La Solution Crypto (LSC) Notice d utilisation Windows et Macintosh (version 4.2.25).

La Solution Crypto (LSC) Notice d utilisation Windows et Macintosh (version 4.2.25). Copyright 1998-2003 CRYPTO. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce manuel peuvent faire l'objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière engager Crypto. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou recopiée de quelque manière que ce soit, électronique ou mécanique, y compris par photocopie, enregistrement, archivage ou tout autre procédé de stockage, de traitement et de récupération d'information, pour d'autres buts que l'usage personnel de l'acheteur, et ce exclusivement aux conditions contractuelles, sans la permission explicite de Crypto. Windows est une marque enregistrée de Microsoft Corporation. Apple, Macintosh, Quicktime sont des marques enregistrées ou des noms commerciaux de Apple Computer Inc. 4D, 4D Write, 4D Calc sont des marques déposées de 4D. Crypto Organiseur est une marque déposée par Crypto. PagesIMMO est une marque déposée par Crypt@ ACROBAT Copyright 1987-1999 Secret Commercial Adobe Systems Inc. Tous droits réservés. ACROBAT est une marque enregistrée d'adobe Systems Inc. Tous les autres noms de produits ou appellations sont des marques déposées ou des noms commerciaux appartenant à leurs propriétaires respectifs.

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La présente licence vous autorise à installer et utiliser le logiciel LSC sur un nombre de postes défini sur votre contrat de vente. La présente licence n autorise pas le fonctionnement du logiciel LSC sur un nombre d ordinateurs supérieurs à ceux du contrat de vente. Vous pouvez réaliser une seule copie du logiciel LSC en langage machine aux fins exclusives de sauvegarde. La copie de sauvegarde doit impérativement reproduire les informations relatives au droit d auteur figurant sur l original. Sauf et dans les limites où la loi ou la présente licence l autorise, vous ne pouvez pas, en totalité ou en partie, décompiler, manipuler, désassembler, modifier, louer, louer à crédit bail, prêter, concéder des licences, diffuser ou créer des produits dérivés à partir du logiciel LSC ni transmettre le logiciel LSC par un réseau. 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Cette limitation de garantie et toutes garanties implicites concernant le support, y compris les garanties implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier sont limitées à une durée de quatre-vingt-dix jours (90) à compter de la date d achat initiale. Certaines législations ne permettant pas de limiter la durée d une garantie implicite, il est possible que la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. La limitation de garantie telle qu exprimée ci-dessus est exclusive de toute autre garantie, quelle que soit sa forme, orale, écrite, expresse ou tacite. Cette garantie vous confère des droits spécifiques. Vous pouvez également posséder d autres droits tributaires de la législation en vigueur. 4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni tel quel sans garantie d aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l utilisation ou les résultats de l utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l exclusion de garanties implicites, il est possible que l exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. L application de la présente garantie ne saurait vous priver de vos droits à la garantie légale (en cas de défauts ou de vices cachés). 5. Limitation de responsabilité. En aucun cas, y compris la négligence, Crypto ne sera responsable de quelque dommage indirect, spécial ou accessoire résultant de ou relatif à la présente licence. 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Sommaire Sommaire Sommaire... 4 Introduction... 11 À propos de ce manuel... 11 LA MISE EN PLACE DE LSC... 12 INSTALLATION DE LSC SUR VOTRE MACHINE... 13 L'ENVIRONNEMENT NECESSAIRE AU BON FONCTIONNEMENT... 15 QuickTime... 15 Paramétrage de LSC... 15 Sauvegardes... 15 Customisation de l'application... 16 Gestion des dossiers systèmes... 16 ARCHITECTURE DE LSC... 17 LE PREMIER LANCEMENT... 18 LA DECOUVERTE DE L'INTERFACE... 20 LES NORMES DE LSC... 21 LES VAGUES DE COULEUR... 23 RECHERCHES SIMPLES...24 Principe des recherches... 24 La vague orange... 24 CREER / MODIFIER... 27 Les normes d'un écran... 27 La vague bleue... 29 LES TABLEAUX... 30 LES LISTES HIERARCHIQUES... 31 LE CALENDRIER... 32 LISTES DE GESTION... 33 La vague mauve... 33 Menu Sélections... 37 EXEMPLE DE RECHERCHE AVANCEE... 40 Recherche par élimination... 40 LES CONTROLES D'ACCES... 43 LSC : LE TRONC COMMUN... 44 CHOIX DU MODULE... 45 LES 3 FICHIERS COMMUNS... 46 Identité... 46 Immeuble... 52 Lot... 54 LES COURRIERS CHAINES... 80 LA DECONNEXION... 83 LE MODULE COMPTABILITE... 84 INTRODUCTION... 85 UNE NORMALISATION INDISPENSABLE... 86 LE MENU FICHIER... 87 Entité...87 Compte... 89 Produit... 98 Code fiscalité... 98 Compte analytique... 101 Plan comptable de base... 102 Ecriture... 103 LE MENU CYCLE... 105 LE MENU COMPTA... 106 Saisie... 106 4

Sommaire Import d écritures... 119 Rapprochement bancaire... 119 Rapprochement compte commun... 120 Lettrage manuel... 121 Lettrage automatique... 121 Délettrage... 121 Déclaration de TVA... 122 Consultation de comptes... 123 Relance d impayés... 124 Module de paiement... 126 Archiver une période... 131 Désarchiver une période... 131 Clôture... 131 Annuler la dernière clôture... 132 Supprimer un exercice... 132 LE MENU ETATS... 133 Journaux... 133 Balance... 133 Grand livre... 133 État des comptes débiteurs... 133 États paramétrables... 134 Bilan d activité... 135 Balance consolidée et pointe... 137 Balance analytique... 138 Grand livre analytique... 138 LES MOYENS DE CONTROLE... 139 LE MENU STATISTIQUES... 141 LE MODULE CRYPTO GERANCE... 143 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO GERANCE... 144 Immeuble... 144 Lot... 144 Mandat de Gérance... 147 Locataire... 150 Indice INSEE... 156 Comptabilité gérance... 156 CYCLE LOCATAIRE... 158 Révision de loyer... 158 Préparation du quittancement... 160 Suivi du quittancement... 160 Appel de loyers... 160 Avis d échéance et Quittance... 162 Journal du quittancement... 163 Quittancement par propriétaire... 163 Bordereau assurance locative... 164 Enregistrement des préavis... 165 Validation des départs... 167 Suivi des dépôts de garantie... 167 Régularisation des charges... 167 Régularisation des lots isolés... 171 CYCLE PROPRIETAIRE... 173 Calcul d honoraires... 173 Honoraires à calculer... 174 Annulation calcul honoraires... 174 Éditer préparation des relevés de gérance... 174 Paiement des propriétaires... 175 Relevé de gérance... 175 Rapport comptable... 176 Récapitulatif annuel... 176 Revenus fonciers... 177 5

Sommaire MODULE SCI... 178 Présentation du «Module SCI»... 178 Pour aller plus loin dans l adaptation aux besoins... 180 Problématique de la TVA sur encaissement et sur facture des loyers... 181 MENU NEGOCIATEUR... 183 MENU STATISTIQUES... 184 LE MODULE CRYPTO SYNDIC... 185 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC... 186 Immeuble... 186 Copropriétaire... 190 Lot : Onglet Syndic... 192 Bibliothèque de résolutions... 193 LE CYCLE TRAITEMENTS... 195 Nouvelle mutation... 195 Suivi des mutations... 196 Gestion des budgets... 197 Gestion des compteurs... 204 Gestion des répartitions... 205 Gestion des AG... 210 Solder une copropriété... 219 Perte d une copropriété... 220 Carnet d entretien... 220 MENU STATISTIQUES... 227 LE MODULE CRYPTO TRANSACTION... 228 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO TRANSACTION... 230 Entité... 230 Immeuble... 230 Lot... 230 Mandat de transaction... 233 MENU NEGOCIATEUR... 235 Lots disponibles... 235 Demandes... 236 MENU STATISTIQUES... 241 Principe de fonctionnement... 241 Menu Statistiques... 242 LE MODULE CRYPTO SAISONNIER... 246 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SAISONNIER... 247 Immeuble... 247 Lot... 247 Mandat saisonnier... 250 CYCLE RESERVATION... 252 Lots disponibles... 252 Utilisation du planning saisonnier... 252 Nouvelle demande... 255 Gestion des demandes... 255 Gestion des contrats... 255 La fiche Contrat... 256 Les spécificités de la liste gestion des contrats... 259 État des arrivées... 259 État des départs... 259 CYCLE PROPRIETAIRE... 260 MENU STATISTIQUES... 261 Analyses graphiques... 261 Etats statistiques... 262 LE MODULE CRYPTO ORGANISEUR... 264 LES GRANDS PRINCIPES DE CRYPTO ORGANISEUR... 266 6

Sommaire L'événement... 266 Les rendez-vous... 267 La messagerie... 267 L'organisation de LSC... 268 Comment démarrer?... 268 F1 - CREER UN EVENEMENT... 269 L'événement, une notion fondamentale de LSC... 269 Une fiche événement dans la détail... 269 Toutes les astuces du F1... 279 La gestion des «Pour information»... 280 La création d événement liés... 282 F2 LIRE LES MESSAGES... 283 Prendre connaissance des A traiter... 283 Les messages pour information... 284 F3 ALLER EN HISTORIQUE... 286 La vague... 288 Toutes les astuces de F3... 288 F4 ALLER SUR LE PLANNING ET RV... 289 Planning... 289 Création/Modification... 290 Toutes les astuces du F4... 291 LE PLANNING DE TACHE (SHIFT + F4)... 292 F5 ALLER SUR L AFFICHEUR... 293 Le tableau d affichage... 294 Mes rendez-vous... 294 Mes alarmes applicatives... 294 Mon quotidien... 294 En attente d émission... 295 Mon mémento... 295 Nos objectifs... 295 Créer un sous dossier... 295 Le carnet d adresses... 296 La symbolique utilisée dans l afficheur... 297 Les déplacements d'élément... 297 Les commandes disponibles dans votre afficheur... 298 F6 ALLER SUR INTERNET... 300 F7 LISTE DES EVENEMENTS... 301 F8 LISTE DES IDENTITES... 302 F9 LISTE DES DOSSIERS... 303 La fiche Dossier... 303 La liste de gestion : bouton Facturer... 308 F10 ALLER SUR L ACCUEIL... 309 MENU CYCLE... 310 Événements en attente... 310 Journal des devis... 310 Journal des bons de livraison... 311 Journal des factures... 312 MENU STATISTIQUES... 315 LA GESTION DES MAILS DANS LSC... 316 Configuration nécessaire... 316 Gestion des mails... 317 Paramétrage de LSC... 318 LA GESTION DES PIECES JOINTES... 321 POST-IT... 322 LA SYNCHRONISATION AVEC UN PDA SOUS PALM OS... 324 Mise en place... 324 Paramétrage de La Solution Crypto... 325 Fonctionnement... 326 Nature des synchronisations... 327 Le dialogue de validation des identités provenant du PDA... 329 7

Sommaire LE MODULE PAGESIMMO... 331 LE MENU FICHIER DU MODULE PAGESIMMO... 333 Lot... 333 Paramètres PagesIMMO... 333 Saisir une licence... 333 ADMINISTRATION... 334 ADMINISTRATION... 336 Paramètres... 336 Entêtes... 361 Alarmes applicatives... 368 Utilisateurs... 369 TYPES D EVENEMENTS... 376 LES AUTRES OPTIONS «ADMINISTRATION»... 380 Réévaluer le pop up Type événements... 380 Combo box... 380 Codes postaux... 381 La gestion des prénoms... 381 Valider une licence... 382 Remise à zéro de l application... 382 UTILITAIRES : MAINTENANCE DE LA BASE... 383 Dénombrement des enregistrements... 383 Lister les doublons... 383 Calculer la taille des blobs... 383 Vérifier les fiches invalides... 383 Recalculer intégrité des numéros... 383 Régénérer les Combo-box... 384 Réindexer... 384 UTILITAIRES : COMPTABLES... 385 Conversion Euro... 385 Maintenance comptable... 385 UTILITAIRES : OUTILS... 387 Epurer les fax et les e-mails en attente... 387 Regrouper des fiches... 387 Regrouper un immeuble Gérance et un immeuble de Syndic... 387 Changer taxes fichier des lots... 387 Archiver les événements... 388 Exécuter une méthode... 391 UTILITAIRES : IMPORTS/EXPORTS... 392 Importer des Identités... 392 Importer des Lots... 392 Importer Plan de base... 392 Exporter les données... 392 Importer des données... 392 SERVICES INTERNET ET FAX... 393 Boîte à cocher sur la page 2 de l afficheur... 393 F.A.Q. (QUESTIONS FREQUENTES)... 394 Les imports / exports de texte (tous modules)... 394 Comment valider sa licence (tous modules)... 394 Comment imprimer une feuille de votes (syndic)... 395 Comment imprimer une feuille de présence (syndic)... 395 Comment imprimer un budget individualisé (syndic)... 395 Comment faire un prorata sur les appels de fonds (syndic)... 395 Les problèmes inhérents à la remise en banque (comptabilité)... 395 La saisie des dépenses (comptabilité)... 395 La saisie des dépôts de garantie DG (gérance)... 396 Le remboursement du dépôt de garantie (gérance)... 396 La conservation des provisions sur charges (gérance)... 397 8

Sommaire Les annulations de saisies (tous modules)... 397 Saisir un impayé (gérance)... 398 Comment démarrer en comptabilité (gérance)?... 398 Comment démarrer en comptabilité (syndic)?... 402 Les états préparatoires de la clôture (comptabilité)... 404 Dans quel ordre supprimer des fiches (tous modules)... 405 Le choix du fichier de données (tous modules)... 406 Les régularisations de charges (gérance)... 407 Les annulations de préavis et d enregistrement des départs (gérance)... 408 La saisie des honoraires de mise en location (gérance)... 408 L annulation des honoraires (gérance et saisonnier)... 408 La création d un mandat (tous modules)... 408 Supprimer une mutation (syndic)... 408 Le lettrage du compte locataire (gérance et saisonnier)... 409 Le pointage du compte banque (comptabilité)... 409 L annulation de l appel de loyer (gérance et saisonnier)... 409 Saisir les compteurs d eau (gérance et syndic)... 409 Les révisions loi 48 (gérance)... 409 Les révisions Méhaignerie (gérance)... 410 La réparation avec 4D Util (tous modules)... 410 Problèmes liés à l impression (tous modules)... 410 En cas de blocage système (tous modules)... 410 Les manipulations pour interrompre une impression (tous modules)... 411 La taille maximale du fichier de données... 411 ANNEXES... 413 LES EXPRESSIONS... 414 Les fonctions... 415 Les variables... 421 Les constantes... 429 Les styles... 429 LES IMPORTS... 431 Le format d'import des Identités... 431 Le format d'import des Correspondants... 432 Le format d'import des Lots... 432 Le format d'import des Consommations... 432 Le format d'import des Ecritures comptables... 433 Le format d'import des codes postaux... 434 LES AUTOMATISMES SUR LES NOMS DES TYPES D'EVENEMENTS... 435 LES CONTRAINTES DE SUPPRESSION... 436 Contraintes de suppression... 436 LES ALARMES APPLICATIVES... 439 Les alarmes automatiques... 439 Les alarmes manuelles... 440 Le paramétrage des alarmes applicatives... 442 La re-génération des alarmes applicatives... 444 Le traitement des alarmes applicatives... 444 LES VIREMENTS BANCAIRES ET LA NORME MULTI-LINE... 446 LES ETATS LIVRES AVEC LSC... 448 Compte... 448 Contrat saisonnier... 448 Détail dossier... 448 Dossier... 448 Ecriture comptable... 448 Evénement... 449 Ligne de budget... 449 Locataire... 449 Lot... 449 LES DOCUMENTS ET MANUELS ANNEXES... 450 9

Sommaire 10

Introduction Introduction LSC est un logiciel immobilier, basé sur une expérience de près de 15 ans dans le monde professionnel et informatique. Multi plates-formes, Macintosh et Windows, monoposte ou réseau, cet outil complet regroupe toutes les activités liées à la profession : gérance, syndic, transaction et location saisonnière, en s appuyant sur une comptabilité à plusieurs niveaux. Un seul programme composé de plusieurs modules, tous liés entre eux, vous permettra de gérer l'agence de manière simple et conviviale. La nouveauté? Le module Organiseur apporte de nouveaux horizons d'organisation. Entrez avec nous dans le monde Crypto À propos de ce manuel Connaissances requises Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée. Les copies d écran ont été réalisées sous environnement Windows ou Macintosh, mais les explications sont valables quelle que soit la plateforme. Navigation hypertexte Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu. Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires. Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel. Conventions Tout au long de ce manuel, LSC La Solution Crypto est nommé LSC. Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh. La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée. La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc) La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison Fonction Retour à la ligne Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides. 11

Mise en place de LSC La mise en place de LSC 12

Mise en place de LSC Installation de LSC sur votre machine LSC fonctionne indifféremment en monoposte ou en multipostes, en environnement Windows (95, 98, NT, Windows 2000 et 2003) ou en environnement Macintosh (Mas OS 9 et Mac OS X). Monoposte En monoposte l application s installe sur le disque dur dans un dossier LaSolutionCrypto Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par le raccourci au niveau du bureau (SolutionCrypto). Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur SolutionCrypto. Vous trouverez au premier niveau du CD-Rom une notice détaillée vous expliquant comment installer La Solution Crypto. Multipostes L environnement multipostes nécessite un réseau, un serveur qui centralise toutes les informations et un poste par utilisateur (poste client). - Vérifiez tout d'abord le bon fonctionnement du réseau en mode TCP/IP. Poste serveur - Installez LSC serveur sur le poste serveur. Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Serveur /Disk1» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur le raccourci ServeurCrypto du bureau. Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Serveur» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur ServeurCrypto. 13

Mise en place de LSC Poste client Installez LSC Client sur chaque poste client. Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Client» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur le raccourci ClientCrypto du bureau. Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Client» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur ClientCrypto. Connectez vous sur le serveur : vous devez voir apparaître automatiquement dans la fenêtre l application ServeurCrypto. 14

Mise en place de LSC L'environnement nécessaire au bon fonctionnement QuickTime QuickTime est une technologie de gestion des images. LSC s'appuie sur QuickTime pour l'affichage et la manipulation des images. Si l image à l écran n est pas satisfaisante, ou qu elle est tout simplement inexistante, cela peut provenir du manque d un des composants QuickTime. Il faudra alors vérifier la présence sur votre système des versions QuickTime 3.0 ou ultérieures. En environnement Macintosh, QuickTime est intégré au système. Par contre, en environnement Windows, il peut être nécessaire d'installer ces composants. Tous les outils nécessaires à son installation sont fournis sur le CD-Rom La Solution Crypto. Paramétrage de LSC Pour bien utiliser LSC, il est nécessaire d'effectuer un paramétrage personnalisé. Cependant, LSC est livrée avec un paramétrage standard qui permet de démarrer et d'explorer ses fonctionnalités. Pour une utilisation professionnelle sur mesure, le paramétrage est à adapter en fonction des besoins propres de l'agence. Cependant, nous vous conseillons de ne vous "attaquer" à votre propre paramétrage qu'à l'issue d'une bonne prise en main de LSC. Sauvegardes Au fur et à mesure de votre travail, les informations sont automatiquement stockées par LSC. Cet enregistrement automatique ne doit pas vous dispenser des sauvegardes. Une sauvegarde consiste à dupliquer le dossier LSC sur un autre support. Les sauvegardes sont indispensables. Elles doivent être quotidiennes et effectuées sur une rotation de supports amovibles. Les sauvegardes doivent être périodiquement vérifiées et il vous appartient de mettre en œuvre une stratégie en adéquation avec l'importance donnée à votre application. Pour des exemples de stratégie, reportez-vous au La note technique 0371-SauvegardeVigilance. Dans le cas d'une utilisation en serveur, il est indispensable de paramétrer 4D Backup pour permettre de sauvegarder LSC sans quitter l'application. 15

Mise en place de LSC Customisation de l'application En fonction de votre configuration et de vos besoins, il peut être nécessaire de personnaliser certains réglages standards de l'application (mémoire affectée, time-out réseau, etc ). Le manuel 4D Customizer décrit ces différents réglages. Gestion des dossiers systèmes Pour son bon fonctionnement, LSC gère automatiquement différents répertoires sur le disque dur. Il s'agit des répertoires suivants : CryptoWV4 Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire CryptoWV4. Si un document de ce nom existe déjà, il sera effacé et remplacé par un répertoire vide. Ce dossier n'est utilisé que pour mémoriser des documents temporaires de travail. Il peut être supprimé manuellement sans aucune conséquence. Crypto Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire Crypto. Il est créé automatiquement au premier lancement. Attention, il ne doit pas exister de document portant ce nom qui empêcherait un bon fonctionnement de LSC. Ce répertoire est ensuite subdivisé en sous répertoires : Images est utilisé pour la manipulation des images. Il s'agit d'un dossier de travail et il ne doit pas contenir vos images sources. e-mail est utilisé en réception de e-mails pour stocker les messages et les pièces jointes. PagesIMMO est utilisé pour effectuer un export vers le serveur Internet d'annonces PagesIMMO. Tous ces dossiers peuvent être épurés périodiquement sans nuire au fonctionnement de LSC. 16

Mise en place de LSC Architecture de LSC Différents modules Les 3 fichiers communs Module Organiseur LSC est organisée autour de différents modules : Gérance Syndic Transaction Location Saisonnière Comptabilité Générale Organiseur Les modules sont autonomes et peuvent fonctionner en toute indépendance. Il s'agit des fichiers communs partagés par tous les modules de LSC. Identité : ce fichier référence les coordonnées des différents Tiers avec lesquels vous travaillez. Il s'agit aussi bien des Tiers liés à votre activité (locataires, propriétaires, copropriétaires, ), que des Tiers 'usuels' (fournisseurs, mairies, notaires, ) Immeuble pour mémoriser toutes les informations 'physiques' de l'immeuble. Lot pour mémoriser les informations 'physiques' du lot. La fiche lot est composée d'une part des informations communes à tous les modules et de pages spécifiques à chaque activité (gérance, syndic, transaction saisonnier) Le module Organiseur peut être appelé par tous les modules mais il est possible de ne pas l utiliser. Dans ce cas, les fonctions suivantes sont inactivées : - L Historique n'est pas disponible, - L Afficheur n'offre pas de gestion d'internet, ni la possibilité de créer des répertoires - La Relève Internet : ne se fait pas - Le Menu fonction (Clic droit sur Windows ou Control Clic sur Macintosh) : ce menu est limité à la gestion des fenêtres. - Pas d'accès au Planning. - Pas d accès aux statistiques. Module Comptabilité Code d'accès Le moteur comptable est le même dans les différents modules de gestion (Gérance, Syndic, Saisonnier et Comptabilité générale). A chaque module correspond un certain nombre d'entités comptables. En fonction du module sélectionné, seules les entités affectées à ce module sont disponibles. En fonction de l'identification à l'entrée (code d'accès), LSC se connecte sur le module défini par défaut et ouvre les autorisations pré-définies. 17

Mise en place de LSC Le premier lancement Lorsque vous lancez LSC, vous obtenez l'écran suivant : L entrée dans LSC est protégée par code d accès. Il est nécessaire d indiquer un code d'accès et un mot de passe. Utilisateur Administrateur Chaque utilisateur de LSC possède une fiche précisant ses autorisations d'accès et l'environnement de travail associé. Les configurations et créations initiales se font à partir de l option Utilisateur de l Administration. C'est un code d'accès particulier (Adm) qui permet d'effectuer les opérations de maintenance sur LSC. Lorsque vous êtes connecté en mode Adm, il ne faut pas exploiter LSC (création de fiches et travail quotidien). Le mot de passe associé à ce code d'accès est otpyrc. Il autorise les traitements mais doit être strictement réservé aux opérations de maintenance. Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons de changer ce mot de passe. Il est important de bien retenir le nouveau mot de passe Adm, car il sera demandé à chaque mise à jour. Lequel choisir? Le fichier de données de démonstration est livré avec les utilisateurs suivants ; leurs initiales constituant le code d accès et le mot de passe pour des raisons de simplification de l'exemple. Laurence Gérance (LG) Eric Syndic (ES) Marion Transaction (MT) Didier Saisonnier (DS) Maïté Comptabilité (MC) Jeff Le Chef (JLC) 18

Mise en place de LSC Chaque utilisateur possède des droits d accès propres dans LSC. JLC possède toutes les autorisations. Il peut naviguer sur tous les modules. Il est possible de changer d utilisateur en cours de travail sans quitter LSC (Menu Fichier, Option Se Déconnecter). Une fois installée, LSC fonctionne librement pendant 30 jours. Il est nécessaire ensuite de saisir un numéro de licence pour poursuivre l exploitation. A RETENIR : LSC est livrée avec un fichier de données de démonstration contenant des fiches fictives. Avant toute exploitation réelle, il est INDISPENSABLE de supprimer ces données fictives. Cette manipulation est décrite en Administration. Sans licence d'exploitation, vous pouvez démarrer, après avoir supprimé les données de démonstration, une exploitation réelle. Après validation de votre licence, vous retrouverez, bien évidemment, les données saisies. 19

Découverte de l'interface La découverte de l'interface Cette partie s'attache à décrire les grands principes de navigation et d'interface de LSC. 20

Découverte de l'interface Les normes de LSC Pour faciliter l exploitation de LSC, Crypto a construit son interface utilisateur avec certaines conventions et une certaine logique. Il est donc indispensable de les expliquer. La plupart de ces principes sont récurrents sur l ensemble des modules : Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, y compris Organiseur. Nous vous proposons de découvrir ces normes par l'exemple. L'écran d'accueil Une fois le code d'accès validé, vous êtes sur l'écran d'accueil. Cette fenêtre se décompose en 3 zones : Barre de titre Barre de menus Zone d'affichage Une barre de titre renseigne sur l'identité de l'utilisateur ainsi que sur le module actif. Une barre de menus propose les différentes options du module. Une zone d'affichage : espace disponible pour l'exécution d'un traitement déclenché par une option de menu. Le menu Edition Le menu Edition contient Annuler, Couper, Copier, Coller, Effacer, Sélectionner tout, et Afficher le presse papier. Cette fonction permet de gérer les échanges de textes, d images ou autres dans LSC et avec d autres logiciels extérieurs (Paint, Word, etc.) 21

Découverte de l'interface Le déplacement Sur tous les écrans, le déplacement "avant" de rubrique en rubrique s'effectue par la touche Tabulation. Le déplacement "arrière" s'effectue par Shift Tabulation. 22

Découverte de l'interface Les vagues de couleur Pour permettre une navigation aisée, repérez-vous au code couleur des vagues!! La vague bleue La vague bleue correspond aux écrans de saisie ou de modification. La vague orange La vague orange correspond aux écrans de recherche (identité, compte, événement, etc.). Il n'est pas possible de saisir des informations dans ce contexte. La vague mauve La vague mauve correspond à une liste de gestion. Cette liste est le résultat d'une recherche. Il n'est pas possible de saisir des informations dans ce contexte. 23

Découverte de l'interface Recherches simples Principe des recherches Examinons l'écran de recherche à partir de l'option Lot du menu Fichier. L'écran de Recherche affiche donc sa vague orange. L'objectif de cet écran est double : - Il permet d'effectuer une sélection de fiches (présentées sous forme de liste). Plus les critères sont précis, moins vous obtenez de réponses. Saisissez les différentes rubriques en laissant à vide les critères qui vous sont indifférents. - Il permet de créer de nouvelles fiches. La vague orange Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu il existe des raccourcis-clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes. Créer [n] Cette commande permet de créer une nouvelle fiche. Cette commande renvoie à la fenêtre Création qui est similaire à celle de Modification, puisque créer, c est modifier une page vierge. 24

Découverte de l'interface Chercher [e] Lorsque les critères de recherche sont définis, il ne reste plus qu à lancer celle-ci. Le résultat obtenu (nombre de lots correspondant aux critères sélectionnés) est affiché dans le rectangle de couleur orange foncé qui se situe sur la droite dans la même zone (et dans la barre de titre). En aucun cas, l action de recherche n'entraîne une visualisation des lots trouvés. L utilisation des commandes Lister et/ou Modifier (qui vient d apparaître si c est la première recherche effectuée) sont donc les opérations suivantes logiques. Elles amènent toutes deux de nouvelles fenêtres qui seront décrites plus loin. En maintenant la touche Control sur Windows ou Pomme sur Macintosh, vous obtenez directement le résultat de la recherche sous forme de liste. Lister [Entrée] Cette commande est généralement utilisée après la commande de recherche. Vous savez alors qu il existe un certain nombre de fiches correspondant aux critères choisis. Le but est d en afficher les caractéristiques principales sur un même écran sous forme de liste. Vous obtenez donc l ouverture d une nouvelle fenêtre Liste, décrite dans la partie consacrée à la liste de gestion. Modifier [m] Après une recherche et l obtention du nombre de fiches correspondant aux critères choisis, il est possible d'entrer directement en modification avec cette commande. Les fiches sont présentées dans l'ordre de tri par défaut, défini par l'utilisateur. Cette commande permet d'accéder directement en modification sans passer par la liste de gestion. Recherche unitaire [u] Chaque fiche possède un numéro interne unique attribué automatiquement. L utilisation de la combinaison [u] permet d effectuer une recherche sur ce numéro unique. Le numéro unique est visible sur chaque fiche en cliquant sur le point d information orange (en bas à gauche de l écran). Annuler (Esc) Elle permet simplement de quitter la fenêtre en cours d utilisation sans sauvegarder les changements qui auraient pu intervenir précédemment. Chercher dans sélection Case à cocher. En association avec le menu Sélections, cette case, si elle est cochée, permet à la commande Chercher de n utiliser que les fiches précédemment trouvées et sélectionnées (lors d une recherche antérieure). 25

Découverte de l'interface La clé Elle permet de faire apparaître des critères complémentaires, pas toujours utiles dans les recherches de premier niveau. Editeur 4D Cette commande n est accessible que lorsque la clé est actionnée et que la zone de critères complémentaires est visible. Elle fait apparaître une fenêtre Recherche. Il s'agit de l'éditeur de recherches. C est un utilitaire intégré au programme, permettant de créer ses propres critères de recherche. Il n y a ainsi presque plus de limites aux recherches. 26

Découverte de l'interface Créer / Modifier Les normes d'un écran A partir d'une fiche de création de lot, nous allons examiner les différentes normes de constitution d'un écran. Zone de saisie Sur fond orange Texte souligné Cette zone est très différente selon les travaux effectués. Elle est constituée de zone matérialisée par un encadrement et une flèche bleue avec son titre (L exemple correspond à une zone Adresse dans la fiche Lot ) Code Immeuble. Les zones de texte surlignées en orange correspondent à des zones de texte à remplir obligatoirement. A l inverse, les autres zones sont facultatives. Immeuble. Un texte souligné indique qu il existe un lien entre 2 fichiers. Dans l'exemple, il s'agit d'un lien entre le fichier Lot et le fichier Immeuble. Ce lien procure 3 avantages à la saisie : Saisie guidée : vous ne connaissez pas de mémoire tous les codes immeubles. Entrez soit le début d'un code, soit un? et Tabulez. Une fenêtre de choix s'ouvre et il ne vous reste plus qu'à cliquer l'immeuble souhaité. Certaines fenêtres de choix présentent une clé de déploiement, affichant des informations complémentaires, qui peut être ouverte ou fermée à l aide des flèches gauche et droite. Lien direct : une fois l'immeuble saisi, un simple Clic sur le mot Immeuble permet d'ouvrir directement la fenêtre de modification de la fiche Immeuble. 27

Découverte de l'interface Lien direct vers la liste de gestion : une fois l'immeuble saisi, un simple Clic sur le mot Immeuble avec la touche Shift maintenue permet d'ouvrir directement la liste de gestion. Pop-up Les zones de pop-up possèdent une double utilisation. Il est possible de saisir une valeur en cliquant sur la flèche ou alors de saisir une valeur dans la rubrique. Il est possible de ne saisir que le début de la valeur, LSC recherchant instantanément la valeur du pop-up commençant par le mot saisi. Il est possible de créer une nouvelle valeur en la saisissant directement dans la zone de saisie. Il faut cependant que l'utilisateur en possède l'autorisation. Lorsqu'une valeur est ajoutée à un pop-up, elle apparaît immédiatement dans le pop-up. Cependant, dans le cas d'une utilisation en réseau, les autres postes ne verront cette valeur qu'après avoir quitté et relancé LSC. La clé Les options cachées accessibles par un simple Clic sur cette clé, regroupent des possibilités très différentes selon les fenêtres. Zone de note et zoom pleine page Une zone de note est souvent proposée. Elle permet de saisir du texte sans limitation. En fait, une zone de note est limitée à 32 000 caractères. Si vous souhaitez avoir cette note en plein écran, il suffit de cliquer sur les trois petits points bleus en bas à droite de la zone. C est le zoom pleine page. Vous trouverez des zones de note sur la page Publicité. Dans une page de zoom, la fonction [f] permet de rechercher une chaîne de caractères et [g] de poursuivre la recherche au mot suivant. 28

Découverte de l'interface Onglet Situé en haut de l'écran, l'onglet permet d'accéder aux différentes pages de l'écran. La vague bleue Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu il existe des raccourcis-clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes. Valider (Entr) Cette commande valide le travail en cours. Le programme quitte la fenêtre de Création/Modification pour revenir à la dernière utilisée. Annuler (Esc) Imprimer [i] Suivant [s] Précédent [p] Rond Orange Elle permet simplement de quitter la fenêtre en cours d utilisation sans sauvegarder les changements qui auraient pu intervenir précédemment. En cas de Création, elle provoque l'abandon de la création. En cas de Modification, elle permet de revenir à l'état avant modification. Elle permet de lancer l'impression, à partir de l'habituelle fenêtre Configuration de l'imprimante indépendante de LSC, des principales caractéristiques de la fiche en cours. Cette commande valide le travail en cours et passe à la fiche suivante. En création, elle permet d'enchaîner un nouvel écran vierge. Cette commande valide le travail en cours et passe à la fiche précédente. Cette commande n'est pas active en création. Il s'agit du point d'information. Ce bouton, qui se situe à l'extrême gauche de la vague, indique quelques renseignements supplémentaires sur la création de la fiche (Identité du créateur, numéro interne, date et heure de dernière modification). 29

Découverte de l'interface Les tableaux De nombreux écrans de saisie présentent des tableaux. Par exemple, la page clé de répartition de la fiche Immeuble. Ces écrans fonctionnent toujours d'une manière identique. Le bouton Il permet d'ajouter une ligne au tableau. La ligne ajoutée est vierge et initialisée avec les valeurs par défaut. Le bouton Il permet de supprimer une ligne. Il est activé uniquement si une ligne est sélectionnée. La modification En fonction des possibilités, la modification présente 3 types d'interface. Les données saisies sont toutes présentées dans le tableau, mais certaines colonnes ne sont pas saisissables : dans ce cas, un Clic sur une ligne permet de passer la ligne en inverse vidéo et les informations saisissables sont présentées dans la partie supérieure de l'écran. C'est le cas de la saisie des quotes-parts des clés de répartition. Ce type d'interface est le mode le plus utilisé dans LSC. Dans ce type de tableau, il est possible de déplacer la sélection directement avec les flèches haut et bas. Les données à saisir sont toutes présentées dans le tableau et toutes les colonnes sont saisissables : dans ce cas, un simple Clic sur ligne permet d'effectuer la saisie à l'endroit du Clic. La ligne cliquée ne passe pas en inverse vidéo mais le curseur clignote. C'est le cas de la saisie de la page nomenclature de la fiche Lot. Les données saisies ne sont pas toutes présentées dans le tableau : dans ce cas, un Clic sur une ligne permet de passer la ligne en inverse vidéo et active un bouton de modification. Un Clic sur le bouton ouvre un écran spécifique de modification. C'est le cas de la saisie du quittancement sur l'écran locataire. 30

Découverte de l'interface Les listes hiérarchiques Ces listes présentent des informations hiérarchisées. Par exemple, l'écran mandat de gérance présente la liste des lots attachés : Dans cette présentation, les informations sont structurées et indentées. La navigation est possible avec les flèches de direction. Il est possible de contracter et déployer un dossier en cliquant sur l'icône du dossier ou en utilisant les flèches droites et gauches. Voici la même liste présentant l'immeuble SAINTLOUIS contracté : Dans ces listes, double-clic sur un élément permet d'accéder à la modification de l'élément. Les listes hiérarchiques constituent un puissant élément d'interface car elles présentent sur un même tableau des informations hétérogènes. La liste montrée en exemple détaille des informations sur les immeubles (1er niveau), sur les lots (2ème niveau) et sur les regroupements de lots (3ème niveau). LSC fait souvent appel à cette fonction pour des notions complexes : par exemple l'afficheur ou l'historique dans le module Organiseur. 31

Découverte de l'interface Le calendrier Dans de nombreux écrans, les rubriques dates sont soulignées : cette norme indique qu'il est possible d appeler la fonction Calendrier. Le Calendrier est perpétuel et il permet d'effectuer une saisie guidée. En cliquant le jour désiré, la date est automatiquement valorisée. La date du jour est sur fond blanc. Les flèches mauves permettent de se déplacer de mois en mois. Un Clic maintenu sur le mois permet d'accéder directement à un mois précis. Un Clic maintenu sur l'année permet d'accéder directement à une année précise. 32

Découverte de l'interface Listes de gestion La liste de gestion présente le résultat d'une recherche. Vous pouvez accéder à la modification d'une fiche par double-clic. Sélection continue Sélection discontinue La sélection est représentée par les fiches noircies. Vous pouvez noircir une fiche en cliquant dessus. Vous pouvez noircir un ensemble de fiches continues en cliquant la première et en cliquant la dernière en maintenant la touche Shift maintenue. Il est possible d'enlever ou de mettre une fiche dans la sélection en maintenant la touche Ctrl sur Windows ou Pomme sur Macintosh et en cliquant une fiche. Ainsi, vous construisez une sélection discontinue. La vague mauve Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu il existe des raccourcis clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes. Chercher [?] Permet d'ouvrir l'écran de recherche. 33

Découverte de l'interface Trier [t] Ouvre une nouvelle boîte de dialogue nommée Tri. Il suffit de choisir un champ (dans la liste de gauche) et de le faire passer (dans la zone de droite) à l'aide des boutons du centre. L'opération peut être répétée plusieurs fois pour combiner plusieurs critères. Puis, il ne reste qu'à lancer la procédure de tri avec le bouton Trier qui est apparu. Les lignes de fiches de la fenêtre Liste se placent alors dans l'ordre imposé. Il est possible de trier rapidement une liste en cliquant sur le titre de la colonne (directement à partir de la liste de gestion). En maintenant la touche Shift maintenue, le tri est inversé. Il est possible de mémoriser pour chaque utilisateur cet ordre de tri en maintenant la touche Pomme sur Macintosh ou Ctrl sur Windows. La prochaine liste sera, par défaut, triée dans cet ordre. Annuler [Esc] Imprimer Permet de quitter la fenêtre en cours d utilisation. Toutes les commandes d'impression agissent sur la sélection courante c'est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l'utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l'écran seront imprimées et l'ordre d'affichage de l'écran est respecté. Cette commande permet d'imprimer la liste de trois façons différentes. Les boutons Imprimer peuvent être protégés par mot de passe. Fiches : Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche. Liste : Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d'une liste. Présentation horizontale. Plus 34

Découverte de l'interface Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels. Le bouton Créer permet d'obtenir l'écran de définition d'un état. l'autorisation. La création n'est possible que si l'utilisateur possède Le fonctionnement de l'éditeur d'états nécessite une explication détaillée. Lorsqu'un état est enregistré sur le disque dur (Menu Fichier, Option Enregistrer), il apparaît automatiquement dans la liste des états (Exemple Liste personnelle). Attention. bien que vous ayez enregistré l'état sur votre disque dur, LSC le supprime pour le sauvegarder automatiquement dans le fichier de données. 35

Découverte de l'interface Si vous désirez garder un exemplaire de l état créé sur le disque dur, il faut alors l enregistrer sous deux fois de suite avec deux noms différents. Ainsi, en quittant les état semi-automatiques, seul le dernier état enregistré sur le disque sera supprimé. Ensuite pour utiliser ce nouvel état, un double-clic sur son nom suffit. Pour modifier un état existant, il suffit de le sélectionner par un simple Clic. Le bouton Modifier s'active. Un Clic permet d'obtenir l'éditeur d'états. (Menu Fichier, option Ouvrir). Sélectionnez le document nommé ETAT A MODIFIER qui se trouve au premier niveau du disque dur. Après toute modification, n'oubliez pas d'enregistrer votre travail (Menu Fichier, option Enregistrer). Le bouton Créer des étiquettes permet d'obtenir l'écran de définition d'une planche d étiquettes. Une documentation spécifique détaille les fonctionnalités du gestionnaire d étiquettes. L objectif, ici, est de faire valoir quelques utilisations liées à LSC. - Imprimer des étiquettes multiples : LSC vous permet d imprimer des planches comportant plusieurs étiquettes de la même fiche. La rubrique à saisir est la suivante (disponible à partir de l onglet Planche) Cette option peut être utile pour préparer des planches à l avance. - Ne pas imprimer à partir de la première étiquette : par défaut, l impression commence à la première étiquette de la planche. Cependant, lorsqu une planche est imprimée, il est rare qu elle soit complètement utilisée. Il reste souvent des étiquettes sur la planche, mises à la corbeille. Pour éviter ce gaspillage, il suffit de cliquer sur la première étiquette à utiliser, qui prend automatiquement le N 1. Dans l exemple cidessous, nous avons cliqué sur la 5 ème étiquette. - Personnaliser vos étiquettes : il est possible d inclure des images dans les étiquettes, par exemple, pour y afficher votre logo. La manipulation est simple, à partir de l onglet Etiquette, cliquez la zone de définition de l étiquette et collez directement une image du presse-papier. 36

Découverte de l'interface - Réaliser son format d impression : le gestionnaire d étiquettes permet de définir jusqu à 1 étiquette par page. Cette astuce peut être utilisée pour définir votre propre état d impression de fiche. LSC l utilise en standard pour imprimer des bordereaux AR préformatés, mais vous pouvez imaginer d imprimer votre propre fiche Lot ou Locataire. Le principe est identique pour les planches d'étiquettes et pour les graphes. Aller à Une des fonctions très appréciées en terme de convivialité de LSC. Cette fonction présente sur les listes de gestion permet de passer d une liste à une autre en utilisant des liens existants. Par exemple, il est très facile, à partir de la liste des lots de faire apparaître la liste des immeubles correspondants simplement en utilisant la commande Aller à Immeuble. Cette fonction est complémentaire à l outil de recherche, d autant que les fenêtres se superposent, ce qui permet un accès rapide à chacune d elles pour repartir dans une autre direction. Supprimer La commande Supprimer permet la suppression définitive d'une ou plusieurs fiches sélectionnées (noircies) au travers d'une boîte de dialogue : Cette suppression ne sera effective qu'après validation du mot de passe. La suppression n'est possible que si les contraintes de suppression le permettent. Dupliquer Lorsque cette commande existe, elle permet de créer de une à cinquante copies identiques de la fiche sélectionnée. Une boîte de dialogue apparaît pour demander le nombre d'exemplaires souhaités. Cette fonction est appréciée pour dupliquer des lots identiques d'une copropriété, par exemple. 37

Découverte de l'interface Menu Sélections Ce menu agit sur la sélection courante (ensemble des fiches noircies). Il est utilisable directement à partir de l'écran de Recherche et surtout à partir de la liste de gestion. Sous sélection Stocker Réduit la liste de gestion à la sélection courante. Stocker la sélection courante permet de mémoriser la sélection courante dans un document externe. Ce document doit être enregistré sur votre disque dur. Il pourra être utilisé à tout moment avec les commandes Lire, Adjoindre et Retirer. Une sélection stockée ne mémorise pas les fiches qui pourraient être supprimées après stockage. Les "trous" sont remplacés par les fiches nouvellement créées. Lire Adjoindre Retirer Lire une sélection stockée permet de relire une sélection préalablement stockée. Adjoindre une sélection stockée permet d'ajouter à la sélection courante, une sélection préalablement stockée. Retirer une sélection stockée permet de retirer à la sélection courante, une sélection préalablement stockée. Une illustration de l'utilisation de ce menu est décrite dans la recherche par élimination. Sélection en mémoire Ajouter La sélection en mémoire est une sélection «courante» ; elle n est valable que pour la liste de gestion courante. Dès que cette liste sera fermée, la mémoire sera automatiquement vidée. Nous avons vu plus haut les sélections continues et discontinues. La sélection en mémoire travaille sur le même principe mais évite de devoir utiliser les touches shift et command (Ctrl). Ajouter à la sélection en mémoire permet d ajouter la sélection courante, à la sélection en mémoire. 38

Découverte de l'interface Utiliser Retirer Vider Utiliser la sélection en mémoire permet d afficher les éléments contenus dans la sélection en mémoire. Retirer de la sélection en mémoire permet de retirer la sélection courante, à la sélection en mémoire. Vider la sélection en mémoire permet de vider la mémoire des éléments qu elle contient. 39

Découverte de l'interface Exemple de recherche avancée Recherche par élimination L'exemple qui va être déroulé n'est pas indispensable au fonctionnement de LSC. Il illustre simplement une des fonctionnalités complémentaires de LSC. Voici un exemple de recherche possible avec LSC. Pour cet exemple, supposez, pour simplifier, que vous ne possédez que cinq fiches lots caractérisées par leur nom et leur prix de vente. Voici ces lots précisément : Lot 1 Prix de vente "700 000" Lot 2 Prix de vente "500 000" Lot 3 Prix de vente "800 000" Lot 4 Prix de vente "900 000" Lot 5 Prix de vente "600 000" Vous disposez de ces lots et vous souhaitez effectuer une recherche. Ouvrez alors la fenêtre Recherche Lot en sélectionnant la ligne Lot du menu Fichier. Vous êtes sur la fenêtre de recherche reconnaissable à sa vague orange. Dans la barre de titre, vous pouvez lire le rapport du nombre de lots sélectionnés (ou trouvés) sur le nombre total de lots existants : 0/5 dans notre exemple (fig. 1). Sélectionnez le bouton Chercher sans remplir de critère. Vous venez de trouver tous les lots existants même s'ils n'apparaissent pas à première vue. Pourtant, trois parties de la fenêtre ont changé : - Tout d'abord, la case orange foncé en bas à droite indique 5 et non plus 0 comme au départ. Ce qui signifie que cinq lots ont été trouvés suivant les critères (nuls ici) demandés. - Ensuite, le bouton Modifier est apparu dans la vague orange pour signaler que des lots (donc cinq) sont à disposition pour modification si besoin. - Enfin, la barre de titre indique 5/5, ce qui signifie que la totalité des lots est sélectionnée. 40

Découverte de l'interface fig. 1 Il ne reste qu'à visualiser le résultat de votre recherche en appuyant sur le bouton Lister. Vous voici sur la liste de gestion avec les cinq lots visibles sous forme de liste ordonnée suivant leurs noms. Cliquez sur "Prix" (fig. 2) de la bande orange pour classer simplement les lots par prix croissant. fig. 2 Sélectionnez le lot 5 (maintenant en deuxième ligne) en cliquant simplement dessus (les couleurs de la ligne s'inversent) et également le lot 3 de la même manière mais en gardant la touche Majuscule du clavier enfoncée pendant le Clic. 41

Découverte de l'interface Cette manipulation permet de sélectionner tous les lots compris visuellement entre les deux derniers sélectionnés (ici, entre les lots 5 et 3 inclus). Vous avez alors trois lots en couleurs inversées (fig. 3). Pour placer ces lots et uniquement ceux-ci dans une nouvelle liste, choisissez la fonction Sous sélection du menu Sélections (fig. 3). fig. 3 Les lots 2 et 4 disparaissent. Vous venez de créer une sélection de trois lots. Cliquez sur le bouton Chercher pour revenir à la fenêtre de recherche. Vous pouvez maintenant valider la case à cocher Chercher dans la sélection (fig. 4) pour ne travailler que sur les trois lots souhaités. fig. 4 Si vous ne cochez pas cette case, vous revenez aux conditions de départ c'est-à-dire une recherche sur tous les lots et non plus sur ceux de la sélection. Dernière étape, recherchez les lots dont le prix est supérieur ou égal à 800 000 avec le critère adéquat (fig. 5). Si la case est cochée, vous n'obtiendrez qu'un seul lot : 3 sinon, vous en obtiendrez deux : 3 et 4. fig. 5 42

Découverte de l'interface Les contrôles d'accès LSC est un logiciel multifenêtres et multipostes qui permet d'ouvrir successivement différents traitements. LSC contrôle toujours l'intégrité des traitements et empêche la modification simultanée de la même information sur des postes différents. Ainsi, il est possible d'ouvrir plusieurs listes de lots sur 2 postes différents mais il est impossible de modifier à 2 la même fiche lot. Un message écran avertit de cette impossibilité. En cliquant sur OK, vous indiquez votre volonté de patienter et LSC temporise 5 secondes puis effectue une nouvelle vérification. Si à l'issue de cette vérification la fiche est libre, alors l'accès en modification est possible et la fiche est présentée à l'écran. Sinon l'écran de verrou est à nouveau présenté. En cliquant sur Annuler, la fiche est présentée à l'écran mais uniquement en mode consultation. La barre de titre indique que la fiche est bloquée et qu'aucune modification n'est possible. 43

Tronc commun LSC : le tronc commun LSC est un logiciel modulaire partageant de l'information au sens large du terme. Ce chapitre s'attache à décrire les fonctionnalités communes aux différents modules Le menu Fichier est commun à tous les modules. Choix d'un module Comptabilité du module Fichiers de base du module Déconnexion 44

Tronc commun Choix du module Le choix du module à utiliser s'effectue par sélection dans le menu Fichier. Les modules sont accessibles également par un raccourci clavier à partir de l'écran d'accueil. [1] : module Gérance [2] : module Syndic [3] : module Transaction [4] : module Saisonnier [5] : module Comptabilité [6] : module PagesIMMO [7] : module Organiseur L'entrée sur un module est matérialisée par deux éléments d'interface : L'écran d'accueil La barre de titre 45

Tronc commun Les 3 fichiers communs Voici les 3 fichiers communs aux différents modules : Identité, Immeuble et Lot. Identité Le fichier des Identités est un point central de LSC. Il constitue la base de données centralisée des adresses et des coordonnées des différents interlocuteurs. Une Identité est unique, même si elle concerne plusieurs activités. Ainsi, une personne identifiée en tant que Locataire et en tant que Propriétaire n'existera qu'une seule fois dans le fichier des Identités. On lui attribuera simplement les casquettes "locataire" et "propriétaire". Les Identités sont accessibles à partir du module Organiseur (touche F8) et à partir des autres modules grâce à la fonction Aller A des listes de gestion (Locataire, Mandat, etc ). Adresse modifiable d édition Casquettes Code généré automatiquement à partir de l identité Champs d adresse Correspondants multiples Provenance (Origine du premier contact) Code statistique Page 2 Zone de note 46

Tronc commun Zones de saisie Code est calculé automatiquement à partir de l'identité en éliminant les mots creux (vide de sens). La liste des mots creux est modifiable en administration. Le code est modifiable. Le code étant une rubrique fondamentale dans les recherches, il est indispensable de respecter une codification commune à tous les utilisateurs. Pop-up Genre : s'il s'agit d'une personne morale (SARL, SCI, etc), il convient de choisir Personne morale. La rubrique Adresse édition est calculée en fonction de la valeur de ce pop-up. Si votre portefeuille est composé majoritairement de particuliers, positionnez en tête de liste du pop-up une autre valeur que Personne morale. En effet, la valeur par défaut des pop-up est la première valeur. Adresse d'édition : cette zone est modifiable. Cependant, elle se met à jour à chaque modification d'une des valeurs de l'adresse, prenez garde de ne la modifier qu'en fin de saisie. A défaut, votre modification ne serait pas prise en compte. Code postal : le fichier est valorisé avec les codes postaux des communes françaises. Il est possible de créer et de modifier des fiches dans le fichier des codes postaux. Saisissez le code postal et la ville et tabulez pour passer à la rubrique suivante. Ensuite revenez sur la rubrique Ville par un Clic en maintenant la touche Control sur Windows ou Pomme sur Macintosh. En pressant la touche Shift au moment de la validation du code postal ou de la ville, lorsque ces deux rubriques sont remplies, une fiche est créée seulement s il n en existait pas déjà une correspondant au code et à la ville saisis. Dans les deux cas, un son indique que la nouvelle saisie est acceptée. Les correspondants Vous pouvez associer à une fiche Identité un nombre illimité de correspondants. Il suffit de saisir son Nom et Prénom dans la zone de saisie. Il sera ensuite possible de rechercher une Identité par l'intermédiaire des correspondants. L'écran propose de Créer sa fiche. 47

Tronc commun Vous pouvez modifier un correspondant en cliquant sur ses coordonnées à partir de la fiche Identité. Pour supprimer un correspondant, prenez sa fiche en modification et utilisez le bouton Supprimer. Pour aller plus loin. La notion de «référent» Chaque utilisateur peut définir ses correspondants «référents» et son correspond "référent" prioritaire. En création d événement : o seuls, les correspondants "référents" définis pour l utilisateur sont affichés dans le pop-up o un correspondant est mis par défaut uniquement dans les cas suivants : si un seul correspondant existe sur l identité si l utilisateur a défini des correspondants "référents", le correspondant "référent" prioritaire sera mis par défaut Il n est plus possible de valider un événement sans correspondant (sauf si aucun correspondant n est défini pour l identité). Ces fonctionnalités sont étoffées de nombreuses possibilités permettant d améliorer le confort de travail. Fiche identité Fiche correspondant Tous les correspondants définis sont affichés dans le pop-up. Les correspondants «inactifs» (cette notion est détaillée dans les pages suivantes) sont mis en fin de liste avec l indication «Inactif». La fiche correspondant est enrichie des options : En saisie d'un interlocuteur, on saisit séparément le nom et le prénom du correspondant. - le nom est automatiquement mis en majuscules. Toutefois, pour permettre une saisie Majuscule et Minuscule, presser Ctrl/Pomme en entrant dans le champ Nom. - le prénom est automatiquement mis en forme. Si aucun prénom ne correspond dans la liste des prénoms, il est laissé tel quel. Si des prénoms commencent par la saisie, la liste est présentée. Le genre est automatiquement mis en fonction du prénom 48

Tronc commun saisi. Attention, dans le cas de prénom mixte, le Genre est mis aléatoirement (exemple Dominique ou Claude). - les prénoms composés sont gérés s'ils sont séparés par des tirets. Le genre est celui de la première partie du prénom. - LSC gère également le "et" : exemple "sylv et paul" permettra un choix sur "sylv" et le résultat final sera "Sylvia et Paul". Le genre est mis à "Monsieur et Madame", "Messieurs" ou "Mesdames". Le fichier des prénoms est livré en document externe et il est nécessaire d importer ce fichier pour initialiser la base de données. Ce traitement est décrit dans le module de gestion des prénoms. Comme pour la gestion des codes postaux et des villes, chaque nouveau Prénom enrichit la table. Il est possible de mettre à jour la table directement à partir de la fiche correspondant avec un prénom déjà saisi en effectuant Shift+Clic dans la rubrique prénom (cette action n est valable que si le curseur n est pas déjà sur la rubrique prénom et que la rubrique Genre est valorisée). Le correspondant est en relation avec : permet de définir les utilisateurs de LSC en relation avec le correspondant courant (qui devient un des correspondants "référents" de l utilisateur). Cette notion est très importante et permet de donner un contrôle important sur la création d événement. Inactiver le correspondant : lorsque l option est cochée, le correspondant n est plus présenté dans la liste des correspondants d une identité. De plus, il est supprimé des correspondants "référents" de tous les utilisateurs. Les correspondants référents Chaque correspondant peut être "référent" d un ou plusieurs utilisateurs. A ce niveau, il est possible d effectuer des sélections multiples avec le pop-up habituel des utilisateurs : - en choisissant successivement un utilisateur dans le pop-up - en sélectionnant un service ou une entité - en désélectionnant un utilisateur avec la touche Pomme ou Ctrl maintenu - en désélectionnant tous les utilisateurs avec la touche Shift maintenue Un exemple d utilisation est détaillé dans la gestion des événements. La gestion des référents d un utilisateur s effectue à partir des écrans Identité, Evénement ou F3 (historique) par la flèche jaune. 49

Tronc commun Les casquettes Chaque Identité est caractérisée par une ou des casquettes qui marquent l'appartenance à un groupe, une activité. Les casquettes peuvent être manuelles (ce sont les casquettes bleues) ou automatiques (les casquettes oranges). Les casquettes oranges (générées automatiquement par le système) classées par activités sont : Activités Casquettes Conditions Gérance (G) Propriétaire Créer un mandat (G) Locataire Créer un locataire Syndic (S) Copropriétaire Créer un copropriétaire Transaction (T) Vendeur Créer un mandat de vente (T) Prospect Créer une demande d achat, de location ou de saisonnier Location (L) Propriétaire Créer un mandat saisonnière (L) Locataire Créer un contrat Comptabilité (C) Dossier Affecter un dossier à un compte comptable de tiers PS : il est nécessaire que le dossier ne soit pas clôturé. LSC gère l intégrité des informations : par exemple, en suppression ou modification de ces conditions, la casquette concernée est mise à jour ou supprimée automatiquement. En cas de problème, les casquettes oranges sont régénérées par la procédure Recalculer l intégrité des numéros dans le menu Administration - Utilitaires. Un simple Clic sur une casquette orange permet d accéder directement à la fiche concernée. 50

Tronc commun Les casquettes bleues (ce sont des casquettes attribuées manuellement à des fiches Identités) sont accessibles en cliquant sur la casquette bleue dans la zone identité. La liste des casquettes est créée en Administration. L'attribution de ces casquettes permet de donner une information complémentaire sur l'activité et cette notion est utile dans les procédures de recherches et de tris. Pour supprimer une casquette bleue, il suffit de faire un Control Clic sur Windows ou Pomme Clic sur Macintosh sur la casquette concernée. Pour que cette action fonctionne, la casquette ne doit pas être activée au premier plan. Les casquettes sont gérées dans les combo-box. Voici une liste de casquettes manuelles : La page 2 Cette fenêtre permet d accéder à d autres champs de renseignements associés à l identité. Vous pouvez les définir selon vos besoins. Rubriques disponibles Liens avec d autres applications pour l import de fichiers 51

Tronc commun L'intitulé des rubriques techniques de 1 à 10 est personnalisable. Liens Ces rubriques ne sont utilisées que dans les traitements d'imports de données. Réf d'import : cette référence est utilisée en import d'identité. Lorsque qu'une fiche est présente dans un fichier d'import et que sa référence (Réf import) existe déjà dans LSC, la fiche n'est pas importée. Cette option est utile pour des synchronisations entre différents systèmes d'information. Ancien N cpte : cette rubrique est utilisée pour l'import d'écritures comptables. En import d'écritures, lorsqu'un compte n'existe pas dans le Plan comptable, LSC regarde s'il existe en lien sur une Identité. Immeuble La fiche Immeuble est également une fiche "clé" de LSC. Elle concerne les activités de gérance, de syndic et de saisonnier. L'activité de transaction peut également utiliser, de manière optionnelle, la fiche Immeuble. Onglet Identité Il se présente sous la forme : 52

Tronc commun Zone adresse La première ligne permet de saisir le nom de l immeuble ou tout au moins le code sous lequel cet immeuble est facilement reconnu par tous les utilisateurs. Ensuite, on saisit l adresse avec le pays si ce n est pas celui d origine. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) permet de mettre à jour les adresses des lots associés à l'immeuble. Cette manipulation peut être utile pour rectifier une erreur de saisie. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) avec la touche Shift maintenue permet de mettre à jour les codes des lots associés à l'immeuble. Les codes sont générés sont la forme normalisée suivante : Code immeuble/n RCP et/ou Code immeuble/n de plan Le Code Recette fiscale permet d indiquer la recette de rattachement de l immeuble et le Code Trésorerie à déterminer la caisse de paiement. Ces codes sont liés au fichier des Identités. Quant au Code Syndic, il permet de renseigner qui est le syndic de l immeuble (adresse, etc.), ce qui n est utile qu en Gérance. Ce code est lié au fichier des Identités. La zone Comptabilité Syndic ne sert qu au module Syndic ; elle permet d'associer une entité comptable à l'immeuble. Zone Répartition des Charges Zone Divers Mode de répartition (ne concerne que l'activité de syndic). Il existe deux choix possibles qui dépendent de votre organisation : Réelle Périodique et Par Budget. Réelle périodique permet d'effectuer une répartition des charges trimestrielle. Cette répartition trimestrielle constitue l'appel de fonds. Par budget : des appels de fonds périodiques sont effectués et une répartition des charges à lieu tous les ans. Période de répartition (ne concerne que les activités de syndic et gérance). Important : les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la période de répartition. La case à cocher Assujetti à TVA permet de spécifier si l immeuble entier est assujetti à la TVA (exemple d'un immeuble constitué uniquement de sociétés). Dans le cas où au moins un lot n'est pas assujetti, la case doit être décochée et le paramétrage ne s'effectuera plus au niveau de l immeuble mais au niveau des lots. Date d achèvement des travaux Cette date détermine l assujettissement ou non à la CRL lors du calcul des revenus fonciers. Rappel : tout immeuble de moins de 15 ans au 1 er janvier de l année de calcul des revenus fonciers n est pas assujetti à la CRL Un clic sur la flèche orange située à gauche de la date d achèvement des travaux met à jour les lots rattachés à l immeuble. 53

Tronc commun Les autres zones sont informatives et sans conséquence sur les traitements : date de délivrance de certificat de conformité ainsi que le numéro de permis de construire et secteur géographique. Onglet Divers Zone Assemblée générale Cette zone est capitale pour l'activité de syndic. Il peut cependant être utile à l'activité de gérance de connaître la date de la prochaine AG. Toutes les zones de note sont destinées à inclure des précisions quant à l AG, l Assurance, les Impôts ou le Règlement de Copropriété. Les rubriques servent à alimenter automatiquement la prochaine AG. Les onglets Clés de répartition et Charges récupérables ne sont accessibles qu'en modification. Ils ne concernent que les activités de gérance et de syndic. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées à l immeuble. Lot Les différents onglets La fiche Lot comporte 3 onglets généralistes (communs à tous les modules) : Lot, Publicité et Visite en image. Les autres onglets (Gérance, Syndic, Transaction et Saisonnier) sont détaillés dans un chapitre spécifique aux modules. 54

Tronc commun Onglet Lot Zone Adresse Six zones de saisie principales déterminent la localisation, les différents critères et qualificatifs du lot ainsi que les "états" et ses surfaces. Cette zone permet d'identifier le lot. Immeuble : le lot fait référence à un immeuble. Cette notion est obligatoire avec les modules Crypto Gérance, Saisonnier et Syndic. Cependant, elle est facultative sur le module Transaction. Adresse : lorsque l'on associe un immeuble, l'adresse de l'immeuble est automatiquement rapatriée sur le lot. Cependant, elle reste ponctuellement modifiable. Code propriétaire : rubrique indispensable pour pouvoir associer un mandat sur ce lot. Cette rubrique fait référence au fichier des Identités. Zone Codification Cette zone sert à l identification du lot. Le lot est multi-activités et il peut aussi bien concerner l activité de Gérance et celle de Syndic. Les codes utilisés dans les différents services ne sont pas les mêmes. Le syndic identifie le lot par le N de règlement de copropriété, alors que les autres services travaillent sur le N d appartement. Pour contourner cette difficulté, LSC propose la gestion de 2 codes différents. Le code physique : il est constitué de l association N d immeuble/n de règlement de copropriété. Le N de règlement doit être unique pour un immeuble. Le code de gestion : il est constitué de l association N d immeuble/n d appartement. Le N de plan doit être unique pour un immeuble. Si cette dualité de codes ne vous est pas utile, vous pouvez intervenir sur le paramétrage pour forcer LSC à utiliser le même code. Le code adéquat sera ensuite présenté en fonction du contexte. Tous les traitements liés à l activité de Syndic utilisent le code physique, tous les traitements liés aux autres activités utilisent le code de gestion. 55

Tronc commun Zone Critères Comme son nom l indique, cette zone permet de saisir les caractéristiques matérielles du lot au travers de 5 menus pop-up. Ces critères sont utilisés dans les adéquations. La sélection se fait intuitivement à l aide du bouton correspondant se situant à gauche du critère. Une liste déroulante prédéfinie apparaît. Il ne reste qu à sélectionner les valeurs souhaitées. Il est également possible de saisir dans la zone, le début d'une valeur prédéfinie qui s affichera alors entièrement après validation. Chaque liste de valeurs, est non-exhaustive, puisque vous pouvez créer vos propres critères simplement en l inscrivant dans le champ approprié. LSC demandera confirmation. La nouvelle valeur apparaîtra alors dans la liste du menu pop-up. Important : il faut avoir les droits de modifications de listes déroulantes pour ajouter des valeurs au pop up. Voir paramétrage fiche utilisateur. Voyons les menus pop-up de la zone Critères et Qualificatifs : Type Il n'est pas recommandé de changer la signification de ce critère. 56

Tronc commun Détail Epoque Etat Quartier Ces 4 critères complémentaires sont modifiables et sont à personnaliser en fonction du portefeuille de biens. Zone Qualificatifs Accessibles à partir de 5 menus pop-up, ces critères ne sont pas utilisés dans les adéquations. Standing Chauffage Ascenseur Mitoyenneté Régime Ces 5 qualificatifs sont modifiables et sont à personnaliser en fonction du portefeuille de biens. 57

Tronc commun Zone Divers Cette zone apporte de nouvelles précisions sur le lot. Pour le type de parking, la sélection s'effectue à l aide d un menu déroulant que voici : Parking Zone Etat locatif L'état locatif est toujours initialisé à Libre. Il est automatiquement valorisé dans le cycle du module Gérance. Cependant, pour des raisons de commodité, il est possible de forcer l'état (sous réserve de posséder l'autorisation nécessaire). Zone Etat du Lot Cette zone renseigne sur l'état 'Transaction' du lot. Elle est utilisée dans les adéquations, dans les liens Internet et pour éditer des listes. L'état du lot est toujours initialisé par défaut en fonction de l'activité courante (A Vendre ou à Louer en gérance et transaction, Non disponible en syndic). Cet état n'est modifié en automatique que par la création d'un Dossier (Compromis ou Bail). Pour des raisons de commodité, il est possible de forcer l'état (sous réserve de posséder l'autorisation nécessaire). Lorsque le lot est à l état Non disponible, il est possible de saisir une date limite et une note. Ces champs permettent de définir, d une manière simple, des options et un éventuel commentaire associé. La date limite de «non disponibilité» est visible sur l écran de recherche et déclenche une alarme à échéance au gestionnaire affecté au mandat de transaction. Cette zone permet de faire un choix exclusif parmi quatre états possibles : 58

Tronc commun Zone Surfaces Cette zone possède quatre champs de saisie visibles, où il vous est demandé d'indiquer différentes surfaces. LSC calcule et affiche automatiquement la surface totale selon les pondérations définies dans les paramètres. La surface Carrez est mise à jour par la clé. La zone «Divisible à partir de» permet de définir la surface minimale de subdivision du lot. Ce champ est utilisé dans les recherches et les adéquations. La clé La clé donne accès à 5 tableaux associés à la fiche lot. En choisissant une valeur dans le pop-up, vous sélectionnez un tableau. Cette information est accessible en consultation et également dans les courriers par l'intermédiaire d'une expression. Le principe de saisie est identique dans les différents tableaux. Le bouton + permet de créer des lignes vierges. Le bouton - permet de supprimer une ligne. Pour qu'il soit actif, il est nécessaire qu'une ligne soit sélectionnée. Examinons les différentes rubriques d'un tableau. Nom : il s'agit du nom de la pièce. La saisie est libre mais la sélection d'une valeur peut être faite par le popup. Surface Carrez provoque la mise à jour de la surface Carrez cumulée de la fiche lot. Les autres zones sont informelles et n'ont aucune influence sur les traitements. 59

Tronc commun Les 5 tableaux Nomenclature par pièce : permet de décomposer le lot en pièces. Pour chaque pièce, il est possible d'exprimer la surface Carrez, son niveau et son exposition. La pièce peut également être décrite dans la zone particularité. Lots secondaires permet de préciser les lots secondaires attachés à un lot principal. Ce tableau est valorisé automatiquement à partir des lots rattachés dans l onglet Syndic. Inventaire du lot est utilisé dans le module Saisonnier pour permettre la description du contenu de chaque pièce. Etat des lieux est utilisé dans le module Gérance. Données complémentaires est utilisé pour compléter la description du lot, et également, sous certains conditions, pour un export vers PagesIMMO. Les libellés des données complémentaires sont libres, mais leur saisie peut être assistée par un menu déroulant spécifique (combo-box «NomenclatureComplémentaire» paramétrable en Administration). Les données complémentaires dont le libellé est exactement égal aux lignes 31, 32 et 33 des rubriques paramétrables sont recopiées dans les rubriques numériques 1, 2 et 3 de la fiche lot (par défaut, il s agit du nombre de chambres, de parking et d étages). Les données complémentaires dont l'intitulé est exactement le suivant sont exportées vers PagesIMMO, aux fins notamment de transfert vers la FNAIM : Nb chambres, Nb parkings, Nb étages, Cuisine (supposé contenir O, N ou E pour équipée), Nb salles de bain, Nb salles d'eau, Nb caves, Nb étages. Les données complémentaires peuvent être exploitées dans des courriers ou des états rapides par l intermédiaire de la variable VDonnées décrite en Annexe. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au lot. Onglet Publicité Ce volet est destiné à la partie Internet. Il regroupe les principales informations de type publicitaire concernant le lot. 60

Tronc commun Zone diffuser l'annonce Adresse Plan Internet Il est primordial de donner une Référence Internet unique à chaque fiche lot. Pour cela, il suffit de cliquer sur la flèche orange ; LSC se chargeant d'attribuer un numéro libre automatiquement. Il est à noter que la date de mise à jour de l'annonce se fait de manière identique, bien qu'il soit possible de l'entrer manuellement. Les cases à cocher du volet s'activent automatiquement (diffuser cette annonce sur Internet). Cette rubrique permet de saisir une adresse proche de celle du bien (par exemple un boulevard voisin, ). Lorsque le lot sera publié sur Internet, cette adresse sera utilisée pour afficher la zone dans laquelle se trouve le bien. La flèche orange permet de valider l adresse saisie en affichant la page Internet correspondante. Si le serveur de cartes ne trouve pas exactement l adresse indiquée, il propose celles qui lui paraissent phonétiquement proches : en sélectionner une et la transférer dans la rubrique de LSC par copier/coller. La publication d un bien sur Internet permet de bénéficier de nombreuses fonctions inédites. Parmi celles-ci, la possibilité pour l internaute de visualiser la localisation géographique du bien. Toutefois, il est possible que vous ne souhaitiez pas publier l adresse exacte du lot sur Internet. Le champ Adresse plan internet vous permet de saisir une ligne d adresse, ou un nom de rue, qui sera proche de l adresse réelle du bien, mais sans y correspondre exactement. De la sorte, il sera possible aux serveurs d annonces d afficher une carte et de matérialiser votre bien, sans pour autant dévoiler son adresse exacte. A noter : l adresse saisie ici sera toujours prise en compte dans la commune qui a été saisie dans l onglet Lot. A noter encore : si vous ne saisissez rien dans ce champ, alors les serveurs d annonces afficheront la commune du lot et non une rue précise. Ce champ est précédé d une flèche orange qui va vous permettre de valider votre saisie et d en visualiser le résultat afin d optimiser la présentation de l annonce. Par exemple, si un lot a pour adresse en page 1 : 31 rue Fabvier 54000 NANCY. Vous ne souhaitez pas diffuser cette adresse et vous saisissez comme Adresse plan internet : Leclerc (la rue du général Fabvier étant proche de l avenue du général Leclerc). Puis vous cliquez sur la flèche orange : il vous est demandé de préciser quelle «rue leclerc» vous souhaitez. Vous cliquez sur «avenue du général leclerc», ce qui vous présente la carte telle qu elle sera présentée à l internaute. Une fois satisfait, vous transférez par copier-coller le contenu du champ Adresse, tel qu il se présente dans le serveur de cartographie (donc «avenue du général leclerc») vers votre champ Adresse plan internet, c est fini. 61

Tronc commun Pop-up Catégorie de publication Ce pop-up est estimé par défaut en fonction du pop-up Type (page 1 de la fiche lot). Il est modifiable à ce niveau, mais sera mis à jour à chaque modification en page1. Les lots «saisonnier» peuvent être publiés sur PagesImmo sur une période de l année (voir onglet Saisonnier). A savoir : les seules valeurs autorisées sur Internet sont celles définies par le pop-up Internet (non modifiables). Si le type n'est pas autorisé sur Internet, le lot est publié dans la catégorie Autres. Pop-up Confidentialité Ce pop-up indique par défaut que l annonce sera visible par tout public, donc à la fois par les agences de votre groupement, sur votre site Internet et sur les serveurs d annonces immobilières. Il est possible de réduire cette visibilité à votre groupement d agences (afin de présenter le bien dans votre intranet d annonces), voire exclusivement à votre agence. Chacun des lots publiés sur Internet peut être classifié avec ce menu déroulant : - une annonce visible par tout public, une fois publiée sur Internet, pourra être consultée par les internautes depuis votre site MonAgence, depuis le portail immobilier PagesIMMO.com et depuis les portails partenaires pour lesquels vous vous êtes inscrit (ImmoStreet, FNAIM, ). Les agences qui sont inscrites dans votre groupement d intranet peuvent consulter ces annonces par l intermédiaire de l intranet d annonces. - une annonce visible par mon groupement, une fois publiée sur Internet, pourra être consultée par les internautes depuis votre site MonAgence. Les agences qui sont inscrites dans votre groupement d intranet peuvent consulter ces annonces par l intermédiaire de l intranet d annonces. - une annonce visible par mon agence, une fois publiée sur Internet, pourra être consultée par les internautes depuis votre site MonAgence, mais les agences qui sont inscrites dans votre groupement d intranet ne peuvent pas les consulter dans l intranet d annonces. Titre et descriptif Il faut savoir qu'en plus du titre de l'annonce, seules les 3 premières lignes du descriptif apparaîtront sur le site internet, lorsque les lots sont demandés sous forme de liste rapide à l'écran. Il est donc judicieux de placer les mots-clés dès les premières lignes, puis de donner les précisions par la suite. Vous pouvez le faire dans la zone de notes disponible à l'écran, mais la visibilité peut se révéler insuffisante. C'est pourquoi un zoom pleine page est à votre disposition d'un simple clic sur les trois points bleus qui se situent en bas à droite de l'onglet Publicité. 62

Tronc commun L'en-tête A Vendre ou A Louer, A Vendre ou A Louer ne peut être modifiée qu'à partir de la zone de saisie Etat du lot de l'onglet Lot. Par contre, il est possible de cliquer sur Loyer et Prix pour aller directement sur les onglets Gérance et Transaction. Secteur : le secteur géographique peut être chargé directement à partir des paramètres. La sectorisation est importante pour certains serveurs Internet (notamment FNAIM). Veillez à bien respecter les normes souhaitées par les différents serveurs sur lesquels vous souhaitez publier des biens. Coordonnées PagesIMMO (GPS) Ces zones sont destinées à permettre de localiser précisément le lot sur Internet par l'intermédiaire d'une recherche cartographique. Vous devez saisir les coordonnées en degrés décimaux sous la forme latitude et longitude. En sélectionnant la rubrique (GPS1 ou GPS2) en maintenant la touche Shift maintenue, un dialogue vous permet une saisie en degré minute seconde (dd mm ss). Votre agence et Internet LSC intègre toutes les fonctions nécessaires pour utiliser la technologie Internet. La publication des lots s'effectue en respectant certaines normes. Si vous souhaitez bénéficier des automatismes Internet de LSC, nous vous conseillons de consulter la normalisation des rubriques visible à l'adresse www.immonet.net. Onglet Visite en images Cet onglet a pour but d'importer et de mettre en place toutes les images destinées à être diffusées sur Internet, utilisées dans les courriers et les listes. Les manipulations d'images s'effectuent grâce à un éditeur graphique interne qui simplifie les tâches à effectuer. La manipulation des images nécessite l'installation de QuickTime. (sur environnement Windows car déjà intégré sur Macintosh) Voici comment se présente cet onglet : 63

Tronc commun En création de fiche lot, il est nécessaire d'importer les images que l'on souhaite associer au lot. La capture d'image avec un appareil photo numérique, un scanner ou tout autre périphérique (caméra ) doit être parfaitement maîtrisée. Attention à la taille des images capturées! Encore actuellement, les communications Internet sont établies essentiellement sur des lignes à faible débit ou à débit limité. C'est pourquoi il est très important de minimiser la taille des fichiers destinés à transiter sur Internet en utilisant des procédés de compression. L'unité de mesure d'un fichier est l'octet. Une image peut représenter quelques centaines de milliers d'octets donc quelques centaines de kilooctets ou Ko. La diffusion par modem d'un fichier de plus de 100 Ko est possible mais longue ; lorsqu'il s'agit de multiplier le nombre de fichiers de grosse taille, les délais peuvent aisément dépasser l'heure (exemple pour 60 fichiers de 100 Ko). Définition d'une image Le bouton Ajouter une image laisse apparaître la fenêtre Définition Image que voici : Elle se compose de trois zones, une pour les informations sur l'image et les deux autres pour le travail de compression. 64

Tronc commun Zone informations Ces zones vont permettre de décrire l'image. Numéro de l'image : la numérotation des images doit respecter une certaine norme : - L'image 000 est la vignette (la taille optimum est de 150x100 pixels) - Les images de 001 à 99 sont les images destinées à la publication Internet - L'image 100 est l'image affichette vitrine (la taille optimum est de 400x400 pixels). - Les images de 101 à 199 sont les images destinées aux impressions (haute définition). Publier sur Internet : pour pouvoir activer cette option, le N de l'image doit être inférieur à 100 et sa taille ne doit pas dépasser 100 Ko. A défaut, la case se décoche automatiquement. Titre de la photo présenté sur Internet. Il s'agit de la légende. Descriptif pour une description complète de l'image. Français/Anglais : une zone descriptive en anglais est disponible. Zone Image originale LSC n'effectue automatiquement aucune traduction. La zone disponible est simplement destinée à accueillir le texte en anglais. est constituée de deux boutons pour ouvrir ou enregistrer les images originales pour les visualiser. 65

Tronc commun Toutes les données concernant l'image ouverte se situent dans la partie supérieure droite de la zone. Le bouton Ouvrir Il permet d'ouvrir l'image souhaitée (sur le disque dur ou sur tout autre support). Les formats d'images acceptés sont les suivants: Pict, Photoshop, Gif, Jpeg, Tiff, Png, Bmp, Targa Truevision, Sgi, Macpaint, QuickTimeImage, QuickDraw GX, X10/X11 BitMap. Attention : En ouvrant une image localisée dans le dossier Image de Crypto, l'original sera perdu par les manipulations. Il convient donc de ne pas mettre d'original dans ce dossier Image. En phase de création d image, il ne faut pas annuler après avoir «ouvert» une image car celle-ci serait définitivement perdue même si elle ne se trouve pas dans le dossier Image de Crypto. => Il vaut donc mieux aller jusqu au bout de la création de l image en validant, quitte à supprimer par la suite l image créée dans LSC. Le bouton Enregistrer sous Il permet d'effectuer une sauvegarde de l'image sous un nouveau format ou à un nouvel emplacement. Les formats acceptés en écriture sont gif, jpeg, bmp, Pict, photoshop, Tiff, QuickTime. Cependant, pour une utilisation sur Internet, il convient de se limiter au format Jpeg. 66

Tronc commun Zone Image travaillée Cette zone est la table de travail de compression. Elle possède une partie de données concernant l'image ouverte et un miniécran de visualisation tout comme la zone Image Originale. Elle ne diffère donc que par ses boutons de travail et ses trois points bleus qui permettent un affichage plein écran de l'image travaillée. Lors de l'ouverture d'une image, l'image travaillée est identique à l'originale. Le bouton Compresser permet la compression d'image sur critères modifiables. Les valeurs par défaut sont en général les meilleures. Cependant, il peut arriver qu'il faille perdre un peu en qualité pour réduire la taille d'un fichier image (< 100 Ko). Il suffit pour cela de bouger la barre Quality vers Low ou Least. Le bouton Rotation Il vous est possible de faire pivoter l'image de 30 degrés ou d'un multiple de 30 dans le sens des aiguilles d'une montre ou le sens inverse tout en la conservant entière dans la zone écran. Le flippage horizontal (respectivement vertical) permet une inversion symétrique d'axe vertical (respectivement horizontal) de l'image. Une fois les paramètres sélectionnés, après calcul, la nouvelle image travaillée apparaît. 67

Tronc commun Le bouton Coller Presse-Papier permet de coller une image issue du presse-papier (par couper ou copier à partir de n'importe quel logiciel d'images) sans passer par le processus d'ouverture et de recherche sur le disque dur réalisé à partir de la zone Image originale. Le bouton Repartir Original annule les travaux réalisés sur l'image et restaure l'image de départ. Valider ou Annuler permettent la validation ou l annulation du travail effectué sur l'image. Retour à la visite Après validation de l'image, vous obtenez de nouvelles options de travail au niveau de l'onglet Visite en Images En effet, de nouveaux boutons de travail sont apparus. La zone Images associées affiche le nom et le numéro des images sous forme de liste facilement accessible. La zone de droite précise, pour l'image sélectionnée, la taille du fichier et sa représentation graphique (il est possible de voir l'image en pleine page grâce aux trois points bleus). En cliquant sur l'image, vous accédez directement à la fenêtre de modifications. Le bouton Modifier permet de modifier une image existante avec les mêmes outils que ceux utilisés par le bouton Ajouter. En cliquant sur l'image, vous accédez directement à la fenêtre de modifications. Le bouton Supprimer efface l'image sélectionnée faisant disparaître à la fois son nom dans la liste et sa représentation graphique dans la fenêtre de visualisation. Le bouton Définir comme affichette transforme l'image sélectionnée en vignette portant le numéro 000 et la place en tête de liste. Cette affichette apparaîtra dans les listes de lots sur Internet. Le fichier image est donc de très petite taille (quelques Ko généralement) pour assurer une visualisation rapide. 68

Tronc commun La case à cocher Montrer les images permet une représentation miniature des images existantes. La case à cocher Mettre à jour les photos sur le serveur. Lorsqu'une image est modifiée, cette option s'active automatiquement. Elle sera désactivée lorsque le lot aura été transféré sur Internet. Il est possible de forcer la mise à jour des images sur Internet en forçant manuellement cette option. Actuellement, un appareil photo numérique sort des images qui mesurent au minimum 640x480 pixels, et qui peuvent aller jusqu à 2056*1024 pixels! Au moment de traiter une image destinée à être publiée sur Internet, il faut penser à comparer ces dimensions avec la taille d un écran d ordinateur, qui est couramment de 800x600 pixels ou au maximum de 1024x768 pixels. Est-il utile, dès lors, d afficher sur Internet des photos qui seraient plus grandes que l écran de l internaute? Probablement pas. C est pourquoi, avant d intégrer une image dans LSC, il est recommandé de la travailler dans un logiciel graphique (par exemple Adobe Photoshop LE, ou Paint Shop Pro, qui est un shareware, ou Graphic Converter, ou tout autre outil de votre choix!). L objectif de cette étape sera d obtenir une image dont les dimensions seront approximativement de 400 à 600 pixels (de haut ou de large selon le format d origine), sans altérer la qualité de cette image. La dimension 640x480 pixels devrait raisonnablement être considérée comme un maximum pour toutes les images destinées à Internet. Alors seulement, il sera possible d intégrer l image dans LSC. Si, à ce moment là, le «poids» de l image dépasse 100 Ko, on pourra utiliser le bouton Compresser pour réduire sa qualité, donc la place nécessaire pour la stocker. Il est judicieux d essayer plusieurs réglages de compression, en repartant de l image originale entre chaque essai, afin de trouver un taux de compression qui amène l image en-dessous du seuil de 100 Ko tout en préservant le plus possible sa qualité. Associer une fiche descriptive En maintenant la touche Shift maintenue et en cliquant sur Ajouter, il est possible d'associer au lot une "image" N 200 composée d'une page traitement de texte. Cette page, entièrement personnalisable, peut ensuite être imprimée par l'option fiche 4D Write personnalisée du menu Impression, disponible sur la liste des lots. 69

Tronc commun Export d informations au format HTML Il est possible d exporter vers votre site ou vers le site de votre groupement d agence, des informations au format HTML. Pour cela, il vous faut créer des zones de descriptifs comme expliqué ci-dessus. Une codification précise de ces zones descriptives vous permet d exporter diverses informations. Le code 300 : la zone d informations complémentaires. Cette zone est visible sur votre site, lorsqu un internaute demande à voir le détail d une annonce. Le descriptif est réalisé dans 4DWrite. Il sera automatiquement converti au format HTML au moment de l export PagesImmo. NOTA : Les tabulations sont considérées comme des séparateurs de colonnes Le code 400 : la zone d informations confidentielles. Cette zone contient des informations qui sont affichées sur le site de votre groupement et uniquement pour les internautes qui se sont préalablement identifiés (donc les membres du groupement). Cette zone d informations confidentielles doit être construite de la même manière que la zone d informations complémentaire. 70

Tronc commun Associer une vidéo Alors que le bouton Ajouter une image de l onglet Visite en images amène à un écran spécifique du traitement d images, un autre bouton nommé Ajouter un fichier va vous permettre d illustrer votre bien avec des fichiers dont le type n est pas défini à priori. En effet, ce bouton vous demande de sélectionner un fichier : vous pouvez sélectionner, par exemple, une vidéo au format QuickTime réalisée à l aide de votre appareil photo ou caméscope numérique, ou bien une animation réalisée avec Flash, ou encore En fait, il n y a pas de limites. Dans l écran qui apparaît alors, vous pouvez : - choisir un numéro et indiquer si cette vidéo sera publiée sur Internet (elle doit avoir un numéro entre 001 et 099 dans ce cas) - donner un titre à cette vidéo (par exemple «Vidéo du séjour») - manipuler le fichier à l aide des boutons Ouvrir, Enregistrer Sous, ou en cliquant dans la zone «Fichier» (LSC tentera alors de vous montrer le contenu de la vidéo). Lorsque vous utilisez le Lien Internet, les vidéos que vous aurez associées aux lots que vous publiez seront transférées sur Internet. Dès lors, lorsque l internaute consulte sur Internet le détail d un bien, il en visualise les photos, et il peut cliquer sur un lien qui s intitule comme la vidéo (par exemple «Vidéo du séjour») : votre fichier sera alors affiché sur l ordinateur de l internaute. Il est donc indispensable de vous munir d un minimum d outils de traitement vidéo (par exemple les outils QuickTime d Apple), dans l objectif en particulier de compresser la taille de votre vidéo. En effet, sans compression, un fichier vidéo occupe beaucoup de place, et sera donc très long à transférer sur Internet. Quelques conseils vous permettront d améliorer considérablement et à moindre coût l image d un bien sur Internet. la vidéo est équivalente à 25 images fixes par seconde de film : le poids d une vidéo peut donc être très élevé, pour une durée peu importante. Ceci a trois conséquences sur votre fonctionnement : - les vidéos, comme les images, sont stockées dans votre fichier de données de La Solution Crypto, au même titre que la fiche du lot ou les identités ; si vous chargez de nombreuses vidéos volumineuses, vous augmenterez lourdement la taille de votre fichier de données, et donc la place nécessaire sur le disque dur, la durée des sauvegardes, - de plus, les vidéos sont transférées sur Internet zlorsque vous utilisez le Lien Internet ; il faut donc faire passer un gros fichier dans un «petit tuyau», ce qui prendra du temps. - Enfin, l internaute qui veut visualiser votre vidéo doit la télécharger, ce qui lui prendra le même temps de son côté et ce qui l irritera certainement. 71

Tronc commun Un conseil fondamental est donc de bien mesurer le poids d une vidéo : si 500 Ko sont imaginables, 8500 Ko doivent être exclus (c est la taille d une vidéo de 25 secondes telle qu elle est délivrée, sans traitement, par un appareil photo numérique). Il est donc indispensable de vous munir d un minimum d outils de traitement vidéo (par exemple les outils QuickTime d Apple), dans l objectif en particulier de compresser la taille de votre vidéo. Nous vous recommandons également de mettre des vidéos dans des formats connus (QuickTime, MPEG, Flash 4, ) et d éviter des formats annexes, qui pourraient ne pas être lus sur toutes les plates-formes ou qui nécessiteraient l installation de plug-ins particuliers chez l internaute (par exemple, le format VRML est parfait pour des représentations en 3D, mais difficilement lisible car le plug-in correspondant est difficile à trouver). Dans la même idée, n utilisez pas systématiquement la dernière version des outils : par exemple, Flash 5 vient de sortir, mais la plupart des internautes n ont pas pour autant installé le lecteur correspondant, alors que tout le monde a déjà installé le lecteur Flash 4. Dernier détail, mais qui a son importance : pensez bien à donner à votre fichier vidéo un nom avec une extension, et ne contenant aucun caractère accentué ou spécial, même si vous êtes sur Macintosh : en effet, les ordinateurs sous Windows reconnaissent les formats de fichiers en fonction de cette extension : cuisine.mpg et non «Visite Cuisine à 8h» salon.mov et non «salon Quicktime» La liste de gestion des lots Bouton Mailing Liens Internet Cette liste présente des spécificités décrites dans cette partie. Ce bouton permet de créer des événements aux propriétaires des lots sélectionnés (accord de prix en saisonnier, info propriétaire sur les lots libres en gérance, ) Cette commande permet de mettre à jour, par un simple Clic, votre site Internet, en utilisant la technologie PagesIMMO. Pour effectuer ce traitement vous devez avoir réglé vos paramètres PagesIMMO et posséder un accès Internet actif. Lorsque la boite à cocher «Envoi de toutes les images» est activée, LSC force le transfert de toutes les images Internet associées aux lots de la sélection. Cette option peut être utile pour forcer la mise à jour complète de votre site Internet. 72

Tronc commun Génération et envoi des fichiers permet de préparer sur le disque dur (dans le répertoire Crypto/PagesIMMO), l'ensemble des fichiers à transférer sur Internet. Ces fichiers sont extraits de la base de données et normalisés à un format compréhensible par PagesIMMO. Ensuite, ils sont transférés, via Internet, au serveur PagesIMMO. La fin de l'opération est indiquée par un dialogue écran (Succès ou Echec). Envoi des fichiers existants (Reprise en cas d'anomalie) : vous devez utiliser cette option si le transfert a échoué au préalable. Cette option expédie les fichiers tels qu'ils se trouvent sur votre disque dur (dans le répertoire Crypto/PagesIMMO). Si après un échec vous n'utilisez pas cette option, toutes les images mises à jour ne seraient pas envoyées au serveur Internet. La seule solution pour forcer la mise à jour des images serait de modifier manuellement les fiches Lots en activant la case à cocher Mettre à jour les images. Envoi d'un répertoire sélectionné : permet d'effectuer un envoi ftp. Menu Impressions Ce menu est une spécificité de la liste de gestion des lots. Toutes les commandes le concernant agissent sur la sélection courante (fiches noircies) ou à défaut sur toutes les fiches présentes à l'écran. Si une sélection est effectuée, les fiches seront triées dans l'ordre des préférences utilisateur. Si aucune sélection n'est effectuée, les fiches seront présentées dans l'ordre utilisé à l'écran. Fiche commerciale : Il s'agit d'une impression de fiches (une page par fiche) ne présentant que les informations non confidentielles de la fiche lot. Ce format de présentation n'est pas modifiable. Fiche détaillée : Il s'agit d'une impression de fiches (une page par fiche) présentant toutes les informations de la fiche lot. Son usage est interne. Ce format de présentation n'est pas modifiable. 73

Tronc commun Fiche publicité : Il s'agit d'une impression de fiches (une page par fiche) présentant les informations de la page Publicité de la fiche lot. Ce format de présentation n'est pas modifiable. Affichettes vitrines : Il s'agit d'une impression de fiches (une page par fiche) présentant un résumé de la fiche lot avec l'image N 100, présentée dans une taille 400x400 (pixels). Ce format de présentation n'est pas modifiable. Shift Affichettes vitrines : lorsque vous accédez au bouton «affichettes vitrines en maintenant la touche shift, vous accédez à la Gestion des affichettes vitrines. Description du traitement Lorsque vous sélectionnez cette option, vous obtenez l écran suivant Import d états existants Lorsque la clé est déployée, le bouton Importer demande de sélectionner un dossier sur le disque dur. Tous les modèles d affiches vitrines contenus dans ce dossier sont alors chargés. Il est ainsi possible de démarrer avec les modèles standards fournis par Crypto. Attention, le dossier sélectionné ne doit contenir que des modèles d affichettes vitrines à l exclusion de tout autre fichier. Création d un nouveau modèle Si le pop-up des modèles est vide cela signifie qu aucune affichette vitrine n est définie. En déployant la flèche, vous avez accès à un bouton + qui permet de créer un nouveau modèle. 74

Tronc commun Ouvrir : permet l ouverture d un modèle livré par Crypto. Il vous reste à donner un nom à votre Etat et, éventuellement, adapter sa mise en forme. Enregistrer sous : permet d enregistrer l état dans un document externe, par exemple pour le transmettre à un autre site ou au service hot-line de Crypto. Concerne le service : permet de définir dans quel service ce modèle d affichette vitrine sera présenté. Si ce champ reste vide, le modèle sera présenté à tous les services. Définir la mise en forme Mise en page : permet de choisir le format de présentation de l affichette vitrine. Image de fond : cette zone permet de coller ou d ouvrir une image qui sera présentée en fond de chaque affichette vitrine (bordures, graphismes, ) L image de fond doit présenter des dimensions multiples de 785 x 1111 pixels pour s intégrer harmonieusement à une affiche vitrine au format A4 ou dérivé. Zone de travail : présente les champs qui ont été définis. - Pour créer un champ, dessiner à la souris la zone correspondante. Le dialogue d ajout de champ permettra de définir son contenu. - Pour dupliquer un champ, double-cliquer dessus en pressant la touche Shift. - Pour supprimer un champ, double-cliquer dessus en pressant la touche Alt. - Pour échanger la largeur et la hauteur d un champ, double-cliquer dessus en pressant la touche [] Ctrl / Pomme. - Pour modifier la dimension d un champ, amener le curseur sur le bord qui doit être bougé : le pointeur prend la forme d une croix et l objet peut être agrandi ou rétréci. 75

Tronc commun Dialogue d ajout et de modification de champ Intitulé de l objet : peut être saisi directement ou sélectionné dans le popup. L intitulé peut être : - du texte libre saisi directement, sous la forme par exemple Description du bien. - un nom de champ. Le pop-up présente les champs les plus utiles, mais il est possible de saisir ou de modifier manuellement le nom du champ. Par exemple : «[Lot]DescriptionPub» ou «=[Lot]M_Prix». - un champ «Vimage( )», saisi manuellement. La syntaxe de cette commande est décrite en annexe du manuel de La Solution Crypto. L image résultante de cette commande est toujours ajustée en largeur et en hauteur pour s adapter à la taille du champ dans la zone de travail. - un champ «Vombre( )», saisi manuellement. La syntaxe de cette commande est exactement identique à la syntaxe de Vimage. L image résultante est encadrée par un effet d ombre. Les champs numériques, dates ou heures doivent être précédés du signe = (égal). Ces mêmes champs précédés d un signe = peuvent être suivis par un format d affichage, par exemple : «=[Lot]M_Prix ; "### ##0,00 "» A l exploitation, au maximum 255 caractères seront affichés dans chaque variable. Il faudra donc notamment prévoir des descriptions d une longueur limitée dans les fiches des lots. 76

Tronc commun Image fixe à coller : l intitulé devient alors «Image fixe» et ne devrait pas être modifié. Couleur : permet de sélectionner la couleur du texte et la couleur du fond. Bordure : permet de sélectionner le type et l épaisseur de la bordure. Caractères : permet de sélectionner la police, la taille et le style des caractères. Si la case Ajustement auto est cochée, alors la police de caractère sera automatiquement réduite, à l affichage de chaque lot, afin que la totalité du texte soit présentée dans le champ. Position : permet de sélectionner la position de l objet. Les valeurs sont exprimées en pixels. Si vous souhaitez entrer des coordonnées en cm, indiquez des nombres négatifs. Options d affichage Zoom : permet de choisir la présentation à l écran durant la définition de l affiche vitrine. Montrer les références : lorsque cette case est cochée, les définitions des champs sont présentées. Lorsqu elle n est pas cochée, les valeurs réelles correspondants aux lots sélectionnés sont affichées. Il est possible de comparer ces valeurs en faisant défiler les lots à l aide des boutons Lot précédent / Lot suivant. Lorsque cette case est cochée, les bordures des champs sont toujours affichées. Les bordures choisies ne sont affichées que durant la «prévisualisation» des lots. Exploitation d un état existant Lorsque des états sont définis, le pop-up en présente la liste dans le dialogue de sélection des affichettes vitrines : Il faut sélectionner un modèle, puis choisir parmi deux actions Tournante : cette action présente en plein écran l affiche vitrine de chacun des lots sélectionnés. L intervalle de défilement est demandé. Imprimer : cette action édite les affichettes vitrines des lots sélectionnés. 77

Tronc commun Fiche 4D Write (traitement de texte) personnalisée : il est possible de définir au niveau de chaque lot, une page traitement de texte décrivant de manière personnalisée le lot. Cette page traitement de texte peut présenter du texte et des photos. Cette page est référencée par l'image N 200, créée dans Visite en images. Si le lot sélectionné ne possède pas d'image 200, LSC utilise par défaut le modèle de traitement de texte défini dans les paramètres mais permet si besoin de sélectionner un autre modèle, par exemple pour une impression au format paysage. Avec cette option, vous pouvez créer vos propres modèles d'affichettes vitrines. Ce modèle peut être générique à tous vos lots ou spécifique à chaque lot. Catalogue 4D Write : il s'agit d'une puissante fonction de génération automatique et rapide d'un catalogue papier. Il est possible de choisir le modèle de catalogue à générer ; le modèle par défaut est celui qui est défini par un paramètre de l'administration. Il faut noter que le modèle à utiliser dans le module Saisonnier est différent de celui à utiliser dans les autres modules. Le résultat est obtenu dans une page traitement de texte, directement modifiable à l'écran! 78

Tronc commun Menu Traitements Ce menu ne dispose que d'une seule option : parutions publicitaires. Les parutions publicitaires fonctionnent en relation avec le module Organiseur. Elles consistent à créer en masse des événements associés au lot et adressés au support. Ainsi, il est possible d'éditer automatiquement un ordre de parution. Menu Imports LSC est un outil ouvert sur l'extérieur. Doté en standard de fonctions d'exports (Internet, Export ASCII), il est également pourvu de fonctions d'imports de données. Les lots peuvent être importés selon 2 formats prédéfinis. Fichier ASCII : la structure de ce fichier est propre à LSC et son format est décrit en Annexes. Fichier normalisé : la structure de ce fichier répond à la norme d'échange de lots entre différents serveurs. Cette norme est détaillée à l'adresse www.immonet.net. Convertir FNAIM en normalisé : grâce à la fiche lot, cette option permet de transformer un fichier Fnaim (TransTel) en fichier normalisé. Ainsi, vous pouvez directement importer dans LSC les fichiers lots de tous les logiciels compatibles avec la norme FNAIM. Attention : les normes évoluent sans cesse et Crypto ne garantit pas une compatibilité dans le temps de ces options. En fonction de l'évolution de ces normes, ces traitements perdureront ou seront supprimés. Seule la structure ASCII est garantie compatible dans le temps. Option Intranet d annonces dans l écran de recherche L écran de recherche des lots présente une clé qui, lorsqu elle est déployée, permet d accéder à une option Intranet d annonces. Si vous avez souscrit à ce service, l intranet d annonces vous permet d exploiter Internet pour consulter non seulement vos offres qui répondent aux critères saisis, mais également les offres des autres agences de votre groupement. Les résultats sont présentés par l intermédiaire d un navigateur Web. 79

Tronc commun Les courriers chaînés Dans de nombreux traitements LSC chaîne sur le module courrier en présentant l'écran suivant : L'écran permet d'effectuer des modifications temporaires et de préciser des critères. La page traitement de texte est commune à toutes les fiches sélectionnées et en cliquant sur Valider, cela déclenche la création d'événements. Un courrier correspond à un événement. Les événements créés sont présentés sous forme de liste et il est possible d'intervenir ponctuellement sur un courrier. Un courrier simple Le : est positionné par défaut à la date du jour. Il s'agit de la date qui servira à historiser les événements créés. Le Pop-up service (Gérance) : il indique le service concerné par le traitement en cours. Type d'événement : choix d'un événement défini dans les types d'événements. Ce choix rapatrie le courrier associé dans la zone traitement de texte. Le modèle chargé par défaut dépend directement du traitement en cours. Les différents noms de modèles utilisés sont définis en annexe. Chaque modèle utilisé fait référence au fichier des types d'événements. En cliquant sur le mot type, il est possible de mettre à jour la page traitement de texte du type d'événement en y plaçant la page traitement de texte actuellement affichée à l'écran. En cliquant sur le mot événement, vous accédez directement à la modification de l'événement. Ces 2 astuces peuvent être protégées par mot de passe. 80

Tronc commun Sujet et note : seront utiles en historique pour retrouver de l'information. Code expédition : "à tous les indivisaires du compte" adresse un courrier pour chaque indivisaire défini au niveau du compte. Cette option fonctionne même si aucun indivisaire n'est défini sur le compte. Le pop-up Date : a pour objectif d'effectuer une sélection d'écritures. Les différentes options sont : La zone traitement de texte : elle est issue du type d'événement mais reste modifiable à ce niveau. Un courrier multiple Il est possible d'accéder à une page 2 qui permet d'envoyer à chaque fiche de la sélection un ensemble de courriers. Cet écran est une extension de l'écran précédent et présente les mêmes options. Il permet de sélectionner plusieurs courriers dans le même traitement. Il n'est pas possible d'intervenir sur le courrier avant la génération des événements. Cette utilisation est utile dans le cas d'une entrée de locataire par exemple. 81

Tronc commun Les événements Le fait de valider l'écran de création de courrier (en page 1 ou en page 2), permet de créer des événements individuels. La liste est présentée à l'écran sous forme de liste de gestion. Il est possible d'intervenir ponctuellement sur un événement par double-clic ou de lancer l'impression en cliquant sur Imprimer. Il est possible de faire suivre cette impression par l édition d un bordereau AR. 82

Tronc commun La déconnexion Cette dernière partie du menu Fichier termine le chapitre dédié aux fonctionnalités communes. Se déconnecter Cette option permet de déconnecter l'utilisateur courant sans quitter l'application. Lorsque cette option est utilisée, la station se verrouille en présentant le dialogue d'accès à l'application. Quitter la base Permet de quitter LSC. Lorsqu'un certain délai programmable par utilisateur est atteint, LSC effectue une déconnexion automatique. Sur option, LSC quitte l'application ou verrouille la station. 83

Module Comptabilité Le module comptabilité L'interface comptable de LSC est commune aux modules de gestion (Gérance, Syndic, Saisonnier et à la Comptabilité générale). Les comptabilités sont gérées, bien sûr, dans des plans comptables séparés. Elles bénéficient seulement d'une interface commune. 84

Module Comptabilité Introduction Les comptabilités spécifiques des modules (gérance, syndic et saisonnier) sont accessibles directement par l'option comptabilité de chacun des modules. Toutes les comptabilités sont accessibles par le menu Fichier. La comptabilité spécifique des modules est toujours accessible par [8]. Dans l'exemple ci-contre, l'utilisateur est dans le module Crypto Gérance et accède à la comptabilité gérance par [8]. La comptabilité générale (comprenant aussi les écritures propres à la transaction) est accessible par un module spécifique (comptabilité). La comptabilité générale est toujours accessible par [5]. LSC intègre la notion de comptabilité multi-sociétés, de la saisie des écritures jusqu'à l'édition des balances de fin d'exercice. Cette comptabilité n'intègre cependant pas d'éditions de liasses fiscales et ne possède pas d'agrément fiscal particulier. Par contre, ses puissantes fonctions d'export permettent d'établir des liens avec d'autres produits généralistes. LSC est organisée autour d'un plan comptable de base, commun pour toutes les sociétés. Chaque société, nommée entité est gérée de manière autonome avec un plan comptable spécifique. Le plan comptable d'une entité peut être créé à partir du plan comptable de base et enrichi de spécificités. Les journaux permettent d'effectuer les saisies et sont classés par catégorie (trésorerie, achats, etc). Les saisies sont organisées dans un journal sous forme de blocs. Le bloc est un ensemble d'écritures équilibrées à une même date. Chaque écriture est affectée à un compte et présente des caractéristiques (libellé, montant, échéance, etc ). De nombreux automatismes assistent l'utilisateur (règlement, paiement, facturation, etc ). L'accès à la comptabilité dans LSC est protégé et il existe différents niveaux de protections réglables par utilisateur. 85

Module Comptabilité Une normalisation indispensable Plan comptable général La comptabilité dans LSC a les spécificités nécessaires à la gestion immobilière (locataires, pointe de garantie, etc ) et respecte les normes habituelles de la comptabilité générale (structure du plan comptable, organisation des écritures). Pour un bon fonctionnement, il est indispensable de respecter ces normes. La norme retenue est le plan comptable général avec en plus, pour les modules Gérance et Saisonnier, la gestion des comptes de classe 8. - 81 = locataire - 82 = quittancement - 83 = gestion des dépôts de garantie de gérance. De nombreux automatismes et contrôles sont basés sur la racine des comptes (les 2 premiers caractères). Il est absolument indispensable de respecter la codification pour un bon fonctionnement de LSC. De plus, les choix initialement effectués ne doivent pas être modifiés en cours d'exploitation de LSC. Le réglage des paramètres (s il doit être modifié) doit donc être effectué avant le démarrage en exploitation réelle. Garder une cohérence La comptabilité dans LSC est multi-entités. Il est indispensable de conserver une cohérence dans la numérotation des comptes entre les différentes entités. Un même numéro de compte doit désigner la même réalité et ce, quelle que soit l'entité concernée. Cette cohérence doit exister aussi bien pour les comptes de Tiers (un fournisseur doit toujours avoir le même numéro de compte) que pour les comptes de charges ou pour les comptes généraux. Si 470000 désigne le compte d'attente dans une entité, il doit désigner le compte d'attente dans toutes les entités. 86

Module Comptabilité Le menu Fichier Seules les options de comptabilité du menu Fichier sont présentées dans ce chapitre, c'est-à-dire la comptabilité générale [5] et les comptabilités des modules [8] Les autres options du menu sont présentées dans le tronc commun. Entité Zone Entité L'entité représente une comptabilité. Il y aura donc autant d'entités que de comptabilités à gérer. Codifier les Entités Pour des raisons de lisibilité, le code doit commencer par le préfixe de l activité. Les préfixes sont les suivants : G : Gérance S : Syndic L : Location saisonnière C : Comptabilité générale. Le code comportant 4 positions (alphanumériques), les 3 dernières permettront de numéroter l'entité dans l'activité. L'entité peut également être utilisée en Transaction pour spécifier les différentes agences d'un même groupement. Désignation : le nom est libre. Il doit être normalisé et précis. En Syndic nous vous conseillons de donner à l'entité le nom de la copropriété, En Gérance, le nom de l'entité gérée, c'est à dire le nom de l'agence ou le nom de la SCI (dans le cas d'une gestion autonome). Le choix du type de comptabilité : cette option n'est modifiable qu en phase de création. Il est toutefois préférable d être au préalable sur le module concerné par la création d entité et de ne pas changer l affectation proposée par défaut. Société principale : en import d'écritures, si le compte affecté à l'écriture importée n'existe pas dans le plan comptable de l'entité, LSC tente d'automatiser sa création uniquement sur l'entité définie comme société principale. Cet automatisme consiste à rechercher dans le fichier des identités, celle qui possèderait un lien comptable correspondant au compte importé. Si une fiche est trouvée, LSC identifie le compte créé comme étant un compte de tiers associé à l'identité trouvée. 87

Module Comptabilité Exclure de la pointe : la pointe est cumulée sur les activités de gestion (Gérance, Syndic et Saisonnier). Il est possible d'exclure une entité de la pointe (syndicat géré bénévolement, syndicat créé à des fins de test, etc). Gestion type SCI : en création d entité Gérance, une boîte à cocher supplémentaire apparaît et permet de déterminer si cette entité est une SCI (Société Civile Immobilière). Le module SCI est un module additionnel. Les zones dates Dates d'exercice et Exercice A-1 Dates d'exercice : à partir de la saisie, LSC estime la date de fin d'exercice (par défaut 12 mois). En fonction de la date de début d'exercice, LSC vérifie la période de l'exercice précédent et en extrait la rubrique Exercice A-1 (année de l'écriture archivée la plus récente). Les dates d'exercices sont utilisées - en saisie comptable : pour vérifier la cohérence de la saisie - dans toutes les éditions : pour proposer une sélection d'écritures Elles sont modifiables sans contrainte, charge à vous de vérifier la cohérence de la saisie. La zone liaison bancaire Frais de relance Présentation factures et devis Ces rubriques sont utilisées pour l'émission d'ordre bancaire (dans le module de paiement). Le numéro d'émetteur n'est obligatoire que si vous effectuez des prélèvements. Dans le cas de l'utilisation d'un compte commun dans le module Syndic, ces informations sont répercutées sur le journal. Ces rubriques sont utilisées dans le module de gestion des relances pour le calcul des montants des frais. Les montants saisis sont proposés par défaut mais sont ponctuellement modifiables. Le code couleur d'une entité est utilisé pour l'impression de factures et en saisie comptable. Nous vous conseillons d'utiliser le même code couleur pour toutes les entités de type Syndic et une couleur par entité pour les autres types. Le choix d'une couleur s'effectue par manipulation des barres Rouge/Verte/bleue ou par un Clic direct sur une couleur. 88

Module Comptabilité N en-tête est utilisé pour l'impression de tous les documents pré-formatés (facture, relevé de gérance, décompte de charges). Il s'agit d'une référence au fichier des en-têtes. Ainsi, vous pouvez créer des en-têtes différentes (par exemple pour le Syndic et pour la Gérance) et ensuite définir, pour chaque entité, l'en-tête à utiliser. Compte Onglet Données de base Zone références comptables Le menu compte permet de définir le plan comptable de l'entité. Les comptes peuvent être créés manuellement ou par le plan comptable de base. Il s'agit du premier onglet de la fiche compte. Cette zone précise les caractéristiques physiques du compte. Certaines rubriques ne sont accessibles qu'aux utilisateurs possédant les autorisations. Certaines rubriques ne sont visibles que pour certains comptes (en fonction de la racine du numéro de compte). Code entité et numéro comptable : en création, l'entité se positionne automatiquement. Elle n'est pas modifiable. Le code doit respecter les normes et vos paramètres. Le numéro de compte est librement modifiable par l'utilisateur qui en possède l'autorisation. Lorsque c'est possible, LSC propose automatiquement le numéro de compte (locataire, propriétaire, copropriétaire). Un même numéro de compte utilisé dans 2 comptabilités différentes, doit toujours représenter la même réalité. Il est fondamental de définir au préalable une codification et ensuite de s'y conformer. Pour éviter toute erreur, il est souhaitable d'utiliser le plan comptable de base. Le nombre maximal de caractères d'un compte est défini en paramètres. Code Tiers : lorsque le compte fait référence à une fiche identité (compte de tiers), il est nécessaire de valoriser cette rubrique. Lorsque c'est possible (création liée), LSC valorise automatiquement cette rubrique. En modification, il est possible de modifier la valeur de cette rubrique en cliquant dessus. Les comptes de racines 40, 41, 81 doivent avoir une identité rattachée. 89

Module Comptabilité Libellé comptable : limité à 31 caractères. Lorsqu'il s'agit d'un compte de Tiers, LSC rapatrie l'identité. La flèche sur libellé comptable permet d appliquer les valeurs du compte à l écran sur tous les comptes affectés à la même identité (multi-entités). Cette option est utile dans le cas de modification du libellé d'un fournisseur. Mode de règlement : pop-up permettant de définir le type de règlement utilisé. Cette rubrique est utilisée dans le module de paiement pour effectuer des sélections de comptes. Report à nouveau : le mode de report à nouveau est utilisé en clôture d'exercice mais aussi pour certains automatismes (lettrage/pointage de compte). Il existe 3 types de report à nouveau : - En solde : le compte ne pourra ni être pointé, ni être lettré. D'un exercice sur l'autre LSC ne reprendra que le solde du compte. - Reprise des écritures non pointées : le compte pourra être pointé. D'un exercice sur l'autre, LSC reprendra toutes les écritures non pointées et le solde des écritures pointées est repris en une ligne globale. Cette option concerne les comptes de trésorerie et les comptes de TVA. - Reprise des écritures non lettrées : le compte pourra être lettré. Un lettrage est un pointage équilibré (Débit=Crédit). D'un exercice sur l'autre, LSC reprendra toutes les écritures non lettrées. Cette option concerne les comptes fournisseurs, locataires, DG (comptes 83xxx et 165xxx) et 519000. Une option supplémentaire permet de définir si le lettrage sera réalisé par pièce ou par montant. En création de compte, le mode de reprise des écritures est estimé en fonction de la racine des comptes - Comptes 40, clients du module de comptabilité générale (41 ou la racine définie dans les paramètres, onglet comptabilité), locataires Gérance et Saisonnier (81) : lettrage. - Comptes 445, et 5 : pointage. - Comptes copropriétaires, propriétaires et autres comptes: solde. Compte validé : lorsqu'un compte est créé par un utilisateur ne possédant pas les autorisations comptables, la boîte à cocher" compte validé" n'est pas activée. C'est un moyen de contrôle pour le gestionnaire comptable. Comptes 5 Lorsque la racine du compte débute par 5, LSC active une nouvelle option qui est exploitée par le module de paiement. Le montant minimum à conserver en banque. Au moment du paiement d'une facture, LSC vérifie la possibilité de paiement de la facture par rapport au solde bancaire actuel, diminué du montant minimum indiqué à ce niveau. 90

Module Comptabilité Comptes 40 Lorsque la racine du compte débute par 40, LSC active 2 nouvelles options qui sont exploitées par le module de paiement. Code priorité de paiement de 0 à 9 : au moment du paiement des factures, LSC trie les factures à payer dans l'ordre de la priorité des comptes. Une priorité 0 est une priorité maximum, une priorité 9 est une priorité minimum. Ainsi, il est possible de spécifier par exemple que EDF est un fournisseur prioritaire. Un paiement par facture : lorsque plusieurs factures sont à payer, le module de paiement propose de regrouper ou non les différentes factures du compte si cette boîte est cochée. Comptes 445 Lorsque la racine du compte débute par 445, LSC active le pop-up TVA. Il présente les options suivantes : - Aucun - Mouvements N-1 : ne doit plus servir - Mouvements N : prend les mouvements de la période - Mouvements / Encaissements : sert pour les comptes de TVA collectée. Ce mode de fonctionnement impose plusieurs règles : o en saisie comptable : il faut saisir manuellement le paiement des factures en valorisant le N de pièce par le N de la facture (qui doit correspondre à une facture passée sur un journal des ventes). o ne gère pas les règlements partiels. En conséquence, nous avons conservé ce mode de fonctionnement uniquement par souci de compatibilité avec les versions précédentes, mais il ne présente que peu d'intérêt dans l'utilisation au quotidien. Cette option peut être avantageusement remplacée par le nouveau mode proposé "Mouvements / Echéances" - Mouvements / Echéances : utilisé pour les comptes de TVA collectée et déductible. Permet de prendre en compte les mouvements en fonction, non pas de la date comptable, mais de la date d'échéance indiquée en saisie comptable. Tous les comptes de TVA doivent être déclarés comme étant à Lettrer. Cependant, vous pouvez les définir comme comptes à pointer pour obtenir plus de souplesse dans la manipulation (surtout en cas de dépointage/repointage en passation d écritures manuelles). Dans cette alternative, il vous appartient de veiller à toujours conserver des pointages équilibrés. Ces options sont utilisées par le module de déclaration de TVA pour sélectionner les écritures de la déclaration. 91

Module Comptabilité Zone coordonnées bancaires Elle sont utilisées en saisie comptable pour le calcul de la rubrique code banque et dans le module de paiement Coordonnées bancaires : le RIB peut être saisi dans sa forme normalisée (5/5/11/2) ou dans la rubrique RIB international. Le RIB international n'est pas formaté et s'il est valorisé, il sera utilisé dans les ordres papiers. Les fichiers de prélèvements et de virements utilisent toujours la rubrique RIB (5/5/11/2). Définir format de remise bancaire : Il est possible, suite à l édition d une remise de chèques, d éditer un bordereau récapitulatif préimprimé au format A4. le bouton Définir format de remise bancaire vous permet d indiquer, pour chaque objet à imprimer, sa position sur le papier. Les coordonnées s expriment en centimètres depuis le coin haut gauche de la page. Les objets imprimables sont : numéro de compte, coordonnées de l agence, ville, date, montant de la remise et nombre de chèques. Si vous laissez les coordonnées d un objet à 0 il ne sera pas imprimé. Un offset gauche et haut permet d adapter le réglage aux spécificités de l imprimante Laissez toutes les coordonnées à 0 pour ne rien imprimer La flèche sur coordonnées bancaires permet d appliquer les valeurs du compte à l écran sur tous les comptes affectés à la même identité (multi-entités). Cette option est utile dans le cas de modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur. Domiciliation bancaire est utilisée dans le module de paiement. Elle est rapatriée automatiquement en saisie comptable dans la rubrique code de banque. Code magnétique permet de mémoriser dans la fiche du Compte la racine des numéros des chèques utilisés par le tiers pour effectuer ses règlements. Un numéro en pied de chèque est composé de 31 caractères, les 7 premiers étant le numéro du chèque et les 24 suivants constituant la racine des chèques bancaires. Cette information pourra être utilisée, en saisie comptable. Si plus de 24 caractères sont saisis, seuls les 24 derniers caractères sont conservés. Zone Répartir suivant la clé Zone Liens Compte à répartir suivant la clé : ne concerne que le module Syndic. Pour chaque compte de charges de la copropriété, il est nécessaire de spécifier sa clé de répartition. Les clés de répartition sont définies au niveau de la fiche Immeuble. Correspondance avec une autre comptabilité : au moment de l'import d'écritures comptables, si le compte affecté à l'écriture importée n'existe pas, LSC vérifie cette rubrique pour essayer d'établir une table de correspondance. 92

Module Comptabilité Zone fiscalité Code fiscalité par défaut est utilisé en saisie comptable pour proposer une fiscalité. La fiscalité permet d'automatiser le calcul du Dont TVA et du récupérable sur le locataire. Périodicité en gestion Cette option n'est visible que sur les comptes propriétaires des modules Crypto Gérance et Crypto Saisonnier. Paiement : périodicité des paiements du propriétaire. Extrait correspond à la périodicité d'envoi des relevés de comptes au propriétaire. Jour de paiement : permet de définir un jour de paiement qui pourra ensuite être sélectionné au niveau du paiement des propriétaires. 99 dans le jour de paiement indique que le propriétaire doit être pris en compte dans le cycle rapide : encaissement, calcul d'honoraires et proposition de paiement automatique chaînés. Editer une situation locative à la suite de l extrait : lorsque cette option est activée, LSC édite à la suite du relevé de gérance un état complet de la situation locative pour le propriétaire concerné. Attention, la situation locative présente systématiquement l intégralité du compte locataire et ne permet donc pas de masquer certaines lignes (codes analytiques non présentés au propriétaire ou codes fiscalités avec un lien comptable différent du compte propriétaire). Spécificités de vague Mettre dans plan comptable de base : si le numéro de compte utilisé existe dans le plan comptable de base, les valeurs indiquées au niveau du compte sont mises à jour dans le plan comptable de base. Cette option est utile pour les comptes de Tiers en cas de modification des coordonnées bancaires. Onglet suivi de compte Cet onglet nous renvoie à la consultation du compte. Onglet Echéancier L'onglet Echéancier n'est accessible qu'en modification Il permet de définir des échéances qui seront ensuite proposées au paiement (par le module de paiement). Ces échéances ne sont utilisables que sur des comptes clients. Il est possible de saisir manuellement des lignes ou d'automatiser une répartition de dette. L'alimentation de l'échéancier valorise un solde théorique. Par exemple, si un compte est débiteur de 1524 euros, le fait de définir un échéancier (à hauteur de 1524 euros) ne modifie pas son solde comptable. Cependant, son solde théorique passe à 0. LSC considère que si les échéances sont respectées, le solde du compte sera de 0. Ce solde théorique est totalement géré dans le module de relance. 93

Module Comptabilité Utilisation de l'échéancier : pour répartir un montant, ajoutez une ligne avec le bouton +, définissez les caractéristiques de la ligne (date de la première échéance, libellé, mode de règlement et montant total de la somme) puis utilisez le bouton répartir en indiquant le nombre de mensualités souhaitées. #n dans le libellé implique l'insertion d'un compteur (sous la forme : (i/x), où i représente l'échéance courante et le x le nombre total d'échéances). [=] implique un équilibrage sur la dernière ligne. Exemple: 10 000 F à répartir : donne 2 échéances de 3 333,33 et 1 échéance de 3 333,34. On modifie les 2 premières à 3 300F, [=] équilibre la dernière échéance à 3 400. L affichage des totaux n est pas dynamique : il se recalcule en sortie ou par simple Clic sur la zone Totaux. Une échéance est considérée réalisée à partir du moment où la date de réalisation est valorisée. La date est valorisée en automatique dans le module de paiement, dès qu'une échéance à été prise en compte. Utilisation avancée de LSC : les dossiers permettent d'effectuer des facturations automatiques. Ces facturations peuvent alimenter l'échéancier, à condition que le mode de règlement spécifié au niveau du dossier commence par PRELE.(prélèvement). Cette option peut être utilisée pour facturer les honoraires de syndic et générer en automatique des échéanciers de prélèvements. Imprimer : l'impression s'effectue à partir du bouton imprimer. En maintenant la touche Shift, il est possible d'indiquer un commentaire. Onglet indivisions Les différents correspondants d'une indivision sont utilisés dans le module de paiement (paiement des propriétaires en gestion) et dans l'édition des décomptes (syndic) et des relevés de gérance (gestion). Paiement des propriétaires : le montant dû au propriétaire est éclaté en fonction des tantièmes de l'indivision. LSC permet d'effectuer un paiement par indivisaire. Le mode de règlement étant fixé au niveau du compte, il est forcément commun à tous les indivisaires. Il est possible d'imprimer des lettres-chèques et des ordres de virements (papiers ou magnétiques). Edition : en gestion, l'édition des relevés de gérance peut être effectuée par indivisaire. En syndic, c'est l'impression du décompte individuel qui offre cette possibilité. De plus, tous les courriers (dans tous les modules) peuvent être paramétrés pour utiliser cette fonctionnalité. Gestion des indivisaires : un indivisaire se caractérise par les rubriques suivantes : Nom, Adresse, Tantièmes et Domiciliation bancaire (indispensable pour les virements). Le calcul du total des 94

Module Comptabilité tantièmes n'est pas dynamique, il est nécessaire de cliquer sur totaux (ou de valider) pour provoquer la mise à jour. Si vous souhaitez pouvoir adresser des courriers aux indivisaires (avec la fonction VAdresse(99) ), il est indispensable que l identité ne soit pas de type «Personne morale». La liste de gestion des comptes Courrier : permet de chaîner sur le module de courrier. Travaille sur la sélection courante. Calculer : calcule le total Crédit-Débit de la sélection courante. Liens Internet : en relation avec le «service client Internet». Cette option permet de mettre à jour vos comptes sur votre site Internet. Les comptes à mettre à jour sont présentés dans une liste à valider. Cette option ne fonctionne qu avec un site Internet adapté. Pour de plus amples renseignements, contactez Crypto. Le bouton Calculer, présent sur la liste des comptes vous permet de calculer le total des soldes d une sélection de compte. Si vous maintenez la touche shift en cliquant sur le bouton calculer présent sur la liste des comptes LSC vous proposera de recalculer les soldes d une sélection de comptes. Journal Le journal constitue l'élément permettant d'effectuer une saisie d'écritures. Dans un journal, les écritures sont organisées par blocs. Un bloc est constitué d'un ensemble d'écritures équilibrées (la somme des débits égale à la somme des crédits). Les écritures d'un bloc sont passées à une même date. Zone références comptables Les journaux sont communs aux différentes entités. Ils peuvent être affectés ou non à un module. Code journal : il s'agit d'un code alphanumérique à 3 positions maximum. Ce code doit vous permettre d'identifier de manière formelle le journal. Désignation en clair du journal (limitée à 31 caractères). Type de journal : permet de gérer de nombreux automatismes. Si un journal ne possède pas de type particulier spécifié, on lui affecte le type standard. 95

Module Comptabilité Trésorerie (tous modules) Ce type est utilisé pour les journaux acceptant des mouvements de trésorerie. Les écritures passées sur ces journaux doivent faire l'objet d'un relevé bancaire. Il est indispensable de définir un compte de centralisation sur ces journaux car les écritures s'équilibrent automatiquement en saisie. Exemple : journaux Banque, Caisse, Remises en attente, etc. Achat (tous modules) Est utilisé pour saisir les factures d'achats. Vente (tous modules) Est utilisé pour saisir les factures de ventes et la facturation SCI. Clôture/Ouverture (tous modules) Est utilisé pour saisir les à nouveaux (balance d'ouverture) et pour effectuer les clôtures d'exercice. Les écritures passées sur ce journal ne sont pas visibles, par défaut, pour limiter le risque d erreurs ultérieures. Le service Hot-line peut vous aider à les retrouver en cas de besoin. Appel de fonds (module syndic) Les écritures d'appel de fonds doivent se placer dans ce journal. En effet, lors de la répartition, LSC supprime toutes les écritures se trouvant dans les journaux de ce type. A noter : sur option (paramètres, onglet Décomptes et Relevés), il est possible de ne plus supprimer les Appels de fonds après la répartition. Répartition (module syndic) Est proposé par LSC lors du calcul de la répartition. Il est indispensable au bon fonctionnement du module Syndic. Répartition spéciale (module syndic) Est prévu pour recevoir les écritures d'appel de fonds spéciaux comme les appels de fonds travaux. Est indispensable au module Syndic. Trésorerie compte commun (module syndic) Permet de gérer un compte commun de plusieurs copropriétés et donc de saisir toutes les écritures de ce compte sur un seul et même journal. Il est à noter également que dès qu'un journal est défini comme compte commun, les options bancaires (Coordonnées bancaires, définir format de remise bancaire, N d'émetteur, note sur bordereau) apparaissent. Une zone numéro d en-tête apparaît permettant de choisir l en-tête à imprimer sur les remises de chèques et autres documents se référant au journal Condition sine qua non à son bon fonctionnement : toutes les entités ayant ce même compte commun doivent également avoir le même numéro de compte de banque en compte de centralisation. Attention : Par contre, il ne faut pas que ce compte soit utilisé dans des entités hors compte commun ; et ce, quelque soit le module. Par 96

Module Comptabilité exemple, le compte commun 512999 ne doit pas exister en Comptabilité générale ou en Gérance, voire même sur une entité Syndic ne faisant pas partie du compte commun. Quittancement (modules Gérance et Saisonnier) Permet de recevoir les écritures d'appels de loyers et les écritures de frais de relances locataires. Honoraires (modules Gérance et Saisonnier) pour le calcul automatique des honoraires. Standard (tous modules) Est utilisé lorsqu'il n'est pas possible d'affecter un autre type. Exemple : journal des opérations diverses. Compte de centralisation est le compte destiné à recevoir la contrepartie automatique d'un bloc d'écritures. Par exemple, sur un journal de banque, lorsque vous saisissez un encaissement, vous indiquez le compte du client. En automatique, LSC équilibre l'écriture sur le compte de centralisation du journal, en l'occurrence le compte de banque. Le compte de centralisation fait référence au plan comptable de base. Un journal n'a qu'un seul compte de centralisation. Vous devez donc créer autant de journaux que de comptes bancaires différents. Exemple : Dans le module Syndic, imaginons que vous travaillez en comptes séparés pour certaines copropriétés et en compte communs pour d'autres. Si certains comptes sont ouverts à la BNP et d'autres à la Société Générale, vous avez créé, dans le plan comptable de base : 512001 BNP et 512002 Société Générale. Vous devez, alors, créer 2 journaux bancaires différents. Si vous possédez en parallèle un compte commun BNP, utilisé pour certaines copropriétés, il est nécessaire de créer un troisième journal Compte commun, avec un compte de centralisation 512003 BNP COMMUN. Attention : il ne faut jamais modifier le compte de centralisation d'un journal affecté à plusieurs modules. Cela aurait pour conséquence de masquer les écritures en saisie comptable. Affectation par activité : chaque journal peut être affecté à un module. En cochant un module, le journal ne sera visible qu'à partir de ce dernier. Par contre, si on ne coche aucune option, le journal sera alors visible sur tous les modules. 97

Module Comptabilité Produit Le produit est utilisé dans les devis/factures et dans les dossiers (pour préparer la facturation). Le fichier des produits est alimenté par les différentes prestations que l'agence est amenée à facturer. Chaque prestation constitue une fiche du fichier produit. Code produit : il est libre et modifiable. Nous vous conseillons d'adopter une norme de classification qui facilite ensuite les recherches par module. En effet, le fichier produit est commun à LSC. Il n'est affecté ni à un module, ni à une entité. La codification adoptée peut être préfixée par le module concerné. Par exemple, les produits Syndic pourraient commencer par S-, ceux de Gérance par G-, etc. Désignation : cette rubrique est utilisée en création de lignes de devis/factures. Zone Infos Prix Permet de définir le prix par défaut du produit. Le prix est utilisé dans 2 fonctions de LSC. Lignes de Factures/Devis : le prix affiché reste modifiable par l'utilisateur. C'est une proposition par défaut. En facturation des dossiers, le prix permet de générer la facturation. Zone Comptabilité Il s'agit d'un lien vers le plan comptable de base. Ce lien est utilisé au moment du transfert en comptabilité générale des factures. Si ce lien n'est pas défini, LSC utilise le compte produit défini dans les paramètres. Sur la liste de gestion des codes produits, il existe un bouton «aller à» permettant d afficher les factures associées à un code produit. Code fiscalité Le fichier des fiscalités est utilisé pour de nombreux automatismes. LSC est livré avec un réglage par défaut et il vous appartient d'ajuster le fichier des fiscalités en fonction de vos attentes. Zone Fiscalité Les fiscalités sont utilisées par 5 grands fichiers : - Le fichier du quittancement (Gérance et Saisonnier) : chaque ligne de quittancement fait référence à une fiscalité. - Le fichier des écritures comptables : une ligne d'écriture est affectée à une fiscalité pour de nombreux automatismes détaillés ci dessous. - Le fichier des charges récupérables (page 4 de la fiche Immeuble) - Le fichier des comptes : pour fixer la fiscalité par défaut en saisie comptable. - Le fichier des revenus fonciers qui travaille exclusivement sur des écritures affectées à des codes fiscalités. 98

Module Comptabilité Code est particulièrement utilisé pour trier le quittancement, toujours présenté dans l'ordre des codes. Les fiscalités étant utilisées dans les différents modules de LSC, nous vous conseillons de préfixer le code des fiscalités propres à un module par le code du module. Exemple, les fiscalités propres au module Syndic commenceront par S. Vous disposez de 5 caractères alphanumériques. Attention : ne jamais mettre de sigle - ou + dans le code fiscalité pour ne pas risquer de fausser le calcul des revenus fonciers. Désignation est utilisée pour créer le quittancement (et pour le calcul des honoraires). Pourcentage récupérable sur locataire (modules gérance et syndic) permet d'automatiser le calcul du récupérable sur le locataire en saisie comptable. Pourcentage de déductibilité (module Syndic) permet de calculer un montant déductible qui pourra ensuite être récupéré sur les décomptes de charges de copropriété. Taux de TVA par défaut (tous modules) permet de calculer un montant de «dont TVA» en saisie comptable. Zone Gérance (et saisonnier) Les informations de cette zone ne concernent que les modules Gérance et Saisonnier dans une moindre mesure. Catégorie d'écritures est utilisée par le journal du quittancement pour classifier l'écriture dans une catégorie. Cette classification est également utilisée par LSC à 2 niveaux : - pour le calcul des cumuls de la fiche locataire (loyer, provisions, etc ). - dans le module de régularisation des charges. Soumis à honoraires 2 : les écritures servant de calcul à l'assiette des honoraires 2 (garantie loyers impayés) sont définies à ce niveau. L'assiette est commune à tous les mandants. Libellé Figé n'est utilisé qu'au moment de l'appel de loyer pour indiquer si le libellé doit être complété par la période. Exemple : appel de mars 2003 pour le locataire Dupont. - En cochant l'option, on obtient "Appel loyer Dupont" - En ne cochant pas, on obtient "Appel loyer mars 2003 Dupont". 99

Module Comptabilité Assujetti à APL : dans le module de saisie automatique, si l'option APL (ou ALS) est activée, seules les écritures affectées à une fiscalité avec APL seront prises en compte. Par exemple, vous pouvez décider que les APL ne couvriront que les loyers (et pas les provisions sur charges). Détailler sur relevé de gérance : cocher cette boîte permet d'obtenir sur le relevé de gérance, le détail de toutes les sommes encaissées sur cette fiscalité et non pas uniquement les cumuls. Zone Revenus Fonciers Le rapport annuel permet d'éditer un récapitulatif des sommes encaissées par immeuble. Le rapport est présenté par fiscalité, chaque fiscalité donnant une ligne sur le rapport. Le libellé présenté sur le rapport est la désignation de la fiscalité, sauf si cette rubrique est valorisée. Dans ce cas, LSC prendra cette description. Détailler cette fiscalité en annexe : permet d'obtenir sur une feuille séparée, la liste des factures associées à la fiscalité. Les factures sont détaillées en présentant le contenu de la rubrique Banque. En effet, cette rubrique étant sans intérêt dans ce cas de figure, elle est utilisée pour spécifier l'explication de la facture. Ce point est détaillé en saisie comptable. Zone Régularisation des charges Révision de loyer Cette fonction ne concerne que les codes fiscalités ayant une catégorie d'écritures provisions sur charges. Elle permet de définir le comportement de ce code lors de la régularisation de charges pour l'estimation des futures provisions. Exemple : 110 %. indique à LSC de calculer les futures provisions à 110% des charges réelles de l'exercice précédent. 0% indique au logiciel de ne pas réajuster les futures provisions. Au moment de la révision de loyer, chaque ligne de quittancement réagit en fonction du paramétrage de la fiscalité associée : - Non révisé : ne sera pas révisé au moment du calcul - Comme le loyer : la révision s'effectue en appliquant le calcul indiciel ou en % (loi 48). - Automatique/loyer : est utilisé pour les taxes. Se réajuste en fonction de l'augmentation du loyer. - En montant : rajoute un montant fixe. - En taux : recalcule le montant en fonction du taux saisi. Lien en saisie comptable Est utilisé en saisie d'écriture (en création manuelle ou en saisie automatique). N'est utile que pour la saisie des écritures locatives (Gérance et Saisonnier). Compte propriétaire : lorsqu'une écriture locative est affectée à cette fiscalité, elle est automatiquement portée sur le compte du propriétaire. 100

Module Comptabilité Autre compte : lorsqu'une écriture locative est affectée à cette fiscalité, elle est automatiquement portée sur le compte saisi. Lien analytique : si cette rubrique est valorisée, toute écriture comptable affectée à cette fiscalité est automatiquement affectée au code analytique référencé. Lien dans le cadre de la facturation SCI Est utilisé lors de la facturation SCI Il faut indiquer ici les comptes à utiliser pour la facturation des produits. A échoir / Echu. Ces comptes peuvent être identiques. Si un compte n est pas défini, LSC utilise le compte de produit par défaut des paramètres. Saisonnier Le mode de calcul est utilisé en création de contrat pour la détermination du prix de la location. Les différents mode de calcul sont : Mode de calcul : permet de définir le comportement du code fiscalité lors du calcul du prix de la location. Cette notion est notamment importante pour le calcul des différents frais annexes (taxe de séjour, télévision, etc ) Quittancement automatique : lorsque cette option est active, le quittancement d'un contrat inclut automatiquement cette fiscalité. Est utilisée pour les taxes de séjour ou pour des frais récurrents (frais de dossier, télévision, etc ). Compte analytique Chaque écriture comptable peut être affectée à une ventilation analytique. Cette ventilation permet ensuite d'éditer des états analytiques (balances et grands livres). Il est possible de définir un automatisme en associant une ventilation analytique à une fiscalité. Ainsi, lorsqu'une fiscalité sera utilisée, LSC proposera automatiquement l'analytique correspondant. De plus, pour le module Gérance, la ventilation analytique possède d'autres attributions : Reversé au propriétaire : si cette case n'est pas cochée, les écritures associées ne sont pas comptabilisées lors du paiement propriétaire. Elles sont toujours conservées sur le compte du propriétaire au crédit de son compte. Dans le cas contraire (case cochée), les écritures sont reversées au propriétaire. 101

Module Comptabilité Masqué à l'impression : cette option fonctionne en parallèle à l'option précédente et n'est efficiente que si l'option reversé au propriétaire n'est pas activée. Dans ce cas, sur l'édition des relevés de gérance, LSC remplit un cartouche "pour mémoire, détenu pour votre compte.." Au niveau du mandat de Gérance, il est possible de fixer un compte analytique pour l'encaissement des provisions sur charges. Ainsi, tout encaissement de provisions sera porté sur ce compte analytique. Au niveau du quittancement, chaque ligne peut être associée à une ventilation analytique. Plan comptable de base Le plan comptable de base permet de définir une norme commune à toutes les comptabilités. Si vous devez travailler sur plusieurs entités comptables, il est indispensable de mener au préalable, une réflexion sur la normalisation des numéros de comptes. Ainsi, vous définissez le plan comptable de base que vous pourrez ensuite utiliser pour chaque entité. Les rubriques du plan comptable sont identiques à celles des comptes. Une fois le plan comptable de base élaboré, le principe est d'utiliser ces comptes pour toute création de nouvelle comptabilité. A partir de la liste de gestion du plan comptable de base, vous effectuez la sélection des comptes à créer dans le plan comptable de la nouvelle entité et vous cliquez le bouton Appliquer. Un écran demande de choisir l'entité de destination. Lorsque l'on applique les comptes à une entité, sans sélection, LSC prendra tous les comptes du plan comptable de base. LSC est livrée avec un plan comptable de base qu'il est possible d'importer par l'administration. 102

Module Comptabilité Une fois les comptes créés, il n'y a plus de lien dynamique avec le plan comptable de base. Les modifications effectuées dans le plan comptable de base ou dans celui de l'entité, ne se reportent pas automatiquement. Les classes et sous classes (dans l'édition des balances et balances de synthèse) utilisent les comptes du plan comptable de base. Il est possible de créer des comptes avec un numéro à 1 ou 2 chiffres en maintenant la touche Shift maintenue. Ecriture L option Ecriture permet de faire des recherches sur toutes les écritures rattachées au module sélectionné, par entité ou sur toutes les entités. Après Fichier Ecriture, LSC propose la fenêtre suivante permettant ainsi une recherche mono ou multi-critères : En cliquant sur la clé disponible sur cette écran, on accède à d autres rubriques donnant la possibilité d affiner les recherches : Exemple : nous recherchons les écritures comptables de loyer entre le 1 er janvier et le 31 mars 2003, sur le journal de quittancement. Dans la zone «code journal», nous indiquons le code QT, puis le 01/01/2003 dans la zone «du», puis 31/03/2003 dans la rubrique «au» et enfin le code 20 dans la zone «code fiscalité». Enfin, faire «chercher» puis «lister» pour afficher le résultat de cette recherche. Une liste de gestion d écritures comptables est alors affichée. A ce niveau, il est possible de voir le détail de chacune des écritures par un double-clic, des les imprimer, de faire un état rapide ou d aller consulter d autres fiches liées par l option «aller à». 103

Module Comptabilité «aller à» saisie comptable permet notamment de retrouver un écriture sélectionnée ainsi que toutes les écritures composant le bloc. Sur la liste de gestion (résultat de la recherche), deux options spécifiques aux écritures comptables sont disponibles sur la vague mauve : Changer fiscalité : permet, sur une sélection d écritures, d affecter un nouveau code fiscalité. Calculer : permet de calculer la balance entre les débits et les crédits d une sélection d écritures. Si aucune sélection n a été faite au préalable, LSC donne le montant total des écritures présentes dans la liste de gestion, de la manière suivante : 104

Module Comptabilité Le menu Cycle Ce menu est décrit dans le manuel consacré au module Organiseur 105

Module Comptabilité Le menu Compta Saisie Le menu comptabilité comprend les différentes options nécessaires au traitement complet de la comptabilité. Les principes de base En choisissant l'option saisie, vous obtenez la liste des journaux affectés au module courant. La saisie des écritures s'effectue par journal. Un bloc est constitué d'un ensemble d'écritures équilibrées (la somme des débits égale à la somme des crédits). Les écritures d'un bloc sont passées à une même date. La saisie des écritures permet de créer, modifier et supprimer des blocs comptables. Lorsque les écritures sont saisies, elles sont immédiatement accessibles sur les comptes, sans aucune validation nécessaire. Les écritures restent modifiables, mais il est possible d'effectuer l'archivage d'une période, qui a pour effet de masquer les écritures en saisie. Toute action (création ou modification) doit être validée par la touche Enter du pavé numérique. Pour modifier une ligne, il est nécessaire de la sélectionner. Sur un ordinateur portable, la touche Entrée s obtient par la combinaison : touche Fonction (fn) + Entrée. Commençons par créer un nouveau bloc avec la touche [n] (rappel : [n] signifie les touches Pomme+N sur Macintosh et Ctrl+N sur Windows) et examinons les différentes rubriques disponibles à l'écran : Date : il s'agit de la date de l'écriture. Elle doit être supérieure à la date de début d'exercice. Elle peut être supérieure à la date de fin d'exercice. Si elle dépasse de plus de 6 mois cette date, il est nécessaire de confirmer la saisie. Par défaut, lors de la saisie, LSC se positionne toujours sur la date. Shift + Clic de souris sur une des rubriques suivantes permet de se positionner sur cette rubrique à chaque nouveau bloc et ce pendant toute la durée de la saisie. Les rubriques qui acceptent cette manipulation sont : date, N de locataire, Nom du locataire, N de compte et libellé du compte. Par défaut, LSC remet toujours la date du jour lors de la création d une nouvelle écriture. Pour créer une série d écritures à la même date D, différente de la date du jour, cliquez sur le libellé de la date pour déployer le calendrier et sélectionnez la date D dans ce calendrier : désormais, la date que vous avez choisie est proposée par défaut en création d écriture. 106

Module Comptabilité Compte : Il est possible de saisir par le N ou par le libellé de compte. Vous pouvez ne taper que le début du N ou du libellé. La saisie d un N de compte ou d un libellé de compte, identifie l entité si le code entité n est pas valorisé. En saisissant le numéro que l on trouve au pied d un chèque dans la zone Libellé du compte, précédé du caractère +, LSC retrouve le compte par sa rubrique Code Magnétique, qui contient la racine des numéros de chèques bancaires. Si plus de 24 caractères sont saisis dans le champ Libellé du compte, les 24 derniers sont considérés comme la racine, les premiers caractères étant considérés comme le numéro du chèque et mémorisés comme numéro de pièce. Le caractère + est défini dans les paramètres. En gérance, si un compte propriétaire est renseigné, et, si des provisions sont conservées, une rubrique 47Prov A calculer apparaît sous les rubriques Débit/Crédit. Un simple clic permet d obtenir le solde de ce compte 47 Prov. Masque de saisie comptable : le menu déroulant apparaissant à gauche du numéro de compte présente la liste des masques de saisie existants. Si un masque de saisie est sélectionné, un écran pré-rempli est présenté avec les informations mémorisées dans ce masque. Si cet écran est validé, un bloc d écritures est créé. Si un numéro de compte est saisi, seuls les masques associés à ce compte sont présentés. Lorsque les masques sont nombreux, l utilisation du menu déroulant n est pas aisée. Il est possible de saisir dans la rubrique N de compte la lettre M suivi du début du nom du masque. Pièce : N de pièce de l'écriture. Le? permet de rechercher toutes les écritures non pointées possédant un numéro de pièce. En sélectionnant une écriture, LSC propose le règlement de la ligne sélectionnée (en utilisant le libellé automatique 1 défini en administration). Si le compte est valorisé, la recherche de facture est limitée au compte, sinon LSC limite aux comptes 40 et 41. Pour la gestion des achats, il est possible de numéroter automatiquement les pièces avec la combinaison [s] (donne le prochain N de pièce par rapport au plus grand numéro utilisé dans le journal pour l exercice courant) ou [s]+shift (donne le prochain N de pièce par rapport au dernier numéro utilisé dans le journal pour l exercice courant). La recherche du prochain numéro s effectue soit par rapport aux écritures postérieures à la fin d exercice (si la date courante est supérieure à la date de fin d exercice), soit par rapport aux écritures de l exercice (si la date courante est dans l exercice). Le 107

Module Comptabilité numéro de pièce est une rubrique alphanumérique, pensez donc à indiquer des zéros à gauche lors de l attribution du premier numéro de pièce. Par exemple, si vous prévoyez plus de 999 factures sur un exercice, il faut attribuer 0001 comme premier numéro. Libellé : tel qu'il sera présenté dans les différents états comptables. Débit/Crédit : saisir le montant. N'accepte pas de montant négatif, sauf pour le remboursement du dépôt de garantie du module Gérance, en zone Crédit. Code Banque : est rapatrié en automatique en fonction de la valeur indiquée au niveau du compte. Il est automatiquement complété par le libellé du compte. Il est possible de mettre à jour la valeur indiquée au niveau du compte en cliquant sur le mot Banque. Attention, lorsque l on demande la mise à jour du code de banque, LSC essaye d enlever le libellé du compte du code de banque (il recherche la séquence : espace+libellé du compte ou libellé seul du compte). Mettre une * dans le code banque permet de se lier au fichier des identités. Cette astuce est utile notamment lors de la saisie de factures de travaux (sur le compte du propriétaire). On indique au niveau de la rubrique banque le nom du fournisseur. Ensuite, toutes les écritures associées à un code banque * seront détaillées dans les annexes des Revenus Fonciers. En saisie de facture d'achats, mettre une* dans le code banque sur la ligne fournisseur, permet d'utiliser le code banque pour mentionner une information "non formelle" qui est utilisée ensuite dans le module de paiement. Cette information peut aussi bien être une limitation de paiement ou un commentaire quelconque. Fiscalité : référence au fichier des fiscalités. L'affectation de la fiscalité détermine le montant des rubriques Dont TVA et Dont locatif et automatise le lien analytique. Dans le module de gestion, la fiscalité influence les traitements suivants : - Encaissement de loyers automatiques - Calcul des honoraires 2 et 3 : assujettissement ou non - Comportement dans les relevés de gérance Analytique : est automatisée en fonction de la fiscalité. Le code analytique permet l'édition d'états analytiques, et, dans le module de gestion, il influence l'édition des relevés de gérance. 108

Module Comptabilité Traceur : cette rubrique est gérée automatiquement. A chaque ouverture d'un journal, LSC génère un nouveau traceur qui est conservé jusqu'à la fermeture du journal. Le traceur est très utile dans le suivi et la recherche des écritures. Il constitue une notion fiable pour la 'datation' d'une écriture. Un traceur supérieur indique formellement une écriture passée ultérieurement à une autre. En insérant, après fermeture d'un journal, des écritures dans un bloc, elles seront affectées à un traceur supérieur au traceur du bloc. Référence renseigne si l'écriture est lettrée ou pointée. N'est pas modifiable en saisie. En cliquant sur une ligne d écriture pointée, LSC présente un dialogue qui propose d'accéder au pointage ou lettrage. - La validation du dialogue renvoie sur la gestion du rapprochement bancaire ou sur la gestion du lettrage (en fonction du type fixé au niveau du compte). Les écritures portant la référence de pointage/lettrage courante sont chargées à l'écran. - L'annulation du dialogue permet de laisser le chargement à l'écran de l'écriture concernée. Seuls certains champs sont modifiables. La référence n'est modifiable que si le compte n'est pas défini à lettrer et qu'il n'est pas un compte de trésorerie (5x). Cette fonctionnalité est utile pour rectifier, par exemple, la référence d'une écriture portant sur un compte de TVA. Date d'échéance est utilisée dans le module de paiement pour sélectionner les factures à échéance ; elle est facultative. Rubriques complémentaires : la clé permet d'obtenir des rubriques additionnelles : Dont TVA et Récup Locataire calculés par défaut avec le code fiscalité. Ils sont modifiables à ce niveau. Soumis à honoraires n'est utilisée que dans les modules Gérance et Saisonnier, pour les honoraires de gestion. Cette rubrique est complètement automatisée en fonction des fichiers de base. Elle reste cependant modifiable ponctuellement. Immeuble n'est utilisée que dans les modules Gérance et Saisonnier. La recherche d'immeuble par? est limitée aux immeubles du propriétaire. L'immeuble n'est pas saisissable si la rubrique locataire est valorisée. Lorsqu'une ligne d'écriture est affectée à un immeuble, elle est présentée dans le décompte de gérance dans le cartouche immeuble. Lot n'est utilisée que dans les modules Gérance et Saisonnier. La recherche de lot par? est limitée aux lots de l'immeuble (il est nécessaire de renseigner l'immeuble avant le lot). Le lot n'est pas saisissable si la rubrique locataire est valorisée. Lorsqu'une ligne d'écriture est affectée à un lot, elle est présentée dans le décompte de gérance dans le cartouche immeuble, dans la partie lot. Clé n'est utilisée que dans les modules Gérance et Saisonnier. La recherche de clé par? est limitée aux clés de l'immeuble (il est nécessaire de renseigner l'immeuble avant la clé). La clé est définie en page 3 de la fiche Immeuble et elle est utilisée dans l'option de répartition des charges. 109

Module Comptabilité Partie quadruple Gérance et Saisonnier Habituellement, une comptabilité est gérée en partie double : à l'intérieur d'un bloc, chaque débit s'équilibre avec un crédit. Par exemple, lorsque l'on encaisse une somme pour un propriétaire, il est nécessaire de mouvementer le compte propriétaire (au crédit) et le compte bancaire (au débit). Mais cette passation d'écriture ne suffit pas à mouvementer les comptes locataires. En effet, chaque encaissement doit également être mouvementé sur le compte du locataire (au crédit) et sur le compte du quittancement (au débit). Donc, un bloc comptable d'encaissement de loyer mouvemente 4 comptes, avec 2 parties doubles : propriétaire-banque et locataire-quittancement. On peut considérer le bloc locatif comme le reflet exact du bloc propriétaire. En fait, LSC gère automatiquement cette double partie double, en maintenant en permanence le reflet d'un bloc sur l'autre. Pour travailler en partie quadruple, il suffit de valoriser la rubrique locataire (en utilisant soit le N, soit le libellé du compte). Les rubriques Locataire ne sont visibles qu au niveau des modules Gérance et Saisonnier, sur les journaux qui sont de type trésorerie ou achat. Si le contrôle comptable est désactivé, ces rubriques sont alors visibles sur tous les journaux. A noter : nous ne conseillons pas de travailler avec le contrôle comptable non activé. Encaissements de loyers LSC est dotée d'un puissant moteur de saisie des règlements locataires. L'objectif est de rapprocher directement les sommes payées des montants quittancés. Examinons l'option sur un nouveau bloc. Dès le choix du locataire effectué, LSC propose au paiement le solde du compte et active la coche saisie automatisée. Ce montant proposé est modifiable. manuel. En désactivant la coche saisie automatisée, vous restez en mode La validation par la touche Entrée provoque 3 effets différents en fonction du montant saisi - Le montant correspond au solde du compte : LSC solde purement et simplement le compte du locataire en contre-passant toutes les écritures non soldées. - Le montant est inférieur, LSC appelle l'écran d'affectation et propose de répartir le montant payé. - Le montant est supérieur, LSC solde le compte et appelle l'écran d'affectation pour répartir le trop perçu. Les écritures présentées sont estimées par rapport au quittancement à venir. 110

Module Comptabilité Ecran d'affectation est destiné à permettre la sélection des écritures concernées par le règlement. Deux options sont disponibles : Compenser dans l'ordre : LSC solde les écritures du haut vers le bas, jusqu'à ce qu'elle ait épuisé le montant saisi. La dernière écriture sera partiellement soldée. Dans ce cas, un Clic sur une ligne, désactive (réactive) la coche. Seules les écritures cochées sont prises en compte jusqu'à hauteur du montant saisi. Compenser chaque écriture : le pourcentage indiqué correspond au pourcentage que représente le montant saisi par rapport aux écritures sélectionnées. Cette option est utile pour permettre une affectation à x%. Les écritures sont présentées dans l'ordre des codes de fiscalité. Il est possible de modifier la valeur de ces codes pour modifier l'ordre. Impayés : la passation d'impayés est extrêmement simple. Il suffit de saisir un montant au débit (en laissant la coche saisie automatique). LSC recherche un bloc, dont les écritures portent sur le compte locataire et dont le montant est égal au débit saisi. Ce bloc est ensuite dupliqué et totalement annulé (tous les débits sont passés au crédit et réciproquement). Attention : Si votre locataire est créditeur et qu il a pour unique quittancement futur (défini dans son tableau de quittancement), un quittancement négatif (devant créditer le locataire), LSC ne saura pas affecter l encaissement. Dans ce cas, vous devez passer l écriture manuellement (sans saisie automatique). La recherche d'écriture Le bouton ouvrir donne accès à des fonctions de recherche, accessibles directement à partir de la saisie. Ces recherches portent sur les écritures du journal disponibles en saisie. Tout ouvre toutes les écritures. Un mois, une semaine, un jour : ouvre les écritures concernées par rapport à une date saisie. Les x dernières saisies effectue une recherche par rapport aux derniers traceurs. Les autres requêtes agissent en fonction d'une saisie de l'utilisateur. 111

Module Comptabilité En maintenant la touche Shift enfoncée, la recherche se limite aux écritures déjà présentes à l écran. Par exemple, vous ouvrez dans un premier temps les écritures d une date donnée. En maintenant Shift enfoncée et en demandant «Les écritures du compte», vous obtiendrez les écritures du compte pour la date donnée. Options sur lignes Le bouton option sur lignes s'active lorsque l'on clique sur une écriture présentée dans la liste. Insérer ligne permet d'insérer une ligne juste au-dessus de la ligne sélectionnée. Ajouter ligne permet d'ajouter une ligne en dessous de la ligne courante Supprimer ligne permet de supprimer la ligne sélectionnée. Options sur bloc Le bouton option sur bloc s'active lorsque l'on clique sur une écriture présentée dans la liste. Forcer enregistrement : un bloc comptable est écrit uniquement lorsque l on change de bloc ou lorsque l on ferme le journal. Cette option permet de forcer l écriture du bloc courant (l option Annuler modification du bloc ne sera plus active). Ceci permet de pouvoir lettrer ou pointer l écriture, tout en restant positionné sur le bloc. Annuler modification du bloc permet de revenir à la situation initiale avant modification du bloc. Equilibrer le bloc : force l équilibrage du bloc sur la contrepartie. Répercuter sur le bloc : après la modification d'une ligne (par exemple, ajout d'un numéro de pièce) permet de répercuter ce changement sur toutes les autres lignes du bloc. Supprimer un bloc supprime toutes les écritures du bloc. A noter : les options sur ligne et sur Bloc ne sont prises en compte qu en validant les modifications avec la touche entrée du clavier numérique Les raccourcis clavier Un aperçu des raccourcis est accessible par le bouton? [O] : permet d'ouvrir les 10 dernières références de traceur. Si un code entité est défini, l'ouverture est limitée aux écritures du code entité. [N] : permet de créer un nouveau bloc d'écritures. [1] à [9] : libellé automatique : il existe 1 à 9 libellé(s) paramétrable(s) accessible(s) par Pomme + N (Pomme + = recopie du libellé du compte). Voir chapitre Administration, paramètres. [=] recopie le libellé du compte dans l'écriture. Enter ou Ctrl [Enter] : permet de valider la ligne en cours de saisie et sur un journal de trésorerie passe automatiquement la contrepartie. [Enter] : permet de valider la ligne en cours de saisie et sur un journal de trésorerie ne passe pas automatiquement la contrepartie, mais la propose. 112

Module Comptabilité [E] : permet d'équilibrer le bloc sur la ligne en cours en affectant éventuellement le compte de contrepartie. [Del] : permet d'effacer la saisie en cours. [T] : calcule un HT d'après 'la balance' en cours. Shift [E] : convertit 'la balance' en cours en EUROS [R] : affiche le résultat comptable. [H] : donne accès à l'historique. [S] : donne le prochain N de pièce du journal (par rapport au plus grand N de pièce déjà utilisé dans le journal). Shift [S] : donne le prochain numéro de pièce du journal (par rapport au dernier numéro pièce utilisé dans le journal). Alt [S] : Répète le dernier numéro de pièce utilisé. Escape : annule la saisie en cours et ferme l'écran. Bon à savoir Si le code entité n'est pas valorisé, la recherche sur compte est multientités (numéro et libellé). La modification de la date implique la mise à jour du bloc complet. En cours de saisie d un nouveau bloc, il est possible de modifier une ligne, de supprimer une ligne et de supprimer tout le bloc. Saisie automatique : le lettrage des comptes locataires s effectue en direct et il est possible d accéder au lettrage avec Control Clic sur le mot Compte. Lorsque l'on veut forcer le sens d'une écriture (par exemple, la saisie d'un avoir sur le journal d'achat par un compte fournisseur), on sélectionne la zone montant (débit ou crédit) en Shift Clic. Si un compte débute par 40 ou propriétaire ou copropriétaire ou client, la saisie du compte (ou libellé) rapatrie le code banque et le libellé du compte dans le libellé de l écriture. Sur un journal de trésorerie, si on affecte un compte Propriétaire, Copropriétaire ou Client, le solde du compte est proposé au règlement. Sur le journal de banque : contrepartie automatique. En saisie sur un journal commun, il n'est pas possible de créer un compte. Après la saisie du libellé, LSC passe automatiquement à la rubrique crédit dans les cas suivants : - sur le journal de trésorerie avec un compte copropriétaire ou client - sur un journal d'achat avec un compte de classe 7x ou un compte de classe 4. 113

Module Comptabilité Attention Travailler à plusieurs Nous vous déconseillons d utiliser le menu fonction lorsque la saisie d un bloc comptable est en cours. En effet, le contexte de saisie dépend du module dans lequel vous vous trouvez, le changement de module par le menu fonction change donc le contexte de saisie et peut provoquer des déséquilibres comptables. LSC offre la possibilité de travailler à plusieurs utilisateurs sur un même journal. La seule limitation est qu'il n'est pas possible de modifier à 2 le même bloc. Dans ce cas, un message vous avertit de cette impossibilité. LSC est multifenêtres et chaque traitement s'effectue dans une fenêtre séparée. En fait, 2 fenêtres correspondent à 2 utilisateurs virtuels (il est possible de valider une fenêtre sans valider l'autre). Même en utilisation monoposte, LSC contrôle les accès comme du multipostes. Les modifications apportées sur un bloc sont immédiatement prises en compte, mais dans un mode transactionnel, il est possible d'annuler les modifications du bloc. En conséquence, toutes les écritures portées sur un bloc sont verrouillées dès l'ouverture du bloc et ce jusqu'à la libération du bloc comptable (création d'un nouveau bloc, annulation des modifications, ou ouverture d'un nouveau bloc). Ce phénomène peut procurer un désagrément pour l'accès au pointage ou lettrage. En effet, l'écriture courante étant verrouillée, il ne sera pas possible de modifier le pointage/lettrage sans quitter au préalable le bloc courant. Les menus associés à la saisie Ils sont au nombre de trois. Menu Etats Remise en banque permet d'imprimer un bordereau de remise de chèques. Sélectionne uniquement les écritures non pointées, avec un code de banque. Remise en attente : le journal de remise en attente est une fonctionnalité essentielle du module comptabilité. Cette option permet de centraliser toutes les saisies sur un journal spécifique (remise en attente) avec un compte comptable de centralisation (un compte de remise). Ensuite, quand vous le souhaitez, vous pouvez remettre en banque les écritures portées sur ce journal. L'opération de remise permet d'automatiser les tâches suivantes : - impression du bordereau de remise - passation de l'écriture comptable pour la remise (compte de remise vers compte de banque) - pointage automatique des écritures de la remise sur le compte de remise. Cette méthodologie procure les avantages suivants : - une seule ligne sur le compte bancaire (facilite le rapprochement) - possibilité, à tout moment, de retrouver les écritures d'une remise (par consultation du compte de remise) - possibilité de gérer les espèces, avec une remise à un moment donné - possibilité de gérer des chèques en attente d'encaissement. 114

Module Comptabilité Brouillard de saisie permet l'impression directe du brouillard en cours de saisie. Après sélection des écritures par traceur et/ou par date, si vous êtes en Gérance ou Saisonnier, LSC vous demandera de sélectionner les écritures à imprimer ; écritures comptables, écritures locataires, ou toutes les écritures. Brouillard tel qu à l écran permet l'impression directe du brouillard en cours de saisie en sélectionnant les mêmes écritures que celles affichées. Comme pour le brouillard de saisie, vous aurez le choix si vous êtes en Gérance ou Saisonnier d imprimer les écritures comptables, les écritures locataires ou toutes les écritures. Courrier aux comptes permet d'effectuer des courriers sur une sélection de comptes (extraits de la saisie courante). Quittance locataire permet l impression automatique des quittances à partir de la saisie en effectuant automatiquement la recherche des périodes concernées (une quittance par période). Utilise par défaut le modèle Quittance qui doit faire appel à une variable VListe(5) ou Vliste(6). Reçu locataire permet l impression automatique d un reçu à partir de la saisie (en présentant toutes les écritures d un encaissement. Utilise par défaut le modèle Reçu qui doit faire appel à une variable VListe(-1). Menu Cycle rapide Ce menu n est à utiliser que dans les modules Gérance et/ou Saisonnier. APL : cette option permet de saisir l'apl ou l'als perçue des différentes caisses d'allocations au profit des locataires. LSC propose un écran de sélection avec différentes options : - Chercher/caisse permet d'effectuer un tri des locataires affectés à une même caisse. - Chercher permet d'effectuer une sélection de locataires. - Imprimer la liste permet d'imprimer la sélection des locataires présents sur l'écran. En maintenant Shift enfoncé vous obtenez la liste traditionnelle des locataires. - Exclure : cette option n'est visible que si une sélection de locataires apparaît à l'écran. Elle permet d'exclure les locataires de la sélection. - Tout désélectionner : par défaut, LSC sélectionne les différents locataires (marqueur mis dans la colonne de gauche). Vous pouvez sélectionner/désélectionner un locataire en cliquant dans la colonne de gauche. Shift+Clic permet de sélectionner les locataires entre les 2 clics et le bouton Désélectionner la totalité des fiches. 115

Module Comptabilité Les rubriques situées dans le bas de l'écran sont communes à tous les locataires et sont utilisées pour la génération automatique des écritures : - N de pièce alimente la rubrique Pièce. Vous pouvez, par exemple, utiliser le numéro de virement CAF. - Libellé de l'écriture : par défaut, LSC propose APL mais ce libellé peut être modifié. Ce libellé sera repris par défaut sur les lignes générées lors du transfert en comptabilité. - Mode de règlement est une notion obligatoire à la validation. La sélection des locataires est affichée, en rapatriant les valeurs de la fiche locataire. Il est possible de modifier un montant ou le numéro d'allocataire en cliquant dessus. Ensuite, si la boîte à cocher «mettre à jour les fiches locataires» l est, les fiches seront modifiées (à condition de valider le traitement). La validation propose l'écran de comptabilisation des écritures. Cet écran est détaillé dans le module de paiement. La comptabilisation des encaissements s'effectue conformément à la procédure d'encaissement des loyers mais en ne tenant compte que des écritures affectées à des fiscalités soumises à APL. Double-clic sur une fiche locataire, dans la colonne N permet de visualiser la fiche du locataire (en répondant Annuler au dialogue de verrou). Honoraires et paiement : le principe est d'avoir la possibilité de payer les propriétaires à chaque encaissement. Le cycle rapide permet de rechercher tous les propriétaires concernés et pour chacun, LSC calcule les honoraires et propose le paiement du solde du compte. Les propriétaires concernés sont identifiés par le fait qu'ils possèdent la valeur 99 dans la rubrique Jour de paiement. Menu Utilitaire Ce menu est actif pour tous les modules. Changer de journal permet de transférer des écritures sur un autre journal. Attention : LSC traite toutes les écritures se trouvant sur l'écran. Il faut donc au préalable effectuer une sélection des écritures à transférer. Vérifier un fichier bancaire permet de vérifier un fichier bancaire généré par les modules de paiement. En lançant cette option, LSC demande d'ouvrir le fichier à vérifier et il en imprime le contenu à l'écran. L'impression n'est significative que si le fichier répond aux normes bancaires. 116

Module Comptabilité Définir les masques est l outil central qui permet de créer et modifier les masques de saisie. Un masque de saisie est un puissant outil d automatisation comptable. Gestion et utilisation des masques de saisie Un masque de saisie est associé à un journal et à une entité. Le masque permet d enregistrer des «modèles de pièce comptable» utilisés de manière répétitive. Le masque peut être utilisé ponctuellement en saisie comptable (seuls les masques associés à l entité courante sont accessibles) ou alors programmé à une échéance précise. Définition des masques L option Définir les masques du menu Utilitaires présente un dialogue permettant de manipuler les masques existants ou de créer de nouveaux masques. De façon générale, un masque possède un nom et est constitué d un ensemble de lignes qui permettent de mémoriser une structure de bloc d écritures comptables. L ordre des lignes correspond à l ordre de création des écritures. La dernière ligne du masque correspond à l écriture de contrepartie (et d équilibrage) d un bloc comptable. Chaque ligne peut faire référence ou non à un compte. Si le compte n est pas renseigné, il sera demandé lors de l utilisation du masque en saisie. Chaque ligne contient un montant au débit ou au crédit. L ensemble des lignes doit être équilibré (total débit = total crédit). Le montant indiqué pourra être modifié directement en saisie, LSC utilise alors les montants définis comme des pourcentages de répartition entre les différentes lignes du bloc. Il est possible de créer des masques à 0 (voir Masques programmés). Il s agit donc de mémoriser un exemple de saisie d un mouvement comptable. Si une ligne est figée, le montant indiqué sera toujours imputé lors de la création du bloc d écriture. Le solde du montant saisi en comptabilité sera réparti au prorata des montants des autres lignes. Exemple en Comptabilité générale : le masque suivant permet de saisir un montant facturé par EDF et d en automatiser la ventilation en montant Ht sur un compte de charges et pour le montant de la TVA sur un compte de TVA déductible : Compte Débit Crédit Figé 401EDF 1196 600000 1000 445610 196 117

Module Comptabilité Exemple en Comptabilité Syndic : le masque suivant permet d éclater un montant facturé par EDF et d en automatiser la ventilation sur différentes clés de répartition : Compte Débit Crédit Figé 401EDF 1000 600000 (charges générales) 200 601000 (charges bâtiment A) 300 602000 (charges bâtiment B) 500 L onglet Programmation permet l utilisation semi-automatique des masques pour une fréquence et une durée déterminées. Le durée est exprimée en nombre d occurrences (0 signifiant que le masque est permanent). La fréquence peut être sélectionnée parmi 6 options. Le masque est considéré comme programmé dès lors qu il a une date de prochaine échéance. Exploitation des masques en saisie comptable Si, pendant la saisie comptable, un masque de saisie est sélectionné, un nouvel écran est présenté. Si toutes les lignes du masque sont figées, seules les rubriques Date, Pièce, Libellé et Banque sont saisissables ; le compte et le montant seront ceux définis dans les lignes du masque. Si au moins une ligne n est pas figée, il est possible de saisir le montant. Si une ligne du masque ne fait référence à aucun compte, il est nécessaire de saisir le compte à mouvementer. La validation créera le bloc d écritures comptables. Exploitation des masques programmés A partir de la liste des journaux, le bouton Masques programmés permet d accéder à la liste des masques arrivés à échéance à la date indiquée et pour les journaux sélectionnés. Un double-clic sur le montant permet de modifier le montant à comptabiliser. Ce montant sera ventilé selon la répartition des lignes du masque. Un double-clic sur une autre colonne permet d accéder à la modification du masque, donc à la modification de la structure de la répartition des écritures comptables. La première colonne permet de choisir les masques qui vont être appliqués. Le bouton Traiter la sélection génère les écritures comptables sur les journaux concernés. 118

Module Comptabilité Import d écritures Cette option permet d'importer des écritures d'un autre logiciel (salaire ou comptable). Le format d'import est décrit en Annexe. Cette option peut être utilisée pour importer des balances d'ouverture, à partir d une saisie dans un tableur. Le code journal et le code entité peuvent être directement saisis sur le dialogue, sans qu'il soit nécessaire qu'ils se trouvent dans le fichier d'import. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est le moyen de contrôle indispensable à toute tenue de comptabilité informatisée. Il doit être périodique et les rapprochements doivent être imprimés (et conservés) au fur et à mesure. L'objectif consiste à rapprocher les écritures passées en comptabilité et les écritures portées sur les extraits bancaires. Cette option présente la liste des comptes à pointer. Un double-clic permet d'ouvrir l'écran de pointage. Il est possible de pointer les lignes, ligne à ligne ou en pointage global. Pointer une ligne Dépointer une ligne Le fait de cliquer sur une ligne permet de pointer la ligne cliquée avec la référence courante. Pour dépointer une ligne, il suffit de ressaisir sa référence initiale et de cliquer sur la ligne. Si la référence courante est différente de la référence de la ligne cliquée, un bip marque l'impossibilité de dépointer. Vous pouvez forcer le dépointage (quelque soit la référence courante) en maintenant la touche Shift. Pointage global L'option pointage global permet de rechercher automatiquement les écritures à pointer en fonction de certains critères : Ce pointage peut être effectué sur une recherche par : - N de traceur - N de pièce - Toutes les écritures non pointées - Toutes les écritures d'une date - Tous les crédits à une date. La référence de pointage est alors précédée d'une*. Pour valider un pointage global, il est nécessaire de décocher la case puis de valider l'écran proposé. Le principe est le même pour annuler un pointage global. C'est-à-dire qu'au moment où l'on décoche la case, on clique sur l'option annuler de l'écran proposé. 119

Module Comptabilité Zone pointage Cette zone propose les fonctionnalités suivantes : Référence : les références de pointage sont sur 6 positions numériques. Il est nécessaire de réserver les 2 premiers numéros pour la gestion de l'année : 03 pour 2003, 04 pour 2004. Les 4 autres positions sont à utiliser pour numéroter les extraits. La numérotation des références doit être chronologique, LSC s'appuyant sur cette notion pour retracer le rapprochement borné. La petite flèche à droite de référence permet de passer à la référence suivante. Après un pointage, LSC passe automatiquement à la référence suivante au moment de la validation. Solde bancaire : la somme indiquée ici donne le solde des écritures pointées. Le rapprochement est juste lorsque ce solde correspond au montant indiqué sur l'écran. La petite flèche à droite permet de recalculer ce solde bancaire. Ce recalcul peut s'avérer utile après un dépointage massif ou une clôture d'exercice. Solde comptable correspond au solde du compte géré dans LSC. Solde du pointage indique le solde des écritures pointées. Après validation du rapprochement, il se remet à 0. Zone dernier pointage Les autres options LSC mémorise la dernière référence de pointage et le dernier solde validé. Globaliser permet de regrouper une sélection d'écritures. Ne présente pas d'intérêt pour ce traitement. Le pop-up Options offre les possibilités suivantes : - Toutes les écritures non pointées permet d'afficher toutes les écritures qui n'ont pas encore été rapprochées. - Toutes les écritures pointées permet d'afficher tout ce qui a déjà été rapproché. - Toutes les écritures affiche toutes les écritures pointées ou non pointées. - Recherche permet d'effectuer une recherche sur l'ensemble des écritures du compte. - Recherche dans sélection permet d'effectuer une recherche uniquement sur les écritures présentes à l'écran. Le bouton imprimer permet d'imprimer un rapprochement bancaire. Rapprochement simple (à aujourd'hui) ou rapprochement borné (rééditer un rapprochement passé). Rapprochement compte commun Fonctionnement identique au rapprochement bancaire. Cette option permet d'effectuer le rapprochement bancaire multi-entités. La sélection des écritures s'effectue par journal, LSC recherchant toutes les écritures portées sur le compte de centralisation du journal. 120

Module Comptabilité Lettrage manuel Le lettrage des comptes locataires s'effectue automatiquement. Le lettrage des comptes fournisseurs s'effectue dans le module de paiement. Le lettrage manuel permet d'accéder aux fonctions de lettrage d'un compte, quelque soit le type du compte. Le fonctionnement de cet écran est identique au rapprochement bancaire. Lettrage équilibré Bouton Lettrage Pour pouvoir valider une référence (changer de référence ou valider l'écran), il est indispensable que le lettrage soit équilibré. Ce bouton propose un dialogue avec 3 options Lettrage automatique : - Pour les comptes locataires, il s'agit d'un lettrage par période et par fiscalité. - Pour les autres comptes, c'est un lettrage à 3 niveaux, un débit pour 3 crédits et réciproquement ou lettrage par numéro de pièce (en fonction du paramètre défini au niveau du compte) Délettrage automatique du compte force le délettrage complet du compte. Délettrage d'une référence force le délettrage de la référence. Lettrage automatique Cette option permet de lancer la procédure de lettrage automatique sur une sélection de comptes. Délettrage Cette option permet d'effectuer un délettrage sur une sélection de comptes. L'option exécution en local ou sur le serveur permet de choisir sur quel ordinateur LSC doit effectuer son travail. En local, signifie que le travail est effectué sur le poste client. L'avantage d'une exécution sur le serveur est essentiellement la rapidité. Cependant, il faut savoir que ce traitement nécessite de la mémoire sur le serveur et procure une certaine lenteur sur les autres postes de travail. 121

Module Comptabilité Déclaration de TVA Un module permet de gérer complètement la déclaration de TVA. On précise au niveau des comptes 445xxxx, le mode de fonctionnement de la TVA. En fonction de la période de déclaration et du paramétrage des comptes de TVA, LSC pointe les écritures correspondantes. Paramétrage préalable Pour un bon fonctionnement du module, il est nécessaire d effectuer un paramétrage préalable. Au niveau du plan comptable de base - création d'un compte de TVA par taux utilisé en scindant les comptes de TVA sur factures et sur encaissements - affectation à chaque compte de TVA d un taux par défaut (qui sera utilisé dans l état de déclaration de TVA) - création des comptes produits nécessaires (en séparant les comptes produits par taux) et pour les comptes produits exonérés de TVA, cocher l option " Ce compte produit fait partie des comptes exonérés de TVA " Au niveau du plan comptable de chaque entité Pour chaque compte 4456 et 4457 préciser le comportement / à la TVA (mouvements / période, mouvements ) Il est nécessaire également de compléter les rubriques comptables des taux de TVA dans les paramètres. La procédure de gestion de la TVA récupérable sur encaissement ne gère pas les règlements partiels (vous pouvez utiliser avantageusement le mode «Mouvements/Echéance). Le calcul par rapport aux encaissements s'effectue sur les N de pièce (seules les écritures sur le journal de trésorerie indiquant un N de pièce sont prises en compte). Détail du module Après sélection de la période, LSC présente les différents comptes de TVA. Pointer : permet d'effectuer le calcul des écritures à prendre en compte en fonction du paramétrage de chaque compte. Chaque écriture à prendre en compte est pointée avec la référence de la période. Imprimer donne 2 tableaux - un grand livre qui présente, pour chaque compte, la liste des écritures ayant la référence de la période. Ce grand livre présente également la liste des comptes produits exonérés de TVA. - un état récapitulatif présentant : Pour la partie TVA, la liste des comptes de TVA concernés avec les colonnes : Compte / Taux de taxe / Base HT estimée / Montant de la TVA à déclarer / Total TTC estimé. Sur ce tableau, le montant HT est recalculé en fonction du taux de TVA (fixé dans le plan comptable de base). Pour la partie produits exonérés, la liste des comptes produits avec le cumul par compte. 122

Module Comptabilité Il est possible de modifier le calcul de TVA en double-clic sur une ligne. En affectant, par exemple, une autre référence que la référence courante. La ligne ainsi marquée de la nouvelle référence ne sera pas éditée dans le récapitulatif de TVA courant. Comptabiliser : Permet de passer une OD qui solde les comptes de TVA concernés par le compte 4455 (TVA à décaisser). L écriture passée a pour particularité d être pointée (par la référence courante) sur les comptes 4456 et 4457 et non pointée sur le compte 4455. Les comptes 4456 et 4457 sont ainsi automatiquement lettrés. Le pointage du compte 4455 sera à réaliser après constatation du paiement. Consultation de comptes Cette option permet de consulter, d'effectuer des recherches de comptes et d'imprimer des extraits de comptes. La page de consultation double-clic sur un compte présente la fiche de consultation. La sélection des écritures s'effectue, par défaut, en fonction du mode de reprise des écritures fixé au niveau du compte : - Pour les comptes repris en solde : LSC sélectionne toutes les écritures - Pour les autres comptes : LSC sélectionne les écritures non pointées ou lettrées. Globaliser (modules Gérance et Saisonnier) permet de regrouper une sélection d'écritures et d'obtenir une ligne par mouvement. Cette option est utile pour visualiser les encaissements en une seule ligne. En effet, lorsqu'un locataire règle un loyer, son encaissement est éclaté en autant de lignes que de fiscalités. Cette option permet de retracer en une ligne le montant de l'encaissement. Lettrage : fonctionnalités identiques à lettrage de compte. Ce bouton n'apparaît que si l'utilisateur possède les autorisations nécessaires. Options : bouton identique au bouton options du rapprochement bancaire. Courrier permet de chaîner sur l'option d'édition de courrier. La création d'un courrier est documentée dans le chapitre consacré à Crypto Organiseur. En consultation de compte, il est possible d'accéder à des informations supplémentaires par des Clics de souris : double-clic : accès au détail de l'écriture double-clic + Shift : ouverture d'un dialogue qui propose l'ouverture de l'événement qui a généré la pièce comptable. Il s'agit soit du numéro de facture, soit du numéro de chrono (référence de traitement) Contre-valeur en francs : permet de visualiser le compte dans l autre monnaie. Attention, l impression s effectue uniquement dans la monnaie d origine. 123

Module Comptabilité Solde progessif: actif uniquement pour les comptes locataires (module Gérance), ce bouton permet l affichage des écritures de la sélection courante présentée de la manière suivante : - Les écritures provenant d un journal de type quittancement ou clôture/ouverture apparaissent en détail. - Les autres écritures sont globalisées par date. - Un solde progressif est présent à droite de l écran. Le bouton Imprimer présent sur cet écran permet d éditer l extrait de compte ainsi présenté. La liste de consultation des comptes Le bouton courrier existe également au niveau de la liste de gestion. Il présente les mêmes fonctionnalités et il permet, en plus, d'agir sur une sélection de comptes. La fonction Aller A de la liste de gestion permet d atteindre la liste de gestion désirée, à partir des comptes sélectionnés, et à condition que le lien existe. On peut notamment aller sur les écritures rattachées aux comptes Dans cette liste des écritures comptables, le bouton Changer Fiscalité permet de modifier le code fiscalité de l ensemble des écritures sélectionnées. Relance d impayés Le traitement des relances va permettre de relancer les comptes débiteurs par l'intermédiaire d'un courrier. Ce courrier peut donner lieu à l'imputation de frais. Effectuer une sélection Le choix de l'entité et du seuil des débits permettra de sélectionner les comptes débiteurs. - Dans le module Gérance : il est possible de limiter la sélection en fonction du critère Nombre de quittancements de retard. - Dans les autres modules : il est possible de limiter la sélection en fonction du solde théorique. Le solde théorique correspond au solde du compte, diminué des échéances prévues. La sélection peut encore être réduite en fonction d'une date : limiter à ceux qui étaient débiteurs en date du : xx/xx/xx. En effet, il est possible d'effectuer une relance le 15 Juin pour les débiteurs, mais uniquement ceux qui étaient débiteurs au 30 Mai. 124

Module Comptabilité Principe de recherche Les relances d écritures travaillent sur les écritures non pointées à une date donnée (Relance des débiteurs au xx/xx/xx). Donc, pour une relance au 31 Mars, les débits d Avril ne sont pas pris en compte. De même, pour une relance au 31 Mars, si le locataire a réglé son loyer en Avril, il ne sera pas relancé (car les écritures sont pointées). Afficher les réponses : ce bouton permet d'afficher à l'écran les comptes débiteurs. Pour chaque débiteur, LSC effectue de nombreux calculs pour vous permettre d'obtenir un maximum d'informations : - Solde au xx/xx/xx est alimenté par le solde borné du compte - Quitt/Solde visible uniquement dans le module Gérance, est alimenté par le ratio Solde/Quittancement, permettant de connaître le nombre de quittancement(s) de retard - Dernier mouvement est alimenté par la date de la dernière écriture passée sur le compte. - Débiteur depuis le : le compteur est remis à 0 à partir du moment où les comptes repassent par un solde créditeur ou nul. - Dernière relance et compteur de relances : ces 2 zones sont construites à partir de l'historique des événements. LSC recherche tous les événements associés à un type d'événement dont le nom commence par relance ET qui ont été générés à partir d une relance ou d un extrait de compte. Ce qui signifie que les courriers de relance créés manuellement en F1 sont ignorés. Exclure permet d'exclure le compte sélectionné de la liste des relances. Exclure ceux permet d'exclure ceux qui ont un compteur donné. Imprimer : imprime la liste affichée à l'écran. Chercher : pour effectuer une recherche manuelle et pour réaliser des sous-sélections. Le résultat sera fonction des lignes déjà présentes dans le tableau Calculer affiche le total du montant relancé. Un double-clic sur une ligne dans la colonne compteur, vous permet de modifier ponctuellement une valeur de compteur Un double-clic sur une ligne dans une autre colonne que compteur permet d accéder au compte en consultation. Avec un clic sur une ligne dans la 1 ère colonne, LSC vous permet de sélectionner une ligne. SHIFT clic permet de sélectionner toutes les lignes entre les 2. Traiter Cette option permet d'effectuer le traitement des lignes sélectionnées. Comptabiliser : le montant des frais est proposé par défaut en fonction des valeurs saisies en niveau de l'entité. Les rubriques disponibles permettent de donner des indications pour la passation automatique des écritures comptables associées. Si le montant est à 0 ou que le code journal n'est pas valorisé, LSC n'effectuera aucune opération comptable. 125

Module Comptabilité Attention : dans le module Syndic, les copropriétaires pour lesquels a été activée l option de ne pas calculer des frais de relance sont tout de même présentés dans les listes. Seule l imputation comptable ne s'effectue pas. Valider : cette action permet de lancer la création des courriers de relance et l'éventuelle imputation comptable. Module de paiement La vocation du module de paiement est de permettre l'automatisation d'écritures d'encaissements ou de paiements. Sélection du journal Il est possible de saisir un journal de type trésorerie ou un journal commun (module Syndic). S'il s'agit d'un journal de trésorerie, il est indispensable de choisir l'entité. Sélection des mouvements Les 5 grandes options du module de paiement La date d'échéance permet d'effectuer une sélection. LSC prend toutes les écritures dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date saisie. Le mode de règlement permet de limiter la sélection en fonction du mode de règlement précisé au niveau de la fiche compte. Le module de paiement propose 5 options (les 2 dernières étant réservées au paiement des propriétaires). Sélection des encaissements à échéance : propose au paiement les échéances non réalisées stockées au niveau de l'échéancier du compte. Est utile lorsque vous avez défini un échéancier. Sélection des factures à payer : ce module propose à l'encaissement les factures non lettrées. Sélection des clients ou locataires ou copropriétaires débiteurs : permet d'effectuer des prélèvements sur ces comptes. Les options suivantes ne sont visibles qu à partir de la rubrique «paiement des propriétaires» du menu propriétaire des modules Gérance et Saisonnier. Paiement des propriétaires créditeurs (solde du compte). Il est possible d'effectuer une sélection par rapport au jour de paiement défini sur la fiche compte. Cette fonction est appelée par le cycle Paiement des propriétaires des modules Gérance et Saisonnier. LSC effectue un éclatement des montants par rapport à l'indivision. C'est toujours le destinataire de l'indivision qui est payé avec les coordonnées bancaires indiquées sur la fiche indivision. Paiement des propriétaires acomptes. Il est possible d'effectuer une sélection par rapport au jour de paiement défini sur la fiche mandat. Cette fonction est appelée par le cycle Paiement des propriétaires des 126

Module Comptabilité modules Gérance et Saisonnier. Lorsque l'acompte est plafonné, le libellé est complété par "limité au solde". LSC effectue un éclatement des montants par rapport à l'indivision. C'est toujours le destinataire de l'indivision qui est payé. LSC utilise les coordonnées bancaires indiquées sur la fiche indivision. En cliquant Valider avec la touche Shift enfoncée, vous pouvez effectuer une sélection de propriétaires. Option factures à payer par le détail LSC permet de choisir les factures à payer. Le bouton Valider sélectionne automatiquement les comptes à lettrer commençant par 401. LSC effectue toujours un lettrage préalable et propose au règlement les factures retenues. En fonction des données inscrites sur les comptes (code priorité et code regroupement), les factures sont proposées au paiement, tant que le solde du compte bancaire (diminué des provisions minimum) le permet. Il est possible à ce niveau de modifier le montant à régler, d'exclure une facture. Au moment de la saisie des factures, vous pouvez faire mention de remarques sur la facture. Dans ce cas, le libellé affiché est précédé d'une*. Un Clic sur les points bleus affiche le détail du libellé. Code de regroupement peut être modifié à ce niveau. Les factures regroupées sont payées en une seule ligne. Imprimer permet d'éditer un échéancier âgé. Si le mode de règlement est sélectionné, l'état effectue un sous-total par mode de règlement. 127

Module Comptabilité Ecran de confirmation Cet écran présente une ligne par paiement à effectuer. La sélection des lignes présentées dépend de l'option préalable (de 1 à 5). Chaque ligne fait référence à un compte et double-clic permettent d'accéder au compte concerné. A ce niveau, il est possible d'intervenir sur le libellé, d'exclure une ligne et d'attribuer un N de pièce au paiement. La flèche située à gauche du bouton Attribuer permet d affecter en masse un libellé à l ensemble des lignes présentées. Pour complémenter le libellé existant, vous devez utiliser le symbole # (qui remplace le libellé courant). Par exemple, Virement # préfixe chaque ligne par le mot Virement. Ecran de comptabilisation Cet écran est destiné à valider la dernière étape du cycle de paiement. Il propose les rubriques suivantes : Zone Bordereau : les rubriques présentées sont utilisées pour les prélèvements et les virements. Elles sont disponibles sur le bordereau papier et sur le fichier bancaire normalisé. 128

Module Comptabilité Imprimer bordereau imprime l'ordre de virements ou de prélèvements. Générer le fichier bancaire constitue un fichier aux normes bancaires prédéfinies. Attention, certains systèmes d'exploitation n'acceptent pas les noms longs. Nous vous conseillons de nommer votre fichier en limitant la longueur à 8 caractères et de n'utiliser que des caractères alphabétiques en majuscules (sans aucun symbole ou espace). Le fichier ainsi créé peut être envoyé à votre banque par disquette, télétransmission ou par e-mail. Avec fin de ligne permet de générer les fichiers bancaires intégrant un saut de ligne tous les 160 caractères. Cette option ne fonctionne qu avec les normes AFB ou Pacifique Le choix du mode de règlement est fondamental pour la normalisation du fichier. Si le mode de règlement commence par "PRELE" alors le fichier est normalisé au format prélèvements. Dans tous les autres cas, il est normalisé au format virements. # dans le libellé est remplacé par le N de pièce et * par le libellé de l'écriture. Pour le paiement des fournisseurs par virement, il est possible de mentionner le numéro de pièce directement dans le fichier normalisé (pour qu il soit répercuté sur l extrait de banque du fournisseur). Pour que cette option soit opérationnelle, il ne faut pas regrouper les factures, mais effectuer un paiement par facture. Courrier permet de chaîner sur le module de gestion des courriers. A partir de cet accès, il est possible d'imprimer des lettres-chèques de paiements fournisseurs ou propriétaires ou des relevés de comptes mentionnant, pour chaque compte, les lignes concernées par le traitement. Comptabiliser : lorsque la case à cocher Contrepartie à chaque ligne est active, LSC génère une contrepartie en banque à chaque ligne de paiement. Dans le cas contraire, LSC ne crée qu'un seul bloc comptable. Cette case à cocher n'est pas visible dans la gestion des prélèvements locataires. Un Clic sur le bouton comptabiliser présente un dernier écran de validation avant la génération des écritures comptables associées au traitement en cours. Cet écran permet de choisir la date de comptabilisation. La boîte à cocher comptabiliser à la date d'échéance n'est valable que si l'option contrepartie à chaque ligne est active. 129

Module Comptabilité Les écritures générées lors d un paiement fournisseur sont lettrées dès la comptabilisation. Le sens de comptabilisation dépend du mode de règlement. Si le mode de règlement commence par "PRELE" alors l'écriture est comptabilisée au crédit (les montants négatifs sont inversés). 130

Module Comptabilité Archiver une période L'archivage a pour unique conséquence de rendre invisible en saisie les écritures de la période archivée. Les écritures restent, bien entendu, visibles dans les autres traitements comptables! L'archivage n'a donc aucune conséquence comptable, il permet d'empêcher toute modification involontaire d'écritures comptables. Cette action est protégée par un mot de passe spécifique à réserver aux utilisateurs autorisés. Désarchiver une période Le désarchivage annule l'effet d'un archivage : les écritures désarchivées redeviennent visibles en saisie. Cette action est protégée par un mot de passe spécifique à réserver aux utilisateurs autorisés. Clôture Précautions préalables L'opération de clôture permet de terminer un exercice en effectuant un archivage de l'exercice et un calcul de reports à nouveau. Les exercices clôturés sont automatiquement archivés dans LSC. Il est possible d'éditer des états comptables sur un exercice clôturé tant que celui-ci n'est pas supprimé. Attention, seuls les états comptables sont disponibles et il n'est pas possible d'accéder aux autres fonctionnalités (courriers, consultations de compte, etc ). La clôture est lourde de conséquences et il est indispensable de s'entourer de précautions avant de réaliser cette opération. Lettrer les comptes et vérifier le type de reprise des différents comptes. Editer tous les états comptables sur papier : journaux, balance, grand livre, états de rapprochement Effectuer un archivage complet sur CD/ROM du fichier de données et de toute LSC. En cas d'une utilisation en multipostes, nous vous conseillons de placer sur votre CD/ROM une version monoposte de LSC. Ceci afin de permettre ensuite une exploitation directe du CD/ROM. Effectuer une sauvegarde et s'assurer de la fiabilité de celle-ci. 131

Module Comptabilité Clôturer Ce traitement est très lourd et il va ralentir considérablement le fonctionnement des utilisateurs. Il est préférable de lancer ce traitement à une période creuse d'utilisation. Cette action est protégée par un mot de passe spécifique à réserver aux utilisateurs autorisés. Annuler la dernière clôture Si après une clôture, vous vous apercevez qu'il restait des opérations à effectuer, cette option permet d'annuler la dernière clôture d'exercice. Attention, cette opération ne consiste pas à restaurer une sauvegarde, mais elle a pour effet de réactiver les écritures de l exercice clôturé et de supprimer les écritures de report à nouveau. Cette action est protégée par un mot de passe spécifique à réserver aux utilisateurs autorisés. Etant donné que la clôture d exercice crée une écriture de reprise des écritures pointées (pour les comptes à pointer comme les comptes bancaires), il est nécessaire de dépointer cette écriture avant toute annulation de clôture. Supprimer un exercice Cette option permet de supprimer les écritures d'un exercice sur une sélection d'entités. Ce traitement ne doit servir qu'à épurer des exercices clôturés pour gagner en place et en performance. En effet, lorsque les écritures sont clôturées, elles sont conservées dans le fichier et alourdissent les traitements. Pour des raisons de commodité, vous pouvez décider de les conserver ou de les supprimer. Cette action est protégée par un mot de passe spécifique à réserver aux utilisateurs autorisés. La suppression d'un exercice en cours doit être réservée à une utilisation exceptionnelle : permet de supprimer, sans contrainte, un exercice complet!!! Cette opération ne peut pas être annulée. 132

Module Comptabilité Le menu Etats Journaux Balance Les journaux sont des documents comptables obligatoires sur lesquels sont enregistrés les mouvements comptables. Ils présentent le détail des écritures par date d'enregistrement. Par défaut, LSC borne les dates en fonction de l'exercice défini sur la fiche entité. Le journal général présente une ligne par journal et par mois. La balance présente un état synthétique de la comptabilité avec une ligne par compte. Balance rapide donne le solde des comptes à ce jour. Balance bornée permet de définir une borne de dates et force le recalcul du solde des comptes. Sous total par classe : La classe est représentée par le premier chiffre du numéro de compte. Sous total par classe et sous classe : La sous classe est représentée par les deux premiers chiffres du numéro de compte. Le libellé des sous totaux est Classe 1 ou sous classe 10. Il est possible de personnaliser ces libellés en les définissant dans le plan comptable de base. En créant un compte 1 CAPITAL, vous permettez à LSC d'utiliser ce libellé paramétrable. Ce principe est vrai pour les classes et sous classes. Grand livre Le grand livre présente, sur une période donnée, toutes les écritures classées par compte et par date. Format vertical : format d'impression classique sur lequel on retrouve les colonnes journal, date, libellé, traceur, pièce, débit, crédit, solde progressif. Format horizontal : présentation à l'italienne, ce qui permet de retrouver les colonnes du format vertical et les colonnes analytique, fiscalité, dont TVA, dont locatif, immeuble, lot, périodicité et honoraires. Une option permet de présenter uniquement les écritures non lettrées. État des comptes débiteurs Permet d'éditer un état des comptes débiteurs par entité comptable. LSC sélectionne uniquement les comptes suivants : - les comptes propriétaires pour les modules Gérance et Saisonnier, - les comptes copropriétaires pour le module Syndic, - les comptes clients pour le module de Comptabilité générale. 133

Module Comptabilité États paramétrables Ce module est utilisé pour permettre la définition d'état de sortie spécifique sur la comptabilité. Par défaut, LSC est livrée avec des états Syndic (Situation de trésorerie, Etat de trésorerie et Etat des dettes et des créances). Principe de Fonctionnement Le principe est de permettre à l'utilisateur de construire l'ensemble des lignes constituant son état de sortie. Pour chaque ligne, il faut préciser son mode de fonctionnement, comme par exemple : ouvrir le cadre, imprimer un titre, imprimer la somme des débits de tel compte, imprimer un sous total, etc Le différentes lignes sont ensuite exécutées par LSC dans l'ordre prévu, ce qui permet de créer un état utilisateur. Créer un état Déployez la clé et cliquez sur + Nommer l'état et affectez l'état à un service. Attention, une fois le service affecté, cet état ne sera plus visible dans les autres modules. Le code action : à chaque ligne, il faut associer un code action. Les différentes actions sont les suivantes : Certaines actions ne provoquent pas de calcul (Titre, ligne blanche, ligne blanche avec traits verticaux, etc ). Elles indiquent un ordre à exécuter. Toutes les actions présentant un montant provoquent un calcul. Ce calcul est réalisé en fonction du contenu de la zone racine des comptes. Racine des comptes : cette rubrique est utilisée pour effectuer un calcul. Elle permet de référencer des calculs simples sur les comptes. Exemple : 512+513 : cette présentation permet à LSC de sélectionner tous les comptes commençant par 512 et 513 et d'en faire le cumul. Cette zone accepte les opérations + et -. Libellé est affiché sur l'impression tel que saisi. 134

Module Comptabilité Avec détail : explication par l'exemple. Vous souhaitez lister les comptes débiteurs. Créez une ligne de type 11 (uniquement si débiteur) et indiquez dans la racine 41. LSC sélectionnera tous les débiteurs. Si vous souhaitez voir afficher le nom de tous les débiteurs, activez l'option «Avec détail». Dans le cas contraire, LSC présentera uniquement les totaux. N de ligne : ce numéro indique l'ordre avec lequel LSC doit exécuter les lignes de l'état Enregistrer sous permet d'exporter un état pour le générer un fichier externe. Ce fichier est utilisable par un autre utilisateur de LSC avec la fonction Ouvrir. Ouvrir permet d'injecter un état préalablement créé avec la fonction exporter. Onglet Options Entête et Pied de page : permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres, il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état. Ne pas imprimer le titre : boîte à cocher permettant d ignorer le titre de l état défini sur le 1 er onglet lors de l impression. Exclure les écritures du journal : au moment d'exécuter un calcul, LSC ignorera alors les écritures mentionnées sur le journal référencé. Cumuler les écritures de l'échéancier : si vous souhaitez que l'état défini tienne compte des échéances accordées et non réalisées. Imprimer un état Il suffit de le sélectionner sur le pop-up, d'effectuer une éventuelle sélection de dates et de Valider. Bilan d activité Présente d'une manière synthétique un bilan d'activité. Attention il ne s'agit pas d'un bilan au sens bilan comptable, mais d'un tableau de synthèse de l'activité immobilière. Les honoraires sont calculés par rapport aux comptes indiqués sur l'écran de validation. Ils sont valorisés du montant saisi dans la comptabilité générale (fixé par la sélection du code entité) en fonction des dates sélectionnées. 135

Module Comptabilité Nombre de mandats : pour toutes les entités de type G (ou L) prises en compte dans la pointe, recherche des mandats de gestion (ou Saisonnier) actifs dont la date est inférieure à la date de fin de sélection et dont la date limite de mandat est supérieure à la date de début de sélection. Nombre de lots : nombre de lots rattachés aux mandats trouvés cidessus. Quittancement est estimé par rapport au compte défini dans les paramètres : pour toutes les entités de type G prises en compte dans la pointe, recherche des écritures portées au compte 820000 (centralisation du quittancement) qui sont sur la période et sur un journal de type quittancement Nombre de départs : pour toutes les entités de type G prises en compte dans la pointe, recherche des locataires dont la date de fin de préavis est sur la période sélectionnée Nombre de copropriétés : nombre d entités de type S prises en compte dans la pointe. Les budgets sont calculés par rapport aux codes budget (ORD pour ordinaire et TX ou TVX pour le budget travaux) et par rapport à la période du budget (qui doit être sur la période de sélection). Nombre de nuitées : pour toutes les entités de type L prises en compte dans la pointe, recherche des contrats saisonniers dont la date de début de séjour est inférieure à la date de fin de période et dont la date de fin de séjour est supérieure à la date de début période. Puis comptage du nombre de jours qui sont sur la période de sélection. Montant des loyers quittancés : pour toutes les entités de type L prises en compte dans la pointe, recherche des écritures portées au compte 820000 (centralisation du quittancement) qui sont sur la période et sur un journal de type quittancement et qui sont de type Loyer. Nombre de départs : pour toutes les entités de type L prises en compte dans la pointe, recherche des contrats saisonniers dont la date de fin de séjour est sur la période de sélection. 136

Module Comptabilité Balance consolidée et pointe Balance consolidée Il s'agit d'une balance de synthèse multi-activités. Elle présente en ligne les catégories de compte (classes et sous classes) et en colonne les entités comptables. Il est possible d'effectuer une sélection de dates et de choisir les modules concernés. Si le module Syndic est sélectionné, trois nouvelles options permettent d affiner le calcul : Le bouton Calculer la balance imprime le document et fait une copie automatiquement dans les zones tableur et traitement de texte. Cette option permet de travailler directement sur les résultats de la balance. Les entités exclues de la pointe ne sont pas prises en compte. En maintenant la touche shift au moment de cliquer sur le bouton calculer, vous aurez accès à une liste de sélection des entités à traiter. Les classes et sous classes peuvent être nommées en étant créées dans le plan comptable de base. Pointe La pointe est calculée en gestion sur les comptes définis dans les paramètres, soit par défaut, les comptes mandants et dépôts de garantie (n oubliez pas d ajouter les comptes fournisseurs si vous comptabilisez vos écritures par un journal d achat). En Syndic, elle est calculée sur les comptes de trésorerie (5xxxxx) en neutralisant les syndicats débiteurs. La pointe peut être exprimée en détail (une ligne par jour, avec ou sans le détail des entités) ou en global (une ligne par mois). Le résultat du calcul est placé dans le tableur et le traitement de texte pour permettre une mise en forme personnalisée. Les entités exclues de la pointe ne sont pas prises en compte. En maintenant la touche shift au moment de cliquer sur le bouton calculer, vous aurez accès à une liste de sélection des entités à traiter. 137

Module Comptabilité Balance analytique Grand livre analytique Fonctionne sur le même principe qu'une balance des comptes. LSC ne sélectionne que les écritures sur lesquelles un compte analytique a été renseigné en saisie comptable. Une option permet de présenter les comptes classiques (classes 1 à 7) ou les comptes spéciaux (classes 8 et 9). A savoir : les comptes analytiques n étant pas systématiquement renseignés sur les écritures comptables, votre balance peut être déséquilibrée. Fonctionne sur le même principe qu'un grand livre des comptes. LSC ne sélectionne que les écritures sur lesquelles un compte analytique a été renseigné en saisie comptable. Une option permet de présenter les comptes classiques (classes 1 à 7) ou les comptes spéciaux (classes 8 et 9). 138

Module Comptabilité Les moyens de contrôle Une comptabilité informatisée nécessite des contrôles afin de vérifier la conformité et de la cohérence des saisies. Les contrôles décrits ci-dessous n'assurent pas l'exactitude des données mais contribuent à donner une présomption d'exactitude. Pour donner une image, on peut considérer que les contrôles sont la "preuve par neuf". Vérifications de base Pour une vérification simple et rapide de la comptabilité, les états comptables sont les outils adaptés. Egalités des totaux : le total général de la balance et du grand livre doit présenter un équilibre entre débits et crédits, et un total général identique. Contrôle du sens des soldes : certains comptes doivent présenter un sens prédéfini (débit ou crédit). Si le solde n'est pas conforme, il convient de vérifier l'exactitude. - Les comptes de classe 40 «fournisseurs et comptes rattachés» présentent habituellement un solde créditeur ou nul. - Les comptes propriétaires doivent présenter un solde créditeur ou nul. - Les comptes copropriétaires doivent présenter (avant répartition) un solde débiteur ou nul. - Les comptes de la classe 41 «clients et comptes rattachés» ont un solde débiteur ou nul. - Un compte d attente «classe 47», peut être momentanément alimenté mais doit présenter un solde nul en fin d exercice. - Les comptes de la classe 5 «comptes financiers» doivent présenter un solde débiteur, le crédit représentant un découvert bancaire! - Les comptes de la classe 6 «comptes de charges» ne fonctionnent qu au débit, donc un solde débiteur. - Les comptes de la classe 7 «comptes de produits» ne fonctionnent qu au crédit, donc un solde créditeur. - Les comptes 81 «comptes locataires» sont débités lors du quittancement et crédités lors de l encaissement d un règlement. Ils doivent normalement être débiteurs ou nuls. Balance locataire : l'édition régulière d une balance locataire (en fin de mois) permet une vérification simple et rapide de la position de chaque locataire. Balance propriétaire, après paiement du relevé de gérance, permet également une vérification rapide, puisque tous les comptes doivent présenter un solde nul (si débiteur, il s agit d une avance de trésorerie, si créditeur d un encaissement locataire non reversé). L édition du grand livre permettra une recherche de l origine du solde débiteur ou créditeur. 139

Module Comptabilité Etats de rapprochement bancaire Il est indispensable de pointer les comptes de banque afin de rapprocher les soldes comptables avec les soldes bancaires. Ce contrôle permet de présumer de l exactitude de la comptabilité dans le temps. Une édition régulière (au minimum mensuelle et si possible à chaque relevé) est indispensable. Dépôts de garantie Le suivi des dépôts de garantie permet d éditer un état récapitulatif des cautions reversées aux propriétaires et de rapprocher les cautions détenues à l agence pour les comparer au compte comptable 165 (dépôts et cautionnements reçus). Un écart doit nécessairement s expliquer. Par exemple, une caution enregistrée mais non encaissée ou paiement en plusieurs fois ou une erreur de saisie de la fiche locataire, etc 140

Module Comptabilité Le Menu Statistiques Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Pour le module de comptabilité, les statistiques sont surtout utilisées pour réaliser des exports d écritures vers d autres logiciels. Crypto peut vous proposer des formats d export pour les logiciels les plus connus du marché (Sage, Ciel, Addonix, CCMX) ou des exports «surmesure». Pour plus d informations, il convient de contacter le service commercial à l adresse mailto:info@crypto.fr. Description du traitement L accès est protégé par une préférence utilisateur. Le message «Vous ne possédez pas les autorisations d accès. Contactez votre administrateur» signifie que vous n avez pas activé l autorisation pour l utilisateur courant. Lorsque vous lancez cette option, vous obtenez l écran suivant : Création d un nouvel état Si ce pop-up est vide cela signifie qu aucun modèle statistique n est défini. En déployant la flèche, vous avez accès à un bouton + qui permet de créer un nouvel état statistique. 141

Module Comptabilité Bouton Ouvrir Permet l ouverture d un état statistique livré par Crypto. Il vous reste à donner un nom à votre Etat et à éventuellement adapter sa mise en forme dans la zone tableur 4D Calc. Vous pouvez vous reporter au manuel 4D Calc pour plus d informations sur l utilisation du tableur. Calcul à exécuter : il s agit de la procédure de calcul associée à l état. La procédure est automatiquement affectée à l ouverture de l état et il n est pas nécessaire de modifier cette zone.sauf cas très spécifiques à valider avec le service hotline de Crypto. Enregistrer sous : permet d enregistrer l état dans un document externe, par exemple pour le transmettre à un autre site ou au service hotline de Crypto. Ouvrir : permet de charger un état stocké dans un document externe. Chaque modèle est automatiquement affecté au module dans lequel se trouve l utilisateur au moment de sa création. Il ne sera utilisable que dans ce module. Exploitation d un état existant Lorsque des états sont définis, le pop-up en présente la liste. En sélectionnant un état, vous activez la zone de critères de sélection qui permet d indiquer les critères variables de l état. Le calcul de l état s exécute en cliquant sur le bouton Calculer et vous obtenez le résultat directement dans la feuille tableur. 142

Module Crypto Gérance Le module Crypto Gérance Le module Gérance permet la gestion de l'activité de Gérance locative. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Gérance. 143

Module Crypto Gérance Le menu fichier du module Crypto Gérance Immeuble La fiche immeuble est détaillée dans le tronc commun. Seul l'onglet charges récupérables est spécifique au module Gérance. Sa description est effectuée dans le chapitre régularisations de charges de ce même module. Lot Onglet Gérance Un lot est affecté au module Gérance à partir du moment où il possède un mandat de gérance associé. Cette association se matérialise par une casquette orange à gauche du mot Gérance. L'affectation d'un nouveau mandat se fait en tapant ** dans la rubrique N de mandat. Il est possible d'affecter un mandat existant avec le?. Pour que la zone mandat soit visible, il faut qu'un propriétaire soit défini en page 1 de la fiche Lot. La description du mandat est détaillée plus loin. Zone infos prix Ces informations sont reprises lors de la création du locataire. Loyer : montant du loyer hors charges du lot. On entre sa valeur HT ou TTC. Provisions pour charges : montant des provisions sur charges appelées. Taxe : pop up (créé dans les paramètres) permettant de définir la taxe et son taux rattaché au loyer de base. Boîte à cocher Taxe : cette rubrique doit être cochée si les provisions sur charges sont assujetties à des taxes. Par défaut, LSC calcule le même taux de taxe que celui appliqué au loyer. Périodicité : c'est ici que l'on définit la périodicité d'appel du quittancement. LSC ne gère que les périodes civiles ; seuls quatre choix sont disponibles (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel). Le choix entre terme à échoir et terme échu ne se fera qu'au moment de la création du locataire. Loyer TTC, loyer HT/m2 et Prov. Charges HT/ m2 : ces zones se calculent automatiquement et sont modifiables d un simple clic. 144

Module Crypto Gérance Zone taxe additionnelle Zone honoraires Ces informations seront reprises lors de la création du locataire. Exonéré : si le lot est exonéré de CRL, il suffit alors de cocher la case. Il est possible de saisir un libellé d'exonération (par exemple : location à vie). CRL quittancée : donne accès à un menu déroulant permettant de choisir le taux de CRL quittancé au locataire. Revenus fonciers : il faut choisir, à partir du pop up le taux de déduction forfaitaire à affecter au lot. Ils peuvent être exprimés soit en valeur absolue, soit en valeur relative. En taux : exprimé par rapport au loyer annuel. En montant : il suffit simplement de saisir la part locataire et propriétaire et de définir dans le pop up de droite le taux de taxe rattaché. La zone honoraires n'a aucune incidence comptable ; elle ne sert que dans les options de courrier. Note interne Historique Onglet Syndic Zone de note libre. La clé permet de déployer l'historique des locataires du lot. Double-clic permet d'accéder à un locataire. Cet onglet affecte des rubriques utilisées dans le module Gérance. En effet, dans le module Syndic, vous gérez des lots principaux (appartement par exemple) et des lots secondaires (cave, garage, box, etc ). Cependant dans LSC, un locataire ne peut être locataire que d'un seul lot (le lot principal). Les lots secondaires ne sont pas utilisés dans le module de gestion. La régularisation des charges tient compte, si nécessaire, d'un regroupement de lots. Rattacher les lots secondaires permet d attacher à un lot principal un ensemble de lots secondaires. Après cette action, dans le module Syndic, les décomptes pourront être regroupés (en fonction de l option indiquée sur la fiche copropriétaire) et dans le module Gérance, la régularisation des provisions sur charges tient compte du groupe de lots. Les lots à regrouper doivent appartenir à une même identité, être affectés au même immeuble, être de type secondaire et ne pas avoir de casquette (autre que la casquette Syndic). Sous ces contraintes, les 2 tableaux vous permettent de grouper et dégrouper les lots. Il est également possible de visualiser les regroupements à partir de la fiche mandat, rubrique Lots associés. 145

Module Crypto Gérance Les lots groupés sont visibles : - directement dans la liste des lots - sur la page Nomenclature de la fiche Lot - dans les courriers Lors de la création d un fichier, si vous cochez la case loué au niveau de l état locatif du lot (premier onglet) il ne vous sera pas possible d affecter un lot au locataire. Il faut que l option soit mise à libre. Gestion des mutations Si le lot fait partie d'une copropriété, la mutation du module Crypto Syndic fonctionne sous contrainte : le service Syndic ne pourra saisir cette mutation sans avoir obtenu du service Gérance un mot de passe. En effet, le mandat va être annulé et il est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration de compte avant l'annulation du mandat : - apurement des comptes locataires, - calcul des honoraires, - édition du relevé de gérance, - paiement du solde, - édition de l'état récapitulatif annuel Après la mutation, deux cas de figure : Le nouveau propriétaire vous donne mandat : il suffit de renseigner la rubrique N de mandat (de l onglet gérance de la fiche lot). Le locataire deviendra, de fait, le locataire du nouveau propriétaire. A partir de cet instant, tous les encaissements locataires et tous les automatismes (honoraires, relevé de gérance) sont passés sur le nouveau propriétaire. Si le nouveau mandat devait être affecté à une autre entité que celle définie sur le mandat initial, il faudra alors faire partir le locataire et le recréer afin de l affecter également à cette nouvelle entité. Si vous devez passer des écritures sur l ancien locataire, ceci ne doit se faire que dans un journal de quittancement. Le nouveau propriétaire ne vous donne pas mandat et le locataire possède un solde à régler : il ne sera plus possible de saisir son solde en automatique. Il faut donc faire les manipulations suivantes : - effectuer le calcul des honoraires - éditer les états nécessaires à l'ancien propriétaire - créer un compte d attente (47xxxx) spécifique loyers à restituer sur mandats perdus. - créer un code fiscalité spécifique (par exemple G98) dont le lien comptable est le compte d attente. - lorsque le locataire paie, il faut porter manuellement les écritures en saisie comptable sur la fiscalité G98. Cela permet de créditer le locataire et le compte d attente. 146

Module Crypto Gérance - Il reste ensuite à passer une écriture de régularisation qui solde le compte d attente au profit du compte propriétaire, déduction faite de vos honoraires (calculés manuellement). Si le lot ne fait pas partie d une copropriété, la mutation doit fonctionner sur un mode identique (apurement des comptes locataires, calcul des honoraires, etc). Si le nouveau propriétaire ne vous donne pas mandat, il suffit d inactiver le mandat. Si le nouveau propriétaire vous donne mandat, il convient d affecter le nouveau mandat au lot, après calcul des honoraires et éditions nécessaires (relevé de gérance, récapitulatif annuel). Pour affecter le nouveau mandat, vous devez effacer le numéro de mandat (sur la page Gérance), affecter le nouveau propriétaire (en page 1 de la fiche lot) et affecter le nouveau mandat (page Gérance). Après cette opération, il n est plus possible de rééditer des documents pour l ancien propriétaire (relevé de gérance, revenus fonciers etc). Attention, vous ne devez en aucun cas créer un nouveau lot! Mandat de Gérance Les mandats sont créés à partir de la fiche lot dans l onglet spécifique au module. Le fait de choisir Mandat de Gérance dans le menu Fichier ne permet donc que la modification des mandats existants. Zone mandat Par défaut, le code entité est G001. Il n est modifiable que s il existe d autres entités (de Gérance). LSC propose la création d un numéro de compte propriétaire basé sur la racine définie en paramètre (411) suivie des sept premières lettres du nom du propriétaire. Si ce compte n existe pas, alors le curseur clignote à la fin du numéro proposé et toute action entraîne l apparition de la page de création de compte (voir module comptabilité). Il est possible d'affecter plusieurs mandats sur un même compte ou de créer un compte par mandat. C'est un choix à effectuer en fonction du mode de fonctionnement souhaité. Il faut savoir qu'il existe un paiement par compte et un relevé de gérance par compte. Le compte créé, il faut choisir un numéro de mandat, soit en l imposant à LSC, soit de manière automatique en cliquant sur la flèche orange prévue à cet effet. Le menu déroulant suivant donne accès au type de mandat. A droite, ensuite, les initiales sont celles de l'utilisateur à qui est affecté le mandat. La case ignorer ce mandat dans les déclarations permet, si elle est cochée, de ne pas sélectionner ce mandat dans les traitements automatiques (paiement, relevé de gérance, etc ). Elle est utilisée en cas de perte d un mandat. Si le nouveau propriétaire vous donne mandat, reportez vous à la partie mutation pour des compléments d informations. 147

Module Crypto Gérance La zone Durée et Echéance. L'échéance génère une alarme de renouvellement de mandat. Inactif permet de rendre un mandat inactif. Cela facilite les recherches ultérieures en différenciant les mandats actifs des autres. Si vous perdez la gestion d un mandat, il convient de procéder aux mêmes opérations que pour une mutation sans pour autant réaffecter le lot à un nouveau propriétaire. La zone Note permet tout commentaire sur le mandat. Zone honoraires LSC gère 3 taux d'honoraires et des honoraires forfaitaires. Le 1er taux d'honoraires se calcule sur les encaissements (soit sur tous crédits, soit sur les loyers seuls). L'assiette pourra être corrigée à 2 niveaux - au niveau d'un locataire précis : il est possible d'assujettir ou non chaque ligne de quittancement. Le quittancement permet de gérer l'encaissement automatique. - au niveau de la saisie comptable d'une écriture : au final, c'est cette rubrique qui sert de base au calcul des honoraires. Le taux d'honoraires est fixe pour un mandat. Il peut être exprimé en HT ou en TTC. S'il est en HT, LSC ajoutera la TVA au moment du calcul, en fonction du taux en vigueur (dans ce cas, une modification du taux de la TVA implique une modification du montant TTC d'honoraires) S'il est en TTC, au moment du calcul, LSC déduira la TVA du taux en vigueur (dans ce cas, une modification du taux de la TVA n'implique pas une modification du montant TTC d'honoraires) Le libellé des honoraires est calculé à partir du libellé de la fiscalité définie dans les paramètres. Le 2ème taux d'honoraires est utilisé pour le calcul de l'assurance locative ou garantie des loyers. Si le libellé est vide, LSC utilisera le libellé défini au niveau de la fiscalité fixée dans les paramètres. L'assiette du taux est définie en fonction des fiscalités. Chaque fiscalité étant ou non assujettie au taux 2. Ce taux 2 peut être calculé sur l'encaissement ou sur le quittancement (paramètres). 148

Module Crypto Gérance Le 3ème taux d'honoraires ne sera calculé que si un taux 2 est défini. Le principe de calcul est identique au taux 2, tant au niveau de l'assiette que de la méthodologie de calcul. Ce taux peut servir pour le calcul des vacances locataires. Zone honoraires forfaitaires LSC permet de définir des honoraires forfaitaires. S'ils sont définis, ces honoraires sont calculés en même temps que les honoraires de gestion, à condition que la date de facturation soit comprise dans la période de calcul. Ces honoraires sont indépendants des sommes encaissées et leur fréquence est à définir. Le libellé et le montant sont saisissables. Ces honoraires ne s'annulent pas avec la procédure d'annulation d'honoraires. Zone Acompte Si vous versez un acompte mensuel au propriétaire, vous définissez à ce niveau un % par rapport au loyer quittancé ou un montant. Dans la procédure de paiement, LSC ajuste le montant payé par rapport au quittancement et au solde du compte. Il est possible de ne pas plafonner l'acompte par rapport au solde. Le jour de paiement permet d'effectuer ensuite des sélections de propriétaires. 99 dans le jour permet d'autoriser, pour le propriétaire concerné, le cycle rapide (encaissement, calcul d'honoraires et paiement). La base de calcul de l acompte est définie dans les paramètres. Les acomptes peuvent être arrondis. Zone compte analytique provisions Si un compte analytique est spécifié, il sera utilisé pour l'affectation des provisions sur charges. Cette option est utile si vous souhaitez conserver les provisions sur charges. Lorsque vous activez cette option, le quittancement associé est rectifié pour marquer les lignes de quittancement (chaque ligne étant associée à une fiscalité). Avec cette option, les provisions sont conservées sur le compte du propriétaire, mais ne sont pas reversées périodiquement. Il est possible de les faire apparaître pour mémoire sur le relevé de gérance. Attention, en conservant les provisions, vous augmentez le montant de la pointe. 149

Module Crypto Gérance Lots associés Cette liste présente par immeuble, les lots associés à un mandat. Les codes de regroupement définis sur la fiche Lot sont pris en compte et la présentation graphique permet de visualiser ces regroupements. Un double-clic sur une ligne donne accès à la fiche correspondante. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au mandat. Locataire Onglet Identité et quittancement Chaque locataire est associé à un compte locataire. Le locataire est quittancé entre la date de 1er quittancement et la date d'échéance du préavis et ceci quelque soit la valeur des autres dates (date de départ, date de bail, etc ). L'écran locataire se construit progressivement La zone Identité : lien vers le fichier des identités. La zone Lot loué :? permet de présenter la liste des lots libres. L'affectation du lot prépare le quittancement par défaut. La zone Quittancement : le compte locataire est proposé en automatique avec la racine définie dans les paramètres (81) suivi des huit premières lettres du nom du locataire. Si ce compte n existe pas, alors le curseur clignote à la fin du numéro proposé et toute action entraîne l apparition de la page de création de compte. La périodicité reprend celle de la zone Info Prix de l onglet Gérance de la fiche Lot. Par défaut, le terme est à échoir et il est possible de cocher la case Terme échu. Il reste à valider la date réelle d entrée du locataire. La date de sortie se complètera d elle même lors de la réception et la prise en compte du préavis de départ. Attention, les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la date d entrée et la date de fin de préavis. Seules les lignes de quittancement permanentes bénéficient du calcul de prorata-temporis. 150

Module Crypto Gérance La zone Ligne de quittancement : la tableau est valorisé automatiquement en fonction des valeurs de la fiche lot. Il est possible d'intervenir sur le quittancement en création ou modification. Examinons le contenu d'une ligne de quittancement. Le code fiscalité possède de nombreuses fonctionnalités. Le libellé est utilisé pour les appels de loyers. Soumis à honoraires s'active en fonction du mode d'application des honoraires de la fiche mandat. Il est possible de définir la ligne comme étant provisoire (il faut alors saisir le nombre d'appels). Il ne faut pas définir plusieurs lignes de quittancement (sur le même locataire) avec le même code fiscalité, cela provoquerait des approximations dans les traitements automatiques (encaissements) Le calcul du montant du Droit de bail (ou TVA) et Taxe Additionnelle : LSC prend toujours le taux de taxe indiqué au niveau de la fiche lot. Le calcul est effectué à la création du locataire, à chaque modification du quittancement. Les modifications peuvent être manuelles ou automatiques (révision de loyer, régularisation de charges). Il y a donc un risque d'erreur si le taux est changé au niveau de la fiche lot, il ne sera remis à jour qu'au prochain calcul sur le quittancement (révision de loyer, quittancement provisoire). Si le taux indiqué sur le lot est 0 et que l'on a saisi une ligne de quittancement avec une valeur manuelle, elle ne sera pas mise à jour par LSC (c'est comme si le lien était cassé). Pour réactiver le lien, il suffit de remettre un taux au niveau de la fiche lot. Un Clic sur le total du quittancement permet de forcer le recalcul du total du quittancement. Un Clic sur le total du quittancement avec la touche Shift maintenue permet de réaffecter le quittancement par défaut (en fonction du lot). 151

Module Crypto Gérance Le bouton Alarmes Onglet Bail, révision et DG Zone Révision Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au locataire. La zone bail permet de qualifier le bail. Ces rubriques sont utiles pour la gestion des courriers et pour la gestion de l'alarme automatique d'échéance des baux. Les révisions sont gérées automatiquement par la procédure de révision des loyers. Les données indiquées à ce niveau permettent à LSC d'effectuer les calculs. Code indice : permet d insérer la dernière valeur connue de l indice INSEE appliqué au lot. Par défaut, LSC propose le dernier indice connu (tri automatique en fonction de la date de parution). Révision tous les : le chiffre "s'entend" en année(s). En fonction de la valeur saisie, LSC recalcule la date de prochaine date de révision. Date de prochaine révision est utilisée en révision de loyer pour effectuer la sélection, pour gérer les arriérés de révision et de générer l'alarme automatique sur les révisions. A partir de cette échéance, le locataire apparaîtra tous les mois dans la liste des locataires à réviser tant que la révision ne sera pas effectuée. Choisir de préférence une date de début de période de loyer (1er du mois, 1er jour du trimestre, etc ). Cependant, LSC gère les rappels de loyer en cas de révision en cours de période. Méhaignerie : Si le bail prévoit une augmentation particulière (réévaluation du loyer en cas de loyer manifestement sous-évalué ou en cas de gros travaux) en plus de la révision indicielle. Il est nécessaire de renseigner cette zone afin de bénéficier des automatismes du module Gérance lors de la procédure de révision. Après avoir saisi le montant de l'ajustement, d'autres zones sont à compléter : - à étaler sur : correspond au nombre d'années durant lesquelles la régularisation sera à étaler. - Le prochain sera le : permet de connaître le nombre de régularisations à effectuer. LSC incrémente ce compteur et les régularisations s'arrêtent d'elles mêmes lorsque le chiffre de cette zone est identique au chiffre de la zone "à étaler sur". Pour mémoire : Cette partie peut être ou non saisie. Elle se valorise automatiquement lors de la procédure de révision du loyer. 152

Module Crypto Gérance Zone Paiement Cette zone permet de déterminer le comportement à adopter dans les procédures automatiques de paiement. APL : cette boîte n'est à cocher que si vous percevez directement des sommes d une Caisse d'allocations Familiales pour le compte du locataire. Montant APL : indiquez dans cette zone le montant versé par la CAF. Cette rubrique peut être mise à jour par la procédure d'encaissement des APL. N allocataire CAF : indiquez ici le numéro d'allocataire de votre locataire donné par la CAF. Cette donnée permet de pointer le bordereau CAF. Caisse d'apl : si vous percevez des allocations de plusieurs Caisses d'allocations Familiales, indiquez celle de votre locataire. Cette rubrique permet d'effectuer des sélections dans la procédure d'encaissement des APL. Module prélèvement : le solde ou la dernière période, hors arriérés en fonction de votre choix. Le solde est borné à la date saisie dans le module de paiement. La dernière période, hors arriérés, propose, comme montant, le solde des écritures correspondant à la dernière période utilisée dans le quittancement du locataire (en fonction de la date de sélection) duquel on déduit le solde de la période précédente s'il est créditeur. La comptabilisation tient compte de ce paramètre. Pour que l'une de ces deux options de prélèvement soit prise en compte, il est nécessaire d'avoir choisi, au moment de la création du compte locataire, un mode de règlement dont le libellé commence par "PREL" (fiche Compte). Zone Dépôt de garantie LSC dispose d'un outil intégré de suivi des dépôts de garantie. Identité garant : si ce nom n'existe pas au niveau du fichier des identités, LSC propose de le créer. Cette information permet par la suite de faire des courriers à l'attention du garant. Ajouter au DG la somme de : saisir le montant du dépôt de garantie. Le DG est reversé au propriétaire : cocher la case si vous reversez le dépôt de garantie. Réajuster le DG au moment de la révision de loyer : option utile pour les baux commerciaux. Elle permet de calculer et d'appeler au locataire, un réajustement de dépôt de garantie en fonction de l indice INSEE à chaque révision. Afin de pouvoir retrouver un locataire avec le nom de son garant, vous disposez sur l écran de recherche des locataires d une zone «Nom garant». De même, pour retrouver les garants d une liste de locataires, vous disposez sur la liste de gestion des locataires d un bouton «aller à» permettant d afficher les garants associés à une sélection de locataires. 153

Module Crypto Gérance Fonctionnement du DG Total du DG porté en comptabilité : est géré automatiquement par LSC. Dans les paramètres de l'administration, nous avons défini trois comptes de racine 83 ainsi que le journal comptable des DG (cette partie est modifiable mais nous vous déconseillons de le faire). Ces comptes sont : - 830000 : compte DG à reverser (contient la totalité des DG détenus à l'agence et par les propriétaires). - 830100 : compte DG conservés à l'agence (contient le montant des DG conservés à l'agence). - 830200 : compte DG reversés aux propriétaires (contient le montant des DG reversés aux propriétaires). Lorsque vous saisissez les informations du Dépôt de garantie sur la fiche locataire, LSC les enregistre et les traite au moment de la validation de la fiche locataire en effectuant un jeu d'écritures comptable sur ces comptes 83. Explication par l'exemple : vous rentrez un DG de 5000 F conservé à l'agence. Au moment de la validation de la fiche, LSC effectue l'opération suivante : Crédit du 830000 DG à reverser et Débit du 830100. La rubrique pièce contient le N de compte locataire et permet d'effectuer le lien entre le DG et la fiche locataire. Le suivi peut se faire de trois manières distinctes : - soit directement à partir du compte locataire en cliquant sur la zone Total du DG porté en comptabilité, LSC présente le compte 83 concerné et visualise les écritures concernant le locataire (sélection effectuée par rapport à la rubrique pièce) - soit par la fonction Suivi des dépôts de garantie du menu Locataire - soit directement par la consultation des comptes (83xxxxx) par le module de comptabilité Gérance. Si vous avez coché l'option de régularisation du DG au moment de la révision, LSC créera automatiquement les lignes de réajustement du DG dans les comptes 83. Remboursement de DG : puisque les comptes de classe 83 sont comptabilisés lors de la création du locataire, il ne faudra pas oublier lors de son départ de mettre à jour ces mêmes comptes. Au niveau de la fiche locataire, dans la zone dépôt de garantie, en saisissant une somme négative dans la zone ajouter au DG la somme de. Au moment de la validation de la fiche, LSC créera des lignes inversées. Il vous reste à lettrer les comptes 83xxxxx. Définissez le compte 83xxxx comme étant à lettrer par numéro de pièce et l opération de lettrage pourra être automatisée. 154

Module Crypto Gérance Précaution importante Cette gestion de DG ne concerne que la position des comptes DG et non les mouvements de fonds générés par l'encaissement des DG. Il est indispensable de constater comptablement l'encaissement du DG (compte 165xxx ou compte propriétaire, par la banque). L'encaissement de DG peut être automatisé par le quittancement. Dans ce cas, il faut créer une ligne de quittancement provisoire associée à la fiscalité DG (conservé à l'agence ou reversé au propriétaire en fonction de vos besoins). L'appel de loyer rendra le locataire débiteur du DG. Onglet Divers Présente un ensemble de rubriques informatives sur le locataire. La zone Divers : il suffit de cocher toutes les pièces justificatives reçues du locataire. Les libellés des cases à cocher sont modifiables dans le paramétrage de LSC Salaire mensuel : si le montant du salaire est inférieur à quatre fois le quittancement (valeur non modifiable), LSC renvoie une alerte qui n a pour simple but que d informer l utilisateur. La date de validité d attestation d assurance génère une alarme automatique pour son renouvellement. La zone Notes permet d'intégrer des valeurs personnelles. La zone Départ du locataire : elle se complète automatiquement à partir des cycles préavis et départ. Toutefois, vous pouvez modifier directement sur cette page les informations sous réserve de posséder les autorisations nécessaires. Nouvelle adresse : permet ensuite d'automatiser l'envoi d'un courrier à l'administration fiscale. Ne pas oublier de modifier par la suite l adresse indiquée au niveau de la fiche Identité afin de pouvoir lui adresser des courriers par la suite (remboursement du DG, régularisation de charges, etc). Onglet Compte Permet la consultation de compte. Onglet Appel direct Permet d'effectuer le premier appel de loyer du locataire. Cette option est utilisée pour la création en cours de période. Le cycle appel de loyer détaille le fonctionnement. 155

Module Crypto Gérance Onglet Compteurs Permet de saisir une consommation par rapport à des compteurs. Cette consommation est utilisée dans l'option de régularisation des charges locatives. Préparer une nouvelle saisie : en cliquant sur cette zone, LSC affiche les informations nécessaires à une saisie de consommation. Pour que des lignes apparaissent, il est nécessaire qu'il existe une ou plusieurs clés de type spécial définies en page 3 de la fiche immeuble. Le principe est de rentrer le nouvel index de consommation (et l'ancien si celui ci n'a pas encore été saisi) et LSC calcule alors la consommation (nouvel index - ancien index). LSC gère à ce niveau le regroupement des lots. Imprimer récapitulatif immeuble des consommations des locataires de l'immeuble. Attention : les consommations locatives sont différentes des consommations des copropriétaires et aucun lien (sauf les N de compteur) n'existe entre les 2 modules. Indice INSEE Le fichier indice contient les indices nécessaires à l'indexation des loyers. Il doit donc être mis à jour régulièrement à chaque parution d'un nouvel indice. Code indice : LSC propose la codification suivante : l'année à deux chiffres + le trimestre et une lettre pour différencier les indices moyens des indices trimestriels. Ainsi, le 1er trimestre 2003 donne : 031M pour l'indice moyen et 031T pour l'indice trimestriel. Libellé de l'indice. Exemple : 1er trimestre 2003. Valeur : saisir la valeur (avec deux décimales) de l'indice. Date de parution : saisir la date de sortie officielle de l'indice. Permet à LSC de proposer automatiquement le dernier indice paru. Indice augmenté par %: cette boîte à cocher permet de gérer des indices spécifiques pour des loyers augmentés en pourcentage au moment de la procédure de révision (Loi 48, indices de fermage, etc ). Dans ce cas, mettre 100 dans la valeur. Comptabilité gérance Cette option chaîne sur le module de comptabilité de gérance. L'ouverture des comptes de gérance présente la particularité de nécessiter 2 ouvertures : comptes propriétaires (et autres comptes) et comptes locataires. 156

Module Crypto Gérance Balance d'ouverture comptable L'ouverture d'une comptabilité nécessite une certaine méthodologie et passe par la création d'une balance d'ouverture équilibrée. Cette balance peut être saisie manuellement ou par import (voir la norme dans les annexes). Balance d'ouverture des locataires La balance d'ouverture traditionnelle (solde au dernier jour de l'exercice précédent) est insuffisante. En effet, les dettes locataires sont à éclater par fiscalité (loyer, provisions sur charges, taxes, etc ) pour permettre de bénéficier des automatismes de LSC (honoraires, régularisations de charges, etc ). La balance locataire doit être injectée dans le journal du quittancement. 157

Module Crypto Gérance Cycle Locataire Révision de loyer Le module Gérance gère : - Les révisions indicielles : indices INSEE ou autres. - Les révisions de type "Méhaignerie". - Les révisions en pourcentage : loi 1948, indices de fermage, ou autres (emplacements de stationnement de 5 % par exemple). - Les révisions en fonction du type des codes fiscalités. L'écran de révision La révision de loyer réajuste de manière automatique les loyers "révisables" à échéance et enchaîne directement sur l'édition des avis de révision. En fonction des paramètres définis au niveau de la fiche locataire (onglet bail, révision, DG), LSC gère les régularisations de loyer, de droit bail, de TVA (avec ou sans TVA sur charges), de taxe additionnelle, de dépôt de garantie avec un calcul complet au prorata-temporis et du nombre d'appel en retard que ce soit à terme échu ou à échoir. Les régularisations éventuelles sont portées au niveau du quittancement du locataire (onglet identité et quittancement) en code provisoire (avec le code honoraires défini au niveau de la fiche mandat de gérance). Ces régularisations seront appelées lors du prochain appel. Il est possible de spécifier dans les paramètres de l'administration le niveau d'arrondi des révisions, l'ajustement s'effectuant sur les provisions sur charges lors de la procédure de révision. Révision en date du : par défaut, la date du jour est proposée. Il faut indiquer la date désirée de révision puis tabuler et LSC affiche alors les locataires "révisables". Qui sont à l'indice : on ne peut réviser que des locataires ayant le même indice de départ, la révision s'effectue par salve. Il faut sélectionner un indice de départ de manière à ce que LSC fasse un tri des locataires ayant cet indice et les affiche. Deux moyens sont possibles : 158

Module Crypto Gérance - Saisir directement dans la zone prévue à cet effet, le code de l'indice puis tabuler. - Cliquer sur un des locataires présents dans la liste puis cliquer sur le bouton "afficher les réponses". Les réviser pour les passer à l'indice : saisir l'indice d'arrivée (exemple : si vous avez rentré un indice de départ 983M, il faut saisir un indice d'arrivée 993M). Exclure : n'est visible que lorsqu'un locataire est sélectionné. Permet de le retirer de la liste. Exclure ceux.: permet d'exclure des locataires dont l'échéance du bail est proche. Il suffit de saisir la date et cliquer sur exclure. Imprimer la liste des locataires présents à l'écran. Avec la touche Shift maintenue, vous obtenez une impression de la liste des comptes. Chercher : pour faire une recherche plus restrictive de locataires. Réviser : cette option n'apparaît qu'une fois l'indice d'arrivée saisi. Permet de lancer la procédure de révision. Après le traitement, la liste est affichée avec les locataires révisés (mais le "Nombre de réponses" est mis à 0). Il est possible d imprimer la liste des révisés'. Après la procédure, LSC affiche directement à l'écran le résultat de son calcul avec le nouveau quittancement. Annuler le traitement : option visible qu'une fois la procédure de révision effectuée. Permet d'annuler la révision lancée précédemment. Imprimer les courriers : option visible qu'après révision. En cliquant sur ce bouton, vous validez la révision et LSC enchaîne sur l'impression des courriers. Comme pour tous les chaînages automatiques, l'édition des avis de révision n'est pas obligatoire à cet instant. Le fait d'annuler l'impression des courriers n'annule en rien la révision faite. Pendant la procédure de révision, LSC peut émettre un ou plusieurs bips. Chaque bip correspond à une fiche locataire verrouillée (par un autre poste ou écran) qui n a pas pu être révisée et une alerte en fin de traitement le signale. La touche Esc annule (sur option) tout le traitement (on peut sortir aussi avec le bouton annuler). Le quittancement provisoire n est pas réévalué. 159

Module Crypto Gérance Si l on demande d ajuster les provisions pour avoir un quittancement exact et que taxes sur provisions sont définies sur le lot... LSC ne fait pas l ajustement. Si l on demande "Méhaignerie" et que le quittancement ne possède pas de ligne de loyer, il n'y a pas de calcul "Méhaignerie". Préparation du quittancement Permet de définir un quittancement provisoire et spécifique sur une sélection ou tout le fichier locataire en sus du quittancement habituel. On arrive tout d abord sur la fenêtre Recherche Locataire qui permet de sélectionner les loyers susceptibles d être appelés. A partir de là, il suffit de traiter tout ou partie de la liste. Code fiscalité attribué à la future ligne de quittancement du ou des locataire(s). Montant par défaut de la ou des ligne(s). Cette case n'est à remplir que si la somme est la même pour tous les locataires sélectionnés. Si ce n'est pas le cas, ne rien mettre à ce niveau. Après validation, apparaît alors la fenêtre Préparation quittancement où il est possible de sélectionner une seule ligne afin de la modifier manuellement ou de l exclure tout simplement. Il ne reste plus qu à valider ces changements afin qu ils soient pris en compte lors du prochain appel de loyer. Suivi du quittancement C est l opération réciproque de la commande Préparation du quittancement. En effet, vous passez par la fenêtre de recherche de code fiscalité pour pouvoir supprimer en masse les lignes de quittancement qui ne conviennent pas. Cette option permet également de supprimer en masse un quittancement provisoire ou d'effectuer des états d'analyse sur le quittancement. Appel de loyers L'appel de loyer consiste à débiter les locataires (compte 81XXX) et à créditer le compte 820000 (centralisation du quittancement). Par défaut, le journal correspondant est celui du quittancement et la période, celle en cours. 160

Module Crypto Gérance Après validation, apparaît la liste de tous les locataires, sans distinction aucune. Traitez la totalité des loyers ou simplement une sélection, si vous l avez définie (par le bouton Chercher). Il vous est donc possible de fractionner vos appels et ainsi de n appeler que certains loyers à une certaine date et le reste plus tard. Le bouton chercher permet de faire des recherches sur des locataires par rapport à des périodes : - Avec des appels sur la période : permet de saisir une période et d'avoir la liste des locataires pour lesquels l'appel a déjà été fait. - Sans appel sur la période : permet d'obtenir la liste des locataires qui n'ont pas eu d'appel de loyer sur la période sélectionnée. - Avec des encaissements sur la période : affiche les locataires ayant eu des encaissements affectés à la période sélectionnée. - Sans encaissements sur la période : locataires sans encaissements saisis sur la période sélectionnée. - Avec du quittancement provisoire : affiche les locataires pour lesquels vous avez défini des lignes de quittancements provisoires. LSC propose deux écrans de création de courriers (termes à échoir et termes échus). La validation de ces écrans génère les avis d échéance sous forme de courrier, puis les classe sous forme d événements d où ils pourront être imprimés en masse. L'annulation de ces écrans annule la création des courriers mais conserve les écritures d'appels de loyer. Les écritures d'appel de loyer sont accessibles en comptabilité sur le journal du quittancement. Le cycle appel de loyer concerne tous les locataires présents et les locataires partis pour le quittancement provisoire (régularisations de charges). Au moment de l appel de loyer, LSC appelle le quittancement ordinaire ET le quittancement provisoire. Dans certains cas, vous pouvez être amenés à n appeler que le quittancement provisoire 161

Module Crypto Gérance (par exemple, après la saisie de la taxe d ordure ménagère) et cela sans attendre le prochain quittancement. Dans cette optique, il est nécessaire de créer un journal de quittancement spécifique dont le code commence par QP. En choisissant ce journal, vous pouvez également choisir la date d imputation en comptabilité. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que nécessaire à partir du moment où vous avez plusieurs journaux QP (QP1, QP2..). Il vous faudra alors faire le premier appel «provisoire» sur QP1, le second sur QP2 et ainsi de suite Attention : Si vous définissez un quittancement provisoire à effectuer 3 fois, et que vous effectuez 3 appels de loyer sur la même période sur 3 journaux différents, le locataire sera débité 3 fois sur la même période. Avis d échéance et Quittance Cette option permet d éditer sur des feuilles pré-imprimées (commercialisées par Crypto) une quittance, un avis d échéance et un coupon réponse. L écran de configuration d impression de ces pré-imprimés propose divers paramètres d éditions. - Période à traiter : c est la période pour laquelle vous souhaitez éditer l avis d échéance ; la quittance s éditant sur la période précédente (calculée en fonction de la périodicité du locataire). - Présenter tous les locataires : permet de présenter tous les locataires ; ceci permet par exemple d éditer une quittance pour un locataire parti. - Ville d édition : par défaut, c est la ville renseignée sur l onglet variables courriers des paramètres qui est indiquée ici ; ce champ est modifiable. 162

Module Crypto Gérance - Date d édition : par défaut, la date du jour est affichée ; cette rubrique est modifiable. - Note pour coupon réponse : permet d inclure un note sur le coupon réponse. Cette note est limitée à 255 caractères. - Ne pas présenter les périodes suivantes : permet de ne pas avoir la mention des appels ou des règlements postérieurs à la période d édition. - Marge gauche / Marge haute : permet de compenser le décalage éventuel de votre imprimante ; vous pouvez indiquer ces décalages en cm ou en pixels avec des dimensions positives ou négatives. Une fois cet écran validé, une liste de sélection des locataires à traiter est présentée. Un rapport d anomalie sera édité à la suite de ce traitement. Il présente notamment les locataires pour lesquels l avis d échéance ou la quittance est nulle. Le bac d impression utilisé pour l impression de ces pré-imprimés est le bac d impression défini par défaut au niveau des propriétés de votre imprimante. N oubliez pas de changer ce paramètre avant et après l impression de vos avis d échéances-quittances. Les documents sont imprimés dans l ordre croissant des numéros de compte locataires. Un modèle d impression commenté est disponible sur le CD. Pour les entités de type SCI, l adresse expéditeur est valorisée avec la zone «Désignation» de la fiche. Journal du quittancement Document papier reflétant le détail des loyers appelés. La liste (par ordre alphabétique) des locataires est divisée en deux avec tout d abord les loyers dont le terme est à échoir puis ceux dont le terme est échu. Chaque ligne est, de plus, éclatée afin de distinguer le loyer des provisions sur charges, du droit au bail, etc Après une clôture d exercice, le solde précédent est reporté au premier jour de l exercice. De fait, la colonne solde précédent est à 0. Quittancement par propriétaire Document papier reflétant, par propriétaire ou par immeuble le détail des loyers appelés. Même état que le journal de quittancement avec un tri par propriétaire (ou par immeuble). La distinction entre terme échu ou à échoir ne se fait plus, la sélection portant uniquement sur les écritures de la période. 163

Module Crypto Gérance Le code journal permet de sélectionner uniquement un journal de quittancement ou tous les journaux (en laissant le code à vide). L option «présenter le détail des locataires» permet de présenter ou non le détail des locataires. L option «sans solde précédent» permet de ne pas tenir compte du solde précédent des locataires. Bordereau assurance locative Document papier, à destination de la compagnie d'assurance, permettant de justifier le calcul de la prime versée. Ce sont les codes fiscalités qui définissent l'assujettissement ou non aux taux 2 et 3 de l'assurance locative. 164

Module Crypto Gérance Sélection des écritures : Différents critères vous permettent de sélectionner les écritures assujetties à prendre en compte dans le calcul du bordereau : Code entité : permet de sélectionner l'entité sur laquelle le calcul de la prime doit s'effectuer. Code journal : permet de sélectionner le journal à prendre en compte. Si cette case n est pas renseignée, toutes les écritures passées sur les journaux de type quittancement seront prises en compte. Période du.au. : période de paiement de la prime. LSC prend toutes les écritures concernées par le calcul entre ces bornes de dates. Sélection des mandats : Avec Taux 2 ou 3, Ayant Taux 2 ou 3 = : permet de sélectionner les mandats dont le taux 2 ou le taux 3 est renseigné ou ayant un Taux 2 ou un Taux 3 égal à la valeur saisie ici. Libellé contient : permet d'effectuer la sélection des mandats en fonction du libellé porté dans le taux 2 (ou le taux 3 en fonction du taux à prendre en compte) de la fiche mandat.? permet d'obtenir tous les mandats dont le libellé n'est pas vide. Taux à prendre en compte : taux 2 ou taux fixe et taux 3 ou taux fixe. Les taux 2 et 3 font référence aux 2ème et 3ème lignes d'honoraires de la fiche mandat de gérance. Calcul du bordereau : Taux du mandat ou Taux fixe : permet de choisir le taux de calcul du bordereau ; si vous cochez «Taux du mandat», le bordereau sera calculé avec le taux saisi sur le mandat. Si vous cochez «taux fixe» le bordereau sera calculé avec le taux saisi ici. Réf contrat : elle est imprimée en en-tête des états et mémorisée d une impression sur l autre. Enregistrement des préavis Cette commande est à utiliser dès la réception d un préavis. Il suffit de sélectionner un ou plusieurs locataires. Le traitement présente la fenêtre Enregistrement des préavis, d'où il est possible de modifier manuellement chaque ligne afin de saisir de manière effective la date de réception du courrier. La saisie du motif du préavis entraîne la valorisation des dates de réception et d échéance ainsi que de libération qu il ne sera pas rare de devoir modifier pour coïncider avec une fin de mois et le départ réel du locataire. La date effective du départ n est pas à renseigner tout de suite. Elle sera validée dans la procédure de validation des départs. La validation des modifications lance la création de courrier de type Préavis, qui génère des événements associés qu il est possible d imprimer en masse. 165

Module Crypto Gérance Sur le tableau, il est possible de modifier directement le futur loyer du lot (en cliquant sur la flèche, il propose le loyer du locataire). L action de zoom permet d accéder à la fiche lot (à condition d'effectuer cette manipulation avant toute autre saisie, ensuite ce n'est plus possible). On peut double cliquer sur une ligne tant que l on pas modifié une seule valeur de la ligne (donne accès à la fiche locataire). Ensuite ce n'est plus possible. La saisie du motif calcule par défaut les rubriques dates. La date de libération correspond à la rubrique Libérable le de la fiche lot. La date de libération du lot n est saisissable que si le lot est libérable. La flèche de départ permet de valoriser la date de départ avec la valeur de la date de libération. En maintenant la touche Shift, on obtient la date du jour. Attention, on ne mémorise jamais, sur la fiche lot, le locataire actuel et il peut (si nécessaire) y avoir plusieurs locataires en même temps sur un même lot. Donc, LSC respecte les règles suivantes pour modifier l'état du lot : 1) en saisie de la date de fin de préavis, si le lot est loué -> on passe le lot à Libérable avec la date libération libre -> on suppose que l état a été forcé à libre, donc rien libérable -> mise à jour la date de libération 2) en saisie de la date de départ, si le lot est loué -> on suppose que le lot a été reloué libre -> on suppose que l état a été forcé à libre, donc rien libérable -> on le passe à libre 3) en saisie de la date de libération loué ou libre : rien (et un BEEP) libérable : mise à jour de la date 166

Module Crypto Gérance Validation des départs Cette option propose une fenêtre de validation des départs qui est similaire à la fenêtre d'enregistrement des préavis. C est, en fait, la continuité de l action précédente. Cette fois-ci, seuls les locataires référencés à partir de l enregistrement des préavis apparaissent. Il ne reste qu à prendre en compte la date effective du départ lorsque le locataire a définitivement quitté le lot. Un Clic sur la flèche orange de la colonne Date effective du départ, remet à zéro la date de libération pour valider celle du départ. Suivi des dépôts de garantie Cette option conduit à l'impression d'un état reflétant les informations sur les dépôts de garantie enregistrées sur la fiche locataire, sur l'onglet bail, révision, DG. Cet état présente un récapitulatif des dépôts de garantie conservés par l agence (compte 830100) aussi bien que ceux reversés aux propriétaires (compte 830200) avec un sous total par compte et un total général de ces deux comptes. Seules les écritures non pointées sont présentées dans l état. Il donne également pour information le solde des comptes de racine 165XXX, soit tous les dépôts de garantie que vous avez saisis et conservés. Régularisation des charges La régularisation de charges consiste à : - Déterminer au niveau de chaque lot, le montant réel des charges locatives sur une période donnée. - Rapprocher la quote-part due par le locataire (calculée en fonction de son temps d'occupation) avec les provisions appelées. - Générer la régularisation correspondante qui sera quittancée au locataire. - Réajuster ses futures provisions. Les parts récupérables peuvent être obtenues de différentes manières : Saisie en liste directement sur la page 4 (onglet charges récupérables) de la fiche immeuble. Injection automatique depuis le module Syndic. Obtention automatique de quote-parts en fonction des dépenses saisies en comptabilité. Toutefois, certaines contraintes existent pour ces traitements et elles font l'objet d'une étude plus approfondie dans les paragraphes suivants. 167

Module Crypto Gérance Le paramétrage de LSC Avant toute chose, il est indispensable de définir des clés de répartition. A partir de ces clés, LSC génère un tableau accessible à partir de la page 4 de la fiche immeuble : onglet charges récupérables. Sur cette page, il suffit de préciser sur chacune des lignes, le code fiscalité qui lui est associé. Cela permet de créer 'un lien' avec les codes fiscalités utilisés pour le quittancement des locataires. Pour détailler les dépenses sur le décompte locataire, vous pouvez créer autant de clés que vous le souhaitez. Attention : pour que ce lien existe, il faut que les codes fiscalités associés soient de type 'provisions sur charges'. En règle générale, le lien utilisé est 30 provisions sur charges, sauf si vous quittancez différentes catégories de provisions. Si vous possédez le module Syndic, et que vous gérez aussi ces lots dans le module Gérance, les clés sont créées à partir du module Syndic. Gestion des lots isolés : il faut envisager 2 cas de figure. - Soit vous utilisez le menu spécifique de gestion des lots isolés. - Soit vous ne gérez qu'un seul lot. Il suffit de créer alors au minimum une clé avec la valeur 1 dans les tantièmes du lot. Lorsque vous saisirez les quote-parts de ce(s) lot(s) à partir du décompte envoyé par le Syndic, il vous suffira alors de rentrer les montants récupérables sur l'immeuble et non sur le ou les lots. Cela vous évitera de nombreux calculs car LSC effectuera automatiquement le calcul de répartition. La saisie des parts récupérables Nous allons détailler les 3 solutions pour saisir les parts récupérables. Vous êtes syndic de l'immeuble : lorsque vous effectuez une répartition des charges (annuelle ou trimestrielle), LSC rapatrie les quote-parts sur la page 4 de la fiche immeuble, vous n'avez donc aucune saisie à effectuer. Il est nécessaire qu un budget ORD soit défini dans le module Syndic. La saisie manuelle en liste : elle consiste à saisir manuellement sur les lignes de l'onglet charges récupérables de la fiche immeuble, les montants récupérables. Si l'immeuble est géré par un syndic, cela peut être fait à l'aide du décompte de charges. S'il n'y en a pas, c'est alors à vous de calculer les quote-parts et à les saisir. Obtention automatique de quote-parts en fonction des dépenses saisies en comptabilité : cette option n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de l'option de répartition des charges. Cette option calcule automatiquement, en fonction des dépenses saisies en comptabilité, le montant des charges récupérables. Ce module est destiné à la gestion d'immeubles entiers appartenant à un seul propriétaire. Pour que ce traitement soit actif, il suffit de cocher la boîte global sur la fiche immeuble, onglet charges récupérables. Dès cette boîte cochée, les 168

Module Crypto Gérance totaux sont calculés en fonction des écritures comptables au moment du calcul de la régularisation. Les écritures prises en compte sont celles portant sur la période de répartition et affectées à une clé de répartition. Cette boîte à cocher n'est pas visible si vous ne possédez pas l'option de répartition des charges. La régularisation Les répartitions sont mémorisées à ce niveau. Il vous appartient de supprimer les fiches anciennes ; LSC n'effectue aucune opération de suppression de répartitions. Nouvelle : ce bouton permet de lancer un nouveau calcul de répartition. Tous les calculs sont effectués à partir de la page 4 de la fiche Immeuble. Le code journal est positionné sur QT et la période de répartition provient de la fiche immeuble. A ce stade, LSC a pour chaque locataire : - calculé son décompte de charges. - calculé les provisions appelées sur la période. - calculé les charges réelles sur la période. - vérifié sur les fiches locataires les lignes de quittancement éventuelles pour les fiscalités qui n étaient pas quittancées et qui sont régularisées. Validation des régularisations : cet écran demande de confirmer le traitement des locataires partis ou en préavis : cette option permet d'ignorer les locataires partis ou de définir un seuil de régularisation en deçà duquel les locataires partis doivent être ignorés. Les locataires apparaissent en liste et vous pouvez intervenir sur cette liste. Après validation, la date de traitement est valorisée. Imprimer les décomptes : il s'agit du même décompte que celui du module Syndic mais sans option d'impression. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres, il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état. Un tableau de répartition et un état des dépenses disponibles dès qu'une ligne du tableau est sélectionnée. (Ces options ne sont disponibles que si vous possédez le module de répartition des charges). Supprimer la (les) ligne(s) de régularisations de charges. La suppression d une répartition, n influence pas le prochain quittancement et donc ne permet pas de faire un retour en arrière. Une option permet de supprimer en masse le quittancement. 169

Module Crypto Gérance A savoir Gestion des compteurs : les compteurs sont créés sur une clé de répartition de type «S» et la consommation est saisie sur l écran «consommations locatives». Cet écran s obtient en double-cliquant sur la clé «compteurs» que vous souhaitez modifier. Vous obtiendrez l écran suivant : Le bouton «préparer une nouvelle saisie» permet d afficher les locataires présents sur la période de saisie. Pour saisir les consommations d un locataire, sélectionnez-le dans la liste et saisissez le nouvel index de son compteur dans la ligne de saisie (en haut de l écran). Sur cette ligne de saisie, vous pouvez aussi saisir directement la consommation et un ancien index (il vous suffit de cliquer dans la zone que vous souhaitez modifier). Le cadre «Récapitulatif Immeuble» donne des informations relatives à la dernière répartition «syndic». Le cadre «A répartir sur les lots en gestion» vous informe sur la régularisation locative courante. C est à ce niveau que vous choisissez le mode de calcul de la quote-part locataire dans le cas où vous êtes syndic de l immeuble : - Utiliser le prix de la dernière répartition : la consommation de chaque locataire sera multipliée par le prix unitaire de la dernière répartition «syndic». - Injecter le montant de la dernière répartition : pour les lots gérés par votre cabinet, la quote-part récupérable de la dernière répartition «syndic» est répartie en fonction des consommations saisies ici. - Saisir un prix unitaire : vous saisissez ici un prix unitaire qui sera multiplié par la consommation de chaque locataire. 170

Module Crypto Gérance - Saisir un montant : permet de saisir un montant à répartir en fonction des consommations saisies. Ces compteurs locatifs sont différents des compteurs copropriétaires. Si vous gérez l immeuble en gestion complète, la répartition par compteurs prendra en compte le total des écritures saisies faisant référence à ce compteur. Prorata temporis : chaque clé possède un code prorata temporis. Ce code s'applique à la régularisation locative. Les mutations locataires sur la période sont estimées en fonction des dates premier quittancement et des dates de fin préavis. La régularisation des charges est portée sur le prochain quittancement et non sur le compte. Pour ne pas fausser la prochaine régularisation de charges, elle est générée sur la fiscalité 5P (qui n est pas de type provisions!). Le calcul du montant des charges tient compte des écritures sur la période (y compris les écritures archivées). La régularisation de charges tient compte des codes de regroupement. Régularisation des lots isolés La régularisation des lots isolés est un moyen simple d effectuer la régularisation des lots. Il évite de saisir la quote-part des lots dans les clés de répartition et son principe est le suivant : vous injectez pour chaque lot, le montant des charges récupérables sur la période, LSC calcule le prorata de chaque locataire et en fonction des appels réalisés, génère une régularisation. Code du lot :? permet de présenter les lots, associés à un mandat de Gérance, n appartenant pas à un immeuble en gestion complète.?? permet d afficher tous les lots, associés à un mandat de Gérance. La période est à saisir. LSC affiche le nombre de locataires présents sur cette période. Le montant des charges récupérables est à saisir 171

Module Crypto Gérance Le code fiscalité associé est proposé. Il est modifiable. Il permet à LSC d évaluer le montant des provisions appelées sur la période (écritures de quittancement associées à la fiscalité choisie). Le seuil minimum de régularisation des locataires partis est à renseigner, si nécessaire. Après validation, le tableau des locataires concernés est présenté. Il permet de modifier les calculs effectués par LSC, notamment le montant des futures provisions. En validant ce tableau, LSC chaîne sur le module courrier (en sélectionnant le modèle Avis régularisation) qui permet l édition d un avis aux locataires. Ce modèle fait appel à 4 nouvelles variables disponibles par Shift 2 Clics maintenus : ChargesAppelées, ChargesRéelles, ChargesFutures et ChargesAjustement. Pour que ces variables soient correctement valorisées, il est indispensable que le type de courrier fasse appel : - soit à la fonction Vliste(10) : qui présente le tableau du quittancement - soit à la fonction Vliste(12) : qui valorise les variables, mais n affiche pas de tableau. Conséquences du traitement Le quittancement du locataire est mis à jour (montant de la régularisation et ajustement). Si ce traitement est exécuté plusieurs fois : - Avant génération du quittancement : LSC met à jour automatiquement la fiche locataire. - Après génération du quittancement : la régularisation est générée 2 fois sur le compte du locataire! 172

Module Crypto Gérance Cycle Propriétaire Calcul d honoraires Ce cycle calcule tous les honoraires de gestion, les honoraires 2 et 3 et les honoraires forfaitaires. Le calcul est effectué en fonction des données indiquées sur le mandat, les paramètres généraux et de la saisie des écritures comptables. Il peut être établi sur la périodicité de paiement ou sur la périodicité des extraits. Le fonctionnement Quand : il est nécessaire de lancer la procédure de calcul des honoraires à la fin de chaque mois (paiement mensuel) ou de chaque trimestre (paiement trimestriel). Une option permet également d'effectuer un calcul à chaque encaissement. Le calcul : LSC présente la liste des propriétaires dont la périodicité de paiement est compatible avec le mois considéré. Il est possible d'effectuer une sélection manuelle. Le calcul des honoraires s'effectue sur toutes les écritures assujetties aux honoraires, et dont les dates sont comprises entre le 1er jour et le dernier jour de la période sélectionnée. LSC génère une ligne d'honoraires par mandat de gestion et par immeuble (en regroupant les différents lots d'un même immeuble) et complète éventuellement par une 2ème, 3ème et/ou 4ème ligne (assurance locative, service plus, honoraires forfaitaires). Les honoraires 2 et 3 seront calculés soit sur les encaissements, soit sur le quittancement en fonction des paramètres de l'administration. Si aucun journal comptable n'est de type honoraires ou si les paramètres généraux ne sont pas définis, le calcul ne pourra être lancé. Conséquences : les écritures comptables ayant servi au calcul des honoraires sont marquées par une référence interne et LSC génère les écritures d'honoraires sur le journal d'honoraires au dernier jour de la période concernée par le calcul. La TVA peut être mentionnée sur une ligne séparée. Les modifications éventuelles : les honoraires calculés étant dans le journal HO (par défaut), il est possible d'intervenir manuellement sur ces écritures pour modifier les résultats du calcul automatique. Attention, le fait de supprimer manuellement les écritures d'un journal ne permet pas de relancer un calcul d'honoraires. Utilisez la procédure annulation d'honoraires. 173

Module Crypto Gérance Honoraires à calculer Permet d'obtenir la liste des écritures soumises à honoraires et pour lesquelles le calcul n'a pas été effectué. Cette option peut être utile lorsque vous avez déjà lancé un calcul d'honoraires pour la période en cours et que d'autres écritures ont été saisies sur cette même période. Annulation calcul honoraires Cette option permet de supprimer, pour une sélection de propriétaires (ou tous si nécessaire) et sur une période déterminée, un calcul d'honoraires déjà effectué. Cela peut être utile lorsque, par exemple, des honoraires ont été indûment calculés sur certaines écritures (ou, au contraire, n'ont pas été calculés). L'annulation d'un calcul d'honoraires supprime le journal d'honoraires et démarque les écritures ayant servies de base de calcul. Après l'annulation, il est possible de relancer un calcul d'honoraires. Les écritures d'honoraires forfaitaires (et les écritures manuelles) ne sont jamais supprimées. Éditer préparation des relevés de gérance L'objectif de cet état est d'obtenir un récapitulatif préparatoire avant le paiement des propriétaires. Il présente une ligne par propriétaire et les colonnes suivantes : - Pour mémoire : si vous conservez les provisions sur charges par exemple, la somme détenue est indiquée ici. - Solde précédent : en fonction de la période. - Mouvements immeuble : correspond à toutes les écritures passées sur le compte du propriétaire rattachées à un immeuble. - Mouvements sans immeuble : écritures non rattachées à un immeuble. - A payer : montant à verser à votre propriétaire. En bas de l'état, vous avez une zone Cumul des montants à payer, LSC ne tient compte que des sommes supérieures à 0 afin que vous puissiez déterminer le montant total des sommes à verser aux propriétaires. Après la sélection de période, LSC permet d'effectuer une sélection de propriétaires. Pour effectuer une sélection manuelle de dates, maintenez la touche Shift maintenue en sélectionnant le menu. 174

Module Crypto Gérance Paiement des propriétaires Cette procédure permet de régler les acomptes et/ou autres montants dus aux propriétaires. Il va permettre la génération des écritures comptables associées, du fichier de virements, des lettres-chèques et des pièces justificatives nécessaires. Après avoir sélectionné la période, LSC chaîne sur le module de paiement. Le cycle de paiement est chaîné sur l'édition des relevés de gérance. Pour ne plus voir apparaître, dans le module de paiement, un propriétaire dont vous n avez plus en charge le mandat, il vous faut changer la racine de son compte. Relevé de gérance Le relevé de gérance permet d'effectuer l'édition de fin de période destinée aux propriétaires. Le relevé de gérance est construit en différentes parties : - un tableau par immeuble qui présente d'abord les écritures par lot et ensuite les écritures de l'immeuble non affectées au lot. - un tableau récapitulatif qui présente une ligne par immeuble et les écritures non affectées à un immeuble. Différents paramètres influencent le choix et la présentation du relevé de gérance. L'utilisation des fiscalités et des codes analytiques influence le contenu du relevé de gérance. Après la sélection de période, LSC permet d'effectuer une sélection de propriétaires. Pour effectuer une sélection manuelle de dates, maintenez la touche Shift maintenue en sélectionnant le menu. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres, il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état. Le format utilisé est celui défini dans les paramètres (type 1, 2, 3 ou 4). Relevé de gérance international : il est possible d ajouter des compléments de libellé à certains intitulés du Relevé de gérance grâce à des rubriques paramétrables. 175

Module Crypto Gérance Rapport comptable Etat permettant d'obtenir le récapitulatif des totaux par lot et par code fiscalité avec les colonnes suivantes : - quittancement : correspond à ce qui a été quittancé sur le lot - compta lot : correspond aux écritures comptables saisies sur le lot - compta NA (qui signifie Non affecté) : écritures comptables saisies non affectées à un lot. Cet état peut, sur option, présenter une colonne Dont TVA et avec ou sans le détail des lots. Après la sélection de dates, LSC permet d'effectuer une sélection de propriétaires. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres, il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état. Récapitulatif annuel Etat structuré comme le relevé de gérance, mais ne présentant que les totaux par fiscalité. Le libellé de la fiscalité peut-être remplacé par un libellé spécifique pour cet état (revenus fonciers) défini au niveau de la nature. Cet état présente des informations annexes si la nature est paramétrée comme telle ou si l'écriture comprend le symbole * dans le code de banque. Après la sélection de dates, LSC permet d'effectuer une sélection de propriétaires. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres. Il est possible de ne pas imprimer le titre de l état. 176

Module Crypto Gérance Revenus fonciers L édition des revenus fonciers fonctionne suivant un canevas identique aux états paramétrables. Les codes actions sont spécifiques à l activité de Gérance. Chaque ligne décrit une action par rapport à un ou plusieurs codes fiscalités. Il est possible d effectuer des sous-totaux et un code action permet d appliquer un taux d abattement en fonction de la valeur indiquée sur la fiche lot. Lorsque l état est paramétré (le service hotline peut vous fournir un paramétrage adapté à chaque année fiscale), l utilisation consiste à sélectionner une borne de dates, LSC présente la liste des propriétaires actifs (avec des lots correspondants à des mandats actifs (pour lesquels la boîte à cocher «ignorer dans les déclarations» n est pas cochée). Attention, la déclaration est établie par identité, par immeuble. Même si vous avez créé plusieurs comptes sur une même identité, les déclarations sont regroupées. Une option permet cependant d effectuer une édition par compte. Le taux d abattement indiqué au niveau du lot est pris en compte dans la déclaration. La catégorie fiscale du lot (soumis ou non à CRL) est estimée en fonction des critères définis sur la fiche immeuble (s il est assujetti à TVA) ou sur la fiche Lot. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou seulement la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à entête) Il est aussi possible de ne pas imprimer le titre et d indiquer une note sur l état Les entêtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les paramètres. Ce réglage s effectue en page 2 de la définition de l état. Ce traitement est amené à évoluer avec la législation. C est pourquoi vous trouverez sur le site Crypto des informations complémentaires périodiquement remises à jour. 177

Module Crypto Gérance Module SCI Présentation du «Module SCI» Attention, le module SCI est un module additionnel au module Gérance. L objectif de ce module est de permettre la gestion d une comptabilité autonome pour une «société propriétaire» tout en utilisant les automatismes de LSC pour la gestion locative. Au final, LSC permettra l alimentation de comptes produits (pour les loyers facturés) et de comptes de charges (pour les dépenses). Description de l existant Problématique des SCI ou sociétés propriétaires au sens large Le fonctionnement dans LSC est le suivant : Création d une entité par SCI avec un compte bancaire spécifique pour la SCI Appel de loyer - Débit du locataire dans différentes fiscalités - Crédit du 82 Encaissement de loyer - Crédit du propriétaire ou du compte défini sur la fiscalité (éclaté par fiscalité) par débit de la banque - Crédit du locataire (éclaté par fiscalité) par le 82 Dépenses - 6xxx au débit pour la dépense HT - 4456 au débit pour la TVA - 401x au crédit pour le TTC Le quittancement locataire n est pas porté en produit au sens comptable. Pour résoudre ce problème, nous proposons le canevas suivant : 1) On définit dans LSC une entité par société avec une comptabilité complète de l entité. 2) On ne modifie rien dans le cycle actuel, sauf à renommer le compte propriétaire en 41xxxx " Clients locataires ". 3) On ajoute une option qui permet, à partir du quittancement, d alimenter des comptes produits de la manière suivante : Création au niveau de la fiscalité de 2 rubriques «compte comptable associé» pour la facturation : - compte pour les produits à échoir - compte pour les produits échus Les 2 comptes peuvent être identiques (les produits échus ne seront pas séparés des produits à échoir) 178

Module Crypto Gérance Pour une période sélectionnée (par exemple du 01/01/03 au 31/01/03), LSC génère un journal de facturation, reflet du journal de quittancement, de la manière suivante : Pour chaque Entité, pour chaque propriétaire, pour chaque immeuble : - Cumul par fiscalité et par date des montants quittancés en permettant une séparation des termes échus et à échoir - Comptabilisation de la manière suivante : 70xxxx (loyer) quittancement du 1/01 immeuble xxxx au crédit 70xxxx (provisions) quittancement du 1/01 immeuble xxxx au crédit 445710 (TVA) quittancement du 1/01 immeuble xxxx au crédit 41xxxx (clients locataires) quittancement du 1/01/ - immeuble xxxx au débit Dans ce cas de figure : - Il y aurait autant de blocs que de dates de quittancement. - La date de comptabilisation est la date de quittancement (donc les termes échus sont comptabilisés au dernier jour de la période et non au premier jour de la période suivante). - Pour utiliser des comptes produits différents entre les locaux commerciaux et les locaux d habitation, il convient d utiliser des codes fiscalités différents au niveau du quittancement des locataires. Résultats obtenus Avec ce canevas, LSC gère l intégralité de la comptabilité de la SCI et il n est pas nécessaire d effectuer un export vers un autre logiciel. Les comptes 1xxx à 7xxx présentent la comptabilité générale et il est possible d éditer grands-livres, balances, rapprochements bancaires. Les comptes " 41 clients locataires " présentent l encaissement en détail (par fiscalité) et le quittancement en synthèse (par date/par immeuble et par terme " échus " ou " à échoir "). Le détail du quittancement est géré par les comptes " extra-comptables " 81 et 82. Il est toujours possible d effectuer un export des écritures comptables vers un autre logiciel. Contraintes d exploitation Lorsque le journal du quittancement est transféré en journal des ventes, il est «verrouillé». C est à dire qu il ne devient plus modifiable. D éventuelles OD ou compléments peuvent être réalisés et il sera nécessaire de transférer à nouveau le quittancement. Seules les écritures non déjà prises en compte seront traitées. Il reste possible de modifier le quittancement par une opération manuelle : Désarchivage de période. Cette opération reste manuelle et nécessite alors : - un désarchivage manuel du journal des ventes - une suppression du journal des ventes - un nouveau transfert du journal du quittancement 179

Module Crypto Gérance Utilisation dans LSC Au niveau de l entité, une option permet de définir si l on active ou non la gestion type SCI. Cette option n est visible que sur les entités de Gérance. Au niveau des codes fiscalités, 2 rubriques permettent d indiquer les comptes à utiliser pour la facturation des produits : compte pour les termes à échoir et pour les termes échus. Ces comptes peuvent être identiques. Si un compte n est pas défini, LSC utilise le compte de produit par défaut des paramètres. Une option est disponible dans le menu SCI de Gérance : Facturation SCI. En lançant ce traitement, on transfère le quittancement vers un journal des ventes en respectant les contraintes détaillées ci-dessus. Pour aller plus loin dans l adaptation aux besoins Ventiler les loyers ou autres encaissements dans différents comptes Il est possible que vous souhaitiez différencier les loyers dans différents comptes comptables. Dans ce cas de figure, il est indispensable de créer des codes fiscalités. En effet, les liens vers une autre comptabilité sont effectués par l intermédiaire des codes fiscalités. Chaque fiscalité est ensuite liée à un compte comptable. Supposons que l on souhaite différencier les loyers commerciaux des loyers d habitation. Dans ce cas de figure, il faut créer les fiscalités suivantes : 20 Loyer habitation -> lien comptable 706xx1 21 Loyer commerce -> lien comptable 706xx2 Il n y a pas de limite à la création de fiscalité. Il faut savoir qu il est possible de lier plusieurs fiscalités à un même compte comptable, mais il faut noter qu il n est pas possible d éclater les écritures d une même fiscalité sur plusieurs comptes. Rappel : c est au niveau du quittancement du locataire que s effectue ce distingo. Centraliser les quittancements par locataire et non par propriétaire Comme nous l avons détaillé ci-dessus, au moment du transfert du quittancement en facturation, LSC globalise le quittancement sur le compte du propriétaire. Si vous souhaitez obtenir une centralisation par locataire, il est alors nécessaire de créer autant de comptes propriétaires que de centralisations souhaitées. De la sorte, il devient également possible d exporter les écritures avec un compte par locataire. 180

Module Crypto Gérance Gestion des dépenses Avec une organisation type SCI, le plan comptable est organisé comme un plan comptable traditionnel avec des comptes produits et charges. Donc, les dépenses sont à saisir directement au débit d un compte de charge et non au débit du compte propriétaire. La balance des comptes donne la synthèse de la comptabilité de la SCI. De plus, si l entité SCI ne concerne qu un seul immeuble, le paiement des fournisseurs via le module de paiement alimente la zone immeuble de l écriture comptable Quid des relevés de Gérance? Le relevé de gérance traditionnel présente un compte propriétaire avec un cartouche par immeuble. Cette présentation n est pas compatible avec le module SCI, essentiellement pour 2 raisons : - le compte propriétaire a été transformé en un compte «Clients locataires» et est alimenté au débit des factures émises. - Les dépenses ne passent plus par le compte propriétaire, mais par un compte de charges. C est pourquoi, nous avons ajouté dans le Menu SCI une possibilité de présenter des balances et des grands-livres Immeuble. La présentation est identique à la présentation des balances (et grands livres) comptables, mais ne sélectionne que les écritures associées à l immeuble. La conséquence est que l état peut ne pas être équilibré au sens comptable (Solde débiteur # Solde créditeur). Revenus Fonciers La saisie des dépenses se faisant sur des comptes de charges, il est impossible d utiliser l option Revenus Fonciers du menu propriétaire qui, elle, travaille uniquement sur les comptes propriétaires. En conséquence, une option «Revenus Fonciers» travaillant sur les écritures saisies sur les comptes propriétaires et les comptes de classe 6 est disponible dans le menu «SCI». Elle permet d éditer un état préparatoire pour les déclarations fiscales des SCI. Son fonctionnement est similaire à l option revenus fonciers disponible du menu propriétaire. Problématique de la TVA sur encaissement et sur facture des loyers Comment automatiser la gestion des différents modes de TVA dans LSC? En effet, en fonction des options fiscales sur chaque immeuble, vous devez déclarer la TVA soit sur facturation, soit sur encaissement et ces options peuvent se combiner pour une même entité comptable. Nous allons illustrer le fonctionnement sur un exemple : 181

Module Crypto Gérance Soit une comptabilité avec sur certains immeubles de la TVA sur encaissement et sur d autres de la TVA sur facture. Il est nécessaire de créer dans LSC les fiscalités suivantes : Code fiscalité Lien à l encaissement Lien à la facturation 41 E 4457E 470X (TVA facturée restant à percevoir) 41 F 41X 4457 F Au moment du quittancement : aucune influence sur les comptes de TVA. Au moment de la facturation (transfert du quittancement en facture), les comptes 4457F et 470X sont alimentés au crédit du montant du quittancement. Au moment de l encaissement, les comptes 41X et 4457E sont alimentés au crédit du montant des encaissements. Avant d établir la déclaration de TVA, le compte 470x est créditeur du total de la TVA facturée. Il est nécessaire de passer une OD entre le compte 41x (au crédit) par le compte 470X (au débit) du montant de la TVA encaissée. Ce montant est donné par le solde du compte 4457 E. Ainsi, le compte 470X contient le montant de la TVA facturée restant à percevoir. Les comptes 4457E et 4457F sont gérés directement dans le module de déclaration de TVA (idem pour les comptes 4456). La méthodologie de fonctionnement est décrite dans les pages suivantes. Gérer plusieurs taux Il est nécessaire de multiplier le nombre de comptes de TVA en créant : Code fiscalité Lien à l encaissement Lien à la facturation 41 E 19,6 4457 E 19,6 470X 19,6 (TVA facturée restant à percevoir) 41 F 19,6 41X 19,6 4457 F 19,6 41 E 5,5 4457 E 5,5 470X 5,5 (TVA facturée restant à percevoir) 41 F 5,5 41X 5,5 4457 F 5,5 Gérer de la TVA déductible sur paiement Il est nécessaire de passer ces écritures d achat en valorisant une date d échéance et de paramétrer le compte comme fonctionnant en «Mouvements / Echéance». Dans ce cas, les factures sont prises en compte à leur date d échéance. Lorsque l on sait qu une facture est réglée en plusieurs fois, il est possible d éclater la facture en plusieurs lignes avec des dates d échéance différentes. 182

Module Crypto Gérance Menu Négociateur Cette option permet de mémoriser des demandes et d'effectuer des adéquations. Elle n'est disponible que si vous possédez le module Transaction et son fonctionnement est décrit dans cette partie. 183

Module Crypto Gérance Menu Statistiques Cette option n est disponible que si vous possédez le module Organiseur. Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Le détail du fonctionnement des écrans est décrit dans ce manuel dans la partie Statistiques du module de comptabilité générale. Pour le module de Gérance, les statistiques suivantes sont proposées avec La Solution Crypto. 03-CALocataires Ce modèle calcule le chiffre d'affaires hors taxes, par analyse des écritures de quittancement sur la période saisie par l'utilisateur, et le répartit par durée et en fonction de la fiscalité (loyer / autre). A noter : si une entité est sélectionnée, seul le CA de cette entité sera présenté. Si par contre aucune entité n'est sélectionnée, le CA est multientités et cumule le quittancement de Gérance et de Saisonnier. 05-RemisesLocataires Ce modèle présente la liste des remises locataires sur les journaux paramétrés dans l'état (en colonne A). Cet état fait apparaître le montant HT et ventile les différents taux de TVA. 184

Module Crypto Syndic Le module Crypto Syndic Le module Syndic permet l organisation et le suivi de l activité de syndic de copropriétés. Il assure la gestion multi-copropriétés en répartition réelle périodique des charges et /ou sur budget prévisionnel et appels de fonds. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Syndic. 185

Module Crypto Syndic Le menu fichier du module Crypto Syndic Immeuble Identité La fiche immeuble constitue la base de la fiche copropriété. Elle se compose de 4 onglets. Cet onglet est détaillé dans le tronc commun. Le module Syndic nécessite les compléments suivants : La zone Comptabilité syndic : le principe est d affecter une entité comptable afin de rattacher l immeuble à une comptabilité. Cette entité est codifiée Sxxx (voir chapitre Entité, module Comptabilité générale). L entité peut être créée en phase de création ou de modification de l immeuble. Une fois l entité associée à un immeuble, le rattachement n est plus modifiable. La zone Répartition des charges permet de spécifier la méthodologie de fonctionnement de la copropriété. Ces rubriques sont utilisées au moment de la répartition des charges. La répartition périodique permet de gérer plusieurs périodes de répartition sur un même exercice comptable. En répartition par budget, la période de répartition doit coïncider avec l exercice comptable. Onglet Divers Il correspond à la page 2 de la fiche immeuble. La zone Assemblée générale - Dernière AG le : saisir la date de la dernière Assemblée générale effectuée. - Prochaine AG le : renseigner la date et l heure prévisionnelles de la prochaine Assemblée générale. Ces renseignements seront repris par défaut lors de la création de votre fiche AG. - Expédition des convocations le : date d envoi des convocations à la prochaine Assemblée générale. Il s agit de la date limite d envoi pour respecter les délais de convocation. Nous vous conseillons de programmer une alarme manuelle pour déclencher le cycle de convocation ; en effet, cette date ne chaîne pas sur une alarme. 186

Module Crypto Syndic - Note AG et lieu AG : zones de notes libres reprises en création d Assemblée générale. Les zones Notes (Assurance, impôts, Règlements de copropriété, particularités) : zones de notes informelles sur la copropriété pouvant être reprises dans les courriers. Onglet Clés de répartition Pour des raisons techniques, cet onglet n'est accessible qu'en modification de fiche immeuble. Le principe est de saisir les clés de répartition et leurs tantièmes respectifs sur les lots en fonction du règlement de copropriété. Il n est pas possible de les créer sans avoir au préalable défini les lots. C est donc après avoir créé les fichiers de base (immeubles, copropriétaires et lots) que vous saisirez vos clés de répartition. Cette zone n est accessible qu aux utilisateurs en possédant l accès. La zone clés de répartition : lorsque aucune clé n a encore été créée, seul le sigle + est visible. Un Clic sur ce symbole permet de commencer la saisie. - Libellé permet d'inscrire le libellé de la clé (limité à 31 caractères). Il est mis automatiquement en majuscules. - Code tri permet de trier les clés de répartitions sur les décomptes de charges. Les codes tri doivent posséder le même nombre de caractères (limité toutefois à cinq chiffres ou lettres). Il est indispensable pour ordonner les clés sur les décomptes. - Type de répartition permet de définir le comportement de la clé au moment de la répartition des charges en cas de mutations sur les lots. Il s agit d un menu pop-up avec 4 choix : - P (prorata) : le calcul se fait au prorata-temporis sur la durée de l exercice - A (acheteur) : c est le dernier acheteur de l exercice qui supporte la charge. - V (vendeur) : c est le premier vendeur de l exercice qui supporte la charge. - S (spécial) : la répartition se fait selon les consommations saisies. - Total des tantièmes est une zone non saisissable qui se valorise automatiquement lors de la saisie des tantièmes. La flèche permet de recalculer l intégrité du total des tantièmes. Une fois renseignées les zones décrites ci-dessus, il vous suffit de remplir la colonne tantièmes des lots concernés par la clé. Pour les clés de type S (clés d eau par exemple), il faut remplir les colonnes N de compteur et ancien index. Les consommations sont saisies par l option Gestion des compteurs. Les boutons situés au-dessus du tableau de saisie : - + permet d ajouter à la clé les lots nouvellement créés. - - supprime le lot sélectionné. 187

Module Crypto Syndic - - - supprime tous les lots sans tantième. - Dupliquer permet de dupliquer un lot et de gérer, par exemple, plusieurs compteurs pour ce lot sur une même clé d eau. - Recopier les tantièmes est un pop-up qui permet de recopier à l identique les tantièmes d une clé existante. Les boutons sous le tableau : - Ouvrir dans Write permet de reproduire sous forme de tableau dans le traitement de texte les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter - Ouvrir dans Calc permet de reproduire sous forme de tableau dans le tableur les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter. - Imprimer permet l impression détaillée de la clé de répartition affichée à l écran. L impression par défaut est triée par n de RCP (ou numéro de compteur dans le cas d une clé spéciale. En revanche les clés seront triées par ordre alphabétique de copropriétaires ; si la touche COMMANDE (CTRL sur PC) est maintenue au moment de cliquer sur «imprimer». Nomenclature des clés : les différentes éditions de charges (décomptes, budget, etc.) présentent les clés triées par N de tri puis par ordre alphabétique en fonction des libellés. Nous vous conseillons donc d utiliser une norme commune à toutes les copropriétés : (dans l exemple, le numéro représente le code tri) 01 CHARGES COMMUNES GENERALES (libellé de la clé). 02 CHARGES COMMUNES A UN GROUPE D IMMEUBLES 02A CHARGES COMMUNES GROUPE A 02B CHARGES COMMUNES GROUPE B 03 CHARGES BATIMENT 03A CHARGES BATIMENT A 03B CHARGES BATIMENT B 04 CHARGES CAGE D ESCALIER OU D ENTREE 05 CHARGES D ASCENSEUR 06 CHARGES CHAUFFAGE 07 CHARGES GARAGE 08 CHARGES EMPLACEMENT STATIONNEMENT ----- 10 CHARGES REPARTITION PAR COMPTEUR ----- 90 PRESTATIONS PARTICULIERES 188

Module Crypto Syndic Les plus de LSC LSC permet d'importer des copropriétés en masse. Cette option est utile pour créer des copropriétés en saisissant les rubriques (identités et lots) en liste dans un tableur. Méthodologie pour importer globalement une copropriété : - Créer une fiche immeuble sans l associer à une entité, avec un code unique. - Importer les identités avec une référence. - Importer des lots avec une référence identité et une référence au code immeuble. - Prendre ensuite la fiche immeuble en modification et affecter un code entité. Cette action crée toutes les fiches copropriétaires ainsi que leurs comptes respectifs et les casquettes. Les structures des fichiers d imports pour les identités et les lots sont disponibles en annexe. 189

Module Crypto Syndic Copropriétaire Onglet Fiche Copropriétaire Zone identité Zone Comptabilité Il constitue la première page de la fiche copropriétaire Identité ou tél : saisir le nom du copropriétaire. S il n existe pas dans le fichier des identités, LSC propose de le créer et chaîne sur une fenêtre de création d une identité. Code entité : saisir l entité de rattachement pour identifier l'immeuble de la copropriété. N de compte : après la saisie du code entité, LSC propose le numéro de compte du copropriétaire (numérique ou alphanumérique). Après tabulation, vous arrivez sur la fenêtre de création de compte. Fonds de roulement Fonds travaux : ces rubriques sont automatiquement alimentées par la comptabilité, en particulier lorsque l on génère des appels de fonds de roulement et des appels sur le budget de Fonds Travaux. Les comptes Fonds de roulement et Fond travaux définis dans les paramètres déterminent l alimentation ou non des rubriques du même nom des fiches copropriétaires. De plus, il faut que les écritures rattachées à ces comptes aient le numéro de compte du copropriétaire dans la rubrique pièce. Ces 2 rubriques sont toujours recalculées par l utilitaire Recalculer les soldes. La zone Décompte : les boîtes à cocher permettent de définir d une manière personnalisée (par copropriétaire) le contenu des colonnes des décomptes d appels de fonds et décomptes de charges. - Avec ou sans colonne récup/loc : présenter ou non le montant éventuellement récupérable sur les locataires - Avec ou sans colonne Dont TVA : présenter le dont TVA relatif à la quote-part du copropriétaire. Pour les appels de fonds, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux codes fiscalités par défaut rattachés aux comptes de charges inscrits au budget. Pour les décomptes de charges, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux informations saisies sur chaque écriture comptable au moment de la saisie comptable. 190

Module Crypto Syndic Regrouper les lots par code de regroupement / ne pas regrouper : permet, au choix, de grouper ou non les lots au niveau de l impression des décomptes d appels de fonds ou de charges. Cette option est inopérante si vous avez saisi des mutations sur la période. La zone Divers : différentes boîtes à cocher permettant d'effectuer des sélections : Copropriétaire résident : à cocher si le copropriétaire habite dans un de ses lots, cela vous permettra notamment d éditer une feuille d émargement pour les résidents au moment de l Assemblée générale. Calcul des frais de relance : information servant à LSC pour le module des frais de relance. Permet d exclure les copropriétaires lors de l imputation de frais de relance. Pas de courrier : permet d exclure le (ou les) copropriétaire(s) du module de courrier. Conseil syndical président : à cocher si le copropriétaire est le président du conseil syndical. Conseil syndical : à cocher si le copropriétaire est membre du conseil syndical. Cette case est automatiquement cochée si vous cochez «Conseil syndical président». La zone lots attachés : non saisissable, cette zone affiche les lots du copropriétaire saisis sur l onglet lots associés. Un double-clic sur un des lots permet l accès à la modification. Code du Gérant : permet de saisir le gérant des lots du copropriétaire. S il ne fait pas partie du fichier des identités, LSC propose de le créer. Les appels de fonds, les décomptes de charges ainsi que divers courriers pourront lui être envoyés directement. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées à la fiche copropriétaire. 191

Module Crypto Syndic Onglet Lots Un Clic sur + permet de saisir en liste les lots du copropriétaire en renseignant les colonnes N RCP (numéro de règlement de copropriété), type (pop up), description (zone de texte), surface et n appartement. La colonne code du lot se calcule automatiquement après la saisie de la colonne N RCP de la manière suivante : Code de l immeuble/n RCP. Elle reste toutefois modifiable. Chaque lot créé est mis dans le fichier des lots. Il est possible de supprimer des lots à ce niveau en les sélectionnant puis en cliquant sur -, à condition toutefois qu ils ne soient liés à aucune fiche contraignant leur suppression. L accès à cet onglet n est possible qu après la création du compte copropriétaire. Les lots d un immeuble en syndic ne peuvent être créés que par cet onglet. Lot : Onglet Syndic Les lots de syndic sont créés à partir de la page 2 de la fiche copropriétaire. Le fichier des lots est accessible en modification à partir du menu fichier. Nous allons examiner dans cette partie les options spécifiques au module Syndic. Il n est pas possible de créer un lot de Syndic à partir de ce menu. Il faut transiter par la page 2 de la fiche copropriétaire. 192

Module Crypto Syndic Zone compte syndic associé : cette zone est non saisissable. Les informations indiquées proviennent de la fiche copropriétaire. Il est possible d accéder à la modification du compte en cliquant sur N de compte. Classification et regroupement du lot : la classification en lot secondaire ou principal est utilisée dans le bilan d activité ; la notion de regroupement est utile pour les décomptes de charges et la régularisation des charges locatives. Les lots secondaires ne peuvent être rattachés que par l intermédiaire du lot principal. Les lots secondaires regroupés sur un lot principal sont accessibles individuellement depuis la liste de gestion des lots, mais ils sont également détaillés sur le lot principal (à partir de l onglet Lot, déployez la clé et sélectionnez la rubrique Lots secondaires). Rattacher les lots secondaires : Cette option vous donne accès à l écran suivant A l aide des bouton Ajouter et Enlever vous indiquez à LSC quels lots doivent faire partie du regroupement courant. Le tableau de gauche présente les lots regroupés et le tableau de droite les lots que vous pouvez regrouper. Les lots à regrouper sur un lot principal doivent appartenir à un même propriétaire, être situés dans le même immeuble et ne posséder aucune casquette à l exception de celle de Syndic. Ils doivent aussi être classés en lot secondaire. Un fois votre sélection faite, validez cet écran. Bibliothèque de résolutions La bibliothèque de résolutions est utilisée dans le traitement des Assemblées générales pour automatiser les ordres du jour. 193

Module Crypto Syndic Contenu Une fiche résolution est composée des rubriques suivantes : N ordre : numéro d ordre de présentation dans l ordre du jour. Titre : titre de la résolution. Contenu : zone de texte permettant de détailler la résolution. Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution. 9 valeurs sont possibles : - 24 : majorité simple loi SRU (majorité des bulletins exprimés) - 240 : majorité simple avant loi SRU (majorité des présents) - 25 : majorité absolue loi SRU (avec majorité de rattrapage) - 250 : majorité absolue avant loi SRU - 259 : majorité des 3/4 (utilisable dans le BENELUX uniquement) - 26 : majorité renforcée. Les critères de majorité de cet article sont les suivants ; majorité des membres du syndicat représentant 2/3 des tantièmes du syndicat. Ce code permet de gérer les résolutions rentrant dans le cadre de l article 26a et 26b de la loi 65-557. - 263 : fonctionne comme le 26, cependant, si la résolution ne peut être adoptée un calcul se fait de manière à déterminer si une seconde AG est possible. Pour qu une seconde AG soit possible, il faut que la résolution ait été approuvée par la majorité des membres du syndicat représentants 2/3 des tantièmes présents ou représentés. - 261: majoritée renforcée 2 ème AG. Cet article permet de gérer la seconde AG. Les critères de majorité sont les suivants ; majorité des membres du syndicat représentants 2/3 des tantièmes présents ou représentés. Ces deux derniers codes permettent de gérer les résolutions rentrant dans le cadre de l article 26c de la loi 65-557. - 269 : unanimité. Cet article permet de gérer les résolutions qui sont à adopter à l unanimité des membres du syndicat. 194

Module Crypto Syndic Le cycle Traitements Nouvelle mutation Déroulement Le principe d une mutation est de changer le copropriétaire d un lot à une date donnée. Zone Vendeur : saisir l entité comptable et le compte du vendeur. Zone Mutation : saisir la date de la mutation et le compte de l acheteur (qui doit avoir été préalablement créé). Zone Lots vendeurs : ce tableau liste les lots du copropriétaire vendeur. Le principe est de cliquer sur les lots vendus pour les glisser dans la zone Lots acheteurs. Un Clic sur le tableau de droite annule la mutation du lot Conséquences Le(s) lot(s) mutés transitent de la fiche copropriétaire vendeur à la fiche copropriétaire acheteur. LSC créée les fiches mutations. Le nombre de fiches créées est égal au nombre de mutations plus 1. Ainsi, 1 mutation donne lieu à la création de 2 fiches ; 2 mutations sur le même lot, donnent lieu à la création de 3 fiches. Les fiches sont organisées de la manière suivante : Exemple 1 : A cède un lot à B le jour J Suite à la saisie de cette mutation, 2 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à infini (symbolisée par la date 31/12/2099) : acheteur B Exemple 2 : A cède un lot à B le jour J et B revend à C le jour K Suite à la saisie de ces 2 mutations, 3 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à K : vendeur B - de K+1 à infini : acheteur C. La mutation génère une date de début et une date de fin de prise en charge. LSC considère que le jour de la vente est à la charge du vendeur dans le calcul de ses proratas. 195

Module Crypto Syndic Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic Les fiches lots sont communes à tous les modules. La mutation d un lot de Syndic sur lequel il existe un mandat de gérance ou de saisonnier nécessite un contrôle préalable du gestionnaire. En effet, le mandat va être annulé et il est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration de compte avant son annulation. - Apurement des comptes locataires, - Calcul des honoraires, - Edition du relevé de gérance - Paiement du solde, - Edition de l'état récapitulatif annuel et de l état préparatoire au Revenus Fonciers. Afin de ne pas permettre à l'utilisateur Syndic d'enregistrer une mutation sans l'accord du gestionnaire (Gérance ou Saisonnier), lors de la saisie de la mutation, LSC demande un mot de passe. Le mot de passe demandé est spécifique au mandat et n'est valable que pour une journée. Ce mot de passe est obtenu à partir de l'afficheur et seuls les gestionnaires autorisés possèdent cet accès. Pour un complément d informations, vous pouvez vous reporter à la partie Mutation dans le module Gérance. Suivi des mutations Double-clic sur une fiche mutation charge toutes les mutations du lot. En cliquant sur une ligne du tableau, il est possible de modifier la date de mutation. 196

Module Crypto Syndic La suppression La suppression est protégée par un mot de passe spécifique défini dans l administration. L ordre de suppression des lignes de mutation est d une très grande importance. Les résultats sont différents selon le sens utilisé. - suppression du haut vers le bas : le dernier acheteur reste propriétaire du lot (sans date d achat spécifique). - suppression du bas vers le haut : le 1er vendeur reste propriétaire du lot. Par exemple : Un lot sur lequel 2 mutations ont été passées (A vend à B, B vend à C). En fonction de l'ordre de suppression, on obtient le résultat suivant : - Vendeur A, vendeur B et acheteur C : si vous supprimez A, puis B puis C : le copropriétaire reste C - Si vous supprimez C (le copropriétaire devient B), puis B, le copropriétaire devient A. Gestion des budgets Chaque fiche mutation ne concerne qu un lot : si vous passez une mutation globale sur 3 lots et que vous souhaitez modifier (ou annuler) les 3 mutations, il est nécessaire de modifier (ou supprimer) les fiches mutations de chacun de ces 3 lots. Les budgets sont utilisés pour établir des prévisionnels (dans l optique de la gestion des dépenses courantes ou exceptionnelles), suivre leur avancement, générer et suivre les appels de fonds. Trois budgets sont importants dans les automatismes de Syndic - ORD : budget ordinaire. Si vous travaillez en répartition annuelle, ce budget permet de générer les appels de fonds ordinaires. - FDR : fonds de roulement. Permet d appeler les fonds nécessaires au démarrage de l activité de syndic dans l immeuble. - TX : travaux. Gère les appels de fonds travaux. Ce code est exclusivement réservé aux budgets travaux et est repris dans le calcul du bilan d activité. Il est possible de définir autant de budgets que souhaité et seul le budget ORD est obligatoire. Onglet Définition du budget Présente le contenu de la fiche budget. 197

Module Crypto Syndic Zone références Code entité permet d'identifier la copropriété. Cette zone n'est pas modifiable. Code budget est libre et limité à 10 caractères. Les normes sont les suivantes : - Commence par ORD : définit le budget ordinaire. Il est utilisé dans la répartition des charges. - TX : est utilisé pour alimenter le bilan d'activité. - Journal imputation : définit le journal d'imputation des écritures d'appels. Ce journal doit avoir un compte de centralisation utilisé pour comptabiliser les contreparties. Si ce compte de centralisation correspond au compte Fonds de Roulement (ou au compte Fonds Travaux) défini dans les paramètres, alors LSC met à jour la rubrique FDR (ou Travaux) de la fiche copropriétaire. Un journal de type «Appel de fonds» génère une contrepartie globale pour chaque appel et est supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges Un journal de type répartition spéciale génère une contrepartie ligne à ligne pour chaque appel et n'est pas supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges. De plus le N de compte du copropriétaire alimente la rubrique N de pièce. Désignation : nom du budget (par exemple budget ordinaire 2003). Zone de note : zone complémentaire libre permettant d expliciter le contenu du budget. Période concernée du.au. : période du budget ; informations utilisées pour les éditions. Zone Tableau Les boutons spéciaux : ++ permet d ajouter en une seule fois tous les comptes de la copropriété associés à des clés de répartition. -- permet de supprimer toutes les lignes. Compte : compte de charge à budgétiser. 198

Module Crypto Syndic? dans cette zone, donne la liste de tous les comptes associés à une clé de répartition. Il ne faut pas créer plusieurs lignes sur le même compte de charges. Mais plutôt dupliquer les compte de charges. Libellé du compte. Zone non modifiable. Clic sur cette zone permet d accéder à la consultation du compte. Budget A : montant prévisionnel correspondant à l exercice en cours. Réalisé A : montant réalisé sur l exercice. Le réalisé est mis à jour à chaque calcul de répartition. Il est toujours égal à la somme des dépenses comptabilisées sur l exercice et non sur la période de répartition. La fiche Budget est utilisée aussi bien pour les répartitions réelles périodiques que pour les répartitions annuelles. Le réalisé peut être recalculé, à tout moment, en cliquant sur le titre de la colonne (Réalisé A). La date qui s inscrit est celle du dernier calcul effectué. La période de réalisation est toujours celle fixée par l'exercice comptable. Vague Budget A-1 : montant prévisionnel correspondant à l exercice précédent Réalisé A-1 : montant réalisé sur l exercice précédent. Passer A dans A-1 : lors d un changement d exercice, permet de définir le nouveau budget tout en conservant l ancien. Bascule les montants des colonnes A (Budget et Réalisé) dans les colonnes A-1 correspondantes et remet à 0 la colonne Réalisé A. Augmenter permet d augmenter le budget en %. Ce pourcentage s applique uniquement sur la colonne Budget A. Si une ligne est sélectionnée, en maintenant la touche Shift maintenue, vous n'augmentez que la ligne sélectionnée. Passer réalisé A dans budget A permet de valoriser la colonne Budget A avec la colonne Réalisé A. Cette action, suivie d une augmentation permet d obtenir un budget calé sur les dépenses réelles. Passer réalisé A-1 dans budget A permet de valoriser la colonne Budget A avec la colonne Réalisé A-1. Cette action permet comme la précédente d obtenir un budget calé sur les dépenses réelles. Elle est surtout utile si vous avez au préalable cliqué sur l option Passer A dans A-1. Graphes permet de réaliser des graphes à partir du budget sous forme de barres ou camembert, sur les colonnes budgétisées et réalisées. Ces graphes sont exploitables dans le traitement de texte. Recalcul des totaux : un bouton invisible est présent sur la ligne de total des colonnes. Il permet de forcer le recalcul des totaux. 199

Module Crypto Syndic Imprimer détail : permet d éditer une proposition de budget. Imprimer : permet d éditer la fiche budget. Le bouton Aller à présent sur la liste de gestion des budgets permet d afficher une liste de gestion des lignes de budgets, qui permet de créer des états permettant une présentation personnalisée de vos budgets. Onglet Appels de fonds Cet écran permet de définir la cadencement des appels de fonds. Le bouton + permet de définir les appels. Après validation, LSC génère autant de lignes que d appels définis en préfixant le libellé de chaque appel (1er, 2ème, 3ème.) et en incrémentant la date de chaque appel. Le bouton -- supprime toutes les lignes. Si l on supprime une ligne d appel de fonds, à partir de cet écran, les écritures comptables qui auraient pu être générées restent intactes. Date d appel : date à laquelle seront générées les écritures comptables. Période concernée du au : période couverte par l appel. Elle est calculée automatiquement lors de l utilisation du bouton +. Elle est utilisée lors de la génération de l appel. Un prorata-temporis pourra être calculé par rapport à cette période (si l option Prorata sur les appels est cochée dans les paramètres de l administration). Taux d appel : pourcentage du budget à appeler Basé sur A-1 : par défaut, l appel est considéré basé sur le Budget A. Il est possible d indiquer que la base à prendre en compte doit être le Budget A-1. Taux correctif permet de gérer les décalages de budget, en offrant la possibilité de réajuster, sur l exercice en cours, des appels de fonds effectués sur le budget de l année précédente. Le taux correctif correspond au total des pourcentages des appels faits sur les mauvaises bases. Exemple : 200

Module Crypto Syndic Vous aviez un budget de 16000 euros appelé en 4 fois en 2003, soit 4000 euros par appel. Nous sommes en janvier 2004 et vous devez faire le 1er appel de fonds du nouvel exercice. Or votre Assemblée générale n ayant pas eu lieu, votre nouveau budget n est pas voté. Vous allez donc faire votre 1er appel 2004 sur les bases du budget 2003 soit 4000 euros (appel basé sur A-1). Lors de l Assemblée, le nouveau budget est établi à 17000 euros soit 4 fois 4250 euros. Le 1er appel 2004 aurait dû être de 4250. Il a été appelé à 4000, soit une différence de 250. En indiquant 25% comme taux correctif, le 2ème appel (appel basé sur A) permettra de rattraper le retard du 1er appel, soit un appel de 4250 + 250 euros. Donc, si un appel est fait (comme notre exemple) sur la base A-1, le taux correctif du 2ème appel et de 25 %. Si deux appels avaient été faits, le taux correctif serait alors de 50 %, etc. Le taux correctif peut être imputé sur le prochain appel ou éclaté sur les appels suivants. Dans notre exemple, le taux correctif de 25% sur le 2ème appel peut être éclaté en 8% sur le 2ème appel, 8% sur le 3ème et 9% sur le 4ème. Date de réalisation : la date de réalisation est valorisée par la procédure de génération des appels de fonds. Elle permet de distinguer les appels faits, des appels non faits. Si vous supprimez la génération d un appel en suivi des répartitions, la date de réalisation se remet à 0, l appel est alors considéré comme non fait et les écritures comptables générées seront supprimées. Il est possible de définir un appel avec un taux à 0 %. Cette option permet de générer un appel "fictif" mais sans comptabilisation. L appel ainsi généré permettra l édition d un budget individualisé annuel, sans incidence sur la comptabilité. Travaux et Fonds Travaux Nous tenons à attirer votre attention sur la méthode à employer concernant la gestion de vos Travaux et de vos Fonds Travaux : Budget Fonds Travaux : Le Fond Travaux est l équivalent du fond de roulement en ce sens qu il constitue une provision pour de travaux futurs. Un budget de fonds travaux a un journal d imputation dont la contrepartie est un compte de capitaux défini dans les paramètres sous le titre numéro de fond travaux. Ce budget sert à alimenter la zone Fonds de travaux de la fiche copropriétaire. Budget TRAVAUX : A la différence du budget fonds travaux, le budget travaux n alimente pas la fiche copropriétaire mais le bilan d activité. Il sert à gérer les dépenses de travaux pour l année en cours. La contrepartie du journal d imputation de ce budget est un compte d attente. Comment payer vos travaux? 201

Module Crypto Syndic Pour payer vos travaux, il suffit de débiter le compte d attente, contrepartie de votre journal «travaux» par le crédit de votre fournisseur ou de votre compte de trésorerie. Cette opération permet de solder votre compte d attente et ainsi de «répartir» vos travaux. Si la provision constituée par vos appels de travaux est insuffisante, il vous faut générer un appel de la différence. De même, si vous avez un excédent sur votre compte d attente, vous pouvez rembourser vos copropriétaires par un appel négatif. Comment utiliser votre fond travaux pour payer des travaux? La rubrique Fonds travaux de la fiche copropriétaire est alimentée par le cumul des écritures du compte de fonds travaux (défini dans les paramètres) qui possèdent le numéro de compte copropriétaire dans la rubrique pièce. Il est donc impossible de payer des travaux en débitant le compte de fonds travaux par le crédit d un fournisseur. Pour compenser des travaux par le fond travaux, vous devez créer un appel de fonds négatif du montant des travaux réalisés. Une fois cet appel effectué, les copropriétaires seront crédités du montant de leur quotepart de travaux. Il vous faut ensuite créer (si ce n est pas déjà fait) un budget «TRAVAUX» permettant de débiter les copropriétaires par le crédit du compte travaux (compte d attente). Il vous suffira enfin de procéder comme décrit ci-dessus pour solder ce compte travaux. Exemple : Votre copropriété dispose sur le compte 102001 d un fond de travaux constitué en 1998 et 1999 de 50 000. Lors de la dernière assemblée (le 15 mars 2003), les copropriétaires ont voté la réfection de la toiture de l immeuble par l entreprise «TOITSERVICE» pour un montant de 30 000. Comment procéder? 1ère étape : créez le Journal TVX (Travaux en cours) de type répartition spéciale avec comme compte de contrepartie le compte 478001. 2ème étape : créez le budget TX s imputant sur le journal TVX ; dans la liste des comptes, indiquez un compte de charges rattaché à la clé de répartition des travaux. Imputez le montant des travaux (30 000 ) dans le budget A. 3ème étape : créez un appel de fond à 100%. 4ème étape : Faites l appel (par l option générations des appels de fonds du menu traitements). => A ce stade, vos copropriétaires sont débités du montant de leur quote-part de travaux et le compte 478001 est crédité du montant des travaux (30 000 ). 5ème étape : sur votre budget de Fonds Travaux, passez A dans A-1 et indiquez le montant des travaux à effectuer en négatif dans le cadre Budget A (- 30 000 ). 6ème étape : créez un appel à 100% basé sur A. 202

Module Crypto Syndic 7ème étape : faites l appel de fonds. => A l issue de cette 7 ème étape, vos copropriétaires sont crédités du montant de leur quote-part de travaux. Comme ceux-ci avaient été préalablement débités dans la 4 ème étape, leurs soldes reviennent à la situation antérieure à ce traitement. Le compte 102001 (Fonds travaux) est débité de 30 000. De plus, le montant du FDR détenu pour chacun des copropriétaires est mis à jour au niveau de leur fiche. 8ème étape : il ne reste plus qu à débiter le compte 478001 du montant de la facture de travaux (30 000 ) par le crédit du compte fournisseur (401TOITSERVICE) si vous constatez les factures ou, par le crédit de la banque si vous payez directement vos factures, sans passer par un journal d achat. Génération des appels de fonds Permet de réaliser les appels de fonds en débitant chaque copropriétaire de sa quote-part. La date de comptabilisation est la date de l appel. Si la date de l appel est antérieure à la date de début d exercice, LSC prend dans ce cas, la date de début de l exercice en cours. Fenêtre de validation Cet écran permet d'effectuer la sélection des appels à effectuer. Code entité permet de définir l entité sur laquelle vous allez lancer l appel de fonds De la date. à la date : par défaut, LSC affiche de 00/00/00 à la date du jour de manière à présenter les appels non faits à ce jour. Ces dates sont modifiables si vous voulez, par exemple, devancer certains appels. Si vous effacez l entité, la sélection est multi-entités. Si vous imprimez l appel de fonds détaillé, le traitement de l impression doit être réalisé Entité par Entité. 203

Module Crypto Syndic Si vous imprimez l appel de fonds sous forme de courrier, vous pourrez effectuer une sélection multiple. Après calcul Une fois l appel généré, LSC chaîne sur la gestion des répartitions. Lorsque l on génère les appels de fonds, le type du journal défini sur le budget détermine la méthode de comptabilisation des écritures (centralisation globale ou ligne à ligne) Les appels de fonds peuvent être imprimés en détail ou son forme d'extrait de comptes en une ligne. L'impression détaillée peut présenter les quotepart locataire. Ce calcul est estimé en fonction du code fiscalité indiqué au niveau du compte de charge au moment du calcul de l appel de fonds. Le fonctionnement de l'écran de gestion des répartitions est détaillé dans la partie Répartition. Les appels de fonds générés sont automatiquement transférés en comptabilité. La date de valorisation de l appel est alors renseignée. L appel est considéré comme fait. Gestion des compteurs La gestion des compteurs permet de définir directement, sur des clés spéciales (type S), diverses consommations (eau chaude, eau froide, chauffage, etc.). LSC reprend les clés saisies sur la page 3 de la fiche immeuble. Il n est pas possible de créer une clé à partir de cette fenêtre. Par défaut, l écran de recherche ne propose que l affichage des clés spéciales. Prix Le prix unitaire et la date du relevé sont utilisés pour l'impression détaillée des consommations. L'unité de consommation (le M 3, le kwh, etc ) est utilisée pour l'impression détaillée des consommations et pour les décomptes individuels. Préparer une nouvelle saisie : à la 1ère ouverture, l écran est vierge. Cette option permet de rapatrier les lots présents dans la clé de répartition de l immeuble et initialise les rubriques anciens index et 204

Module Crypto Syndic consommation. Lors de la modification, cette option transfère nouvel index dans ancien index et met à 0 la consommation. La saisie consiste à valoriser la rubrique nouvel index. LSC calcule alors la consommation. La rubrique N de compteur est modifiable à ce niveau ; elle est utilisée dans l'impression du décompte individuel. Si nécessaire, vous pouvez également modifier la valeur de ancien index. Vérifier les mutations : cette option ajoute les mutations sur la saisie sans toutefois décaler les consommations. En cas de mutation, on trouvera 2 lignes de consommation pour le même lot. Cette action est réalisée automatiquement par le bouton préparer une nouvelle saisie et ne devrait servir qu'en cas d'ajout d'un compteur dans la clé de répartition ou de saisie des consommations à chaque mutation. Import consommations : permet d importer un fichier ASCII (issu d un tableur) dans le tableau de consommations. Le fichier créé à partir du tableur doit avoir les colonnes suivantes : N de compteur Ancien index Nouvel index Imprimer : permet d imprimer un relevé de compteurs trié par numéro de compteurs avec les consommations et le montant par lot ainsi qu un total général. Si vous maintenez la touche Pomme ( Crtl sur PC) en cliquant sur Imprimer, l impression sera triée par ordre alphabétique de copropriétaires. La flèche Total : force le recalcul du total des consommations. La période apparaissant à la droite de la flèche correspond à la période de répartition définie sur la page 1 de la fiche immeuble. Il n est pas possible de saisir des consommations négatives. Les consommations du module Syndic sont complètement indépendantes de celles gérées dans le module Gérance. Les consommations saisies sans avoir au préalable cliqué sur Préparer une Nouvelle saisie ou sur vérifier les mutations sont inopérantes. Gestion des répartitions L'écran présente les différents appels de fonds et répartitions effectuées. Les répartitions sont générées directement à partir de cet écran avec le bouton Nouvelle ou par la procédure de génération des appels de fonds. Les répartitions restent mémorisées dans le tableau jusqu'à leur effacement manuel. Tant qu'une répartition existe, il est possible d'imprimer des décomptes et des tableaux de répartition. Une répartition est ou n'est pas transférée en comptabilité. 205

Module Crypto Syndic Bouton Nouvelle Il permet de calculer une nouvelle répartition de charges. Le code journal est utilisé pour le transfert en comptabilité des écritures. Ce transfert s'effectue avec une validation manuelle après vérification de la conformité de la répartition. La période de répartition reprend par défaut la période indiquée au niveau de la fiche immeuble. Elle peut être modifiée à ce niveau. Le libellé est utilisé pour l'impression des états et la génération des écritures comptables. La case Afficher les lignes sans quote-part réalisée est affichée lorsque l immeuble est en répartition par budget. Elle permet, lors de l impression du décompte, de présenter toutes les lignes budgétisées sans mouvement. 206

Module Crypto Syndic Exécuter en local /sur le serveur : permet de choisir la machine sur laquelle va se faire le calcul. Si vous choisissez le serveur, il vous faudra garder cette fenêtre au premier plan jusqu à la fin du traitement. Bouton Imprimer décomptes Il permet d imprimer les décomptes de charges par copropriétaire après le calcul de répartition (et après transfert en comptabilité). Cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. Il présente les dialogues suivants : Format vertical/format horizontal : définit le sens d impression du décompte. En format horizontal, le décompte est complété d une partie budget estimée à partir de la fiche budget ORD. Remplacer TVA par déductible fiscal : permet de remplacer le contenu de la colonne TVA par les sommes déductibles. Le montant du déductible est estimé par rapport au taux de déductibilité fixé sur la fiscalité. Relevé de compte : permet d avoir à la suite du décompte de charges un relevé de compte personnalisé du copropriétaire. A noter : si vous décochez cette option, les notions de solde arrêté, de coupon réponse, de type de solde ne sont plus visibles. De plus, si votre répartition n est pas transférée en comptabilité, ce relevé de compte n en fera pas mention. Solde arrêté au : permet d indiquer à LSC une date limite de prise en compte des écritures pour le décompte personnel. Par défaut LSC saisit le dernier jour de l exercice, mais il est possible de prolonger cette date. Adressé à tous les correspondants : si vous avez défini des indivisaires sur le compte copropriétaire, cette boîte à cocher permet d imprimer un décompte pour chacun d entre eux. Adressé au gérant (s il existe) : si vous avez défini un gérant sur la fiche copropriétaire, le décompte lui est adressé, sinon il est adressé au 207

Module Crypto Syndic copropriétaire. Si vous décochez cette option, le décompte est envoyé systématiquement au copropriétaire. Mettre un coupon réponse : permet d obtenir un coupon réponse sous le décompte individuel si le copropriétaire est débiteur. Avec mode de règlement : permet d afficher le mode de règlement défini au niveau du compte. Si ce mode est «prélèvement», LSC affiche «CE MONTANT SERA PRÉLEVÉ», sinon LSC affiche «COUPON A JOINDRE A VOTRE REGLEMENT PAR (mode de règlement)». Cette option n est disponible que si la précédente (Mettre un coupon réponse) est cochée. Uniquement le total par clé : par défaut, LSC donne une ligne par compte de charge défini (à condition que le copropriétaire soit présent dans la clé de répartition associée au compte). Comme nous l avons vu dans le chapitre compte, chaque compte de charge doit être rattaché à une clé de répartition définie sur la fiche immeuble. Une clé peut donc concerner plusieurs comptes. Cette option permet alors de regrouper les dépenses par clé de répartition, afin d obtenir un décompte plus concis. Présentation du solde précédent : en une ligne, en détail ou sans. L'option sans solde précédent est utilisée pour des appels travaux. Titre de l état : par défaut, c est le libellé répartitions des charges année xx qui apparaîtra sur les décompte. Il reste modifiable. Note à mettre sur l'état : cette note peut contenir un nombre de lignes non limité. Chaque ligne doit être indiquée par un retour à la ligne. La note est insérée en en-tête de première page de l'état. Impression en grande police : permet de choisir la taille de la police utilisée pour la présentation du décompte LSC enregistre automatiquement les préférences utilisateurs. Vos choix seront donc proposés par défaut à chaque impression. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou uniquement sur la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les Paramètres. Il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état.. Le décompte peut effectuer un regroupement par clé ou non. Le décompte peut, pour chaque copropriétaire, effectuer un regroupement de ses lots. Il n est pas possible de réimprimer un décompte individuel complet sur un exercice clôturé. En effet, la partie «relevé de votre compte personnel» ne peut présenter un tableau à jour. Seule la partie répartition des charges reste valable. 208

Module Crypto Syndic Bouton Imprimer tableau Bouton Imprimer tableau détaillé Bouton Imprimer état des dépenses Il permet d imprimer un tableau de répartition avec, pour chacun des copropriétaires, le montant de sa quote-part par compte de charges et son total. Cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. Il permet d imprimer un tableau de répartition avec, pour chaque copropriétaire, un détail de sa quote-part par lot et par clé de répartition. Le tableau rappelle aussi les tantièmes de chacun des lots pour chacune des clés mentionnées. Comme pour le tableau de répartition, cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. Il permet d imprimer les dépenses de la période de répartition ou les dépenses de l'exercice (si aucune ligne du tableau n'est sélectionnée). Il est possible de rajouter par le biais des boîtes à cocher : - Les colonnes dont TVA, dont locataire, - Avoir un solde précédent pour chacun des comptes de charges, - De remplacer la date d écriture par le numéro de pièce indiqué lors de la saisie. Comme pour le décompte de charges, il est possible de changer le titre de l état et d insérer une note complémentaire. A savoir : - Un compte n'est imprimé que si au moins une ligne de saisie est présente sur le compte. - Le solde précédent reprend le cumul de toutes les écritures de tous les journaux. - Les écritures de la sélection ne comprennent jamais les écritures passées sur les journaux de répartition. Bouton Imprimer état simplifié des dépenses Bouton Supprimer Les options d impressions sont les mêmes que celles de l état des dépenses. A la différence de l état des dépenses, ce document présente les dépenses globalisées par compte de charges et regroupées par clé de répartition. Si vous maintenez la touche shift en cliquant sur cette option, vous pourrez éditer un état simplifié des dépenses sous la forme de balance (colonnes débit / crédit / solde débiteur / solde créditeur). Avant l édition de ce document vous aurez une liste de sélection des comptes à traiter (compte attachés à une clé de répartition). Par ce biais, vous pourrez choisir de traiter vos comptes par des sélections continues (touche ctrl ou pomme) ou discontinues (touche shift). Cette option a pour but d annuler la répartition en supprimant les écritures comptables générées (si elles existent) lors du transfert en comptabilité. Avec la touche Shift maintenue, il est possible de supprimer une répartition de la liste en conservant les écritures comptables associées. La suppression d un appel de fonds réinitialise la date de réalisation de l'appel (page 2 de la fiche Budget). 209

Module Crypto Syndic Transfert en compta Le transfert en comptabilité génère les écritures comptables associées à la répartition. Il s'agit d'une opération de validation de la répartition. La fiche immeuble est mise à jour pour la régularisation des charges locatives. L option extourner les appels de fonds présente dans les paramètres de l application permet de conserver ou de supprimer les appels de fonds au moment du transfert en comptabilité de votre répartition. Si l on supprime une répartition transférée en comptabilité, les écritures d appel de fonds supprimées ne sont pas régénérées. Courrier Les appels de fonds génèrent une ligne dans le tableau de répartition. Cette ligne est toujours transférée en comptabilité (sauf l'astuce de l'appel à 0%). L'impression détaillée d'un appel de fonds se réalise à ce niveau par le bouton imprimer décomptes. L'appel de fonds sous forme d'extrait de compte se réalise à l aide de ce bouton courrier. Gestion des AG Le principe est de créer une fiche Assemblée générale et de suivre les différentes étapes proposées par LSC. Les Assemblées générales sont toujours conservées en mémoire jusqu'à l'épuration manuelle. La dernière étape sur laquelle vous avez travaillé est mémorisée. Les onglets sont activés en conséquence. Le déplacement du dernier onglet actif au suivant se fait par le bouton Etape suivante. Etape 1 Ordre du jour Cette étape permet de définir les informations génériques relatives à l Assemblée générale et composer l ordre du jour. Zone AG Code immeuble : cette zone est renseignée automatiquement par LSC en phase de création avec le dernier immeuble sur lequel vous avez travaillé. Vous ne pouvez la modifier qu en création. Référence AG : chaque fiche AG est unique. La référence permet de les différencier. Par défaut, la référence est calculée de la manière suivante : Année de l exercice suivi du code entité de l immeuble. Cette zone est librement modifiable. Nom : par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé. Du (date de l AG), A (heure de l'ag) et Lieu sont reprises par défaut de la fiche immeuble. Président de séance - Secrétaire de séance : ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l Assemblée générale et sur la feuille de présence. 210

Module Crypto Syndic? dans chaque zone permet d obtenir la liste des copropriétaires de l immeuble. Scrutateurs : information reprise dans le rapport de l Assemblée générale et sur la feuille de présence. Note : zone de texte complémentaire Zone résolutions Permet de définir les résolutions devant être votées lors de l Assemblée générale. Trois méthodes sont possibles : En utilisant la bibliothèque de résolutions : Clic sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau. La fenêtre de gauche présente la bibliothèque. Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. Les résolutions s'ajoutent en fin de tableau. Pour effacer une résolution de l'ordre du jour, cliquez dessus. Pour insérer des résolutions à un endroit précis, Shift Clic sur le tableau de droite sur la ligne après laquelle vous souhaitez insérer. Chaque résolution est ensuite ajoutée après la ligne sélectionnée. En créant manuellement les lignes de résolutions. Chaque résolution est constituée des éléments suivants : N : numéro d ordre de présentation dans l ordre du jour Titre : titre de la résolution (limité à 32000 caractères) Projet : zone de texte permettant de présenter en détail la résolution à voter Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution. LSC gère la loi SRU de Novembre 2000. Les valeurs possibles sont : - 24 : majorité simple loi SRU (majorité des bulletins exprimés) - 240 : majorité simple avant loi SRU (majorité des présents) - 25 : majorité absolue loi SRU (avec majorité de rattrapage) 211

Module Crypto Syndic - 250 : majorité absolue avant loi SRU - 259 : majorité des 3/4 (utilisable dans le BENELUX uniquement) - 26 : les critères de majorité de cet article sont les suivants ; majorité des membres du syndicat représentant 2/3 des tantièmes du syndicat. Ce code permet de gérer les résolutions rentrant dans le cadre de l article 26a et 26b de la loi 65-557. - 263 : fonctionne comme le 26, cependant, si la résolution ne peut être adoptée un calcul se fait de manière à déterminer si une seconde AG est possible. Pour qu une seconde AG soit possible, il faut que la résolution ait été approuvée par la majorité des membres du syndicat représentants 2/3 des tantièmes présents ou représentés. - 261 : cet article permet de gérer la seconde AG. Les critères de majorité sont les suivants ; majorité des membres du syndicat représentants 2/3 des tantièmes présents ou représentés. Ces deux derniers codes permettent de gérer les résolutions rentrant dans le cadre de l article 26c de la loi 65-557. - 269 : cet article permet de gérer les résolutions qui sont à adopter à l unanimité des membres du syndicat. Clé de répartition à utiliser pour la détermination du nombre de voix de chaque copropriétaire. Résultat : non saisissable. Cette zone est alimentée automatiquement après la saisie et la validation des votes (voir étape 4). Dupliquer un ordre du jour : ce bouton permet de reprendre l ordre du jour tel qu il a été défini sur une autre Assemblée générale. Cette option est à utiliser avec vigilance. En effet, si l ordre du jour dupliqué a été modifié au cours de l assemblée, c est l ordre du jour définitif qui sera inséré. De même, si vous dupliquez un ordre du jour provenant d un autre immeuble, il vous faut modifier les libellés des clés de répartition si ceux-ci étaient différents. Ne jamais créer une résolution N 0. Le résultat serait destructeur pour votre fiche AG. Etape 2 Convocation Accessible par le bouton étape suivante. LSC demande de choisir la clé nécessaire à l édition de la feuille de présence. Après validation, il prépare toutes les feuilles de vote en copiant la structure de répartition. La validation du choix de la clé pour la feuille de présence valide également la fiche AG. Elle est automatiquement représentée en modification. La convocation en AG se fait à partir de 2 documents : - un document contenant l'intégralité de la convocation y compris tous les documents numérisés. Ce document peut être volumineux et "lourd" 212

Module Crypto Syndic en terme de mémoire utilisée. Il sera stocké en une seule fois, au niveau de l'ag. - une extraction de cette convocation contenant les informations "personnalisables" et propres à chaque copropriétaire (l'adresse, le pouvoir, etc). Cette extraction doit se limiter à une ou deux pages. Il s'agit de la convocation individuelle qui sera mémorisée dans Le module Organiseur. Comment traiter cette convocation? - à partir de la convocation générique, demandez impression à partir de la première page statique en X exemplaires - à partir de la convocation individuelle, demandez l'impression des événements. Ces événements permettent également d'imprimer des bordereaux AR. Pourquoi une telle organisation? Essentiellement pour des raisons de performance. Il est plus rapide d'imprimer la convocation générique en demandant x exemplaires d'un même document, ce qui permet d'utiliser toutes les capacités de votre imprimante (16 pages par minute par exemple). A contrario, l'impression de documents séparés ne dépasse jamais la vitesse de 2 pages par minute (dans le plus efficace des systèmes) pour des raisons d'occupation disque : il n'est pas rare qu'une convocation comporte une dizaine de pages statiques. Chaque page statique pesant au minimum 50 Ko, chaque convocation individuelle occupe une place inutile de 500 Ko. Multipliez ce nombre par 1 000 copropriétaires et vous obtenez une occupation disque inutile de 500 Mo/an. Son déroulement : Cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement Convocation AG générique se trouvant dans le thème AG et CS. Intégrez (par copier/coller) tous les documents concernant votre AG afin d obtenir le dossier le plus complet possible, qui sera archivé à ce niveau. Ces pages seront ensuite à imprimer : - soit en une seule fois puis en faisant des photocopies, - soit en autant d exemplaires que nécessaire. Cliquez ensuite sur le bouton éditer les convocations individuelles puis choisissez le type d'événement convocation AG personnalisée. LSC crée, après validation, autant d événements que de copropriétaires possédant des lots dans la copropriété. Avec la touche shift maintenue, on arrive sur la fenêtre de recherche des copropriétaires. Lorsque la feuille de présence d une AG est calculée sur une clé ne regroupant pas tous les copropriétaires, les boutons Editer les convocations individuelles et Envoyer une page de garde 213

Module Crypto Syndic individuelle proposent uniquement les copropriétaires concernés par cette clé. Les autres boutons : Editer la feuille d émargement des résidents : seuls les copropriétaires résidents (ceux pour lesquels vous avez coché l option résident au niveau de la fiche copropriétaire) sont présentés. Lors de la remise de la convocation en mains propres par un concierge, les copropriétaires devront signer cette feuille. Editer le tableau des votes : permet d éditer un récapitulatif du total des tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution. Etape 3 saisie des présences Cette étape possède 2 vocations : - Elle achève la préparation de votre AG par l impression de la feuille de présence (cliquer sur imprimer). - Elle permet de saisir les présents et les absents lors de l AG. Détaillons cette 2ème partie : La saisie de masse : si tous les copropriétaires étaient présents lors de l AG, il suffit de cliquer sur le bouton tous présents. A l inverse, s il n y avait personne (!), il faut cliquer sur tous absents. La saisie par copropriétaire : il faut au préalable cocher la bonne option en fonction de votre saisie, soit saisir les présents, soit saisir les absents. Ensuite, il suffit de cliquer sur les copropriétaires et un petit sigle O (oui) ou N (non) apparaît dans la colonne présent du tableau. La totalisation des Tantièmes et Nombre de présents ou d absents de la zone options de saisie se réalise au fur et à mesure de la saisie. En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le Clic. Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les longs allers-retours avec l ascenseur vertical. Il est impossible de passer à l étape suivante si vous n avez pas effectué toute la saisie. Un message vous alerte dans ce cas de figure. Etape 4 saisie des votes Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions. Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire. Chaque résolution possède un résultat et LSC gère uniquement les cas détaillés dans l ordre du jour. Est gérée également, la règle de la main dominante. Si un copropriétaire possède plus de 50% des voix, sa participation est limitée à la somme des autres. La loi SRU est prise en compte dans le calcul des majorités. Si un vote a lieu à l article 25, qu il n obtient pas la majorité, mais a recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la 214

Module Crypto Syndic même assemblée peut alors se prononcer à la majorité de l article 24 en procédant immédiatement à un second vote. 215

Module Crypto Syndic La zone options de saisie Saisir les oui Saisir les non Saisir les abstentions - Saisir les Non votants (copropriétaire qui ne prend pas part au vote) : boîtes à cocher permettant la saisie des votes en fonction de l option choisie. Les colonnes Tantièmes et Nombre se mettent à jour au fur et à mesure de la saisie. Voir les absents : affiche les absents dans le tableau des votes. La zone voir le résultat affiche, par un simple Clic, le résultat du vote de la résolution une fois tous les votes saisis, en fonction de l article défini. Les autres boutons : Unanimité oui Unanimité non Unanimité abstention : comme pour la saisie des présents, ces boutons donnent la possibilité d une saisie rapide, et ce, quelque soit le vote. Le bouton Voter à l article 24 (loi SRU) s active uniquement lorsque le contexte le permet (vote rejeté à l article 25 avec au moins un tiers des voix). Il a pour conséquences de dupliquer la résolution courante (en gardant ainsi trace de la résolution rejetée à l article 25) et de préparer un nouveau vote à l article 24. Le texte de la nouvelle résolution est précédé de la phrase suivante : «Aucune décision n'ayant pu être prise selon l'article 25, cette résolution est votée à nouveau selon l'article 24.» Comment saisir les copropriétaires arrivants ou les partants en cours d AG : Arrivants : après avoir coché l option Voir les absents, cliquez sur le copropriétaire voulu. Un écran apparaît vous demandant si cette personne est arrivée en cours d Assemblée générale. Partants : cochez l option Saisir les Non votants, puis en maintenant la touche shift, cliquez sur la personne qui est partie en cours d Assemblée générale ; vous obtiendrez un écran vous demandant si cette personne est partie en cours d AG. Imprimer : impression du tableau des votes. Il est impossible de passer à l étape suivante si tous les votes n ont pas été saisis. En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le Clic. Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les longs allers-retours avec l ascenseur vertical. Il est possible de saisir des commentaires sur le vote. Il sont repris automatiquement dans le rapport d AG. 216

Module Crypto Syndic Etape 5 Calculer le rapport Dernière étape permettant de calculer et d imprimer le rapport AG en fonction de la saisie des étapes précédentes. Comme pour les convocations, l impression s effectue en deux phases. Son déroulement : cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement Rapport AG générique se trouvant dans le thème AG et CS. Cliquez, ensuite, sur calculer le rapport de manière à ce que LSC établisse automatiquement le rapport d AG. Une fois le calcul terminé, un message vous avertit. Une fois calculé, le type d'événement générique rapport AG reprend : - La date et l heure de l AG. - Les membres du bureau : président de séance, secrétaire de séance, scrutateurs. - Un récapitulatif des présents et représentés. - La liste exhaustive des absents et non représentés. - Le détail de chacune des résolutions avec : le récapitulatif du vote, le résultat du vote, le nom des personnes ayant voté contre ainsi que celles qui se sont abstenues. - Un extrait de la loi du 10 juillet 1965 : cela concerne la durée légale de contestation pour les copropriétaires. Note : il est possible d insérer du texte en fin de rapport d AG, après les résolutions. Le rapport permet l insertion de variables spécifiques au traitement du rapport. LSC est fournie avec un exemple complet de rapport qui illustre l utilisation de toutes les variables. 1 : liste des résolutions 2 : liste des «non» 3 : se sont abstenus 4 : liste des «oui» 5 : liste des opposants à la décision (si la résolution est acceptée, cela sera la liste des «non», si la résolution est refusée, cela sera la liste des «oui») 6 : liste des «n ont pas pris part au vote». Le type d'événement est librement modifiable (voir dans l Administration, Types d'événements) Les autres boutons : Envoyer une page de garde individuelle : permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour accompagner le rapport générique non nominatif. Une fois ce bouton actionné, vous obtiendrez l écran «choix des destinataires». Cet écran permet d éditer le même courrier à tous les copropriétaires ; option : «Envoyer à tous les copropriétaires» ou de séparer vos éditions ; option «Séparer la notification». Si cette seconde 217

Module Crypto Syndic option est activée, vous aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation : - aux absents - aux non votants - aux opposants à une décision - aux votants «NON» à une décision - aux arrivants ou partants en cours d AG. Une fois l écran validé, 2 écrans de courriers chaînés apparaissent. AG verrouillée : une fois le rapport calculé, après validation, cette option est activée. Elle rend non modifiable la fiche Assemblée générale. Pour rendre la fiche de nouveau modifiable, il faut décocher l option. Le verrouillage peut être protégé par un mot de passe spécifique. Il est possible de saisir des commentaires sur le vote. Il sont repris automatiquement dans le rapport d AG. Gérer une assemblée en nomade Attention le module Nomade est un module optionnel à LSC. L objectif de ce module est de permettre la gestion d une Assemblée générale à partir de LSC. Ce module est destiné aux utilisateurs multipostes (dans le cas d une utilisation monoposte, il suffit de copier le dossier LSC sur un portable). En effet, en architecture client-serveur (multipostes), il n est pas envisageable de stopper l exploitation du serveur pour permettre une utilisation délocalisée. Le principe général est le suivant : installer sur son portable une application monoposte, prendre avant l assemblée les informations nécessaires, réaliser son assemblée et renvoyer au serveur les informations modifiées. Installez sur un ordinateur portable LSC monoposte (directement à partir du CD/ROM) et se connecter avec le code d accès Adm. Il est conseillé d installer ce module dans un dossier spécifique «LSC Nomade». Validez votre licence d exploitation «Nomade» : F5, page 2, Administration, Valider Licence. Ce module fait l objet d une licence spécifique. Quittez le logiciel LSC. Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au serveur. A partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton «Préparer transfert». Cette action génère un fichier de liaison AGDEPART.txt dans le dossier système Crypto. Ce fichier de liaison sert pour le passage des informations du logiciel LSC serveur au module LSC Nomade. Lancez LSC Nomade et connectez-vous avec un code d utilisateur différent de Adm. Automatiquement, LSC vous propose d importer une session nomade (en ouvrant le fichier de liaison). 218

Module Crypto Syndic Si aucun utilisateur n a été défini à part Adm, connectez-vous en Adm, allez en administration, créez votre code d accès, puis connectez-vous à l aide de ce code d accès. A chaque nouvel import, une remise à zéro de votre fichier de données «nomade» est effectuée, il vous faut donc recréer le code utilisateur «nomade». Quels fichiers sont touchés par l AG nomade? Exploitez librement votre AG. Lorsque votre traitement est terminé, utilisez de nouveau le bouton «Préparer transfert». Cette action génère un fichier de liaison retour dans le dossier système Crypto (AGRETOUR.txt). Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au serveur et à partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton «Retour nomade». La consolidation est terminée. Pour permettre la gestion de l Assemblée, les fichiers suivants sont transférés : la fiche AG (et ce qui y est attaché), la fiche immeuble, les lots, les événements associés à l immeuble, les dossiers associés à l immeuble, les identités associées aux événements, tous les plannings à venir. Au retour, seule la fiche AG (et ce qui y est attaché) est retournée. Les principes de transfert : les transferts s appuient sur des fichiers textes (AGDEPART.txt et AGRETOUR.txt) localisés dans le fichier système Crypto. Les zones Write de convocation et de rapport d'ag, ainsi que celles des événements, sont stockées sous forme de fichiers dans le répertoire système Crypto. N oubliez pas de faire la mise à jour de votre application nomade à chaque mise à jour de LSC. Solder une copropriété Cette option est régie par les mêmes droits d accès que la clôture comptable. Elle n est utile que dans le cas d utilisation d un compte banque commun. Elle permet de solder tous les comptes de l exercice, à l exception des comptes de trésorerie, sur un compte 40x SYNDIC REPRENEUR. Avant l utilisation de cette option, il est nécessaire de créer ce compte 40x SYNDIC REPRENEUR. Il vous est alors possible de solder manuellement, en saisie comptable, ce compte 40x par les comptes de trésorerie. 219

Module Crypto Syndic Perte d une copropriété Cette option est régie par les mêmes droits d accès que la clôture comptable. Elle permet de supprimer les copropriétaires et les lots qui ne sont utilisés dans aucune autre activité. Tout l environnement lié à l entité de syndic sera supprimé, y compris les archives comptables. Toutefois, l immeuble est conservé. Cette option est à utiliser après clôture d exercice. Carnet d entretien Cette option nécessite de posséder le module Organiseur. L article 78 de la loi relative à la solidarité et au renouvellement urbains a introduit dans l article 18 de la loi du 10 Juillet 1965 une nouvelle obligation pour le syndic : établir et tenir à jour un carnet d entretien de l immeuble qu il gère. Le décret d application s applique à partir du 5 Juin 2001, avec un premier bilan au 1er trimestre 2002. Aucune sanction n'est prévue pour le syndic qui ne tient pas le carnet d entretien, mais on peut imaginer qu en cas de préjudice, l absence de carnet d entretien constituerait une circonstance aggravante, si sa responsabilité venait à être engagée. Principes du carnet d entretien : le syndic doit tenir un carnet par immeuble et un chapitre par bâtiment. En cas de syndic secondaire, il est nécessaire de tenir un carnet par syndicat secondaire. Objectifs : permettre d'établir une mémoire de la copropriété, mais il peut aussi être utilisé comme un outil de diagnostic et de gestion. La carnet doit être consultable par tous (candidat acquéreur et copropriétaire). Contenu : le décret détaille différents niveaux Les mentions obligatoires - Les informations fondamentales : identification de l immeuble, du syndic en exercice, mais aussi des contrats d assurance avec leur date d échéance (article 3). - Les informations relatives aux travaux et contrats importants (article 4). Les opérations visées n ont pas le même caractère fondamental, mais elles ont une influence importante sur la vie de la copropriété. Cette notion est floue, le décret cite : le ravalement de façades, la réfection des toitures, le remplacement de l ascenseur, de la chaudière ou des canalisations. Le carnet d entretien doit mentionner les entreprises réalisant les travaux. De la même manière l article 4 vise certains contrats : dommages ouvrage, contrats d entretien et de maintenance, avec leur date d échéance. Les mentions facultatives Ces mentions seront décidées par l Assemblée générale des copropriétaires et l article 5 donne des exemples. 220

Module Crypto Syndic Les concepts dans LSC L'implantation d'un tel outil dans le LSC pourrait se limiter à présenter une zone tableur avec des lignes et des colonnes. En effet, les informations obligatoires se limitent aux informations suivantes : - Type de contrat - Désignation - Echéance - Eventuellement le montant - Coordonnées du contractant De plus, aucune formalisation des résultats n est définie. Cependant, le module Organiseur apporte de nouveaux horizons d'organisation et le carnet d entretien se présente comme un outil intégré à LSC. Dossier Il permet de créer la partie statique des "contrats". Le dossier ne va pas (ou peu) être modifié en cours de vie. Seule, la possibilité de fermer le dossier doit exister (mais les autres rubriques resteront modifiables). Evénement Permet de retracer la partie dynamique. En quelque sorte, il s'agit de la vie des dossiers. Le syndic n'est pas obligé de saisir tous les événements afférents à un dossier, mais l'exploitation de tels résultats permet de dégager de la valeur ajoutée à l'obligation du carnet d'entretien. Ainsi, l événement permet de mémoriser, par exemple : la scannérisation des contrats, les comptes-rendus de visite, les prochaines actions à faire etc. La gestion des événements va plus loin que l exigence de la loi, mais apporte un confort complémentaire considérable. Quels résultats en attendre? F1 Pour permettre de mesurer le «rendu», nous présentons quelques résultats de l utilisation du carnet d entretien dans LSC. Nous détaillerons l utilisation dans la partie suivante. Création simple d un événement. Dès saisie du code identité, les casquettes vous renseignent sur les contrats en cours. La rubrique dossier peut être alimentée très simplement en utilisant la fonction?? (présente la liste des dossiers attachés à l identité) : 221

Module Crypto Syndic La rubrique immeuble se valorise automatiquement (puisque le dossier est attaché à l immeuble) et l historique de l immeuble s enrichit simplement de l événement courant. Un [h] (fonction historique) donne instantanément. F9 Accès direct aux dossiers. Chercher/Lister et vous obtenez : A partir de ces informations, il est possible : - De lister le carnet des contrats clos : outil de gestion et de suivi pour le syndic. 222

Module Crypto Syndic - De lister l'historique des événements des dossiers : outil de suivi et d'analyse pour le syndic. - De lister et valoriser les contrats en cours : outil de diagnostic et de gestion. La carnet d entretien Disponible dans le menu traitement du module Syndic Un dialogue permet d effectuer la sélection de la copropriété concernée : Vous obtenez un état programmé, NON MODIFIABLE par l'utilisateur. L état est trié par code bâtiment (un saut de page par bâtiment), par type de dossier (un cartouche par type de dossier) et par référence de dossier. La date de construction : il s agit de la date d achèvement des travaux de la fiche immeuble Mention du dernier budget : reprend les informations principales définies sur la fiche budget «ORD» de la copropriété Mention de la dernière prochaine AG : recherche les informations de la dernière AG définie. Présenter les dossiers de facturation : lorsque cette option est active, LSC ajoute au carnet d entretien les dossiers de facturation associés à l immeuble. Ces dossiers sont utilisés, notamment, pour le contrat de syndic (facturable périodiquement) qui peut donc être repris automatiquement sur le carnet d entretien. 223

Module Crypto Syndic Exemple d impression Comment le mettre en oeuvre F9 création d un dossier Nous allons détailler comment implanter la gestion du carnet d entretien dans LSC. Pour chaque élément du carnet d'entretien, le syndic crée une fiche dossier avec les caractéristiques suivantes (accessibles avec l'onglet Carnet d'entretien) 224

Module Crypto Syndic Code entité : référence de l'entité de Syndic (qui valorise la rubrique associée référence de l'immeuble) Code bâtiment : laissez ce code à vide si le contrat correspond aux parties communes Type de dossier : le type de dossier doit être préfixé par une lettre pour permettre un tri "structuré" dans l'édition du carnet. Nous proposons la nomenclature suivante, entre parenthèses les différents objets des contrats librement saisissables (donnés pour illustrer) : - A-CONTRATS ASSURANCE (multirisques, incendies-explosions, dégâts des eaux, bris de glace, tempêtes-ouragans, vols, protection juridique) - B-TRAVAUX IMPORTANTS (nature) - C-DOMMAGES OUVRAGES (descriptif manuel) - D-CONTRATS ENTRETIEN (ascenseur, chauffage, eau chaude, relevé de compteur, VMC, gaz, porte de garage, extincteurs, videordures, ménages, espaces-verts) - E-TRAVAUX PLURIANNUELS (descriptif manuel) - F-CONTRAT SYNDIC (contrat syndic, contrat de travail) Pour des raisons de lisibilité, il semble préférable d utiliser des majuscules pour codifier les types de contrats. Référence du dossier : doit être unique pour tous les contrats de toutes les copropriétés. Elle peut être préfixée de la référence du type de dossier suivie de la référence du contractant ou alors une référence attribuée par le syndic (avec la flèche orange). Objet : il s'agit d'une zone de texte libre. L'objet dépend du contrat (voir la nomenclature proposée pour le type de contrat) Identité du contractant : en valorisant cette rubrique, on affecte une casquette nouvelle au contractant (visible sur la fiche Identité ou en création d'événement). 225

Module Crypto Syndic Date d'ouverture (on ne distingue pas la date d'effet de la date d'ouverture). Date d'échéance (ou de fin de contrat) : elle déclenche une alarme automatique à l'échéance. Montant TTC du contrat. Cette rubrique pourra bouger dans le temps. Charge au syndic de revaloriser cette rubrique à chaque révision de prix. Afin de conserver une uniformité, il est préférable d exprimer la valeur : - en montant annuel pour tous les contrats récurrents. - en montant global pour tous les contrats à paiement «unique». - en montant global pour les travaux pluriannuels. Note : utilisée comme complément de libellé. Pour les contrats révisables, elle doit contenir les informations nécessaires à la révision. Cette note est présentée dans l impression du carnet d entretien. Date de clôture : lorsque cette rubrique est valorisée, le contrat est considéré comme fermé. La rubrique Note sur la clôture permet d'indiquer des compléments d'information. Lorsque le contrat est fermé, le contractant perd automatiquement la casquette associée. Une difficulté existe dans la présentation des informations pour les travaux pluriannuels. Devant le peu de recul et pour éviter une complexité trop importante, nous avons choisi d'utiliser la zone de note qui devra alors être structurée comme suit : Année 2003 : 120 000 Année 2004 : 80 000. F1 création d un événement Chaque événement important concernant un dossier est mémorisé, au fur et à mesure, par le syndic. La seule précaution est de renseigner la référence du dossier pour enrichir l historique dossier et immeuble. Il est possible d associer un dossier à un événement, même si l identité de l événement n est pas le signataire du contrat. Avec cette association, vous pourrez connaître à tout moment, par la fonction historique, tous les intervenants d un dossier. 226

Module Crypto Syndic Menu Statistiques Cette option n est disponible que si vous possédez le module Organiseur. Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Le détail du fonctionnement des écrans est décrit dans ce manuel dans la partie Statistiques du module de comptabilité générale. Pour le module de Syndic, les statistiques suivantes sont proposées avec La Solution Crypto. 02-Evenements Ce modèle analyse, par entité et par service, le nombre et la durée des événements traités entre deux dates. 227

Module Crypto Transaction Le module Crypto Transaction Le module Transaction permet la gestion de l'activité de Transaction. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Transaction. Simple et performant Il est de mise de dire que l'outil informatique, de par sa complexité, n'aide pas toujours le professionnel au mieux, et que les logiciels sont parfois lourds et pas toujours adaptés aux particularités du métier Le module Transaction allie la simplicité avec l'utilisation de la souris, à la performance professionnelle. Le métier évolue? Le module Transaction est paramétrable à souhait et avance avec vous! 228

Module Crypto Transaction Du multimédia professionnel Création et stockage Des données précises permettent un travail professionnel informatique de qualité. La convivialité est également de mise, puisqu il est possible de placer à votre guise jusqu à 100 photographies par lot, ce qui confère à l ensemble une indéniable touche multimédia très en vogue actuellement. Loin d être un gadget informatique, l ajout d images au descriptif de lots est une évolution majeure. Une des utilisations les plus évidentes du module Transaction est assurément l'adéquation entre la demande et les lots disponibles, quel que soit le bien immobilier. Désormais, tout est à disposition pour une visualisation rapide des informations. La recherche multi-critères facilite l opération de modification de fiche lot ou prospect. Lors de la création, tous les paramètres sont pris en compte au travers de zones-champs classiques. Mais il est possible d affiner encore de façon plus minutieuse la description au moyen de champs toujours plus précis. Ceci sera vu en détail lors des paragraphes consacrés aux créations diverses. 229

Module Crypto Transaction Le menu fichier du module Crypto Transaction Entité Le module Transaction est un logiciel multi-agences. Chaque agence donne lieu à la création d'une fiche entité. La notion d'entité sera utile pour affecter les négociateurs et les mandats. De plus, si vous possédez le module Organiseur, chaque dossier (Compromis ou Bail) sera également affecté à une entité. Dans le module Comptabilité Générale, l'entité fait référence à une comptabilité. De ce fait la fiche entité comporte de nombreux champs destinés à la comptabilité générale. Dans l'activité de transaction, seules les rubriques entité, désignation et numéro d entête ont une réelle utilité. Pour plus d'information, voir sur la fiche entité. Immeuble Lot La fiche immeuble est détaillée dans le tronc commun. Elle est d une utilisation optionnelle dans le module transaction. La fiche lot est détaillée dans le tronc commun. Concernant le premier onglet de la fiche lot, il est important de savoir que les adéquations se font sur les 5 critères. Nous détaillerons ici uniquement l onglet transaction de la fiche lot. 230

Module Crypto Transaction Zone Mandat transaction associé Cette zone présente différentes informations relatives au mandat associé à la fiche lot courante. Pour créer un mandat, il vous suffit de mettre ** dans la zone numéro de mandat. Vous pouvez aussi récupérer un mandat défini sur le propriétaire en indiquant? dans la zone numéro de mandat. Pour que la zone mandat soit visible, il faut qu'un propriétaire soit défini en page 1 de la fiche Lot. Les diverses indications relatives au mandat sont modifiables sur la fiche mandat de transaction. Vous pouvez accéder à cette fiche en cliquant sur le lien N de mandat. A ce niveau, vous pouvez changer les initiales de l utilisateur à qui le lot est affecté. Il vous suffit de cliquer sur les initiales courantes et de choisir l utilisateur voulu. Cette indication est reprise dans les états statistiques. 231

Module Crypto Transaction Zone prix Vente : permet de définir le prix de vente du bien ; c est ce prix qui sera utilisé pour le calcul des adéquations. Net Vendeur : ce montant est automatiquement calculé en fonction de la commission et du prix de vente. Si vous le modifiez, le prix de vente est modifié automatiquement. Au/m 2 : cette indication est le résultat du calcul fait entre le prix de vente et la surface définie sur le premier onglet. Ce montant est modifiable et permet de manière optionnelle le recalcul du prix de vente. Zone commissions Commission à la charge de l acquéreur : les commissions sont, par défaut, à la charge du vendeur, mais il est possible de modifier ce paramètre grâce à cette option. Taux ou Montant : ceci permet de renseigner votre commission ; si vous renseignez le taux, le montant se calcule automatiquement et inversement. Ces indications influent directement sur le prix net vendeur. Dont Taxe : vous indiquez ici à l aide du menu déroulant le taux de taxe appliqué à votre commission. Les indications étant TTC, ce taux est indicatif et ne recalcule aucun des champs précédents. Zones Fiscalité et Charges annuelles. Ces 2 zones vous permettent de renseigner à titre indicatif: - la taxe additionnelle - la Taxe d Ordures Ménagère - la taxe foncière - les charges de copropriétés totales - les charges de copropriétés récupérables - le prix annuel du chauffage - le prix de annuel de l électricité Ces renseignements sont repris sur diverses fiches éditées à l aide du menu impressions de la liste de gestion des lots, notamment la fiche commerciale. 232

Module Crypto Transaction Zone Visite, Note interne sur transaction Ces diverses rubriques vous permettent d indiquer des renseignements d ordre pratique : - Le numéro des clés - Le Digicode - Une zone de note pour la visite - Une zone de note interne Transaction. (Cette dernière n est pas imprimée). Un bouton Contrevaleur en Francs présent dans la vague vous permet de convertir tous les montants de cette page en francs. Le résultat est affiché dans un post-it.. Mandat de transaction Création Comme nous l avons vu la création de mandat se fait en indiquant ** dans la zone numéro de mandat de la fiche lot. 233

Module Crypto Transaction Zone Mandat Zone Durée et Echéance Code entité : par défaut la création du mandat se fait sur la première entité trouvée. Vous pouvez la modifier uniquement en création. N de mandat : c est ici qu il vous faut indiquer le numéro de votre mandat. Un clic sur la flèche vous propose le prochain numéro de mandat. Type mandat : c est ici que vous indiquez le type de mandat conclu : mandat exclusif de vente, mandat non exclusif de mise en location... Vous pouvez créer ici un nouveau type si vous en possédez l autorisation. A qui : le menu déroulant propose les initiales des divers utilisateurs de LSC, vous pouvez ici choisir les initiales du négociateur auquel le mandat est affecté. Cette information sera ensuite utilisée dans les états statistiques. Date : c est la date de début du mandat (par défaut la date du jour). Durée : c est la durée pour laquelle votre mandat est conclu (par défaut 3 mois). Echéance : il s agit de la date d échéance de votre mandat. Date limite : il s agit de la date limite de re-conductibilité de votre mandat. Ces 2 indications génère des alarmes automatiques. Inactif : une fois votre mandat clos, cocher cette case. Elle n est visible qu en modification. Les autres Zones du mandat Note : cette zone permet d indiquer une note relative au mandat Liste des lots attachés au mandat : cette zone n est visible qu en modification du mandat et vous présente la liste des lots associés au mandat courant. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au mandat. Un bouton Renouveler présent dans la vague de la liste des gestion des mandats vous permet d éditer un courrier par mandat à renouveler, à une date donnée. 234

Module Crypto Transaction Menu Négociateur Il s'agit du menu commercial du module Transaction : il permet de réaliser des adéquations et de mémoriser des demandes prospects. Ce menu est disponible à partir du module Transaction, mais si vous disposez également des modules Crypto Gérance ou Crypto Saisonnier, vous pourrez bénéficier de ces fonctionnalités. A propos des adéquations Les adéquations vont croiser les fichiers lots et demandes. Le principe générique de LSC est le suivant : si un critère n'est pas valorisé, il est ignoré. Plus vous rentrez de critères, moins vous obtenez de réponses. Seuls certains critères sont pris en compte dans les adéquations automatiques : prix, loyer, surface, code postal, ville, critères 01 à 05, nombre de pièces. En saisonnier l'adéquation tient compte également du nombre de couchages et des dates de séjour. Lots disponibles Cette option affiche par défaut la liste des lots disponibles. En fonction des préférences utilisateur, il s'agit de la liste de tous les lots disponibles ou uniquement la liste des lots affectés à l'utilisateur. Mémoriser la demande A ce stade, ce bouton permet de créer directement une nouvelle demande. Si la liste des lots est affichée suite à une recherche, les critères de la recherche sont repris automatiquement. Adéquation -> Demande Ce bouton permet d afficher les demandes en adéquation avec le lot choisi. Ainsi, lorsque vous entrez un nouveau lot, vous pouvez immédiatement voir les prospects susceptibles d être intéressés par ce lot. 235

Module Crypto Transaction Adéquation -> Demande avec la touche Shift maintenue Créer un événement Ce bouton permet de visualiser les demandes en adéquation et d'imprimer une liste sélectionnée de ces demandes. Il est possible à la suite de cette impression de réaliser un mailing sur les demandes sélectionnées. Le code lot étant valorisé, le mailing peut très bien être réalisé à l aide du type d'événement «Proposition». Ce bouton permet de chaîner sur la création d'un événement pour réaliser un courrier (proposition, bon de visite...). La rubrique code lot est automatiquement valorisée avec le code du lot sélectionné. Demandes Cette option affiche par défaut l écran de recherche des demandes ; Vous pouvez à partir de cet écran chercher une (ou plusieurs) demande(s), ou en créer une nouvelle. Les critères principaux affichés, sont ceux concernant l identité du demandeur et ceux qui interviennent en adéquation. Comme dans tous les écrans de recherche, la clé permet d afficher des critères complémentaires. 236

Module Crypto Transaction Création d une demande Le bouton créer, placé sur l écran de recherche vous permet de créer une demande. Vous pouvez aussi créer une demande à l aide du bouton mémoriser la demande placé sur la liste des lots disponibles. Vous pouvez aussi arriver directement en création de demande depuis n importe quel écran de LSC, utilisez le raccourci [F1] ( pomme+f1 sur mac et ctrl+f1 sur PC). L entête Identité ou Tél : c est dans ce cadre que vous indiquez le nom du demandeur, si le tiers n existe pas LSC vous en propose la création. Aqui le... à... : c est ici que vous indiquez l utilisateur associé à la demande, la date de sa création ainsi que l heure. Par défaut, ce sont les critères courants qui sont utilisés, mais ces indications sont modifiables par simple clic. Valide jusqu au. : c est ici que vous indiquez la date de fin de validité de la demande. Si la date est à 00/00/00, la demande restera toujours valide. 237

Module Crypto Transaction Etat- Localisation Etat : il s agit du premier cadre, c est là que vous indiquez si votre client cherche A acheter, A louer ou si c est une demande de location saisonnière. Les cases A acheter et A louer peuvent être cochées en même temps. En cochant la case Saisonnier, les critères de durée et de dates de séjour apparaissent dans le cadre localisation. Localisation : ce cadre permet d indiquer la ville et/ou le code postal de la demande. Si Saisonnier est coché dans l état, les critères de durée et de dates de séjour apparaissent dans ce cadre. Prix, Loyer, Surface, Critères Prix, Loyer, Surface : ces zones permettent d indiquer les bornes de prix de loyer et de surface de la demande. Critères : c est ici que vous indiquez les divers critères de la demande. Il doit s agir de critères exigés par votre demandeur. Plus vous indiquez de critères, moins vous obtenez de réponses! Zones de notes Ces zones de notes vous permettent d indiquer des indications complémentaires sur la demande. La note interne n est pas reprise dans les diverses impressions. 238

Module Crypto Transaction La vague Si les boutons standards (Annuler, Valider, Précédent, Suivant) sont présents dans la vague de la fiche demande, d autres moins courants vous sont présentés : Intranet d annonces : ce bouton permet d accéder à une option Intranet d annonces. Si vous avez souscrit à ce service, l intranet d annonces vous permet d exploiter Internet pour consulter non seulement vos offres qui répondent aux critères saisis, mais également les offres des autres agences de votre groupement. Les résultats sont présentés par l intermédiaire d un navigateur Web. Adéquation : ce bouton permet d afficher les lots disponibles répondants aux critères de la demande courante. Impression multiple : ce bouton permet d imprimer la demande, suivie d une liste de lots sélectionnés répondant aux critères. A la suite de cette impression, un écran de proposition multiple vous est présenté : Cet écran, de la même manière qu un Mailing ou que les courriers chaînés, vous propose de créer des événements associés à la fiche identité de la demande. Ces événements seront associés au lots précédemment sélectionnés et vous pourrez ainsi éditer des propositions, bon de visite ou tout autre document reprenant des indications inhérentes à la fiche lot. Les événements créés peuvent être ou non associés à une partie 4Dwrite. Une fois créés, ils iront incrémenter l historique des fiches lots concernées. Cet écran propose plusieurs rubriques semblables à celle que vous trouvez sur la fiche événement. Le fait de renseigner l une de ces rubriques permet d indiquer cette mention sur tous les événements créés à la suite du traitement. Créer X évènements : ce bouton permet d accéder directement à l écran proposition multiple tel qu il est défini ci-dessus. 239

Module Crypto Transaction La zone qualificatifs Cette zone est en page 2 de votre demande, on y accède à l aide du bouton : Ces indications sont des renseignements complémentaires sur votre demande. Elles ne seront pas prises en compte lors de l adéquation. La liste de gestion. La liste de gestion des demandes dispose de 2 boutons spécifiques, ils n apparaissent que si une demande est sélectionnée. Adéquation->lot : ce bouton permet d afficher les lots correspondants à votre demande. Son effet est similaire a celui du bouton adéquation de la fiche demande. Adéquation -> Lot avec la touche Shift maintenue : ce bouton à le même effet que le bouton impression multiple présent sur la fiche demande. Créer un événement : ce bouton permet de chaîner sur la création d'un événement pour réaliser un courrier, une proposition, un bon de visite. La rubrique Identité est automatiquement valorisée avec l'identité sélectionnée Lorsque l'on effectue une recherche à partir de l'option Lots disponibles du menu Négociateur, un bouton Mémoriser la demande permet de créer une fiche demande avec les critères déjà valorisés. 240

Module Crypto Transaction Menu Statistiques Cette option n est disponible que si vous possédez le module Organiseur. Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Le paramétrage des statistiques de Transaction est défini en administration, onglet statistiques. Les Statistiques du module de Transaction ont pour objectif de permettre : - l analyse statistique des transactions d une agence - le regroupement des statistiques dans le cas d un fonctionnement multiagences - l analyse statistique multi-agences. Principe de fonctionnement Fonctionnement mono-agence Fonctionnement multi-agences Ce module de statistiques nécessite, préalablement à l'édition d'états, une compilation des informations présentes dans La Solution Crypto. Cette compilation regroupe et retraite les données provenant des dossiers, des mandats, des événements et génère des informations statistiques. Le détail du mode de calcul de ces informations statistiques est fourni ci-après. De la sorte, plusieurs consultations à quelques heures ou quelques jours d écart donneront le même résultat. Ce sont ces informations statistiques qui sont utilisées ensuite pour l'édition des états. Chaque agence peut, à tout moment, générer ses statistiques comme indiqué ci-dessus, et les exploiter librement. De plus, au moment de la génération des statistiques, il est possible d'exporter les informations générées vers un serveur «FTP» via Internet. Dès lors, à tout moment, une agence peut relire via Internet l ensemble des statistiques qui sont stockées sur le serveur «FTP». Grâce à cette possibilité d'échange de données statistiques entre les agences, toute agence a donc la possibilité d'éditer des tableaux récapitulatifs multiagences. 241

Module Crypto Transaction Menu Statistiques Création et export des statistiques Import des informations statistiques des autres agences L'option "créer et exporter les stats" du menu Statistiques permet de mettre à jour les informations statistiques. Ces informations statistiques sont calculées de façon à permettre une analyse jusqu au 1 er janvier de l année précédant l année en cours (par exemple, des statistiques créées le 15/04/2000 permettront de remonter jusqu au 01/01/1999). Pour mémoriser les statistiques antérieures, il est possible d enregistrer les tableaux statistiques comme décrit plus loin dans la section Afficher les statistiques. Si les paramètres concernant le serveur FTP ont été remplis, alors le logiciel demande s il doit exporter les statistiques vers ce serveur FTP. C est cet export, s il est accepté, qui permettra aux autres agences de prendre connaissances des statistiques de votre agence. L export vers le serveur intervient après le calcul des statistiques et nécessite une liaison Internet pour y déposer les fichiers. L'option "Importer les stats" du menu Statistiques se connecte au serveur "FTP" défini dans les paramètres, importe les informations statistiques des autres agences et les intègre dans les données de La Solution Crypto. Les statistiques présentées plus bas pourront alors être éditées sur une ou plusieurs agences. 242

Module Crypto Transaction Afficher les statistiques Description des statistiques fournies avec LSC Le menu déroulant Analyse par permet de sélectionner les statistiques à visualiser, parmi celles qui ont été présentées plus haut. Le menu déroulant Prise en compte permet de choisir si les statistiques affichées seront multi-agences (sous-totaux par agence) ou pour une seule agence (la votre ou une autre). Les dates Entre le Et le permettent de définir la période sur laquelle les statistiques seront cumulées. Ces dates ne sont pas disponibles pour le tableau portefeuille, puisqu il présente l intégralité des compromis se trouvant dans les statistiques. Si l analyse sélectionnée est récapitulatif d activité (tableau présentant les performances comparées des agences et des négociateurs), alors il est en plus possible de choisir les dossiers à prendre en compte : tous les états ou compromis, signature, Lorsque tous les éléments des statistiques à afficher sont définis, utiliser le bouton calculer pour générer le tableau. Ce tableau utilise le modèle stocké sur le disque dur de l ordinateur client, comme présenté plus haut. Le tableau d analyse, résultant de l affichage, peut être édité. Il peut également être sauvegardé sur le disque dur sous la forme d un document qui sera à nouveau exploitable plus tard. Il faut pour cela dérouler le menu Fichier de la zone de tableur, sélectionner l option enregistrer sous puis donner un nom au document. Si cet enregistrement est réalisé à des fins d archivage, il est souhaitable de donner un nom explicite, par exemple : 200004-Ventes.4PV pour une analyse des ventes réalisée en avril 2000. Pour consulter un tableau qui a été précédemment été enregistré, dérouler le menu Fichier de la zone de tableur, sélectionner l option ouvrir et choisir le document sur le disque dur. Pour le module de Transaction, les statistiques suivantes sont proposées avec La Solution Crypto. 06-Prospects : Analyse des prospects Par agence, étude de la répartition des prospects ayant visité ou non, de leur répartition par origine (y compris les prospects anonymes), du nombre de visites par rapport aux ventes et du nombre de prospects par rapport aux ventes. Un prospect est un tiers (une identité) ayant fait au moins une demande. Les prospects anonymes sont décomptés comme le nombre de demandes rattachées au tiers anonyme défini dans les paramètres. Parmi les prospects identifiés (non anonymes), on distingue les prospects ayant une visite (ce sont les tiers auxquels est rattaché au moins un événement de type «Visite», tel que défini dans les paramètres) de ceux n en ayant pas. Tous ces prospects sont également séparés en fonction de l origine de l'identité (anonyme pour les anonymes, champ origine de l'identité pour les autres). 07-Mandats : Analyse des mandats 243

Module Crypto Transaction Par agence, nombre de mandats créés et renouvelés sur une période donnée. Cette analyse utilise la date de création du mandat, d une part, et calcule la date de dernier renouvellement en fonction de la date de fin du mandat et de sa durée. L origine d un mandat est la provenance de l identité du propriétaire. 08-Agence : Récapitulatif par agence Nombre d offres d achat, de compromis et de signatures sur une période donnée. Une offre d achat est un dossier dont le type est, exactement, Offre d achat ; ces dossiers sont pris en compte à leur date d ouverture. Une vente (ou compromis) est définie différemment selon le paramétrage de LSC. - Si le paramètre «dénombrer les compromis clôturés» est à Oui, alors sont considérés comme compromis : o Les dossiers de type Compromis (signés ou non, donc indépendamment de leur état), à leur date d ouverture. o Les dossiers de type Annulation, à leur date d ouverture. - Si le paramètre est à Non, alors seuls sont considérés les dossiers de type Compromis, non fermés (état différent de «04», à leur date d ouverture. Une signature est un dossier de type Compromis, dont l état est «04» (fermé). Les signatures sont prises en compte à leur date de clôture. Une annulation est un dossier de type Annulation, pris en compte à sa date de clôture. Les informations suivantes sont prises en compte : Prix de vente TTC Prix de vente du dossier Dont crédit Crédit + Crédit2 du dossier Honoraires TTC Montant de la commission du dossier (minoré de la taxe correspondante si les stats sont calculées en HT, ce qui est défini dans les Paramètres) Honoraires Barême Montant de la commission du lot rattaché au dossier (même remarque) Catégorie de bien Contenu du premier «Critère et qualificatif» du lot, usuellement son Type Vendeur & Code Stats Identité et code statistique du tiers rattaché au mandat de transaction du lot rattaché au dossier Acquéreur & Code Stats Identité et code statistique du tiers rattaché au dossier Notaire vendeur Identités rattachées au dossier Notaire acquéreur Négociateur Utilisateur La Solution Crypto à qui «appartient» le dossier Date prévue de signature Date prévue de l acte, mémorisée dans le dossier 244

Module Crypto Transaction 09-Ventes : Analyse des ventes Par agence, prix de vente et honoraires moyens, comparaison avec le barème d honoraires. Cette analyse prend en compte les compromis, tels que définis ci-dessus. 10-Portefeuille : Tableau portefeuille Par agence, état détaillé des lots en portefeuille. Cette analyse prend en compte les compromis, tels que définis ci-dessus. 11-Activite : Récapitulatif global d'activité Comparatif général des performances par agence et par négociateur, tenant compte au choix de l utilisateur des compromis, des signatures, Chaque tableau peut être édité sur une plage de dates définies par l utilisateur, et peut concerner une seule agence ou bien toutes les agences qui ont généré des statistiques sur le serveur FTP. Cette analyse prend en compte, selon le choix de l utilisateur, soit tous les types de dossiers, soit l un des types compromis, signature ou annulation. 245

Module Crypto Saisonnier Le module Crypto Saisonnier Le module Saisonnier permet la gestion de l'activité de locations saisonnières. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Saisonnier. La gestion du tarif permet d'établir des grilles de tarif pondérables en fonction de la durée et de la période. Le nombre de grilles de tarifs est illimité. Le paramétrage de tarif est détaillé dans le module Administration. Sa mise en place doit être définie avant la saisie des lots. Le module Saisonnier fonctionne comptablement de manière identique au module Gérance. Son organisation comptable est décrite dans la partie comptabilité. 246

Module Crypto Saisonnier Le menu fichier du module Crypto Saisonnier Immeuble La fiche immeuble est détaillée dans le tronc commun. Lot Onglet Saisonnier Zone compte saisonnier Un lot est affecté au module Saisonnier à partir du moment où il possède un mandat de saisonnier associé. Cette association se matérialise par une casquette orange à gauche du mot Saisonnier. L'affectation d'un nouveau mandat se fait en tapant ** dans la rubrique N de mandat. Il est possible d'affecter un mandat existant avec le?. Pour que la zone mandat soit visible, il faut qu'un propriétaire soit défini en page 1 de la fiche Lot. La description du mandat est détaillée plus loin. 247

Module Crypto Saisonnier Zone tarif de base Zone coefficient En fonction du sens de calcul précisé dans le mandat, on peut saisir le Net propriétaire ou le Prix Location, LSC se chargeant de calculer l autre donnée. Dans les deux cas, le calcul est réalisé avant application de tout coefficient de saison ou de durée. Le sens de calcul est à déterminer en fonction de votre méthodologie de détermination des tarifs. Zone divers Il s'agit de préciser le lien avec le code tarif. Un code tarif permet de définir la partie variable du prix en fonction de la période et la dégressivité en fonction du nombre de jours du séjour. Le prix d'un séjour est toujours estimé de manière dynamique en fonction des différents paramètres tarifaires. Nb de couchages est utilisé pour les adéquations. Montant DG permet d'automatiser les courriers. Publication Internet Les lots «saisonnier» peuvent être publiés sur PagesImmo sur une période de l année. Pour cela, la rubrique Diffuser dans la catégorie location saisonnière permet de déterminer la période de publication du lot. Le lot n est ainsi transféré dans la catégorie «saisonnier» que si le lien Internet est fait durant la période de publication définie. 248

Module Crypto Saisonnier Pour les lots «saisonnier» et «gérance», la publication est faite dans la catégorie «location saisonnière» sur la période définie. Le reste du temps, le lot est publié dans la catégorie «location gérance». Si la case n est pas cochée, le lot sera publié en «location gérance». Les zones Notes tarifs permettent d indiquer aux internautes les différents tarifs de location du lot. Note interne La note interne n'est pas destinée à être divulguée à l'extérieur. Elle doit permettre de développer un argumentaire commercial. Inventaire et état des lieux A partir de la page 1, un Clic sur la clé située à côté de «surface Carrez» permet d'accéder à des tableaux associés à la fiche lot. A partir de ces tableaux, vous pouvez définir un inventaire et un état des lieux. Pour imprimer l'inventaire ou l'état des lieux, choisissez l'option Fiche nomenclature à partir du menu Impression de la liste de gestion des lots et sélectionnez ensuite le tableau à imprimer. 249

Module Crypto Saisonnier Liste de gestion des lots Un bouton Revaloriser [T] permet, à partir des lots sélectionnés, d augmenter les prix en pourcentage ou d ajouter un montant au prix existant. Le prix modifié est soit le Prix de location, soit le Prix net Vendeur, selon le sens défini dans le mandat. Mandat saisonnier Sens de calcul Le mandat de saisonnier fonctionne de manière identique au mandat de gérance. Les seules particularités sont : Net propriétaire vers tarif ou Tarif vers net propriétaire : cette option influence la saisie du tarif sur la fiche lot. Elle permet de choisir la donnée que vous allez entrer. Net propriétaire vers tarif, vous saisissez alors le Net propriétaire et le Prix Location se calcule en fonction. Tarif vers net propriétaire, vous saisissez le Prix Location et le net propriétaire se calcule en fonction. 250

Module Crypto Saisonnier Gestion des acomptes Si cette option est active, il est possible de renseigner un taux d'acompte. Si aucun taux n'est valorisé, LSC prend en compte le taux saisi au moment du cycle de paiement. Le montant de l'acompte est calculé par rapport aux contrats soldés : LSC ne prend en compte que les contrats soldés dont la date de début de séjour est antérieure à la date de paiement. Mandat Inactivé Si cette option est active, tous les lots de ce mandat ne sont plus présentés en adéquation à partir d une demande et ils ne figurent plus dans la liste des lots disponibles. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au mandat. 251

Module Crypto Saisonnier Cycle réservation Lots disponibles Cette option permet de gérer les lots disponibles dans le module Saisonnier. Pour qu un lot soit considéré comme disponible, il faut qu il soit associé à un mandat de saisonnier. En fonction des préférences utilisateur, LSC permet de présenter tous les lots ou seulement les lots affectés à l'utilisateur. Cette liste de gestion présente des fonctionnalités identiques au module Transaction Le bouton planning est un option spécifique qui permet d accéder au planning d un ou de plusieurs lots. Ce bouton agit sur la sélection courante. Utilisation du planning saisonnier 252

Module Crypto Saisonnier Sélection de la période Comme sur le planning de Crypto Organiseur, il est possible de sélectionner la période d affichage du planning. En cliquant sur le numéro de semaine (25) un calendrier permet de sélectionner une date précise. Ce calendrier permet de naviguer de mois en mois (avec les flèches), d'accéder à un mois ou une année précise (par un Clic maintenu). Il est également possible de se déplacer de semaine en semaine en cliquant sur une des flèches oranges situées à coté du numéro de semaine. Options de présentation Vous disposez de 3 niveaux de présentation Semaine (S), Mois (M) ou Trimestre (T). Les dates figurent sur la première ligne du planning. Il existe une codification des couleurs pour vous aider à différencier ces dates : - Les jours de la semaine sont présentés en blanc sur fond bleu. - Les samedi et les dimanche, en blanc sur fond gris. - La date du jour, en jaune sur fond bleu. - En présentation trimestrielle du planning, les premiers du mois sont inscrits en gras. La flèche bleue dans l en-tête, ou les raccourcis [Flèche Haut] et [Flèche Bas], permettent de modifier la hauteur de chaque lot dans le planning, donc de sélectionner le nombre de lots à afficher simultanément. Les flèches gauche [Flèche gauche] et droite [Flèche droite] ajustent la taille de la colonne lot. Les lots Les 4 modes Les lots sont présentés sur la colonne de gauche et identifiés par leur code. Un double-clic sur l une de ces cases permet d accéder directement à la fiche lot. Ceci est très utile, car vous pouvez accéder d'un Clic au descriptif du lot. L'écran présente 4 options qui déterminent des comportements différents de la zone planning. Ces options agissent sur la sélection de la souris et sur le double-clic. Une sélection s'effectue par un Clic glissé, coin haut droit vers coin bas droit. Dans l'exemple ci-dessous, nous demandons une information tarif, pour la période du 01/07 au 07/07. 253

Module Crypto Saisonnier Infos tarif permet de calculer le prix d'un loyer pour une période. Réservation permet de créer un contrat sur la période sélectionnée. Une fois le contrat créé (option ou réservation), il est visualisé sur la planning. Les options et réservations sont jaunes. L'accès à la modification s'effectue par double-clic. Réservation propriétaire permet de créer des périodes d'occupation propriétaire. Une réservation propriétaire est représentée par une zone rouge. L'accès à la modification s'effectue par double-clic. Travaux permet de créer des périodes d'occupation destinées à effectuer des travaux. Une réservation travaux est représentée par une zone orange. L'accès à la modification s'effectue par double-clic. Location gérance (longue durée) : cette option n'est visible que si l'option est activée dans les paramètres. Cette option est utilisable sur les lots ayants un mandat de gérance et un mandat de saisonnier. Les contrats de location gérance sont représentés par une zone verte. L'accès à la modification s'effectue par double-clic. La période d'un contrat de gérance est déterminée par les dates d'entrée et de fin de préavis. Les couleurs Chaque type de contrat est représenté par une couleur différente : Jaune : option ou réservation Rouge : occupation propriétaire Vert : contrat gérance Orange : occupation travaux La fonction glisser déplacer : à partir du planning, vous pouvez déplacer les contrats de type option. Un Clic maintenu sur la zone rend possible un déplacement vers une autre période ou un autre lot. 254

Module Crypto Saisonnier La fonction réduction prolongation : à partir du planning, vous pouvez déplacer la date de fin de contrat de type option. En effectuant un Clic maintenu sur le trait vertical de droite et en déplaçant ce trait. Nouvelle demande Une demande est la mémorisation des souhaits d'un prospect ou client. Elle permet d'effectuer des adéquations. Son fonctionnement dans le module Saisonnier est identique au fonctionnement dans le module Transaction. La demande permet également de préciser les dates de séjour souhaitées. Vous pouvez aussi arriver directement en création de demande depuis n importe quel écran de LSC, utilisez le raccourci [F1] ( pomme+f1 sur mac et ctrl+f1 sur PC). Gestion des demandes Cette option est décrite dans le module Transaction. Gestion des contrats Cette option permet de suivre tous les contrats présentés dans le planning, y compris les options, les annulations, les périodes propriétaire et les périodes travaux. 255

Module Crypto Saisonnier La fiche Contrat Zone identité C est ici que vous indiquez le tiers associé au contrat. En haut à droite, vous retrouvez le numéro de référence du contrat qui est repris dans les courriers. Zone lot loué Cette zone identifie le lot et le séjour. Lot associé : en création de contrat à partir du planning, cette rubrique est automatiquement valorisée. Du Au représente les dates de séjour. Lorsque la fiche contrat est à l état Réservation, ces dates ne sont pas modifiables, sauf si vous effectuez une prolongation avec la flèche. La date d arrivée, génère automatiquement une alarme. Nombre d'adulte et nombre enfant : ces rubriques sont importantes pour le calcul des certaines lignes de quittancement. 256

Module Crypto Saisonnier Le pop-up Etat Il caractérise le type de contrat. Le passage d'un état à l'autre se fait en fonction de certaines contraintes. Par exemple, il n'est pas possible de passer une option en annulation. Option : la création d une option, permet de bloquer le lot à cette période. Un message d alerte apparait dès lors que vous essayez de créer un autre contrat sur la période. Deux champs sont directement liés à cet état : - Date limite d option : cette date, modifiable est renseignée automatiquement en fonction de ce qui a été défini dans les paramètres. - Taux de remise à appliquer sur le loyer du contrat uniquement. Dans cet état, toute modification provoque un recalcul des totaux et du quittancement. Toutes les rubriques de la zone lot loué sont modifiables. Les dates de séjour. Le nombre d adultes et d enfants. Le taux de remise. La date limite d option. A ce niveau vous pouvez aussi modifier le quittancement. Une option ne peut passer qu'à 2 autres états : réservation ou travaux. Réservation : lorsqu'un contrat passe en réservation, il est nécessaire de valider la création du compte locataire et de réaliser l'appel de loyer pour débiter son compte. La création du compte s'effectue en automatique. Il suffit de renseigner les champs voulus et ensuite de valider l'écran proposé. L'appel de loyer s'effectue par l'onglet appel direct. Lorsqu'un contrat est passé en réservation, il devient modifiable sous contrainte. Avant de faire l appel de loyer, n oubliez pas d ajouter les lignes de quittancement nécessaire. Une réservation ne peut passer qu'à un autre état : annulation. Propriétaire : cet état permet de bloquer la période d'occupation. Il est traité dans les statistiques. Une occupation propriétaire ne peut pas changer d'état. Travaux : cet état permet de bloquer la période d'occupation et d'identifier l'entreprise réalisant les travaux. Il est traité dans les statistiques. Seule une option peut passer à l'état Travaux. 257

Module Crypto Saisonnier Une occupation travaux ne peut pas changer d'état. Annulé : cet état est utilisé pour annuler une réservation. Cet état supprime les lignes de quittancement générées sur le compte du locataire. Pour ce qui est des éventuels règlements, il faudra solder le compte via la saisie comptable. Une annulation ne peut pas changer d'état. La zone quittancement Elle présente des fonctionnalités identiques au module Gérance. Onglet DG Cet onglet n est accessible que si votre contrat est à l état réservation. Il présente des fonctionnalités identiques au module Gérance. Onglet Compte Onglet Appel Direct Permet de visualiser l'état du compte et d'effectuer des courriers. Il permet de faire l appel du quittancement du locataire avant de valider la fiche. Cette action génère sur le journal sélectionné (quittancement) des écritures au débit du compte locataire. Les écritures sont accessibles en saisie comptable. Le bouton Alarmes Ce bouton, présent dans la vague, permet de créer des alarmes manuelles liées au contrat. 258

Module Crypto Saisonnier Les spécificités de la liste gestion des contrats Bouton Planning Il permet de faire appel au planning. Les lots présentés sont ceux attachés aux contrats sélectionnés. La date de début du planning est le lundi de la semaine du contrat débutant le plus tôt. Exemple : si une sélection contient trois contrats débutant le samedi 27 mai 2000, le samedi 3 juin 2000 et le jeudi 18 mai 2000, le planning présenté débutera le lundi 15 mai 2000. Bouton Courrier Il permet de réaliser un courrier en fonction de la sélection réalisée. État des arrivées Cet état permet d imprimer un listing des arrivées sur la période sélectionnée. L option imprimer inventaires à la suite permet d'imprimer le tableau Inventaire défini sur le lot. Cet état tient compte du paramétrage de décalage de jours. État des départs Cet état permet d imprimer un listing des départs sur la période sélectionnée. Cet état tient compte du paramétrage de décalage de jours. 259

Module Crypto Saisonnier Cycle Propriétaire Ce menu est complètement similaire au module Gérance 260

Module Crypto Saisonnier Menu Statistiques Cette option n est disponible que si vous possédez le module Organiseur. Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Ce cycle permet de faire des analyses de l activité. 2 options forment ce menu : Analyses graphiques et Etats statistiques. Analyses graphiques Cette option permet de présenter des graphes de synthèse. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des lots est présentée pour permettre une sélection. Analyse par lot, par catégorie de lots ( villa, 2 pièces...) ou par mois. En fonction de cette option, l analyse présentera sur l axe de profondeur du graphique, les lots, la catégorie ou les mois. Prise en compte : définit la date de prise en compte d un contrat. La date de prise en compte peut être basée sur la date de début de contrat, sur la date de fin de contrat ou un ratio du recouvrement du contrat sur la période. Entre le et le sont les bornes de dates fixant la période d'analyse. 261

Module Crypto Saisonnier Montrer... et... : vous avez la possibilité avec ces deux champs de faire juxtaposer deux graphiques portant sur le nombre de jours d occupation, les loyers ou les frais quittancés. Ces renseignements apparaîtront sur l axe de la largeur du graphique. Calculer déclenche le calcul du graphe. Vous obtenez un graphique en 3 dimensions qui peut être mis en forme grâce aux fonctionnalités du grapheur. Etats statistiques Le détail du fonctionnement des écrans est décrit dans ce manuel dans la partie Statistiques du module de comptabilité générale. Pour le module de Saisonnier, les statistiques suivantes sont proposées avec La Solution Crypto. 02-Occupation A partir d'une sélection de lots (par défaut tous les lots), permet de calculer un taux d'occupation, jour par jour. Un lot est "compté sur un jour" quand il n'est pas en Travaux ou en réservation propriétaire. Présente également une colonne cumul annuel. Il est possible de sélectionner les lots concernés en cliquant sur le libellé "Portant sur x lots". 03-CAContrats Ce modèle calcule le chiffre d'affaires hors taxes, par analyse des écritures de quittancement sur la période saisie par l'utilisateur, et le répartit par durée et en fonction de la fiscalité (loyer / autre). A noter : si une entité est sélectionnée, seul le CA de cette entité sera présenté. Si par contre aucune entité n'est sélectionnée, le CA est multientités et cumule le quittancement de Gérance et de Saisonnier. 04-Synthèse Ce modèle calcule des statistiques sur les taux d'occupation et sur la nature des prestations. L'analyse peut être réalisée par lot, par catégorie 262

Module Crypto Saisonnier ou par mois. La prise en compte des montants financiers peut être réalisée en fonction de la date de début des contrats, de la date de fin ou par un ratio de durée. Il est possible de sélectionner les lots concernés en cliquant sur le libellé "Portant sur x lots". 05-Remises Locataires Ce modèle présente la liste des remises locataires sur les journaux paramétrés dans l'état (en colonne A). Cet état fait apparaître le montant HT et ventile les différents taux de TVA. 263

Module Crypto Organiseur Le module Crypto Organiseur Aujourd'hui, vous pouvez gérer différemment votre activité immobilière. Le module Organiseur permet de mémoriser tous les événements cycliques ou ponctuels d'une agence immobilière sans surcroît de travail. Simple d'utilisation, le module Organiseur est un puissant outil de partage d'information et d'organisation du travail. Avec le module Organiseur, vous hiérarchisez précisément vos tâches, planifiez vos échéances. De votre ordinateur, vous vivez en temps réel les événements du quotidien de l'agence. Ce chapitre est entièrement consacré à la description du menu Fonction. Un simple Clic droit sur Windows ou Control Clic sur Macintosh sur la souris permet de visualiser cette fenêtre, à n'importe quel moment. 264

Module Crypto Organiseur Ce menu comporte 10 fonctions aussi utiles que les 10 doigts de vos mains. 10 touches pour piloter l'activité de votre agence immobilière F1 : créer un événement F2 : lire les messages F3 : consulter l'historique F4 : planning F5 : afficheur F6 : internet F7 : visualiser les événements F8 : identités F9 : dossiers F10 : accueil ou F11 sur Windows. Nous vous conseillons vivement d'utiliser ces raccourcis claviers. Gardez près de vous dans un premier temps, le mémo Crypto Organiseur que nous avons créé spécialement pour vous aider à mémoriser ces 10 touches! 265

Module Crypto Organiseur Les grands principes de Crypto Organiseur L'événement Un événement qu'est ce qu'un événement? du latin evenire : ce qui arrive ; ce qui se produit. Crypto Organiseur est bâti autour de la gestion d'actions qui se produisent, donc d'événements On peut affirmer qu'il se produit de nombreux événements dans une journée dans une agence immobilière. Crypto Organiseur peut être la mémoire du quotidien de votre agence et enregistre simplement les événements que vous jugerez dignes d'être mémorisés. Un événement peut être l'envoi, la réception d'un courrier, d'un fax, d'un Email, un appel téléphonique émis ou reçu, le passage d'un locataire qui a une demande particulière, la rencontre d'un prospect bailleur, un compte rendu de visite d'immeuble, un message Intranet Crypto Organiseur constitue un fichier d'historique sur chacune des identités que vous possédez en fichier. Ce fichier s'enrichit de jour en jour et vous restitue en un seul Clic l'information au bon moment. L'événement est l'élément fondateur de Crypto Organiseur. Un événement possède un ensemble de caractéristiques qui permettent de le qualifier, de le classer, de le retrouver. 3 catégories La première classification est réalisée par la catégorie d'événement : Un événement peut être de type Message : dans ce cas, il n'existe que pour informer et aucune suite n'est à donner. Ces événements se terminent dès qu'ils sont créés. Exemple de Message : "N'oubliez pas que la réunion n'a pas lieu dans la salle habituelle mais dans le bureau de JLC!" Un événement peut être de type Action : dans ce cas, l'événement doit être traité et c'est le fait de traiter l'action qui termine l'événement. Exemple : un courrier, il reste en attente tant qu'il n'est pas imprimé et envoyé. Lorsqu'une action se termine, elle peut chaîner sur un autre traitement. Un événement peut être de type Tâche : dans ce cas, il faut lui donner une notion de durée. Exemple : les travaux de réfection de la façade d'une copropriété des Iceberg sont prévus du 1er Juillet au 20 Juillet. Une tâche se termine lorsqu'à l'échéance de fin, elle est traitée. Attachements Afin d'organiser les événements, différentes notions permettent de le rattacher. Des attachements obligatoires : un événement est toujours attaché à une Identité et à un type d'événement (qui fixe sa nomenclature). Un 266

Module Crypto Organiseur événement est également toujours attaché à un Service et à l'utilisateur qui le traite. Des attachements optionnels : un événement peut être attaché à un lot, un immeuble ou à un dossier. Lorsqu'un tel attachement est effectué, les historiques du lot, de l'immeuble ou du dossier sont alimentés. Caractéristiques Pour permettre l'exploitation, un événement possède également d'autres caractéristiques qui structurent l'activité : le sujet, la date, la note, la référence, le courrier associé, les pièces jointes associées, etc A qui? Qui est concerné par un événement? 3 notions principales sont concernées : Une personne et une seule est responsable de ce traitement : c'est l'utilisateur désigné pour traiter cet événement. L'événement peut posséder des destinataires Pour information. Ces destinataires ont connaissance de l'événement, ils en suivent la progression mais uniquement à titre informatif. L'événement peut posséder un Contrôleur. Comme les destinataires pour information, le contrôleur est informé de la progression de l'événement. Un fonctionnalité additionnelle lui permet de "viser" la bonne exécution du traitement prévu. Traitement Suite à donner La vie d'un événement doit être la plus courte possible. L'événement vit jusqu'à son traitement c'est à dire jusqu'au moment où on lui attribue une référence de traitement ("chronotage"). Dès qu'il est traité, l'événement est devenu statique et il est historisé. Lorsque l'événement est traité, il peut être chaîné sur une suite à donner la prochaine action.qui est un nouvel événement à traiter. Voilà, la boucle est bouclée. Les rendez-vous Une des fonctions premières de Crypto Organiseur est de gérer les rendez-vous. Ils sont présentés dans un planning. Seul le compte-rendu de rendez-vous devient un événement. La messagerie Un événement peut constituer un message à un destinataire précis. Mais lorsqu'il faut donner copie de ce message à plusieurs personnes, Crypto Organiseur crée des fiches de messagerie. Une fiche de messagerie est purement informative et ne donne lieu à aucune suite Donc, une fiche de messagerie ne peut pas être traitée, elle peut seulement être lue. Si nécessaire, il est possible de donner vie à une fiche de messagerie en la transformant en événement. Une fiche de messagerie est stockée jusqu'à ce que l'utilisateur la supprime. Cependant, une fiche de messagerie n'est jamais historisée. 267

Module Crypto Organiseur Les e-mails reçus sont considérés comme des fiches de messagerie et il faudra les transformer en événement (de manière automatisée) pour répondre ou pour l'historiser. L'organisation de LSC Tous les événements de la journée sont placés dans la liste des événements du jour. Cette liste retrace tous les événements créés ou traités dans la journée ; Tout le travail d'un individu est organisé dans son Afficheur qui regroupe ses rendez-vous, ses événements à traiter, ses messages. L'afficheur va permettre de mémoriser d'autres informations. Le planning des RV ou des tâches présente les RV de l'agence. Tous les événements traités sont historisés et accessibles à tout moment. Les automatismes sur les traitements et les suites à donner sont définis par les types d'événements. Les autorisations de visualisation, d'accès ou de modification sont gérées par utilisateur. Comment démarrer? Crypto Organiseur est un outil totalement paramétrable qui permet d'établir de nombreux automatismes et chaînages. La phase la plus difficile consiste à mener un réflexion préalable qui impose une mise à plat complète des procédures et méthodes internes. Vous devez décomposer toutes les actions élémentaires et pour chaque action définir qui fait quoi, comment, dans quel délai et quelle est la suite à donner? Plus que tout autre logiciel, un outil tel que Crypto Organiseur doit être mis en place de manière progressive en respectant un tempo en adéquation avec l'entreprise. Cette étape est très délicate. Nous vous conseillons de démarrer le plus simplement possible en automatisant uniquement les fonctions de base dans un premier temps : cahier du téléphone gestion des rappels à effectuer gestion des RV courriers et fax divers gestion des e-mails Puis, dès que ces fonctions sont maîtrisées, commencez par mettre en place un automatisme sur le cycle le plus long à suivre.lorsque ce cycle est parfaitement opérationnel, vous posséderez tous les tenants et aboutissants de Crypto Organiseur et vous pourrez passer à une phase plus ambitieuse => automatiser, structurer tout un service 268

Module Crypto Organiseur F1 - Créer un événement L'événement, une notion fondamentale de LSC. Type message Type action Type tâche L'événement de type message est, par exemple, une copie reçue pour information, un e-mail reçu ou une alarme générée par des automatismes programmés. L'événement de type action est par exemple un courrier. Il peut programmer un autre événement et peut être transformé en tâche. Il suffit de renseigner les dates (début et fin). L'événement de type tâche permet de suivre une action sur une période (entre deux dates Entre le... Et le). Les tâches apparaissent dans le planning de tâche (Shift + F4). Quel que soit son type, un événement est considéré comme conclu dès lors qu'il possède une référence de traitement que nous appelons numéro de chrono. Une fiche événement dans la détail Barre de menus Casquette (définit le tiers) Saisie identité du tiers Définition de l événement Description du contenu de l événement Etat de l événement vague bleue Faites F1, vous obtenez cette fenêtre (elle se construit au fur et a mesure que vous renseigner les divers champs qui la compose). 269

Module Crypto Organiseur La zone identité La fiche événement est composée de 6 zones principales : Une zone identité Une zone événement Une zone note Une zone "pour information donnée à" Une zone état Une zone "vague bleue" Identité ou Tél : c est ici que vous indiquer le tiers associé à l événement. Vous pouvez mentionner divers identifiants du tiers : Son nom Son numéro de téléphone ou celui d un de ses correspondants Son Email ou celui d un de ses correspondants Si le code identité saisi n'existe pas, un dialogue propose la création d'une nouvelle identité. Selon la longueur de la chaîne de caractères, la sélection proposée sera plus ou moins longue. Si vous souhaitez la liste des identités commençant par L, tapez simplement L. Si vous ne souhaitez que les identités commençant par LA, tapez LA. Si vous souhaitez obtenir la liste de toutes les identités du fichier, tapez la valeur? en lieu et place du code. La fenêtre de choix qui apparaît présente une clé de déploiement, affichant des informations complémentaires, qui peut être ouverte ou fermée à l aide des flèches gauche et droite. Vous pouvez faire de même avec le numéro de téléphone ou avec l émail de votre correspondant. Il est à noter qu'une fois l'identité sélectionnée, vous obtenez à l'écran les coordonnées complètes de l'identité. Il est à noter également, qu'une zone d'information complémentaire peut s'afficher dans le haut de l'écran. Il s'agit des événements en attente de traitement pour l'identité concernée. La gestion des correspondants : Après avoir valorisé l identité, le pop-up des correspondants s utilise de la manière suivante : Le pop-up est valorisé avec l ensemble des correspondants "référents" de l utilisateur courant. 270

Module Crypto Organiseur Prenons un exemple : la société «Crypto» comporte 3 correspondants : Jules LACRAPULE, Hugo LERIGOLO, et Chine LAVOISINE. JLC (Jeff Le Chef) a défini comme correspondants "référents" : Jules LACRAPULE et Hugo LERIGOLO MT (Marion Transaction) a défini comme correspondants "référents" : Hugo LERIGOLO et Chine LAVOISINE. Lorsque JLC crée un événement, le pop-up se valorise avec ses 2 référents (idem pour MT). Cependant, JLC peut avoir accès à tous les correspondants de différentes manières : - en tapant un «?» dans la rubrique correspondant (tous les correspondants actifs sont alors affichés dans une fenêtre de choix) - en tapant une partie du nom ou du prénom : o en saisissant «chi», aucune ambiguïté, LSC affiche alors Chine LAVOISINE o en saisissant «la», alors LSC propose une fenêtre de choix pour choisir entre Jules LACRAPULE et Chine LAVOISINE A ce stade, il est également possible de créer directement un nouveau correspondant en saisissant son Nom Prénom (LSC effectue automatiquement la séparation du Nom et Prénom et propose un genre par défaut). En ne renseignant pas l identité, vous utiliserez la rubrique Correspondant pour effectuer une recherche d identité. La recherche porte indifféremment sur la rubrique Nom ou Prénom. En saisissant «PAUL» vous obtiendrez la liste de tous les correspondants contenant PAUL dans le nom ou le prénom. Gestion des référents d un utilisateur En cliquant sur la flèche jaune située à droite du pop-up des Correspondants, vous obtenez alors l écran suivant : La partie gauche présente les correspondants actifs triés dans l ordre alphabétique des Noms. La partie droite présente les correspondants "référents" triés dans l ordre défini par l utilisateur. 271

Module Crypto Organiseur Pour faire basculer un correspondant de la partie gauche à la partie droite, il est nécessaire de double-cliquer dessus. Pour supprimer un correspondant de la partie droite («Les miens»), il faut double-cliquer dessus. En cliquant sur «Les miens», les correspondants sont triés dans l ordre alphabétique des Noms. Il est possible de modifier cet ordre par un «Glisser/Déposer» En maintenant la touche Shift enfoncée et en cliquant sur la flèche jaune, vous définissez le correspondant courant comme faisant partie de vos correspondants référents. Vous évitez donc l écran de gestion des référents. Tous les référents sont-ils égaux? Non. Le correspondant affiché en tête de liste est considéré comme le correspondant "référent" prioritaire. Il est présenté, par défaut, à chaque création d événement. De plus, dans l utilisation de LSC en synchronisation avec un PDA, le correspondant "référent" prioritaire est celui présenté dans le carnet d adresse du PDA. Lot, Immeuble, Dossier : A droite de la zone identité, trois champs ont été prévus : Lot, Immeuble et Dossier. Pour renseigner ces champs, la procédure à suivre est la même que pour la rubrique précédente. Ces 3 zones sont facultatives mais deviennent indispensables si l on souhaite lier l événement à un lot, à un immeuble à un dossier ou aux 3 à la fois et que l'événement en cours est de type courrier. En tapant un double-point d interrogation (??) dans le champ Dossier, vous pouvez sélectionner parmi les dossiers qui sont rattachés à l identité que vous avez indiquée. En tapant un triple point d interrogation (???), il est possible de voir les dossiers rattachés au lot ou à l immeuble indiqués. 272

Module Crypto Organiseur Dans le champ Lot, en tapant un double-point d interrogation (??) suivi d un des codes suivants : PG (propriétaire Gérance), PS (propriétaire Syndic), PT (propriétaire Transaction), PL (propriétaire Location saisonnier), L (locataire), ou LL (locataire Location saisonnier), vous obtenez directement la liste des lots concernés par votre sélection. La zone événement Cette zone permet de décrire l événement. A gauche, la date et l heure s inscrivent automatiquement, tout en laissant la possibilité à l'utilisateur, si besoin, de corriger manuellement. Une indication de durée est aussi mentionnée, elle est calculée automatiquement ; c est le temps d ouverture de la fenêtre événement. La case à cocher Confidentiel protège l'événement. Il ne sera alors visible que par son destinataire et n'apparaîtra pas dans l historique de l'identité concernée. Le premier menu pop-up permet de choisir le service concerné. Par défaut, en fonction des paramètres attribués à chacun des utilisateurs, LSC se positionne sur le service adéquat. Attention : un utilisateur ne peut être attaché qu'à un seul service. La notion de service concerné permet une nomenclature par activités. Cette nomenclature permet la gestion de droit d'accès à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs et permet de nombreux automatismes (envoi de messages à un groupe d'utilisateurs, identification des correspondants d'une identité). Dans le première partie du menu pop-up, accessible par simple Clic sur la flèche bleue, vous visualisez 5 services : gérance, syndic, transaction, saisonnier et comptabilité. Ces 5 services sont automatiquement créés par LSC et ne sont pas modifiables. Même si vous ne disposez pas des modules, les 5 services apparaissent. Dans le seconde partie du menu pop-up, vous pouvez créer d'autres services comme par exemple : commercial, administratif, marketing, développement etc Une fois le service concerné sélectionné, vous disposez des types d'événements propres au-dit service. L'affectation des types d'événements par service s'effectue en Administration. 273

Module Crypto Organiseur Les types d événements sont classés par thèmes. Dans le première partie du menu pop-up, accessible par simple Clic sur la flèche orange, vous visualisez les thèmes propres au service sélectionné. Dans le seconde partie du menu pop-up, vous disposez des thèmes et types d'événements communs à tous les services. Par simple Clic, sur un thème, un menu hiérarchique présente les différents événements que vous pouvez utiliser. L'affectation des types d'événements par Thème s'effectue en Administration. Un fois le type d'événement sélectionné, une zone sujet s'affiche ainsi que d'autres nouvelles notions. Le sujet doit être une information pertinente et complémentaire au type de courrier. Il est bien évident que si le type d'événement sélectionné est courrier, le sujet devra préciser le motif du courrier en quelques mots. Attention, la zone sujet est obligatoire pour la validation de la fiche événement. La pertinence de l'information de la zone sujet revêt toute son importance en consultation de l'historique d'une identité ou sur la liste de gestion des événements. Certains types d'événements peuvent être : - de type traitement de textes (symbole T) - de type tableur (symbole 9) pour réaliser des chiffrages (devis, factures) - sans type, c'est le cas des messages par exemple. Accès au tableur Accès au traitement de textes Pour les événements de type traitement de texte, il suffit de cliquer sur la zone T pour entrer sur la zone de texte. La zone de texte, appelée aussi matrice de texte, a été créée préalablement en administration. A ce niveau, le courrier peut être adapté en fonction du besoin sans que la matrice ne subisse de modification. 274

Module Crypto Organiseur Cependant, en cliquant sur les boutons cachés derrière les mots type et événement, vous pouvez modifier la matrice de texte originale. En cliquant sur le mot type, vous mettez simplement à jour la matrice de texte avec le texte que vous êtes en train de saisir. En cliquant sur le mot événement, vous accédez à la modification de la matrice de texte originale. Attention, pour éviter de fâcheuses erreurs, des autorisations sont nécessaires pour accéder à ces 2 types de modification. Attention, ne cliquez jamais sur type si l événement est chronoté, la matrice d origine se verrait remplacée par le texte courant calculé. Enfin, le pavé de champs suivant identifie : - le créateur de l'événement - le destinataire du traitement - un éventuel destinataire agissant pour contrôle - la date de traitement ou d'échéance s'il s'agit d'un événement programmé. Ces notions peuvent paraître vagues en théorie mais sont extrêmement claires dans la pratique. De : Initiales de l expéditeur A traiter par : initiales du destinataire Le A traiter peut être automatisé en fonction du type d événement. Si le A traiter reste vide, l événement est automatiquement chronoté en validation et il ne restera pas à l état A Traiter. Par contre, si le A traiter est valorisé, l événement devient un A Traiter pour le destinataire (et ce jusqu au chronotage de l événement). Pour contrôle : Initiales de celui qui a la charge de la bonne exécution du traitement d'un événement. Les initiales proposées par les pop-up correspondent aux initiales définies dans la liste des utilisateurs. Entre le correspond à la date de traitement. Elle conditionne l apparition de l événement dans l afficheur du destinataire. Tant que la date n est pas atteinte, le message n est pas affiché. Et le correspond à la date de fin de traitement, elle permet de transformer une action en tâche, une tâche étant une action sur une période donnée. Vous pouvez vous aider d'un mini-calendrier accessible en cliquant sur les mots Entre le Et le pour renseigner les dates. 275

Module Crypto Organiseur La zone note Cette zone est très importante. L'information précisée doit être pertinente. Au même titre que la zone sujet, l'information délivrée par la note sera visible au premier plan en historique et sur les listes de gestion. Les notes peuvent parfois être conséquentes. Le compte-rendu d'un Rendez-vous par exemple Si vous souhaitez obtenir cette zone de note en plein écran, il suffit de cliquer sur les trois petits points bleus en bas à droite de la zone. C est le zoom pleine page. Cette zone de note peut avoir d'autres attributions notamment pour l'envoi des e-mails. Dans la zone de note, vous pouvez sélectionner une URL complète (par exemple http://www.crypto.fr) et utiliser la combinaison de touche Shift+F6 pour lancer automatiquement votre navigateur sur la page sélectionnée. La zone de note peut être automatiquement préfixée par «De xxx le xx/xx/xx à hh :mm». Pour activer cette astuce, positionnez votre curseur dans une autre rubrique que la zone de note et pointez ensuite la zone de note par Shift+Clic. La zone pour information donnée à Cette zone permet simplement de faire une copie du message à une ou plusieurs destinataires. A noter que pour supprimer les initiales d un destinataire, il suffit de maintenir la touche Control sur Windows ou Pomme sur Macintosh, et de cliquer sur le destinataire à supprimer. En maintenant la touche Shift vous effacer tous les destinataires. Il est possible d envoyer une copie à un service en entier ou à l ensemble de l entreprise (notion de service concerné). 276

Module Crypto Organiseur La zone Etat Cette zone permet de donner une fin à une action ou à une tâche. Il suffit de cliquer sur la zone en orange pour accéder à la liste des propositions de traitement. Utilité En attente C est la position de l événement tant qu il n est pas traité. En attente de traitement. Courrier Lorsque l événement s achève par l expédition du courrier. Fax e-mail Tél Autres Stand by Lorsque l événement s achève par l expédition d un fax. Lorsque l événement s achève par l expédition d un e-mail. Lorsque l événement s achève par un appel téléphonique Lorsque l événement s achève par un autre traitement L événement n est pas traité et en attente de complément d information. Cette notion n est conservée que par soucis de compatibilité et ne devrait pas être utilisée. Effet Aucun sauf si l événement était déjà chronoté, il revient en attente avec un numéro de chrono à 0 Chronote l événement en attribuant une date, un numéro unique, et lance l impression. Ce sont les zones Write et/ou Calc qui sont imprimées. Chronote l événement en attribuant une date, un numéro unique, et lance l impression ou expédie le fax si un logiciel fax est installé. Ce sont les zones Write et/ou Calc qui sont imprimées. Chronote l événement en attribuant une date, un numéro unique, et place l événement en attente d emission. C est la zone note qui est envoyée avec les PJ. Chronote l événement en attribuant une date, un numéro unique. Chronote l événement en attribuant une date, un numéro unique. N affecte aucune date, ni référence de traitement. 277

Module Crypto Organiseur LSC propose automatiquement l e-mail ou le numéro de fax du correspondant ou à défaut ceux définis au niveau de l'identité. Vous pouvez saisir l adresse de plusieurs correspondants en les séparant par des virgules. Exemple : albert@crypto.fr, jean@crypto.fr Lorsque l événement est "chronoté", le fax ou l'e-mail sont rangés dans un dossier En postage. A partir de l Afficheur, vous pouvez intervenir sur ce dossier en supprimant l élément (e-mail ou fax à émettre). Vous stoppez alors l émission. L événement original n est pas modifié par cette manipulation. Les fax sont émis par le serveur dans les 2 minutes (attention, cette fonctionnalité nécessite l acquisition d un logiciel de fax : FaxElite sur Macintosh et Delrina Fax sur Windows). Sur Windows, un PostIt vous préviendra de l émission du fax. Pour des raisons techniques, cette fonctionnalité n est pas disponible sur Macintosh. Les e-mails sont émis par le serveur dans un délai programmé par l administrateur. Vous pouvez forcer l émission immédiate par l option Relève Internet de l Afficheur, option Lancer une relève sur mon poste. Lorsqu il s agit d un événement de type message, la zone état n existe pas. Le seul moyen de terminer un message est de cliquer sur la commande conclure. L effet est le même, l'événement est "chronoté". La zone "vague bleue" Consultez la partie récapitulative de ce manuel, concernant la gestion des mails dans LSC. Cette zone donne accès à des commandes différentes selon l endroit où nous nous trouvons dans LSC. Mais à chaque fois, les commandes proposées sont adaptées aux besoins du moment. Dans le cas présent, cette zone donne accès aux commandes suivantes : Ranger, Répondre, Contrôle OK, Prendre un Rdv, Imprimer, Précédent, Suivant, Annuler, et Valider. La fonction Ranger propose l arborescence de rangement propre à chaque utilisateur. La fonction Prendre un RDV donne accès au planning par l intermédiaire d un mini-calendrier. En maintenant la touche Shift maintenue, le RDV créé reprend la zone note en cours. 278

Module Crypto Organiseur La fonction Imprimer permet d imprimer une fiche descriptive de l événement. Elle ne permet pas d imprimer le courrier et/ou la zone tableur associée. Pour cela, vous devez cliquer sur l'option En attente et choisir courrier. Contrôle OK : ce bouton n'est visible que par le contrôleur d'un événement. Il permet de valider le contrôle qui restera présent dans le chemin du message. La zone de contrôle est remise à vide. Répondre : retourne l'événement à l'émetteur et permet d indiquer un complément d information dans la zone de note. Un automatisme fait précéder ce complément d information de «DS à ES le 25/05/2003 à 10:59 :» Transférer : a la même fonction que Répondre mais permet d indiquer un autre utilisateur comme destinataire du message. Toutes les astuces du F1 Cet écran est une plaque tournante de LSC. Il est truffé de fonctionnalités destinées à vous aider au quotidien. Ces fonctionnalités ne sont pas indispensables à la prise en main de LSC, mais elles deviendront indispensables au fur et à mesure de votre avancement. [h] : donne accès à l'historique de la fiche identité courante. Si les rubriques lot/immeuble/dossier sont valorisées, l'historique est enrichi. Casquette : un Clic sur la casquette orange (système) permet de charger la fiche associée en modification. Sélectionnez la zone de note avec Shift Clic : permet de commenter cette zone : "De JLC le 28/06/2000 à 08:29 : ". Cette fonction est active lorsque la zone actuellement sélectionnée n'est pas la zone de note. La recherche par correpondant : lorsqu'aucune identité n'est saisie, il est possible d'effectuer une recherche par correspondant. En tapant LABI dans la rubrique correspondant, vous obtenez la liste des interlocuteurs dont le nom commence par LABI. En tapant?labi, vous obtenez la liste des correspondants dont le nom contient LABI. Lorsque l'identité saisie fait référence à un fichier de base (copropriétaire, mandat ou locataire) et qu'aucune ambiguïté n'existe, LSC affecte en automatique le lot et/ou l'immeuble. La recherche dans les rubriques Lot/Immeuble/Dossier : il est possible de rechercher des informations avec le?. Cependant, ces 3 zones acceptent également une syntaxe particulière pour limiter la recherche aux lots associés à l'identité en tapant?? suivi d'un des codes suivants : - L (Locataire) - PG (Propriétaire Gérance) - PS (Propriétaire Syndic) 279

Module Crypto Organiseur - PT (Propriétaire Transaction) - PL (Propriétaire Location Saisonnière) - LL (Locataire) Drag&Drop à partir d'un historique : les 3 zones Lot/Immeuble/Dossier acceptent un Glisser/Déposer. Lorsqu'un événement est traité, il n'est plus modifiable sauf à remettre la référence de traitement à zéro. Cette référence de traitement peut être remise à zéro sous contrainte : - par le propriétaire de l'événement dans un délai de 7 jours - par celui qui a posé l'événement dans un délai de 7 jours - par le contrôleur de l'événement - par un utilisateur qui possède l'autorisation d'avoir "toujours accès à la modification" Le sujet automatique sur les événements avec une zone Calcul. Au moment du chronotage, le sujet de ces événements est préfixé automatiquement du N de facture/devis et du total HT. Cet automatisme simplifie la consultation en historique. La flèche bleue sur le mot Evénement ou Note permet la traçabilité de l'événement. Il est possible d'adjoindre des pièces jointes en cliquant sur PJ. Vous pouvez automatiser la zone de commentaire d'un RV avec la zone de note de l'événement que vous venez de créer. Sélectionnez simplement le bouton prendre un RV avec Shift Clic. Dans la rubrique type d'événement, la saisie de?? permet l'affichage des types d'événement du service courant. En création d'événement, le maintien de la touche Shift en validation permet de chaîner un prochain événement et ce même si aucun événement chaîné n'est programmé. En modification d'événement, il est possible de consulter les événements chaînés (précédent et suivant) en utilisant les flèches oranges situées sous le sujet. Un Clic charge l'événement chaîné. [Clic] permet de casser le chaînage. En modification d'événement, le maintien de la touche Alt au moment de l ouverture permet d accéder à la modification du sujet et de la note de l événement, quelles que soient les autorisations de l utilisateur. La gestion des «Pour information» LSC permet d associer à chaque événement un ensemble d'utilisateurs «Pour information» destinés à recevoir une copie du message. A chaque modification d un événement, LSC affiche tous les utilisateurs «Pour information» de la création initiale du message. Chaque modification importante du message provoquera une ré-information systématique de tous les utilisateurs «Pour information» (qu ils aient ou non, supprimé le message de leur afficheur). 280

Module Crypto Organiseur L événement possède donc une vie et les utilisateurs peuvent suivre la vie de l événement jusqu à son traitement (chronotage). Un message «Pour information» DOIT être supprimé (ou rangé en cas de suite à donner). Toute modification importante de l événement d origine génère automatiquement une ré-information à tous les utilisateurs concernés. Encore plus maintenant qu auparavant. il est nécessaire de ne communiquer que de l information importante et utile en respectant plus que jamais l adage «trop d information tue l information». Qui est informé d un événement? Les utilisateurs "Pour Information" sont informés. Cela étant, si en création, on ne se pose pas de question, en modification, il est nécessaire de visualiser qui et quand sont-ils ré-informés. 2 actions provoquent la ré-information : - la modification de la zone de note - le chronotage d un événement. Toutes les autres actions ne provoquent aucune ré-information. Pour lever toute ambiguïté, LSC met les utilisateurs «Pour information» en rouge pour signifier qu ils sont ré-informés. Lorsque les utilisateurs «Pour information» sont en Rouge, vous pouvez les passer en Noir en cliquant dessus. Ainsi, ils ne sont plus ré-informés (et vice-versa!). Si vous modifiez un Evénement pour lequel vous êtes utilisateur «Pour information», vous ne serez pas ré-ré-informé. 281

Module Crypto Organiseur Que se passe t-il si je supprime un utilisateur «Pour information»? Dans le cas où l on modifie un événement, les utilisateurs «Pour information» d origine sont affichés. Pour l illustration prenons MT et JLC. Deux cas peuvent se produire : - MT a supprimé le message «Pour information» de son afficheur - JLC a conservé le message dans son afficheur (message qui peut être lu ou non lu) Par défaut, LSC propose de ré-informer MT et JLC, mais vous pouvez décider de supprimer MT ou JLC de la ré-information. Les conséquences ne sont pas les mêmes : - on supprime MT. Elle ne sera pas ré-informée mais elle ne sera plus associée à l événement. Donc, à la prochaine modification de l événement, elle ne sera plus présentée dans la liste des utilisateurs «Pour information». - on supprime JLC. Il ne sera pas ré-informé. Mais comme il possède encore le message «Pour information», il sera présenté à la prochaine modification d événement et sera donc réinformé. En conclusion, LSC essaye toujours de distribuer l information comme à l origine. Vous pouvez forcer son fonctionnement, mais il n est pas possible à un utilisateur de supprimer le message qui est stocké dans l afficheur d un autre utilisateur (sauf à supprimer l événement ayant généré les messages originaux!). En cliquant sur «pour information copie donnée à», vous réinformer tous les utilisateurs destinataires de l information d origine. Recherche d événement Il est possible d effectuer une recherche sur le sujet (ou la zone de note) "contient une valeur". En séparant des mots par + la recherche combine alors plusieurs critères. Par exemple, «appel+fonds» recherche les événements contenant le mot «appel» et le mot «fonds» dans le sujet ou la zone de note. La création d événement liés LSC permet d associer à chaque type d événement une prochaine action chaînée. Cette action se déclenche lorsque l événement est chronoté. Cependant, il est possible de forcer la création d une prochaine action chaînée (quelque soit le modèle utilisé ou le traitement de l événement) en maintenant la touche Shift enfoncée en validation de la fiche Evénement. 282

Module Crypto Organiseur F2 Lire les messages Une petite fenêtre (bien identifiable) apparaît dès votre entrée dans LSC : il s'agit du messager. Deux Messages Un A traiter reçu Pour prendre connaissance des messages, il suffit de cliquer dans la zone orange ou dans la zone blanche. Le messager vous signale d'une part, que vous devez prendre connaissance de messages informatifs (la zone blanche) et que d'autre part, du travail vous attend, des événements à traiter! (la zone orange). Tout au long de votre travail quotidien, un agréable bip sonore viendra vous surprendre pour vous informer que des événements se sont passés et que vous devez en prendre connaissance. Vous pouvez, bien sûr, décider d'appeler le messager à n'importe quel moment. Où que vous vous trouviez dans LSC, faites simplement F2. Le simple fait de lire l'information la fait disparaître. Le message sera alors classé et consultable dans votre afficheur. (disponible par F5). Le défilement des messages est automatique avec le bouton suivant. Prendre connaissance des A traiter Les événements A traiter sont présentés à l'écran. 4 actions sont possibles Répondre : permet de retourner l'événement à son initiateur Reporter : vous avez pris connaissance de l'événement et vous programmez son traitement à une date ultérieure. Ranger : vous pouvez classer ce message dans un classeur ou simplement valider la lecture de l'événement. Il se positionne dans votre Afficheur. Traiter : c'est un moyen simple et efficace de se débarrasser d'un événement à Traiter. En effet, traiter l'événement consiste à effectuer l'action prévue. 283

Module Crypto Organiseur Les messages pour information Ces messages n'attendent aucun traitement. Leur caractère est purement informatif et statique. La fenêtre proposée est composée de trois zones : La zone concerne Cette zone constitue des rappels accessibles par des liens hypertextes. Rappel bref de l'identité concernée : son nom de société, son numéro de téléphone et le correspondant concerné. Le type d'événement qui a généré ce message pour info. La zone Contenu Elle décrit le contenu proprement dit du message : rappel des dates, intervenants : cette zone constitue l'en-tête du message. La zone de note représentant le contenu même du message. Dans la zone de note, vous pouvez sélectionner une URL complète (par exemple http://www.crypto.fr) et utiliser la combinaison de touche Shift+F6 pour lancer automatiquement votre navigateur sur la page sélectionnée. 284

Module Crypto Organiseur La vague Message «Pour information» Il s agit des messages reçus par l intermédiaire de la zone «Pour Information» des événements Commenter l événement [=] : permet d ajouter un commentaire sur l événement d origine. Répondre (confidentiel) [R] : retourne le message à l émetteur mais en confidentiel (sans aucune modification de l événement d origine). La note du message est préfixée de la mention «De JLC à MT (confidentiel)». Transfert (confidentiel) [T] : même principe que le Répondre confidentiel mais il est nécessaire de choisir le destinataire. Ranger : transformer le message en «Evénement à traiter» Message «E-mail» Il s agit des Email reçus. Répondre [=] : permet de répondre par création d un événement (reprenant les caractéristiques du Email). Avec cette option, la réponse apportée est archivée dans l historique de l identité. Répondre (confidentiel) [R] : réponse rapide par Email sans création d événement. Attention, cette option n'est à utiliser que pour des réponses ne nécessitant aucune trace (dès expédition de la réponse, vous n aurez plus aucun historique). Transfert (confidentiel) [T] : permet de passer le Email reçu à un autre utilisateur de LSC. Ranger : transformer l E-mail en «Evénement à traiter» Convertir : permet de mettre dans la zone de note le contenu de la pièce jointe au format HTML. Cette option est particulièrement utile lorsque vos correspondants expédient des e-mails en format HTML. Il n est plus nécessaire de décompacter ce type de pièce jointe. Shift-Convertir permet de gérer les formats "hétéroclites". En effet, en fonction des navigateurs, il peut vous arriver de recevoir des caractères parasites. La fenêtre qui apparaît alors vous permet de choisir le format de conversion qui aboutit au texte le plus lisible Lorsqu un mail n est pas lisible, même avec la touche «convertir», vous pouvez cliquer sur le lien PJ en maintenant la touche shift. Ceci permet d enregistrer le message au format EML, il peut ensuite être lu par «Outlook» ou par un éditeur de texte. [Suppr] sur Windows ou [Effacement] sur Macintosh permet de supprimer la fiche courante et de passer au message suivant. Attention, il n'est pas possible d'annuler cette action. 285

Module Crypto Organiseur F3 Aller en historique Cette fonction permet d obtenir l historique de l'identité sélectionnée. La touche F3, peut être avantageusement remplacée par la séquence [h]. En effet, lorsque le contexte est connu, c'est à dire lorsque vous êtes sur une fiche (locataire, propriétaire, identité, événement, etc) ou que vous sélectionnez une fiche dans une liste, le raccourci [h] vous donne un accès rapide à l'historique sans passer par l'écran de recherche. Si vous validez, vous obtenez la fenêtre suivante : 286

Module Crypto Organiseur Les RV En attente Présente les rendez-vous à venir. Double-clic propose le planning de la semaine concernée par le RDV. Ce dossier est automatiquement déployé. Présente les événements en cours. Double-clic sur un événement permet de modifier l'événement. Il s'agit de tous les événements qui ne sont pas traités (non chronotés). Ce dossier est automatiquement déployé. 17 derniers Présente les x derniers événements traités. x est limité à 20. Si le nombre est inférieur à 20 cela signifie qu'il n'y a pas d'autres événements. Doubleclic sur un événement permet de modifier l'événement. Ce dossier est automatiquement déployé. 12 mois Présente l'historique des événements traités à 12 mois (dont la date de traitement a moins d'un an par rapport à la date du jour). Les événements sont triés par service et par date. Double-clic sur un événement permet de modifier l'événement. Ce dossier doit être déployé par double-clic. Plus De 12 mois Les dossiers Présente l'historique des événements traités qui ont plus de 12 mois (dont la date de traitement a plus d'un an par rapport à la date du jour). Les événements sont triés par service et par date. Double-clic sur un événement permet de modifier l'événement. Ce dossier doit être déployé par doubleclic. Permet un suivi de dossiers. Le contenu de cet historique varie en fonction des rubriques Lot, Immeuble et Dossier de la fiche événement. Si toutes ces rubriques sont valorisées alors le suivi du dossier propose les éléments suivants : Historique du dossier IMPAYES023 : permet de lister tous les événements associés au dossier IMPAYES023. N'est disponible que par [h] à partir de l'événement. Les Tiers (identité) concernés par le dossier IMPAYES023 : permet de rechercher tous les événements associés au dossier et de lister les Tiers (Identités) associés à ces événements. N'est disponible que par [h] à partir de l'événement. Les dossiers du Tiers : recherche tous les dossiers affectés à l'identité. Est disponible dès que le Tiers (Identité) possède des dossiers attachés. Les dossiers de l'immeuble : permet de rechercher tous les événements associés à un immeuble et de lister les dossiers associés à ces événements. N'est disponible que par [h] à partir de l'événement. Les dossiers du lot : permet de rechercher tous les événements associés à un lot et de lister les dossiers associés à ces événements. N'est disponible que par [h] à partir de l'événement. 287

Module Crypto Organiseur Liens applicatifs Liens comptables Permet de lister rapidement les informations associées à une Identité. Les immeubles : ce dossier doit être déployé par double-clic. Les immeubles trouvés sont accessibles par double-clic. Les lots : ce dossier doit être déployé par double-clic. Les lots trouvés sont accessibles par double-clic. Histo applicatif : n'est pas une option active. Permet de présenter les traitements effectués. Permet de lister les différents comptes comptables associés à la fiche identité. Cette recherche est multi-activités. Chaque compte est listé. Double-clic sur un compte permet la consultation du compte. La vague Chercher Par l intermédiaire d un formulaire de recherche multicritères, vous pouvez retrouver un seul ou un ensemble d événements. Le résultat est affiché dans une nouvelle fenêtre, qui reproduit la structure de l historique mais ne présente que les éléments correspondant aux critères indiqués. Aller à Permet de passer directement à la liste de gestion des événements correspondant à l historique. Supprimer Ou [Suppr] permet de supprimer l'événement sélectionné. Toutes les astuces de F3 Drag&Drop d'un événement sur le titre Historique permet de visualiser rapidement le contenu de l'événement y compris la zone traitement de texte et la zone calcul. [h] : permet de Copier/Coller les coordonnées de l'identité présentées sous forme de Post It Clic sur le titre Historique donne accès à la fiche identité. Avec la touche Shift maintenue donne la liste de gestion. Drag&Drop vers un écran F1 sur les zones Lot/Immeuble/Dossier permet de valoriser ces zones. Control Suppr sur un RV pour le supprimer. Simple Clic sur un événement permet un affichage dans la zone de droite. Shift double clic donne accès à une liste de l événement sélectionné. 288

Module Crypto Organiseur F4 Aller sur le planning et RV Planning Défilement des N semaines : Précédente Suivante S : Semaine M : Mois T : Trimestre Choix de(s) personne(s), du service, ou de l ensemble de l agence Rendez-vous Cette option ouvre le planning de la semaine courante. Pour créer un rendez-vous, il suffit de sélectionner le début et la fin de votre rendez-vous par Clic maintenu sur la zone. Vous pouvez également double-cliquer sur la cellule de début de RV. La fiche RV s'affiche. Il suffit de la compléter. Pour modifier un rendez-vous, un double-clic sur ce rendez-vous. Tout est alors modifiable, sauf les rendez-vous de type confidentiel. Clic maintenu sur un rendez-vous permet de le déplacer. La flèche bleue, dans l en-tête, permet d augmenter ou de réduire la hauteur des lignes du planning, donc de présenter plus ou moins d informations dans la surface de la fenêtre. Il est également possible d utiliser les raccourcis [Flèche Haut] et [Flèche Bas]. 289

Module Crypto Organiseur Création/Modification Identité du tiers concerné Pop up : Type de RDV Destinataire du RDV Copie à d'autres personnes Alerte automatique avant le RDV Lieu du RDV Zone de note Options du RDV RV confidentiel est présent sur le planning mais son contenu est protégé et réservé à son propriétaire. RV avec compte-rendu : l'option activée entraîne la création d un événement de type compte-rendu. Ne pas utiliser avec RV confidentiel! Alarmes 30 mns avant : par défaut, LSC vous prévient 30 mns avant l'échéance. En fonction des préparatifs à effectuer, vous pouvez augmenter ce timer. Pour information : ces destinataires sont prévenus de la pose d'un RV. Par défaut, lorsque le RV concerne un autre utilisateur que l'utilisateur courant, LSC valorise cette rubrique. Km parcourus : indiquez le nombre de kilomètres concernant le RV. Permet l édition d un état des frais kilométriques. Lot/Immeuble/Dossier: à droite de la zone identité, trois champs ont été prévus : Lot, Immeuble et Dossier. Ces 3 zones sont facultatives mais deviennent indispensables si l on souhaite lier le rendez-vous à un lot, à un immeuble à un dossier ou aux 3 à la fois. En tapant un double-point d interrogation (??) dans le champ Dossier, vous pouvez sélectionner parmi les dossiers qui sont rattachés à l identité que vous avez indiquée. En tapant un triple point d interrogation (???), il est possible de voir les dossiers rattachés au lot ou à l immeuble indiqués. 290

Module Crypto Organiseur Dans le champ Lot, en tapant un double-point d interrogation (??) suivi d un des codes suivants : PG (propriétaire Gérance), PS (propriétaire Syndic), PT (propriétaire Transaction), PL (propriétaire Location saisonnier), L (locataire), ou LL (locataire Location saisonnier), vous obtenez directement la liste des lots concernés par votre sélection. Toutes les astuces du F4 [Clic] : permet de dupliquer le RV cliqué au lendemain. [=] : force le recalcul du planning en provoquant un réaffichage complet. Cette fonction est aussi disponible par un clic dans la zone blanche située entre T et la flèche orange. Sélection d'une tranche horaire avant 8H00 amène la gestion du tableau d'affichage. La gestion des couleurs est personnalisable par utilisateur. Il est possible de présenter un planning multi-utilisateurs. Pour supprimer un RV, il faut le prendre en modification et cliquer sur supprimer. Il est possible de saisir un compte-rendu direct, sans attendre le lendemain en cliquant sur le bouton Compte-rendu direct à partir de la modification de RV. Toute modification/suppression d'un RV donne lieu à un message d'avertissement au destinataire du RV. Pour alimenter la zone Lieu du RV : - Clic sur à pour indiquer la ville de l'identité. - Shift clic sur à pour indiquer la ville du lot ou de l immeuble. 291

Module Crypto Organiseur Le planning de tâche (Shift + F4) Shift F4 donne accès au planning des tâches. Une tâche est un événement avec une durée. Elle est affichée sur la période allant de Entre le.et le. L'interface de cet écran est similaire à F4. 292

Module Crypto Organiseur F5 Aller sur l afficheur L'afficheur constitue l'environnement de travail quotidien Initiales utilisateur Le tableau d affichage peut remplacer le panneau d information mural. Zone de visualisation Visualisation des rendezvous passés, présents et à venir. Un simple Clic sur le RDV affiche le planning correspondant. Mes alarmes applicatives, présente les alarmes à échéance Mon quotidien (ce que vous avez à faire) se compose de quatre sousrépertoires : 1 - Tâche en cours 2 - A traiter 3 - Pour contrôle 4 Messagerie Mon à venir (ce que vous devrez faire) En attente d émission : Les messages envoyés par e-mail ou par fax en phase de transmission Objectifs : dossiers communs à tous les utilisateurs Mon mémento : organisation des dossiers personnels Accès à l'administration Attention, l afficheur ne s actualise jamais seul. Pensez à faire F5 ou à cliquer sur la fonction Actualiser. 293

Module Crypto Organiseur Le tableau d affichage Le tableau d affichage est commun à tous les utilisateurs. Seul le créateur d'un élément peut le modifier. Les éléments du tableau sont présentés en bannière dans le planning (F4). Pour ajouter un élément, utilisez le bouton Créer. Le tableau d affichage est constitué aussi de tableaux blancs par service : Ils sont accessibles uniquement par les utilisateurs de chaque service concerné par la combinaison Shift [F5], mais sont visibles par tous les utilisateurs. Mes rendez-vous Permet de visualiser ses rendez-vous. Il suffit de double cliquer sur le rendez-vous pour accéder au planning de la semaine correspondante. Les rendez-vous ne sont modifiables qu à partir du planning. Mes alarmes applicatives Présente la liste des alarmes automatiques et manuelles arrivées à échéance. Cette option est détaillée dans une partie spécifique. Mon quotidien Tâches cours A traiter Pour contrôle Présente tous les événements classés selon les catégories suivantes : en Messagerie Messages Description Particularités Sous- Dossier Présente les événements non Visibles dans le planning Oui - Créer traités de type Tâche de tâches (Shift + F4) Présente les autres Oui - Créer événements non traités Présente les événements à contrôler 2 types de contrôle : contrôle des actions à réaliser et contrôle des actions réalisées. Alarmes LSC : reçoit les alarmes E-mails reçus : reçoit les Mails de l utilisateur courant Oui - Créer Oui Créer Mon quotidien ne présente que les informations rattachées à l'utilisateur. C'est un outil personnel. 294

Module Crypto Organiseur Un simple Clic sur un événement affiche son contenu à droite de l afficheur. Un double-clic sur un événement ouvre la fiche en modification. Il est possible par Drag & Drop de faire glisser les événements d un dossier à un autre. En attente d émission Affiche la liste des e-mails et des fax en attente d émission. Ces éléments disparaissent dès que le message est envoyé. Mon mémento Le but du dossier mémento est de permettre de conserver des informations. Vous pouvez structurer ce dossier en créant des sous dossiers. Il est possible de créer une ligne instantanément dans son mémento par la combinaison des touches Shift +F5. A tout moment, il est possible d accéder à un élément prédéfini Mon Bloc Note en faisant [F5]. Il s agit d un document toujours disponible pour vos annotations de type texte (limité à 32 pages). Nos objectifs Le but de ce dossier est de vous permettre de conserver des informations visibles et manipulables par tous. Il est possible de créer des sous dossiers. Créer un sous dossier Détaillons la manipulation sur le dossier A Traiter. Un Clic sur A traiter active le bouton Créer. Un Clic sur Créer crée un dossier nommé Dossier sans nom. Vous pouvez directement nommer le dossier par [Clic] sur son nom. Supprimer un dossier : il suffit d'effacer son nom. La suppression n'est possible que si le dossier est vide. 295

Module Crypto Organiseur Le carnet d adresses Visible dans l afficheur (F5), le carnet d adresses permet de définir les identités LSC qui composent votre carnet d adresse. Votre carnet d adresses est toujours visible (F5) et permet ainsi un accès rapide à vos identités «préférées». Cependant, sa principale vocation est de définir les Identités à synchroniser avec votre PDA (pour de plus amples informations sur le module de synchronisation PDA, reportez-vous à la notice spécifique). Pour modifier votre carnet d adresses, double-cliquez dessus. A ce stade, vous pouvez associer une nouvelle Identité ou une «casquette». La casquette permet d ajouter (virtuellement) toutes les identités possédant cette casquette à votre «Carnet d adresses». La casquette est dynamique et dès qu'elle sera associée à une nouvelle Identité, votre carnet d adresses sera mis à jour. En cliquant sur «Ajouter au carnet d adresses», vous accédez à l écran de recherche des identités. Si vous maintenez la touche «shift» en cliquant sur «Retirer» vous obtiendrez un dialogue vous proposant la suppression de tout votre «Carnet d adresses». 296

Module Crypto Organiseur La symbolique utilisée dans l afficheur La pastille de couleur donne une indication sur l'état A traiter ou tâche (vert) La date de traitement est celle du jour (orange) La date de traitement prévue a été dépassée de moins de 2 jours (rouge) La date de traitement prévue a été dépassée de plus de 2 jours Événement confidentiel non visible par les autres utilisateurs Pour contrôle (vert) L événement a été traité, il suffit de vérifier et de faire Contrôle OK (orange) L événement est à contrôler mais non traité Messagerie (mauve) Message Lorsque ce symbole est affiché, le dossier n'est pas vide. Un simple Clic sur cette icône ouvre le dossier s il est fermé, et le ferme s il est ouvert. Un événement qui apparaît en gras dans l'afficheur après une actualisation correspond à un événement qui n a pas été lu. Il est donc encore comptabilisé dans le messager accessible par F2. Les déplacements d'élément Pour mouvementer vos informations d un dossier à l autre, il suffit de faire un drag & drop. Un événement (Tâche, A traiter ou Pour contrôle) ne peut quitter son dossier parent. Il peut uniquement être mouvementé dans des sous dossiers. 297

Module Crypto Organiseur Un message peut aller dans les répertoires Mon mémento ou Objectifs sans contrainte. Il s'agit d'un classement d'information. Un message peut passer dans le répertoire A traiter : il est alors transformé automatiquement en événement. Les commandes disponibles dans votre afficheur Actualiser ([F5]) permet de rafraîchir l'affichage de votre afficheur. Toutes les données sont actualisées. Créer un dossier ou un élément d'un dossier. L'action dépend de la ligne actuellement sélectionnée. Traitement de texte ouvre une page vierge de traitement de texte 4D Write. La zone présentée n'est liée à aucun événement et ne pourra être attachée à aucune identité. Tableur : ouvre une page vierge tableur 4D Calc. Grapheur : ouvre une page vierge grapheur 4D Chart. Relève Internet : permet de forcer une relève Internet. L'action de relève et d'envoi des mails est automatisée à une fréquence définie par l'administrateur. Cette option permet de forcer une relève/envoi immédiatement. L'option Relève sur Mon poste ne gère que mon compte Internet, l'option Relève sur le serveur force la relève de tous les e-mails gérés par LSC. e-mail direct : permet de créer un e-mail rapide. N'est à utiliser que pour les e-mails personnels car les e-mails envoyés par cette procédure ne sont pas historisés et aucune trace n'est conservée. Recherche : effectue une recherche multicritères sur tous les éléments présents dans Mon Afficheur. Le résultat est affiché dans une nouvelle fenêtre, qui reproduit la structure de l afficheur mais ne présente que les éléments correspondants aux critères indiqués. Supprimer ([Suppr]) : permet de supprimer si possible l'élément sélectionné. Imprime : imprime toutes les actions définies d'une journée. Il effectue la synthèse des différents dossiers. Aller à : lorsqu un événement ou un message est sélectionné, présente la liste de gestion des éléments du dossier courant. Planning : permet d'ouvrir le planning d'une date précise. Mot de passe : les mutations sur les lots communs en Gérance et Syndic sont protégées par un mot de passe. Le mot de passe demandé pour enregistrer la mutation est variable (pour chaque mandat) et temporaire (valable une seule journée). Il est affiché à l'écran et, est placé dans le presse-papier de l'utilisateur, qui peut le transmettre au demandeur par un événement ou directement par un Post-it. Cette option n'est active que pour les utilisateurs autorisés. N activez cette option que pour des utilisateurs du module gérance. Programmer : permet de programmer une alarme répétitive. L'alarme répétitive peut être un message qui se range dans Messagerie (exemple tous les 24 du mois, déclaration de TVA) ou un RV périodique à mettre au planning (exemple tous les lundis à 9H00, réunion du service). 298

Module Crypto Organiseur Lorsque l'alarme répétitive possède une heure, LSC active un bouton programmer qui permet de générer les RV au planning. Lorsque l'alarme ne possède pas d'heure, elle est de type message et est générée, si nécessaire, à chaque ouverture de LSC (ou à chaque changement de jour en serveur). L'alarme peut être permanente ou ponctuelle pour un nombre de fois déterminé. Sa fréquence est quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. 299

Module Crypto Organiseur F6 Aller sur Internet Cette fonction permet d associer un navigateur Internet à LSC. LSC lance automatiquement le navigateur par défaut défini au niveau de votre système. Il vous appartient de renseigner dans les paramètres internet, l URL à ouvrir par défaut. En sélectionnant une URL (exemple http://www.crypto.fr) dans une zone de texte (sur une fiche message ou sur une fiche événement), l'utilisation de Shift F6 permet d'ouvrir cette URL. 300

Module Crypto Organiseur F7 Liste des événements Cette fonction donne la liste de gestion des événements du jour. Les événements du jour correspondent aux événements créés ou modifiés dans la journée, par tous les utilisateurs. Shift F7 limite la liste à mes événements. Il s'agit d'une liste de gestion standard. Seuls certains boutons spécifiques sont présents : Courrier : cette commande provoque le chronotage et l impression du document. Cette action est similaire à l attribution d une référence par la zone état de la fiche événement. Seuls les événements affectés à l utilisateur courant sont traités. Pour les événements dont le modèle d événement définit une suite, cette suite est automatiquement créée. Fax : cette fonction permet d expédier la sélection d événements sous forme de mailing Fax. Pour que les événements soient traités, il est nécessaire que la fiche Identité associée possède un numéro de fax et que l événement possède une zone courrier. Comme pour le bouton Courrier cette commande provoque le chronotage. Seuls, les événements affectés à l utilisateur courant sont traités. Email : cette fonction permet d expédier la sélection d événements sous forme de E-mailing. Comme pour le bouton Courrier, cette commande provoque le chronotage. Seuls, les événements affectés à l utilisateur courant sont traités. L adresse Email est choisie dans l ordre suivant (en fonction de l existence du Email) : Email du correspondant ou Email de l Identité. Dupliquer : permet de dupliquer l'événement sélectionné. Si l'événement est chronoté, sa duplication n'est pas chronotée. Attention cependant, le courrier associé est figé. Récap AR : imprime une liste des événements sélectionnés pour suivre les expéditions avec AR. Vous pouvez imprimer des bordereaux AR laser normalisés directement avec le module «Etiquettes». Attention, pour que le bordereau soit valorisé à l adresse d édition du courrier, il faut utiliser la variable AdresseEdition de la table Evénement. En effet, un courrier peut être expédié à d autres adresses que celle de l identité (voir fonctionnement de la variable Vadresse), à condition d être créé directement dans un cycle (bouton Courrier de la liste des comptes, des locataires, des copropriétaires, etc.). Ranger : range le ou les événements sélectionnés dans le dossier de votre choix. 301

Module Crypto Organiseur F8 Liste des identités Cette fonction donne accès au fichier des identités. Après l'écran de recherche, vous obtenez une liste de gestion standard. La fiche Identité est celle décrite dans la présentation des fichiers communs. Le bouton Mailing est spécifique : il permet d'effectuer un courrier de mailing à une sélection d'identités. L'écran de création d'un mailing est identique à la création d'événement (F1). Au moment de la validation, LSC génère autant de courriers que de fiches dans la sélection. Les courriers générés ne sont pas chronotés. Il est possible d'intervenir manuellement sur un courrier. Le bouton imprimer à partir de la liste de gestion permet de lancer l'impression. En maintenant la touche shift au moment où vous cliquez sur «mailing», vous avez accès à un E-mailing. Le bouton Dédoublonner travaille sur la sélection courante. Il recherche pour chaque fiche présente si une autre Identité possédant un numéro de téléphone identique existe dans la base de données. Ces fiches sont isolées et présentées dans une nouvelle liste. A partir de l écran de recherche des Identités, le raccourci [o] permet d appeler le dialogue d import des Identités (sans passer par l administration). Exemple d utilisation : vous récupérez un fichier d adresses. Vous importez ces adresses et effectuez immédiatement un dédoublonnage pour pister les doubles déjà définis. 302

Module Crypto Organiseur F9 Liste des dossiers La fiche Dossier Attention si vous êtes positionné sur le module Syndic, la création d un dossier présente un écran «Carnet d entretien»! Onglet Références Le dossier est un élément important de l'organisation de l'information dans LSC. Un dossier est associé à une Identité, éventuellement à un Compte comptable et éventuellement à une fiche Lot. Son utilité est différente en fonction de l'activité. Dans le cadre du module Organiseur : le dossier est un moyen de classifier l'information. Il est possible d'affecter à chaque événement un dossier. Ensuite, il est possible d'effectuer instantanément des recherches pour connaître les événements d'un dossier, mais aussi toutes les identités ayant agit par rapport au dossier. C'est donc un moyen de croisement de l'information. Exemple d'utilisation : vous ouvrez un dossier de sinistre. A chaque correspondance sur le sinistre, vous prenez soin de référencer le dossier. Ainsi, vous pourrez à tout moment connaître les intervenants sur dossier (assureur, entreprise, sinistré, expert, etc ) et renseigner vos interlocuteurs sur l'avancement du dossier. Dans le cadre de l'activité de syndic : les dossiers possèdent 2 autres attributions : permettre d'automatiser la facturation des honoraires de Syndic et permettre de référencer tous les contrats d'une copropriété. Des outils vous permettent d'en faire, par la suite un suivi complet. Dans le cadre d'une activité Transaction/Gérance : le dossier constitue l'acte (compromis ou bail). Il va permettre d'effectuer le suivi d'avancement, mais aussi la facturation des honoraires et le suivi des commissions. Nous allons décrire le contenu et le fonctionnement de la fiche dossier, en vous laissant le soin d'imaginer des utilisations en rapport avec vos besoins. Entité L'entité de rattachement est à déterminer en fonction de l'utilisation. Pour les dossiers de facturation des honoraires de Syndic, il convient d'associer l'entité de comptabilité générale (et non l'entité du syndicat). En effet, le module de facturation permet d'éditer des factures à en-tête du cabinet. Ces factures seront ensuite traitées dans les comptabilités des syndicats. Pour les dossiers de suivi des contrats de syndic, il faut affecter l'entité Syndicat concernée par le dossier Pour les dossiers de compromis/bail, il faut associer l'entité qui émettra les factures. 303

Module Crypto Organiseur Zone référence du dossier La référence est fondamentale pour retrouver de l'information. Les dossiers étant multi-activités et multi-utilisations, nous vous conseillons d'attribuer un code qui commence par un préfixe significatif à chaque type. Essayez de limiter la longueur du préfixe afin de préserver de la disponibilité pour numéroter vos dossiers dans un type. Référence : cette zone permet d indiquer une référence de dossier, cette indication est obligatoire. Vous disposez de 15 positions alphanumériques. Identité : correspond à l'identité à laquelle le dossier est attaché. Pour les dossiers de syndic, il s'agit de la référence au syndicat (dossier de facturation) ou le copropriétaire (dossier de sinistre) ou l'entreprise (contrat). Pour les dossiers de type Compromis/Bail, il s'agit de l'acheteur. L'association à une identité crée une casquette orange (système) sur la fiche tiers. Immeuble et Lot : ces rubriques permettent d associer le dossier à un lot et à un immeuble sans conséquences sur l état du lot (contrairement au Lot associé de la page Compromis et Bail). Elles permettent d automatiser la valorisation des rubrique N de Lot et N immeuble en création d événement. Ainsi, le fait de valoriser la référence de dossier sur un événement, permet d automatiser les rubriques liées et donc d alimenter les historiques. Type de dossier : fait référence à une combo box modifiable par l'utilisateur. Le type du dossier est mis dans la casquette. Attention, les types de dossiers : Offres d'achat, Compromis, Annulation, Signature ne doivent pas être modifiés si vous utilisez les statistiques du module de transaction. Date d'ouverture : automatique mais modifiable. A Qui : il s'agit de l'utilisateur A qui le dossier est affecté. Cette notion est importante pour les Compromis/Bail car elle correspond au négociateur du dossier et va influencer le suivi des commissions et les statistiques. Alarme : il est possible de choisir la date de déclenchement de l alarme automatique de LSC par rapport à l échéance du dossier. Lorsque cette rubrique est valorisée, le gestionnaire du dossier recevra une alarme à la date prévue (la valeur est exprimée en nombre de jours avant l échéance). 304

Module Crypto Organiseur Zone Etat d'avancement - Clôture Cette zone sert à préciser l'avancement du dossier dans le temps. La saisie dans cette zone est manuelle et ne résulte d'aucun autre traitement. Etat du dossier : les états d'avancement sont paramétrables. Seul l'état 99-Fermé possède un automatisme : il clot le dossier en valorisant la date de clôture. Date prévue : tant que le dossier n'est pas clôturé, cette date génère une alarme automatique. Alarme : cette zone permet de définir une alarme X jours avant la date d échéance, l alarme apparaîtra dans les messages de l utilisateur affecté au dossier. Dossier clos le : dès que cette date est valorisée, le dossier est considéré comme fermé. La casquette système est retirée, l'alarme sur date prévue est inactivée et le dossier n'est plus facturé. Note Dossier et motif clôture : sont 2 zones de notes permettant pour l une d indiquer des informations qui pourront être reprises dans diverses impressions. L autre est destinée à un commentaire concernant la clôture du dossier. A exclure de l impression du carnet d entretien : cette option n est utile que pour les dossiers «syndic» et permet d indiquer si le dossier courant doit être pris en compte ou non dans le carnet d entretien. Onglet Compromis ou Bail Cet onglet n'est nécessaire que pour les dossiers de type Compromis ou Bail et n est actif en création que dans le module Transaction. Zone Acquéreur Cette zone reprend le tiers défini au niveau du premier onglet. 305

Module Crypto Organiseur Zone Lot concerné Zone Tiers concernés Permet de renseigner le lot. Les informations sur le prix sont rapatriées mais modifiables. Les commissions se calculent en fonction de la fiche lot en cliquant sur la flèche jaune. Lorsqu'il s'agit d'un bail, le montant du loyer est celui indiqué au niveau du lot. Zone Financier Permet de mémoriser 2 autres identités concernées par le dossier. Il sera possible de leur adresser des courriers. Indication des données financières nécessaires à l'impression d'un compromis et au suivi du dossier. Zone Environnement lié Permet de présenter différents tableaux liés à un dossier. Les éléments du tableau sont codifiés en fonction de la sélection qui s'effectue par le pop-up de choix. Commissions : 9 lignes maximum (N ordre de 1 à 9) pour la saisie des commissions. La saisie d'une valeur dans montant modifie le cumul du montant réparti et le calcul de marge. Le A qui peut être interne (initiales d'un utilisateur) ou externe (saisie libre sur 5 positions). Apports : pour la saisie des apports effectués ou à faire. 9 lignes maximum (N ordre de 11 à 19). Crédits : pour la saisie des crédits contractés 9 lignes maximum (N ordre de 20 à 29). 306

Module Crypto Organiseur Onglet Facturation Cet onglet permet d'effectuer le suivi de la facturation des dossiers. Il est réservé aux utilisateurs possédant l'accès. La facturation ne doit servir que pour l entité de comptabilité générale. Tiers concerné : c est le tiers associé au dossier. Compte comptable doit correspondre à l'identité facturée. En création, en cliquant sur la flèche, LSC automatise l'affectation en fonction de l'identité ou si un lot est affecté en fonction du code d'application des commissions (vendeur ou acheteur). Mode de facturation : unique pour une facturation unique, après facturation le dossier est automatiquement clôturé. Par année civile, la facturation est calée sur un exercice civil et la première facture est calculée au prorata-temporis. Périodique tous les x mois : facturation renouvelable en fonction de la périodicité. Prochaine facture le : c'est cette date qui provoque la facturation d'un dossier. Si le jour est supérieur à 28, la prochaine date de facturation est toujours alignée en fin de mois, sinon le jour est respecté. De plus, une règle permet de gérer les termes échus : - pour les facturations mensuelles : on facture toujours le mois courant - pour les autres périodicités, si la date est inférieure ou égale au 15, il s agit d une facturation à échoir, si la date est supérieure au 15, il s agit alors d une facturation échue. Illustration par l exemple : - une facturation trimestrielle pour le 16 du mois, si la date de prochaine facture est le 16/4/2002, donnera Février/Mars/Avril - une facturation trimestrielle pour le 15 du mois, si la date de prochaine facture est le 15/4/2002, donnera Avril/Mai/Juin. Produits associés : il est possible d'attribuer une liste de produits à un dossier. Chaque produit associé donne une ligne de facture. Le montant peut être saisi en quantité ; dans ce cas, au moment de la facturation, LSC applique le tarif en vigueur sur la fiche produit. Le montant peut 307

Module Crypto Organiseur être indiqué en montant, dans ce cas, LSC applique le montant saisi à ce niveau. Le libellé est proposé mais modifiable. La zone note du produit est reprise en facturation pour détailler le libellé principal. Mode de règlement : si cette rubrique commence par PRELE lors de la facturation, LSC alimentera automatiquement l'échéancier du compte pour permettre de générer des prélèvements. La liste de gestion : bouton Facturer Le bouton Facturer permet d'effectuer une sélection de dossiers facturables. La liste des dossiers non clôturés, dont la date de facturation est antérieure ou égale à la date saisie est présentée. Après validation, vous obtenez un écran demandant de choisir un type d'événement. Les modèles disponibles sont les modèles de type facturation. La validation génère la création des événements de type facture. Chaque événement est automatisé : la zone éventuelle de traitement de texte en fonction du type d'événement, la zone tableur calculée en fonction des indications du dossier. Vos factures sont prêtes et en attente. Elles sont disponibles dans le cycle de facturation. En maintenant la touche shift lors de l utilisation du bouton «aller à» => «détail», on obtient la liste de gestion des lignes de facturations correspondants aux dossiers sélectionnés. 308

Module Crypto Organiseur F10 Aller sur l accueil Cette fonction permet de retourner directement sur la page d accueil. Sur Windows, F10 est intercepté par le système. En conséquence la touche F11 provoque la même action. 309

Module Crypto Organiseur Menu Cycle Ce menu donne accès rapidement à certains événements. Événements en attente Cette fonction permet de lister tous les événements en attente de traitement d un utilisateur sélectionné ou de tous les utilisateurs si aucune précision n'est apportée dans la zone A qui. A qui correspond au destinataire de l événement. La date permet de choisir une date limite, afin d obtenir uniquement les événements à traiter avant cette date. Lorsque les critères sont définis, il suffit de valider pour obtenir une liste de gestion des événements. Journal des devis La création initiale d'un devis place l'événement dans le journal des devis. Cette création s'effectue par F1. En affectant un type d'événement contenant une zone Chiffrage de type Devis, en sélectionnant la page 2, vous obtenez : 310

Module Crypto Organiseur Un devis est de 2 types : devis ou proforma. Le proforma caractérise un devis accepté. Le changement d'état devis à proforma est manuel (bouton passer devis en BL). Tant que le devis n'est pas fermé, il reste dans la liste (journal) des devis actifs. Tant que le proforma n'est pas transformé en BL, il reste dans la liste (journal) des devis. Utilisation dans votre activité : en Syndic, lorsque vous proposez vos services à un syndicat, vous pouvez créer un devis avec LSC. Ce devis est en attente de décision. Si votre offre est refusée, vous fermez le devis (case fermée) Si votre offre est acceptée, vous passez le devis en proforma. De cette manière, la liste vous renseigne toujours sur l'état des offres en cours. Journal des bons de livraison Présente la liste des bons de livraison non traités. Un bon de livraison vient du cycle devis, par la transformation d'un devis en BL. Il est également possible de créer directement un BL par F1. L'intérêt de cette étape est de programmer des actions associées au BL. Reprenons l'exemple du devis : votre offre est acceptée, vous transformez votre Devis en BL BL Prestation est un type d'événement qui est mis à traiter pour DS. Ainsi, dès qu'un devis est accepté, DS reçoit dans son Messager une indication BL à traiter. Cette information peut déclencher un cycle interne complet : faire une visite de contrôle, téléphonez au président du conseil syndical, etc Les BL restent dans le journal tant qu'ils ne sont pas fermés ou transformés en facture par le bouton BL en factures. 311

Module Crypto Organiseur Journal des factures Présente la liste des factures non transférées en comptabilité générale. Une facture peut provenir d'une création directe par F1, du cycle bons de livraisons ou de la facturation des dossiers. Toutes les factures en attente sont regroupées à ce niveau. Les factures peuvent être imprimées individuellement (à partir du pop-up état de la fiche événement) ou en masse à un moment donné. Tant que la facture n'est pas en comptabilité, elle reste modifiable. Utilisation dans votre activité : la facturation doit être essentielle. Vous pouvez utiliser le cycle de facturation des dossiers mais également établir des factures ponctuelles. Vous pouvez, par exemple, ouvrir une facture en cours par syndicat. Ensuite, à chaque intervention, vous ajoutez une ligne sur la facture ouverte. En fin de mois ou de trimestre, vous éditez vos factures en masse. Le transfert en comptabilité des factures est extrêmement simple : Imprimez vos factures et cliquez sur le bouton comptabiliser. Vous choisissez le journal de comptabilisation des ventes. Si des comptes (client) n existent pas, ils sont créés automatiquement. Vous avez la possibilité d en imprimer la liste. Le cycle est terminé, la facture est figée. Attention, le transfert en comptabilité alimente uniquement votre comptabilité générale. Pour des raisons évidentes de contrôle, ce cycle n'alimente pas la comptabilité des Syndicats. Votre facture est émise et suit le cycle traditionnel des factures fournisseurs. Comment est réalisée la gestion des taux de TVA LSC permet de créer des factures manuelles ou automatiques (par l intermédiaire des dossiers). Chaque facture possède un ensemble de lignes et chaque ligne possède un taux de TVA. Une facture peut donc comporter plusieurs taux de TVA. 312

Module Crypto Organiseur Edition des factures Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés sur une même facture, LSC édite en pied de facture, un récapitulatif par taux. Ce récapitulatif n est présenté que s il existe plus d un taux et un maximum de 3 taux! Comptabilisation des factures Au moment de la comptabilisation des factures, pour chaque ligne de facture, LSC alimente un compte produit et un compte de TVA. La problématique intervient dans la gestion simultanée de plusieurs taux de TVA. En effet, à chaque taux de TVA doit correspondre un compte de TVA et un compte de produit spécifique. Le compte de TVA à utiliser est fixé directement dans les paramètres (gestion des taux de taxe). Ce compte doit exister dans le plan comptable de base ; à défaut LSC le créera automatiquement si nécessaire. Détaillons comment fonctionne la gestion des comptes au moment du transfert : Aucun code produit associé à la ligne. Pour la TVA, LSC utilise le compte TVA associé au taux de TVA courant tel que défini dans la gestion des taux. Si ce compte est inexistant, LSC utilise le compte TVA sur facture des paramètres. LSC ne peut choisir un compte produit spécifique et utilise le compte produit par défaut des paramètres. Un code produit est associé à la ligne. Pour la TVA, LSC utilise le compte TVA associé au taux de TVA courant tel que défini dans la gestion des taux. Si ce compte est inexistant, LSC utilise soit le compte TVA sur facture, soit le compte de TVA sur encaissement en fonction de l option choisie sur la fiche produit. Pour la gestion du compte produit, LSC permet une ventilation automatique en fonction des taux de TVA. a) Le code taxe de la ligne de facture correspond au code taxe de la fiche produit : LSC utilise le compte produit défini sur la fiche produit. b) Le code taxe de la ligne de facture ne correspond pas au code taxe de la fiche produit : cela signifie que vous utilisez un taux de TVA différent du taux habituel pour ce produit. LSC essaie alors de créer un compte produit spécifique en utilisant la rubrique " Suffixe " définie dans les paramètres, dans la gestion des taux de taxe. Si le suffixe existe, il est " ajouté " au compte habituel. 313

Module Crypto Organiseur Illustration par l exemple Vous définissez dans les paramètres, un compte de TVA à 5,5%, avec le suffixe " 01 ". Vous définissez un produit " Prestation de service " associé à un compte produit 706 000 et au taux de taxe 19,6 %. Vous créez une facture, avec une ligne utilisant le produit " Prestation de service " avec un taux de TVA à 5,5%. Au moment du transfert en comptabilité, LSC va utiliser le compte produit 706 001, c est à dire que les 2 derniers caractères du compte produit ont été remplacés par le suffixe. 314

Module Crypto Organiseur Menu Statistiques Cette option n est disponible que si vous possédez le module Organiseur. Les statistiques existent dans les modules Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité et Organiseur. Elles permettent d éditer des documents de synthèse sur l activité. Attention, vous pourrez modifier la présentation d un état statistique, mais vous ne pourrez exploiter que des modèles statistiques réalisés par Crypto. Le détail du fonctionnement des écrans est décrit dans ce manuel dans la partie Statistiques du module de comptabilité générale. Pour le module Organiseur, les statistiques suivantes sont proposées avec La Solution Crypto. 02-Evenements Ce modèle analyse, par entité et par service, le nombre et la durée des événements traités entre deux dates. 315

Module Crypto Organiseur La gestion des mails dans LSC LSC n a pas la volonté d égaler les logiciels spécifiques de traitement des mails (Outlook, Netscape, etc). Les objectifs du module Organiseur sont de : - permettre une gestion simplifiée des mails sans connaissance particulière d Internet. - permettre un suivi complet des mails en utilisant toutes les fonctionnalités de l organiseur. - permettre une intégration des mails à l environnement de travail habituel. Configuration nécessaire Pour activer la gestion des mails, il est nécessaire de posséder un accès Internet «standard» (type Wanadoo, Oleane, etc) et le module Organiseur. La relève peut s effectuer en automatique ou en manuel. Relève automatique Relève manuelle Pour exploiter cette fonctionnalité, vous devez impérativement être en version serveur et l accès Internet doit s effectuer à partir du poste serveur, via un routeur ou un accès permanent. Il est donc fondamental que le serveur soit parfaitement paramétré pour accéder à Internet (Panneau de configuration, Réseau, TCP/IP). Dans cette optique, vous pouvez programmer la fréquence de la relève (toutes les x minutes) et les tranches horaires pendant lesquelles elle doit être active (par exemple 8H00 à 19h00), programmer ou non la nécessité d effectuer une relève les Samedi et Dimanche. Ces programmations s effectuent dans le paramétrage de l application et chaque modification ne sera prise en compte qu après redémarrage du serveur. Directement à partir de l afficheur (F5), le bouton Relève Internet permet de déclencher une relève. Dans cette configuration, - l option «relève sur mon poste» permet un traitement (relève et émission) limité à ses mails (boites aux lettres affectées à l utilisateur courant). La relève est réalisée sur le poste de l'utilisateur, et non sur le serveur. Si Internet est accessible via un routeur (ou un accès permanent), cette manipulation ne nécessite pas d autres précautions. En revanche, si vous accédez à Internet via un modem, il est nécessaire de "faire monter" au préalable la connexion Internet, par exemple en réalisant un accès Web. - l option «relève sur le serveur» permet de traiter les mails de tous les utilisateurs définis. Cette option ne peut être utilisée que si le serveur possède un accès Internet (routeur ou permanent). 316

Module Crypto Organiseur Gestion des mails La fonction Email est très simple et se limite à : - définition de modèles de mails, utilisables par tous les utilisateurs. - réception de mails en mode texte avec pièces jointes, archivage automatique possible. - émission de mails avec pièces jointes. Définition de modèles de mail Réception de mail On définit un modèle de mail comme un modèle de courrier traditionnel. Il est même possible d y adjoindre des variables. La seule particularité est la nécessité d activer la boîte à cocher : Copier la zone Write dans la zone note. Ainsi, lorsque l on crée un événement, dès que ce modèle d événement est choisi, la zone de note est automatiquement valorisée. Lorsqu un mail est reçu, en automatique ou en manuel, il apparaît dans l afficheur, en Messagerie, dans le dossier Email reçus (ou en F2 dans la partie gauche des icônes). Si l adresse Internet de l émetteur a été retrouvée dans la base de données, LSC référence automatiquement la fiche Identité correspondante. C est au moment où vous prenez connaissance du mail qu il convient d effectuer un traitement : - c est un mail sans importance : suppression directe - c est un mail qui nécessite un traitement : - répondre : permet de créer un événement en reprenant en note le message initial. - ranger : permet de créer un événement en reprenant en note le message initial, en conservant les pièces jointes et en classant éventuellement ce mail dans un sous-dossier du A Traiter de l afficheur. - transférer : permet de créer un événement en reprenant en note le message initial, en conservant les pièces jointes et en affectant cet événement à un autre destinataire (Aqui). A noter : c est le champ Reply to (A qui répondre) qui est mémorisé s il est présent sur un mail reçu. Dans le cas contraire, c est le champ From (De qui) qui est mémorisé. De nombreux serveur de discussion utilisent le champ Reply to pour que la réponse de l utilisateur soit propagée à tous les abonnés de la liste. 317

Module Crypto Organiseur Emission de mail Astuces sur la gestion des mails L émission d un mail s effectue par la création d un événement et par choix dans le pop-up Etat de l action Email. Une zone permet de renseigner l adresse Email du destinataire. Par défaut, LSC sélectionne l adresse Email du correspondant. Si le correspondant ne possède pas d adresse, LSC propose alors l adresse de la fiche Identité. Il est possible d associer des pièces jointes. Attention, ces pièces jointes sont supprimées après expédition du mail. Lorsque vous validez, le mail est placé dans votre Afficheur dans le dossier En attente d émission et ce jusqu au passage programmé de la relève Internet. Tant que le mail se trouve dans ce dossier, il est possible d intervenir (modification ou suppression). Lorsque le mail est traité, il est supprimé de ce dossier. En cas d anomalie à l émission, un post-it vous informe de la nature du problème rencontré et le mail est supprimé du dossier En Attente d émission. Il vous appartient de relancer l expédition. - Vous pouvez forcer le départ immédiat de vos mail en demandant dans l afficheur, Relève Internet, Option Lancer une relève sur mon poste. - Il est possible d envoyer un mail à plusieurs destinataires en tapant l adresse des différents destinataires séparée par une virgule (,). - Lorsqu une adresse Email a été saisie, la zone état affiche l adresse. Il est possible de : - Modifier l adresse d expédition en recopiant l adresse du correspondant par un clic sur l adresse affichée. - Mettre à jour l adresse du correspondant en recopiant l adresse d expédition par un Shit+Clic sur l adresse d expédition. - Il est possible d envoyer un mail sans conserver de trace dans LSC : dans l Afficheur, option Email rapide. - Liens directs avec un navigateur : souvent les correspondances Internet font référence à des liens Internet. Il est possible de sélectionner une zone de lien (par exemple www.crypto.fr) et par la combinaison de touches Shift+F6, LSC charge le navigateur défini par défaut au niveau de votre système et se connecte automatiquement sur la page nommée. Cette option est active à partir de l écran d événement et de message. Paramétrage de LSC Nous avons vu qu il était possible de définir des fréquences de relève automatique. Les autres paramètres nécessaires à la gestion des mails sont rappelés ci-après. Ils sont accessibles par l onglet Internet et fax des paramétres de l administration et par les fiches utilisateurs. 318

Module Crypto Organiseur Paramétrage générique L adresse du serveur SMTP vous est communiquée par votre fournisseur d accès. Email par défaut : cette adresse n est utilisée à l émission d un mail que si l expéditeur signataire du courrier ne possède pas de compte Internet (boite aux lettres) défini (voir paramétrage des utilisateurs). Ainsi, lorsque le destinataire du mail utilise l option répondre, il répond à l adresse indiquée à cet endroit. Longueur maximum d une ligne : cette option n a pas d utilité particulière dans LSC et vous pouvez laisser la valeur à 0. Un mail peut contenir de multiples pièces jointes et la taille globale d un document peut-être très conséquente. Généralement les mails sont relevés automatiquement sur le serveur et le traitement d une pièce jointe nécessite d importantes ressources (mémoire, CPU et disque dur) pour les décoder. Ces ressources sont prises sur la capacité de traitement du serveur, donc au détriment des autres tâches et traitements. Afin de ne pas pénaliser trop fortement les utilisateurs, il est indispensable de fixer un seuil maximum de taille au delà duquel LSC abandonne le traitement du mail reçu. Lorsqu un mail reçu dépasse le seuil fixé, LSC envoie un message à l utilisateur en le prévenant que le mail n a pas été traité. Il convient alors à l utilisateur, soit de supprimer le mail (bouton Epurer des mails sur la fiche Utilisateur), soit de le relever avec un gestionnaire de mails spécialisé (Netscape, OutLook, etc). Paramétrage des utilisateurs Le paramétrage des comptes (boîtes aux lettres) pour un utilisateur s effectue sur la fiche utilisateur. L activation de la gestion des comptes d un utilisateur s effectue en cochant l option Gestion de la réception des Emails. Il est possible de définir plusieurs comptes pour un même utilisateur. Un compte (boîte aux lettres) se définit grâce aux paramètres suivants : Serveur (pop.domaine.fr), Nom utilisateur et Mot de passe vous sont donnés par le gestionnaire de vos comptes Emails. Attention à différencier les majuscules et minuscules dans le mot de passe. 319

Module Crypto Organiseur Laissés sur le serveur : il s agit du serveur Internet et non du serveur LSC. Lorsqu un mail est reçu, il est rapatrié dans LSC et dans une utilisation normale, il est inutile d en conserver une copie sur le serveur Internet. Cette option ne doit donc pas être activée, sauf volonté spécifique. E-mail expédition et Signature Internet sont 2 variables qui peuvent être utilisées dans les différents modèles de mails. Epurer des mails : ce bouton permet de supprimer de mails qui se trouvent sur le serveur Internet. Chaque mail sur le serveur est identifié par un numéro. Le mail le plus ancien porte le numéro 1. La suppression s effectue en indiquant le numéro du mail. Cette option ne doit être utilisée que pour supprimer un mail que LSC ne peut recevoir (taille supérieure au seuil fixé) et que vous ne voulez pas relever avec un autre navigateur. Le mail supprimé est définitivement perdu. 320

Module Crypto Organiseur La gestion des Pièces jointes Il est possible de joindre des documents à vos événements ou vos mails par l intermédiaire de pièces jointes. Un simple Clic sur PJ entraîne l'ouverture de la fenêtre Pièces jointes associées. Cela se présente sous forme de liste. Cette liste permet de joindre à l événement plusieurs fichiers (image, texte ) Tous ces fichiers sont compactés avant d'être joints. Un Clic sur + donne accès à une fenêtre de recherche de fichiers standards et ajoute le fichier correspondant à la liste Pièces Jointes associées. La touche permet de supprimer le fichier sélectionné. Il est donc possible de procéder à l'opération inverse (décompacter) en sélectionnant d'abord le fichier, en cliquant sur le bouton Décompacter le document sous, (visible lorsque au moins un fichier est présent dans la liste). Un clic sur le bouton permet de choisir le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document (le nom de la PJ n est pas modifié), si vous annulez ce premier écran de décompactage, vous pourrez décompacter le fichier en le renommant. Un shift Clic enregistre automatiquement le document sous son nom d origine dans le dossier Crypto. Un [Clic] (Ctrl sur Windows et Pomme sur Macintosh) permet d ouvrir automatiquement le document dans le logiciel associé. Pour quitter cet écran, utiliser la touche Esc. Vous pouvez constater que dans la zone Note, à côté de la touche PJ, apparaît le nombre de fichiers joints. Attention, si l événement est envoyé par e-mail, les PJ éventuelles sont supprimées de l événement après envoi du e-mail. Lorsque l on duplique un événement, les PJ ne sont pas dupliquées. Lorsqu une seule pièce jointe est associée, [Clic] permet de l ouvrir directement avec le logiciel approprié. 321

Module Crypto Organiseur Post-it La fonction post-it permet de dialoguer en direct avec un autre utilisateur connecté. Pour accéder à cette fonctionnalité, il suffit de cliquer sur A propos de La Solution Crypto (dans Aide sur Windows et dans le menu Pomme sur Macintosh) Liste des utilisateurs connectés Cette clé permet d accéder à des renseignements complémentaires par utilisateurs. Date et heure de la connexion. Nombre de messages à lire et d événements à traiter. Double-clic sur les initiales d'un utilisateur ouvre un écran de type post-it. C'est une zone de texte de saisie libre. La validation se fait par la case de fermeture ou par le touche [Entrée]. Le destinataire reçoit le post-it dans les 2 secondes. Ce post-it vient s'afficher sur l'écran du destinataire au premier plan. Il peut répondre par la fonction [r] ou simplement fermer le post-it. Si on souhaite le conserver, il convient de passer le post-it en message avec [m]. Un post-it peut être imprimé par [i]. Si le destinataire est déconnecté, le post-it est transformé en message et vous serez prévenu. Il est possible de Mettre une alerte générale à tous les utilisateurs connectés avec le bouton défini sur l'écran A propos. Il est possible aussi d envoyer un post-it aux utilisateurs affectés à un service défini. Il vous suffit de double-cliquer sur le service. 322

Module Crypto Organiseur Un raccourci pour atteindre la fonction post-it, Control Clic droit sur Windows, et Control Shift Clic sur Macintosh. Attention : si le post-it ne peut être délivré (car le destinataire s est déconnecté), un retour immédiat vous est donné et à sa prochaine connexion, le destinataire recevra un message. 323

Module Crypto Organiseur La synchronisation avec un PDA sous Palm OS Mise en place Attention, le module de synchronisation est un module additionnel au module Organiseur. L objectif de ce module est de permettre la synchronisation, avec LSC, du contenu de votre PDA (Portable Desktop Assistant, ou assistant de bureau portable) de marque Palm Pilot, ou bien d une autre marque mais utilisant le système d exploitation PalmOS. Configuration nécessaire Licence Installation en monoposte (Windows et MacOS 9) Votre ordinateur doit déjà être configuré pour que votre PDA se synchronise avec l application standard Palm Desktop livrée avec votre organiseur. Une synchronisation au moins doit avoir été réalisée avant la mise en place du module de synchronisation avec LSC, afin de réaliser une sauvegarde du contenu du PDA. Crypto vous a délivré un numéro de licence qui active le module de synchronisation Palm Pilot dans LSC. Saisissez ce numéro de licence. Lancez l installeur. Sélectionnez Installation en monoposte. Indiquez le chemin de LSC. Indiquez le chemin vers le gestionnaire de synchronisation HotSync. Cliquez sur Suivant : c est terminé. Détail des fichiers installés sur un Macintosh - CryptoLib dans (dossier système) :Extensions - CryptoAddrCnd, CryptoDateCnd,CryptoTodoCnd dans (dossier de Hotsync) :Conduits. Les anciens conduits sont mémorisés dans (dossier système) :Préférences :ACI - Mise à jour du plug-in CryptoPlug.4DX Détail des fichiers installés sous Windows - CryptoLib.DLL dans (dossier système)\system - CryptoCnd.DLL dans (dossier de Hotsync) - Modification de la base de registres pour que la synchronisation prenne en compte le nouveau conduit. - Mise à jour du plug-in CryptoPlug.4DX Installation sur un poste serveur (Windows et MacOS 9) Lancez l installeur. Sélectionnez Installation sur un serveur. Indiquez le chemin de LSC. Cliquez sur Suivant : c est terminé. Détail des fichiers installés - Mise à jour du plug-in CryptoPlug.4DX 324

Module Crypto Organiseur Installation sur un poste client (Windows et MacOS 9) Lancez l installeur. Sélectionnez Installation sur un poste client. Indiquez le chemin vers le gestionnaire de synchronisation HotSync. Cliquez sur Suivant : c est terminé. Détail des fichiers installés sur Macintosh - CryptoLib dans (dossier système) :Extensions - CryptoAddrCnd, CryptoDateCnd,CryptoTodoCnd dans (dossier de Hotsync) :Conduits. Les anciens conduits sont mémorisés dans (dossier système) :Préférences :ACI Détail des fichiers installés sous Windows - CryptoLib.DLL dans (dossier système)\system - CryptoCnd.DLL dans (dossier de Hotsync) - Modification de la base de registres pour que la synchronisation prenne en compte le nouveau conduit. Installation en monoposte ou client (MacOS X) Tout d abord, il vous faut installer CryptoLib.pkg ; pour cela, doublecliquez sur l icône du même nom, l installation doit être faite sur le disque de démarrage de votre OS X. Ensuite, dans le dossier Bibliothèque : Application Support : Palm HotSync : (sur certains ordinateur, le dossier bibliothèque est nommé Library ) présent sur votre disque démarrage faire, les manipulations suivantes : - Créez un dossier Disabled Conduits - Déplacez dans ce dossier les fichiers suivants présents dans le dossier Conduits : - ToDo Conduit, - Datebook Conduit, - Adress Conduit - Enfin, mettez dans le dossier Conduits les fichiers : - CarbonCryptaPdaADDR, - CarbonCryptaPdaDATE, - CarbonCryptaPdaTODO Installation en serveur (MacOS X) Aucune installation n est nécessaire, LSC étant livrée avec les éléments correspondants. Paramétrage de La Solution Crypto Dans la fiche de chaque utilisateur possédant un organiseur, remplir le champ Identité Palm Pilot avec le nom qui a été attribué au PDA. Il est ensuite nécessaire de déconnecter et de reconnecter cet utilisateur pour que le module de synchronisation soit lancé. 325

Module Crypto Organiseur Pour vérifier que le module de synchronisation est actif dans LSC, presser la touche Ctrl et cliquer dans l écran pour dérouler le menu des modules actifs : il doit contenir une ligne Synchronisation PDA. Fonctionnement Une synchronisation entre le PDA et LSC n est possible que si LSC est ouverte et qu un utilisateur paramétré comme décrit ci-dessus est connecté. Synchronisation rapide Synchronisation complète C est le fonctionnement normal. Seuls les enregistrements modifiés, sur l organiseur et dans LSC, sont transmis de l un à l autre. A lieu en particulier lorsque l organiseur a été synchronisé entre temps avec un autre logiciel que LSC. Ce traitement peut prendre plusieurs minutes. L objectif est de mettre en relation tous les enregistrements de l organiseur et tous les enregistrements de LSC. Note : après l ajout d une casquette dans le carnet d adresses, une synchronisation rapide n enverra pas sur le PDA toutes les identités de cette casquette (par principe, seules les identités modifiées sont envoyées) : il faut alors afficher le dialogue de synchronisation (voir ci-après) pour forcer une synchronisation complète sur les identités. Synchronisation particulière En pressant la touche Majuscule, dans LSC, au début de la première synchronisation, un dialogue apparaît. Ce dialogue permet de choisir le mode de synchronisation et, éventuellement, de préparer LSC avant la première synchronisation. Première synchronisation Cochez cette case avant la première synchronisation du PDA avec LSC, ou pour réinitialiser complètement les données de synchronisation pour 326

Module Crypto Organiseur l utilisateur du PDA. Cette option doit en particulier être utilisée après un changement de PDA, après une réinitialisation matérielle, L action de cette première synchronisation est la suivante : - récupérer, dans LSC, toutes les identités non personnelles du PDA. Ces identités pourront ensuite être associées à des identités existantes ou permettre la création de nouvelles identités dans LSC, à l aide du dialogue de validation décrit plus loin. - envoyer vers le PDA les identités du carnet d adresses de l utilisateur - récupérer, dans LSC, la liste des A Faire du PDA - supprimer, dans le PDA, tous les enregistrements de Planning non répétés, puis transférer depuis LSC vers le PDA le planning de l utilisateur qui se synchronise. La Solution Crypto vers PDA Sélectionner cette option pour remplacer tous les enregistrements du PDA par ceux de LSC, en respectant les règles définies plus loin dans ce document (notamment en matière d enregistrements personnels). Purger le PDA Sélectionner cette option pour supprimer tous les enregistrements du PDA, en respectant les règles définies plus loin dans ce document (notamment en matière d enregistrements personnels). Durant une synchronisation sur Macintosh, il est indispensable que le gestionnaire de synchronisation reste au premier plan. Sinon, la synchronisation est extrêmement ralentie. Nature des synchronisations Une synchronisation entre le PDA et LSC porte sur les 3 éléments suivants : planning, tâches et adresses. Planning Tâches Synchronisés entre l organiseur et LSC. L identité et les coordonnées du tiers associé au rendez-vous de LSC sont indiquées dans la zone de note du PDA. Un rendez-vous marqué Confidentiel dans LSC sera marqué Personnel dans le PDA. Ceci signifie que tous les enregistrements du PDA sont envoyés vers LSC. Lors d une synchronisation complète ou d un envoi La Solution Crypto vers PDA, les rendez-vous envoyés sont ceux des dix derniers jours ainsi que tous ceux à venir. Les rendez-vous antérieurs à 10 jours sont ignorés (mais ils ne sont pas supprimés du PDA). Les tâches du PDA sont synchronisées avec les A Lire. Dans LSC, un A Lire peut être marqué comme synchronisé avec la priorité 1 à 5. Les A Lire du PDA ne sont jamais supprimés, modifiés ni synchronisés si : 327

Module Crypto Organiseur - ils sont dans une catégorie commençant par Perso - ils sont cochés Personnel Une tâche marquée, sur le PDA, comme Terminée, est supprimée sur LSC. Adresses Les identités de l organiseur sont synchronisées avec celles de LSC qui se trouvent dans le Carnet d adresses de l utilisateur qui se synchronise. Une identité du PDA ne pouvant afficher qu un nom de personne, cette personne est choisie dans LSC comme suit : - si l identité n a pas de correspondant, aucun nom n est envoyé - si l identité n a qu un correspondant, son nom est envoyé - si l utilisateur du PDA n a pas défini de correspondants habituels, alors le responsable de l identité est envoyé - sinon, aucun nom n est envoyé. Les identités se trouvant dans une catégorie commençant par Perso ne sont jamais supprimées, modifiées, ni synchronisées. Lors de l envoi d une identité vers le PDA, si l une de ses casquettes correspond à une catégorie du PDA, l identité est placée dans cette catégorie. Lorsqu une identité a été modifiée sur le PDA (hors catégorie Perso), les modifications sont transmises à LSC mais ne sont pas appliquées tout de suite. Le dialogue de validation décrit plus loin permettra de valider les modifications apportées. Lorsqu une identité a été créée sur le PDA (hors catégorie Perso), elle est créée sur LSC; un dialogue décrit plus loin permettra de valider la création. Les champs Téléphone, Fax et E-mail de LSC sont remplis avec les champs nommés Bureau, Fax et email (ou e-mail) du PDA. Si les libellés de ces champs sont renommés sur le PDA, ils ne seront plus considérés lors de la synchronisation. Il est important de noter qu une identité de LSC est synchronisée avec une et une seule identité sur le PDA. Ceci présente deux conséquences : - si une identité LETIERS a déjà été synchronisée avec le PDA avec le correspondant LENOM, et qu une identité supplémentaire est créée, sur le PDA, portant la société LETIERS et un nouveau nom AUTRENOM, alors (après synchronisation, dialogue de validation et nouvelle synchronisation), seule apparaîtra sur le PDA l identité LETIERS/AUTRENOM. - si une identité LETIERS a déjà été synchronisée avec le PDA et qu elle est marquée comme Perso sur le PDA, alors cette identité ne sera plus synchronisée entre le PDA et LSC. Si, toutefois, l identité de LSC est restée dans le carnet d adresses de l utilisateur, alors elle sera renvoyée au PDA sous la forme d une nouvelle identité. Lorsqu une identité est supprimée sur le PDA, elle est seulement retirée du carnet d adresses de l utilisateur qui se synchronise (une identité n est jamais supprimée dans LSC lors d une synchronisation). 328

Module Crypto Organiseur Le dialogue de validation des identités provenant du PDA Ce dialogue apparaît automatiquement à la fin d une synchronisation durant laquelle des identités qui ont été créées ou modifiées sur le PDA ont été transmises vers LSC. Il peut également être appelé à tout moment en pressant simultanément les touches Majuscule et F8. La fenêtre se présente en trois colonnes : - La partie gauche présente les données provenant du PDA. Ces informations peuvent être modifiées manuellement afin, par exemple, de corriger des erreurs de saisie. Cette partie présente en rouge les informations qui ont été modifiées par rapport à la partie centrale. - La partie centrale présente les données correspondantes dans LSC. - La partie droite présente les données telles qu elles seront stockées dans LSC si le bouton Suivant ou Valider est utilisé. En particulier, les informations en bleu sont celles qui diffèrent de la partie centrale. Après une synchronisation, toutes les identités créées ou modifiées sont destinées à être validées à l aide de cette fenêtre. Pour chacune, les actions suivantes sont possibles : - dans la partie centrale, sélectionner l identité existante qui correspond à l identité importée. S il s agit d une modification, une seule identité est disponible ; s il s agit d une création, le logiciel propose les identités dont le nom, le nom de société ou le numéro de téléphone sont semblables à ceux importés. - dans la partie de gauche, cliquer sur le libellé d un champ pour recopier la valeur correspondante dans la partie droite. Il est également 329

Module Crypto Organiseur possible de cliquer sur le titre de la partie gauche pour recopier toutes les valeurs provenant du PDA. - pour reprendre une valeur de la partie centrale, cliquer dessus. Pour reprendre toutes les valeurs de la partie centrale, cliquer sur son titre. - il est possible de créer ou supprimer des casquettes. Le bouton Traiter plus tard permet de fermer cette fenêtre sans mémoriser aucune modification. Les identités provenant du PDA seront présentées à nouveau la prochaine fois que cette fenêtre sera affichée. Le bouton Valider permet de mémoriser dans LSC le contenu de la partie droite, puis ferme la fenêtre. Le bouton Suivant a le même rôle, mais présente ensuite l identité suivante à valider. Après la dernière identité à valider, ce bouton ferme la fenêtre. Le bouton Annuler permet d oublier, après confirmation, l identité provenant du PDA. S il s agissait d une création, elle sera supprimée du PDA lors de la prochaine synchronisation. S il s agissait d une modification, l identité du PDA redeviendra identique à l identité de LSC. 330

Module PagesIMMO Le module PagesIMMO Le module PagesIMMO est un programme professionnel indépendant créé pour faciliter le transfert des Lots sur Internet. Vous êtes utilisateur de LSC, vous pouvez diffuser gratuitement vos annonces sur PagesIMMO, serveur d'annonces de professionnels de l'immobilier. Demandez simplement vos codes de connexion. 331

Module PagesIMMO Le relais pour Internet Chacun s accorde pour reconnaître l importance sans cesse grandissante du réseau des réseaux : Internet. Il va de soi que la complexité de l utilisation de l outil informatique ne facilite pas l élaboration de liens entre tous les utilisateurs de cette technologie. Il existe de plus en plus de sites en ligne consultables d un clic de souris, mais encore trop complexes à mettre en place. C est pourquoi, PagesIMMO se veut être le logiciel relais entre vous et Internet. Pas de programmation, uniquement la saisie de toutes les données professionnelles auxquelles peuvent s ajouter les photographies numériques ou numérisées de votre choix, pour un rendu consultable par la planète via Internet par n importe quel client potentiel! C est une formidable ouverture sur le monde qui vous attend! Du multimédia professionnel Des données précises, établies aux normes nationales en vigueur, vous permettent un travail professionnel informatique de qualité. La convivialité est également de mise, puisqu il vous est possible de placer à votre guise jusqu à 100 photographies par lot, ce qui confère à l ensemble une indéniable touche multimédia très en vogue actuellement. Loin d être un gadget informatique, l ajout d images au descriptif de biens immobiliers est une évolution majeure. 332

Module PagesIMMO Le menu fichier du module PagesIMMO Lot La fiche lot est détaillée dans le tronc commun. Pour publier vos Lots disponibles à la location ou à la vente, une seule indication Vous disposez d'un site Internet, un simple Clic pour mettre à jour votre portefeuille. Paramètres PagesIMMO Cet écran correspond à la page 1 des paramètres. Saisir une licence Ce menu permet de valider une licence d'exploitation de LSC. 333

Administration de LSC Administration La fonction administration est un tableau de bord qui permet de personnaliser LSC en fonction de ses besoins. LSC est toutefois livrée avec un paramétrage standard facilitant le démarrage de l'exploitation. Comment accéder à l'administration? Faites F5 (afficheur) puis un simple Clic sur la flèche orange se trouvant en bas à droite pour accéder à sa page 2. 334

Administration de LSC Qui a accès à l'administration? L'accès à l'administration est réservé aux utilisateurs autorisés. L'accès aux modifications de l'administration est une zone sensible. Pour conserver une cohérence globale et limiter les risques, nous vous conseillons de limiter cet accès à une seule personne. 335

Administration de LSC Administration Ce menu donne accès aux réglages prédéfinis de LSC. L administration est divisée en deux parties distinctes : paramètres et utilitaires. Paramètres Cette option est subdivisée en différents onglets. Onglet Paramètres Généraux Les paramètres généraux sont des réglages génériques. Ils sont composés des rubriques suivantes : Paramètres généraux : permet de définir certains paramètres par défaut selon vos usages courants. - Début auto des codes postaux : permet de remplir automatiquement le champ code postal dans la fiche d identité par le nombre que vous aurez prédéfini. Exemple : 75 - Gestion du planning : affiche ou non le samedi ou le dimanche dans le planning de rendez-vous accessible par F4. PagesIMMO est un serveur d annonces immobilières intégrant une technologie générique de publication de biens sur Internet. LSC peut, si vous le souhaitez, faire paraître vos lots à vendre ou à louer sur le serveur PagesIMMO et sur votre propre site, si vous en disposez. Cette zone permet de définir les paramètres nécessaires à la transmission des biens. 336

Administration de LSC Ces renseignements, comprenant le mot de passe d accès, vous seront communiqués par nos services après l ouverture de votre compte PagesIMMO. Bien évidemment, pour publier vos biens sur PagesIMMO, il est indispensable de disposer d une liaison Internet. L option Réglages de démonstration permet de tester le fonctionnement de la publication des biens. Les lots publiés sont spécifiés comme étant des biens de démonstration. La publication n'est valide qu'une seule journée (uniquement sur PagesIMMO ; ils n apparaissent pas sur votre site Internet). Sectorisation : lors de la saisie d un lot, vous avez la possibilité de rattacher le lot à un code de secteur géographique. Vous définissez ici vos codes de secteurs et leur signification (par exemple : NSO = Nancy Sud Ouest). Vous trouverez sur le CD LSC la sectorisation FNAIM que vous pouvez ouvrir en cliquant sur le bouton Charger secteur géo. Séparez les départements souhaités par des ; Une fois chargés, les secteurs géographiques seront visibles dans les combo-box. Pour publier vos biens sur fnaim.fr, il est indispensable d utiliser la sectorisation FNAIM. A défaut, les biens ne sont pas publiables. Codification des lots : utiliser un code physique différent du code de gestion : cette option est utile dans une utilisation multi-activités (module Syndic et autre module). Le fonctionnement de ce code est détaillé dans la fiche Lot. 337

Administration de LSC Onglet Rubriques paramétrables Cet onglet est réservé à la personnalisation du nom des rubriques. Intitulé des rubriques paramétrables : après chargement des rubriques paramétrables (réglage du poste ou réglage du serveur), la liste des rubriques paramétrables s'affiche. Il est possible de modifier une rubrique en cliquant dessus. - Charger les réglages du poste : réservé à la version monoposte. - Charger les réglages du serveur (data) : réservé à la version multipostes. Restaurer les réglages de base : cette option à une double fonction. Un Clic dessus après une mise à jour permet de rapatrier les éventuelles nouvelles rubriques paramétrables sans toutefois changer vos réglages. Cette manipulation peut être utile après une mise à jour de version comportant de nouvelles rubriques. Un Clic avec la touche Shift maintenue permet de remettre les réglages par défaut proposés par LSC. Attention, il ne sera plus possible de revenir en arrière si vous validez cette option. Une fois les réglages affichés, vous pouvez modifier une valeur en cliquant sur la ligne. La modification s effectue dans le bandeau du haut. Cette option est particulièrement utile pour personnaliser : - le nom de critères de la fiche lot (Type, Détail, Epoque jusqu à Régime) - le nom des rubriques de la fiche Identité - les libellés automatiques de la comptabilité - le nom de matrices de texte utilisées en standard par LSC 338

Administration de LSC Stocker les réglages : ce bouton n est visible que si vous avez sélectionné et/ou modifié une rubrique. Il permet de conserver les modifications apportées (qui ne seraient pas sauvegardées sans cette action). En multipostes, après avoir stocké les réglages, il est nécessaire de relancer le serveur pour que d autres utilisateurs puissent se connecter. Après une mise à jour, pour récupérer vos anciens réglages, il vous faut cliquer sur le bouton «charger les réglages du serveur» avant de stocker le réglage d une rubrique ( afin de valider le chargement). Surfaces : coefficients de pondération Il est possible d appliquer des coefficients de pondération pour chaque surface présente dans l onglet Lot de la fiche Lot. En fonction de cette saisie, LSC calcule la surface totale du lot par rapport aux différentes surfaces saisies. Onglet Mot de passe Il permet de protéger et de limiter l'accès à certaines fonctions. Mots de passe à saisie obligatoire Ces mots de passe sont toujours demandés par LSC, même si aucun mot de passe n est défini (par opposition aux mots de passe à saisie optionnelle). Ces mots de passe concernent les suppressions et la comptabilité. Par défaut, le mot de passe est «oui». 339

Administration de LSC LSC permet de gérer 3 niveaux de mot de passe pour permettre de distribuer certaines autorisations de suppression en fonction de votre organisation. - Suppression : il s agit de toutes les suppressions de fiches sauf les RV et les événements. - Suppression de RV : accessible à partir du planning. - Suppression d événement : accessible à partir de la liste de gestion des événements. - Suppression de mutation : utilisé en suivi de mutation - Suppression de mandat : utilisé sur la fiche Lot lorsque l'on efface un numéro de mandat. - Suppression de dossier : accessible à partir de la liste de gestion des dossier. - Clôture : réservé à la clôture d'exercice et à la suppression d'exercice. - Archivage : réservé à la clôture périodique (archivage) et au désarchivage. Mots de passe à saisie optionnelle Ces mots de passe ne sont demandés que s ils sont définis. Il s agit : - Impression de liste : permet de protéger l'accès en réservant l impression de listings aux utilisateurs autorisés. Il s agit des boutons imprimer..liste et imprimer...plus présents sur les liste de gestions. - Mise à jour type d événement : à partir de l écran de création d événement, il est possible d accéder à la mise à jour des types d'événements. Cette option est généralement réservée à un gestionnaire spécifique. - Changer Etat lot : un lot possède un état locatif (Libre, Loué et Libérable) et un état Transaction (A Louer, A vendre, Non Disponible). La modification de ces états peut être contrôlée par ce mot de passe. - AG : lorsqu une Assemblée générale est mémorisée, elle n est modifiable que sur mot de passe. - Suppression depuis planning de Saisonnier : si ce mot de passe existe, il est demandé pour toute suppression d option à partir du planning de saisonnier. 340

Administration de LSC Onglet Internet et fax Cet onglet permet de paramétrer les réglages Internet pour gérer les e-mails directement dans LSC ; il permet également de régler le fonctionnement du fax. Ces options ne sont utiles que si vous disposez du module Organiseur. Paramètres Internet - Ramassage automatique des e-mails : le fait de cocher cette boîte valide les critères suivants. - Entre...et... toutes les... le samedi le dimanche : ces options permettent d affiner le fonctionnement des "relèves Internet." - Adresse du serveur SMTP : on indique ici l adresse SMTP (qui permet d envoyer des e-mails) de votre fournisseur d accès. Exemple : smtp.wanadoo.fr. - e-mail par défaut : si l expéditeur n a pas d e-mail défini au niveau de sa fiche utilisateur, LSC transmet alors cet e-mail par défaut. - Longueur maximum d une ligne : par défaut, à 0. Ce qui signifie pas de césure. Un caractère = une unité. Si l'on veut par exemple limiter les lignes d un e-mail à 60 caractères, on précise simplement 60 dans cette rubrique. - Réception : LSC permet de relever des e-mails avec pièces jointes (PJ) mais dont la taille est limitée à 1 Mo. Les e-mails d une taille supérieure sont ignorés, un message vous prévenant de leur existence. Il conviendra alors d utiliser un logiciel classique de messagerie pour relever ces e- mails trop lourds (OutLook, Netscape, Eudora, etc ). Pour ne pas alourdir le fichier de données et ne pas pénaliser l exploitation usuelle, nous vous conseillons de ne pas modifier la limitation et de ne jamais dépasser la taille de 1 Mo. 341

Administration de LSC Onglet Variables courrier - URL par défaut : il s agit de l URL que doit ouvrir LSC lorsque vous utilisez la fonction F6. Indiquez l adresse de votre site favori (par exemple http://www.crypto.fr). Paramètres Fax LSC peut s interfacer avec une solution Fax : Delrina Fax sur Windows et FaxElite sur Macintosh. Dans ce cas, le serveur doit être équipé du logiciel fax et il est nécessaire d activer l option Fax émis par LSC. - Chemin complet dossier données fax : (sous Windows uniquement) indique le chemin d accès du dossier DONNEES de Delrina Fax. Attention, il s agit du chemin sur le poste qui émet les fax ; par exemple C:\PROGRAM FILES\SYMANTEC\DELFAX\DONNEES. Pour que l émission de post-its d accusé d émission soit possible, il est indispensable que ce chemin soit valorisé ; il est également indispensable que dans les propriétés d envoi de Delrina Fax, onglet Après l envoi, soit cochée l option Supprimer pages de fax, conserver un enregistrement dans le journal. Comment traiter les relèves Internet et Fax - Les relèves peuvent être effectuées sur le serveur ; dans ce cas, il ne faut pas remplir de code utilisateur. - Les relèves peuvent également être réalisées sur un poste client dédié, sur lequel aura été installé le logiciel de fax, et qui aura un accès à Internet. Il est alors indispensable que ce poste exécute le Client Crypto, et soit connecté sous un nom d utilisateur particulier, par exemple Fax. C est alors ce nom d utilisateur qui doit être rappelé dans la fiche des paramètres. - Il est également possible d interdire l activité dans une plage horaire, en indiquant l heure de début et de fin de la plage de cessation d activité. Nous vous conseillons d activer cette option dès lors qu une sauvegarde automatique est en place. Cet onglet possède 14 rubriques, dont 13 sont saisissables. La première est issue de la licence d'exploitation. Ces rubriques permettent de centraliser les informations qui pourront être récupérées sur des courriers par appel des variables correspondantes Vparam(1) à Vparam(14). 342

Administration de LSC Onglet Notes Onglet regroupement Les zones de notes permettent de saisir du texte qui apparaîtra sur chaque type d'événement correspondant (devis, bon de livraison, bon de commande et facture). Ces zones sont définies par défaut et restent modifiables de manière ponctuelle. Cet onglet permet de regrouper ou supprimer des types d événements. Regrouper : le but est de regrouper 2 types d événements de manière à regrouper tous les événements survenus sur un même type. Il suffit de sélectionner un type dans la colonne de gauche puis en sélectionner un autre dans la colonne de droite et cliquer sur Regrouper. Supprimer : permet la suppression d'un type d événement devenu inutile. Il est impossible de supprimer un type d'événement si des événements y sont rattachés. 343

Administration de LSC Onglet Comptabilité Cet onglet est le tableau de bord de toutes les comptabilités de LSC. Il est important de le définir en fonction de vos spécificités. Ces réglages doivent être effectués avant l'exploitation de LSC et sont à modifier avec prudence. Toute modification effectuée n affecte que les prochaines actions et est sans influence sur l existant. Attention à ne pas faire co-exister deux types de réglages différents. Cet onglet présente huit zones qui sont respectivement : - Paramètres comptables - Paramètres comptabilisation DG de gérance - Transferts - Honoraires de gestion - Pointe de gestion - Niveau d arrondi des calculs - Calcul des acomptes de gérance - Calcul des honoraires de gérance Paramètres Comptables : Les préfixes Les trois premiers champs à renseigner sont les préfixes des numéros de comptes copropriétaire, propriétaire ou client. Par défaut, ils ont été définis en 411. Ces 3 préfixes gèrent tous les automatismes des comptes : 344

Administration de LSC Lors de la création d un compte copropriétaire (ou propriétaire en gérance), ce compte doit commencer nécessairement par le préfixe défini ici. Dans les différents cycles automatiques, LSC distingue les comptes propriétaires (du module Gérance) des comptes copropriétaires (du module Syndic) grâce à ces préfixes. Il est important de modifier ces paramètres avec prudence. En effet, si vos comptes propriétaires commencent par 411 et que vous souhaitez modifier le préfixe en 412, plus aucun automatisme ( ex calcul d honoraires) ne s'effectuera sur les comptes 411 et il conviendra de modifier manuellement tous les plans comptables déjà créés. Numéro de compte produit par défaut : Ne sert qu au moment du transfert du journal des factures en comptabilité générale. Ce compte reçoit les différents produits de votre activité qui ne sont rattachés à aucun compte. Il est nécessaire que le compte affecté ici existe dans le plan comptable de base. Numéro de compte TVA collectée sur encaissements : Ne sert qu au moment du transfert du journal des factures en comptabilité générale. Ce compte est mouvementé pour les produits affectés à une TVA sur encaissements. Il est nécessaire que le compte existe dans le plan comptable de base. Numéro de compte TVA collectée sur débits : Ne sert qu au moment du transfert du journal des factures en comptabilité générale. Ce compte est mouvementé pour les produits affectés à une TVA sur débit. Il est nécessaire que le compte existe dans le plan comptable de base. Numéro de compte d attente par défaut : Ce compte est utilisé par les automatismes de LSC lorsqu'aucun autre compte ne peut être utilisé. Périodiquement, il est nécessaire de vérifier les écritures portées pour éviter tout problème de justification de votre comptabilité. Ce compte est unique pour toutes les entités. Il est donc nécessaire que celui-ci existe dans le plan comptable de base. Numéro de compte du quittancement : Modules Crypto Gérance et Crypto Saisonnier. Ce compte est par défaut le compte 820000 et il est préférable de ne pas y toucher. Il doit servir à équilibrer les parties locataires des blocs d écritures comptables. Ce compte doit être défini comme contrepartie des journaux de quittancements. Numéro de fonds de roulement : 345

Administration de LSC Module Syndic. Compte sur lequel sont imputés les appels de fonds de roulement. 346

Administration de LSC Numéro de fonds travaux : Module Syndic. Compte sur lequel sont imputés les appels de fonds de travaux. Numéro de compte écart de conversion sur remises bancaires en attente : Ce compte était utilisé pour la gestion de la double monnaie Francs/Euros. Ce paramétre est conservé pour des raisons de compatibilité. Taux de l Euro : Le taux de l Euro, qui ne change pas, est pré-défini. Cette option n'est utile que pour les utilisateurs hors France métropolitaine. Nombre de décimales : Saisir le nombre de décimales de votre monnaie. Longueur maxi des comptes numériques : Permet de définir le nombre de caractères maximal lors de la création des comptes. Les comptes de Tiers, qui peuvent être alphanumériques, ne sont pas concernés par cette limitation. Numérotation automatique : Si l option cochée est à partir du code identité, LSC calculera un numéro de compte alphanumérique, c est à dire utilisera le préfixe du compte + le début du nom. Cette numérotation alphanumérique automatique n'est utile que pour les comptes locataires, propriétaires, copropriétaires. Préfixe pour la saisie des numéros de chèques : Ce paramètre fonctionne avec un lecteur optique de chèques. Il permet d indiquer à LSC quel est le caractère «préfixe» que votre lecteur optique envoie à la lecture d un chèque. N est utilisé qu en saisie comptable. Rapprochement bancaire, solde contrôlé : Lorsque cette option est activée, LSC demande au début du rapprochement bancaire le solde à trouver. Tant que le solde n est pas atteint, il n est pas possible de valider le rapprochement. Activer le contrôle comptable : Lorsque cette option est activée, LSC effectue un contrôle maximum en saisie comptable en interdisant toute saisie «anormale». Par exemple : - ne permettre sur le journal du quittancement que des comptes 81x et 82x - ne permettre la saisie des comptes DG (83x) que sur le journal de DG - ne permettre que la saisie de comptes 1 à 7 Le contrôle comptable devrait toujours être activé et nous n avons laissé cette rubrique que pour une compatibilité avec les versions précédentes. 347

Administration de LSC Paramètres comptabilisation DG de gérance : permet de définir les comptes sur lesquels les automatismes des dépôts de garantie s'effectueront. Il n est toutefois pas nécessaire de changer les paramètres définis par défaut. Transferts : le menu déroulant vous permet de choisir la norme de transfert interbancaire à utiliser : - France (AFB) est la norme de l Association Française des Banques utilisée par les banques françaises. - Lux.(MultiLine) : est la norme utilisée par les banques luxembourgeoises. Le détail de cette norme est précisé en annexe du présent manuel. - Pacifique : est la norme utilisée en Nouvelle Calédonie et en Polynésie Française. Pour une bonne utilisation, vous devez avoir défini un nombre de décimale égal à 0. A la différence de la norme AFB, les fichiers bancaires n ont pas de code monnaie. Honoraires de gestion : permet de définir les codes fiscalités par défaut des différents honoraires. Pour chacune des lignes, il est possible de cocher la boîte TVA séparée qui permet d obtenir en comptabilité un éclatement des honoraires en deux lignes : HT + TVA. Calculer honos 2 et 3 sur quittancement : permet de définir l assiette de calcul de ces deux taux d honoraires. Si la boîte n est pas cochée, le calcul s'effectuera en fonction des encaissements. Pointe de gestion est calculée à partir des comptes propriétaires et des comptes indiqués à ce niveau : 16, 411 et 401. Vous pouvez modifier cet automatisme. Ceci ne concerne que la pointe du module Gérance car la pointe du module Syndic se calcule sur les comptes de trésorerie. Niveau d arrondi des calculs sur : - le quittancement au moment de la révision, - la provision sur charges après régularisation - les acomptes versés aux propriétaires. Les niveaux sont les suivants : - pas d arrondi - à l Euro - à 10 Euros - à 50 Euros - à 100 Euros - à 1000 Euros 348

Administration de LSC Calcul des acomptes de gérance : - Sur le quittancement total - Sur le quittancement propriétaire (donc seulement les quittancements avec un lien comptable propriétaire) - Sur le quittancement loyer seul Calcul des honoraires de gérance : - Sur la périodicité de paiement : le calcul s effectue à chaque paiement. Un propriétaire à paiement mensuel (acompte) avec extrait trimestriel voit 3 lignes d honoraires sur chaque extrait de compte. Les honoraires sont débités avant le calcul de l acompte, de telle sorte que le disponible sur le compte soit réel. - Sur la périodicité d extrait de compte : le calcul s effectue à chaque extrait. Dans le cas d un propriétaire à paiement mensuel (acompte) avec extrait trimestriel, LSC ne génère qu une seule ligne d honoraires (en fin de trimestre). Attention, dans ce cas de figure le compte propriétaire peut se retrouver débiteur du montant des honoraires (les 2 acomptes étant calculés avant le calcul des honoraires). Onglet Décomptes et Relevés Cet onglet permet de définir la présentation des décomptes de gérance et de syndic. Paramètres de répartition syndic Nombre de décimales tantièmes : Permet de définir des tantièmes avec virgules et de préciser le nombre de décimales. 349

Administration de LSC Prorata sur les appels de fonds : Par défaut, le montant des appels de fonds ne sont pas proratisés, ils sont affectés au copropriétaire actuel, quelque soit sa date d acquisition. Si cette option est activée, LSC effectue un calcul de prorata. Faire un regroupement par clé : Lorsque cette option est active, le décompte de charges est présenté de manière synthétique avec une seule ligne par clé de répartition. Garder rompus : Par défaut, les rompus de répartition sont affectés, pour chaque clé de répartition, au dernier copropriétaire traité. Cette option permet de ne pas éliminer les rompus. Extourner les appels de fonds : Par défaut, cette option permet de ne pas supprimer les appels de fonds au moment du transfert en comptabilité de la répartition des charges. Une fois cette option cochée, lors du passage en comptabilité de la répartition, LSC génère les écritures comptables associées à la répartition et compense les appels de fonds générés tout au long de l exercice par une écriture au crédit des comptes copropriétaires et au débit du compte de centralisation du journal d appels de fonds. Le libellé des écritures est celui défini par l utilisateur à ce niveau. Paramètres d édition des relevés de gérance Cette zone permet de définir la présentation et le contenu des relevés de gérance. Le choix peut se faire entre quatre relevés : - Type 1 : Présentation par lot et par fiscalité : deux boîtes à cocher sont disponibles pour ce relevé : - mettre le nom de tous les locataires : en cas de mutation, LSC affichera tous les locataires de la période du relevé. - en cas de croisement locataires, forcer le détail : même principe que ci-dessus, avec en plus le détail des sommes versées de chacun des locataires de la période. Un modèle d impression commenté est disponible sur le CD. - Type 2 : Présentation par lot et par locataire - mettre le solde du locataire : LSC affiche alors le solde du locataire par rapport au dernier jour de la période du relevé de gérance. Ce modèle, peu utilisé, est conservé par souci de compatibilité. - Type 3 : Présentation par lot et par locataire (couleur) - Mettre le solde du locataire : LSC affiche alors le solde du locataire par rapport au dernier jour de la période du relevé de gérance. 350

Administration de LSC - Ordre de tri des écritures et Présenter : permettent de définir comment les écritures seront présentées. Si Uniquement le Détail des écritures est présenté, il est possible de cocher Mettre date dans les recettes afin que la date soit portée également sur les dépenses non locatives d un lot et sur les dépenses non affectées. - Editer le détail analytique à la suite du relevé : permet l impression d un extrait de compte analytique, présenté par immeuble, à la suite du relevé de gérance. - En regroupant par code fiscalité : permet de présenter les encaissements regroupés par code fiscalité. Un modèle d impression commenté est disponible sur le CD. - Type 4 : Présentation sans détail des lots : cette présentation est proche du relevé type 3, en présentant une colonne «Recup/Loc» et «Dont TVA», mais sans détailler les mouvements locatifs. C est pourquoi une situation locative est automatiquement imprimée à la suite de ce document. Enfin, trois boîtes à cocher fonctionnent avec les relevés. - Mettre date dans les dépenses : pour chaque dépense, LSC fait mention de la date de dépense (date saisie par l utilisateur). - Forcer l édition des relevés sans mouvement : permet d imprimer un relevé même si aucun mouvement n a été constaté sur la période. - Présenter les DG sur les relevés de gérance : permet d afficher pour les locataires en place le montant du DG saisi sur leur fiche. Le montant du DG des locataires partis sera mentionné à l édition des relevés si le remboursement de ce dernier n a pas été enregistré dans LSC. Les relevés de gérance format 2 et 3 font mention du détail des DG par locataire alors que les autres formats globalisent la somme. Les DG sont scindés en 2 catégories ; les DG conservés à l agence, sous le titre «détenu par nos soins» et les DG reversés au propriétaire, sous le titre «détenu par vos soins». La présentation des dépenses pour les formats type 2, 3 et 4 peut s effectuer selon 4 possibilités. - Par date : les dépenses apparaissent dans l ordre des dates de saisie comptable. - Par code fiscalité : les dépenses apparaissent dans l ordre alphabétique des codes fiscalité affectés aux écritures. Une catégorie «Non affecté» est présentée pour les écritures non associées à un code fiscalité. - Par code fiscalité avec sous-total : même présentation que cidessus, avec une ligne présentant le sous-total par code fiscalité. - Cumulées par code fiscalité : seuls les sous-totaux sont présentés, sans le détail des écritures. 351

Administration de LSC Situation locative : Par défaut, la situation locative est présentée détaillée par période correspondant aux mouvements locatifs. Il est possible de ne choisir que l impression du cumul par locataire. Paramètres de calcul des révisions de loyers : Normalement, LSC effectue la mise à jour des loyers de la fiche Lot au moment de l enregistrement du préavis du locataire : le loyer du Lot n étant modifié qu au moment du départ du locataire. Lorsque vous activez cette option, la fiche Lot est ajustée à chaque révision de loyer. Le choix de méthodologie dépend de votre organisation interne. Onglet Gestion des Numéros Chaque fiche est associée à un numéro unique. Ces numéros uniques sont gérés par LSC. Tableau prochains numéros Chaque fichier est rattaché à une gestion des numéros internes et cet écran propose, pour ces fichiers, le prochain numéro utilisé. Ces prochains numéros sont utilisés en permanence par LSC. En multipostes, il faut prendre garde de ne pas accéder à cet écran lorsque d autres utilisateurs sont actifs. Les numéros inférieurs à 1000 ne doivent jamais être modifiés car ils sont gérés par le système sauf 2 exceptions : 502 N de dossier : il s agit de la prochaine référence de dossier 352

Administration de LSC Onglet Tarifs saisonnier 505 N appel de loyer : il s agit de la prochaine référence d appel de loyer en Saisonnier. Le N 1000 est réservé au N de chrono des événements, il est modifiable. Les N strictement supérieurs à 1000 sont gérés par entité pour permettre d obtenir une numérotation par entité : - N Devis : 1001 - N BL : 1002 - N Facture :1003 - N de bon de commande :1004 - N de Mandat :1005 - Le numéro de l entité (multiplié par 1000) préfixe les valeurs. Ainsi pour l entité N 10, le prochain N de devis sera donné par la rubrique : 10 x1000 + 1001 = 11 001 Tableau numéros disponibles Ce tableau permet de récupérer des numéros laissés disponibles suite à une suppression de fiche ou une non validation de création. Cette fonctionnalité est réservée à une utilisation avancée Cet onglet permet de paramétrer totalement la gestion des tarifs du module Saisonnier. La zone date comprend les paramètres suivants : Tarifs pour des périodes de : sur un lot, on précise le tarif de base. 353

Administration de LSC Il peut s'agir d'un tarif journalier ou hebdomadaire. Cette rubrique permet de préciser la durée du tarif de base. Ce paramètre est commun à tout le portefeuille et il ne faut pas le modifier après avoir saisi les tarifs sur les lots. La modification de cette valeur n'implique pas de mise à jour de tarif. Durée limite d'une option : permet à LSC de calculer la date limite de l'option. Cette date est modifiable à partir du contrat. Arrivée (0) et Départ (1): illustrons ces variables par un exemple. Une location est marquée au planning du Samedi 24 Juin 2000 midi au Samedi 1 er Juillet 2000 11 heures. Bien qu'allant du Samedi au Samedi, cette location doit compter pour 7 jours. Dans LSC, nous allons indiquer - que le jour de début de séjour est pris en compte sur le planning sans décalage : rubrique Arrivée à 0 - que le jour du départ est pris en compte sur le planning jusqu'au Vendredi 30 Juin, mais qu'il y a un décalage d'une journée : Départ 1. - Ce décalage est utilisé sur l'état des arrivées et des départs et sur les courriers. En adéquation, exclure les demandes ayant un contrat depuis le : avec cette option valorisée, au moment d'une adéquation, LSC élimine tous les prospects ayant déjà un contrat depuis cette date. D'une saison sur l'autre, il vous appartient de modifier manuellement cette valeur. Planning avec Lot de gérance. C est une option disponible lorsque vous disposez des modules gérance et saisonnier. Elle vous permet de créer à partir du planning du module saisonnier des locataires longue durée. Si cette option est cochée, les lots de saisonnier qui possèdent un mandat de gestion sont présentés dans le planning. L'occupation est déterminée par la date d'entrée et par la date de fin de préavis. Onglet Tarifs zone tableur Une zone tableur correspond à une grille tarifaire. C est à ce niveau que l on définit les codes Tarif qui figurent sur les fiches lots. Un tarif ne s applique que sur le loyer et en aucun cas, sur les autres prestations que vous pourrez définir par le biais des codes fiscalité. Gestion des grilles tarifaires : lorsqu'une grille est sélectionnée, le bouton + permet de dupliquer la ligne sélectionnée. La clé permet d'entrer en modification. Le bouton - supprime une grille tarifaire. Attention, aucun contrôle n'est effectué par LSC quant à l'utilisation de la grille supprimée. Contenu de la grille tarifaire : elle est réalisée directement dans le tableur (4D Calc est décrit dans un manuel spécifique). Cette grille doit être construite en respectant une normalisation des zones au nombre de 3. 354

Administration de LSC Zone de titre : composée de 3 champs Le Code tarif : il s'agit du code qui est utilisé sur la fiche Lot. Les prix de location de tous les lots ayant ce Code Tarif se calculeront selon le paramétrage qui est défini sur cette page. Attention : si vous modifiez le code, les Lots attachés au code ne sont pas mis à jour. Le libellé permet de qualifier le code. L ajustement a pour vocation de déterminer le niveau d'arrondi des calculs. Il est utilisé au moment de la détermination du prix d'une location. La zone définition des coefficients : il s agit d une zone de tableur, qui permet de définir des coefficients en fonction des périodes définies (colonnes B et C, Du ; Au) et de la durée de la location (ligne 5). Les périodes : ce sont les périodes pour lesquelles vous allez définir vos coefficients. Vous pouvez en définir 12 différentes. La durée : ce sont les durées des séjours. Vous pouvez définir un nombre quelconque de durées. Le choix du coefficient par LSC se fera de la manière suivante ; Si, par exemple, on définit les durées suivantes : 7 ; 14 ; 28 ; 9999 : - Les prix des loyers des séjours inférieurs ou égaux à 7 jours seront calculés avec les coefficients de la première colonne. - Les prix des loyers des séjours inférieurs ou égaux à 14 jours et supérieurs à 7 jours seront calculés avec les coefficients de la deuxième colonne. Et ainsi de suite... Par conséquent, le prix du loyer d un séjour de 8 jours se calculera avec un coefficient de la deuxième colonne. Coefficient : c est le coefficient par lequel le Prix Location sera multiplié pour obtenir le prix du loyer. Pour le définir, vous pouvez vous aider des formules figurant dans le paragraphe Calcul du loyer. Calcul du loyer : un loyer sera calculé de la manière suivante : PrixLoc Coef NbJLoc DuréeBase 355

Administration de LSC PrixLoc: c est le prix de base défini sur la fiche Lot Coef : c est le coefficient qui se trouve à l intersection de la durée et de la période de location. NbJLoc : c est le nombre de jours de votre location. DuréeBase : c est le nombre de jours pour lequel est calculé votre Prix Location, ce champ est défini en première page de l onglet saisonnier. Pour les séjours qui s étalent sur deux périodes, le prix sera calculé de la manière suivante : PrixLoc [ (Coef1 NbJLoc1) + (Coef2 NbJLoc2) ] DuréeBase coef1 représente le coefficient de la première période. coef2 représente le coefficient de la seconde période. NbJLoc1 représente le nombre de jours de location durant la première période. NbJLoc2 représente le nombre de jours de location durant la seconde période. Si le nombre de périodes est supérieur, il faut adapter cette formule : PrixLoc [ (Coef1 NbJLoc1) +(Coef2 NbJLoc2) + +(CoefN NbJLocN) ] DuréeBase A noter : la durée de la location prise en compte pour le calcul des coefficients est la durée totale de location. Pour calculer vos coefficients, vous pouvez vous aider de cette formule : Loyer DuréeBase NbLoc PrixLoc Cette formule vous permet de calculer un coefficient pour une période définie, en supposant que l on a connaissance des autres éléments : Le loyer de base est identifié dans la formule par PrixLoc. Le nombre de jours pour lequel est défini ce loyer de base est identifié par DuréeBase. Le nombre de jours de la location est identifié par NbLoc. Et le loyer final est symbolisé par Loyer. 356

Administration de LSC La zone de vérification : Elle vous retourne pour un loyer défini dans la case D19, le même tableau que celui de définition des coefficients, mais avec les montants des loyers. Ce calcul se fait en fonction des périodes, durée et coefficients définis. Onglet Taxes Permet de créer, modifier ou supprimer différents taux de taxes utilisés dans certaines fiches. Par défaut, 11 taux de taxe existent déjà. Pour ajouter un taux de taxe, cliquez sur le bouton +. Pour modifier un des paramètres d un taux de taxe, cliquez sur le paramètre à modifier. 357

Administration de LSC Onglet Organiseur Donne accès aux différents paramètres génériques du module Organiseur. 358

Administration de LSC Types d événements à utiliser pour : - Les annonces 4D Write : Pour les impressions de la fiche lot 4D Write et tarif saisonnier : Il faut indiquer sur ces trois lignes les types événements qui seront utilisés par LSC. - Tableur pour analyse saisonnier : donne accès au tableur pour modifier le calcul de l analyse dans le module Saisonnier. Organiseur Il faut indiquer les types d événements que LSC utilisera pour ses automatismes lors de certaines manipulations. Par exemple, si on pose un RDV sur le planning et que l on coche la boîte avec compte rendu, LSC choisira le type défini sur cette page pour créer l événement du futur compte rendu. Le modèle à utiliser pour alarmes de modification de tiers : permet de générer une alarme à destination des utilisateurs recevant les messages systèmes. Onglet Statistiques Ce module complémentaire au module Transaction permet d'établir des statistiques multi-agences. Le type d événement Visite : il suffit de sélectionner le type d événement qui matérialise le fait qu un prospect a réalisé une visite : Ce sera probablement le type d événement Bon de Visite ou Visite. Ce paramètre est utilisé pour différencier les prospects qui ont visité de ceux qui n ont pas visité. L identité Anonyme : il suffit de sélectionner une identité qui est associée aux demandes émanant de personnes anonymes. Ce paramètre est utilisé pour calculer le nombre de prospects anonymes. Nom court pour l agence : ce paramètre est destiné à différencier les agences dans l affichage des statistiques de transaction. Il est également exploité, techniquement, lors du regroupement des statistiques multiagences. Choisir pour chaque agence une abréviation discriminante mais aussi courte que possible (une dizaine de caractères). Calculer les statistiques TTC/HT : cette option permet de choisir si les honoraires (commissions) sont considérés en TTC ou en HT. Dénombrer les compromis clôturés : cette option permet de choisir entre deux modes de calcul : 359

Administration de LSC S il est à Non, les statistiques sont calculées uniquement en fonction de l état des dossiers au moment du calcul. Ainsi, si les statistiques sont calculées le 15/04/2000, un compromis créé le 10/03/2000 et signé le 10/04/2000 sera vu uniquement comme une Signature, mais n apparaîtra plus comme un compromis sur le mois de mars. S il est à Oui, alors le même dossier apparaîtra comme un Compromis (une vente) en mars et comme une Signature en avril. Paramètres multi-agences Le partage des statistiques entre plusieurs agences s appuie sur la publication des statistiques de chaque agence via internet. L ensemble des statistiques est stocké sur un serveur, nommé serveur FTP à cause du nom du protocole utilisé. L accès au serveur FTP doit être paramétré de façon identique dans toutes les agences. Les informations suivantes doivent être demandées au prestataire technique qui se charge de l hébergement du serveur FTP : Adresse du serveur : ce peut être un nom de serveur FTP (par exemple ftp.monagence.com) ou bien une adresse IP de la forme 63.161.206.74. Nom d utilisateur : il s agit d un nom qui donne le droit de se connecter au serveur FTP Mot de passe d accès : il s agit du mot de passe qui, associé au nom d utilisateur, autorise l accès au serveur Répertoire de dépôt des fichiers : si les fichiers intermédiaires, générés par le partage des statistiques, doivent être placés dans un dossier particulier, en donner le chemin ici (par exemple /pub/stats/). Il faut noter que si ces renseignements sont laissés vides, les statistiques fonctionneront parfaitement, mais qu il ne sera pas possible de regrouper des statistiques entre agences. Tableaux associés aux statistiques Les modèles de tableaux sont des fichiers qui doivent être chargés dans l option Etat statistiques du menu statistiques du module Transaction. 360

Administration de LSC Entêtes Cette option permet de manipuler les en-têtes et les pieds de page utilisables dans divers courriers et états. En-têtes et entités Si l on gère plusieurs entités comptables, cette option permet de créer, s'il est nécessaire, une en-tête par entité. Il suffit ensuite de définir au niveau de la fiche entité, le numéro d en-tête à laquelle l entité est rattachée. Cependant, si vous utilisez le module Syndic, ne créez qu'une seule en-tête pour toutes les entités gérées (copropriétés). Comment sont utilisés les entêtes Les en-têtes et pieds de page définis ici sont utilisés dans deux contextes différents : Dans les courriers, fax et autres documents qui sont construits à l aide de 4D Write et mémorisés dans des événements. Dans les documents figés de LSC, par exemple Relevé de gérance, Décompte individuel, Factures. Par défaut, l option Nouveau mode est activée. Cette option permet d utiliser la même image sur tous les documents. Lorsque cette option n est pas activée, il convient à l utilisateur d effectuer en complément un réglage sur l onglet «Ancien mode». Nous déconseillons ce mode de fonctionnement qui n a été conservé que par souci de compatibilité. Afin d obtenir les meilleurs résultats possibles et éviter des effets de pixelisation, il existe une page Macintosh et une page Windows (le mode de traitement des images est très différent dans les 2 mondes). Par défaut, LSC se positionne automatiquement sur l onglet adéquat en fonction de votre plate-forme (Mac ou PC). Il est possible de visualiser la représentation de l autre monde en cliquant sur l onglet, mais bien entendu, nous conseillons de définir le logo en fonction de votre plate-forme et d éviter de réaliser à partir d un Macintosh un visuel Windows. 361

Administration de LSC Définition d un en-tête et pied en mode normal Le Numéro est celui qui permettra de référencer cet en-tête dans les variables. Il correspond au numéro utilisé sur la fiche Entité. La Désignation sert uniquement à caractériser l en-tête et n est pas utilisée par ailleurs. Nouveau mode comme détaillé ci-dessus, le nouveau mode est activé par défaut. Les boutons disponibles Ils sont au nombre de trois : Tester un courrier : ouvre un dialogue présentant les modèles de courrier contenant le mot «Courrier» ou le mot «Fax». En choisissant un modèle, vous simulez à l écran un courrier. Tester un état : simule l impression d un état figé en ne présentant que l en-tête et le pied de page. Copier dans l image Windows ou Macintosh : permet de copier l image courante dans l autre monde en effectuant une extrapolation «au mieux» avec une déformation d un ratio 72/95 ou 95/72. L image est copiée avec tous ses attributs de définition. Modifier une image Les images d en-tête et de pied de page fonctionnent sur le même principe : 2 clics dans la zone à modifier permet de présenter un dialogue de mise en forme. 362

Administration de LSC Les trois actions proposée, décrites ci-après, ont pour objectif de modifier l image présentée. Les dimensions optimales de l en-tête en vue d une utilisation simple sont 18 cm x 4 cm, soit 510 x 110 pixels en Macintosh et 673 x 145 en Windows. Les dimensions optimales du pied de page en vue d une utilisation simple sont 18 cm x 1,7 cm, soit 510 x 48 pixels en Macintosh et 673 x 63 en Windows. Réaliser la mise en forme Dans le dialogue de sélection de l opération à effectuer, l option Ouvrir une image présente une fenêtre de mise en forme de l en-tête ou du pied de page. Zone de travail : présente les champs qui ont été définis - Pour créer un champ, dessinez à la souris la zone correspondante. Le dialogue d ajout de champ permettra de définir son contenu. 363

Administration de LSC - Pour dupliquer un champ, double-cliquez dessus en pressant la touche Shift (Majuscule temporaire) - Pour supprimer un champ, double-cliquez dessus en pressant la touche Alt. - Pour échanger la largeur et la hauteur d un champ, double-cliquer dessus en pressant la touche Ctrl / Pomme. - Pour modifier la dimension d un champ, amenez le curseur sur le bord qui doit être bougé : le pointeur prend la forme d une croix et l objet peut être agrandi ou rétréci. Il n est pas obligatoire que les dimensions de l image finale correspondent exactement à la surface suggérée dans la zone de travail. L image finale peut être plus grande, si un objet «dépasse», ou plus petite (l image finale étant calculée au plus juste par rapport aux objets que contient la zone de travail). Par défaut, LSC a créé un objet vide dans le coin bas droit de la zone. De la sorte, l image créée prend la surface totale. En supprimant cet objet, vous obtiendrez en résultat une image uniquement constituée des zones utiles. Montrer les champs : permet de visualiser comment les champs ont été définis, ou bien le résultat final. Zoom : permet de choisir l échelle d affichage. Fond : permet de choisir une image qui constituera le fond de l entête/pied de page. Cette image est automatiquement ajustée aux dimensions recommandées. Dialogue d ajout et de modification de champ : ce dialogue est obtenu lors de la création d un champ ou du double-clic sur un champ existant. 364

Administration de LSC - Intitulé de l objet : peut être saisi directement ou sélectionné dans le pop-up. Les trois points bleus vous permettent d agrandir la zone de note et ainsi de faire des sauts de lignes. Ceux-ci se matérialisent par les caractères /cr/, qui seront automatiquement traduits lors de l affichage de l objet. Cette zone de note étant limitée 255 caractères, nous vous conseillons de multiplier les zones objets si vous devez inscrire un texte long. - Image fixe à coller : l intitulé devient alors «Image proportionnelle» et ne devrait pas être modifié. - Habillage typographique : permet de sélectionner la police, la taille, le style et la couleur des caractères. Si la case Ajustement auto est cochée, alors la police de caractère sera automatiquement réduite, à l affichage de chaque lot, afin que la totalité du texte soit présentée dans le champ. - Bordure : permet de sélectionner le type et l épaisseur de la bordure. - Position : permet de déterminer la position de l objet (l unité utilisée est le pixel). Ouvrir une image du disque dur Dans le dialogue de sélection de l opération à effectuer, l option Ouvrir une image présente un dialogue qui permet de spécifier les caractéristiques de l image à ouvrir. Ce réglage est fondamental pour une bonne exploitation de vos logos. Pour éviter tout décalage à l impression, il est souhaitable de fixer la dimension exigée de vos logos. Nous recommandons de respecter les valeurs maximum ci-dessus. La largeur maximale dépend également des marges de vos imprimantes. Pour éviter tout désagrément, nous vous conseillons de conserver une marge de sécurité (environ 1,5 cm de chaque côté). Par expérience, 15 cm est une largeur qui permet d être compatible avec toutes les imprimantes. L image ouverte peut-être au format JPEG ou TIFF. Nous vous conseillons d utiliser le format JPEG, plus facile d utilisation. 365

Administration de LSC Coller l image du pressepapiers Si le presse-papiers contient une image, celle-ci remplace le contenu existant de l en-tête ou du pied de page. Définition d un en-tête et pied en Ancien mode Lorsque la case Nouveau mode n est pas cochée, vous pouvez définir une mise en forme spécifique dans 4D Write. - Cliquer sur la zone concernée a pour effet d ouvrir une zone 4D Write et permet de coller une image (éventuellement préalablement copiée depuis le mode normal), de saisir tout texte complémentaire et de réaliser toute mise en forme nécessaire. En particulier, les réglages pourront porter sur la définition précise des marges et sur le positionnement de l image, afin de permettre le positionnement parfait de l image. Attention : ne surtout pas laisser le texte 4D Write en mode paginé (affichage/mode page) qui peut entraîner des dysfonctionnements lors de l exploitation. Sur Windows, le réglage suivant permet à votre en-tête d être centrée sur la page : mettre un largeur de page de 10 cm (ne pas toucher la marge gauche et mettre la marge droite à 10 cm) et centrer votre visuel sur cette largeur. Pour effectuer ce réglage, vous pouvez utiliser l option Mise en page du menu Fichier et mettre : Marge gauche : 25 mm Marge droite : 85 mm Haut : 0 (se met à 5 mm) Bas : 0 (se met à 5 mm) 366

Administration de LSC Sur Macintosh, le réglage suivant permet à votre en-tête d être centrée sur la page : mettre un largeur de page de 15 cm (ne pas toucher la marge gauche et mettre la marge droite à 15 cm) et centrer votre visuel sur cette largeur. 367

Administration de LSC Alarmes applicatives Cette option permet d accéder au paramétrage des alarmes applicatives qui est décrit chapitre spécifique de la présente documentation. 368

Administration de LSC Utilisateurs La personnalisation de LSC passe par la création d un ou plusieurs utilisateurs. En effet, chaque utilisateur pourra être défini différemment en fonction de ses prérogatives, de ce que l administrateur lui autorise. En version multipostes, cette notion est obligatoire pour pouvoir se connecter simultanément à plusieurs. En version monoposte, l intérêt de créer plusieurs utilisateurs n est véritable que si plusieurs personnes ont accès successivement à LSC. Chaque utilisateur bénéficiant de son environnement de travail. Par défaut, après la remise à 0 de LSC, seul l utilisateur ADM (avec son mot de passe "otpyrc") est conservé. Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons de modifier ce mot de passe. Attention, ne perdez pas ce mot de passe. A défaut, LSC serait verrouillée et ne permettrait plus aucun accès. La fiche utilisateur est composée de trois onglets : Onglet Identité Cet onglet permet de définir les coordonnées de l'utilisateur ainsi que ses comptes Internet. Coordonnées : les initiales permettent d'identifier un utilisateur. Cette zone est limitée à trois caractères. Prénom et nom : saisir l état civil de l utilisateur Limité à 31 caractères 369

Administration de LSC Identité dans Crypto : cette zone se renseigne par défaut avec les initiales. Nous vous conseillons de les remplacer par le prénom de l'utilisateur. Son prénom s'affichera alors dans la barre de titre de l écran d accueil. Limité à 31 caractères Protections d accès - Code d accès : Code à trois caractères calculé par LSC aléatoirement au moment de la saisie des initiales. Vous pouvez remplacer ce code par les initiales. Le code doit être rentré dans la rubrique Code d accès de l écran de connexion. Le code généré automatiquement est un code numérique différent des initiales. Cette option permet une protection maximum. Nous vous conseillons de garder ce code d'accès tel quel. Limité à 31 caractères - Mot de passe : permet de définir un mot de passe secret connu uniquement de l utilisateur et l administrateur. Il est demandé au moment de la connexion. Un mot de passe est une signature électronique. Evitez les codes trop simples et essayer de combiner des chiffres et des lettres. Limité à 20 caractères Gestion de la réception des e-mails Activer la gestion des comptes e-mails Boîte à cocher permettant d activer la gestion des comptes e-mails de l utilisateur. Liste des boîtes à relever : Pour créer un compte, il faut cliquer sur + et remplir les cases suivantes : - Serveur : saisir le serveur POP de votre fournisseur d accès (par exemple pop.wanadoo.fr ) - Nom utilisateur : Entrer l e-mail attribué par le fournisseur d accès. Si l' e-mail est EricSyndic@wanadoo.fr, et, si votre serveur de messagerie le permet, il suffit de saisir EricSyndic (sans le suffixe @wanadoo.fr). Sinon, il vous faut remplacer le caractère «@» par «*» ; indiquez par exemple : «EricSyndic*wanadoo.fr» - Mot de passe : vous devez saisir le mot de passe que vous a donné votre hébergeur Internet. Respectez scrupuleusement les majuscules et les minuscules. - Laissé sur serveur : En fonctionnement standard, lorsqu un e-mail est relevé, il est rapatrié sur le poste client et supprimé du serveur Internet. Si vous activez cette option, les e-mails relevés ne seront pas 370

Administration de LSC supprimés du serveur et seront de nouveau relevés à chaque relève. Cette option n est utile que si vous utilisez plusieurs gestionnaires de courrier. e-mail expédition Signature internet : ces deux zones permettent de saisir les informations que recevront vos interlocuteurs Internet. - e-mail expédition : il s agit de l adresse qui vous identifie. - Signature internet : est utilisée lors de l'envoi d 'e-mails. Onglet Autorisations Cet onglet permet de définir par utilisateur ses autorisations d'accès ainsi que quelques préférences d utilisation. Autorisations Accès à l administration : donne un accès à toute l administration de LSC. Tout utilisateur ayant accès à cette option peut changer les paramètres de LSC. Attention : ne pas multiplier les autorisations d'accès à l'administration. Seule, une personne habilitée doit le faire. Accès à la modification des listes déroulantes : les listes déroulantes sont utilisées pour guider la saisie des utilisateurs. Il s agit, par exemple, du Pays de la fiche Identité ou du Mode de règlement en comptabilité. L utilisateur doit choisir une valeur dans la liste et il ne peut enrichir cette liste que s il dispose de cette autorisation. Cette autorisation permet aussi d implanter un nouveau format d étiquettes ou d état. Accès aux attributs du compte : accès réservé aux utilisateurs ayant des droits étendus en comptabilité. Lorsque l option n est pas active, les rubriques suivantes ne sont pas visibles sur les comptes : - Compte validé - Zone Compte à répartir suivant la clé - Zone Correspondance avec autre comptabilité - Zone Code fiscalité - Onglet échéancier : accès en lecture seulement - De plus sur la gestion des dossiers, cette option permet d'accéder à la gestion des compromis et aux informations comptables. Accès à la définition des clés de répartition : donne accès aux onglets clés de répartition et répartition des charges de la fiche immeuble. Elle concerne les modules Gérance et Syndic. Accès à la saisie comptable : 371

Administration de LSC donne accès à l option saisie du menu comptabilité. Accès à la comptabilité des applicatifs : donne accès à l option Comptabilité des modules. Cette option fonctionne en relation avec les modules autorisés pour l utilisateur. Accès à la modification de l affectation du mandat : lors de sa création, le mandat est affecté à l utilisateur qui l a créé. Il est possible de modifier cette affectation à condition de posséder cette autorisation. Sont également concernés par ce paramètre, les rubriques A qui des fichiers lot et dossier. Accès aux dates préavis/départ : permet de saisir un préavis et un départ pour un locataire et de modifier les valeurs directement à partir de la fiche locataire. Toujours accès à la modification d événement : lorsqu un événement est chronoté c'est à dire qu'il possède une référence de traitement, il n est plus modifiable sauf pour le contrôleur ou par le créateur dans un délai de 7 jours (par rapport à la date de traitement). Avec cette option, il est possible d autoriser certains utilisateurs à bénéficier en permanence du droit de modification. Peut délivrer les mots de passe de mutation : cette option n a un réel intérêt que si vous possédez les modules Crypto Gérance et Syndic et que vous gérez des lots communs. Au moment de la mutation, le service syndic a besoin d un mot de passe délivré par le service gérance. En effet, la mutation de syndic provoque la perte du mandat de gestion (Gérance ou Saisonnier). Le gestionnaire doit effectuer un arrêté de compte avant l enregistrement de la mutation. LSC protège donc l accès par un mot de passe. Seule, une personne habilitée en Gérance ou en Saisonnier doit avoir cette autorisation. Accès aux commissions : rend visible les informations concernant les commissions sur les fiches lot et dossier. Accès au cycle facturation : cette option donne accès à : - La page facturation de l événement - La liste de gestion des événements, Aller à Facture - Au journal des factures. Accès aux statistiques : cette option donne accès aux statistiques des différents modules pour lequel l utilisateur possède un droit d accès. 372

Administration de LSC Préférences Reçoit les messages systèmes : lorsque LSC rencontre une anomalie, elle expédie un message aux utilisateurs concernés. Exemple : problème de connexion à Internet. Est autorisé à se connecter : permet de désactiver le compte d un utilisateur (de manière temporaire ou définitive). L utilisateur ne pourra plus se connecter et ses initiales ne seront plus visibles pour les autres utilisateurs. Quitter l application en cas d inactivité : lorsqu un certain délai d inactivité est atteint, LSC ferme toutes les fenêtres ouvertes et verrouille la station. Cette option force LSC à quitter et donc à couper la liaison entre le client et le serveur. Cette option est utile pour des communications distantes soumises à une taxation à la durée. Le délai avant coupure est paramétrable (Délai en secondes avant la fermeture de l écran). Formater les dates en saisie : cette option permet d obtenir une date au format suivant : 00/00/00 et il n est pas nécessaire de saisir les séparateurs. En désactivant l option, la saisie est libre mais vous devez alors saisir les séparateurs (/, ou ;). Laisser le nom système des rubriques : option réservée aux utilisateurs avertis ; elle permet de présenter les noms des champs tels qu ils ont été définis en programmation. Menu négociateur : permet à un négociateur de n accéder par défaut qu à ses fiches c'est à dire qu à celles rattachées à ses initiales. Personnalisation des numéros de téléphone Affichage Saisie : permet de saisir un format ou un filtre personnalisé. Pour ne pas utiliser de filtre personnalisé, laissez ces rubriques à vide. La gestion des filtres est relativement sophistiquée et vous devez prendre contact avec notre service hot-line pour définir votre propre filtre. Délai en secondes avant la fermeture de l écran : permet de définir le nombre de secondes d inactivité avant que LSC propose de fermer l écran. L objectif est de protéger l accès à votre environnement de travail en cas d absence. De plus, pour que la sauvegarde puisse s effectuer, il est nécessaire que toutes les fenêtres soient fermées. Les fenêtres ouvertes seront fermées une à une avec la technique suivante : - Tentative de validation de l écran (simulation de l appui sur Valider) 373

Administration de LSC - En cas d anomalie, Annulation de l écran en cours (simulation de l appui sur Annuler). La limite est fixée à 32 000 secondes. L activité d un utilisateur est marquée par toute action au clavier, ou par la progression d un thermomètre ou par la réalisation d une impression. Accès aux modules Crypto : permet de cocher les modules auxquels a accès l utilisateur. Les modules non acquis ne sont pas visibles dans cette fenêtre. Onglet Planning Est rattaché à Code entité : par défaut, l utilisateur est rattaché à l entité C001. Cette option ne peut être remplacée que par une autre entité de comptabilité générale. Concerne le service : permet de définir le service dans lequel est affecté l utilisateur. Lors de la connexion à la Solution, LSC entrera sur le module défini à cet endroit. Il 374

Administration de LSC sera possible d adresser des messages à l utilisateur en sélectionnant son service. Reçoit les messages systèmes adressés au service : active la réception des messages systèmes adressés au service de l utilisateur. Par exemple, toutes les alarmes automatiques : échéance d un mandat, renouvellement de bail etc. Planning Permet de choisir, pour une meilleure lisibilité, les couleurs de l utilisateur au niveau du planning. Vous pouvez intervenir sur la couleur de premier plan ou sur la couleur de fond, soit en manipulant les thermomètres, soit un cliquant directement une couleur sur Texte et Fond. Pour une meilleure lisibilité à l impression, nous vous conseillons d éviter les couleurs de fond trop intenses. 375

Administration de LSC Types d événements Un type d'événement est une modélisation, une normalisation d'une action qui se produit. Un événement est donc aussi bien un courrier habituel (Quittance, Relance), qu'un événement quotidien (Téléphone, Fax), qu'une relance, qu'une archive de document numérisé. En fait, les différents événements représentant la vie d'une agence sont modélisés dans des types d'événements. Les types d'événements peuvent concerner tous les services ou seulement un service. Dans l'exemple, vous trouverez la liste des types d'événements associés au service Syndic. 376

Administration de LSC Nom et classification de l événement Définition de son contenu, et des documents associés Paramétrage des automatismes associés à l événement Vagues (vague bleue) Zone Evénements Nom doit permettre d'identifier clairement le type d'événement. Certains noms sont normalisés pour le module courrier. Sujet permet de définir un sujet par défaut qui sera repris lors de la création d un événement. Un sujet doit être une information pertinente que nous retrouverons en historique. Seul, le type d'événement peut ou non justifier l'utilisation d'un sujet automatique. Concerne le thème : Le thème est utilisé pour structurer les événements. Cette structuration sera visible en création d'événement (F1) et en suivi des événements (liste de gestion et historique). La présentation des thèmes est propre à un service et permet d'afficher le pop-up hiérarchique suivant : Si aucun thème n'est affecté, le type d'événement sera classé dans le thème "Sans thème". 377

Administration de LSC Concerne le service : Le pop-up type d'événements est valorisé uniquement avec les types d'événements affectés à un service. Il est possible de se limiter aux services prédéfinis (Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, Comptabilité) ou de créer de nouveaux services. Si aucun Service n'est affecté, le type d'événement est commun à tous les services et devient visible pour tous les services. Zone de note libre précisant le fonctionnement du type d'événement. Ne pas charger dans le menu pop up : si la boîte est cochée, le type d événement reste disponible mais n est pas visible dans le menu déroulant de choix des types au niveau des événements. Cette option permet de ne pas charger le pop-up avec des types d'événements peu utilisés. Zone Contenu Zone Automatisme en création Cette zone permet de définir le contenu du type d'événements. Ce contenu peut être avec ou sans zone traitement de texte et avec ou sans zone de chiffrage. Crayon : en activant le crayon, un bouton cliquer apparaît. Il matérialise une page traitement de texte réalisée avec 4D Write. Un manuel complet est dédié à son fonctionnement. Le chiffrage associé : chaque type d'événement peut posséder une zone de chiffrage. Ce chiffrage permet d'associer à chaque événement une liste de ligne de produit. Chaque ligne est composée d'une référence, d'une désignation, d'un prix et d'une quantité. La somme des lignes constitue l'événement. Les types de chiffrage sont au nombre de 4 (devis, bon de livraison, facture et bon de commande). Copier la zone Write dans la zone de note : une zone Write est une zone de traitement dynamique pouvant contenir de nombreuses variables se valorisant en fonction du contexte. Avec cette option, vous définissez dans 4D Write un modèle dynamique qui est recopié dans la zone de note. Cette option est très utile pour créer des e-mails de réponse type ou pour normaliser des comptes-rendus de RV. Permet de définir la classification du type d'événement en Message, Action ou Tâche. Les rubriques A traiter, Contrôle par et Pour information permettent d'automatiser le comportement de l'événement. Par exemple : il est possible de créer un type d'événement "Demande de travaux" qui soit A traiter pour "JLC" et avec information automatique à ES et MC. Il est possible d enlever un destinataire en maintenant la touche Pomme sur Macintosh (Control sur Windows). La touche Shift permet d'effacer tous les destinataires. 378

Administration de LSC Zone Automatisme d archivage des courriers ou pièces jointes. Zone Automatisme modification Zone Chaînage Zone Automatisme en traitement du courrier Ce choix n est utilisé que dans l archivage des événements. L option Conserver signifie que le courrier (ou la pièce jointe) associé est toujours stocké dans le fichier de données de LSC. L option Archiver indique qu à partir d un certain délai (par défaut 7 jours), le courrier est sorti de LSC pour être stocké dans un dossier Archive de votre disque dur, allégeant ainsi le fichier de données de LSC. L option Supprimer indique à LSC que le courrier n est pas mémorisé et LSC en fait la purge automatiquement lorsque le délai défini est atteint. Permet de définir sur quelle page doit s'ouvrir l'événement. Ainsi, il est possible d'indiquer qu'un document de type Fax s'ouvre automatiquement sur la page traitement de texte et qu'une commande de travaux s'ouvre sur la page Chiffrage. Chaque événement peut être suivi d'une autre action. Le chaînage prévu est proposé à chaque création d'événement. Il reste modifiable ponctuellement. Ces rubriques permettent de définir les destinataires d un courrier dans le cadre des courriers chaînés. L option figer le pied de page au moment du chronotage vous permet d indiquer des variables dans le pied de page calculées au moment du calcul du courrier. Cette option est à utiliser pour les lettres cheques. 379

Administration de LSC Les autres options «Administration» Réévaluer le pop up Type événements Cette fonction permet de recalculer le pop-up présenté en création d'événement. A chaque ajout, modification du nom, de la classification, ou suppression d un type d'événement, il est impératif de passer par cette fonction afin de prendre en compte les changements apportés. Combo box Les combo box correspondent à toutes les listes déroulantes que l on peut trouver dans LSC. C est donc ici que vous en définissez le contenu. Pour ouvrir une liste, il suffit de cliquer sur la rubrique souhaitée: C est le cas de Pays et Motvide Pour en modifier un dans la liste, il suffit de le choisir, de faire Control Clic ou Pomme+Clic sur mac. Pour l effacer, vous opérez de la même façon et ensuite vous effacez le tout. Une fenêtre de confirmation sera proposée. Trait Tri Les éléments d'une liste peuvent être séparés par un trait. Il se matérialise par un tiret. Les éléments d'une liste restent triés dans l'ordre défini. Pour positionner un élément dans la liste, il suffit de faire un Clic glissé. Par exemple, dans la zone Pays, pour placer l'autriche en tête de liste : faire un Clic maintenu sur Autriche et amener la zone noircie au dessus d'espagne et lâcher le Clic. 380

Administration de LSC Modifier une valeur Regrouper des valeurs Control Clic sur Windows ou Pomme Clic sur Macintosh permet d'atteindre la modification. Lorsque l'on modifie une valeur, toutes les fiches associées sont modifiées. Par exemple : Monsieur et Monsuieur ont été définis. Il suffit de modifier Monsuieur en Monsieur et le regroupement se fait automatiquement, et supprime Monsuieur. Codes postaux Cette option permet d accéder à la gestion des codes postaux. Les codes postaux sont utilisés comme aide à la saisie des adresses dans les formulaires des Tiers, des Immeubles et des Lots. Le bouton import permet d'importer un fichier des codes postaux. LSC lit le format normalisé par la poste (HEXACODE) et un format libre (dont la structure est décrite en annexe). Il est possible de limiter la lecture à certains départements (en saisissant leur numéro séparé par des ;), ou tout le fichier (en laissant vide la zone). Lorsque l'import porte sur le fichier HEXACODE, une option permet d'injecter ou non les cedex. La gestion des prénoms La liste de gestion présente un bouton Import qui permet d importer un fichier existant (livré avec LSC). La modification de cette table n implique aucune mise à jour des fiches existantes (même principe que les codes postaux). Il reste à résoudre la transformation de l ancienne rubrique NomPrénom en 2 rubriques distinctes Nom et Prénom sur les fiches correspondants existants dans la base de données. Cette action est à réaliser par le bouton Appliquer de la liste de gestion. Appliquer Permet d'extraire le Prénom de chaque NomPrénom. L extraction n est réalisée que si aucune ambiguïté n existe. En cas de doute (le prénom n est pas trouvé dans la table des prénoms), LSC ne fait rien et les fiches non traitées sont présentées en liste vous permettant d effectuer un traitement manuel. 381

Administration de LSC Valider une licence En cliquant sur cet intitulé, vous accédez à une fenêtre permettant de saisir le nom de votre société et votre numéro de licence. Attention : il est important de remplir ces deux champs en respectant les syntaxes (majuscules, minuscules, espaces etc.), comme inscrit sur la licence. Remise à zéro de l application Cette option vide le contenu de LSC, sauf les fichiers suivants : - Paramètres - Enumération - Codes postaux - Type de casquettes - Messages Ecran - Taux de taxe - Type d'événement - Produit - En-tête de courriers - Secteurs géographiques - Plan comptable de base - Codes fiscalités - Comptes analytiques - Indice INSEE - Entité 2 mots de passe sont nécessaires pour la RAZ : le mot de passe de remise à zéro de l application : SOLUTIONCRYPTO Puis le mot de passe de suppression : OUI 382

Administration de LSC UTILITAIRES : MAINTENANCE DE LA BASE Ce menu regroupe les outils utiles à la maintenance des données de LSC. Dénombrement des enregistrements Permet d imprimer un rapport des fiches enregistrées dans LSC. Si un problème existe, LSC l indique par un marqueur «anomalie» à côté du fichier. Lister les doublons Permet de rechercher et d imprimer d éventuelles fiches en double sur une table donnée. Les numéros de table allant de 6 à 80. Le nom des tables est donné par la procédure de dénombrement des enregistrements. Calculer la taille des blobs Les blobs (Binary Large OBject) correspondent aux données de taille importante, mémorisées dans LSC : courriers, pièces jointes, photos etc. Cet utilitaire permet de calculer leur différente taille et d imprimer un rapport. Vérifier les fiches invalides Permet de parcourir tous les enregistrements sur tous les fichiers. Chaque enregistrement est chargé en mémoire afin de vérifier la cohérence de son contenu. Si une anomalie est détectée, le rapport d erreur nous renseigne sur l anomalie. Une anomalie à ce niveau est très grave car elle peut bloquer le fonctionnement de LSC. Il convient de prendre contact avec le service hotline pour utiliser ce traitement. Ce traitement est long et ne peut être interrompu. Recalculer intégrité des numéros Cette procédure permet de vérifier tous les prochains numéros internes de fiches (numéros automatiquement affectés par LSC). De plus, cette procédure effectue un contrôle de l'intégrité de LSC en vérifiant les casquettes systèmes. 383

Administration de LSC Régénérer les Combo-box Cette procédure permet de recalculer la valeur des combo-box à partir du contenu mémorisé sur les différentes fiches. Lorsqu une valeur existe sur un fichier et qu elle n est pas définie dans le combo-box, elle est automatiquement ajoutée au combo-box. Réindexer Utilitaire permettant la reconstruction des index des fichiers sélectionnés. Cette option n est a utiliser que sur avis du service hotline. 384

Administration de LSC UTILITAIRES : COMPTABLES Conversion Euro Cette option permet de convertir votre fichier de francs en Euro. Bien que désormais inutilisée, elle est conservée par mesure de compatibilité. Concernant l Euro, vous disposez d une calculette Euro (accessible à tout endroit par Shift+F1) Maintenance comptable Ce menu regroupe toutes les opérations de maintenance sur un écran à 3 onglets 385

Administration de LSC Diagnostic Par défaut, LSC active toutes les options. En fonction du résultat trouvé, un rapport d anomalie est affiché. Lorsque vous lancez de nouveau le diagnostic (après avoir effectué les réparations nécessaires), LSC n activera que les options nécessitant un contrôle indispensable (en rouge). Le diagnostic peut être limité à une entité ou multi-entités (en effaçant le code Entité). Réparation 2 réparations sont possibles dans LSC. - recalcul du solde des comptes ; une option similaire est disponible sur la liste des comptes, elle permet le recalcul d une sélection de comptes. - renuméroter les blocs comptables. L explication concernant ces réparations est donnée directement sur l écran Utilitaires 4 utilitaires comptables sont disponibles dans LSC. - Renuméroter les comptes en alphanumériques - Ajuster la longueur des numéros de comptes - Réévaluer le quittancement locataire - Supprimer des exercices archivés L explication concernant ces utilitaires est donnée directement sur l écran. Suppression des exercices antérieurs Cette procédure est protégée par mot de passe (même autorisation que la clôture d exercice). Elle permet d épurer les écritures des exercices archivés. Un dialogue vous demande de choisir l activité concernée et il est possible d effectuer une sélection visuelle dans la liste des entités. Cette option recalcule les soldes de chacun des comptes. Une fois le calcul terminé, un message vous alerte de son achèvement. Bien que sans influence sur les écritures des exercices courants, cette suppression peut avoir des conséquences sur certains traitements. En effet, la régularisation des charges locatives et les revenus fonciers prennent en compte les écritures archivées. 386

Administration de LSC UTILITAIRES : OUTILS Epurer les fax et les e-mails en attente Cet utilitaire permet de supprimer tous les fax et e-mails en attente d émission. Un message prévient tous les utilisateurs concernés par cette suppression. Regrouper des fiches Cette option permet de regrouper 2 fiches sur 1 seule. Pour cela, il suffit d indiquer la fiche à regrouper et la 2ème fiche sur laquelle doit se faire le regroupement. 4 possibilités de regroupement : Les identités Les immeubles (à condition que l immeuble ne soit pas en Syndic) Les lots : doivent avoir le même propriétaire et être sur le même immeuble. Les codes fiscalité : le code à regrouper ne doit pas être un code 'système' car il est automatiquement supprimé après regroupement. Regrouper un immeuble Gérance et un immeuble de Syndic Cette option permet de regrouper un immeuble de Gérance et un immeuble de Syndic. Cette option peut être utile lorsque vous gagnez un syndicat pour lequel vous avez déjà des lots en Gérance. Ce traitement est lourd de conséquences et il est protégé par un mot de passe spécifique (que vous pouvez obtenir en contactant le service hotline). Les précautions d emploi sont détaillées dans le dialogue écran de confirmation. Changer taxes fichier des lots Cette option permet d appliquer, à une sélection de lots, une modification : - du code taxe appliqué au loyer (TVA, Pas de taxe) - du taux d abattement - de l exonération éventuelle à la taxe additionnelle. L écran présente une liste de gestion des lots permettant d effectuer une sélection. Les 3 boutons travaillent sur la sélection courante (fiches noircies). Cette option peut être utile pour le traitement des revenus fonciers qui nécessite un fichier à jour. 387

Administration de LSC Archiver les événements Le fichier de données de LSC contient l intégralité des informations nécessaires au fonctionnement du logiciel : les données propres à l activité (immeubles, lots, locataires, ), les données comptables (comptes, écritures, ) y sont présentes, de même que l ensemble des données du module Organiseur. Parmi les données du module Organiseur, certaines occupent beaucoup de place dans le fichier de données. Il s agit, en particulier, des courriers (les zones 4D Write) ainsi que les pièces jointes des messages électroniques. Chaque courrier mémorisé pèse plus de 30 Ko (en fonction du contenu du courrier, cette taille peut être plus importante), 10 000 courriers représentent donc plus de 300 Mo. De plus, parmi l ensemble des courriers conservés dans le fichier de données, il en est certains dont il n est pas utile de conserver une trace détaillée. Par exemple, s il est important de savoir qu on a envoyé un appel de loyer à un locataire à une date donnée, il n est pas indispensable de pouvoir rééditer cet appel de loyer dans sa forme originale. Ce sont les raisons pour lesquelles les mécanismes d archivage de LSC permettent d archiver ou de supprimer les courriers et les pièces jointes associés aux événements, lorsqu un certain délai est dépassé. On appelle archivage, l action de stocker un courrier sur le disque dur d un ordinateur afin de pouvoir le retirer du fichier de données. Pour l utilisateur, l archivage est transparent car la consultation d un courrier archivé ira automatiquement chercher les informations nécessaires sur le disque dur pour affichage. On appelle purge, l action de supprimer un courrier associé à un événement. Il ne sera plus possible de consulter le texte de ce courrier. Les attributs associés à un modèle d événement (archivage ou purge) sont définis directement sur le modèle d événement. Principe général de l archivage Archivage manuel ou automatique : lorsque LSC est utilisée en mode mono-utilisateur, les processus d archivage et de purge sont exécutés manuellement par l administrateur. En mode client-serveur, l administrateur conserve la possibilité de réaliser un archivage manuel. Nous le verrons, ceci est d ailleurs indispensable la première fois. Toutefois, par la suite, LSC se charge de réaliser quotidiennement les archivages et les purges. 388

Administration de LSC Activation ou désactivation : les paramètres de l archivage sont toujours définis lors d un premier archivage manuel. Ce dialogue d archivage manuel permet également de désactiver l archivage automatique. Délai d archivage : il s agit de la durée durant laquelle les courriers seront conservés dans le fichier de données. Elle doit être supérieure à 7 jours et est automatiquement utilisée par l archivage automatique. Le dialogue d archivage rappelle la plage des dates sur lesquelles l archivage sera réalisé. La date de gauche est valorisée automatiquement en fonction de la date du dernier archivage, mais elle peut être modifiée manuellement. Le chemin d archivage est l emplacement, sur le disque dur, où seront stockés les courriers qui sont extraits du fichier de données. En monoposte, d une façon logique, le chemin d archivage doit se trouver sur le poste sur lequel fonctionne LSC. En mode client-serveur, le chemin d archivage fait référence aux disques durs du serveur, et doit donc être exprimé en fonction du système d exploitation du serveur (Windows ou MacOS), indépendamment de la plate-forme cliente sur laquelle se trouve l administrateur au moment du paramétrage. Dans un objectif de fiabilité, le chemin d archivage devrait faire référence à un disque dur local (c est-à-dire physiquement connecté à l ordinateur) et non à des lecteurs réseaux. Restitution des courriers : lorsqu un utilisateur consulte un événement dont le courrier a été archivé, l icône du bouton «Traitement de texte» est présentée «grisée». La consultation du courrier correspondant est possible. Toutefois, la modification du courrier sera impossible pour tous les utilisateurs même ceux qui ont le privilège de pouvoir toujours modifier les événements (en fait, d éventuelles modifications apportées seront tout simplement ignorées). 389

Administration de LSC Lorsqu un utilisateur consulte un événement dont le courrier a été purgé, l icône du bouton «Traitement de texte» a disparu et il n est plus possible de consulter le courrier correspondant à l événement. En pratique : préparer l environnement Avant de réaliser le premier archivage, il est indispensable de vérifier que l environnement informatique pourra supporter cette opération. L utilitaire Calcul de la taille des blobs permet de connaître la taille des pièces jointes et des événements susceptibles d être archivés. Nommons T cette taille, par exemple 1,5 Go : le disque dur sur lequel sera réalisé l archivage doit avoir au moins autant de place disponible que la taille T. Donc, dans notre exemple, il doit y avoir au moins 1,5 Go disponibles sur un même disque dur. Pour information, le fichier de données s allègera, après compactage approximativement de 2 fois la taille T (donc 3 Go dans notre exemple). Il est naturellement indispensable de réaliser une copie de sauvegarde du fichier de données avant le premier archivage. Il peut s agir d une sauvegarde par copie d icônes. Il peut également s agir d une copie à l aide de 4D Backup. Dans ce cas, la place disponible discutée plus haut doit être mesurée après la copie de sauvegarde. Créer un répertoire qui sera destiné à contenir les courriers archivés. Toujours avant de réaliser le premier archivage, configurer chaque modèle d événement dans LSC afin de définir si les événements associés à ce modèle devront être conservés, archivés ou purgés. Le premier archivage L archivage automatique Le premier archivage est obligatoirement manuel car il permet de définir les paramètres qui seront mémorisés et utilisés lors des archivages automatiques (en client-serveur) : délai d archivage et chemin d archivage. Le premier archivage peut être très long! La durée est directement proportionnelle à l activité déjà réalisée. Après le premier archivage, il est indispensable d utiliser l utilitaire 4D Util pour compacter les informations restantes dans le fichier de données. Au moment du premier archivage, LSC a mémorisé les paramètres indiqués par l administrateur. En client-serveur, ces paramètres seront utilisés automatiquement, chaque jour à 0h00, pour relancer l archivage ou la purge des événements qui arrivent en fin de délai de conservation. 390

Administration de LSC En cas d incident? L archivage fait intervenir des opérations sur les disques durs et manipule des objets dont la taille peut être importante. Les difficultés suivantes peuvent être rencontrées durant un archivage : - un message d erreur informant de l impossibilité d archiver un courrier : le disque de destination a-t-il suffisamment de place disponible? - le logiciel quitte inopinément. Ceci peut provenir d un problème sur le fichier de données, antérieur à l archivage. Il faudra alors réparer le fichier de données. En environnement hétérogène (Macintosh et Windows), ce problème peut également survenir sous Windows, lors de l'archivage de zones Write créées sur Macintosh avec un format d impression incompatible avec les imprimantes Windows. Dans ce cas, il faut retrouver sur Macintosh les événements correspondants et leur réappliquer un format d impression correct. En cas de restauration d un backup Les documents précédemment archivés seront remplacés par ceux résultant de l archivage après restauration. Ce cas est donc géré de façon totalement transparente et il n y a aucune manipulation particulière à réaliser. Bien évidemment, nous parlons d une restauration 4D Backup d un fichier de données. En cas de crash disque dur, vous devez restaurer le dossier Archive ET le fichier de données! Après un archivage, il convient d utiliser 4D Util pour compacter le fichier de données et récupérer la place libérée. Exécuter une méthode Permet d exécuter une requête communiquée par le service hotline, dans l'objectif d'intervenir sur le fichier de données. Cette option ne doit jamais être utilisée, sans le support du service hotline. Un message vous indique la fin de l exécution de la méthode. 391

Administration de LSC UTILITAIRES : IMPORTS/EXPORTS Importer des Identités Permet d importer des identités (tiers) à l aide d un fichier ASCII. Il est aussi possible d importer, à partir de cette fenêtre, des correspondants. Le format de fichier d import est décrit en Annexe. Importer des Lots Permet d importer des lots à partir d un fichier ASCII Le format de fichier d import est décrit en Annexe. Importer Plan de base Permet d importer ou réimporter le plan comptable de base. Le fichier d import est livré sur le CD Rom d installation, il ne s agit pas d un format ASCII. Exporter les données Permet de générer un fichier d export de l intégralité de vos données. Importer des données Permet d importer un fichier généré par l option exporter les données ou par le convertisseur (versions antérieures à la version 4). Ces 2 dernières options ne sont à utiliser qu avec l aval du service hotline 392

Administration de LSC SERVICES INTERNET ET FAX Boîte à cocher sur la page 2 de l afficheur LSC permet d envoyer automatiquement des Fax et de gérer la réception/émission des e-mails. Ces services n ont un sens qu en multipostes et sont supervisés par le serveur. Automatiquement, au démarrage du serveur, LSC lance un «process» qui tourne en tâche de fond et s active toutes les 2 minutes. Au boot du serveur, ce «process» est initialisé mais ne s active qu à la première connexion d un utilisateur (sauf si le code d accès est Adm). Lorsque l on effectue certaines opérations de maintenance ou en cas de problème avec ces services, il est possible de les désactiver temporairement en décochant l option. Pourquoi désactiver ces services? La relève Internet ou l expédition de fax consomme une partie importante des ressources du serveur. Pour éviter de perturber le serveur dans les opérations de maintenance, il peut être utile de suspendre ces services, par exemple dans les cas suivants : Réindexation de la base, Recalcul des soldes, d une manière générale sur toutes les manipulations d administration. 393

F.A.Q. F.A.Q. (questions fréquentes) Ce chapitre regroupe les questions les plus fréquentes, posées au service hot-line et formation Crypto. En aucun cas, il ne se revendique exhaustif, mais vous y trouverez peut-être la réponse à votre question Les imports / exports de texte (tous modules) Quand utiliser cette fonction? Suite à une mauvaise manipulation ou lorsque qu'une matrice est endommagée (erreur 4D Write lors de l impression, par exemple) ou pour échanger des données entre agences. Comment? A partir du bouton Import/Export qui se trouve sur la liste de gestion des types d'événements. Pour un import, cliquez sur import et sélectionnez sur votre disque dur le document contenant les matrices à importer. Ce document doit avoir été créé avec la fonction export. Pour un export, sélectionnez les matrices à exporter et cliquez le bouton export. Donnez un nom à votre document d'export. Ce bouton a une double fonction. Cliquez sur la partie qui vous intéresse. Comment valider sa licence (tous modules) Il existe deux méthodes pour valider sa licence : Si vous n'avez accès qu'au menu PagesIMMO : Menu fichier, option saisir une licence. Si vous avez accès à tous les menus : à partir de l'afficheur, en page 2, Administration, option valider la licence. 394

F.A.Q. Sur cet écran, renseignez le nom de la société et votre numéro de licence. Respectez scrupuleusement les noms et licences délivrés par Crypto. Après la saisie d'une licence, il est nécessaire de se déconnecter et de se reconnecter. Comment imprimer une feuille de votes (syndic) A partir de l'écran Assemblée générale, deux options sont possibles : A partir de l onglet convocation AG et Clic sur éditer tableau des votes A partir de l onglet saisie des votes, un Clic sur imprimer Comment imprimer une feuille de présence (syndic) A partir de l'écran Assemblée générale sur la fiche AG, sur l onglet saisie des présences, bouton imprimer. Comment imprimer un budget individualisé (syndic) Au niveau du budget ordinaire, il faut définir un appel à 0% et générer cet appel qui donnera lieu à aucune écriture comptable. Ensuite, sur la gestion des répartitions, sélectionnez la ligne correspondant à l appel puis imprimez les décomptes. Comment faire un prorata sur les appels de fonds (syndic) Il faut, pour obtenir un prorata sur un appel de fonds, cocher l option dans l onglet décomptes et relevés des paramètres de l administration. Les problèmes inhérents à la remise en banque (comptabilité) - Vérifiez que la zone banque est bien valorisée. - Il faut que le compte banque soit débité. - La saisie des dépenses (comptabilité) Concerne les dépenses imputables à des propriétaires (Gérance et Saisonnier) ou les charges (Syndic). Cette saisie peut s'effectuer de 2 395

F.A.Q. manières distinctes : en passant par un journal d'achat ou directement en banque. Par un journal d'achat : cette méthodologie permet de constater la facture en mouvementant le compte fournisseur au crédit par le compte propriétaire (Gérance ou Saisonnier) ou le compte de charges (Syndic) au débit. Cette méthodologie impose un enregistrement dès réception mais permet d'obtenir des états sur les factures à payer (débit fournisseur par crédit banque), des échéanciers âgés et permet d'utiliser tous les automatismes du module de paiement. Le paiement direct dans un journal de trésorerie : débit propriétaire (Gérance ou Saisonnier) ou compte de charges (Syndic) par le crédit de la banque. Cette méthodologie nécessite une organisation extracomptable des factures à payer et ne permet pas d'obtenir de situation sur les factures à payer. Nous préconisons l'utilisation d'un journal d'achat. La saisie des dépôts de garantie DG (gérance) Comment enregistrer en banque le dépôt de garantie? 2 cas peuvent se produire : - Le dépôt de garantie est conservé : débit banque, crédit compte dépôt de garantie. - Le dépôt de garantie est reversé au propriétaire : débit banque, crédit 41XXX (compte propriétaire). Lors de son entrée, si le locataire règle son loyer et le DG en un seul chèque, en saisie comptable, après la saisie du quittancement normal, insérez une ligne par le menu options en ayant au préalable cliqué sur une des lignes du bloc afin d'y ajouter la ligne du dépôt de garantie (sans numéro de locataire). Cette saisie n alimentera pas le suivi des dépôts de garantie, Pour ce suivi, il convient de renseigner la fiche locataire. Si vous quittancez le dépôt de garantie, l'encaissement automatique convient parfaitement. Le remboursement du dépôt de garantie (gérance) Etape 1 Restituez le DG au locataire en le quittançant au crédit (soit par le quittancement provisoire, soit directement sur le journal du quittancement). Si le dépôt de garantie est conservé à l'agence, utilisez un code fiscalité ayant pour lien comptable le compte 165000, avec un libellé remboursement DG. Si le dépôt de garantie est reversé au propriétaire, utilisez un code fiscalité ayant pour lien comptable le compte propriétaire, avec un libellé remboursement DG. 396

F.A.Q. Etape 2 Effectuez les retenues locatives en les quittançant au débit (soit par le quittancement provisoire, soit directement sur le journal du quittancement). Le code fiscalité utilisé pour les retenues doit avoir pour lien comptable le compte du propriétaire. C'est le propriétaire qui encaissera le montant des retenues. Les étapes 1 et 2 peuvent être simultanées. Etape 3 Constatez l'encaissement locatif et le remboursement du DG Le locataire compense le dernier loyer avec le DG : il suffit de saisir en automatique le montant encaissé ou remboursé. Si le solde locataire est créditeur, il faut saisir en négatif son montant dans la zone crédit. LSC génère en automatique les écritures de solde. Le locataire ne compense pas le dernier loyer avec le DG. Saisir l'encaissement en automatique et lorsque vous remboursez le locataire saisir en négatif le montant remboursé dans la zone crédit. LSC génère en automatique les écritures de solde. Etape 4 Mettez à jour les comptes 83xxxxx de suivi. A partir de la fiche locataire, indiquez en négatif le montant du DG remboursé. Lettrez les comptes 83xxxxx concernés par ce traitement. La conservation des provisions sur charges (gérance) La conservation des provisions passe par un compte analytique. C'est-à-dire que les écritures de provisions sont au crédit du compte propriétaire et elles peuvent, sur option, être portées sur un code analytique spécifique. Ce code est ensuite traité dans les cycles relevés de gérance et paiement propriétaires : les écritures sont isolées et ne sont pas prises en compte dans les calculs. Elles peuvent être mentionnées sur les relevés de gérance dans un cartouche spécifique. Le choix du code analytique s'effectue au niveau du mandat de gérance du propriétaire. Les annulations de saisies (tous modules) A partir de la saisie comptable, dans le journal concerné, recherchez le ou les blocs à supprimer. Puis, cliquez sur une des lignes du bloc et demandez dans le menu options supprimer un bloc. Enfin, confirmez avec la touche Enter du clavier numérique. Si l'écriture est pointée, LSC peut vous demander de dépointer les écritures avant de procéder à la suppression. De plus, une fois les écritures dépointées, vous devez quitter la saisie et revenir pour procéder à la suppression. 397

F.A.Q. Saisir un impayé (gérance) Pour constater un impayé, utilisez la saisie automatique et indiquez la somme impayée en débit. LSC recherche un règlement d'un montant identique au crédit et annule complètement le bloc en le contre-passant. Il reste à insérer les éventuels frais. Comment démarrer en comptabilité (gérance)? Tout d abord quand démarrer? L idéal est de démarrer en début d exercice. Par exemple, au 1er Janvier d une année. Cependant, un démarrage en cours d exercice est néanmoins possible. Les comptes locataires A partir du moment où les comptes des locataires sont tenus de manière automatisée avec le module Gérance, LSC doit nécessairement connaître la situation du locataire (arriérés, solde) au moment T. Différentes méthodologies sont envisageables : - reprise uniquement du solde de chaque locataire : une ligne par locataire. - reprise du solde en éclatant le solde en catégories : arriérés de loyers, de provisions,... - reprise du solde en éclatant le solde en catégories et reprise de chaque appel de loyers et provisions. Qu appelle-t-on solde? C est la situation comptable du locataire (arriéré ou trop payé de loyers, charges, provisions,...) au dernier jour de l exercice antérieur. Exemple : un locataire a un quittancement mensuel de : - 500 de loyer - 100 de provisions sur charges Ce locataire a réglé tous les mois sauf le mois de décembre, son solde est débiteur de 600, car il aurait dû vous régler le mois de Décembre. A quoi sert le solde? Le solde du locataire apparaît sur chaque extrait de compte (avis d échéance, quittance de loyer,...) mais également lors de la saisie des encaissements pour affecter le montant réglé sur le compte du locataire. Il est évident que si le solde est globalisé en une seule ligne, il sera impossible à LSC de : - ressortir, par exemple, une partie assujettie aux honoraires et une autre non assujettie. - d éclater le règlement dans différentes catégories de revenus fonciers (loyer, provisions sur charges,...). 398

F.A.Q. En conséquence, dans ce cas de figure, il sera nécessaire d intervenir manuellement sur le calcul des honoraires et sur la déclaration de revenus fonciers. Si vous souhaitez utiliser le module Gérance pour effectuer la déclaration des Revenus Fonciers, il est nécessaire de ventiler les soldes en autant de lignes que de catégories à prendre en compte dans la déclaration des Revenus Fonciers. Exemple pour le solde débiteur de 600, 2 lignes sont nécessaires : - Arriérés de loyer : 500 (fiscalité 20) - Arriérés de provisions sur charges : 100 (fiscalité 30) Cette fragmentation du solde en différentes lignes d écritures permet également d automatiser le calcul d honoraires en indiquant sur chaque ligne si l on souhaite prendre des honoraires ou non. La régularisation des charges locatives? Le module Gérance permet d établir la régularisation des charges locatives. La régularisation des charges s effectuant le plus souvent sur l exercice précédent, il est également nécessaire d indiquer au module Gérance quelles ont été les provisions appelées sur l exercice précédent. A défaut, vous ne pourrez pas utiliser les automatismes de régularisation des charges. Pour injecter ce montant il est important de ne pas fausser le solde du compte locataire et nous vous conseillons de procéder par un jeu d écritures. Par exemple, si les provisions appelées sur l exercice précédent sont de 900, il convient de passer 2 lignes : - 900 au débit du compte sur la fiscalité 30 (Provisions appelés) - 900 au crédit du compte sur la fiscalité 99 (Attention : ces deux écritures ne se lettreront pas automatiquement! Il faudra procéder au lettrage manuel APRES avoir clôturé l exercice concerné) Quelques pièges à éviter! Attention aux règlements intervenant dans les derniers jours de l exercice Il faut respecter la règle suivante : ce qui est passé sur un exercice ne doit pas l être sur l autre! Prenons l exemple du même locataire qui envoie un chèque de 600 le 31 Décembre. 2 hypothèses : - Vous constatez le règlement sur l exercice précédent : à ce moment le solde locataire est à 0 et bien évidemment il ne faudra pas constater le règlement sur l exercice suivant (même si en valeur, le chèque est crédité en banque au 15 Janvier). - Vous ne constatez pas le règlement sur l exercice précédent : le solde du locataire est donc débiteur de 600 et vous constaterez le règlement sur l exercice actuel. La méthodologie conseillée Afin de préparer l ouverture des comptes des locataires, nous vous conseillons de remplir l état Balance Locataire (document 4D Calc). Chaque compte locataire étant éclaté en autant de lignes que nécessaire. Par exemple, le locataire dont le solde est débiteur de 600 et sur lequel nous 399

F.A.Q. avons appelé 900 de provisions sur charges sur l exercice précédent possèdera les lignes suivantes : Libellé Fiscalité Débit Crédit - Loyer 20 500 - Charges 30 100 - Provisions appelées 30 800 - Provisions payées 90 800 Solde du compte 600 Danger : le montant des provisions appelées sur la période précédente est de 900, mais le solde de compte présente un arriéré de provisions de 100. Il convient donc de déduire cet arriéré du montant des provisions appelées! Cet état se présente de la manière suivante : Explications : Les colonnes grisées ne sont pas à saisir. Num compte : numéro du compte locataire tel qu indiqué dans LSC (81 suivi par les 8 premières lettres du nom du locataire si vous utilisez le paramétrage par défaut) [Nom] : facultatif, nom du locataire Date : La date devra être identique pour tout le document. Vous pourrez la saisir 1 seule fois et réaliser un copier vers le bas. Libellé : tel qu il devra apparaître sur le compte. Débit, Crédit : montant de l écriture Fiscalité : Code associé à la ligne Période : sous la forme 2001 01. Ne pas taper les espaces Hono (0/1) : 0 signifie pas d honoraire et 1 signifie avec honoraires. Lorsque tous les locataires ont été saisis, il convient d équilibrer le document par une ligne portant sur le compte 820000 Centralisation du quittancement. Injection dans la comptabilité Le document saisi, doit être enregistré en mode texte (Enregistrer Sous, choisir mode Tab/Tab/Return) et il peut être directement importé dans la comptabilité, Menu Compta, Import d écritures en précisant l entité concernée et le journal du quittancement QT. Quelle date retenir? 400

F.A.Q. Pour gérer la régularisation des charges locatives, il est indispensable de réaliser cette balance au dernier jour de l exercice et ensuite d effectuer une clôture des comptes. Si vous ne gérez pas les provisions sur charges de l exercice précédent, vous pouvez choisir la date du premier jour de l exercice. Les comptes comptables Pour initialiser la balance d ouverture, il est nécessaire d injecter le solde de chaque compte. Certains comptes peuvent être repris en solde, mais d autres comptes nécessitent impérativement un détail (exemple Dépôt de garantie). Les comptes propriétaires Pour gérer la régularisation des charges locatives, il est indispensable de réaliser cette balance au dernier jour de l exercice et d effectuer ensuite une clôture d exercice. Si vous démarrez au premier jour de l exercice, les comptes propriétaires peuvent être initialisé avec le solde. Par contre, en cas d ouverture en cours d exercice, il est souhaitable de détailler ce solde en différentes fiscalités pour permettre le traitement des revenus fonciers. Dans cette optique, nous raisonnerons comme pour les comptes locataires. Par exemple, si un compte propriétaire présente un solde de 0, mais que sur la période vous avez encaissé 5000 de loyers et 1 000 de provisions sur charges et prélevé 300 d honoraires, il convient d éclater l ouverture de la manière suivante : Libellé Fiscalité Débit Crédit - Loyer 20 5 000 - Charges 30 1 000 - Honoraires 3H 300 - Paiements effectués 99 4 700 Solde du compte 0 Les comptes bancaires Il est conseillé de reprendre les comptes bancaires en fonction du dernier rapprochement bancaire : solde bancaire à la date d ouverture en global et l ensemble des lignes non pointées en détail. Les autres comptes Vous pouvez décider de les reprendre en global (une ligne par compte) ou en détail (en éclatant le solde sur différentes lignes). Ce choix ne dépend que de la méthodologie à mettre en œuvre. Balance d ouverture Afin de préparer l ouverture des comptes, nous vous conseillons de remplir l état Balance Compta (document 4D Calc). Cet état se présente de la manière suivante : 401

F.A.Q. Explications : Les colonnes grisées ne sont pas à saisir. Num compte : numéro du compte comptable tel qu indiqué dans LSC [Nom] : facultatif, nom du compte Date : La date devra être identique pour tout le document. Vous pourrez la saisir 1 seule fois et réaliser un copier vers le bas. Libellé : tel qu il devra apparaître sur le compte. Débit, Crédit : montant de l écriture Pièce : numéro de pièce, peut-être alphanumérique Fiscalité : Code associé à la ligne Les totaux de la balance doivent être équilibrés. Injection dans la comptabilité Le document saisi, doit être enregistré en mode texte (Enregistrer Sous, choisir mode Tab/Tab/Return) et il peut être directement importé dans la comptabilité, Menu Compta, Import d écritures en précisant l entité concernée et le journal d OD. Gestion des dépôts de garantie LSC permet un suivi complet des dépôts de garantie par l intermédiaire des comptes spéciaux 830 000, 830 100 et 830 200. Pour initialiser ces comptes de manière automatique, il est préférable de remplir sur chaque fiche Locataire, la page consacrée au dépôt de garantie, LSC se chargeant d effectuer les mouvements comptables nécessaires. Attention : la date indiquée pour ces écritures est la date du jour. Pour modifier cette date, il convient de modifier votre date système avant le lancement de LSC! Comment démarrer en comptabilité (syndic)? Tout d abord quand démarrer? Il est indispensable de démarrer la comptabilité d une copropriété en début d exercice en injectant la balance d ouverture. Pour une ouverture en cours d exercice, il est possible de démarrer à un jour J, sans solde précédent (par exemple pour lancer un appel de fonds), puis d injecter rétroactivement, la balance d ouverture et les mouvements comptables jusqu au jour J. 402

F.A.Q. La méthodologie conseillée Pour préparer l ouverture des comptes, nous vous conseillons de remplir l état Balance Syndic (document 4D Calc). Cet état se présente de la manière suivante : Explications Les colonnes grisées ne sont pas à saisir. Num compte : numéro du compte. Pour les copropriétaires, nous vous conseillons de les codifier en alphanumérique (41 suivi par les 8 premières lettres du nom du copropriétaire si vous utilisez le paramétrage par défaut). [Nom] : facultatif Date : La date devra être identique pour tout le document. Vous pourrez la saisir 1 seule fois et réaliser un copier vers le bas. Libellé : tel qu il devra apparaître sur le compte. Débit, Crédit : montant de l écriture Injection dans la comptabilité Le document saisi, doit être enregistré en mode texte (Enregistrer Sous, choisir mode Tab/Tab/Return) et il peut être directement importé dans la comptabilité, Menu Compta, Import d écritures en précisant l entité concernée et le journal de Clôture/Ouverture CL. La gestion des fonds de roulement LSC permet une gestion des fonds de roulement au niveau de la fiche copropriétaire et au niveau du suivi comptable du compte associé (tel que défini dans les paramètres 101 001). A chaque appel de fonds de roulement, le compte comptable est crédité du montant de l appel de chaque copropriétaire (avec indication du N de compte copropriétaire dans la rubrique pièce), et la contrepartie est débitée du compte copropriétaire. Le compte de fonds de roulement étant défini comme un compte à lettrer sur numéro de pièce, les écritures non lettrées, correspondant aux copropriétaires présents, sont reportées d un exercice sur l autre. C est grâce à cet «artifice» que LSC peut garder trace des fonds de roulement détenus et garder en mémoire un compteur (stocké sur la fiche copropriétaire) sur montant du FDR. Pour rester conforme à cet esprit, il est donc souhaitable de détailler la reprise du compte FDR. 2 méthodes sont envisageables : - Dans la balance d ouverture, vous détaillez complètement le compte 101 001, en valorisant dans la rubrique pièce par le numéro de copropriétaire. - Vous utilisez la gestion des budgets pour réaliser le calcul des fonds de roulement. Vous définissez, un budget fond de roulement et vous réalisez un appel à 100% au 1 er jour de l exercice. Cet appel est réalisé de la manière suivante : 403

F.A.Q. Compte Pièce Débit Crédit - 41Copro1 100-101 001 41Copro1 100-41Copro2 50-101 001 42Copro2 50 etc Il est ensuite nécessaire de modifier cette affectation automatique, en remplaçant chaque compte copropriétaire par le compte 101 001. Nous obtenons donc, Compte Pièce Débit Crédit - 101 001 100-101 001 41Copro1 100-101 001 50-101 001 42Copro2 50 Ce jeu d écritures ne modifie aucunement le solde des comptes, mais permet l éclatement complet du fond de roulement. Les comptes bancaires Il est conseillé de reprendre les comptes bancaires en fonction du dernier rapprochement bancaire : solde bancaire à la date d ouverture en global et l ensemble des lignes non pointées en détail. Les autres comptes Vous pouvez décider de les reprendre en global (une ligne par compte) ou en détail (en éclatant le solde sur différentes lignes). Ce choix ne dépend que de la méthodologie à mettre en œuvre. La gestion des fonds de travaux La méthodologie est strictement identique à la gestion des fonds de roulement. Les états préparatoires de la clôture (comptabilité) Calcul des honoraires restants et édition des relevés de gérance (Gérance et Saisonnier). Il est indispensable de calculer les honoraires restant dus car ils ne seront plus accessibles ensuite. Une précaution utile pensez à utiliser l utilitaire Honoraires à calculer du menu Propriétaire afin d être certain de ne pas en oublier sur l exercice. 404

F.A.Q. Assurez vous également que tous les relevés de gérance de la période et des périodes précédentes ont bien été édités. Pointage des comptes (tous modules) : Pointez tous les comptes à reprise en détail, de façon à ce que la clôture ne conserve que les écritures non soldées (ou lettrées). Une précaution utile. pensez en particulier à effectuer le pointage du compte de banque à la date de la clôture et à rapprocher le résultat obtenu avec le solde de la dernière balance. S il existe des erreurs, il est en effet plus facile de les retrouver avant la clôture. Sauvegarde du fichier de données : Il est indispensable d effectuer au moins une sauvegarde de votre fichier de données et une archive complète du dossier complet sur CD/ROM. Editer tous les états comptables sur papier : journaux, balance, grand livre, états de rapprochement. Avant de lancer votre clôture lancez l utilitaire de diagnostic comptable. Dans quel ordre supprimer des fiches (tous modules) Les suppressions sont effectuées sous contraintes afin de préserver l'intégrité des données. Nous allons détailler dans quel ordre supprimer certains fichiers principaux. A partir d'un fichier, pour obtenir les fiches liées d'un autre fichier utilisez la fonction Aller A.. De plus, au moment de la suppression, un écran vous présente, si la suppression est impossible, la liste des fiches liées. Comptabilité Mandats Commencez par supprimer toutes les écritures comptables : option suppression d'un exercice. Supprimez les comptes en vérifiant qu'ils ne sont pas utilisés dans un dossier, une facture ou une ligne budget. Pour les comptes associés à des mandats ou à des copropriétaires, la suppression est à réaliser par les fichiers mandats ou copropriétaires. Supprimez l'entité, en vérifiant qu aucune facture n'est affectée. Enlevez au niveau des lots le lien avec le mandat et supprimez le mandat (possible que si pas d'écritures associées au compte ou s il existe au moins un autre mandat associé au compte). 405

F.A.Q. Immeuble Supprimez les clés (possible si elles ne sont pas utilisées sur des écritures, des AG ou des comptes). Supprimez les lots associés (possible si pas de mutation et pas de locataire). Identité Vérifiez qu'il n'y a pas de lot associé (rubrique Appartient à) et pas d'événement. Si la fiche identité est associée à un compte, il faudra pouvoir supprimer le compte associé auparavant. Locataire ou Contrat Copropriétaire Copropriété Uniquement s'il n'y a pas d'écriture. Commencez par supprimer ses lots associés dans les clés de répartitions. Supprimez ses lots à partir de la page 2 de la fiche copropriétaire. Supprimez sa fiche copropriétaire (possible que s'il n'y a pas d'écriture sur son compte et pas de mutation). Pour effacer complètement une copropriété, commencez par supprimer toutes les écritures comptables : option suppression d'un exercice. Supprimez les budgets, puis toutes les AG et toutes les mutations. Sélectionnez tous les comptes et supprimez-les ; les comptes copropriétaires ne sont pas supprimés par cette manipulation (ils restent sous contrainte). Allez sur la fiche immeuble et supprimez les clés de répartition. Allez à lots associés et supprimez les lots. Allez à copropriétaire : vérifiez qu'ils ne possèdent pas de dossier, pas d'événement associé et supprimez tous les copropriétaires. Il reste à supprimer les comptes restant et la fiche entité. La fiche immeuble peut maintenant être effacée. Le choix du fichier de données (tous modules) Si pour une raison quelconque, vous possédez plusieurs fichiers de données (après une réparation avec 4D util par exemple), il faut au premier lancement, choisir le fichier de données à exploiter. Ce choix s'effectue en maintenant la touche Alt au moment du lancement de LSC. Sur Windows, il ne faut pas tenir Alt immédiatement, il faut d'abord lancer LSC et immédiatement après le double-clic maintenir Alt. Ceci afin que l'ordinateur ne vous propose pas les propriétés de l'icône que vous lancez. La présence de plusieurs fichiers de données sur le disque dur ne doit être que temporaire car source de confusion. 406

F.A.Q. Les régularisations de charges (gérance) Quand? La régularisation des charges locatives peut être effectuée à n importe quel moment avec la périodicité que vous souhaitez : trimestrielle, semestrielle, annuelle... LSC, par la création de fichiers d archives locataires, autorise cette procédure même après clôture d un exercice. Elle peut s effectuer même après l enregistrement du départ d un locataire. Quels effets? La procédure de régularisation des charges locatives génère : Une ligne de régularisation de charges sur le compte locataire. Cette ligne de régularisation figurera sur le prochain quittancement généré. LSC gère les prorata-temporis pour les locataires arrivés ou partis au cours de la période de régularisation. Le montant de la quote-part récupérable sur le locataire est calculée par rapport à la quote-part récupérable sur le lot, en fonction du temps d occupation par le locataire. L édition des décomptes de charges est recommandée après la validation des régularisations. Elle peut néanmoins être réalisée à n'importe quel moment, à condition que vous n'ayez pas supprimé la ligne de répartition des charges du menu «régularisation de charges». La mise à jour de la fiche locataire : les provisions sur charges évoluent en fonction des paramètres des codes fiscalités ayant un type provisions sur charges et quittancés sur le locataire. 407

F.A.Q. Les annulations de préavis et d enregistrement des départs (gérance) Annulation du préavis? Annulation d'un départ? Remettez à zéro les informations au niveau de la fiche locataire, onglet renseignements divers. Mêmes manipulations que pour le préavis. La saisie des honoraires de mise en location (gérance) Part locataire Part propriétaire Dans le journal de trésorerie, créditez le compte d'honoraires de mise en location que vous avez défini dans votre plan comptable et débitez la banque. Il est possible de quittancer le locataire de ces honoraires. Dans le journal d'honoraires, débitez le propriétaire avec un code fiscalité adapté et créditez le compte d'honoraires prévu à cet effet. L annulation des honoraires (gérance et saisonnier) Menu propriétaire, annulation du calcul d'honoraires. Choisissez une période puis faites la sélection des propriétaires à traiter. Les honoraires forfaitaires ne s'annulent pas lors d'une annulation d'honoraires. Il faut donc les annuler directement en saisie comptable. Dans ce cas, il conviendra de les recalculer manuellement. La création d un mandat (tous modules) Pour créer un nouveau mandat à partir d une fiche lot, il faut saisir dans la case N de mandat ** (deux étoiles qui peuvent être obtenues avec la touche multiplier du clavier numérique). Supprimer une mutation (syndic) Au niveau du suivi des mutations, double-cliquez sur une des lignes de mutation. Ensuite, en modification, supprimez les lignes du tableau. L ordre de suppression des lignes de mutation est très important. 408

F.A.Q. Le lettrage du compte locataire (gérance et saisonnier) Le principe de base du lettrage d un compte est de pouvoir apurer des écritures d une année sur l autre par le biais de la clôture (celle-ci ne supprimant que les écritures lettrées). Pour qu un compte se lettre, il faut qu il y ait égalité entre les débits et les crédits d une même période. Cela sous-entend qu un compte peut avoir un solde nul sans pour autant se pointer. Le pointage du compte banque (comptabilité) Pointer le compte de banque permet d'effectuer un rapprochement bancaire. Ce traitement est indispensable au contrôle de la comptabilité. Un rapprochement bancaire doit donner lieu à l'impression d'un état de rapprochement. Il est possible de sortir un état de rapprochement borné à posteriori à condition de respecter une numérotation chronologique des extraits. L annulation de l appel de loyer (gérance et saisonnier) Pour annuler un appel de loyer, allez en saisie comptable, dans le journal de quittancement et supprimez les blocs d'écritures. Attention, le quittancement provisoire généré est perdu par cette manipulation. Ce quittancement provisoire concerne les saisies manuelles mais aussi le résultat des procédures de révision de loyer et de régularisations de charges. Dans le cas d une gestion de type SCI, cette manipulation ne peut être effectuée avant la facturation. Si vous devez supprimer un quittancement après facturation, il faut supprimer votre journal de vente auparavant. N oubliez pas de relancer votre facturation après le nouveau quittancement. Saisir les compteurs d eau (gérance et syndic) Les compteurs de Gérance et de Syndic sont différenciés. C'est-à-dire que bien qu'utilisant les mêmes compteurs physiques (N de compteur et N de lot), les saisies de consommations sont effectuées dans 2 traitements séparés, sans aucune interaction. Les révisions loi 48 (gérance) Pour lancer une révision de loi 48, option révision de loyers, sélectionnez un des indices correspondant à cette loi (indice commençant par 48) et saisissez le pourcentage d augmentation. 409

F.A.Q. Les révisions Méhaignerie (gérance) Renseignez sur la page 2 de la fiche locataire, les rubriques concernant ce type de réajustement. Au moment de la révision, LSC ajoutera à la révision indicielle, le réajustement défini. La réparation avec 4D Util (tous modules) 4D Util est un outil livré avec LSC. Son rôle est de vérifier, réparer et compacter le fichier de données. Cet outil doit être utilisé en cas de problème ou après des traitements importants pour compacter les données. Cet outil ne doit pas être utilisé sans un diagnostic préalable réalisé avec le service hot-line. Problèmes liés à l impression (tous modules) Ces problèmes peuvent avoir des causes multiples. Nous balayons ici les cas les plus fréquents. Pas assez d'espace disque disponible sur le disque dur (pour spooler l'impression). Sur Macintosh : mémoire insuffisante allouée au driver de l'imprimante (mettre au moins 1 000 Ko). Imprimante non sélectionnée. Sur Macintosh : dans le sélecteur du menu Pomme. L'imprimante doit être visible. Sur Windows : vérifiez l'imprimante par défaut et imprimez une page de test. Mauvaise version du pilote d'imprimante. Vérifiez que vous possédez la dernière version du driver et que le driver installé correspond bien au modèle d'imprimante. En cas de blocage système (tous modules) Si votre système est bloqué et si la souris ne répond plus vous pouvez effectuer les manipulations suivantes : Attention, en monoposte, ces manipulations risquent d'endommager le fichier de données et vous obliger à repartir d'une sauvegarde. Sur Macintosh - Pomme Alt Esc : quitter l application en cours. - Pomme Control touche d alimentation : éteindre l'ordinateur. - Touche Reset sur l unité centrale : redémarrer l ordinateur. Sur Windows - Control Alt Suppr : fin de tâche. - 2 fois Control Alt Suppr : redémarrage. - Touche Reset sur l unité centrale : redémarrer l ordinateur. 410

F.A.Q. Les manipulations pour interrompre une impression (tous modules) [.] ou [F14] : interruption de l'impression. Dans le gestionnaire d'impression : supprimer la file d'attente. La taille maximale du fichier de données LSC gère une taille maximale de 2 Go de données par segment. Cette taille est une limitation physique absolue et elle ne peut être dépassée. Dans l hypothèse où vos besoins sont supérieurs à 2 Go, il sera nécessaire d effectuer une segmentation du fichier de données. Dans la pratique, le fichier de données croît au fur et à mesure de l exploitation, en fonction des besoins de LSC. Périodiquement, il vous appartient de vérifier que cette taille n est pas atteinte en mesurant le poids de votre fichier. En fonction de votre système d exploitation, cette manipulation s effectue sur Macintosh par la fonction «Lire les informations» du menu Fichier et sur Windows par la fonction Propriétés du Menu contextuel (clic droit). Pour éviter tout risque d oubli, LSC possède un système de contrôle automatique de cette taille. Principe de vérification La vérification s effectue en fonction de paliers. Un palier d alerte vous notifie que le fichier doit être segmenté et un palier de blocage vous interdit l exploitation de LSC tant que la segmentation n a pas été réalisée. En monoposte La vérification s effectue à chaque lancement de LSC. Si la taille est supérieure au seuil d alerte (mais inférieure au seuil de blocage), un message vous notifie l alerte. Si le seuil de blocage est atteint, seul l utilisateur ADM peut se connecter et doit effectuer la segmentation. LSC propose directement le dialogue de segmentation. En multipostes Le test de la taille est effectué chaque jour à 00h00. Si la taille est supérieure au seuil d alerte (mais inférieure au seuil de blocage), un message système est envoyé aux destinataires des alarmes systèmes. Ce message est envoyé tous les jours, tant que la segmentation n est pas réalisée. Si le seuil de blocage est atteint, aucun utilisateur ne peut se connecter et il convient de réaliser la segmentation à partir du serveur. 411

F.A.Q. Réaliser la segmentation Elle peut être réalisée en validant le dialogue proposé (en monoposte) ou à partir du serveur (en multiposte, Menu Données) ou avec l utilitaire 4D Util. Le principe est de fixer une taille de segment : nous vous conseillons de fixer une taille maximale de 1,8 Go (soit 1 800 000 Ko). 412

Annexes Annexes 413

Annexes Les expressions Les expressions sont utilisables dans tous les courriers. Elles permettent de placer des éléments dynamiques dans un courrier. Ces éléments dynamiques sont évalués au moment de la création du courrier en fonction du contexte. L'insertion d'une expression dans un document s'effectue à l'aide du menu insertion du traitement de texte 4D Write. Vous pouvez insérer des champs (extraits directement LSC) ou des expressions en cliquant sur l'onglet expression. Toutes les expressions utilisables dans LSC sont décrites dans cette annexe. Une expression répond à une syntaxe précise (détaillée cidessous) et peut nécessiter des paramètres. Les paramètres sont mis en parenthèses et séparés par un ; sans espace. Exemple : MonExpression(paramètre1;paramètre2) Attention, pour qu'une expression fonctionne, la syntaxe exacte doit être respectée. Il existe 3 grands types d'expression : les constantes, les variables et les fonctions. 414

Annexes Les fonctions sont des variables sophistiquées qui retournent un ensemble de valeurs dynamiques et dépendantes du contexte d'utilisation. Les fonctions ne sont utilisables que dans les courriers. Les variables donnent une valeur à un moment donné. Cette valeur varie en fonction du contexte. Les variables sont utilisables dans les courriers et dans les états rapides. Les constantes possèdent une valeur constante dans LSC et ne sont jamais modifiées. Les constantes sont utilisables dans les courriers et dans les états rapides. Les principales variables et fonctions sont rapidement accessibles avec un raccourci, directement à partir de la page traitement de texte : double-clic maintenu avec la touche Shift maintenue. En maintenant en plus la touche Alt enfoncée (!!), vous obtenez le noms des rubriques paramétrables (critères de Lots, nom des documents, etc ) Les fonctions Lorsque l'on utilise une fonction, il faut savoir que la règle courante s'applique à toute la fonction. Il est nécessaire d'inclure des tabulations et éventuellement des séparateurs verticaux pour obtenir un tableau. Vliste(P1;P2;P3) Il s'agit de la fonction la plus utilisée de LSC. Elle permet d'inclure dans le courrier une liste d'informations. Liste d'écritures comptables (P1 < 10) : P1<10 P1 = 1 : écritures entre 2 dates. P1 = 2 : écritures non lettrées (limitées à la date de fin de sélection). P1= 3 : écritures non lettrées + écritures prévisionnelles (écritures de l'échéancier) P1 = 4 : écritures entre 2 dates avec un regroupement par date sans solde précédent P1 = 5 : écritures entre 2 dates mais sans solde précédent 415

Annexes P1 = 6 : écritures entre 2 dates avec un regroupement par date avec solde précédent P1 = 7 : écritures avis échéance + quittance sous la forme Solde précédent Appel période n-1 Encaissement période n-1 Détail des écritures de la période sélectionnée P1 = 8 : comme P1 = 7, mais fournit le détail des écritures de la période précédente. Présente donc les écritures de la période courante, celles de la période précédente et le solde (s il existe). P1 = 9, comme P1=3 mais limite les écritures d échéancier aux dates de sélection. P1 = -1 : ne peut être utilisé que dans le contexte de la saisie (Reçu locataire) et permet de sélectionner toutes les écritures d un encaissement (sans tenir compte d une sélection de dates ou de périodes). P1 = -4 : permet de faire apparaître les écritures entre 2 dates sans solde précédent. Les lignes de quittancement sont détaillées et les règlements sont regroupés par date. P1 = -6 : même principe que P1=-4 mais avec un solde précédent. P2 = option de présentation P2 = 0 : Date -> Libellé -> ->Débit -> -> Crédit P2 = 1 : Date -> Libellé -> Pièce -> ->Débit -> -> Crédit P2 = 99 : permet de valoriser toutes les variables mais ne retourne pas de tableau. P3 = paramètre optionnel permettant la limitation de la taille du libellé à un nombre de caractères. Les polices de caractères étant le plus souvent de taille variable, il est conseillé d effectuer un réglage minimum (qui varie en fonction de la police de caractère et de la taille sélectionnée). Pour estimer la valeur de ce paramètre, vous pouvez effectuer un test en tapant des w (caractère le plus large) dans la typographie choisie. Le nombre w divisé par 3 correspond à la valeur estimée nécessaire. Exemple d utilisation du Vliste : pour obtenir les écritures non lettrées, avec le numéro de pièce : VListe(2;1) Liste spéciale : VListe(1 ;3 ;x) Présente les lignes quittancées sur la période (sans afficher la date) et valorise les rubriques suivantes : Total quittancé : ComptaSolde Solde précédent : ComptaSoldePrec Total réglé sur la période : ComptaSoldeLoc Liste de quittancement (P1=10 ou 11 ou 12 ou 111) : P1 = 10 ou 11 ou 12 ou 111 - P1 = 10 (Gérance) : recherche les lignes de quittancement d un locataire et retourne un résultat sous la forme : - Libellé -> -> Ancien montant -> Formule révision -> -> nouveau montant 416

Annexes - > -> -> Note de révision -> -> - P1 = 11 (Saisonnier) : recherche les lignes de quittancement d un contrat et retourne un résultat sous la forme : - Libellé -> -> Montant - -> -> Note de révision - P1 = 12 (Gérance) : comme P1=10 mais sans affichage de tableau. Permet de valoriser toutes les variables attachées au quittancement. - P1 = 111 (Saisonnier) : comme P1=11 mais avec cumul en une ligne de tous les quittancements de type «LOYER». P2 = type des lignes P2 = 0 : toutes les lignes de quittancement P2 = 1 : lignes de quittancement provisoire non appelé P2 = 2 : lignes de quittancement provisoire non appelé ainsi que les lignes de quittancement permanent. Exemple : pour obtenir un avis de révision dans Gérance VListe(10;0) Lettre-chèques : P1=20 P1 = 20 : rechercher la liste des factures à payer ou une échéance simple lorsque l'on imprime à partir du module de paiement des fournisseurs et retourne comme résultat : Date -> Libellé -> Pièce -> -> Montant Liste des lignes associées à un dossier (P1=30 et P1 = 31) P1 = 30 : rechercher les lignes de détail rattachées au dossier référencé sur l événement et retourne comme résultat : A qui -> Libellé -> Rubrique alpha -> -> Rubrique numérique P1 = 31 : fonctionnement identique à VListe(30), mais présenté en zone de longueur fixe. En utilisant une police non proportionnelle (type courrier), on obtient un alignement parfait dans des états rapides. P2 = type des lignes P2 = 0 -> lignes dont l ordre de tri est compris entre 0 et 9 P2 = 1 -> lignes de 10 à 19 P2 = 2 -> lignes de 20 à 29 P2 = 3 -> toutes les lignes P2 = -x -> donne la ligne x et retourne uniquement la valeur de «Rubrique alpha» comme résultat 417

Annexes Liste des lignes associées à un lot (P1=40) P1 = 40 : rechercher les lignes de détail rattachées au lot référencé sur l événement et retourne un résultat dépendant du 2ème paramètre. P2 = type des lignes P2 = 1 : sélection des lignes nomenclature et retourne un résultat sous la forme : Nom pièce -> Surface -> Niveau -> Exposition -> Particularité -> NumRCP -> Numplan -> Tantièmes P2 = 2 : sélection des lignes Lots secondaires et retourne un résultat sous la forme : Nom pièce -> Particularité -> Num RCP -> Num de plan -> Tantièmes généraux P2 = 3 : sélection des lignes inventaires et retourne un résultat sous la forme : Nom pièce -> Particularité P2 = 4 : sélection des lignes état des lieux et retourne un résultat sous la forme : Nom pièce ->Particularité. P2 = 5 : sélection des lignes données complémentaires et retourne un résultat sous la forme : Nom pièce ->Particularité. P3 =-1 : paramètre optionnel à utiliser uniquement si P2=1. Cette fonction retourne les lignes de détail sous la forme : Nom pièce -> Niveau -> Surface Carrez -> Particularité -> N RCP -> Tantièmes -> Commentaires. Liste du conseil syndical d un immeuble (P1=50) P1 = 50 : rechercher les membres du conseil syndical de l immeuble indiqué en paramètre 2 et retourne un résultat sous la forme : Genre Nom P2 = identifiant de l immeuble ([Immeuble]IdRéf ou [Evenement]IdRefImmeuble) P3 = option de recherche P3 = 0 : tous les membres du Conseil Syndical P3 = 1 : uniquement le président du Conseil Syndical P3 = 2 : tous les membres du Conseil Syndical sauf le président. Liste des locataires d un lot (P1=60) P1 = 60 : retourne tous les locataires du lot indiqué en paramètre 2, trié par date du 1er quittancement et retourne un résultat sous la forme : Du -> Identité -> Au P2 = identifiant du lot ([Lot]IdRéf ou [Evenement]IdRefLot) Liste des écritures du compte dépôt de garantie (P1=70) P1 = 70 : rechercher toutes les écritures du compte dépôt de garantie ayant comme numéro de pièce le numéro de compte du locataire. P2 = identifiant du locataire ([Locataire]IdRéf) 418

Annexes VLots(P1;P2;P3) Retourne la liste des lots rattachés à un compte ou un mandat ou un tiers ou un même code de regroupement en fonction des 2 premiers paramètres et donne un résultat sous une forme dépendante du 3ème paramètre. P1 = référence du compte (IdrefCompte) ou référence du mandat (IdRefMandat) ou référence du Tiers (IdReftiers) ou référence du lot (IdRefLot) P2 = activité concernée - P2 = 0 : tous les lots appartenant au tiers P1 - P2 = 1 : tous les lots de gérance rattachés au compte gérance P1 - P2 = 2 : tous les lots de syndic rattachés au compte syndic P1 - P2 = 3 : tous les lots de transaction rattachés au mandat transaction P1 - P2 = 4 : tous les lots de saisonnier rattachés au compte saisonnier P1 - P2 = 5 : tous les lots ayant le même code regroupement que le lot P1 P3 = option de présentation - P3 = 0 : RCP Critère1 «/» - P3 = 1 : CodeLot Critère1 «/» - P3 = 2 : CodeLot Critère1 Adr1 Adr2 CP Ville «/» - P3 = 3 : CodeLot DescriptionPub «/» - P3 = 4 : CodeLot -> DescriptionPub - P3 = 5 : CodeLot -> Critère1 «/» - P3 = 6 : CodeLot -> Critère1 -> Adr1 -> Adr2 > CP -> Ville VlotsMandat (P1;P2;P3) Retourne la liste des lots d un mandat. P1 = référence du mandat (mandat de gestion, mandat de transaction, mandat de saisonnier ou référence de ce copropriétaire). P2 = activité concernée - P2 = 0 : tous les lots associés à l identité rattachée au mandat P1 - P2 = 1 : tous les lots de gérance rattachés au mandat de gérance P1 Ou P2 = 11 pour y ajouter les lots avec le même code de regroupement - P2 = 2 : tous les lots de syndic rattachés au copropriétaire P1 Ou P2 = 21 pour y ajouter les lots avec le même code de regroupement - P2 = 3 : tous les lots de transaction rattachés au mandat transaction P1 Ou P2 = 31 pour y ajouter les lots avec le même code de regroupement - P2 = 4 : tous les lots de saisonnier rattachés au mandat saisonnier P1 Ou P2 = 41 pour y ajouter les lots avec le même code de regroupement P3 = option de présentation - P3 = 0 : RCP Critère1 «/» - P3 = 1 : CodeLot Critère1 «/» - P3 = 2 : CodeLot Critère1 Adr1 Adr2 CP Ville «/» - P3 = 3 : CodeLot DescriptionPub «/» - P3 = 4 : CodeLot -> DescriptionPub 419

Annexes - P3 = 5 : CodeLot -> Critère1 «/» - P3 = 6 : CodeLot -> Critère1 -> Adr1 -> Adr2 > CP -> Ville Vlots Secondaires (P1;P2) VDonnées (P1;P2 ;P3) Retourne un cumul numérique effectué sur les lots secondaires rattachés à un lot principal. P1 = référence du lot principal (IdRefLot) P2 = type de cumul - P2 = 1 : Loyer - P2 = 2 : Charges - P2 = 3 : Taxe - P2 = 4 : Prix de vente - P2 = 5 : Surface Permet d insérer le champ «particularité» défini au niveau des données complémentaires. P1 = numéro interne du lot (IdRefLot) P2 = libellé indiqué entre guillemets de la «donnée complémentaire» à prendre en compte P3 = code de données à utiliser - P3 = 1 : Surfaces - P3 = 2 : Lots secondaires - P3 = 3 : Inventaire - P3 = 4 : Etat des lieux - P3 = 5 (ou rien): Données complémentaires S_EditionTarif (P1 ;P2) Permet d imprimer un tarif «saisonnier» dans le module de courrier. P1 : IdRefLot référence du lot. Retourne le tarif de location. P2 : paramètre optionnel, si existe et est égal à 1, alors imprime le tarif en prix net propriétaire. VDossier Montant (P1 ;P2) Retourne le montant total des lignes associées à un dossier. P1 : référence du dossier P2 = 0 -> retourne le montant HT P2 = 1 -> retourne le montant TTC Vdossier (P1 ;P2) Retourne le montant total des lignes associées à un dossier. P1 : référence de l identité P2 = type de dossier Se positionne sur le premier dossier actif de type P2 (non fermé) de l identité P1. 420

Annexes Les variables Les variables sont toujours estimées par rapport au contexte. ComptaDébit : montant total du débit ComptaCrédit : montant total du crédit ComptaSD : montant du solde débiteur ou 0 si le solde est créditeur ComptaSC : montant du solde créditeur ou 0 si le solde est débiteur ComptaSolde : montant signé du solde sous la forme crédit - débit ComptaPièce : N de pièce ComptaDateDéb : date de début de la sélection ComptaDateFin : date de fin de la sélection ComptaPériode : période exprimée sous forme numérique (2000 01) ComptaLibPériode : période exprimée sous forme texte (Jan 2000) ChargesAppelées : montant des charges appelées sur la période de traitement. Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. ChargesRéelles : montant des charges réelles sur la période de traitement. Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. ChargesFutures : montant des futures provisions sur charges. Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. ChargesAjustement : montant de l ajustement (régularisation). Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. ChargesProrata : affiche le prorata temporis sous la forme 233/365. Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. [Lot]M_DontRécup : montant des charges réelles sur la période. Valorisé dans le contexte de régularisation des lots isolés. VRaisonSociale(P1) : retourne le nom de l'identité correspondant au paramètre P1 sous la forme «Identité» pour les personne morale et «Genre» «Identité» pour les autres. Dans le cas des indivisions (P1=99), ce sont les informations rattachées à la fiche Compte qui sont utilisées. P1 = 0 (ou sans paramètres) : identité de l'événement P1 = 1 : propriétaire du lot P1 = 2 : recette fiscale de l'immeuble P1 = 3 : trésorerie de l'immeuble P1 = 4 : syndic de l'immeuble P1 = 5 : dernier locataire du lot P1 = 6 : gérant du copropriétaire du lot P1 = 7 : identité du compte du dossier P1 = 8 : locataire saisonnier P1 = 9 : vendeur du dossier (propriétaire du lot du dossier) P1 = 10 : acheteur du lot du dossier (identité du dossier) P1 = 11 : notaire acquéreur du dossier P1 = 12 : notaire vendeur du dossier P1 = 13 : garant du locataire P1 = 99 : indivisaire Cette variable charge automatiquement tout le contexte de l'événement (lot, immeuble, dossier, et mandat). 421

Annexes Pour l indivisaire, fonctionne uniquement par le cycle courrier et pas en création directe d événement et l identité ne doit pas être de type «Personne morale». VAdresse(P1) : retourne l adresse de la fiche Identité à partir de la 2ème ligne (adresse sans le nom). Utilise les mêmes paramètres que VRaisonSociale VAdresseComplet(P1) : retourne l adresse complète de la fiche Identité, y compris le nom. Utilise les mêmes paramètres que VRaisonSociale VAttention(P1) : retourne un libellé sous la forme «A l attention de» «genre» «nom». Utilise les mêmes paramètres que VraisonSociale. Quelques particularités : - si le correspondant n'a qu'un prénom et pas de nom : retourne "A l'attention de <prénom>", sans le genre. - si le nom commence par "SERVICE» retourne "A l'attention du <nom>" VGenre(P1) : retourne le genre de l'identité ou du correspondant rattaché. Utilise les mêmes paramètres que VraisonSociale. Si le correspondant n a qu un prénom et pas de nom, VGenre retourne le prénom. VUtilisateur : nom et prénom de l'utilisateur à qui est affecté l événement (Aqui). VUtilisateur(1) : signature internet de l'utilisateur à qui est affecté l événement (Aqui). VCasquette(IdRefIdentité) : retourne la liste des casquettes d une fiche identité VCompteDossier(P1 ; P2) : retourne le compte du tiers correspondant au lot du dossier. P1 : IdrefDossier P2 (optionnel) : numéro de la rubrique à retourner, par exemple 5 = numéro du compte, 17 = solde du compte VImage (P1;P2;P3;P4) : manipulation des images. P1 <0 : gestion des en-têtes et pieds de page. Recherche la fiche en-tête des paramètres ayant pour numéro -P1 P2 = 1 : retourne la 1ère image associée à la fiche en-tête P2= 2 = retourne la 2ème image associée à la fiche en-tête. Exemple : VImage(-98 ;1) retourne l image 1 associée à l en-tête 98. P1 >=0 : gestion des images associées au lot référencé en P1 (IdRefLot). P2 = numéro de l image du lot (doit être inférieur à 200) Exemple : VImage(23;2) retourne l image 2 associée au lot N 23. 422

Annexes Vous pouvez avoir besoin de réaliser un modèle de courrier générique qui présente 2 images «haute définition» pour un lot et vous pouvez ne pas avoir normalisé la gestion des numéros d image : par exemple avoir défini une image 101 et une image 102 pour un lot et une image 101 et une image 105 pour un autre lot. Dans ce cas de figure, il n est pas possible d utiliser un Vimage générique qui présente la deuxième image. Pour pallier ce cas de figure, vous pouvez utiliser P2 en négatif pour indiquer à LSC de traiter les images «haute définition» dans l ordre sans tenir compte de leur numéro exact en utilisant P2 en négatif. Exemples pour le lot N 23 : Vimage(23 ;-101) donne la première image haute définition (numéro > à 100) Vimage(23 ;-102) donne la deuxième image haute définition (numéro > à 100) Dernière possibilité, la valeur -100 pour P2 donnera la première image haute définition (numéro > à 100) ; mais s'il n'existe aucune image haute définition, cet appel donnera la première image basse définition (numéro < 100). P3 = largeur souhaitée de l image exprimée en pixels. Vous pouvez exprimer P3 en cms (et non en pixels) en indiquant une valeur négative dans P3. P4 = Hauteur souhaitée de l image exprimée en pixels. Vous pouvez exprimer P4 en cms (et non en pixels) en indiquant une valeur négative dans P4. Si P3 et P4 ne sont pas renseignés, l image ne sera pas redimensionnée. Si P3 et P4 sont exprimés en pixels, le résultat obtenu dépend du mode d acquisition de l image (résolution, profondeur, etc). Le calibrage effectué est toujours réalisé «au mieux» en fonction des proportions de l image d origine. VImageDescription (P1;P2) : retourne la description associée à l image concernée P1= IdRefBien : identifiant du lot P2 = numéro de l image VImageTitre (P1;P2) : retourne le titre associé à l image concernée P1= IdRefBien : identifiant du lot P2 = numéro de l image 423

Annexes VParam(P1) : retourne le contenu de la rubrique correspondante (1 à 14) renseignée dans les paramètres P1 = 1 : Nom de l'agence P1 = 2 : 1ère ligne d adresse de l agence P1 = 3 : 2ème ligne d adresse de l agence P1 = 4: code postal de l agence P1 = 5: ville de l agence P1 = 6: N carte Gestion P1 = 7: N carte Transaction P1 = 8: Préfecture ayant délivré les cartes P1 = 9 : montant de la garantie P1 = 10 : n de carte professionnelle (n d adhérent) P1 = 11 : coordonnées bancaires P1 = 12 : mention légale P1 = 13 : nom et prénom du gérant P1 = 14 : ville d édition pour les courriers VNbvoix : retourne la somme des tantièmes du mandat courant (calculé à l impression des courriers par le module Courrier à partir des comptes). Sélectionne toujours la première clé dans l ordre de tri de clés. Retourne le nombre de voix en texte sous la forme 250/1000 VNbvoix(P1 ;P2) : retourne le nombre de voix en texte sous la forme 250/1000 avec P1 = identifiant de l AG (Réf interne) P2 = numéro de la résolution à prendre en compte La résolution (P2) détermine la clé de répartition à utiliser. VordreDuJour : n est utilisable qu à partir de l AG. Sans paramètre, elle rend la liste des résolutions sans le détail N -> Titre (Article xx) VOrdreDuJour(1) N est utilisable qu à partir de l AG. Elle rend la liste des résolutions avec les projets de résolution VHono(P1;P2) Retourne un montant TTC de commissions ou honoraires P1 : IdRef du lot (Si 0, prend le lot courant) P2 : 1 = honoraires part locataire TTC 2 = honoraires part propriétaire TTC 3 = commissions pour vente TTC du lot VIndice(P1) : retourne un texte sous la forme «Nom de l indicep1», soit «valeur de l indice P1» P1 = référence interne de l indice. Exemple : «1er trimestre 1999, soit 1065» 424

Annexes VMontantDG(P1 ;P2) : retourne le montant du dépôt de garantie du mandat P1 ([MandatG]IdRef) P2 = 0, retourne le Total des DG P2 = 1, retourne le total des DG conservés P2 = 2, retourne le total des DG reversés au propriétaire VChiffreLettre(P1) : exprime en EURO un chiffre P1 en toutes lettres VChiffreLettre(P1 ;0) : exprime en FRANC un chiffre P1 en toutes lettres VDateDebutMois(P1) : retourne la date du 1er jour du mois sur lequel se situe la date P1 VDateDebutSemaine(P1) : retourne la date du 1er jour de la semaine sur laquelle se situe la date P1, sans compter le Dimanche VDateFinMois(P1) : retourne la date du dernier jour du mois sur lequel se situe la date P1 VDateFinSemaine(P1) : retourne la date du dernier jour de la semaine sur laquelle se situe la date P1, sans compter le Dimanche et en tenant compte du paramètre «Ouvert le Samedi» VDateOuvrable(P1) : retourne la date du premier jour ouvrable qui suit la date P1. VDateSysteme(P1) : retourne la date correspondant au TimeStamp P1. VHeureSysteme(P1) : retourne l heure correspondant au TimeStamp P1. Jour de (P1) : retourne le jour de la date P1 Numéro du jour(p1) : retourne le numéro du jour dans la semaine (1=Dimanche, 2=Lundi, 7=Samedi). Mois de (P1) : retourne le mois de la date P1 Année de (P1) : retourne l'année de la date P1 VJour(P1) : retourne le jour P1 en lettre. P1 = 1: Dimanche P1 = 2: Lundi. P1 = 3: Mardi. P1 = 4: Mercredi. P1 = 5: Jeudi. P1 = 6: Vendredi Sinon : Samedi VJourCourt(P1) : retourne le jour P1 en lettre abrégée. P1 = 1: D P1 = 2: L P1 = 3: M P1 = 4: M P1 = 5: J P1 = 6: V Sinon : S VMois(P1;P2) : retourne le libellé du mois de la date P1 P1 = date P2 = option de présentation P2 = 0 : mois présenté en court (ex : Jan) P2 = 1 : mois présenté en long (ex : janvier) 425

Annexes VNoSemaine(P1) : retourne le numéro (entre 1 et 52) de la semaine sur laquelle est la date Ajouter a date(ladate ;P1 ;P2 ;P3) : permet d ajouter à une date donnée un nombre d années, de mois ou de jours. Retourne une date. P1 = nombre d années P2 = nombre de mois P3 = nombre de jours P1, P2 et P3 peuvent être des valeurs négatives. Par exemple, pour retrancher 10 jours à une date, tapez la formule : Ajouter à date(ladate ;0 ;0 ;-10). Arrondi(Nombre ;P1) : permet d arrondir Nombre à un nombre de décimales exprimé par P1. L arrondi est mathématique. Par exemple, Arrondi(12,1256 ;2) retourne 12,13. Abs(Nombre) : retourne la valeur absolue d un nombre (au sens mathématique). VLibFiscalité(P1) : retourne le libellé du code fiscalité correspondant à P1 P1 = référence interne du code fiscalité. VNumero (P1) P1 = 0 : retourne le numéro de la facture rattachée à l événement P1 = 1 : retourne la zone Pièce de la fiche courante CompteEchéancier VPièce(P1) Retourne les numéros de pièce de la sélection d écritures sous la forme pièce1/pièce2/pièce3 P1=0 : pièces de toutes les écritures P1= 1 : pièces des écritures de quittancement P1= 2 : pièces de toutes les écritures sauf quittancement VRésolution(P1) P1 = [AGRésolution]NoRésolution : retourne le numéro et le titre de la résolution. Utilisable uniquement dans le contexte d une assemblée générale. VMajorité(P1) P1 = AGRésolution]NoRésolution : retourne la majorité (simple, renforcée, etc). Utilisable uniquement dans le contexte d une assemblée générale. VRib Lorsque la fiche Compte est courante, retourne le RIB sous la forme 5 5 11 2 ou le RIB International s il est renseigné. VRubParamétrable(P1) retourne le libellé de la ligne P1. Correspond aux rubriques paramétrables accessibles à partir de l administration. 426

Annexes Exemple : VRubParametrable(18) correspond à «Surface» F_AlphaCadrer(P1;P2;P3;P4) : mettre une chaîne de caractères dans une longueur fixe. P1 = chaîne à formater P2 = longueur voulue en nombre de caractères P3 = caractère de replacement P4 : «G» ou «D» «G» : commencer par P3 (compléter P1 avec P3 à gauche) «D» : finir par P3 (compléter P1 avec P3 à droite) Exemple : F_AlphaCadrer(«TITI» ;10 ; «X» ; «D») Retourne TITIXXXXXX F_Approximation(P1;P2) : Arrondir un montant à l Euro inférieur ou supérieur et jusqu à 1000 Euros près. P1 = montant à arrondir P2 = niveau d arrondi P2 = 2 : arrondi à l Euro inférieur. P2 = 3 : arrondi à 10 Euros inférieurs. P2 = 4 : arrondi à 50 Euros inférieurs. P2 = 5 : arrondi à 100 Euros inférieurs. P2 = 6 : arrondi à 500 Euros inférieurs. P2 = 7 : arrondi à 1000 Euros inférieurs. P2 = -2 : arrondi à l Euro supérieur. P2 = -3 : arrondi à 10 Euros supérieurs. P2 = -4 : arrondi à 50 Euros supérieurs. P2 = -5 : arrondi à 100 Euros supérieurs. P2 = -6 : arrondi à 500 Euros supérieurs. P2 = -7 : arrondi à 1000 Euros supérieurs. F_Arrondi(P1) : Arrondir un montant P1 au nombre de décimales défini dans les paramètres. F_Ascii128(P1) : transformer une zone de texte en texte ne contenant que des caractères de code ASCII inférieur à 128. Permet d éliminer, notamment, les caractères accentués et facilite les échanges Macintosh<>Windows. F_DegreEnDecimal(P1) : transforme un nombre exprimé en degré en un nombre décimal. P1 est exprimé sous la forme DDMMSS Exemple : pour convertir 49 15 02, on utilise F_DegreEnDecimal(491502). F_EnEuros(P1) : conversion d une somme P1 de EURO en FRANC. F_EnFrancs(P1): conversion d une somme P1 de FRANC en EURO F_EnEurosLib(P1) : Exprimer la contrevaleur en Francs d un montant P1 en euros F_EnEurosLib retourne vide si P1 est égal à zéro, et retourne le libellé «Contrevaleur en euros...xx,xx» sinon. 427

Annexes F_Taux(P1): retourne la valeur d un taux de taxe. P1 est l identifiant du code taxe (numéro interne). F_TauxTTC(P1;P2) : retourne la valeur TTC d un montant HT (P1) auquel est appliqué le taux de taxe correspondant à P2 (numéro interne du code taxe). F_CstLibellé(P1) : retourne le libellé en clair d'une rubrique de type Pop-up en fonction de sa valeur. P1 est un pointeur vers la rubrique. La syntaxe est ->MaRubrique Par exemple, un journal de type Trésorerie est en réalité mémorisé comme un journal de type 2. F_CstLibellé(->[Journal]TypeJournal) rend «Trésorerie» lorsque la rubrique vaut 2. Cette fonction permet d expliciter les valeurs des rubriques suivantes : - [_CodeFiscalité]TypeEcriture (Loyer, Provision sur charges ) - [_CodeFiscalité]TypeRévision (Non indexée, Comme le loyer..) - [Journal]TypeJournal (Standard, Trésorerie, Achat, ) - [Compte]TypeTVA (Non utilisée, Mouvements période, ) - [Compte]TypeReprise (En solde, Ecritures non pointées, ) - [ModèleEvenement]TypeAction (Action, Messagerie, ) - [ContratSaisonnier]Etat (Annulation, Option, Réservation,.) - Chaine(P1) : retourne sous forme de texte P1. P1 peut être un nombre, une date ou une heure. Chaine(P1;"Format d'affichage") : retourne sous forme de texte formaté P1. P1 peut être un nombre, une date ou une heure. Sous chaine(p1;p2;p3) : extrait à partir de P1 une chaîne à partir de la position P2 sur une longueur de P3. Exemple : sous chaine ("Bonjour";4;3) retourne "jou" "Condition" : retourne Vrai ou faux. Condition s'exprime sous la forme d'un test de comparaison : (PartieGauche Opérateur PartieDroite) PartieGauche et PartieDroite : peuvent être des valeurs ou des variables Opérateur : il s'agit des opérateurs algébriques <, >, =, <=, >= et #. Exemples : (2 < 3) retourne vrai, ((2+4-1)<3) retourne faux. Les conditions peuvent se combiner avec les opérateurs booléens ET(&) et OU ( ) avec différents niveaux de parenthèses. Num("Condition" ): retourne 1 si la condition est vraie ou 0 si la condition est fausse. 428

Annexes Les constantes La notation d'une constante démarre toujours par les symboles <> (inférieur supérieur). <>VLogo1 : image 1 définie en paramètre <>VLogo2 : image 2 définie en paramètre <>VLogo3 : image 3 définie en paramètre <>Zdate : date du jour <>Cst_EuroTx : taux de l'euro défini à 6,55957 dans les paramètres <>Cst_CR : permet de générer une ligne blanche (code ascii 13) <>Cst_Tab : permet de générer une tabulation (code ascii 9) <>Cst_PersonnelMorale : type défini comme Personne Morale <>ZUs_CestQui : initiales de l'utilisateur courant <>ZUs_PtitNom : nom de l'utilisateur courant <>ZUs_MonService : service de l'utilisateur courant <>ZP_Agence : nom de l'agence <>ZP_Coef1 : coefficient à appliquer à la surface 1 <>ZP_Coef2 : coefficient à appliquer à la surface 2 <>ZP_Coef3 : coefficient à appliquer à la surface 3 <>ZP_Coef4 : coefficient à appliquer à la surface 4 <>ZP_PrefixeCopro : préfixe des comptes copropriétaires <>ZP_PrefixeProp : préfixe des comptes propriétaires <>ZP_PrefixeClient : préfixe des comptes clients <>ZP_PrefixeLoc : préfixe des comptes locataires <>ZP_CpteTVAE: compte de TVA sur les encaissements <>ZP_CpteTVAD : compte de TVA sur les débits <>ZP_CptePdt : compte de produits <>ZP_CpteAttente : compte d'attente <>ZP_CpteQuit : compte de centralisation du quittancement <>ZP_CpteFDR : compte de fonds de roulement <>ZP_CpteWx : compte de fonds travaux <>ZP_CpteDG : compte des DG locatifs à reverser <>ZP_CpteDGAg : compte des DG conservés à l'agence <>ZP_CpteDGProp : compte des DG conservés par les propriétaires <>ZP_JournalDG : journal des DG Les styles Ils sont utilisés pour formater un nombre ou une date. Ils peuvent être utilisés directement sur la variable ou avec un appel à la fonction Chaine (qui transforme un numérique ou une date en texte). Les styles définis pour les nombres (prenons 12123,23 pour l exemple) Nombre : permet de formater le nombre en mettant des espaces entre les milliers et 2 décimales. Résultat : 12 123,23. Nombre% : pour l affichage des pourcentages. 12 123,23% 429

Annexes MonnaieCourante : donne une indication monétaire en fonction de la monnaire actuellement en vigueur (Euros). Résultat : 12 123,23. NombreLitre : exprime un nombre sans décimale. Attention le style n effectue aucun arrondi. Résultat 12 123. SoldeCompta : ajouter CR (si le nombre est positif) ou DB (si le nombre est négatif) à la suite du nombre. Résultat 12 123,33 CR. Tel : pour formater une rubrique téléphonique suivant le format prédéfini par l utilisateur. Attention, le style doit s utiliser avec le symbole (obtenu par la combinaison Alt+Shift+L). Exemple d utilisation : Chaine(12123,2 ; Nombre) donne un texte formaté contenant 12 123,20. Les styles définis pour les dates (prenons 18/04/2002) Court : (1) 18/04/02 Abrégé : (2) Jeu 18 avr 2002 Long : (3) Jeudi 18 avril 2002 Jour Mois Année (5): 18 Avril 2002 Spécial forcé (7): 18/04/2002 Vous trouvez entre parenthèses le numéro du style qui peut être utile pour convertir des dates en texte. En effet, dans ce cas, le style s utilise par référence au numéro, de la manière suivante : Chaine(!18/04/02! ;7) retourne 18/04/2002. 430

Annexes Les imports Ils sont réalisés en fonction de formats prédéfinis par LSC. Le format d'import des Identités Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le fichier est composé des champs suivants (ils sont tous optionnels) : - Réf import : permet ensuite à LSC d'effectuer un lien avec le fichier des correspondants. Si cette référence existe déjà, la fiche existante n'est pas modifiée. - Raison sociale - Genre : Société ou Genre de la personne - Adresse 1 - Adresse 2 - Code postal - Ville - Pays - Tel - Fax - E-mail - Code : éventuellement (21 caractères), sinon le logiciel effectue une codification automatique - Date de création éventuelle - Type de Tiers (Casquette) : si ce champ est vide, il prend la valeur saisie sur le dialogue d'import. - Provenance : si vide prend la valeur saisie sur le dialogue d'import. - Code statistique : si vide prend la valeur saisie sur le dialogue d'import. - Note - Ancien numéro de compte = lien éventuel avec une comptabilité - Numéro de téléphone du correspondant par défaut - Numéro de fax du correspondant par défaut - Numéro de téléphone portable du correspondant par défaut 431

Annexes Le format d'import des Correspondants Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le fichier est composé des champs suivants : - Ref Import : doit correspondre à une identité existante - Genre - Nom Prénom - Numéro de Téléphone - Zone Note - Numéro de Fax - Numéro de Téléphone Portable Le format d'import des Lots Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le fichier est composé des champs suivants : - Ref Import : doit correspondre à une Identité en fichier (pour permettre d'affecter le lot à un propriétaire). - Ref immeuble : doit correspondre à code immeuble existant mais qui n'est pas en Syndic. Cette rubrique peut être vide. - N ds RCP - Type de lot - Description - Surface - N appartement - Bâtiment (5 caractères maximum) - Etage (5 caractères maximum) Le format d'import des Consommations Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le fichier est composé des champs suivants : - N compteur : doit correspondre à un numéro associé à un lot dans la clé de répartition. - Ancien Index - Nouvel Index 432

Annexes Le format d'import des Ecritures comptables Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le dialogue permet de définir journal et société par défaut (rubriques utilisées si les champs de l'import sont vides) Le fichier est composé des champs suivants : - Code société A4: vide (utilise alors le défaut) ou doit exister - Code journal A10 : vide (utilise alors le défaut) ou doit exister - N de compte A10 - Libelle du compte A31 : ne sert à LSC que pour créer automatiquement le compte avec le libellé - Date - Libellé A50 - Débit - Credit - Piece A10 - Référence pointage A10 - DateEchéance - CodeBanque A50 - DontTVA - DontRécupérable sur locataire - Code fiscalité (s il ne fait référence à aucun code existant -> n est pas pris) - Code analytique (s il ne fait référence à aucun code existant -> n est pas pris) - Période sous la forme : 2000 01 - Honoraires sous la forme : 0 ou 1 (1=Vrai) - Code Immeuble (s il ne fait référence à aucun code existant -> n est pas pris) - Clé de Répartition (si elle ne fait référence à aucune clé de l immeuble -> n est pas prise) Méthodologie de Gestion du compte si le compte n'existe pas -> on recherche sur ancien N (rubrique disponible sur le fichier compte) si ancien n existe : on fait automatiquement la correspondance si ancien n'existe pas : on crée le compte par rapport au plan comptable de base. De plus, si une identité possède l'ancien n, on associe ce compte au compte de tiers en question (ce lien n est fait que si la société courante est déclarée comme principale). Gestion des équilibres : on change de bloc à chaque équilibre. Si un bloc n'est pas équilibré (même date, même journal et même société) -> équilibre automatique sur compte d'attente avec un message. 433

Annexes Il est possible de passer aisément de la compta V 3.7 vers La Solution Crypto et réciproquement en utilisant un format d'export d'écritures. Il existe les documents suivants sous forme d états rapides : - Export LaSolution vers Compta - Export LaSolution vers LaSolution - Export Compta vers LaSolution Le format d'import des codes postaux Ce fichier doit être au format ASCII. Les champs sont de longueur variable et délimités par le code ASCII 9 (Tabulation). Chaque fin d'enregistrement est délimitée par le code ASCII 13 (Return). Le format de fichier peut être : - A la norme HEXACODE (la ligne d'en-tête contient alors le nombre de caractères : 75, 76, 87 ou 88). LSC ne traite que les fichiers complets et non les mises à jour. Vous pouvez vous renseigner auprès de la poste pour obtenir ce fichier. - A une norme libre : l'enregistrement d'en-tête contient une autre longueur et les enregistrements suivants sont composés de : - Code postal - Ville. 434

Annexes Les automatismes sur les noms des types d'événements Ils sont définis dans les rubriques paramétrables par l utilisateur : la recherche se fait toujours par «commence par». On trouve les valeurs à partir des rubriques 69 de la ressource 16004. - 69 : AG convocation - 70 : AG rapport - 71 : Relance - 72 : Avis révision - 73 : Extrait de compte - 74 : Avis échéance - 75 : Préavis - 76 : Départ - 77 : Lettre-chèque - 78 : Renouvellement mandat - 79 : Renouvellement bail - 80 : Convention location - 81 : Annulation contrat - 82 : Renouvellement mandat - 83 : Proposition - 84 : Avis régularisation - 85 : Quittance - 86 : Reçu - 87 : Pub 435

Annexes Les contraintes de suppression Contraintes de suppression Toutes les suppressions sont effectuées sous contraintes afin de préserver l'intégrité des données. Les contraintes sont décrites ci-dessous. Fichiers communs Module organiseur Il s'agit des fichiers communs à tous les modules Suppression d'un immeuble : - Si pas de lot - Si pas de clé - Si pas d'entité associée Suppression des clés de répartition : - Si pas d'écritures - Si pas d'ag - Si pas de comptes Suppression d'un lot : - Si pas de mutation - Si pas de locataire - Si pas de quote-part avec tantièmes différents de 0 - Si pas de contrat de saisonnier Suppression d'identité - Si pas d'affectation de lot - Si pas d'affectation d événements - Si l'identité n'est pas utilisée sur la rubrique Garant de la fiche Locataire - Si l'identité n'est pas utilisée sur l'une des rubriques de la fiche dossier (Identité, notaire vendeur et notaire acquéreur) - Si l'identité n'est pas utilisée sur la rubrique Gérant de la fiche Copropriétaire - Si l'identité n'est pas utilisée dans le plan comptable de base. Suppression d'un événement : avoir le mot de passe spécifique - Si pas de facture : aucune contrainte - Si facture : pas de transfert en compta (avoir le mot de passe) Suppression d'une facture - Voir contraintes des événements Suppression de message - Sans contraintes Suppression d'un dossier : - Si pas de compte : pas de contrainte 436

Annexes - Si un compte associé : le dossier doit être fermé et l'utilisateur doit posséder l'autorisation 'Accès aux attributs du compte'. - Posséder le mot de passe spécifique. Suppression d'un type d'événements - Si pas d événements rattachés Module comptable Module gérance Suppression d'une entité - Si pas de compte - Si pas de facture - Si pas de dossier - Si pas de mandat de transaction Suppression d'un compte - Si pas d'écritures du tout (même sur un exercice archivé) - Si pas de dossier - Si pas de copropriétaire - Si pas de mandat de gestion - Si pas de mandat de saisonnier - Si pas de facture - Si pas de ligne de budgets Suppression de codes fiscalités - Si pas de quittancement associé - Si pas d'écritures comptables - Si pas de compte (rubrique fiscalité par défaut) - Si pas de clés de répartition - Si pas utilisé dans les paramètres (honoraires) - Attention : Les codes fiscalités système dont le N interne est inférieur à 100 ne peuvent pas être supprimés Suppression d'un compte analytique - Si pas de mandat de gérance - Si pas de quittancement - Si pas d'écritures comptables Suppression d'un compte du plan comptable de base - Si pas de produit - Si pas de compte de centralisation sur journal Suppression d'un journal - Si pas d'écriture - Si pas d'appels à faire (voir budget et appels non réalisés) - Si pas de répartition associée en attente de transfert en comptabilité - Si pas utilisé dans les paramètres (Journal des dépôts de garantie) - Si pas de masques associés Suppression d'un produit - Si pas utilisé sur un dossier Suppression d'un mandat de gérance - Si pas de lot 437

Annexes - Si pas d'écritures associées au compte ou s il existe au moins un autre mandat associé au compte Suppression d'un indice - Si pas utilisé sur une fiche locataire Suppression d'un locataire - Uniquement si suppression de compte Module syndic Suppression de copropriétaire - Si pas de lot - Si pas d'écritures sur les comptes - Si pas de mutation Suppression d'une mutation - Sans contraints mais respecter l'ordre de création initial. - Si le lot est en gestion (Gérance ou Syndic), il faut posséder le mot de passe dynamique (qui ne peut-être délivré que par le gestionnaire) - Sinon, il faut utiliser le mot de passe spécifique aux mutations. - Suppression d'une AG - Sans contrainte Module transaction Module saisonnier Suppression d'un mandat de transaction - Si pas de lot Suppression d'une demande - Sans contrainte Suppression d'un mandat de saisonnier - Si pas de lot - Si pas d'écritures associées au compte ou s il existe au moins un autre mandat associé au compte Suppression d'un contrat de saisonnier - Si pas de type gérance (sinon suppression du locataire) - Si pas de contrainte du compte 438

Annexes Les alarmes applicatives Les alarmes applicatives sont directement présentées dans l afficheur (F5). Elles sont décomposées en 2 dossiers : alarmes automatiques et alarmes manuelles. Les alarmes automatiques Ces alarmes sont générées par LSC en création/modification de fiches Locataire, Lot, Mandat gérance, Mandat transaction, Mandat saisonnier, Contrat saisonnier ou Dossier : - échéance de bail (date échéance bail de la fiche Locataire) - échéance attestation d assurance (date attestation de la fiche Locataire) - révision de loyer (date de révision sur la fiche locataire) - échéance mandat gérance (date limite sur la fiche Mandat gestion) - renouvellement mandat gérance (date échéance sur la fiche Mandat gestion) - échéance mandat transaction (date limite sur la fiche Mandat transaction) - renouvellement mandat transaction (date échéance sur la fiche Mandat transaction) - échéance d option transaction (date disponibilité de la fiche Lot) - échéance mandat saisonnier (date limite sur la fiche Mandat saisonnier) - renouvellement mandat saisonnier (date échéance sur la fiche Mandat saisonnier) - limite d option (date limite d option sur la fiche Contrat saisonnier) - arrivée prévue saisonnier (date de début de contrat sur la fiche Contrat saisonnier) - échéance dossier (date prévue sur la fiche Dossier) 439

Annexes Pour supprimer ou reporter une alarme automatique, il faut modifier la date d échéance ayant généré l alarme (une date d'échéance à zéro supprime l'alarme). Cette modification doit être faite sur la fiche locataire, mandat, contrat, lot ou dossier correspondante ou par l utilisation du traitement associé. Lors de la suppression d une fiche Locataire, Lot, Mandat gérance, Mandat Transaction, Mandat Saisonnier, Contrat Saisonnier ou Dossier, les alarmes automatiques rattachées sont supprimées. Lors de l inactivation d un mandat Gérance, Transaction ou Saisonnier, les alarmes automatiques correspondantes sont supprimées. Lorsqu une option est levée en Saisonnier, l alarme correspondante est automatiquement supprimée. Les alarmes concernant les arrivées dans le module saisonnier sont automatiquement épurée le lendemain de l échéance. Les alarmes manuelles Cette option permet la création, par l utilisateur, d alarmes manuelles sur les fiches Immeuble, Lot, Locataire, Copropriétaire, Ccontrat saisonnier, Mandat gérance, Mandat transaction, Mandat saisonnier. La pose d une alarme peut se faire de manière individuelle (à partir de la fiche concernée, voir ci-après) ou de manière collective (à partir de la liste des types d alarmes, voir partie paramétrage) A partir de chaque fiche, un bouton «Alarmes» est accessible en bas de page : Ce bouton permet d accéder à un écran de création d alarmes manuelles : 440

Annexes Le bouton + permet de créer une nouvelle alarme Les informations à renseigner sont : - date d échéance de l alarme. - type de l alarme : cette zone doit faire référence à un type d alarme déjà existant (voir ci-après la création d un type d alarme). Le? permet d accéder à la liste des types créés. - libellé : sera utilisé pour alimenter le libellé de l alarme. Il faut noter que l'alarme apparaîtra dans l'afficheur des utilisateurs définis dans le type d'alarme, à une date calculée en fonction de la date d'échéance saisie et du délai programmé dans le type d'alarme. Le bouton - permet la suppression définitive de l alarme sélectionnée. Lors de la suppression d une fiche Locataire, Lot, Immeuble, Mandat gérance, Mandat Transaction, Mandat Saisonnier, Contrat Saisonnier ou Dossier, les alarmes manuelles associées sont supprimées. Lors de l inactivation d un mandat Gérance, Transaction ou Saisonnier, ou bien lors du départ d'un locataire, les alarmes manuelles correspondantes ne sont pas supprimées. 441

Annexes Le paramétrage des alarmes applicatives Pour gérer ces alarmes métier, une panoplie de fonctions a été mise en place. La liste de gestion des alarmes programmées permet le paramétrage du déclenchement des alarmes automatiques et la création des types d alarmes manuelles. L administration permet l accès à la liste des type d alarmes. Chaque type est caractérisé par un numéro : Les alarmes automatiques correspondent aux types inférieurs à 100 Les alarmes manuelles correspondent aux types supérieurs à 100. 442

Annexes Le paramétrage des alarmes automatiques Les fonctionnalités apportées par cette liste de gestion sont le paramétrage du libellé, de la date de déclenchement et des destinataires de l alarme. Ce paramétrage se fait sur la fiche type alarme accessible par double-clic. Le délai est défini en nombre de jours. Si le nombre saisi ici est positif, l alarmes apparaîtra X jours avant l échéance ; si le nombre est négatif, l alarme apparaîtra X jours après. A l aide du pop-up «pour info», il est possible de définir les destinataires de l alarme. A noter : le paramètre «Reçoit les alarmes du service» défini sur la fiche Utilisateur page 3 devient sans objet. Le paramétrage des alarmes manuelles Les types d alarmes manuelles peuvent être librement créés par l utilisateur. Il est nécessaire que les types d alarmes soient créés pour pouvoir poser une alarme manuelle sur un des fichiers concernés. La création d un type d alarmes manuelles (à partir de la liste de gestion, bouton «Chercher» puis «Créer»), consiste à renseigner les informations suivantes : - sur quel fichier peut s appliquer l alarme : un pop-up présente les différents choix possibles. - le libellé de l alarme - la date de déclenchement : nombre de jours avant l échéance 443

Annexes - le comportement lors du traitement de l alarme : à reporter d un jour, semaine, mois, année ou à supprimer après traitement. - la liste des destinataires de l alarme. La re-génération des alarmes applicatives Le bouton «Régénérer les alarmes» présent sur la liste de gestion permet de régénérer les alarmes dont le type est sélectionné. Si aucune ligne n est sélectionnée, toutes les alarmes sont régénérées. Pour les alarmes automatiques, la «re-génération» consiste à supprimer toutes les alarmes concernées et à les recréer en fonction des nouveaux paramètres définis. Pour les alarmes manuelles, la «re-génération» consiste à supprimer toutes les alarmes concernées sur toutes les fiches concernées puis permet d appliquer le type d alarme à une sélection de fiches pour une date d échéance donnée. Le traitement des alarmes applicatives Le traitement des alarmes s effectue à partir de l afficheur (F5). Le bouton «Aller à» permet l accès à l écran de traitement correspondant. - Pour les alarmes concernant les mandats, est présentée la liste de gestion des mandats. Le bouton «Renouveler» permet l édition de courrier et le report des alarmes à échéance. - Pour les alarmes révision de loyer : accès à l écran de révision des loyers. - Pour les alarmes «attestation d assurance» ou alarmes manuelles : accès à l écran de traitement ci-après : Dans cet exemple, en sélectionnant, dans l afficheur, la ligne «Lot Entretien», le bouton «Aller à» présente l écran de traitement des alarmes concernées. 444

Annexes Par défaut, toutes les alarmes sont cochées. La prochaine échéance est calculée en fonction du type d alarme. - Valider : valide le report de l alarme et renseigne éventuellement la date d'échéance associée (cas des attestations d'assurance) - Annuler : annule les modifications - Aller à : permet l accès à la liste de gestion du fichier correspondant - Courrier : permet l édition de courrier pour les fiches sélectionnées. 445

Annexes Les virements bancaires et la norme multi-line La Solution Crypto permet de réaliser des virements selon la norme luxembourgeoise Multiline. Cette norme présente deux caractéristiques principales : - elle permet de réaliser des virements mais pas de prélèvements (la norme concernant les prélèvements est en cours de finalisation par la CETREL et ses partenaires) - elle utilise la notation internationale pour les numéros de comptes bancaires, soit sous la forme d un IBAN (International Bank Account Number) soit sous la forme d un BIC (Bank Identifier Code, ou code SWIFT) associé à un numéro de compte. Choix de la norme de virement Ce choix doit être réalisé dans les Paramètres de LSC, onglet Comptabilité. Dans la section Transferts, sélectionner Multiline si la banque émettrice est luxembourgeoise. Saisie des numéros de comptes bancaires Les numéros de comptes bancaires sur les fiches de Compte et Plan comptable présentent les champs internationaux : - BIC + Numéro de compte - RIB International La norme Multiline autorisant l une des deux formulations pour les numéros de compte, il faut donc saisir : - soit le BIC et le numéro de compte bancaire - soit uniquement l IBAN dans le champ RIB International s'il s'agit d'un compte bancaire luxembourgeois - soit le BIC (code SWIFT de la banque du destinataire) et l'iban s'il s'agit d'un compte bancaire à l'étranger Au niveau des journaux et des comptes de contrepartie, utilisés pour identifier le compte bancaire de l'émetteur (l'utilisateur de La Solution Crypto), il est indispensable de saisir le BIC et l'iban. Numéro d'émetteur Si la banque de l'agence n'a pas attribué explicitement de numéro d'émetteur, le champ correspondant dans le Journal peut être laissé vide : il sera rempli automatiquement avec une référence incluant la date et la référence du virement. Génération de fichiers d ordres de virement Dans le module de paiement, le bouton Générer le fichier bancaire est destiné à créer un fichier à la norme Multiline. - définir l emplacement où ce fichier va être créé - accepter ou non l impression du bordereau d accompagnement 446

Annexes A la fin du traitement, si des anomalies ont été repérées dans les numéros des comptes bancaires des destinataires, la liste correspondante sera imprimée. Puis le bordereau d accompagnement sera également édité. Reste transmettre le fichier créé à la banque émettrice à l aide d un support magnétique (disquette,...) et accompagné de son bordereau. 447

Annexes Les états livrés avec LSC LSC est équipée d'un puissant outil pour réaliser ses propres états de sortie : l'éditeur d'états rapides. Nous livrons une batterie d'états annexes qui permettent d'aller plus loin avec LSC. Ces états sont utilisables à partir des listes de gestion avec l'option Imprimer Plus. Vous pouvez alors ouvrir un des états mentionné ci-dessous. Pour que l'état fonctionne, il faut absolument qu'il soit ouvert à partir de la liste de gestion correspondante au fichier de départ. Ainsi les états définis sur «Compte» ne fonctionnent pas sur une autre liste de gestion. Compte Etat des locataires : à partir d'une sélection de comptes locataires, présente pour chaque locataire son quittancement, son solde et le nom du propriétaire. Contrat saisonnier Vacances plus : à partir d'une sélection de contrats (portant sur les lots soumis à taux 3), édite la liste des contrats avec le nom du propriétaire, la date de séjour et le montant de l'assiette. Détail dossier Dossier Ces états sont édités à partir d'une liste de lignes associées à des dossiers. Le point d'entrée est une sélection de dossiers et Aller à Lignes de dossier et limiter la sélection au lignes dont le N est inférieur à 10. Vous trouverez 3 états de suivi : Etat des commissions si HT, état des commissions si TTC et Suivi des commissions. Les états de cette partie doivent être édités sur une sélection de dossiers. 3 états doivent permettre d'effectuer un suivi des dossiers de l'activité de syndic : suivi des contrats par entité, par type de contrat et par entreprise contractante. 3 états permettent de suivre l'activité de transaction : par état d'avancement, suivi global et un suivi des options. Ecriture comptable Balance Agée locataire : A éditer à partir d une sélection d écritures locataires. 448

Annexes Balance multi-entité : à éditer à partir d une sélection d écritures de tous les comptes de plusieurs entités. CA par fournisseurs : à éditer sur une sélection d'écritures affectées à des comptes fournisseurs. DG par propriétaire : à éditer à partir des écritures portées sur le compte DG à reverser. Situation copropriétaire : à éditer sur une sélection d'écritures copropriétaires. Présente un tableau des soldes copropriétaires ventilés Evénement Tous les états de ce thème permettent d'effectuer un suivi de l'activité ou d'imprimer un historique donné. Il s'agit des états suivants : Comptage événement par identité : effectue pour une identité, un comptage des événements par immeuble. Comptage par type : à éditer sur une sélection significative d'événements. Présente les cumuls par type : nombre et durée. Coût par immeuble : à éditer sur une sélection d'événements d'un immeuble ; par exemple tous les courriers émis. Permet d'effectuer une refacturation de prestations. Historiques : dossier, immeuble avec zone de note, immeuble sans zone de note, par identité, par identité/immeuble. Rapport d'activité : détaille tous les événements de la sélection Ligne de budget Ces états permettent d'imprimer des tableaux de suivi des budgets. Sont à éditer à partir d'une sélection de budgets et Aller à Lignes de budget. Proposition de budget : présente les différentes colonnes du budget en montant Répartition de budget : présente des ratios de consommation du budget. Locataire 2 listes de présentation des locataires : Liste des locataires triés par locataire avec le propriétaire associé Locataires par propriétaires triés par propriétaire. Lot Etat des lots en location : à éditer sur une sélection de lots à louer. Présente une liste des lots avec le propriétaire et le dernier locataire. Grille des prix : à éditer sur une sélection de lots à vendre. 449

Annexes Les documents et manuels annexes Certains documents sont amenés à évoluer dans le temps et c est pourquoi ils sont disponibles sur Internet, sur le site documentaire de Crypto. Le document présente un lien Internet direct sur le document en question. Rappel : le code d accès est «lsc» et le mot de passe est «lsc». Cependant, pour vous faciliter l exploitation, nous en avons mis une copie dans le dossier Annexes du CD/ROM et un lien direct sur ce document. Attention le document présent sur le CD/ROM n est pas forcément la dernière version. Internet Relevés de gérance Trucs et astuces Comment publier des biens compatibles avec le serveur Fnaim. Lien Internet : http://www.crypto.fr/doclib/public/sursitecrypto/0012- TransfertBien-FNAIM.pdf Comment publier des biens compatibles avec le serveur Snpi. Lien Internet : http://www.crypto.fr/doclib/public/sursitecrypto/0295- TransfertBien-SNPI.pdf Le service client est un service proposé par Crypto pour permettre la publication des comptes (propriétaires, locataires et copropriétaires en ligne). Une note technique détaille l activation de ce service. Lien Internet : http://www.crypto.fr/doclib/public/sursitecrypto/0305- ServiceClient.pdf Pour vous faciliter les relations avec vos propriétaires, Crypto met à votre disposition des relevés de gérance commentés. Lien Internet : http://www.crypto.fr/doclib/public/sursitecrypto/0131- RelevesGerance.pdf LSC vous permet des nombreuses astuces d utilisation. Ce document référence tous les trucs et astuces disponibles. Mais attention, la version Internet est toujours à jour!!!! Lien Internet : http://www.crypto.fr/doclib/public/sursitecrypto/0315- Touteslesastuces.pdf 450