TABLE DES MATIÈRES SECTION I - CHAPITRE 1- SERVICE SÉCURITÉ...2 Étape 1. Accéder au service :... 2 Niveaux de sécurité... 3 SECTION II - CHAPITRE 1- LOGIQUE DE C-SURANCE.CA...4 SECTION III - CHAPITRE 1- L ESSENTIEL DE MODULE DE VENTE ET GESTION DU PROJETS - DE LA CRÉATION À L ANALYSE 5 Étape 2. Saisir les informations :... 5 B. Compléter l info du projet... 6 B.1 Propriétés de l entreprise... 6 B.2 Division(s) Classe(s)... 6 B.3 Contributions de l employeur... 6 B.4 Historiques d expérience et de tarification... 7 Gestion de l information... 7 Listes... 8 Les garanties... 8 Assignation des garanties par modèles... 9 Consultation des régimes... 10 Remplacement d une garantie... 10 Saisir la Liste des employés... 11 Enregistrement de la liste des employés... 12 Étape 3. Transmettre l information aux assureurs:... 16 Création de copie... 16 Transmission des projets... 17 Étape 4. Réception des réponses et demande d analyses :... 18 Module d analyse de projets... 18 Association d un projet à l analyse... 19 Ouverture du projet sélectionné... 20 Hypothèse de calcul... 21 Tableau des taux d assurance... 21 Importation des taux... 22 Calcul des volumes... 22 Exportation des taux... 23 Calcul des coûts... 23 Analyse de l information... 24 Analyse de projet... 24 Analyse comparative... 24 Impression / Sauvegarde de l analyse de projets... 25 Note importante :... 26
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Section I - CHAPITRE 1- SERVICE SÉCURITÉ Étape 1. Accéder au service : Un «Accès membres» est disponible via le site www.c-surance.ca, Écran 1 accès au site www.c-surance.ca En vous positionnant sur le lien, vous devrez cliquer sur le titre «Accès membres C-surance.ca» ou encore, directement sur l image pour accéder au premier niveau de sécurité. La sécurité est un élément d extrême préoccupation pour MDI. Vos données, tout comme celles des assureurs et des preneurs, sont hautement confidentielles et régies par des lois strictes. Pour assurer un maximum de confort pour tous les intervenants, MDI a choisi de s associer avec une firme réputée et lui a délégué la responsabilité du premier niveau de sécurité. Ainsi, les serveurs sont situés dans un bunker dédié à haut niveau de sécurité sur la rue St-Jacques, alors que les accès aux sites ainsi que la gestion des accès sont contrôlés par des professionnels. III 1-2
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Niveaux de sécurité Pour traverser le premier niveau de sécurité, vous devrez fournir votre nom d usager et un mot de passe. Cette information vous est transmise lors de votre adhésion au service. Il est de votre responsabilité d en protéger la confidentialité. Un second niveau de sécurité est assuré par un module qui a été baptisé le GAP pour «Gestionnaire d accès privilégié». Ce module vise à protéger l accès à vos données. Un second nom d utilisateur et un second mot de passe seront requis pour permettre à C-surance.ca d identifier l opérateur et ainsi permettre de définir spécifiquement les dossiers accessibles de même que les options qui seront disponibles. La gestion des accès est étroitement liée au «Rôle)» qui sera attribué à chacun des utilisateurs autorisés. Une signature automatique de l utilisateur assurera d identifier les mouvements ou activités réalisés dans le cadre des opérations quotidiennes. Assurez-vous d en préserver la confidentialité. III 1-3
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Section II - CHAPITRE 1- Logique de C-surance.ca C-Surance.ca General functions overview Sales Common functions Administration Optional OR III 1-4
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Section III - CHAPITRE 1- L ESSENTIEL DE MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS - DE LA CRÉATION À L ANALYSE L objectif du présent chapitre est d explorer l essence du service. Nous présentons un processus simple et efficace qui permet de créer rapidement et avec un minimum d effort, un nouveau dossier, saisir les informations et obtenir les résultats escomptés. Nous allons donc explorer séquentiellement les différentes étapes requises pour obtenir une analyse professionnelle. Suite à cette expérience, vous serez invité à poursuivre votre formation en explorant les chapitres suivants dans lesquels vous découvrirez des outils complémentaires puissants qui vous permettront de peaufiner votre travail, simplifieront plusieurs des processus ardus et vous donneront l opportunité d assurer des rapports de qualité que vous pourrez intégrer à votre offre de service personnalisée. Étape 2. Saisir les informations : A. Accès dédié à la vente : (panneau de contrôle) Selon le rôle choisi, une interface spécialisée vous permettra de gérer efficacement vos activités. Ainsi, lors de l accès aux activités de vente, le service vous présentera une interface optimisée pour assurer un contrôle optimal. Pour débuter vos activités vous pouvez ouvrir le bouton «Dossier jaune» sur votre ligne de commande. Cette sélection vous donnera accès à votre écran d activités. Vous cliquez alors sur le bouton «Page blanche» pour créer un nouveau dossier. III 1-5
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Si vous réalisez chacune des étapes suivantes séquentiellement, tel que proposé par votre interface C-surance.ca, votre activité de gestion sera naturelle et simple. Dans un premier temps, vous n aurez qu à compéter les champs d informations demandés. Tous les champs Dates permettent d accéder à un calendrier virtuel pour vous aider à assurer l intégrité de vos informations. Après avoir accepté votre information, vous aurez accès au module spécialisé de gestion d assurance collective. L ensemble de l expertise de l assurance est incorporé dans ces différents modules. L interactivité et l intégration des informations permettent d éliminer la duplication de la même information et assure le traitement automatique et l intégrité des données. Votre attention est donc nécessaire lors de la saisie de l information puisque les résultats seront directement liés à cette saisie. B. Compléter l info du projet Les processus optimisés permettront de saisir chacune des informations pertinentes pour une saine souscription et assurer un minimum d échange avec vos assureurs. B.1 Propriétés de l entreprise Après avoir complété les informations sur les «propriétés de l entreprise», vous pourrez poursuivre vos activités en adressant chacun des outils de gestion (à gauche) séquentiellement du haut vers le bas. B.2 Division(s) Classe(s) Si vous avez seulement 1 division/1 classe, vous pourrez omettre cette étape puisque pour le module de gestion des «Division/Classe» assigne par défaut ces valeurs à votre dossier. B.3 Contributions de l employeur Pour la gestion des «Contributions de l employeur» assigne des valeurs automatiques de 50-50 optimisées fiscalement. C est donc dire que cette portion de gestion est maintenant sous la responsabilité totale du système et n a plus à être une préoccupation de l opérateur. III 1-6
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE B.4 Historiques d expérience et de tarification Pour la saisie des «Historiques d expérience et de tarification» des écrans spécialisés vous sont présentés qui reflètent les différentes options nécessaires. Selon les informations requises, le système vous donnera accès à des boîtes de sélection pour vous permettre de choisir les «méthodes de calcul de vos ratios» qui permettront au système de faire le calcul automatiquement. Gestion de l information Vous pouvez sélectionner les champs visibles de saisie qui sont conformes avec vos politiques de gestion de l information en cliquant sur le bouton «Jumelles». Vous identifiez les champs qui sont pertinents pour votre opération. D autres champs peuvent être disponibles, tels : - crédibilité - mutualisation - inflation - etc. Cette information sera utile pour assister la gestion des renouvellements. Ce module de gestion n est pas inclus dans le service qui vise la portion transmise aux assureurs puisque ce sont ces derniers qui financent le service. Selon les informations requises par votre garantie, le système vous donnera accès à des champs de saisie distincts. Par exemple, alors que la «Vie» ne requiert qu un seul taux, l «AM» présentera 4 taux distincts. III 1-7
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III De plus, le système proposera automatiquement les infos dans les champs par défaut pour faciliter la saisie répétitive des différents termes. Listes Pour poursuivre la saisie de votre cahier de charges, il faudra maintenant cliquer sur l option «Listes» située à gauche, au bas de votre écran pour permettre d accéder aux autres modules de traitement. La liste des projets deviendra votre prochain traitement logique. Double-cliquez sur le «Projet de base» et complétez les champs d information. Les garanties L onglet «Garanties» vous permettra de définir les termes et conditions de votre projet. Pour faciliter ce processus, C-surance.ca vous permet d accéder à : - des banques de régimes - des banques de garanties - des banques de messages Toutes ces banques de données ont été créées et sont maintenues par MDI ainsi que ses partenaires assureurs. III 1-8 Lorsque ce principe est clairement saisi par l opérateur, il devient extrêmement rapide, simple et
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE efficace de créer les garanties nécessaires qui seront adaptées au besoin du preneur. Assignation des garanties par modèles En sélectionnant l option «Assignation des garanties par modèles» l opérateur accède à tous les modèles de régimes offerts par les assureurs. La maintenance régulière de ces modèles est assurée pour le bénéfice des conseillers. Si un modèle public est disponible et qu il n est pas accessible via ce module, le conseiller pourra simplement transmettre l information aux professionnels de MDI qui se chargeront d ajouter le modèle dans la liste des choix disponibles. L opérateur pourra donc choisir l un des régimes disponibles dans la liste et l assigner à : o la compagnie o une division ou o une classe En cliquant sur le régime assigné, C-surance.ca se chargera de copier l ensemble de l information dans votre projet. N.B. L option sera activée seulement après qu un régime aura été assigné. Lorsque vous fermez l écran, votre tableau des garanties aura été bonifié des différentes garanties qui faisaient partie de votre régime public. Vous pourrez maintenant réviser chacune de ces garanties et les ajuster selon les besoins plus spécifiques de votre client. Pour faciliter votre processus, vous pourrez compter sur les banques de garanties qui vous permettront de remplacer une garantie par un modèle plus conforme ou encore, de modifier directement les différents champs. III 1-9
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Consultation des régimes Consultation des régimes Pour vous assister dans votre sélection de régime, vous pouvez consulter les détails de chacun des régimes disponibles en sélectionnant l option avant l assignation du modèle. Vous aurez alors accès à la liste de chacune des garanties individuelles en cliquant sur la garantie sélectionnée, ou encore sur le bouton (accessible à droite) pour les listes de paramédicaux, d hospitalisation, des autres frais, détails des % assignés pour les DMA, etc. Vous pourrez également consulter la brochure promotionnelle de l assureur en sélectionnant l onglet. Remplacement d une garantie Pour remplacer une garantie par une autre, à partir de la banque de garanties, il suffit d appeler la garantie puis cliquer sur le bouton de «Banque de garanties». III 1-10
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Un écran similaire mais avec les distinctions suivantes s affichera indiquant dans le titre : - «Banque de plans» - «Location» au lieu de «Division/Classe» En accédant le bouton à droite de «Location», vous aurez la liste complète des garanties disponibles dans la banque. Vous sélectionnez la garantie qui convient et vous transférez l information dans votre projet en cliquant sur le bouton au haut de l écran. Micros ajustements Vous pouvez maintenant mettre la touche finale en effectuant les micros ajustements qui s imposent. Saisir la Liste des employés Il ne reste maintenant qu une seule étape à réaliser avant de transmettre votre projet aux différents assureurs : «Enregistrer la liste des employés» III 1-11
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Enregistrement de la liste des employés La méthode la plus simple de saisir les informations dans C-surance.ca est le transfert des informations électroniquement à partir de fichiers Excel. Pour ce faire, rien de plus simple : importer le «template Excel» C-surance.ca qui correspond à votre besoin en cliquant sur le bouton Vous pouvez choisir entre des «templates» : français ou anglais complet ou projet Pour les fins de créer un cahier de charges, le modèle Projet sera adéquat. Le système vous indiquera précisément où le fichier a été importé sur votre ordinateur personnel ainsi que le nom du fichier. 1. Accédez au fichier Excel pour effectuer les tâches pertinentes en utilisant votre explorateur Windows. III 1-12
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE 2. Ouvrir le fichier et sauvegarder immédiatement sous un nom pertinent pour faciliter l importation subséquente du fichier. 3. Importer ou traiter votre information dans le fichier en prenant soin de respecter les critères de saisie. Cette information est clairement documentée dans le fichier fourni par MDI. Pour chacun des champs pertinents, une documentation contextuelle sera disponible ou encore, vos champs de saisie seront formatés conformément. Votre fichier peut donc être transmis au preneur qui s assurera que les informations sont conformes. Une bonne saisie de l information assurera une optimisation des prochaines étapes. 4. Demander l importation du fichier dans C-surance.ca. Pour ce faire, vous devrez : o sélectionner pour ouvrir la liste des fichiers pouvant être importés; o identifier le fichier que vous avez sauvegardé sous un nom distinct; o demander le traitement automatique. III 1-13
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Le système effectuera le traitement et vous transmettra le résultat pour chacune des étapes de son processus. 5. Avec comme résultat final, le transfert intégral de votre information dans C-surance.ca. Vous pouvez accéder à l information individuelle de chacun des employés en double-cliquant sur l employé visé. III 1-14
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Le module d importation bonifie votre information en appliquant, par défaut, votre statut d assurance à chacune de vos garanties. Il est alors de votre responsabilité de réviser les cas d exceptions et d ajuster votre information adéquatement. Votre travail est complété. Vous êtes donc prêt à transmettre le cahier de charges aux différents assureurs. Si vous souhaitez faire une dernière vérification et vous assurer que toutes les informations pertinentes sont en place, vous pouvez demander l impression de votre cahier de charges. Cette impression sera le reflet de ce qui sera transmis aux assureurs. Pour ce faire, il suffira de sélectionner le bouton d impression pertinents. dans la section «Liste de projets». Vous pourrez sélectionner les éléments III 1-15
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Étape 3. Transmettre l information aux assureurs: Les activités de partage de l information avec les partenaires assureurs sont réalisées à partir du panneau de contrôle de C-surance.ca. Création de copie Le processus de transmission est très simple : 1. Générer une copie du projet pour chacun des assureurs visés : - en cliquant sur le bouton ; - en sélectionnant l assureur puis le représentant désiré; - le système fera une copie distincte pour ce destinataire; La logique de cette copie est évidente. L opérateur sera maintenant en position de : - personnaliser l envoi de l information; - traiter individuellement chacune des réponses reçues; - obtenir facilement et automatiquement une analyse des différentes options disponibles. III 1-16
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Le panneau de contrôle assurera la gestion de chacune des étapes de copie. Transmission des projets 2. Transmettre à chacun des destinataires, les projets en ayant la liberté d y ajouter un message personnalisé ou encore, en modifiant certaines conditions du projet en fonction d ententes particulières. Encore une fois, se chargera de conserver automatiquement la trace de chacune de ces activités. Toutes les copies de projet seront automatiquement accessibles via la «Liste des projets» dans le dossier administratif de même que pour la «Gestion des analyses». III 1-17
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Étape 4. Réception des réponses et demande d analyses : Considérant que vous avez un projet unique pour chacun des assureurs, il deviendra très simple et très efficace de saisir les informations de chacune des offres de services reçues. Après avoir saisi les informations complémentaires, chacune des étapes suivantes sera effectuée automatiquement avec un minimum d intervention humaine. Pour pouvoir procéder à la saisie des réponses des assureurs, plusieurs options s offrent à vous : - via la liste de projets - via le module d analyse Dans les deux cas, vous aurez le même accès aux projets individuels des assureurs et vous pourrez bonifier les informations. Module d analyse de projets En utilisant l option d analyse de projets, vous pouvez créer une nouvelle analyse en appuyant sur le bouton. III 1-18
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Association d un projet à l analyse Dans ce nouvel écran, vous devez donner un nom à votre analyse puis y associer des projets.. Vous remarquerez que vous n avez que quelques options d activités disponibles. Le service C-surance.ca assure une gestion contextuelle et vous offre seulement les options qui sont disponibles pour vous éviter d investir inutilement vos énergies à tenter d identifier l utilité ou la pertinence de certaines options, lorsque ces dernières ne le sont pas. La liste de tous les projets disponibles vous est présentée. Vous pouvez sélectionner les projets de votre choix en gardant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur les projets visés ou encore, utiliser la touche sélectionner tous les projets. pour Suite à votre sélection, les projets sélectionnés auront été assignés à votre analyse et vous pourrez maintenant effectuer (séquentiellement) les différentes activités utiles. III 1-19
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Ouverture du projet sélectionné donne un accès direct au projet sélectionné. Vous aurez donc accès à l ensemble des informations vous permettant d apporter les modifications au projet demandé pour le rendre conforme à l offre de service reçue de l assureur. Remarquez que sur la page d information générale, vous avez accès à des statistiques sur votre projet. Pour accéder à l information, il suffit de cliquer sur le à droite du champ. III 1-20
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Sous l onglet «Garanties», vous pourrez accéder à chacune des garanties individuelles pour saisir les taux, au besoin les unités de tarification, de même qu apporter les modifications à votre projet pour vous assurer qu il reflète parfaitement l offre de l assureur. Cette tâche simplifiée vous permettra par la suite de commander à votre système de vous livrer des rapports détaillés d analyses, le tout selon vos spécifications. Hypothèse de calcul L option demandera au système de vérifier pour chacun des employés leur éligibilité aux différentes garanties de même que de préparer le calcul de la tarification. Cette activité peut être commandée aussi souvent que nécessaire. Attention à l option «Tenir compte des preuves d assurances» ou pas. Après tout changement de taux ou encore, de conditions de réduction, terminaison ou d adhésion, il sera nécessaire de demander l hypothèse de calcul pour assurer que vos résultats tiendront compte des différentes modifications. Cette même option sera exécutée automatiquement dans le module de vous apportez des modifications aux tables de tarification. si Tableau des taux d assurance Le module de est un engin très efficace et puissant. Le service vise EXCLUSIVEMENT les TAUX, VOLUMES et UNITÉS de tarification. Ainsi, si pour une raison ou une autre vous souhaitez exclusivement faire une comparaison des taux entre chacun des assureurs et que le détail des bénéfices n est pas pertinent, vous pourrez accéder directement à ce module après l association des projets. Il est important de noter que dans tous les cas, vous devez accéder à cette option de façon à assurer que votre analyse économique sera conforme. Ce module permet de saisir, importer ou encore exporter les taux et unités de vos garanties III 1-21
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Ce module express permet de traiter l information économique de vos projets. Vous avez accès pour chacun des projets aux différentes garanties pour saisir ou modifier la tarification. Si vous avez apporté des modifications à votre tarification via le module de tarification, ou le module «Liste des projets» ou encore, si vous avez saisi des taux dans le module Importation des taux Vous devrez d abord demander l importation des données. Un processus automatique s enclenchera qui permettra de copier les informations de votre projet vers le tableau des taux d assurance. Avant de procéder, le système validera avec vous pour s assurer des taux à importer. Vous aurez le choix d importer les taux de tous les assureurs ou seulement celui qui est sélectionné. Calcul des volumes Après avoir effectué l importation des taux, vous pourrez compléter les tableaux selon le besoin. Puis demander au système d effectuer le. Aucune intervention humaine n est nécessaire et le système vous affichera un gradateur pour vous indiquer l évolution du calcul. III 1-22
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Vous verrez apparaître les résultats automatiquement. De plus, les primes pour chacune des offres seront calculées. Vous pouvez valider que les calculs ont été réalisés pour chacune des garanties. Dans l éventualité où le calcul est absent, vérifiez la garantie en faute. Vérifiez d abord que la description de la garantie est complète incluant les formules d adhésion, réduction et terminaison. Vous pouvez également valider dans les dossiers des employés pour vous assurer que la garantie a été activée. Lorsque vous quittez ce module, une vérification automatique sera effectuée pour analyser les changements qui ont été apportés. Si pertinent, des procédures automatiques de synchronisation seront suggérées. Nous recommandons d accepter ce traitement. Le tout sera exécuté sans intervention humaine autre que des demandes de validation. Exportation des taux Le premier exercice automatique qui sera effectué EXPORTERA vos nouveaux taux qui ont été saisis vers vos garanties dans les dossiers projets de chacun des assureurs. Calcul des coûts C-surance.ca vous proposera ensuite d effectuer automatiquement le calcul des coûts. III 1-23
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Analyse de l information Après ce traitement automatique, il ne restera plus qu à demander votre pour pouvoir accéder à vos rapports : Analyse de projet Analyse comparative Toutes les étapes de traitement ont été complétées. Vous pouvez donc procéder à la phase finale, soit la production de vos rapports. Votre option sera maintenant active pour vous permettre d obtenir vos rapports d analyse. Il vous suffira d identifier les projets à comparer et de déterminer l ordre d impression. III 1-24
SECTION III PROJETS DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE Vous devrez identifier dans l ordre les projets à imprimer Commander l choix : et faites votre Impression / Sauvegarde de l analyse de projets Si vous cliquez sur le bouton, différents formats de sauvegarde s offrent à vous. Vous pouvez également commander l impression. Ces options sont disponibles lorsque votre analyse sera présente à l écran et dès que vous aurez sélectionné l option «Aperçu». Trois formats distincts d analyses sont disponibles par défaut. L analyse complète, sommaire ou simple. Cette sélection définira le niveau de détails au chapitre des garanties qui seront présentées lors de la production de votre rapport. Explorer les trois formats et choisissez celui qui reflète le mieux votre besoin ponctuel. N.B. : Vous pouvez définir l ordre d analyse de vos projets en déplaçant vos projets. Utilisez les flèches de déplacement pour spécifier l ordre d impression. III 1-25
DESCRIPTION DES PROGRAMMES MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS SECTION III Il est important de noter que vos analyses comparatives seront toujours basées sur le premier projet au haut de votre liste. Dans l occurrence actuelle, ce sera le «Projet de base». Lorsque vous changez l ordre d affichage ou encore le format d impression, il sera nécessaire de demander à nouveau l pour que votre rapport reflète vos changements. Note importante : Si l on change les conditions d une garantie à un projet, il sera nécessaire de demander une en plus du. Pour une modification de taux, il faudra demander, une en plus du. Maintenant que vos avez réussi à générer facilement votre première analyse, poursuivez votre formation du service en consultant le chapitre 2 qui vous présentera quelques options avancées pour répondre à un niveau plus sophistiqué de demandes. III 1-26