Association J AIME DIVIA COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DU BUREAU DU 31/10/2014 Alis Logement situé rue du pont des Tanneries, 21000 DIJON Nombre de membres invités : 15 Nombre de bénévoles présents : 4 Nombre de bénévoles excusés :6 Nombre de membres représenté(s):0 Membres du bureau présents : 3 La séance doit débuter à 18h30 La séance a débuté à 18h45 La séance fut terminée à 22h00 Ordre du jour : Avant l ordre du jour, lecture du CR de la réunion précédente. Le CR est acté et approuvé à l'unanimité. 1. Démission et nouveaux bénévoles Le bureau acte la démission définitive de Gaëtan. En effet, il a refusé de se présenter devant le bureau pour s expliquer, de fait le bureau le raye définitivement de l association. 2 nouveaux bénévoles se présentent à nous cette semaine : Héloïse et Cyrielle. Le bureau confirme et souhaite la bienvenue aux nouveaux arrivants. Gilles, nouvel arrivant est excusé car malade au moment de la réunion. 2. Présentation projet d Héloïse et Cyrielle Elles proposent de créer une vidéo de courte durée qui présente l association aux usagers, internautes,...
Discussion entre le bureau et les bénévoles sur le contenu. Le bureau demande les moyens nécessaires pour la réalisation du projet. Cela coûtera très peu à l association. Elles rédigeront et présenteront plusieurs maquettes d ici la fin d année. Le bureau valide le projet. 3. Remboursements et courriers -> La modification de l association est publiée au Journal Officiel des Association et Fondations d entreprises, avec la mise à jour des statuts et de l adresse. -> Paiement de la facture de 31 pour la publication. -> Remboursement au secrétaire des frais de poste pour l envoi du recommandé au Grand Dijon. -> L accusé de réception a été reçu par Nicolas. -> En attente d une réponse de Google pour la mise à jour de l adresse. 4. Enquête Corol Nicolas s occupe de la conception des badges. il est en attente de les recevoir (livraison début novembre). Pas de photos sur les badges. Mention du nom de l association et de la mention Bénévole 5. Débat public Un débat public est prévu le 17 novembre au foyer des jeunes travailleurs à 19h00. Il aura pour thème le réseau Divia 2014, où en est on?, l'information trafic au quotidien,... Il s organisera de la façon suivante, présentation de l association en 5 minutes (diaporama élaboré par le président), présentation du bureau et séance de questions réponses. Pas de banquet prévu (l association n a pas les moyens pour ) Le nombre de places est limité à 70. L inscription se fera pas SMS, par Téléphone ou par email.
Une affiche sera créée par Héloïse et Cyrielle, et sera placardée à différents endroits (Alis Logement,...) Les membres de l association se retrouveront ¾ heures avant pour l organisation. 6. Horaires service trafic 2015 -> Le bureau propose de nouvelles grilles horaires pour 2015. En effet, un achat de portable sera effectué en 2015 (voir point suivant), et permettra un relai entre les différents membres de l association pour la gestion du service trafic. -> Après débat : - Suppression des horaires de vacances scolaires (zone B) différents. - Le service trafic sera ouvert du lundi au vendredi (quelque soit la période) de 7h à 20h. Le samedi de 10h à 19h. - Le service reste fermé les jours fériés et dimanches. - La veille de certains jours fériés le service fermera plus tôt (24 et 31 décembre,...). Néanmoins en cas d accidents graves sur le réseau (blocage tram,...) un service pourra être assuré exceptionnellement jusqu à minuit, ou dès 6h. - Une semaine de fermeture du service trafic pourra être mise en place en été si besoin. Ces mesures seront proposées en assemblée générale. 7. Transfert SMS Le transfert de SMS à certaines heures de la journée commencera début novembre. Le président notifiera aux membres concernés au moins 48h avant le transfert. Actuellement seuls les membres du bureau pourront recevoir les SMS. L usager envoyant un message recevra une réponse automatique et le membre du bureau, ayant la permanence, recevra le SMS avec le nom et le numéro de l abonné. Il pourra lui répondre en cas de question directe ou pour obtenir plus d informations. Le membre, en fonction du contenu (par exemple : pas d alertes pour retard de moins de 5 min ou deux bus qui se suivent en heures de pointe), pourra publier sur
la page Facebook et sur Twitter. Il ne pourra pas actuellement envoyer des notifications push et envoyer des SMS. Les notifications viendront ultérieurement quand le système sera pérennisé. 8. Achat téléphone Le bureau décide d attendre 2015 et d avoir des économies pour acheter un portable dédié au service trafic. Ce portable pourra gérer l application, Facebook et twitter et tournera entre les membres responsables du service trafic. Le budget maximal est de 200. Le bureau confirme le budget et le futur achat. Le président s occupe de vérifier quels téléphones iront dans le budget proposé. La préférence sera un 4G qui permet d envoyer 2 fois plus vite les SMS aux abonnés. 9. Budget 2015 Une esquisse de budget est rédigée aujourd hui. Est prévu pour 2015: achat d un téléphone, campagne de communication sur médias et réseaux sociaux. Les frais de fonctionnement (fournitures, téléphone, applications, frais bancaires,...) sont également budgétés. Le budget sera volontairement déficitaire pour pallier les événements non prévus. Le budget 2015 sera discuté en assemblée générale avant la fin d année. 10. Ouverture d un compte bancaire En prévision des futurs mouvements d argent sur 2015, le bureau décide la possibilité d ouvrir un compte bancaire en 2015. Plusieurs membres du bureau iront se renseigner à diverses agences bancaires. Le bureau décidera en fonction du prix et des services proposés. L ouverture du compte et de ses mandataires sera discuté en Assemblée générale. 11. Ignite Nous sommes en attente d une réponse de notre candidature.
La présentation éventuelle de notre projet aura lieu mi décembre. Le contenu de cette présentation sera discuté aux prochaines réunions. 12. Tracts Emilie propose de rédiger des tracts qui pourront être distribués de façon ciblée et en fonction de la demande. Les tracts seront disponibles pour fin novembre. Dominique et Nicolas s occupent du contenu, qui sera validé avant impression. Le but est de rédiger 6000 tracts (1500 pages x 4 tracts par page) qui seront répartis aux bénévoles pour distribution. 13. Questions diverses et statistiques de la semaine Dominique propose de ramener des nouveaux membres à l association. Le nombre d abonnés SMS est de 110.. La page Facebook compte 2415 abonnés. Le président est en attente d une rédaction d un partenariat avec Alis Logement Le président demande aux personnes présentes s il reste d autres questions. Il n y en pas. La réunion se termine à 22h00 Prochaine Réunion du bureau prévue fin novembre, même lieu. Pour l association J aime Divia Le secrétaire de séance Pierre Olivier