs en attente. Un assistant de compte administrateur ne peut pas s'abonner à un serice s'il ne dispose pas également du rôle d'utilisateur. Ne sélectionnez pas simultanément le rôle Administrateur et le rôle Assistant de compte administrateur pour un même utilisateur. Un administrateur dispose des droits d'accès requis pour modifier tous les paramètres de l'organisation, tels que les informations et descriptions des contacts, les paramètres système tels que les options de sécurité, les règles de partage des fichiers et le thème de l'organisation. Il peut également ajouter ou supprimer des utilisateurs, gérer des rôles d'utilisateur, affecter des priilèges d'administrateur ou d'assistant de compte administrateur à d'autres utilisateurs, actier les applications intégrées pour les utilisateurs et gérer les abonnements aux serices. Les administrateurs peuent réinitialiser des mots de passe pour les utilisateurs ayant des abonnements de messagerie mais pas pour ceux ayant des abonnements de collaboration. Les administrateurs ne peuent s'abonner à un serice que si le rôle d'utilisateur leur a également été affecté. Ne sélectionnez pas simultanément le rôle Administrateur et le rôle Assistant de compte administrateur pour un même utilisateur. Ajout d'utilisateurs Pour pouoir ajouter des utilisateurs ous deez disposer des priilèges d'administrateur. Si ous oulez ajouter un grand nombre d'utilisateurs à la fois, contactez le représentant du serice clientèle. 8 LotusLie - Guide d'administration
Aant de commencer Aant d'ajouter un utilisateur ous deez saoir quels rôles lui attribuer, les abonnements auxquels ous oulez lui donner accès et connaître son adresse électronique. Les abonnements LotusLie sont classés par serices de Collaboration ou de Courrier. Les serices de Collaboration incluent LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings et LotusLie Eents. Les serices de Courrier incluent LotusLie inotes et LotusLie Notes. Suiant les serices sélectionnés pendant la création du compte initial, il peut exister plusieurs manières d'informer les utilisateurs de la création de leur noueau compte. Pour les utilisateurs définis aec un serice de collaboration, les administrateurs fournissent une adresse électronique laquelle deient l'identité de compte des utilisateurs. Ces utilisateurs reçoient une initation par courrier électronique à cette adresse. Lors de la définition d'un compte pour des utilisateurs LotusLie Notes, les administrateurs doient fournir un mot de passe temporaire pour que ces derniers puissent se connecter. Les administrateurs doient indiquer aux noueaux utilisateurs LotusLie Notes ce noueau mot de passe temporaire. Lors de la configuration d'un compte pour des utilisateurs LotusLie inotes, les administrateurs peuent créer un mot de passe de connexion temporaire ou associer ce compte utilisateur à une autre adresse électronique externe à LotusLie. Une initation peut être enoyée à l'adresse de courrier électronique externe. Procédure Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Comptes utilisateur > Ajouter un compte utilisateur et indiquez les informations nécessaires pour chaque section. 1. Utilisez De base pour définir les information relaties à l'utilisateur, affecter des rôles et ajouter du contenu personnalisé au courrier d'initation. Le rôle Utilisateur doit être sélectionné pour que cet utilisateur puisse être abonné à un serice. Sélectionnez Assistant de compte administrateur pour donner à un utilisateur la possibilité de réinitialiser les mots de passe pour d'autres utilisateurs ou de renoyer des initations en attente ou arriées à expiration. Sélectionnez Administrateur pour accorder à cet utilisateur des droits d'administration. Sélectionnez Déeloppeur d'applications pour les utilisateurs qui ont besoin d'enregistrer des applications internes. 2. Utilisez Abonnements pour sélectionner les serices auxquels un utilisateur a accès et pour allouer de la mémoire de stockage supplémentaire pour les fichiers ou les courriers électroniques. Sélectionnez l'abonnement approprié à affecter à l'utilisateur. Si otre organisation a acheté de la mémoire de stockage supplémentaire, ous pouez allouer la quantité de stockage désirée à l'utilisateur ajouté. L'option Quota de fichiers ous permet d'allouer la quantité maximale de gigaoctets à laquelle un utilisateur a droit lors du téléchargement de fichiers. L'option Quota de messagerie ous permet d'allouer la quantité maximale de gigaoctets à laquelle un utilisateur a droit pour le stockage des courriers électroniques. La mémoire de stockage supplémentaire doit être spécifiée en nombre entiers, tels que 1 ou 2. N'utilisez pas de fractions ou de nombre décimaux. Lorsque ous créez un compte utilisateur pour des serices de courrier, les administrateurs peuent indiquer des options supplémentaires. Préférences de connexion initiale : Pour les utilisateurs LotusLie Notes, les administrateurs doient créer un mot de passe temporaire utilisé pour la connexion initiale. Pour les utilisateurs LotusLie inotes, les administrateurs Administration de LotusLie 9
peuent choisir de créer un mot de passe pour la connexion initiale ou de fournir une autre adresse électronique à laquelle sera enoyée l'initation. LotusLie Notes uniquement : Les administrateurs peuent indiquer le nom distinctif à utiliser. Ces zones sont facultaties et si elles ne sont pas renseignées, c'est LotusLie Notes qui tente de les définir. 3. Utilisez Applications intégrées pour ajouter des applications tierces intégrées à un compte utilisateur. Pour qu'une application intégrée s'affiche comme option dans un compte utilisateur, elle doit être actiée ia l'option Applications tierces intégrées. 4. Utilisez Identité de compte pour spécifier les informations relaties au compte de l'utilisateur. L'adresse électronique mentionnée ici deient l'id utilisé par l'utilisateur pour se connecter. Il est enregistré en minuscules. L'adresse électronique est limitée à 64 caractères, sans le nom de domaine. Elle doit commencer par une lettre, un nombre ou un trait de soulignement mais peut également contenir un point ou un tiret. Elle ne peut pas contenir deux point consécutifs ou se terminer par un point. Pour les utilisateurs ayant des abonnements de collaboration, une initation est enoyée à l'adresse électronique indiquée dans l'identité de compte. Pour les utilisateurs d'abonnement de courrier créés aec des mots de passe initiaux, aucun courrier électronique n'est enoyé. Les utilisateurs LotusLie Notes et LotusLie inotes se connectent aec le mot de passe initial créé par l'administrateur et le modifient lorsqu'ils y sont inités. Les utilisateurs LotusLie inotes peuent être créés aec une autre adresse électronique externe à LotusLie. Résultats Une fois qu'un utilisateur est créé, le compte est à l'état en attente jusqu'à ce que l'utilisateur se connecte ou complète son enregistrement. A l'exception des utilisateurs ajoutés aec un mot de passe temporaire, une fois le compte utilisateur créé, cet utilisateur reçoit un courrier électronique d'initation contenant un lien ers une page d'enregistrement pour son compte. L'utilisateur doit alors cliquer sur ce lien et terminer le processus d'inscription en entrant les informations relaties au pays, au fuseau horaire et aux options de notification. Il peut également être inité à créer un mot de passe. Une fois l'inscription soumise, le nouel utilisateur peut se connecter et commencer à utiliser LotusLie. Si otre organisation a désactié la érification de la messagerie client, les noueaux utilisateurs ne reçoient pas de courriers d'initation. Les administrateurs peuent renoyer des initations pour les comptes en attente en cliquant sur la flèche située en regard d'un nom d'utilisateur et en sélectionnant Renoyer une initation. Cliquez sur Renoyer toutes les initations ayant expiré pour renoyer toutes les initations arriées à expiration. Que faire ensuite Lorsqu'un utilisateur a été ajouté, ses initations sont à l'état en attente. Les initations en attente sont celles non encore utilisées pour s'inscrire auprès de LotusLie et qui ne sont pas arriées à expiration. Une initation en attente expire approximatiement après 28 jours. Lorsqu'une initation en attente est arriée à 10 LotusLie - Guide d'administration
expiration, elle peut être utilisée pour s'inscrire auprès de LotusLie uniquement lorsqu'un administrateur ou l'assistant de compte administrateur renoie l'initation arriée à expiration. Vous pouez érifier l'état d'une initation à tout moment en accédant à Comptes utilisateur. Tâches associées : «Présentation des rôles», à la page 17 Description des rôles disponibles pour les comptes utilisateur. Il est important de bien comprendre les différents rôles pour sélectionner ceux qui coniennent à os utilisateurs. «Gestion des abonnements», à la page 19 Un administrateur peut lancer des abonnements gratuits à l'essai, acheter de noueaux abonnements ou choisir de transformer les abonnements à l'essai existants en abonnements réels en les achetant. Il est possible qu'aucun abonnement à l'essai ne soit disponible pour otre organisation. «Gestion des utilisateurs», à la page 13 Les administrateurs peuent supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur en cliquant sur la flèche en regard de l'utilisateur approprié. Ils peuent également gérer des comptes utilisateur en renoyant les initations en attente ou en affichant les releés utilisateur. Actiation des applications tierces intégrées Ajoutez des solutions intégrées proenant de os partenaires commerciaux pour améliorer la productiité des utilisateurs. Ces offres de type Cloud Computing (basées sur l'utilisation d'un nuage) permettent à otre équipe de traailler plus efficacement. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Applications tierces intégrées pour afficher les applications tierces prises en charge. 3. Cliquez sur Actier au nieau de l'application appropriée afin de la mettre à la disposition de os utilisateurs. Les applications intégrées sont désactiées par défaut. En sélectionnant Actier, les administrateurs peuent actier une application intégrée pour un compte utilisateur particulier ou pour tous les comptes utilisateur. En sélectionnant Actier pour tous les utilisateurs actuels dans la description de l'application, cette dernière est actiée pour l'organisation et tous les utilisateurs en cours. Pour personnaliser la durée d'accès d'une application à LotusLie, définissez la durée d'accès accordée. Ladurée d'accès accordée définit l'interalle de temps au bout duquel le droit d'accès de l'application intégrée à LotusLie expire. Lorsque l'autorisation d'accès de l'application arrie à expiration, les utilisateurs sont inités à accorder à l'application un droit d'accès à leur compte LotusLie. 4. Mettez l'application à la disposition d'un utilisateur. Pour qu'un utilisateur puisse accéder à une application intégrée, un administrateur doit l'actier dans le compte utilisateur approprié. a. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Comptes utilisateur. b. Sélectionnez le compte utilisateur qui nécessite un accès à l'application que ous aez ajoutée. Le fait de sélectionner ce compte ous permet de modifier l'utilisateur. Administration de LotusLie 11
c. Cliquez sur Modifier dans la section Applications intégrées et sélectionnez l'application appropriée. Que faire ensuite Chaque fois qu'une application intégrée est actiée pour un compte utilisateur, cet utilisateur reçoit une notification par courrier électronique. Il peut être nécessaire de compléter la configuration pour chaque application aant sa mise à disposition. Pour plus d'informations, reportez-ous à la documentation relatie à l'application tierce intégrée. Vous pouez réinitialiser l'accès des applications intégrées à LotusLie. Si ous utilisez une application après la réinitialisation des droits d'accès, ous êtes inité à autoriser l'accès de cette application au contenu de LotusLie. Exigences liées aux mots de passe Chaque utilisateur doit créer un mot de passe lors de la première connexion. Les noueaux utilisateurs de LotusLie Notes ou LotusLie inotes dont les comptes ont été créés aec un mot de passe temporaire sont inités à créer un mot de passe lors de la connexion initiale. Ce mot de passe doit respecter les exigences de longueur et de caractères. Tous les mots de passe doient respecter les règles suiantes : Ils doient comporter au moins huit caractères. Ils doient comporter au moins un caractère non alphabétique et au moins quatre caractères alphabétiques. Ils ne doient pas comporter plus de deux caractères répétitifs ni un espace. Ils ne doient pas correspondre à l'un des huit derniers mots de passe. Ils ne doient pas contenir otre nom ou otre adresse électronique. Les utilisateurs LotusLie dont les comptes sont créés à l'aide d'une adresse électronique externe peuent cliquer sur Mot de passe oublié? pour obtenir une réinitialisation de leur mot de passe. Les adresses électroniques externes sont disponibles pour les utilisateurs abonnés à un serice de collaboration ou pour les utilisateurs qui ont une autre adresse électronique externe spécifiée dans leur compte. Etant donné que les comptes utilisateur LotusLie Notes sont créés aec un mot de passe initial et sans aucune adresse de courrier électronique externe, leurs mots de passe doient être réinitialisés par un administrateur ou un assistant de compte administrateur. Pour les comptes utilisateur LotusLie inotes créés aec une option de mot de passe, ces derniers doient être également réinitialisés par un administrateur ou un assistant de compte administrateur. Les utilisateurs LotusLie inotes créés aec des adresses électroniques externes peuent cliquer sur Mot de passe oublié?. Les utilisateurs qui se connectent en cliquant sur Utiliser la connexion Mon organisation utilisent une identité fédérée et ne peuent réinitialiser leurs mots de passe qu'en suiant le processus de l'organisation. Les administrateurs peuent actier des paramètres de sécurité afin d'appliquer des délais d'expiration pour les mots de passe en sélectionnant Paramètres système > Sécurité. Lorsqu'un utilisateur se connecte aec un mot de passe arrié à expiration, il est inité à le réinitialiser. 12 LotusLie - Guide d'administration
Tâches associées : «Définition du délai d'expiration des mots de passe», à la page 18 Par défaut, les mots de passe n'ont pas de délai d'expiration. L'application d'un délai d'expiration aux mots de passe permet de les modifier fréquemment. Les administrateurs peuent définir un interalle d'expiration des mots de passe pour tous les utilisateurs. Réinitialisation des mots de passe et renoi des initations Un utilisateur possédant un rôle Assistant de compte administrateur peut réinitialiser les mots de passe utilisateur ou renoyer les initations en attente ou arriées à expiration. Gestion des utilisateurs Pourquoi et quand exécuter cette tâche Un assistant de compte administrateur peut faciliter la gestion des utilisateurs dans une organisation en réinitialisant les mots de passe et en renoyant les initations afin que les administrateurs n'aient pas à le faire. Le message électronique d'initation qui est renoyé contient un lien que les utilisateurs doient utiliser pour finaliser leur enregistrement auprès de LotusLie. Une fois l'enregistrement terminé, l'utilisateur peut se connecter. Procédure Réinitialisez les mots de passe utilisateur. 1. Cliquez sur Administration. 2. Sélectionnez la flèche en regard de l'utilisateur dont le mot de passe doit être changé. Vous pouez également cliquer sur le nom de l'utilisateur. 3. Sélectionnez Réinitialiser le mot de passe. Répondez aux inites pour réinitialiser le mot de passe. 4. Signalez à l'utilisateur le changement de mot de passe. L'utilisateur n'est pas automatiquement informé de la réinitialisation du mot de passe. Veillez à communiquer ce changement à l'utilisateur, aec le noueau mot de passe, le cas échéant. Vous pouez renoyer les initations en attente ou arriées à expiration. 1. Cliquez sur Administration pour accéder aux Comptes utilisateur. 2. Pour renoyer toutes les initations expirées, cliquez sur Renoyer toutes les initations ayant expiré. Vous pouez également renoyer une initation expirée ou en attente à un utilisateur particulier en cliquant sur son nom ou sur la flèche en regard de ce dernier. Les administrateurs peuent supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur en cliquant sur la flèche en regard de l'utilisateur approprié. Ils peuent également gérer des comptes utilisateur en renoyant les initations en attente ou en affichant les releés utilisateur. Administration de LotusLie 13
Tâches associées : «Ajout d'utilisateurs», à la page 8 Pour pouoir ajouter des utilisateurs ous deez disposer des priilèges d'administrateur. Si ous oulez ajouter un grand nombre d'utilisateurs à la fois, contactez le représentant du serice clientèle. Renoi d'initations Un administrateur ou un assistant de compte administrateur peut renoyer des messages électroniques d'initation arriés à expiration ou en attente, que ce soit à tous les comptes utilisateur en attente ou à des comptes particuliers. Le message électronique d'initation contient un lien que les utilisateurs doient utiliser pour finaliser leur enregistrement auprès de LotusLie. Une fois l'enregistrement terminé, l'utilisateur peut se connecter. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Les initations en attente sont celles non encore utilisées pour s'inscrire auprès de LotusLie et qui ne sont pas arriées à expiration. Une initation en attente expire approximatiement après 28 jours. Lorsqu'une initation en attente arrie à expiration, elle peut être utilisée pour s'inscrire auprès de LotusLie uniquement lorsqu'un administrateur ou l'assistant de compte administrateur renoie l'initation arriée à expiration. Seuls les administrateurs ont accès à Administration > Gérer l'organisation. Procédure 1. Les administrateurs cliquent sur Administration > Gérer l'organisation. Si ous êtes assistant de compte administrateur, cliquez sur Administration. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Renoyez le courrier électronique d'initation. Vous pouez ajouter un contenu personnalisé au courrier électronique d'initation. Cliquez sur Renoyer toutes les initations ayant expiré pour renoyer le courrier électronique d'initation à tous les comptes arriés à expiration. Cliquez sur la flèche en regard du compte utilisateur en attente concerné et sélectionnez Renoyer une initation afin de renoyer le courrier électronique d'initation à un compte utilisateur particulier. Modification, suspension et suppression de comptes utilisateur Les administrateurs peuent supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur en cliquant sur la flèche en regard de l'utilisateur approprié. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Cliquez sur la flèche en regard du compte utilisateur à modifier. A partir de cet emplacement ous pouez supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur. Lors de la suppression d'un compte utilisateur, ous pouez choisir de transférer les fichiers de cet utilisateur ers un autre compte en indiquant l'adresse électronique de l'utilisateur destinataire des fichiers dans la zone Affecter à. 14 LotusLie - Guide d'administration
Résultats Ces modifications prennent effet uniquement lorsque l'utilisateur supprimé se déconnecte. Réinitialisation des mots de passe de connexion Un utilisateur peut réinitialiser son propre mot de passe une fois par 24 heures. Un administrateur ou un assistant de compte administrateur peut à tout moment réinitialiser les mots de passe de tous les utilisateurs. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Les utilisateurs LotusLie dont les comptes sont créés à l'aide d'une adresse électronique externe peuent cliquer sur Mot de passe oublié? pour obtenir une réinitialisation de leur mot de passe. Les adresses électroniques externes sont disponibles pour les utilisateurs abonnés à un serice de collaboration ou pour les utilisateurs qui ont une autre adresse électronique externe spécifiée dans leur compte. Etant donné que les comptes utilisateur LotusLie Notes sont créés aec un mot de passe initial et sans aucune adresse de courrier électronique externe, leurs mots de passe doient être réinitialisés par un administrateur ou un assistant de compte administrateur. Pour les comptes utilisateur LotusLie inotes créés aec une option de mot de passe, ces derniers doient être également réinitialisés par un administrateur ou un assistant de compte administrateur. Les utilisateurs LotusLie inotes créés aec des adresses électroniques externes peuent cliquer sur Mot de passe oublié?. Les utilisateurs qui se connectent en cliquant sur Utiliser la connexion Mon organisation utilisent une identité fédérée et ne peuent réinitialiser leurs mots de passe qu'en suiant le processus de l'organisation. La procédure de réinitialisation pour tout mot de passe utilisateur est la suiante : Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Sélectionnez la flèche en regard de l'utilisateur dont le mot de passe doit être changé. 4. Sélectionnez Réinitialiser le mot de passe et entrez le noueau mot de passe. Il s'agit d'un mot de passe temporaire qui sera indiqué par l'utilisateur lors de sa prochaine connexion. L'utilisateur sera alors inité à créer un noueau mot de passe. Si ous réinitialisez un mot de passe pour un utilisateur ayant un abonnement de courrier, ous pouez également le faire en modifiant son compte utilisateur. Cliquez sur le nom d'utilisateur approprié dans Comptes utilisateur et entrez un noueau mot de passe sous Abonnements > Courrier. 5. Signalez à l'utilisateur le changement de mot de passe. L'utilisateur n'est pas automatiquement informé de la réinitialisation du mot de passe. Veillez à communiquer ce changement à l'utilisateur, aec le noueau mot de passe, le cas échéant. Que faire ensuite Les administrateurs peuent actier des paramètres de sécurité afin d'appliquer des délais d'expiration pour les mots de passe en sélectionnant Paramètres système > Sécurité. Lorsqu'un utilisateur se connecte aec un mot de passe arrié à expiration, il est inité à le réinitialiser. Administration de LotusLie 15
Masquer des personnes dans l'annuaire de l'organisation Par défaut, les utilisateurs sont ajoutés à l'annuaire de l'organisation lorsque leur compte est actié. Les administrateurs peuent choisir d'empêcher l'affichage d'un utilisateur dans la section Personnes de la page de l'organisation. Procédure 1. Cliquez sur Personnes et sélectionnez otre organisation dans la liste. Vous pouez également accéder à cette page en cliquant sur Gérer l'annuaire à partir de la page de otre organisation. 2. Sélectionnez les noms des utilisateurs à masquer. 3. Cliquez sur Masquer sur la Page Organisation. Résultats Pour afficher un utilisateur masqué dans l'annuaire de l'organisation, sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Afficher sur la Page Organisation. Identification et résolution des incidents de connexion Solutions permettant de résoudre les problèmes les plus courants rencontrés lors de la connexion initiale ou de la réinitialisation d'un mot de passe. Tableau 1. Identification et résolution des incidents de connexion Incident Solutions possibles L'utilisateur ne reçoit pas le courrier électronique de confirmation d'enregistrement après la création d'un compte sur un serice. L'utilisateur reçoit une erreur indiquant un jeton non alide lors de la tentatie de confirmation de l'enregistrement à l'aide du lien figurant dans le courrier électronique de confirmation. L'utilisateur tente de réinitialiser son mot de passe à partir de l'écran de connexion mais il ne reçoit aucun courrier électronique contenant des détails supplémentaires sur la réinitialisation du mot de passe. Vérifiez que l'adresse électronique entrée dans Comptes utilisateur > Identité de compte est correcte. Vérifiez que le courrier électronique de confirmation ne se troue pas dans le filtre de courrier indésirable de otre client de messagerie. Dans la plupart des cas, l'ajout de signup@lotuslie.com à otre liste de contacts empêche que le courrier soit filtré par erreur comme courrier indésirable. Contactez le serice clientèle à l'adresse support@lotuslie.com. Tentez de copier et de coller l'adresse URL complète du courrier de confirmation ers le noueau naigateur Web. Le jeton est alide pendant 28 jours, par conséquent, si l'utilisateur n'accepte pas l'initation pendant cette période ous deez contacter le serice clientèle sur le site support@lotuslie.com. Vérifiez que le mot de passe réinitialisé ne se troue pas dans le filtre de courrier indésirable de otre client de messagerie. Si le courrier électronique ne parient à destination, prenez contact aec le serice clientèle sur le site support@lotuslie.com. 16 LotusLie - Guide d'administration