Processus de paie Rapport d audit final Rapport n o 13/12 Le 30 août 2012 Diffusion Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Premier vice-président, Ressources humaines et Communications Vice-président et contrôleur général Vice-président, Services aux clients des RH Contrôleur général adjoint Directeur de groupe, Rémunération et Avantages sociaux Directeur, Ressources humaines, Services d information et Opérations c. c. : Premier vice-président, Affaires générales et secrétaire Premier vice-président, Développement des affaires Premier vice-président, Assurances Premier vice-président, Financement Premier vice-président, Solutions d affaires et innovation Premier vice-président et chef de la gestion des risques Directeur de groupe, Planification et Relations extérieures Directeur principal, Bureau du vérificateur général Directeur de groupe, Bureau du vérificateur général Équipe d audit Lindsay Schoutsen Allison Lowe Vice-présidente, Vérification interne Monica Ryan
Table des matières Introduction... 3 Objectif et portée de l audit... 3 Opinion de la Vérification interne... 3 Constatations et recommandations issues de l audit... 4 Conclusion... 5
Introduction Conformément à son plan de mission d audit pour l exercice 2012, la Vérification interne d EDC a effectué à l audit du processus de paie et de prestation d avantages sociaux. Durant l exercice 2011, EDC a dépensé 154 millions de dollars en salaires et en avantages sociaux (sans compter le régime de retraite), ce qui représente 54 % de ses charges administratives, dont la valeur s élevait à 284 millions de dollars. Objectif et portée de la vérification Cet audit avait comme objectif général d évaluer la conception et l efficacité opérationnelle des contrôles encadrant le processus de paie et de prestation d avantages sociaux d EDC; ces contrôles assurent l exactitude des paiements versés aux employés et l inscription exacte des coûts liés à la paie. La vérification prévoyait des sondages détaillés des contrôles touchant : les données de référence des employés; les paiements versés aux employés; le rapprochement des comptes provisoires de la paie et du livre de paie au grand livre général; l analyse des écarts; le signalement des anomalies. Les contrôles liés au régime de retraite d EDC n entraient pas dans le cadre du présent audit. Opinion de la Vérification interne Selon nous, le processus de paie et de prestation d avantages sociaux est bien contrôlé 1. Les sondages d audit détaillés ont confirmé que des contrôles efficaces assurent l autorisation, l inscription exacte et le suivi des charges liées à la paie. Deux problèmes modérés 2 ont cependant été constatés et sont décrits ci-après. 1 Nos opinions d audit standard sont les suivantes : - Contrôle fort : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Des contrôles internes exemplaires existent. Les objectifs du processus vérifié seront très probablement atteints. - Bien contrôlé : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié seront probablement atteints. - Possibilités d amélioration des contrôles : Un ou plusieurs contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié n est pas négligeable. De promptes mesures s imposent. - Non contrôlé : De nombreux contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus ne seront probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est importante. Des mesures doivent être prises immédiatement. 2 Les constatations des audits sont établies comme suit : Problème majeur : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque financier et/ou de réputation n est pas négligeable. L objectif du processus sur lequel porte le contrôle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives s imposent pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. Problème modéré : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou de réputation pour le processus n est pas négligeable. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives s imposent pour éviter de compter uniquement sur les contrôles compensatoires et/ou pour s assurer que les contrôles sont rentables. Problème mineur : Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement d un contrôle qui n est pas un contrôle clé. Il est peu probable que l atteinte des objectifs en souffre. Il est recommandé de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrôles.
Constatations de la Vérification et recommandations 1. Contrôles de surveillance Nos sondages détaillés nous ont permis d établir que les salaires et les avantages sociaux sont approuvés, et que les charges liées à la paie sont inscrits avec exactitude et exhaustivité. Nous avons toutefois constaté que la responsabilité du traitement de la paie au sein d EDC incombait actuellement à une seule équipe. Celle-ci est notamment chargée de créer et de tenir à jour les données de référence sur les employés, d examiner et d approuver les changements à ces données ainsi que de verser et d inscrire les paiements aux employés. Qu une seule équipe soit responsable de toutes ces activités crée un conflit sur le plan de la séparation des tâches. Pour remédier à la situation, on assure une certaine surveillance des charges liées à la paie. Ce suivi n est cependant pas assez étendu pour prévenir tous les risques découlant de la séparation insuffisante des tâches. Par conséquent, nous recommandons que le Groupe des finances ait accès au livre de paie pour qu il mette en place et effectue des contrôles de surveillance supplémentaires de façon à assurer une surveillance et une évaluation indépendantes du processus de paie tout en préservant la confidentialité. Constatation de la vérification : problème modéré Responsables de l intervention : vice-président, Services aux clients des RH avec le viceprésident et contrôleur général Date d échéance : toutes les mesures doivent être mises en œuvre d ici le quatrième trimestre de 2012 2. Outil de planification des salaires annuels Les chefs d équipe d EDC effectuent la planification des salaires annuels au moyen d un logiciel conçu à cette fin. L accès à ce logiciel est restreint, et les mises à jour définitives des salaires sont approuvées pour être ensuite immédiatement «verrouillées». Il n existe toutefois pas d interface entre le logiciel et le système de traitement de la paie. Par conséquent, les données résultant de la planification salariale doivent être exportées manuellement du logiciel vers le système de traitement de la paie. Ce transfert exige un contrôle de validation des données, afin de s assurer qu il n y a aucun écart entre la paie versée et celle approuvée dans le logiciel. Or, ce contrôle de validation est actuellement absent. Notre vérification par sondages prévoyait un contrôle de validation de l exercice de planification des salaires 2012, lequel n a mis au jour aucune anomalie. Nous recommandons qu une validation soit effectuée après chaque exercice de planification des salaires annuels. Constatation de la vérification : problème modéré Responsable de l intervention : directeur de groupe, Rémunération et Avantages sociaux Date d échéance : toutes les mesures doivent être mises en œuvre d ici le troisième trimestre de 2012
Conclusion Les constatations et les recommandations de la vérification ont été communiquées à la direction, qui les a acceptées et a élaboré des plans d action dont la mise en œuvre devrait se faire d ici le quatrième trimestre de 2012. Nous tenons à remercier la direction de son soutien tout au long de l audit.