OFFRE D EMPLOI L ADMINISTRATION COMMUNALE DE HERVE ENGAGE : UN RESPONSABLE POUR LE SERVICE DU PERSONNEL (H/F) - APE Informations générales Nombre de postes demandés 1 Catégorie de métier Secteur d activité Lieu(x) de travail responsable pour le service du personnel (niveau A ou niveau B) Administration publique générale HERVE Profil du candidat Formation(s) Permis de conduire Nationalité Description libre Enseignement supérieur de type long ou de type court. Le candidat devra justifier d une formation dans les matières traitées et/ou d une expérience dans le secteur. B Etre citoyen de pays membres de l Espace économique européen Posséder le sens de l organisation : rigueur, ordre et méthode MISSION GENERALE Sous l autorité du Directeur général, le responsable du service coordonne et organise le traitement des dossiers par les agents placés sous son autorité afin d assurer la gestion quotidienne du service. Il est responsable des tâches exécutées par les membres de son service. TACHES CONFIEES A L AGENT PRINCIPALES ACTIVITES ASSIGNEES A TITRE PERMANENT DANS LA FONCTION : Dirige son service Met tout en œuvre afin d assurer l atteinte des missions fixées par l autorité politique Met en œuvre un plan stratégique afin d atteindre les objectifs fixés par l autorité et en communique les implications aux différents agents techniques concernés Profite des opportunités d amélioration des résultats de son département, initie des processus de modernisation et d amélioration et en assure l exécution Supervise la bonne réalisation et la coordination des projets menés au sein du service S assure de la qualité du travail fourni par les agents sous son autorité directe 1
Conseille et assiste les agents de son service dans la réalisation de leurs tâches Communique aux agents sous son autorité directe l ensemble des informations utiles à l exercice de leurs fonctions Organise son département afin d en optimiser l efficacité et l atteinte des objectifs fixés par l autorité Veille au respect des différentes consignes par les agents de son service, rectifie leurs actions si nécessaire Coordonne les activités des différents agents sous son autorité Manage son service Fixe des objectifs clairs, mesurables et réalistes à ses agents et met à leur disposition les moyens nécessaires à l atteinte de ces objectifs Procède de manière régulière, objective, sérieuse et bienveillante, aux entretiens d évaluation et entretiens intermédiaires des agents de son service En collaboration avec le Directeur général, participe à la mise à jour des descriptions de fonction des agents placés sous son autorité Construit des liens de collaboration entre les membres de son équipe, organise des réunions Communique avec le Directeur général Assure la bonne communication de son bureau avec le bureau du Directeur général, ainsi qu avec l échevin ayant le service dans ses attributions, et leur fournit les informations demandées Met en œuvre la stratégie et les objectifs fixés par l autorité, sous le contrôle du Directeur général Relaie les demandes du chef de division aux agents concernés Rend compte au Directeur général des difficultés organisationnelles rencontrées au sein du service Fait part au Directeur général des propositions d amélioration du bureau qu il souhaite initier Confie des domaines de résultat à ses collaborateurs Tient compte des compétences de ses collaborateurs afin de leur fixer des domaines de résultat En fonction des compétences de ses collaborateurs, leur assure une part d autonomie dans la gestion de leur domaine de résultat Clarifie les responsabilités, ainsi que le niveau d autonomie de chacun de ses collaborateurs Assure la gestion adéquate des dossiers Assure la répartition des dossiers entre les agents Assure la conformité des dossiers traités à la réglementation et aux procédures en vigueur, ainsi que le respect des délais Gère le budget Suit rigoureusement l exécution du budget communal Etablit les prévisions budgétaires, les modifications à y apporter, ainsi que les engagements financiers, tant en recette qu en dépense. COMPETENCES REQUISES POUR LA FONCTION COMPETENCES TECHNIQUES : Très bonne connaissance de la langue française S exprime dans un français irréprochable 2
Rédige des documents dans un style clair, concis et approprié au contexte Dispose d une très bonne connaissance de la grammaire et de l orthographe Connaît l outil informatique Connaît les fonctionnalités de base de la suite Office (Word, Excel, Outlook) Word : Mise en page, Publipostage, Excel : Utilisation de formule simple, Tri de données, Outlook : Classe et archive, utilise le calendrier, Comprend le fonctionnement des logiciels utiles au service Comprend la finalité des procédures en vigueur dans le service Maitrise les procédures en vigueur dans le service, en comprend les finalités Remet en question, da manière constructive, les procédures en vigueur dans le service et les améliore Bonne connaissance de la législation applicable au bureau Connaît la législation applicable à son service, la comprend et est capable de l appliquer correctement aux cas pratiques COMPETENCES GENERIQUES : Comprend l information et l assimile Comprend rapidement les informations données et en identifie l essentiel N accepte pas l information sans réfléchir, pose un regard critique sur l information Fait preuve de bonnes capacités d apprentissage, assimile rapidement une nouvelle matière et se l approprie S assure de l exactitude des informations données Diffuse l information aux personnes intéressées par la matière visée Communique avec ses collègues, ainsi qu avec les usagers Est capable de restituer l information reçue de manière synthétique et claire Utilise le canal de communication adéquat (mail, téléphone, ) et sans en abuser Transmet spontanément l information utile aux personnes concernées Participe activement à la construction d un esprit d équipe Collabore activement à l atteinte des objectifs fixés par le Directeur général Dans une démarche positive et non intrusive, propose spontanément son soutien à ses collègues Entretient des contacts fréquents avec ses collègues afin d assurer la gestion optimale de l intervention des différents services Développe des relations de travail cordiales et efficaces avec ses collègues S exprime de manière constructive vis-à-vis des membres de son équipe Ecoute activement ses collègues, est attentif à leurs propositions Pilote son service Communique de manière transparente avec ses agents, partage son savoir-faire et leur expose clairement ses objectifs Donne des instructions claires aux agents de son service Assure constamment le feedback aux agents sous son autorité 3
Valorise ses collaborateurs, les encourage Informe ses collaborateurs lorsqu il constate une erreur dans la réalisation de leurs tâches, ou un problème de comportement Traite ses agents de manière égalitaire, sans discrimination, mais en veillant à valoriser les compétences personnelles de chacun Fait des propositions d amélioration Lorsqu il soulève un problème auprès de sa hiérarchie, présente également différentes pistes de solutions Propose de nouvelles méthodes, de nouvelles procédures, afin d améliorer le fonctionnement du bureau Prend des décisions opérationnelles sur base d informations complètes Identifie un problème et y apporte les solutions appropriées en se basant sur les critères adéquats Décide en respectant la procédure établie au sein du service, et les différentes règlementations Pèse le pour et le contre avant de prendre une décision Assume la responsabilité de ses propres décisions Prend une décision en respectant les délais, ainsi que le caractère urgent de la situation Sauf situation urgente et exceptionnelle, ne prend une décision que dans les matières qui relèvent de sa compétence Agit de manière autonome et proactive dans le cadre de sa mission Evalue correctement les situations qui ne lui sont pas familières et adapte son comportement pour y répondre Exécute spontanément le travail, sans que cela ne doive lui être demandé Respecte les limites dans lesquelles il peut prendre des initiatives Résout les problèmes inhabituels ne dépassant pas le cadre de ses compétences Consulte la hiérarchie uniquement lorsque cela s avère nécessaire Planifie ses tâches Organise ses tâches de manière à s assurer du respect des délais Dans le cadre de sa mission, fixe correctement les priorités Est dévoué à l atteinte des objectifs du service Met tout en œuvre pour mener ses tâches à bien Est impliqué dans les activités du service, y compris celles qui ne relèvent pas directement de sa mission Vise un niveau de qualité élevé Persévère malgré les obstacles, ou le caractère routinier de ses tâches Réalise des propositions d amélioration du service COMPETENCES CLES : Veille à la qualité du service Accompagne les usagers et les collègues de manière positive et transparente, veille à ce qu ils bénéficient du service ou de l information adéquate Dans la limite de ses responsabilités, met tout en œuvre pour s assurer du bon fonctionnement du service Veille à l image positive de l administration Adhère aux valeurs qui sont défendues par l organisation Défend l image de l administration auprès des usagers et des différents services, fait preuve de 4
loyauté Lorsqu il relaie des critiques auprès de ses collègues ou de sa hiérarchie, veille à ce que celles-ci soient constructives S adapte aux changements Est intéressé par les propositions de changements Remet les situations existantes en question, les critique objectivement et émet des propositions d améliorations constructives Est capable d assimiler rapidement de nouvelles connaissances Analyse les nouvelles informations et les intègre dans ses propres connaissances Respecte le principe de neutralité S abstient de toute discrimination et traite l ensemble des usagers et des membres du personnel avec respect. S abstient de tout propos pouvant violer le principe de neutralité de l administration. Respecte le pouvoir de décision et d autorité des organes politiques S abstient de tout commentaire relatif à l opportunité d une décision politique Réduit sa consommation d énergie au maximum Quotidiennement, veille à diminuer sa consommation d énergie (Eteint la lumière, le matériel électrique qui ne fonctionne pas, ) Lorsqu il constate une perte anormale d énergie, en informe le service compétent 5
Caractéristiques Régime de travail Contrat Statut Examen Admissibilité Barème Heures/sem : 38h00 Temps plein CDI APE Réussir les épreuves de recrutement A1 ou B1 suivant le diplôme Contact Entité Nom de la personne ADMINISTRATION COMMUNALE DE HERVE Franken Hélène Adresse Téléphone(s) Bureau : 087/693623 Modalités de contact Lettre de motivation, CV, extrait de casier judiciaire modèle I, copie du diplôme, copie du permis de conduire, attestation justifiant l expérience acquise et passeport APE(à demander au FOREM) devront parvenir à l attention de Monsieur Pierre-Yves JEHOLET, Bourgmestre, rue du Collège 26 4650 HERVE pour le 3 mars 2016 au plus tard. 6